Централизованное кадровое делопроизводство в компаниях со сложной структурой

Не прочитано

Документооборот / Оформляем шаг за шагом

Можно ли перейти на централизованный кадровый учет, если это не указано в уставе?

– Нет, нельзя.

В каком документе отразить порядок оформления кадровых документов?

– В инструкции по кадровому делопроизводству.

Как передать кадровые документы из филиала в головную организацию?

– По акту приема-передачи.

Все больше компаний открывают филиалы и подразделения в разных городах страны.

Чтобы оптимизировать затраты на персонал и унифицировать взаимоотношения с регионами, работодатели оформляют кадровые документы с сотрудниками в головном офисе.

Для этого они вводят электронный документооборот и переходят на централизованный кадровый учет, что на практике влечет немало сложностей. Какие риски сопровождают оформление приема и увольнения сотрудников филиалов из головного офиса?

Шаг 1. Узнаем, что такое централизованный и децентрализованный кадровый учет

Компания может выбрать сама, как вести документооборот – отдельно в каждом обособленном подразделении или централизованно в головном офисе (см. словарь кадровика). Порядок приема, ведения, хранения и выдачи документов устанавливается с учетом кадровых и финансовых возможностей компании, а также рисков (см. таблицу).

Преимущества и недостатки кадрового делопроизводства в головной организации и на местах

ЦельЦентрализованное управлениеДецентрализованное управление

Соблюдать сроки оформления документов	Затруднительно, потому что физически невозможно передать оригинал документа на большое расстояние день в день	Возможно, потому что право подписи кадровых документов делегируется директору филиала или другому сотруднику
Назначить штатных специалистов, ответственных за ведение кадровых документов	Цель достигается всегда, поскольку в организации должны быть сотрудники, ответственные за ведение кадрового делопроизводства	Затруднительно, потому что в обособленном подразделении, как правило, немного сотрудников и выбрать среди них того, кто будет отвечать за документооборот, непросто
Привлекать сотрудников к сверхурочной работе и работе в выходные дни	Затруднительно, поскольку не всегда удается оперативно оформить необходимые документы и направить их в обособленное подразделение	Возможно, потому что в короткие сроки реально получить согласие работника на такой труд, а также быстро оформить для этого документы
Выдавать личные документы сотрудника вовремя (трудовую книжку и др.)	Затруднительно. Это сложно сделать оперативно в положенные сроки, поскольку требуется время на доставку документов. Также существуют риски потерять их при пересылке по почте	Возможно соблюсти всегда. По требованию работника ему выдаются документы при прекращении трудового договора с соблюдением сроков, которые установлены законом

Шаг 2. Определяем, что нужно учесть при переходе на централизованный учет

Работодатель, который решил перейти на централизованный кадровый учет, должен организовать процедуру оформления документов так, чтобы соблюдались сроки их составления, подписания, ознакомления (см. таблицу ниже).

Например, выдать сотруднику трудовую книжку нужно в день увольнения. В противном случае руководитель компании и виновные должностные лица могут быть привлечены к административной ответственности (ст. 5.27 КоАП РФ).

Для соблюдения сроков пользуйтесь услугами экспресс-почты или курьера. Если в филиал регулярно происходят поставки продукции, документы можно передавать с водителями. Разместите на столе лотки для бумаг с указанием филиала – так будет проще собирать все документы, подлежащие отправке. Передавая документы, составляйте их опись или передаточный акт.

https://www.youtube.com/watch?v=g-rPLWlXDtg

Если кадровые документы ведутся в одном месте, работодатель сокращает кадровиков на местах. А в головном подразделении создает одну большую кадровую службу, нередко экономя расходы на персонал.

Этот вариант имеет смысл, когда в обособленных подразделениях трудится небольшой штат сотрудников и вводить должность кадрового специалиста экономически не оправдано: ему нужно платить зарплату, а специалисту-совместителю – доплачивать за оформление документов с работниками и, как правило, дополнительно его обучать.

Основные сроки в кадровом делопроизводстве

ПроцедураДействиеСрок

Прием на работу	Ознакомление с локальными актами	До подписания трудового договора (ст. 68 ТК РФ)
Ознакомление с инструкциями по охране труда и прохождение инструктажа	До фактического начала работы (ст. 76 ТК РФ)
Подписание трудового договора	При приеме на работу или в течение трех рабочих дней с даты фактического допуска к работе (ст. 67 ТК РФ)
Издание приказа о приеме на работу	В течение трех рабочих дней с даты фактического начала работы (ст. 68 ТК РФ)
Оформление личной карточки	День приема на работу
Оформление трудовой книжки	В течение пяти рабочих дней с даты приема на работу
Ежегодный отпуск	Уведомление работника о начале отпуска по графику	Не позднее чем за две недели до начала отпуска (ст. 123 ТК РФ)
Оформление приказа на отпуск	Срок достаточный, чтобы на основании приказа работник получил отпускные за три дня до начала отпуска (ст. 136 ТК РФ)
Прекращение трудового договора	Издание приказа о прекращении трудового договора	Не позднее дня увольнения (ст. 84.1 ТК РФ)
Получение работником окончательного расчета	В день увольнения (ст. 140 ТК РФ)
Выдача трудовой книжки	В день увольнения (ст. 84.1 ТК РФ)

В производственной компании «Топаз» 30 небольших обособленных подразделений. В каждом из них – отдельная кадровая служба. В год на оплату труда и содержание рабочих мест кадровых сотрудников у организации уходило 2 160 000 руб.

В итоге руководитель компании принял решение локализовать ведение всего кадрового делопроизводства в четырех крупных подразделениях организации. Это позволило сократить издержки на персонал на 720 000 руб.

и повысить эффективность кадровой работы.

Шаг 3. Уточняем, что устав позволяет перейти на централизованный учет

Если устав не позволяет локализовать учет и хранить кадровые документы в головном офисе, придется вносить в него изменения. Иначе все последующие действия по переходу на централизованный учет окажутся незаконными1.

Централизованный кадровый учет – процесс оформления трудовых отношений с работниками подразделений из других регионов России в головном офисе компании.

Децентрализованный кадровый учет – оформление кадровых документов в региональных подразделениях компании, наделенных таким правом головной организацией.

Шаг 4. Оформляем документы для перехода на централизованный кадровый учет

Отразить, что компания переходит на централизованный учет, можно в виде приказа или положения.

На этом этапе предстоит решить очень много вопросов. А именно установить:– перечень должностей, ответственных за ведение кадрового учета;– сроки оформления документов;– порядок и сроки обмена документами между головным офисом и филиалами;

– порядок взаимодействия при возникновении (или риске) трудовых споров.

На практике встречаются смешанные варианты распределения обязанностей по ведению кадрового делопроизводства между головным офисом и обособленными структурными подразделениями.

В этом случае головной офис оставляет за собой функции по разработке локальных документов (регламентов, процедур), инструкций по технике безопасности, должностных инструкций, трудовых договоров. А «на места» передается чисто «техническая функция» – ведение тех кадровых документов, которые требуется подписывать лично работникам.

Такая форма организации кадрового документооборота самая оптимальная. Все документы оформляются единообразно, и удается соблюсти сроки оформления кадровых процедур, установленные законодательством.

https://www.youtube.com/watch?v=sNmxqQ3xx9A

При смешанной форме кадрового учета требуется наделить руководителя филиала либо другого сотрудника компании правом подписи кадровых документов от имени работодателя (головной организации), оформив соответствующую доверенность в произвольной форме (п. 3 ст. 55 ГК РФ).

Подробную схему документооборота, как правило, описывают в инструкции по кадровому делопроизводству и утверждают ее приказом. Чтобы дать задание по составлению инструкции, издайте приказ (см. образец выше).

Инструкция по кадровому делопроизводству регулирует деятельность сотрудников кадровой службы.

Она позволяет:– соблюдать единый порядок оформления документов;– урегулировать все процедуры работы с документами, в том числе особенности передачи документов из подразделений в головную организацию и наоборот;– учитывать специфику организации при ведении кадрового делопроизводства;

– быстрее адаптироваться новым сотрудникам отдела кадров к условиям работы в кадровой службе и др.

Законодательство не обязывает работодателя принимать этот документ, однако на практике многие компании используют его в своей деятельности. Инструкцию составляют в произвольной форме (ч. первая ст. 8 ТК РФ).

Также можно прописать, что работник знакомится с ксерокопиями локальных нормативных актов, имеющих отношение к его трудовой функции, которые затем уже с оригиналом подписи сотрудника заказным письмом отправляются в центральный офис.

Шаг 5. Организуем процесс передачи документов из филиала в головную организацию

Для этого нужно составить акт о передаче документов между передающей стороной (обособленным подразделением) и принимающей (центральным офисом) (см. образец).

Запомните главное

Отмечают эксперты, которые приняли участие в подготовке материала:

Валентина МИТРОФАНОВА, кандидат экономических наук, генеральный директор Института профессионального кадровика (Москва):

– Прежде чем перейти на централизованный учет, проверьте, позволяет ли это сделать устав организации. Если устав не дает вам такого права, внесите в него изменение. 

Ольга ГУРЕВСКАЯ, ведущий специалист отдела персонала ООО «Сигма» группы компаний «ОМНИ» (г. Ангарск Иркутской обл.):

– В Положении о централизованном учете можно установить, что сотрудник знакомится с ксерокопиями локальных актов организации и подписывает их. После чего документ отправляется заказным письмом по почте в центральный офис. Этого будет достаточно, чтобы подтвердить, что работник ознакомился с обязательными документами.

Екатерина САМАРСКАЯ, исполнительный директор ООО «Арсенал», юрист по трудовому праву (г. Волгоград):

– Если вы оформляете кадровые документы в головной организации, знакомьте с ними работников своевременно. Сделать это можно с помощью услуг экспресс-почты или через водителей компании.

Документы в тему

ДокументПоможет вам

Федеральный закон от 6 апреля 2011 г. № 63-ФЗ «Об электронной подписи» (далее – Закон № 63-ФЗ)	Понять, что такое электронная подпись, как ее можно оформить и когда применять
ГОСТ Р 51141-98 «Государственный стандарт Российской Федерации. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения», утвержденный постановлением Госстандарта России от 27 февраля 1998 г. № 28 (далее – ГОСТ Р 51141-98)	Разобраться, какие существуют документы по типу заполнения
ГСДОУ, утвержденный приказом Главархива СССР от 25 мая 1988 г. № 33 (далее – ГСДОУ)	Разработать порядок работы с документами, правила их регистрации
ГОСТ Р 6.30-2003, утвержденный постановлением Госстандарта России от 3 марта 2003 г. № 65-ст	Узнать, какие обязательные реквизиты должны содержать кадровые документы

Приказ директора о ведение кадровых документов обособленного подразделения в основном офисе

Кадровое делопроизводство (документооборот) в организации, имеющей обособленные структурные подразделения (в независимости от применяемой системы налогообложения), может вестись двумя способами: Способ 1. Централизованный При таком способе ведения все документы, включая трудовые книжки, оформляются и хранятся по местонахождению головной организации.

Эксперт делится важной информацией о в материале по ссылке. Способ 2. Децентрализованный Ведение кадровой документации осуществляется в обособленных подразделениях.

Применение децентрализованной формы кадрового делопроизводства возможно в том случае, когда руководитель обособленного подразделения действует от имени работодателя (например, по доверенности). Кроме того, каждое обособленное подразделение должно быть снабжено печатью организации с указанием его порядкового номера или дополнительной надписью «Для кадровых документов».

Печати передаются приказом руководителя организации в распоряжение ответственных лиц со строго ограниченной сферой применения.

Это позволяет решить вопрос с оформлением трудовых книжек сотрудникам в обособленных подразделениях.

Заверять записи в трудовой книжке печатью обособленного подразделения допустимо, если на печати будет указано также наименование организации как юридического лица (п.

2.2 Инструкции, утвержденной постановлением Минтруда России от 10 октября 2003 г. № 69, п. 35 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г.

№ 225). Читайте о больше информации в статье по ссылке. Конкретную форму ведения кадровой документации определяет работодатель в локальном акте (например, Положении о кадровом делопроизводстве).

Децентрализованная форма производства предусматривает ведение документации в обособленных подразделениях (филиалах, представительствах).

Применение децентрализованной формы кадрового делопроизводства возможно в том случае, когда руководитель обособленного подразделения действует от имени работодателя (например, по доверенности).

Конкретную форму ведения кадровой документации определяет работодатель в локальном акте (например, Положении о кадровом делопроизводстве).

В нем же фиксируют порядок и место ведения кадровых документов, правила их хранения. Независимо от формы ведения кадрового делопроизводства работодателем по отношению к сотрудникам филиала всегда является головная организация, поэтому в трудовом договоре, приказе о приеме на работу, трудовой книжке в качестве работодателя должна быть указана именно головная организация.

https://www.youtube.com/watch?v=KXeLytxBhAY

Сам филиал не может оформлять на работу сотрудников от своего имени. Это объясняется тем, что филиал не является юридическим лицом, а значит, не может быть работодателем (, ).

Печати передаются приказом руководителя организации в распоряжение ответственных лиц со строго ограниченной сферой применения.

Это позволяет решить вопрос с оформлением трудовых книжек сотрудникам в филиалах.

Заверять записи в трудовой книжке печатью филиала допустимо, если на печати будет указано также наименование организации как юридического лица ( Инструкции, утвержденной , Правил, утвержденных ). Из ответа «» Нина Ковязина, заместитель директора департамента образования и кадровых ресурсов Минздрава России 06.02.2014г.

С уважением и пожеланием комфортной работы, Горшнева Светлана, эксперт самой кадровой справочной системы «Система Кадры»

Обособленное структурное подразделение и кадровые документы

Вы здесь Добрый день! Подскажите, пожалуйста, как поступить: мы открываем обособленное структурное подразделение в Подмосковье. Как мне поступить с кадровыми документами, нужно ли делать отдельное штатное расписание, кадровые приказы и договора как-то выделять?

Нужно ли мне где-то указать, что я являюсь менеджером по персоналу в этом подразделении?

Опишите, пожалуйста, всю процедуру.

Очень жду. Заранее благодарю. Ответ Ответ.

В соответствии со статьей 55 Гражданского кодекса РФ обособленное подразделение юридического лица, расположенное вне места его нахождения и осуществляющее все его функции или их часть, в том числе функции представительства — является филиалом либо представительство. Филиалы и представительства организации не являются юридическими лицами и действуют на основании положения, утвержденного создавшим его юридическим лицом.

Как именно поступать с кадровыми документами и кто (головная организация или обособленное подразделение) их будет оформлять, зависит от того, какие полномочия переданы обособленному подразделению головной организацией.

Так, если положением о создании обособленного подразделения (филиала либо представительства) установлено, что они наделены правами набора — увольнения сотрудников и ведением кадровой документации, то всю кадровую документацию необходимо оформлять от лица и силами обособленного подразделения.

Имейте в виду, независимо от того на чьи плечи ляжет обязанность оформления кадровых документов, согласно п. 3.1.

Инструкции по заполнению трудовых книжек утвержденной Постановлением Минтруда РФ от 10 октября 2003 г.

N 69 в графе 3 раздела «Сведения о работе» трудовой книжки в виде заголовка указывается полное наименование организации, а также сокращенное наименование организации (при его наличии).

Таким образом, в трудовой книжке необходимо указать наименование головной организации, поскольку филиал не признается юридическим лицом. О том, что Вы являетесь менеджером по персоналу в обособленном подразделении, должно быть указанно в вашем трудовом договоре (или должностной инструкции), а работодатель должен издать об этом приказ.

Рубрика: Ключевые слова: 2008-12-19 02:32 пользователем Hrreader

Приказ о создании обособленного подразделения

При этом печатный вариант на фирменном бланке будет намного выигрышнее, поскольку он изначально содержит в себе реквизиты организации, разборчивый текст, да и выглядит солиднее.

Приказ оформляется в единственном экземпляре, но при необходимости можно сделать неограниченное количество копий.

Приказ должен быть в обязательном порядке заверен директором предприятия или иным лицом, обладающим правом подписи подобных документов.

Кроме того, под ним должны поставить свои росписи лица, ответственные за его исполнение и те сотрудники, которые в нем упомянуты.

Их автографы будут свидетельствовать о том, что они ознакомлены и согласны с приказом. После составления и визирования документа, он должен содержаться совместно с другими распорядительными бумагами фирмы в отдельной папке, доступ к которой следует строго ограничить.

Могут ли документы работников головного офиса храниться в обособленном подразделении?

Выбор той или иной формы зависит от удаленности подразделений от головной организации, состава и количества сотрудников в подразделениях, сложности производственного процесса на местах, возможности налаживания оперативной доставки документов и т. п.

Из ответа «» Нина Ковязина, заместитель директора департамента медицинского образования и кадровой политики в здравоохранении Минздрава России Читайте о еще больше по ссылке.

Цель Централизованное управление (в головной организации) Децентрализованное управление (на местах) Соблюдать сроки оформления документов Затруднительно, потому что физически не всегда возможно передать оригинал документа на большое расстояние день в день даже при использовании экспресс-почты Возможно, потому что право подписи кадровых документов делегируется директору филиала или другому уполномоченному сотруднику Назначить штатных специалистов, ответственных за ведение кадровых документов Цель достигается всегда, поскольку в организации должны быть сотрудники, ответственные за ведение кадрового делопроизводства Затруднительно, потому что в обособленном подразделении, как правило, немного сотрудников и выбрать среди них того, кто будет отвечать за документооборот, непросто Привлекать сотрудников к сверхурочной работе и работе в выходные дни Затруднительно, поскольку не всегда удается оперативно оформить необходимые документы и направить их в обособленное подразделение в срок Возможно, потому что в короткие сроки реально получить согласие работника на такой труд, а также быстро оформить для этого документы Выдавать личные документы сотрудника вовремя (трудовую книжку при увольнении, справки и др.) Затруднительно.

Как вести кадровую документации в филиале компании

Чтобы руководитель филиала обладал правом приема и увольнения работников, необходимо закрепить эти полномочия в трудовом договоре или доверенности. В трудовом договоре эти полномочия можно отразить так:

Как провести кадровый аудит филиала Перед проведением аудита в филиале головная организация должна издать соответствующий приказ о проведении кадрового аудита, в котором необходимо указать точные наименование и адрес филиала, определить перечень документов, подлежащих проверке, и сроки проведения аудита.

Централизованное кадровое делопроизводство в компаниях со сложной структурой

Здесь создаются, обрабатываются и хранятся кадровые документы на всех работников компании, в том числе сотрудников обособленных подразделений.

https://www.youtube.com/watch?v=sni_0gePFv8

В зависимости от численности работников организации за ведение кадрового учета могут отвечать:

1. специальное структурное подразделение: кадровая служба, отдел кадров, служба управления персоналом,
2. один из работников организации, которому поручены функции по ведению кадрового делопроизводства на условиях совместительства или совмещения профессий (должностей).
3. отдельный специалист (например, инспектор по кадрам), должность которого включена в штатное расписание;

Ведение кадрового делопроизводства в обособленном подразделении

Исходя из этого, организация устанавливает порядок приема, ведения, хранения и выдачи кадровых документов самостоятельно, с учетом своих организационных, кадровых и финансовых возможностей.

Давайте рассмотрим плюсы и минусы каждого из двух названных вариантов (таблица).

Необходимые условияЦентрализованный способДецентрализованный способСоблюдение сроков оформления кадровых документовСоблюдение возможноКрайне затруднительно.

Возможно только при использовании услуг экспресс-почтыНаличие специалистов, ответственных за ведение кадровых документовИмеются в штатеИмеются в штате в случае большой численности персонала в подразделении.

При небольшой численности – невозможноСоблюдение установленных процедур по привлечению к сверхурочной работе и в выходные дниНевозможно из-за проблем в оперативном оформлении кадровых документов и их пересылке в подразделение в случае возникновения форс-мажорных обстоятельствВозможно

Как вести кадровое делопроизводство в организации с обособленными подразделениями?

Деление обычно происходит по различным кадровым функциям – часть принадлежит головной организации, часть передают в обособленное подразделение.

Преимущества и недостатки централизованной и децентрализованной форм ведения кадрового документооборота см. доп. в материалах Системы Кадры Справочник № 2.

Подробности в материалах Системы Кадры: Как организовать порядок работы с документами в кадровой службе Порядок работы с документами в организации закрепите на локальном уровне.

Как вести кадровую работу в филиале

У компании, имеющей представительства или филиалы, процесс организации » href=»http://kdelo.ru/»>кадрового делопроизводства может развиваться по-разному: в централизованном или децентрализованном порядке. То есть головная организация может взять все документообеспечение филиала на себя или предоставить филиалу право вести свою кадровую документацию самостоятельно.

Законодательство не содержит четких рекомендаций на этот счет, поэтому руководитель головной компании вправе решить этот вопрос самостоятельно.

Ведение кадровой документации в филиале (Гущина И.)

Ведение кадрового делопроизводства в компаниях с обособленными структурными подразделениями нормативными актами не урегулировано. Поэтому вопрос должен решаться на локальном уровне.

В компаниях, имеющих в своей структуре обособленные подразделения, возможны следующие формы организации кадрового делопроизводства:1) централизованное — характерно в отношении филиалов, находящихся в одном с головной компанией городе.

Проблем обычно не возникает: вся обработка кадровых документов сосредотачивается (централизуется) в едином центре — кадровой службе головной организации.

Трудовые книжки работников всех филиалов хранятся в одном месте, а при увольнении человек приезжает в отдел кадров и лично забирает свою трудовую книжку;2) децентрализованное — ведение кадрового делопроизводства распределяется между головной организацией и обособленными структурными объединениями, которые имеют относительно одинаковый набор функций по кадровому документообороту.

Как перейти на централизованный кадровый учет

Это сложно сделать оперативно в положенные сроки, поскольку требуется время на доставку документов.

https://www.youtube.com/watch?v=z7NYv6L-4Ao

Также существуют риски потерять их при пересылке по почтеВозможно соблюсти всегда.

По требованию работника ему выдаются документы при прекращении трудового договора с соблюдением сроков, которые установлены закономРаботодатель, который решил перейти на централизованный кадровый учет, должен организовать процедуру оформления документов так, чтобы соблюдались сроки их составления, подписания, ознакомления (см.

Как вести кадровый учет в филиале?

Форма 3.

«Смешанное» делопроизводство.

Такая форма предполагает как централизованное оформление кадровых документов в части кадровых процедур, например оформление приема на работу, прекращения трудового договора, так и децентрализованное, например наложение дисциплинарных взысканий на работников, хранение личных дел. Деление обычно происходит по различным кадровым функциям – часть принадлежит головной организации, часть передают в обособленное подразделение.

Также прочитайте о более подробно. Преимущества и недостатки централизованной и децентрализованной форм ведения кадрового документооборота представлены в .

Выбор той или иной формы зависит от удаленности подразделений от головной организации, состава и количества сотрудников в подразделениях, сложности производственного процесса на местах, возможности налаживания оперативной доставки документов и т.

Кадровое делопроизводство в организациях с обособленными структурными подразделениями

ч.

путем локального регулирования. Как правило, руководитель юридического лица организует производство и все процессы, связанные с деятельностью организации.

Он определяет численность работников организации в целом и обособленных структурных подразделений в частности, утверждает штатное расписание организации с распределением по обособленным структурным подразделениям, утверждает инструкцию по кадровому делопроизводству.

В зависимости от объема полномочий руководителя обособленного структурного подразделения и предоставленных ему прав кадровое делопроизводство в организации с обособленными структурными подразделениями может быть организовано двумя способами. 1.

В том случае, когда руководитель обособленного структурного подразделения не наделен правом приема, перевода и увольнения работников, кадровое делопроизводство ведется, как правило, централизованно – в головной организации.

Все документы по кадровым функциям создаются, хранятся и готовятся к передаче в архив в головной организации. 2.

Ведение Делопроизводства в Обособленном Подразделении

В положении о филиале или в других локальных нормативных актах необходимо установить, что кадровые службы, созданные в филиалах, входят в состав единой кадровой службы организации.

Обособленные подразделения: особенности кадрового оформления Обособленное подразделение какие кадровые документы необходимо Вопрос Подскажите пожалуйста наша организация по Уставу зарегистрирована в Сургутском районе, сам офис находиться в городе Сургуте, снимаем площадь. Налоговая с города сказала, что так как мы снимаем площадь в городе Сургуте, мы обязаны открыть обособленное подразделение в городе и налоги перечислять в город.

У меня вопрос как по кадровому делопроизводству все правильно оформить? Нужно ли изменять штатное расписание, нужно ли уведомлять людей о переводе и переводить их, издавать приказ и.

Официальный рейтинг компаний по ведению кадрового делопроизводства в Москве

Количество работников	Стоимость (месяц)
До 5	От 1 450
До 10	От 3 100
До 30	От 5 500
До 100	От 7 500
До 200	От 19 900
До 5 иностранных работников	От 2 100

В стоимость абонентского ведения кадрового делопроизводства входят следующие факторы:

• Заполнение и учет личных карточек;
• Оформление удостоверений для командировок;
• Формирование образцов заявлений;
• Учет трудовых контрактов и указов;
• Документальное сопровождение увольнения специалиста;
• Оформление работы в выходной / праздничный день, сверхурочного труда;
• Ведение трудовых книжек, а также журнала для их учета;
• Систематизация и контроль личных дел;
• Создание штатного расписания и графика отпусков, а также при необходимости их корректировка;
• Формирование различных вариантов приказов (перевод, повышение, премирование и прочие);
• Формирование табеля учета рабочего времени.

Цена ведения кадрового делопроизводства (дополнительные услуги)

Восстановление утерянной документации по кадрам	От 250 / лист
Работа по начислению зарплаты и отчислений с нее	От 200 / работник
Ведение журнала регистрации, корректировка кадровых изменений	От 1 500 / месяц
Работа в программе 1С для систематизации данных	От 4 000 / месяц
Составление коллективного договора	От 10 500
Услуги курьера по доставке отчетности в органы	От 500
Составление распоряжений по хозяйственной части	От 150 / экземпляр
Расчет пособия	От 1 100
Составление документа о материальной ответственности	От 1 500
Составление типовой формы трудового контракта / приложения к нему	От  500 / 500
Формирование должностной инструкции	От 500
Справка о сумме выплат	От 150
Составление соглашений (обработка персональных данных, неразглашение коммерческой тайны)	От 250
Контракт с генеральным директором	От 3 500

Ведение кадрового делопроизводства в полном объеме – это процесс руководства кадрами, систематический контроль документации, связанной с учетом и перемещением штатной единицы, а также учет периода работы и расчет зарплаты. 

Делопроизводитель обязан совершать следующие действия:

• Создание и хранение личных дел специалистов;
• Составление заявлений, справочных документов и выписок;
• Формирование контрактов и распоряжений;
• Создание и ведение табеля учета рабочего времени;
• Расчет и выплата обязательных сумм для работников – зарплата, больничные, отпускные и пр.;
• Формирование и сдача отчетности по социальным взносам;
• Формирование должностных инструкций и правил внутреннего распорядка.

Полное сопровождение процесса приема / увольнения сотрудников – оформление распоряжений, внесение записей в трудовые книжки, подсчет выработанного времени, начисление расчетных, помощь в составлении заявлений, проведение инструктажа, ознакомление с договором о материальной ответственности и прочими локальными документами предприятия. 

При этом кадровик должен позаботиться о конфиденциальности личных данных специалистов.  

Нами были изучены компании Москвы, предлагающие ведение кадрового делопроизводства. В частности, изучались основные факторы, влияющие на качество услуг:

• Период деятельности компании и ее специализация;
• Уровень знаний и опыт каждого работника;
• Отзывы клиентов;
• Стоимость услуг, как отдельно взятых, так и абонентского обслуживания;
• Отличное знание законодательных норм и оперативное их применение, способность быстро реагировать на изменения.

В рейтинг лучших компаний по делопроизводству вошли те фирмы, которые имеют высокие показатели по всем перечисленным пунктам.

Что делать, если самостоятельно предприятие не может заняться ведением кадрового делопроизводства в полном объеме 

Нередко происходят такие ситуации, когда руководство самостоятельно не может внедрить кадровый учет на предприятии из-за различных обстоятельств, например, по причине недостаточного опыта. Создание учета состоит из нескольких этапов, таких как:

• Прием директора, который сможет назначить исполнителя кадрового делопроизводства;
• Составление образцов обязательной кадровой документации; 
• Документальное оформление приема персонала;
• Внесение записей в трудовые книжки.

При обращении в профессиональное агентство компания полностью перекладывает проблемы с ведением кадрового делопроизводства на плечи профессионалов. Они выполнят:

• Подбор оптимального варианта кадрового делопроизводства;
• Разработку внутренней документации;
• Формирование приложений, инструкций и графиков;
• Систематизацию документооборота;
• Ведение учета на систематической основе. 

Также специалисты автоматизируют весь процесс, при необходимости осуществят контроль над кадровой бухгалтерией (расчет заработной платы, отпускных, больничных и отчисление налогов).

Они проведут консультирование клиента относительно норм ведения кадрового делопроизводства, чтобы в дальнейшем клиент избежал глобальных ошибок. 

Распространенные ошибки при ведении кадрового делопроизводства 

Ошибочное заполнение документации чревато не только конфликтами руководства с коллективом, но и административной ответственностью / материальными тратами компании. 

Самые распространенные ошибки, допускаемые при самостоятельном ведении кадрового делопроизводства, происходят в следующие моменты:

• В процессе составления приказов о назначении на должность или увольнении работника. Допускаются ошибки технического характера, когда происходят опечатки в ФИО работника, его специальности. Не соблюдается регламент составления документа, внесения обязательных данных, например, дата приема работника или утверждения приказа руководителем;
• При составлении договоров – в тело документа могут быть не внесены существенные условия, особенно если вопрос касается несовершеннолетнего гражданина или инвалида;
• Использование неполного перечня документов для поступления нового сотрудника в штат;
• В процессе внесения данных в трудовые книги – неправильное исправление неверно внесенной записи о приеме / увольнении. Неверная корректировка фамилии, если работник ее изменил в процессе трудовых отношений с работодателем. Титульная страница трудовых книг также очень часто заполнена с ошибками, что в дальнейшем создаст для гражданина проблемы при оформлении пенсии или очередном трудоустройстве. 

Поэтому участие сторонней специализированной компании в ведении кадрового делопроизводства в полном объеме является крайне актуальным вопросом, особенно в организациях с большой численностью работников.

https://www.youtube.com/watch?v=ngss2_gfTck

Мы предлагаем вам информацию о лучших компаниях столицы и области, работающих в узком направлении по кадровому учету. Они смогут на должном уровне обеспечить вас необходимым обслуживанием.

Задайте вопрос официальному представителю портала vse-advokaty

Задайте свой вопрос и я помогу Вам в решении проблемы! — Климова Ольга

Тема вопроса:

Ваш вопрос:

Спасибо, что обратились к нам с вопросом! Ответ на вопрос будет опубликован в течение 30 минут. — Климова Ольга

Как вести кадровый учет, если у компании есть филиалы?

Как вести кадровый учет, если у компании есть филиалы?

В современных условиях компании стремятся расширить границы бизнеса, продвинуть услуги и товар на рынки сбыта, осваивая не только ближайшие, но и отдаленные регионы страны.

Одним из эффективных методов такой бизнес-экспансии является создание филиала или представительства.

Разница между этими подразделениями в следующем: представительство лишь выражает и защищает интересы юридического лица, а филиал осуществляет все его функции (или их часть), в том числе и функции представительства.

кадровый учет с нуля

Централизованное и децентрализованное ведение кадрового учета

У компании, имеющей филиалы, процесс ведения кадрового делопроизводства может быть организован по-разному: как в централизованном, так и в децентрализованном порядке.

Это означает, что головная организация может либо взять постановку кадрового делопроизводства филиала (и все соответствующее документообеспечение) на себя, либо предоставить филиалу право самостоятельного ведения кадрового учета.

При централизованном делопроизводстве все основные управленческие функции кадровой службы осуществляет само юридическое лицо («головная организация»). Распорядительные документы, – а точнее, их копии, – направляются в структурные подразделения почтовыми отправлениями, по электронной почте, по факсу или с помощью курьерской службы.

При децентрализованном способе постановки кадрового делопроизводства руководителю структурного подразделения могут быть переданы отдельные полномочия в решении кадровых вопросов (ведение трудовых книжек, ознакомление работника с кадровыми документами, издание отдельных распоряжений); в других случаях руководитель филиала наделяется довольно широким кругом полномочий, в том числе подписанием трудовых договоров и всех кадровых приказов.

При выборе способа ведения кадрового учета следует брать во внимание количество работников филиала, а также организационные и финансовые возможности компании.

Если у компании один-два филиала с небольшим штатом сотрудников, лучше поручить одному из работников (в порядке совмещения должностей) ведение кадрового делопроизводства подразделения для последующей передачи в головной офис.

Если же у организации множество обособленных дочерних подразделений в разных регионах страны, целесообразно делегировать право ведения кадровых документов самим филиалам. Для этого в структурном подразделении может быть создана штатная единица кадрового специалиста или даже создана собственная кадровая служба, если штат филиала достаточно велик.

Преимущества и недостатки ведения кадрового учета в головной организации и на местах

«Плюсом» централизованного способа кадрового делопроизводства является возможность в полной мере контролировать ситуацию в части оформления кадровых документов в филиалах и проводить аудит кадрового учета.

К «минусам» можно отнести значительные затраты на срочную почтовую и/или курьерскую доставку документов, на оплату командировочных расходов (в случаях оформления документов, требующих личного присутствия работника).

Кроме того, ведение кадрового учета в головной организации приемлемо только при наличии реальной возможности ознакомления работников с оригиналами кадровых документов.

https://www.youtube.com/watch?v=BKbg9W3qNEM

Преимуществом ведения кадрового учета на местах является возможность своевременно издавать документы и оперативно знакомить с ними работников под подпись.

Децентрализация приемлема лишь в тех случаях, когда филиал обладает достаточной степенью самостоятельности, чтобы принятие отдельных кадровых решений, процесс восстановления кадровой документации, аудит кадрового учета и проч.

не влияло и не отражалось негативно на деятельности компании в целом.

Документы, необходимые для централизованного ведения кадрового учета

Все нормативные документы, регламентирующие область ведения кадрового делопроизводства, издаются в головном предприятии и являются обязательными для исполнения в филиалах.

Штатное расписание утверждается приказом по организации и включает в себя все обособленные структурные подразделения. Оригинал штатного расписания хранится в головном офисе, а в филиал передаётся заверенная выписка.

Крайне желательным является наличие специального локального нормативного акта, в котором подробно регулировались бы все процедуры работы с документами, особенности передачи документов (при необходимости) из филиалов в головную организацию и наоборот, а также другие вопросы.

При централизованном ведении кадрового делопроизводства все документы, которые предъявляют кандидаты при приеме на работу или работники в процессе трудовой деятельности, хранятся в головной организации.

Здесь же создаются, обрабатываются и хранятся все документы по кадровым функциям, фиксирующие движение кадров (от приема на работу до увольнения) и учитывающие личный состав организации в целом, в т.ч.

и работников филиалов.

ведение кадрового учета в организации

Полномочия руководителя филиала должны подтверждаться доверенностью. Пределы полномочий устанавливаются генеральным руководителем компании. Только он может решить, будет ли директор филиала принимать и увольнять сотрудников филиала, подписывать все кадровые документы, решать кадровые вопросы.

Как централизовать отдел по работе с персоналом

Для более эффективной работы необходимо найти оптимальное соотношение между полномочиями отдела персонала и сохранением права за линейными менеджерами принимать важнейшие решения в области персонала.

Таким образом, решения об использовании предоставленных ресурсов, оборудования и персонала для обеспечения успешной деятельности принимают линейные менеджеры и несут за это полную ответственность.

В функции менеджеров отдела персонала входит консультирование линейных менеджеров по возникшим проблемам для повышения эффективности принимаемых решений и обучение методикам управления персоналом.

Большое распространение получила новая концепция работы по управлению персоналом для упорядочивания взаимоотношений отдела персонала, линейных менеджеров и сотрудников. В структуре подразделений сократился штат референтов, что увеличило влияние линейных менеджеров на персонал.

Структуры по управлению персоналом включают в себя отдел кадров, отдел труда и заработной платы и отдел социального развития. В структурные подразделения службы отдела персонала могут входить секторы, бюро, группы, отдельные должности.

Распределение обязанностей между сотрудниками отдела персонала и структурами производит руководитель отдела в соответствии с должностными инструкциями.

Функции, возложенные на подразделения, как правило, бывают отражены в их названиях: «Сектор подготовки и переподготовки кадров», «Отдел планирования персонала», «Группа учета, анализа и информации о кадрах».

Набор функций отдела персонала не является статичным и одинаковым во всех организациях, хотя есть функции, встречающиеся практически везде. К таковым относятся: планирование рабочих мест, набор персонала, прием и увольнение работников, обучение сотрудников, решение социальных вопросов и пр.

Централизация и децентрализация hr-процессов

д. и т. п. (без кавычек). Поисковик найдеттысячи страниц, ссылки на которые сразу приводят на МИЛЛИОНЫ новых тем форумов.И еще не пугайтесь, если вдруг на том сайте, куда Вы захотели поместить своеобъявление, уже есть одно или несколько похожих.

Служба управления персоналом

Если компания активно расширяется и сотрудников, специализирующихся на поиске, больше одного, то наем можно считать существенным направлением HR-деятельности. Обычно встает вопрос создания „умной“ базы данных кандидатов, — поясняет HR-директор OCS Наталья Соболева.

— Это экономит время рекрутера, поз­во­ля­ет не приглашать одного и того же кандидата на собеседование несколько раз и дает возможность не забывать о хороших, но по каким-то причинам не подошедших компании в прошлый раз кандидатах».

Эффективность автоматизации пропорциональна численности штата.

https://www.youtube.com/watch?v=cZoO-3ioOUU

Руководство консалтинговой компании «Рифнет», в которой работало 40 человек, решило автоматизировать аттестацию персонала, контроль профессиональных навыков и повышения квалификации. Создали базу, которая позволяла вести учет основных навыков, опыта, сертификации, формировать отчеты и проводить анализ.

Особенности работы централизованной бухгалтерии

Внимание

Наиболее часто менеджеры по персоналу используют полную централизацию, которая гарантирует качественный результат при ответственном подходе к выполнению заданий по управлению персоналом.

Читайте по теме в электронном журнале Полная централизация HR-процессов подразумевает акцентирование внимание на основной цели, задействовав для решения проблемы все возможные источники (финансовые и трудовые ресурсы концентрируются у начальника).

Руководители и ответственные за кадры сотрудники концентрируют все свои усилия для нормализации внутренних мероприятий, касающихся рабочего коллектива, что позволяет направить основные ресурсы по правильному направлению.

Основной целью централизации HR-процессов является создание четкого плана действий, который позволит своевременно решать возникающие (или уже имеющиеся) проблемы в коллективе, не доводя ситуацию до увольнений.

Структура отдела персонала

• размеры предприятия (количество занятых на производстве сотрудников);
• качество выпускаемых товаров или предоставляемых услуг (с оценки клиентов и партнеров, а не работников и руководителя компании-производителя);
• степень разделения труда;
• стремление структурных подразделений к самостоятельности;
• финансовые интересы;
• организационная культура и долевое распределение капитала;
• политика руководства в области поощрений и налогооблажения.

Конечно, если предприятие маленькое и на нем трудится не более десятка работников, то здесь о децентрализации HR-процессов и речи быть не может – руководитель в состоянии принимать любые управленческие (касающиеся подчиненных, в том числе) решения без посторонней помощи.

Чем отдел управления персоналом отличается от отдела кадров?

По степени централизации можно выделить такие способы ведения учета:

• вариант с полной централизацией;
• форму частичной централизации;
• контроль деятельности в отдельном сегменте – в сфере централизованных закупок ТМЦ;
• подготовку сводной отчетной информации – все подопечные организации самостоятельно ведут учет, формируют отчеты, подают их в головной орган, который составляет сводные данные для выявления общей эффективности деятельности компании.

Необходимость создания централизованной бухгалтерии Письмо Минфина России от 19.082003 № 03-01-01/11-241 указывает на основную цель централизации учета в бюджетной сфере: необходимость минимизации расходов и повышения эффективности работы бухгалтерских служб.

Экономичная автоматизация hr: как централизовать управление персоналом

🔍 Видео