Правила заполнения трудовой книжки и образец 2021

Трудовая книжка – официальный документ гражданина, подтверждающий факт трудоустройства в конкретный момент времени,  отмечающий промежуток времени, проведенный в той или иной организации.

Документ требуется при трудоустройстве для заключения договора между физическим лицом и организацией о приеме на работу. Также при выходе на пенсию, актуальная информация потребуется для расчета стажа, количества отработанных лет.

Для сохранения юридической силы, должно быть проведено правильное заполнение трудовой книжки с учетом действующих норм.

Требования к заполнению документа регламентированы законодательство РФ и независимо от того, в какой компании работает гражданин, заполнение должно проходить в едином формате. Рассмотрим подробней особенностей записей вносимых в этот бланк при устройстве на работу и при уходе с должности, а также, какие изменения могут появиться в 2021 году.

Образец заполнения трудовой книжки

Трудовая книжка гражданина является стандартизированным документом, бланки страниц которого имеют единый формат. Поэтому можно рассматривать один образец, как единое правило для всех прочих документов.

В первую очередь, рассмотрим, как происходит заполнение титульного листа трудовой книжки. Титульный лист является первым, содержит данные о гражданине. В частности, нужно указать следующую информацию:

• Фамилия, имя, отчество получателя;
• Дата рождения;
• Образование (высшее, среднее, средне-специально);
• Наименование профессии в соответствии с дипломом;
• Дата выдачи;
• Кем оформлена – бухгалтер отдела кадров на месте где официально устроен гражданин;
• Подпись лица ответственного за выдачу, печать отдела кадров.

Таким образом, вноситься стандартный набор данных, как и при регистрации любого другого документа. Ответственность за выдачу и заполнение берет на себя отдел кадров компании или организации являющейся первым официальным местом работы гражданина. Приобретение бланка должно проводиться за счет организации, равно как и прочие работы по открытию документа.

Обратите внимание, книжка открывается на первом официальном месте работы и далее храниться в отделе кадров. Однако если гражданин уволен или сокращен, формуляр выдается ему на руки, для занесения дальнейших пометок при трудоустройстве в другой организации.

Пример заполнения трудовой книжки и ее титульного листа можно найти на нашем сайте.

Все данные записываются от руки, ручкой с голубыми чернилами. Необходимо использовать прописной шрифт, однако допускается написание ФИО гражданина печатными буквами, но также от руки.

Помимо вносимых от руки данных, на титульной и других страницах, имеется серийный номер необходимый для идентификации. Этот номер заноситься в реестр, в дальнейшем может быть использован для быстрого поиска данных в пенсионном и иных фондах.

Внутренние страницы

Внутренние страницы также имеют стандартное оформление и разделены на тематические графы, в которые и вписываются соответствующие данные. Всего, предусмотрено 4 информационных графы, разделяющих страницу по вертикали на отдельные столбцы разной ширины. Каждая графа имеет следующее наименование, назначение:

1. Указывается порядковый номер вносимой записи;
2. Проставляется дата зачисления сотрудника в штат организации;
3. Полное наименование фирмы, куда устроился гражданин, а также сокращенная аббревиатура, если она есть, указание занимаемой должности, квалификационного уровня;
4. Указывается номер приказа, о зачислении новой штатной единицы, а также дата его подписания.

Ведение трудовых книжек производиться сотрудником отдела кадров, имеющим полномочии для этого. Каждая запись заверяется подписью начальника отдела кадров, а также печатью фирмы.

Какие данные обязательны для занесения

Для внесения и последующего изменения обязательны следующие данные:

Видео:Изменены правила ведения и заполнения трудовых книжекСкачать

• О зачислении в штат, открытии договора;
• Об увольнении, выводе из штата, аннулировании договора;
• О переводе на новое место в фирме, в связи с повышением квалификации, необходимостью замещения сотрудника и т.д.;
• О выведении из штата в связи со смертью.

Обратите внимание, при переводе сотрудника, обязательно чтобы соответствующая запись сопровождалась подписью самого сотрудника, подтверждающей его согласие с данной манипуляцией.

https://www.youtube.com/watch?v=x-kdRXctCnk

При увольнении работника, соответствующая пометка добавляется в обязательном порядка. Каждая пометка идет отдельной записью, имеющей свой порядковый номер, подтверждается соответствующим указом руководства и заверяется печатью. При отсутствии  данных в какой-либо из граф, запись может быть признана недействительной.

Восстановление на должности

Нередким случаем, является восстановление гражданина на должности. Как правило оно происходит в судебном порядке, если увольнение было принято неправомерным.

Или же увольнение было использовано в качестве штрафной санкции, но при должном разбирательстве, сотрудник оказался невиноват в инкриминируемом нарушении.

В такой ситуации, добавляется пометка о восстановлении в должности с указанием обстоятельство, из-за которых принято такое решение и также заверяется печатью и подписями сторон.

Действия при смене фамилии

Инструкция по внесению изменений, говорит о том, что при смене имени или фамилии владельца, данная информация должна быть зафиксирована.

Делается это очень просто, старая фамилия на титульном листе перечеркивается одной чертой, рядом указывается новая. На листе обложки указывается причина проведенной манипуляции. Если фамилия изменена в связи с замужеством, то указывается номер акта регистрации брака.

 Порядок заполнения требует заверить данную запись печатью отдела кадров. Открытие нового документа при смене личных данных не требуется.

 Если бланк восстанавливается после повреждения, то в ней также указываются старые и новые личные данные, так как указы о приеме на работу и увольнении на предыдущих местах работы, будут выписаны на старую фамилию.

Что еще может быть добавлено

В качестве необязательной, но допустимой к внесению информации, можно упомянуть данные о наградах и поощрениях сотрудника. В частности, могут быть добавлены следующие сведения:

• Получение звания заслуженного работника;
• Присуждение государственных наград за трудовые заслуги;
• Вручение почетных грамот и прочих наград от имени компании за ответственный труд.

Данная информация, будет полезна в случае последующего трудоустройства и скажется положительным образом на репутации работника. Кроме того, некоторые награды и степени влияют на коэффициент при расчете пенсии по выслуге лет, и от них напрямую может зависеть благосостояние гражданина.

В ряде случаев, информация о подобных поощрениях может быть добавлена самим сотрудниками, если на то было отдано распоряжение руководства. Запись обязательно сопровождается порядковым номером приказа, распоряжения или другого подтверждающего документа.

Заполнение трудовых книжек в 2021 году

Правила заполнения трудовой книжки в 2021 году сохраняются прежними, несмотря на пакет изменений по ведению документации в связи с пенсионной реформой и рядом других преобразований. Единственным изменением, становится возможность заверения записей, только подписями ответственных лиц без печати организации. При этом, законность и достоверность данных не будет приниматься по сомнение.

Ответственность за ведение также ложиться на сотрудников и руководителя отделом кадров предприятия. Исключением могут стать те случаи, когда компания не имеет отдела кадров, в этом случае данные добавляет бухгалтер организации за подписью руководителя.

Обратите внимание, правильное заполнение документа, является важнейшим фактором при работе с кадрами.

Видео:Как заполнить титульный лист трудовой книжки?Скачать

В первую очередь, наличие ошибок или отсутствия соответствующих пометок при проверке со стороны регулирующих органов, может стать причиной введения ряда ограничений для деятельности компании.

Кроме того ошибки или отсутствие информации могут стать помехой для сотрудника при правильном расчете пенсий и в этом случае, придется обращаться с организацию, поднимать архивные акты о приеме и увольнении с места работы.

Таким образом руководителями и сотрудникам отделов кадров рекомендуется ознакомиться с образцами ведения документации и в дальнейшем придерживаться их, отслеживая актуальные изменения.

Калькулятор стажа

Онлайн сервис, робота которого была разработана в соответствии с требованиями законодательных нормативов Российской Федерации.

Правила заполнения трудовых книжек в 2021 году

Согласно ст.16 ТК РФ между исполнителем должностных обязанностей и работодателем возникают отношения в момент подписания приказа о зачислении.

Для заключения трудового договора по букве закона физическое лицо должно представить:

• свой паспорт (в случае, когда это по любым причинам невозможно – иной документ, удостоверяющий личность);
• трудовую книжку (если человек устраивается на свое первое место работы, она предоставляется непосредственно организацией работодателем);
• СНИЛС;
• все имеющиеся документы об образовании и прочие справки, подтверждающие степень квалификации;
• военный билет.

Предприятие может выдвигать собственные требования к пакету документов, необходимому для устройства в офис.

Трудовая книжка особенно важна для строго учета занятости. Отвечать за ее сохранность и своевременно заполнение должен сам владелец.

https://www.youtube.com/watch?v=YdFXtvSBYVo

По закону, принимающая его на должность фирма обязуется выдать этот формуляр работнику в двух случаях:

• При первичном поступлении на работу.
• Если документ был утерян.

Заполняется трудовая книжка согласно нормам, установленным в ст.66 ТК РФ. Не допускается замена формуляра на любые иные виды документов.

Информация, подлежащая внесению в трудовую книжку, специфицирована в ч.4 ст.65 ТК РФ.

Так, на страницы формуляра в обязательном порядке вносятся личные данные владельца, указывается занимаемая им на предприятии должность, сведения о всех перемещениях внутри предприятия, значительных событиях: награждениях, переводе, увольнении и зачислении.

Там же определено, что трудовая книжка заполняется на русском языке, за исключением особых случаев, когда допускается двойное заполнение для жителей республик, имеющих свой национальный язык.

Алгоритм заполнения формуляра указан в специальном Постановлении Минтруда России от 10.10.2003 N 69.

Видео:Как делать записи о работе в трудовой книжке?Скачать

Оформлять и заполнять трудовые книжки по правилам действующего законодательства Российской Федерации могут только организации и частные предприниматели.

После поступления на работу трудовая книжка передается в отдел кадров предприятия-нанимателя, и во все время, пока частное лицо трудится на этом предприятии, отвечают за хранение формуляра, его своевременное заполнение именно его сотрудники.

При увольнении трудовая книжка выдается на руки работнику, и, тем самым, он отвечает за документ до момента, пока не устроится на новое место работы.

При этом он должен расписаться в личной карточке и книге учета предприятия.

Отдел кадров в крупной фирме занимается учетом трудовых книжек рабочих. В более мелком предприятии такими полномочиями может быть наделен бухгалтер, секретарь или иное должностное лицо, официально уполномоченное на это приказом.

В случае если на предприятии нет кадрового отдела или специально уполномоченного на совершение подобных действий лица, оформление, заполнение и необходимое исправление данных в трудовой книжке осуществляет непосредственно директор организации либо официально уполномоченное им лицо, обладающее необходимой квалификацией.

Когда открывается?

Трудовая книжка в обязательном порядке открывается в момент устройства на первую официальную работу.

В этом случае на имя работодателя следует написать заявление с просьбой об оформлении формуляра на имя нового работника.

Осуществляться оно должно только в присутствии лица, на которое оформляется документ, так как в этот момент вносятся все основные сведения личного порядка, и они должны быть оформлены корректно.

В первую очередь необходимо упомянуть, что заполнение трудовых книжек регулируется статей 66 ТК РФ. Кроме того, нужно упомянуть два других основополагающих документа.

Образец и правила заполнения трудовой книжки утверждены Постановлением Минтруда России от 10.10.2003 № 69. В нем подробно раскрыты нюансы внесения сведений в документ и исправления некорректных записей.

Помимо инструкции, которая отвечает на вопрос: как правильно вносятся записи в трудовой книжке (2021 год) — существуют также Правила ведения и хранения трудовых книжек, утвержденные Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225.

Приложение 1

«Запись за номером таким-то недействительна, восстановлен на прежней работе». При изменении формулировки причины увольнения делается запись: «Запись за номером таким-то недействительна, уволен (указывается новая формулировка)». В графе 4 делается ссылка на приказ (распоряжение) или иное решение работодателя о восстановлении на работе или изменении формулировки причины увольнения.

«Время работы с такой-то даты (число, месяц, год) по такую-то дату (число, месяц, год) не засчитывается в непрерывный трудовой стаж». В графе 4 указывается основание для внесения записи в трудовую книжку — приказ (распоряжение) или иное решение работодателя (изданный в соответствии с приговором (определением) суда), его дата и номер.

Когда нужно оформление трудовой книжки

Согласно ст. 66 ТК РФ, трудовая книжка имеет установленную форму, обязательную для всех работающих граждан, и является основным документом о рабочей деятельности. Образец трудовой книжки можно посмотреть в нашей статье.

Ошибки в записях, которые вносятся в этот бланк, могут помешать трудоустройству работника и офромлению пенсии. Исправить неточности будет работодатель, который их допустил. Либо текущий работодатель на основании документов от организации, которая эти ошибки допустила. Поэтому важно вносить сведения в документ в соответствии с установленными правилами и не допускать грамматических ошибок.

https://www.youtube.com/watch?v=oyUWlUrmdDU

За ведение и сохранность документа отвечает именно работодатель, он же обязан завести его работнику при первом трудоустройстве. Руководитель может сам нести ответственность за заполнение бланков, либо возложить полномочия приказом на специалиста кадровой службы или иного работника.

Видео:Дубликат Трудовой книжки: образец заполненияСкачать

Работодатель полностью отвечает за состояние трудового книжки работника.

Он осуществляет его:

• ведение;
• хранение;
• заполнение.

Обязанности по внесению данных определяются для конкретного сотрудника. Он назначается на должность в соответствии с приказом или распоряжением. Поэтому кадровик несет ответственность не только за правильность вносимых сведений, но и учет и хранение документов.

Трудовая инспекция РФ проверяет не только правильность ведения и внесения данных в документацию. Они отслеживают основания, согласно которым конкретному лицу вменена обязанность по заполнению. Поэтому приказ или распоряжение о назначении сотрудника должны быть подготовлены в соответствии с законом.

Сведения о трудовой деятельности

Работники могут запросить подготовку дубликата трудовой книжки по месту осуществления трудовой деятельности в настоящее время или ранее.

Второй экземпляр готовится при:

• утери книжки по вине работника или работодателя;
• нарушении целостности документа, при котором записи не читаются;
• внесении в трудовую книжку записей, аннулированных по судебному решению;
• чрезвычайном происшествии в организации, в результате которого произошла массовая утеря или уничтожение трудовых книжек.

Трудовая книжка является обязательным документом для каждого трудоустроенного лица. В соответствии с ней производится оценка стажа работы и начисление пенсии. Поэтому вносить сведения в него нужно определенным законодательно образом.

Основные правила заполнения и оформления содержит инструкция по ведению трудовых книжек; 2021 год пока, по прогнозам, не должен привести к серьезным изменениям в установленном законом порядке. Изготовлением занимаются различные типографские организации, бланк так и называется «трудовая книжка». Все записи вносятся только работодателем.

Общие правила

Ведение трудовых книжек и записи в них, таким образом, производятся по строго установленным правилам, которые касаются и оформления титульного листа. Он заполняется первым работодателем, и правильность внесения информации заверяется подписью работника.

Сведения, указываемые в титульном листе:

• фамилия, имя и отчество в полном соответствии с паспортом гражданина РФ. Если фамилия меняется за время работы, производится исправление, при этом старая фамилия зачеркивается;
• дата рождения;
• данные об образовании вносятся на основании предоставляемого сотрудником документа об образовании. Если гражданин получает дополнительное образование, информация о нем вносится без каких-либо исправлений старых данных;
• специальность указывается в именительном падеже;
• дата заполнения;
• подпись ответственного за заполнение лица с расшифровкой, подпись владельца.

Алгоритм действий, общие правила:

Видео:Как заполнить титульный лист трудовой книжки: рекомендации экспертаСкачать

• в первую очередь в третьей графе указывается наименование организации — как полное, так и сокращенное, либо ставится штамп предприятия;
• затем ниже в первой графе ставится порядковый номер записи, во второй — дата приема работника;
• в третьей графе фиксируется, что гражданин принят в отдел, подразделение на соответствующую должность;
• обязательно в четвертой графе указывается дата фиксации сведений и данные приказа.

При переводе в другую организацию сначала вносится информация об увольнении, затем о приеме в другую компанию. При переводе внутри предприятия просто фиксируются сведения о переводе с перечислением данных по указанному выше алгоритму, только в третьей графе будет содержаться информация о переводе на новую должность (постоянный перевод).

При оформлении увольнения особое внимание следует уделить заполнению третьей графы. Она должна быть заполнена в соответствии с Трудовым кодексом РФ и иметь ссылку на соответствующую статью ТК РФ.

При оформлении увольнения заверяются все сделанные ранее записи ответственным на предприятии лицом, ставится печать организации, и увольняемый сотрудник тоже знакомиться с записями, что также должно быть удостоверено его подписью с расшифровкой.

Внесение информации осуществляется по установленному алгоритму в предназначенном для этого месте. Ведение раздела производится по общим правилам.

Сначала пишется полное и сокращенное наименование компании, ниже в графе первой ставится номер записи, в третьей графе расшифровывается, за что награждается гражданин и какова награда.

Указание на приказ о награждении также обязательно.

Трудовую книжку должен предоставить любой человек при устройстве на основное место работы.

https://www.youtube.com/watch?v=nfNtEfkAklQ

Если трудовая книжка у нового сотрудника отсутствует по причине утери или отсутствия предыдущего стажа, то новый работодатель оформляет новый бланк или дубликат книжки по установленным правилам.

Обратите внимание, что физические лица, нанимающие работников, вносить запись в трудовую книжку права не имеют.

Помочь исправить опечатки в трудовой поможет статьи Нестыковки, которые надо исправить в трудовых книжках.

Точное время внесения записи в трудовую книжку не установлено. Но ст. 66 ТК РФ указывает на требование о внесении данных о работе любого сотрудника по истечении пятидневного срока после того, как он приступил к выполнению трудовых обязанностей.

В этой же статье есть указание, что при утере книжки поступающий на работу человек может написать заявление на выдачу дубликата.

Отсюда можно сделать вывод, что заключение трудового договора по основному месту работы допустимо только при наличии трудовой книжки либо при оформлении нового бланка.

Основные правила оформления трудовой книжки

Внести запись в трудовую может только работодатель и только в том случае, если такой работодатель является юрлицом или зарегистрирован в качестве ИП. Если человек трудится на работодателя-физлицо, то запись о таком стаже в бланк трудовой книжки не может быть внесена.

Запись вносится чернилами серного, синего или фиолетового цветов. Недопустимы исправления (путем зачеркивания) или сокращения.

Обратите внимание, бухгалтера и кадровые работники часто допускают ошибку, используя сокращения. Например, «пр.» вместо «приказ». Согласно ст.

1 инструкции по заполнению трудовых книжек так сокращать слова недопустимо. Несмотря на довольно маленькое место, отведенное для внесения записи о документе, подтверждающем прием на работу, увольнение и т. п.

Видео:Новые правила ведения трудовых книжек с 1 сентября 2021 годаСкачать

, требуется слова «приказ», «распоряжение» и т. п. вписывать полностью.

При написании дат используются только арабские цифры. А язык используется основной государственный – русский. При этом допускается дублировать записи на ином государственном языке, если таковой установлен в отдельном субъекте РФ. Обратите внимание, что первой строкой в любом случае должна идти надпись на русском.

📹 Видео

Обзор новой инструкции ведения трудовых книжек - Елена А. ПономареваСкачать

КАК ЗАВОДИТЬ ТРУДОВУЮ КНИЖКУ НА НОВОГО РАБОТНИКА в 2021 году ?Скачать

ПРАВИЛА И ОСОБЕННОСТИ ЗАПОЛНЕНИЯ БУМАЖНОГО И ЭЛЕКТРОННОГО ВАРИАНТОВ ТРУДОВОЙ КНИЖКИСкачать

ВНИМАНИЕ! С 1 сентября 2021 новый порядок ведения и хранения трудовых книжекСкачать

Трудовые книжки: новые правила в 2023 годуСкачать

Новые правила заполнения и ведения бумажных трудовых книжекСкачать

Выпуск № 1 от 01.02.2021. Новые правила ведения трудовых книжекСкачать

Запись в трудовой книжке об увольненииСкачать

Как ИП заполнить трудовую книжку работникаСкачать

Как заполнять трудовые книжки (2023)Скачать

Как поступить, если сотрудник заявляет о потере трудовой книжки - Елена ПономареваСкачать

Учет электронных трудовых книжекСкачать

Правила работы с трудовыми книжками с учетом новых требованийСкачать

Трудовой договор. Как законно оформить трудовые отношения с работодателем?Скачать