Дубликат трудовой книжки

Видео:Дубликат Трудовой книжки: образец заполненияСкачать

Как правильно оформить дубликат трудовой книжки? Порядок заполнения, правила и сроки выдачи, образец копии

Трудовая книжка является тем документом, который определяет официальный трудовой стаж конкретного человека, а также позволяет в будущем определить наличие у него должного уровня трудового стажа для начисления пенсии. А как быть, если трудовая книжка утеряна или испорчена?

Правовые акты для восстановления трудовой книжки

На основании статьи 66 Трудового Кодекса Российской Федерации трудовая книжка является документом, обязательным для предоставления работником при трудоустройстве.

Есть только два исключения из правила обязательного предоставления трудовой книжки – если речь идет о первом трудоустройстве, когда работодатель сам оформляет данный документ и делает в нем отметку о первом месте работы, либо когда речь идет о трудоустройстве по совместительству с оформлением либо трудового, либо гражданско-правового договора.

Данная статья рассказывает о типовых способах решения вопроса, но каждый случай уникальный. Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему, звоните по телефонам:

В том случае, если речь идет об утере или порче трудовой книжки (независимо от того, кто виновен в данном факте), работнику выдается дубликат. Данное положение содержится в Части 7 Инструкции по заполнению трудовых книжек, утвержденной в Постановлении Минтруда России №69 от 10 октября 2003 года.

Данная часть указанного правового акта говорит о том, что дубликат трудовой книжки, выданный в случае утери или порчи оригинала, имеет такую же юридическую силу, но только в том случае, если речь идет о правильном его заполнении, в частности, если был правильно указан общий рабочий стаж такого работника.

Случаи выдачи дубликата трудовой книжки

В Инструкции по заполнению трудовых книжек содержится указание на те случаи, когда может быть оформлен дубликат данного документа. Данный перечень, с одной стороны, является исчерпывающим, но с другой может быть расширен в индивидуальном порядке в случае наступления каких-либо дополнительных обстоятельств. К числу основных случаев выдачи дубликата трудовой книжки относятся:

• утеря документа работником или работодателем, в том числе по причине халатности самого сотрудника или ответственного должностного лица работодателя;
• умышленное или неумышленное уничтожение данного документа (например, в случае пожара или наводнения либо с целью сокрытия негативных моментов трудовой биографии сотрудником);
• порча документа по вине работника или работодателя, в том числе если внесенные в него данные оказались некорректными по своему содержанию, например, относительно причины увольнения сотрудника с места работы (в соответствии с приказом о расторжении трудового договора увольнение сотрудника происходит по собственному желанию, а в трудовой книжке ставится отметка об увольнении по инициативе работника по причине нарушения трудовой дисциплины в организации).

В некоторых случаях дубликат трудовой книжки выдается по причине полного заполнения всех имеющихся в ней страниц о местах работы сотрудника, а также в связи с необходимостью ее обновления.

Например, если фактическое состояние трудовой книжки затрудняет возможность ее использования из-за сильной потертости, либо персональные данные не читаются.

Порядок оформления

Оформление дубликата трудовой книжки происходит в кадровой службе той организации, где работник числится на дату подачи соответствующего заявления. Общий порядок действий, направленный на создание дубликата трудовой книжки, выглядит следующим образом:

• работник, чья трудовая книжка должна быть восстановлена, пишет заявление в отдел кадров или приравненную к нему службу в своей организации о необходимости оформления ему дубликата трудовой книжки. Написать данное заявление придется в любом случае независимо от того, по какой причине приходится восстанавливать данный документ. Связано это с тем, что именно на основании данного документа происходит дальнейшее построение всей работы сотрудников кадрового подразделения организации;
• на основании поданного заявления сотрудник кадрового подразделения направляет запрос в Пенсионный Фонд Российской Федерации, а также в Фонд социального страхования, в Федеральную налоговую инспекцию для того, чтобы получить информацию обо всех официальных местах работы заявителя, а также о полученном общем трудовом стаже (в том случае, если работник не смог предоставить копии или оригиналы официально заключенных трудовых договоров);
• на основании полученных сведений формируется информация об общем трудовом стаже работника, а также о том, с какого момента исчисляется трудовой стаж работника. Кроме того, в данный документ будет внесена также информация об образовании работника, а также присвоенной ему профессии. А для облегчения идентификации такого сотрудника добавляется информация о дате рождения сотрудника;
• сформированная информация об общем стаже работника вносится в новый бланк трудовой книжки, заполненный в соответствии с требованиями, указанными в Инструкции по заполнению трудовых книжек. Пометок о том, что данный документ является дубликатом, делать не допускается, так как, в противном случае, трудовая книжка не будет считаться действительной. Единственным отличием в ее заполнении будет то, что на первом развороте данного документа в Разделе 3 первой записью станет указание на общий трудовой стаж работника, который у него сформировался до поступления на работу в новую организацию.

Общий срок, в течение которого происходит восстановление трудовой книжки в виде выдачи ее дубликата, составляет, как правило, от одной рабочей недели (то есть не менее пяти рабочих дней).

Обусловлен такой длительный срок тем, что кадровому подразделению необходимо получить ответы на все разосланные запросы об имеющемся официальном трудовом стаже работника. Предельный срок ожидания дубликата трудовой книжки не может превышать пятнадцати дней с момента подачи заявления на восстановление документа.

Необходимые документы

Так как процедура получения дубликата трудовой книжки – процесс достаточно длительный, работник имеет возможность его ускорить, если быстро предоставит необходимые документы, которыми сможет воспользоваться сотрудник кадрового подразделения. К числу тех документов, которые потребуются для быстрого оформления дубликата трудовой книжки, относятся:

• паспорт работника или иной документ, который удостоверяет его личность на территории Российской Федерации;
• СНИЛС (или свидетельство обязательного пенсионного страхования);
• в случае с военнообязанными сотрудниками потребуется также предоставление военного билета;
• копии или оригиналы имеющихся трудовых договоров и выписки из приказов о расторжении таковых, а также дополнительные соглашения об изменении должности или наименования подразделения, в котором трудится такой сотрудник;
• для женщины, имеющей детей, свидетельство о рождении таковых для определения сроков пребывания в отпуске по уходу за ребенком.

Если все необходимые документы предоставлены, то количество направляемых запросов в отношении определения официального трудового стажа сотрудника сокращается, что положительным образом влияет на срок ожидания новой трудовой книжки самим работником.

Процедура выдачи дубликата трудовой книжки может быть платной, если такое требование установлено самим работодателем, за исключением ряда случаев, а именно:

• если работодатель потерял все трудовые книжки, которые имелись у его сотрудников по причине действия обстоятельств непреодолимой силы;
• сотрудником кадрового подразделения неверным образом был заполнен титульный лист документа;
• порча трудовой книжки произошла не по вине сотрудника, которому она принадлежит.

В остальных случаях работодателю дается право взимать плату за выдачу дубликата трудовой книжки, но она не может быть выше, чем стоимость самого бланка.

https://www.youtube.com/watch?v=nQDQ2NESAdk

Образец заполнения дубликата трудовой книжки можно посмотреть здесь.

Дорогие читатели, каждый случай индивидуален. Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему, звоните по телефонам:

Или задайте вопрос юристу на сайте. Это быстро и бесплатно!

Видео:Как оформить дубликат трудовой книжки?Скачать

Как оформить дубликат трудовой книжки – образец

Случается, что оригинал трудовой потерялся, пришёл в негодность либо его украли. Виновником подобного может быть как сам гражданин, так и его наниматель либо чрезвычайные обстоятельства. И тогда потребуется дубликат трудовой.

Разберём детальнее, каким образом, можно получить такую бумагу и как она выглядит.

Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер. Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему — обращайтесь в форму онлайн-консультанта справа →

Это быстро и бесплатно! Или звоните нам по телефонам (круглосуточно):

Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему — позвоните нам по телефону. Это быстро и бесплатно!

Общая информация

Трудовая считается основным документом, удостоверяющим всю трудовую деятельность гражданина. Подобные сведения, по сути, больше не хранятся нигде, потому важно иметь такой документ.

В случае утери либо порчи бумаги возникает весьма неприятная ситуация, ведь восстановить подобную информацию практически невозможно.

Причём не всегда в этом виноват сам труженик, иногда документация теряется в архиве организации, в которой он числился либо числится до сих пор.

При таких обстоятельствах нужно завести дубликат трудовой. Оригинал книги выдаётся только единожды. Рассмотрим, какова процедура подобного мероприятия и как привести свою документацию в порядок.

Возможно ли оформление новой трудовой при утере старой

По закону официально трудоустроить можно исключительно человека, у которого есть трудовая. В то же время нормативами также оговорено, что у труженика может существовать лишь одна такая книжка. Вторичного оформления либо её замены не допускается. Поэтому в случае её утери заводят дубликат трудовой.

Стоит отметить, что за оформление такого документа отвечает наниматель, а не сам труженик. Исходя из этого, подобное обязательство входит в компетенцию кадровиков предприятия либо специалиста, выполняющего рассматриваемые функции.

При каких обстоятельствах требуется дубликат трудовой

Ниже представлен образец дубликата трудовой книжки.

Теперь же рассмотрим когда требуется взять дубликат и администрация не может препятствовать такому процессу.

При утере

Бывшим работникам производится выдача дубликата трудовой книжки в случае её потери.

Вся сложность в этой ситуации заключается в том, что перед глазами кадровика нет ни единого клочка предыдущего документа, а, значит, отобразить последние записи не удастся.

Поэтому целесообразно просить работодателя перед передачей бумаг в личное дело всё-таки делать копии имеющихся записей. Нелишним будет иметь копии подобных материалов и у себя.

При порче

Испорченная книга равносильна утраченной, потому также требует оформления дубликата трудовой книжки, при условии, что записи в имеющемся документе не читаемы, и он не может быть использован в будущем.

При массовой потере нанимателем

Несмотря на то, сам труженик потерял документацию, либо она утеряна работодателем, заниматься вопросом восстановления будет администрация. Наниматель несёт ответственность за полученную документацию, однако, по своей вине, либо же из-за обстоятельств, которые от него не зависят, может потерять материалы иногда даже не одного, а многих сотрудников.

Как поменять трудовую, если она закончилась

При окончании трудовой нет необходимости заводить дубликат, так как этот документ действителен, а нормативами предусмотрена возможность иметь только одну трудовую. В рассматриваемых обстоятельствах оформляют вкладыш, на который продолжают вносить все последующие записи.

Другие случаи

При внесении каких-то некорректных ведомостей о труженике либо информации, не имеющей к нему никакого отношения, трудовая подлежит замене на дубликат. То же самое касается случаев неправильной постановки печати. Замену осуществляет кадровик по последнему месту работы человека.

Порядок выдачи дубликата

Порядок выдачи дубликата трудовой книжки устанавливает, что он выдаётся на основании заявления. Чтобы получить дубликат трудовой потребуется указать причины, зачем гражданину нужны такие копии.

За оформленными документами можно прийти лично к начальству либо в кадровую службу.

Кому писать заявление

Заявление на выдачу дубликата трудовой книжки следует писать на имя нанимателя либо же просто на организацию. Непосредственно к работникам кадров в подобной бумаге никто не обращается.

Как правильно написать заявление о выдаче дубликата трудовой книжки

Инструкция по заполнению такого документа гласит, что в заявлении следует прописать следующие ведомости:

• контактные данные заявителя;
• причину, зачем понадобились запрашиваемые материалы;
• просьбу выдать дубликат;
• дату и подпись.

Документ следует писать грамотно, без лишних исправлений и нареканий. Разрешается как написать его от руки, так и напечатать на компьютере. Главное – проставить «живую» подпись в конце. Если у юрлица разработан специальный бланк для такого рода случаев – можно просто заполнить его.

Заявление на дубликат трудовой книжки: образец

Ознакомьтесь с образцом, как примерно составить рассматриваемый документ.

https://www.youtube.com/watch?v=8vb8KrS42Ik

Скачать образец заявления на оформление дубликата ТК (.doc)

Приказ о выдаче дубликата

Определяя, как правильно оформить дубликат трудовой книжки, стоит учитывать, что подобный процесс оформляется приказом. Он имеет свой номер и должен содержать все тезисы, на основании которых, рассматриваемые материалы составили. Бумага в обязательном порядке даётся на подпись работнику, чем он заверяет своё ознакомление с приказом.

Срок выдачи

Многих интересует, в какие сроки оформляется дубликат. Как правило, приказ, выданный администрацией, издаётся в течение нескольких дней после подачи заявления. Несмотря на то, сколько оформлялся приказ, материал в виде дубликата должен быть готов не позднее 15-ти дней.

Заполнение нового документа

Правила заполнения дубликата трудовой книжки подробно регламентированы Постановлением Минтруда от 10.10.2003 г. № 69. Рассмотрим основные нюансы такой процедуры.

Как оформляется

Оформление дубликата трудовой книжки при её утери осуществляется так же, как и составление оригинала. Поскольку этот документ теперь будет вместо потерянного, во время оформления дубликата трудовой книжки в него вносятся все необходимые ведомости о труженике, ставится печать организации.

Оформление дубликата трудовой книжки производится на бланках трудовой так, как не существует альтернативных бланков для подобных случаев.

Какие записи потребуется внести

Определяя, как заполнить дубликат трудовой книжки, многие задаются вопросом: как правильно заполнить документ? Заполняйте материалы со всей аккуратностью, как это необходимо делать с оригиналом. Все правила, действующие для оформления самой трудовой, распространяются и на её дубликат.

При возможности следует восстановить все записи, что были в подлиннике. Для этого нужно обратиться ко всем предыдущим работодателям. Если же этого сделать не получится – не стоит придумывать никаких данных и самовольно делать какие-либо записи.

Так, в материалах должны быть такие сведения:

• персональные данные труженика;
• ведомости по предыдущему месту занятости;
• сведения о наградах, переводах и т.д.;
• ссылку на основания подобных действий.

Какая вносится запись о выдаче дубликата

Поскольку заполненный документ выглядит в точности как оригинал, чтобы ни у кого не возникало сомнений, что перед ними не подлинник, заполнение дубликата трудовой книжки требует проставления надписи «Дубликат» на титульной странице.

С примером заполнения дубликата трудовой книжки при утере оригинала можно ознакомиться далее.

Образец заполнения дубликата трудовой книжки при утере

Образец заполнения дубликата трудовой книжки по справкам при утрате основного документа интересует многих. Иногда возникают сомнения, как выглядит дубликат вкладыша со старой книжки либо где проставляется запись в дубликате трудовой книжке, свидетельствующая, что это не оригинал.

Определяя, как выдать дубликат трудовой книжки, образец которого представлен ниже, а также вкладыша в трудовую книжку, просмотрите примеры подобного процесса. С целью помочь установить, как оформить дубликат трудовой книжки, образец такого документа мы разместили ниже.

Часто задаваемые вопросы

Когда речь заходит о трудовой книге, при её потере либо повреждении, с дубликатом у многих возникают различные трудности. Рассмотрим наиболее распространённые вопросы, которыми задаются участники трудовых правоотношений в таком случае.

Какая плата взимается за выдачу документа

Чтобы получить документальное подтверждение о стаже, труженик обращается к нанимателю по последнему своему месту работы. При этом не имеет значения, числится ли ещё лицо в организации или уже нет. Отметим, что предприятие вправе взыскать с заявителя средства, затраченные на приобретение необходимого бланка. Такого рода бланки в организации должны быть всегда.

Важно отметить, что плату не могут требовать в следующих ситуациях:

• бланк пришёл в негодность не по вине заявителя;
• некорректно заполнен титульный лист;
• документация утеряна предприятием в связи с чрезвычайными обстоятельствами.

Что делать, если старая трудовая закончилась

В наше время люди редко сидят на одном рабочем месте. Каждому сотруднику хочется лучших условий для себя.

При этом, при каждом переходе человека с места на место в трудовой книжке делается соответствующая отметка. Количество страниц подобного бланка ограничено.

Ведь не все страницы предназначены для внесения в них именно сведений о месте работы. В некоторые, к примеру, нужно вписывать достижения труженика.

https://www.youtube.com/watch?v=peHu1u5Tgds

Заполнять это место другой информацией запрещено. Потому, если имеющийся бланк закончился, заводится специальный вкладыш. На нём также заполняется титульный лист, и продолжаются вноситься необходимые записи. Каждое предприятие должно быть обеспечено подобными бланками вкладышей. Самостоятельно сотрудник никакие бланки не приобретает, и требовать их с него недопустимо.

Можно ли избавиться от трудовой

По тем или иным причинам некоторые граждане хотят просто выкинуть свою трудовую, а потом прийти к нанимателю и сказать — выдайте новую. Однако так делать нельзя. Одно дело, когда речь идёт о неумышленной потере либо порче документа, и совсем другое, если гражданин целенаправленно избавляется от документации.

За подобные действия нормативами предусмотрена административная ответственность. В качестве меры наказания выступает штраф. Потому ко всем официальным бумагам следует относиться ответственно.

Разбираясь, как сделать дубликат трудовой книжки, ознакомьтесь с расположенным ниже видеоматериалом.

Заключение

Ни для кого не секрет, что любое передвижение человека по работе записывается в трудовую. Это важный документ, который служит доказательством наличия стажа человека, что немаловажно при его выходе на пенсию.

Однако случаются ситуации, когда документация потерялась либо пришла в негодность. Произойти это может по вине не только самого труженика, но и нанимателя. При таких обстоятельствах возникают вопросы, как получить дубликат трудовой книжки при утере оригинала.

Ответственность за такие действия лежит на стороне работодателя.

Видео:Как оформить дубликат трудовой книжки - Елена А. ПономареваСкачать

Дубликат трудовой книжки порядок его оформления

Основным персональным документом для подтверждения послужного списка и отработанного стажа гражданина согласно Трудовому Кодексу РФ (ст. 66) служит трудовая книжка. Дубликат трудовой книжки обладает той же юридической силой, что и оригинальный экземпляр, и соответствует его содержанию практически полностью за исключением неверных или не подлежащих восстановлению записей.

В каких ситуациях возможна выдача дубликата

Правом получить дубликат трудовой книжки независимо от причин ее порчи или потери по закону наделен каждый гражданин, у которого есть официальный трудовой стаж.

Выдача заменяющего экземпляра допускается в нескольких случаях.

1 случай. Основной (первичный) бланк утрачен самим владельцем. Гражданин, потерявший его, письменно обращается по месту своей последней занятости.

В заявлении он уведомляет о случившемся и просит предоставить дубликат.

В срок до 15 дней организация-работодатель должна оформить заменяющий документ, указав сведения о стаже и занятости работника до начала деятельности в последней организации.

2 случай. Пользование документом невозможно по ряду причин. Если он пришел в негодное состояние из-за ветхости или небрежного обращения, то гражданин получает дубликат по последнему месту занятости. На пришедшем в негодность оригинале ставится отметка о выдаче заменяющего экземпляра, указывается его серия и номер.

3 случай. На предприятии массово утрачены трудовые книжки. К подобной чрезвычайной ситуации могут привести различные форс-мажорные обстоятельства, включая стихийные бедствия и технологические аварии. Для пострадавших сотрудников стаж будет устанавливаться актом специальной комиссии при региональном органе исполнительной власти.

4 случай. В оригинале бланка присутствуют сведения, позже оказавшиеся недействительными.

При обнаружении записей подобного типа (о переводе, об увольнении) гражданин обращается по месту занятости для получения экземпляра без указания недействительных фактов.

https://www.youtube.com/watch?v=R3YFn3zH-UA

Запрашиваемый документ оформляется без указания ошибочной информации, на оригинале ставится пометка о передаче дубликата, и оригинал возвращается владельцу.

5 случай. В первичном экземпляре зафиксировано отстранение от работы по причине незаконного осуждения. Факт недействительности записи подтверждается приговором, оправдавшим гражданина, либо решением о прекращении дела (уголовного). В выдаваемом варианте записи, имеющие официальное подтверждение недействительности, не отражаются.

Важно! Когда после изготовления дубликата вместо потерянного документа оригинал обнаруживается, дубликат в последующем будет считаться единственным официальным подтверждением для расчета занятости и отработанного стажа. Заменяющий бланк обязательно регистрируется в книге учета, поэтому в дальнейшем именно по нему учитывается стаж. Найденный оригинал следует сохранить для предоставления в структуры соцобеспечения при назначении пенсии по возрасту.

Документы для указания записей о стаже

Допускается подтверждение занятости документами в виде договоров, соглашений, приказов. В виде доказательства учитываются также справки о заработной плате, книжки членов профсоюзов или кооперативов. Но в них должны присутствовать отметки об уплаченных с официального дохода взносах.

Для частных (индивидуальных) предпринимателей основанием для определения стажа будут выписки Пенсионного фонда РФ с датами поступления перечислений страхователя.

В справках предприятий об отработанном периоде должны указываться регистрационные номера и даты распоряжений о действиях в отношении работника (принятии на должность, увольнении).

Любые сведения, предоставляемые для определения стажа, должны быть завизированы уполномоченным специалистом предприятия или начальником кадрового подразделения, после чего заверены печатью организации.

Образец заявления на выдачу дубликата

ФАЙЛЫ
Скачать образец заявления на выдачу дубликата трудовой книжки .doc

Генеральному директору ООО «Альфа»Николаеву А.А.Петровой Анны Ивановны,

инженера отдела снабжения

заявление.

В связи утратой трудовой книжки прошу оформить мне дубликат трудовой книжки.

Для оформления дубликата сообщаю информацию о прежних местах работы до поступления в ООО «Альфа»:

1) ООО «Вега» (г. Самара), примерный период работы 2015-2021 гг.2) ООО «Гамма» (г. Самара), примерный период работы 2012-2015 гг.

3) ИП Соловьев А.И. (г. Ульяновск), примерный период работы 2009-2012 гг.

01.04.2021 г.

Петрова А.И.

Оформлен дубликат трудовой книжкисерия ТК №_____________________“______”________________2021 г. _________________________________

подпись работника кадровой службы

Как заполняется документ

Заполнение и регистрация дубликатов производится в соответствии с ПП РФ о трудовых книжках (16.04.2003, № 225), в частности Правил по их ведению и хранению, и Инструкции министерства труда и соцзащиты РФ по заполнению трудовых книжек (10.10.2003, Постановление № 69).

Какова последовательность действий для оформления дубликата

Порядок того, как оформить дубликат трудовой книжки, определен законодательно и подразумевает следующие действия:

По последнему месту занятости с целью получения заменяющего документа обращается потерявший трудовую книжку.

• Руководство предприятия издает приказ соответствующему подразделению на подготовку дубликата. Обратившееся с заявлением лицо должно ознакомиться с приказом и поставить на нем свою подпись.
• Специалист работодателя собирает информацию о занятости обратившегося гражданина в прошлые периоды.
• Оформляется бланк дубликата трудовой книжки на основе действующих нормативных правил.
• Информация о повторно выданном экземпляре обязательно регистрируется в журнале учета бланков строгой отчетности.
• Заявителю передается готовый экземпляр после подписи о получении в специальном журнале.

Какие сведения заносятся в бланк

Оформляемый бланк должен отражать содержащиеся в первоначальном варианте сведения, в том числе:

• персональные данные о гражданине;
• информацию о занятости до начала деятельности по месту последней работы;
• сведения о наградах, переводах, увольнениях;
• ссылку на основания для выполнения всех действий.

На титуле нового экземпляра (в углу справа вверху) ставится оттиск штампа «Дубликат». Здесь же добавляются сведения о гражданине из паспорта или удостоверения личности, которые не должны быть просроченными на день заполнения.

https://www.youtube.com/watch?v=SKoRAmZ8AJo

Данные о рождении гражданина указываются полностью (без сокращений), также должны указываться отчество, имя, фамилия. Диплом или аттестат служат источником информации об образовании работника и его специальности.

В случае незаконченного образования у гражданина запись будет выполнена по сведениям справки из учебного заведения или зачетной книжки.

 Получатель собственноручно заверяет сведения на титульном листе, а специалист кадрового подразделения ставит дату заполнения и свою подпись с печатью предприятия (кадрового подразделения).

Важно! Раздел «Сведения о работе» начинается записью, отражающей суммарный размер рабочего стажа до момента принятия сотрудника на последнее место занятости. При этом не конкретизируется, в каких организациях в прошлом и в какой период гражданин работал.

Далее фиксируют периоды занятости по определенным рабочим местам в установленном порядке по графам с 1 по 4 соответственно:

• номер записи (по порядку);
• день поступления в организацию;
• наименование предприятия и должности, на которую был оформлен работник;
• указание основания для записи в графе 3 (о приеме).

Информация о переводе на иную работу в одной организации (при наличии) выполняется аналогично.

После указанных сведений в графы с 1 по 4 заносятся данные об увольнении, включая номер записи по порядку, дату увольнения, на основании какого закона (норматива) уволен работник и документ, на основании которого выполнена запись (об увольнении). Заполненный раздел заверяют подписями сотрудника отдела кадров и владельца трудовой книжки, затем ставится печать организации-работодателя.

Все записи заносятся по предоставленным документам по каждому виду прошлой занятости работника. Информация в бланк не переносится при отсутствии полных сведений по какому-либо периоду. В раздел «Сведения о награждении» данные о ранее полученных наградах и поощрениях указываются только при получении подтверждающих документов.

Важно! Трудовая книжка относится к бланкам строгой отчетности. Поэтому выдача нового документа регистрируется в специальном журнале учета, а ранее зарегистрированный бланк следующей (второй) записью выводится из учета.

Видео:Как правильно заверить копию - Елена ПономареваСкачать

Заполнение дубликата трудовой книжки образец 2021

В статье пойдет речь о заполнении дубликата трудовой книжки, который может потребоваться при утере документа — первоисточника. В пример пойдут образцы 2021 года, которые облегчат визуальное представление о данном документе.

Нормативная база

При оформлении дубликата трудовой книжки руководствуются правилами, установленными Инструкцией по заполнению трудовых книжек. Она утверждена Постановлением Минтруда РФ от 10.10.2003 № 69 и обязательна к исполнению всеми работодателями, независимо от формы собственности.

В бланке книжки содержится информация:

• личные сведения о работнике;
• данные о трудовых периодах;
• сведения о награждениях и поощрениях.

При приеме на работу, переводах, увольнении обязательны ссылки на документы, являющиеся основанием для этого. При оформлении дубликата вся эта информация должна быть перенесена, за исключением случаев:

• когда в первоначальном экземпляре содержались недействительные записи;
• записи невозможно восстановить.

Когда выдается дубликат трудовой книжки?

Существует несколько случаев, когда может быть выдан дубликат:

• при утере;
• при порче;
• при наличии в документе записи об увольнении или переводе, признанной впоследствии недействительной;
• при массовой утере книжек работодателем.

Как сделать дубликат?

Работнику для получения дубликата трудовой книжки необходимо обратиться к работодателю с соответствующим заявлением. Если книжка утеряна или испорчена, то при поступлении на новое место работы гражданин письменно просит о необходимости завести новую книжку взамен прежней.

https://www.youtube.com/watch?v=jh-Z5_8Jjqc

Кадровая служба должна рассмотреть заявление и оформить дубликат в 15-дневный срок от даты просьбы работника.

Важно! С работника взимается стоимость бланка, если замена трудовой книжки потребовалась не по вине работодателя.

Работник вправе запросить изготовление дубликата у работодателя с последнего места работы. При этом он не вправе отказать в такой просьбе, ссылаясь на давность увольнения. Следует знать, что законодательно для этого не установлено сроков давности, поэтому необходимо требовать выдачу дубликата или обращаться в суд.

Как правильно заполнить дубликат трудовой книжки?

При оформлении документа необходимо придерживаться следующих правил:

• на титульном листе в правом верхнем углу должна присутствовать запись «Дубликат»;
• при наличии у работника предыдущих мест работы в разделе «Сведения о работе» вносится суммарный общий стаж в годах, месяцах, днях с прошлых мест работы. При этом в сведениях о работе не указывается наименование работодателя. Данные заверяются печатью организации, выдающей дубликат;
• после строки с суммарным стажем записи о работе у работодателя, составляющего документ, вносятся в хронологическом порядке;
• организация, выдающая дубликат, указывает последним трудовым периодом тот, который гражданин отработал в ней;
• все записи должны соответствовать документам, на основании которых они внесены, т.е. быть достоверными;
• заполняется документ шариковой, гелевой или перьевой ручкой чернилами темного цвета (черного, синего, фиолетового).

Образец заполнения дубликата

Важно отметить, что Правилами ведения и хранения трудовых книжек ответственность за их сохранность возложена на работодателя. Если возникла ситуация, при которой произошла их массовая потеря, например, в случае пожара, то дубликат оформляется на основании акта комиссии. В ней обязательно присутствие представителей местной власти и работодателя.

Стаж работы у этого работодателя возможно подтвердить справками, профсоюзным билетом, а также показаниями свидетелей – сослуживцев в количестве двух и более человек.

Из книжки, находящейся в ветхом состоянии, частично порванной, обгоревшей, но при этом записи возможно прочитать, производится точное их копирование в дубликат. При этом на титульном листе старой книжки делается запись «Взамен выдан дубликат».

Заключение

Дубликат трудовой книжки является документом, подтверждающим трудовую деятельность гражданина, наравне с первоначальным документом. Но для его получения может потребоваться достаточно много хлопот и времени. Поэтому рекомендуется более внимательно относиться к оригиналу.

Именно трудовая книжка является доказательством факта работы и необходимым документом при обращении за реализацией своих пенсионных прав.

: Правильное оформление дубликата трудовой книжки

Видео:Как восстановить трудовую книжку в 2020Скачать

Дубликат трудовой книжки: образец заполнения в 2021 году

Если трудовая книжка утеряна или пришла в негодность, то ее необходимо восстановить. Новый документ будет иметь такую же юридическую силу, но на нем уже будет стоять пометка о том, что это дубликат.

В каких ситуациях возможна выдача дубликата

Дубликат трудовой книжки заполняется в следующих случаях:

1. Утеря трудовой книжки владельцем или работодателем, в том числе и массовая утрата трудовых в силу чрезвычайных обстоятельств.
2. Трудовая книжка пришла в негодность и ей нельзя пользоваться (порвана, обожжена, залита водой и т. д.).
3. В трудовую внесена ошибочная запись либо запись которую признали недействительной по решению судебных органов. В данной ситуации дубликат оформляется, только если этого требует владелец книжки.

В законодательстве сказано, что в случае утери книжки человек должен обратиться к последнему (действующему) работодателю и написать заявление о выдаче дубликата. Но вместе с тем нормативные акты не содержат указаний на то, что работник понесет наказание, если не будет восстанавливать трудовую, а просто заведет новый бланк.

Документы для указания записей о стаже

Все сведения вносятся в дубликат только на основании должным образом оформленных документов, которые доказывают тот или иной период работы.

https://www.youtube.com/watch?v=Sjt62g9vH2s

К таким документам можно отнести:

1. Справки и выписки из приказов от предыдущих работодателей, у которых работник трудился.
2. Справки из государственных учреждений, которые могут подтверждать стаж (архив, Пенсионный фонд).
3. Решения суда о восстановлении стажа работы.

Если на какой-то из периодов работы нет доказательных документов, то его не вносят в дубликат. Также нельзя вносить сведения о работе на основании показаний свидетелей.

Образец заявления на выдачу дубликата

Если трудовая книжка утеряна по вине владельца, то есть, в момент, когда она находилась у него на руках, ему нужно обратиться к прежнему работодателю и написать заявление с просьбой восстановить документ.

Пример текста заявления может выглядеть следующим образом: «Прошу оформить мне дубликат трудовой книжки в связи с утерей оригинала документа».

В случае когда работник хочет получить дубликат взамен трудовой, в которую внесена неверная запись, он пишет заявление в организацию, которая сделала эту запись. Как правило, это текущий работодатель.

Какие сведения заносятся в бланк

Как уже было сказано выше, лицевая часть заполняется так же, как и в трудовой книжке. Поэтому дубликат трудовой книжки, образец заполнения 2021 года будет отличаться от трудовой только надписью «Дубликат», сделанной в правом верхнем углу. В других разделах записи будут иметь незначительные отличия.

Стаж

В первую очередь пишут полный рабочий стаж, который подтвержден документально. В этой записи указывают суммарное количество лет, месяцев и дней работы (числом и прописью). Не нужно указывать работодателей и должности, на которых работал человек.

После этого перечисляют все места работы, о которых есть сведения.

Также вносятся сведения о переводе, если есть соответствующие документы.

Места работы

Места работы заполняют в хронологическом порядке начиная с самого дальнего по времени, то есть в таком порядке, в каком они были внесены в утерянной книжке.

При этом наименование организации не выносится шапкой до записи о приеме на работу. Запись будет выглядеть следующим образом: «Принята в Общество с ограниченной ответственностью „Крокус“ на должность бухгалтера».

Далее следует запись об увольнении.

Таким образом, перечисляются все места работы, кроме того, на котором оформляется дубликат. Соответственно период работы у этого работодателя не вносится и в общий трудовой стаж, указанный в первой строке.

Запись о работе в организации, которая выписывает дубликат, вносится по правилам, предусмотренным для обычной трудовой книжки.

После этого все записи заверяются печатью организации и подписью ответственного лица.

Все оригиналы документов, подтверждающих стаж, возвращаются работнику.

Сроки выдачи

В законодательстве сказано, что работодатель должен оформить дубликат в течение 15 дней с момента получения заявления, но на практике это не всегда возможно, особенно если работник сменил много мест работы. В такой срок очень сложно успеть оформить все запросы и получить ответы.

Для того чтобы соблюсти этот срок хотя бы формально, можно договориться с работником, что он проставит дату в заявлении, только после того, как будут собраны все документы.

Какая плата взимается за выдачу документа

В случае если трудовая утеряна по вине работника, он должен оплатить стоимость нового бланка трудовой книжки. Во всех остальных случаях (утеря по вине работодателя, массовая утрата по вине сторонних обстоятельств и т. д.) расходы на приобретение бланка ложатся на работодателя.

Законодательная база

💥 Видео

Как поступить, если сотрудник заявляет о потере трудовой книжки - Елена ПономареваСкачать

Что делать, если вы потеряли трудовую книжку?Скачать

Как восстановить трудовую книжкуСкачать

Как заверять копию трудовой книжкиСкачать

Как делать записи о работе в трудовой книжке?Скачать

Как можно доказать трудовой стаж без трудовой книжки ?Скачать

Что делать при утрате или порче трудовой книжки?Скачать

Как восстановить утраченную трудовую книжкуСкачать

Трудовые книжки (2023): ДУБЛИКАТСкачать

Как заверить копию трудовой книжки? | Sova.liveСкачать

Дубликат трудового договора - Елена ПономареваСкачать

Что делать, если потерял трудовую книжку, а надо устраиваться на работуСкачать

Как вшить вкладыш в трудовую книжку?Скачать

Вкладыш в трудовую книжку по новым правилам - Елена А. ПономареваСкачать

Выписка из трудовойСкачать