Состав и виды кадровой документации

Узнайте, как ведется кадровый учет в организации и за что могут оштрафовать. Скачайте инструкцию по кадровому делопроизводству или организуйте учет своими силами.

Скачайте полезный документ

Какие обязательные кадровые документы оформляет работодатель 

Любая компания, использующая наемный труд, обязана вести кадровый учет. Работа с персоналом сопровождается оформлением множества документов, от штатного расписания до приказов по личному составу. Задача кадровика — своевременно и правильно оформлять документы кадровой службы, по мере необходимости вносить в них изменения, проверять на соответствие актуальному законодательству. 

Грамотно структурированная инструкция по кадровому делопроизводству, составленная с учетом нового ГОСТа, сведет к минимуму риск грубых ошибок в работе с персоналом. 

Начиная кадровое делопроизводство с нуля, подготовьте обязательные документы кадровой службы, без которых полноценная работа с персоналом попросту невозможна. 

Трудовой договор

Основной документ в работе кадровика. Подтверждает наличие трудовых отношений, устанавливает права и обязанности сторон.

Единой унифицированной формы трудового договора нет, хотя существует типовой бланк для микропредприятий. Взять его за основу могут и другие работодатели.

Закон не запрещает составлять трудовые договоры в свободной форме, если в них присутствуют все обязательные условия и сведения о сторонах. 

Обязательные условия трудового договора:

• трудовая функция с указанием должности или вида работы;
• место работы и условия труда;
• оплата труда с указанием тарифной ставки или оклада;
• условие об обязательном социальном страховании. 

Отразите в трудовом договоре характер и режим работы, если они отличаются от обычных. Для должностей с вредными или опасными условиями труда пропишите все положенные по закону гарантии и компенсации. В срочном договоре обязательно укажите срок действия и причины, по которым стороны не смогли установить бессрочные трудовые отношения. 

Обязательные сведения трудового договора:

• ФИО работника и наименование работодателя (для физлица — ФИО);
• данные о документах, удостоверяющих личность работника и работодателя-физлица;
• ИНН работодателя (кроме физлиц, не имеющих статуса предпринимателя);
• сведения о лице, подписывающем договор от имени работодателя;
• место и дата составления документа.

Должностные инструкции

Несмотря на отсутствие в Трудовом кодексе РФ упоминаний о данном документе, государственные органы разрабатывают пакет должностных инструкций в обязательном порядке (закон №79-ФЗ от 27.07.2004), а коммерческим организациям очень желательно это сделать.

Наличие должностных инструкций позволяет:

• грамотно распределить обязанности между похожими должностями;
• доказать в суде или прокуратуре правомерность дисциплинарного взыскания;
• обосновать увольнение сотрудника по инициативе работодателя;
• корректно аттестовать персонал на предмет соответствия занимаемым должностям. 

Внимание! Инструкции составляются для должностей, а не для конкретных работников, поэтому не делайте их именными. Если сотрудник уволится или переведется, инструкцию придется заново утверждать. По этой же причине лучше утвердить ее как самостоятельный документ, а не как приложение к трудовому договору или соглашению.

Локальные нормативные акты (ЛНА)

Бывают обязательными и необязательными. Локальные нормативные акты инспектор ГИТ вправе запросить при проверке, а если какого-то документа нет или он оформлен с ошибками, работодателя могут оштрафовать или выдать предписание. 

К числу обязательных относятся все ЛНА, упоминаемые в ТК:

• положение об оплате труда, если условия оплаты труда не отражены в коллективном договоре или ином локальном акте (ст. 135 ТК РФ);
• положение о персональных данных работников (ст. 86 ТК РФ);
• правила внутреннего трудового распорядка (ст. 189 ТК РФ). 

Если в штате есть должности с ненормированным рабочим днем, следует утвердить перечень сотрудников, на которых распространяется особый режим работы (ст. 57, 101 ТК РФ). Если компания направляет персонал на переобучение или повышение квалификации — положение о порядке и условиях прохождения профессиональной подготовки (ст. 196 ТК РФ). 

Необязательные ЛНА оформляются по мере необходимости.

Чтобы четко регламентировать рабочие процессы, разработайте дополнительные внутренние документы: положения о премировании, командировках, наставничестве, социальной политике, подборе персонала и т.д.

Унифицированных требований к оформлению и структуре локальных актов нет, ориентируйтесь на действующий ГОСТ и правильно заверяйте каждый документ.

Личные карточки работников

Все работодатели, независимо от организационно-правовой формы и сферы деятельности, обязаны заводить на каждого сотрудника личную карточку. Используйте унифицированную форму Т-2 или разработайте свой бланк. Для оформления государственных служащих разработан специальный бланк Т-2ГС.

Не забудьте под подпись ознакомить работника с содержанием личной карточки сразу после первичного заполнения, а затем — после внесения новых записей о переводе (в том числе временном), увольнении, переименовании должности. 

Внимание! Личная карточка закрывается после прекращения трудового договора, на основании которого она заводилась. Если принимаете на работу сотрудника, когда-то уже работавшего в организации, заводите на него новую карточку.

Приказы по личному составу

Прием на работу, командировка, увольнение, премирование, предоставление отпуска и другие кадровые процедуры оформляются приказами. Это важнейший документ любой кадровой службы, на основании которого вносятся записи в лицевые счета, трудовые книжки, личные карточки.

https://www.youtube.com/watch?v=qJXswVBStpY

Некоторые приказы составляются в унифицированной табличной форме. Если распоряжение касается не одного, а сразу нескольких сотрудников, используется бланк с пометкой «а»: 

Таблица 1. Приказы, оформляемые на унифицированных табличных бланках 

Внимание! Вместо унифицированных форм можно использовать бланки, утвержденные работодателем, если в них присутствуют все обязательные реквизиты.

Остальные приказы оформляются в текстовом виде. Если нужно отозвать сотрудника из отпуска или отправить на курсы повышения квалификации, восстановить на работе или вынести дисциплинарное взыскание, составляйте приказ в свободной форме. 

Юридическую силу распоряжению придают заверительные реквизиты — личная подпись генерального директора или иного должностного лица, уполномоченного подписывать приказы. Помимо подписи проставляется печать организации (если есть). Распорядительные документы вступают в силу с момента подписания или с указанной в них даты.

Внимание! Приказы о назначении на должность руководителей — генерального директора, его заместителей, главного бухгалтера и других должностных лиц, упоминаемых в уставе — относится к приказам по основной деятельности, а не по личному составу.

Приказы по основной деятельности

К ним относятся все письменные распоряжения, не касающиеся личного состава или административно-хозяйственных вопросов: о введении в действие локальных нормативных актов или внесении изменений в уже имеющиеся ЛНА, о создании новых должностей и проведении проверок. Оформление таких приказов может поручаться как секретарю организации, так и сотрудникам кадровой службы. 

Штатное расписание

Характеризует кадровый состав компании: организационную структуру, численность и состав персонала, оплату труда по всем должностям. Для оформления используйте унифицированную форму Т-3 или разработайте собственный шаблон. Срок действия документа можно не указывать, но если он ограничен, не забудьте составить новое штатное расписание к указанной дате. 

Пример штатного расписания с ограниченным сроком действия 

Смотреть образец

Вносите в документ все без исключения должности, имеющиеся в компании, в том числе — вакантные, временные и сезонные. Закон запрещает принимать работников на должности, не предусмотренные штатным расписанием (письмо Роструда № ПГ/13229-6-1 от 21.01.2014). 

art/383757-kadrovoe-deloproizvodstvo-19-m2

Перечень необходимых кадровых документов

* организация кадровой работы * структура, состав * задачи кадровой службы * должностные инструкции сотрудников подразделения кадров* нормативные документы для формирования документооборота отдела кадров перечень необходимых кадровых документов, виды и разновидности кадровой документации* номенклатура дел * группировка документов в дела * требования к оформлению кадровой документации , придание документам юридической силы* инструкция по кадровому делопроизводству * подготовка дел службы кадров к передаче в архив организации, сроки хранения

* ответственность работодателя за нарушение требований к ведению кадровой документации

  Основное назначение кадровой документации – придать большую прозрачность трудовым отношениям. Вся система кадровой документации устанавливает определенные правила, при соблюдении которых сотрудникам гарантирована стабильность, а администрации проще управлять персоналом.

Максимально точная регламентация круга прав и обязанностей с помощью кадровых документов отвечает интересам обеих сторон трудовых отношений.

https://www.youtube.com/watch?v=DbEgmbSFfgM

В состав локальных нормативных актов, обязательных для каждого работодателя, согласно толкованию норм ТК РФ входят: · Штатное расписание (статья 57 ТК РФ); · Правила внутреннего трудового распорядка (статьи 56, 189, 190 ТК РФ); · Документы, устанавливающие порядок обработки персональных данных работников, их права и обязанности в этой области (статьи 86, 87, 88 ТК РФ); · При сменной работе каждая группа работников должна производить работу в течение установленной продолжительности рабочего времени в соответствии с графиком сменности (статья 103 ТК РФ); · График отпусков (статья 123 ТК РФ); · Правила и инструкции по охране труда. Работодатель обязан обеспечить безопасные условия и охрану труда, правила и инструкции по охране труда должны быть составлены и доведены под роспись до сведения работников (статья 212 ТК РФ).Эти кадровые документы входят в число тех, которые, прежде всего, проверяют инспекторы федеральной инспекции труда.

Видео:2.2. Кадровая служба и виды кадровой политикиСкачать

Особенности оформления кадровых документов

Основные  кадровые документы  должны вести все организации, вне зависимости от их организационно-правовой формы, сферы деятельности и численности персонала. Все эти документы прямо или косвенно названы в Трудовом кодексе РФ. Кадровые документы должны быть у каждого работодателя, эта обязанность прямо отражена в действующем Трудовом кодексе РФ. 

В целом к основным кадровым документам, которые обязательно должны быть в наличии, относятся:

• трудовая книжка работника;
• штатное расписание (форма № Т-3);
• трудовой договор (или контракт);
• приказ (распоряжение) о приеме на работу (форма № Т-1);
• личную карточку (форма № Т-2);
• приказ (распоряжение) о переводе на другую работу (форма № Т-5);
• приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска (форма № Т-6);
• график отпусков (форма № Т-7);
• приказ (распоряжение) о прекращении трудового договора (контракта) (форма № Т-8);
• табель учета использования рабочего времени (форма № Т-13);
• табель учета использования рабочего времени и расчета заработной платы (форма № Т-12);
• правила внутреннего трудового распорядка;
• положение по защите персональных данных работника;
• трудовую книжку;
• локальные акты по охране труда.

В свою очередь, все обязательные кадровые документы делятся на виды: локальные нормативные акты, унифицированные формы по учету кадров, факультативные кадровые документы. Рассмотрим каждый из этих видов коротко в отдельности.

Локальные нормативные акты

Это обязательные кадровые документы организации,  создаваемые в процессе возникновения и документального оформления трудовых отношений работодателя и работников в соответствии с требованиями Трудового кодекса РФ. В состав локальных нормативных актов, которые в соответствии с Трудовым кодексом РФ работодатель обязан разработать, включены следующие документы:

• штатное расписание (ст.57 Трудового кодекса РФ);
• правила внутреннего трудового распорядка (ст.56, 189, 190 Трудового кодекса РФ);
• документы, устанавливающие порядок обработки персональных данных работников, их права и обязанности в этой области (ст.86, 87, 88 Трудового кодекса РФ);
• при сменной работе каждая группа работников должна производить работу в течение установленной продолжительности рабочего времени в соответствии с графиком сменности (ст.103 Трудового кодекса РФ);
• график отпусков (ст.123 Трудового кодекса РФ);
• правила и инструкции по охране труда. Работодатель обязан обеспечить безопасные условия и охрану труда, правила и инструкции по охране труда должны быть составлены и доведены под роспись до сведения работников (ст.212 Трудового кодекса РФ).

Все вышеназванные документы инспекторы федеральной инспекции по труду всегда проверяют в первую очередь, поэтому их разработка и ведение в соответствии с трудовым законодательством РФ обязательна.

К унифицированным формам по учету рабочего времени и расчетов с работниками по оплате труда, утвержденные постановлением госкомстата российской федерации от 5 января 2004 года № 1, к ним относят:

• табель учета рабочего времени и расчета оплаты труда (форма №Т-12);
• табель учета рабочего времени (форма № Т-13);
• расчетно-платежная ведомость (форма № Т-49);
• расчетная ведомость (форма № Т-51);
• платежная ведомость (форма № Т-53);
• журнал регистрации платежных ведомостей (форма № Т-53а);
• лицевой счет (форма № Т-54);
• лицевой счет (форма № Т-54а);
• записка-расчет о предоставлении отпуска работнику (форма № Т-60);
• записка-расчет при прекращении (расторжении) трудового договора с работником (увольнении) (форма № Т-61);
• акт о приеме работ, выполненных по срочному трудовому договору, заключенному на время выполнения определенной работы (форма № Т-73).

Еще один вид обязательных кадровых документов именуется как факультативные кадровые документы, которые работодатель вправе самостоятельно  разрабатывать наравне с иными внутренними локальными нормативными актами, кроме того их перечень, порядок ведения работодатель определяет для себя самостоятельно. Факультативные кадровые документы скорее носят рекомендательный характер, которые также как и другие виды кадровых документов содержат нормы трудового законодательства РФ и необходимы для регламентации трудовых отношений.

К факультативным кадровым документам организации, как правило, относят:

• положение о структурных подразделениях организации;
• положение о персонале;
• должностные инструкции;
• положение об аттестации работников.

Таким образом, весь набор кадровой документации в организации определяется непосредственно работодателем с учетом требований действующего трудового законодательства РФ, с учетом специфики деятельности организации и организации труда в ней, за исключением тех документов и унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплате, которые являются обязательными для каждого работодателя, без исключения.

vidi-kadrovih-dokumentov/

Порядок оформления кадровых документов в организации

Например, при необходимости обеспечения работников униформой и СИЗ нужно подготовить распоряжение о порядке и сроках их выдачи, каким сотрудникам они необходимы. Документально должны подтверждаться компенсации и льготы за работу в особых условиях: на вредных производствах, ненормированную, ночную и т. д. Далее оформляют Положение о кадровом делопроизводстве.

https://www.youtube.com/watch?v=UJ3q9_wLiaQ

В нем отражают список необходимых для работы организации бумаг, порядок их оформления и хранения. Законодательство не обязывает разрабатывать такое Положение, однако оно существенно облегчит работу кадровикам. На работу в новую организацию сначала принимается директор, затем он набирает остальной персонал. Состава и количество требуемых должностей отражает штатное расписание.

В правилах распорядка отражаются все графики работы, требования к сотрудникам и т. д. Типовое трудовое соглашение разрабатывается на основании норм ТК РФ.

Кадровые документы организации — оформление, регистрация и хранение

К примеру, для привлечения к дисциплинарной ответственности какого-либо работника необходимо взять с него объяснение.

Если же предполагается поощрение служащего, его непосредственный начальник отправляет в адрес директора предприятия соответствующее представление.

Внутренняя переписка выступает в качестве одного из вариантов официального обмена мнениями между сотрудниками.

Внимание Книги контроля и учета Регистрационные журналы предназначены для учета имеющейся кадровой документации (приказов, удостоверений, личных дел, трудовых книжек).

Каждой бумаге присваивается определенный номер. В журнале также проставляется дата регистрации документа. Правильный учет придает бумагам юридическую силу.

Это, в свою очередь, позволяет доказать ту или иную позицию в трудовом споре.

Регистрация и хранение кадровых документов этой группы осуществляется уполномоченными лицами.

1.4 требования к оформлению кадровой документации

Для документального оформления всех кадровых операций в организации необходимы определенные знания и умения. Делопроизводство на предприятии регулируется самостоятельно разработанной и утвержденной директором инструкцией. Она является внутренним нормативным актом и обязательна для соблюдения всеми сотрудниками хозяйствующего субъекта.

Разрабатывает и контролирует ее исполнение отдел кадров. Законодательство требует составления множества документов, закрепляющих все стороны трудовых отношений сотрудника с работодателем. Опытные и начинающие кадровики должны повышать квалификацию.

В помощь им созданы интернет-сайты, на которых представлены теоретические курсы кадрового делопроизводства. Кадровые бумаги отражают деятельность персонала, подтверждают стаж сотрудников, играющий первостепенную роль при начислении пенсии. Руководство отвечает за документальный фонд предприятия.

Общие требования к составлению и оформлению кадровой документации

Что касается кадровых документов для ИП, то их обязательный перечень является аналогичным, как и для крупных организаций. Документы кадрового учета по сотрудникам Кадровый документооборот по учету сотрудников содержит индивидуальную информацию о работнике, занимаемой им должности, данных о поступлении на предприятие, результатах его труда и т.д. В данный перечень включаются:

1. Документы, касающиеся трудовых взаимоотношений между сотрудником и работодателем (этот вид документации носит распорядительный характер).
2. Документация информационно-расчетного характера.
3. Документация по учету и регистрации.
4. Служебная внутренняя переписка официального характера.

Видео:Кадровые документы в организации Основной переченьСкачать

Виды кадровых документов организации в соответствии с ТК РФ

Основные  кадровые документы  должны вести все организации, вне зависимости от их организационно-правовой формы, сферы деятельности и численности персонала. Все эти документы прямо или косвенно названы в Трудовом кодексе РФ. Кадровые документы должны быть у каждого работодателя, эта обязанность прямо отражена в действующем Трудовом кодексе РФ. 

Видео:Особенности оформления кадровых документовСкачать

1.3. Общий состав и виды кадровой документации

Впроцессе возникновения и документальногооформления трудовых отношений образуетсямножество документов под обобщающимназванием «кадровая документация». Вспециальной литературе комплекс кадровыхдокументов систематизируется поразличным признакам.

Например,по целевой принадлежности выделяют двебольших группы кадровых документов:

1.Документыпо учету личного состава работников,к которым относятся приказы о приемена работу, переводе на другую работу,предоставлении отпуска, увольнении,личная карточка работника и др.

Основнаячасть документов по личному составувошла в состав унифицированных формпервичной учетной документации по учетутруда и его оплаты, утвержденныхПостановлением Госкомстата РоссийскойФедерации от 5 января 2004 г.

№1 «Обутверждении унифицированных формпервичной учетной документации по учетутруда и его оплаты».

2.Документы,связанные с осуществлением функций поуправлению персоналом и организациейтруда (Правилавнутреннего трудового распорядка,Положение о структурном подразделении,Должностные инструкции, Структура иштатная численность, Штатное расписание).

В «Общероссийском классификатореуправленческой документации» ОК 011-93,утвержденном Постановлением ГосстандартаРоссийской Федерации от 30 декабря 1993года №299, эти документы получили название«документация по организационно-нормативномурегулированию деятельности организации,предприятия».

Такжевсю кадровую документацию можно разделитьна документы, которые вы должны посмотретьпри приеме на работу ваших работников(ст. 65 ТК РФ) и, конечно же, те документы,которые вы создаете и разрабатываетев вашей организации. Таким образом можноиспользовать классификацию кадровойдокументации, которая есть в организации,разделив ее на две группы:

I группа – Документы, предъявляемые при заключении трудового договора. Документы работников, требуемые законодательством (копии) (ст. 65 тк рф):

-документы, удостоверяющие личность; -трудовая книжка, кроме работников,устраивающихся впервые и совместителей; — страховое свидетельство государственногопенсионного страхования; — документывоинского учета (военный билет, приписноесвидетельство и др.);

-документ об образовании; — справка оналичии (отсутствии) судимости понекоторым видам деятельности.

II группа – Документы, которые создает работодатель в связи с возникновением трудовых отношений:

1.Локальныенормативные акты (ЛНА)–кадровыедокументы которые разрабатываются всамой организации.

Четкого понятия ЛНАв трудовом законодательстве нет, однаков статье 8 ТК РФ есть упоминание о том,что это нормы, которые раскрываюттрудовое законодательство, а также этоте документы, которые рассказывают, каквы в своей организации под свою спецификуприменяете трудовое законодательство.

https://www.youtube.com/watch?v=1qPta2HUtuo

И здесь нужно отметить самое главное,что ваши ЛНА, которые вы разрабатываетеи создаете, необходимо анализировать,чтобы они не ухудшали положение работниковв соответствии с трудовым законодательством,т.к. в ст.

8 ТК РФ, говорится о том, что:«Нормы локальных нормативных актов,ухудшающие положение работников посравнению с установленным трудовымзаконодательством и иными нормативнымиправовыми актами, содержащими нормытрудового права, коллективным договором,соглашениями, а также локальныенормативные акты, принятые без соблюденияустановленного ст. 372 настоящего Кодексапорядка учета мнения представительногооргана работников, не подлежат. В такихслучаях применяются трудовоезаконодательство и иные нормативныеправовые акты, содержащие нормы трудовогоправа, коллективный договор, соглашения».

Критерияминормативности документов являются двафактора, которые должны применяться всовокупности:

1.Неоднократность применения – этозначит, что после того, как вы ввели вдействие документ, применение его неутрачивает свою силу, а продолжает своедействие.

2.Неперсонифицированность – это значит,что документ касается ни какого-тоотдельного субъекта, а круга лиц,объединений, подразделений и т.д.

1)ОбязательныеЛНА.

1. Штатное расписание (форма Т-3), утвержденное приказом работодателя (ст. 15, 57 ТК РФ);

2. Правила внутреннего трудового распорядка (ПВТР), утвержденные приказом работодателя (ст. 189, 190, ТК РФ);

3. Правила и инструкции по охране труда. Комплект всех нормативных правовых актов по охране труда, применимых к предприятию работодателя (раздел Х ТК РФ);

4. Положение о персональных данных работников или другие документы, регулирующие порядок использования персональных данных работников на предприятии, обязательство о неразглашении персональных данных (пункт 8 ст. 86, ст. 87 ТК РФ);

5. Положения/соглашения о коммерческой тайне. Перечень сведений, составляющих коммерческую тайну, утвержденный работодателем;

6. Локальные нормативные акты (ЛНА) по оплате труда;

7. Коллективный договор (обязателен при условии получения предложения в письменной форме о начале коллективных переговоров).

2)ЛНАс учетом специфики.Например, ТК РФ предусмотрена возможностьвведения сменного графика работы дляработников. Если вы вводите сменныйграфик работы, то для вас обязательнымлокальным нормативным актом станетграфик сменности, с которым работникидолжны быть ознакомлены за месяц довведения его в действие.

3)ИныеЛНА.

Иные локальные нормативные акты – этоте акты, которые не предусмотренызаконодательством, но разрабатываютсяв организации для того, чтобы урегулироватьтрудовые отношения с работниками,которые включают нормы о дисциплинеработников, режиме рабочего времени,технике безопасности и производственнойсанитарии, приеме и увольнении работников,без которых работодатель не сможетнормально функционировать.

2.Документыпо кадровым функциям.Следующие документы, в которых возникаетнеобходимость в организации – этодокументы по кадровым функциям. К такимдокументам можно отнести договорныедокументы — трудовой договор, коллективныйдоговор, договор о материальнойответственности и т.д.

Распорядительныедокументы — приказы, распоряженияруководителя. Первичные учетные документыпо учету кадров, рабочего времени иоплаты труда – табель учета использованиярабочего времени, личная карточка Т-2.

Информационно-справочные документы –это все заявления, служебные записки,докладные записки, которые возникаютв нашей работе. Относительно архивныхдокументов – это особый блокзаконодательств, который стоит особняком.

На основании Федерального закона №125-ФЗ «Об архивном деле в РоссийскойФедерации», полномочия по проверкаморганизаций на соблюдения архивногозаконодательства, переданы Федеральномуархивному агентству.

1)Договорные документы.

2)Распорядительные документы.

3)Первичные учетные документы по учетукадров, рабочего времени и оплаты труда.

4)Информационно-справочные документы.

5)Архивные документы.

https://www.youtube.com/watch?v=XKoCdML65iY

Ещеодна система классификации документациивключает две категории: обязательныеи факультативные документы:

1.Обязательные кадровые документы,наличие которых прямо предусмотреноТК РФ для всех работодателей (юридическихлиц и индивидуальных предпринимателей).

Кэтому виду кадровых документов относятсялокальные нормативные акты, предусмотренныеТК РФ (статьи 57, 86-88, 103, 123, 189, 190, 212,ТК РФ)и потому обязательные для каждогоработодателя и документы, создаваемыев процессе возникновения и документальногооформления трудовых отношений всоответствии с требованиями ТК РФ(статьи 62, 66, 67, 68, 84.1, 193 ТК РФ). Первыесвязаны с организационно-нормативнымрегулированием трудовых отношений иустановлением режима и условий трудау конкретного работодателя, вторыеслужат учету личного состава работников:

1. Коллективный договор

2. Положение об оплате труда и премировании

3. Положение об аттестации работников

4. Номенклатура дел кадровой службы

5. Положение об отделе кадров

6. Должностные инструкции сотрудников отдела кадров

7. Штатное расписание (форма Т-3)

8. Табель учета рабочего времени (форма Т-13)

9. График сменности

10. Инструкция по ведению кадрового делопроизводства

11. Правила внутреннего трудового распорядка

12. Положение о защите персональных данных работников

13. График отпусков (форма Т-7)

14. Трудовая книжка

15. Приходно-расходная книга по учету бланков трудовых книжек и вкладышей к ним

16. Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним.

Сюдаже можно отнести унифицированные формыпервичной учетной документации по учетутруда и его оплаты, ведение которыхсогласно пункту 2 ПостановленияГоскомстата Российской Федерации от 5января 2004 года №1 «Об утвержденииунифицированных форм первичной учетнойдокументации по учету труда и его оплаты»обязательно для всех организаций,осуществляющих деятельность на территорииРоссийской Федерации, независимо отформы собственности.

Внастоящее время действуют следующиеунифицированные формы по учету кадров:№Т-1 «Приказ (распоряжение) о приемеработника на работу», №Т-1а «Приказ(распоряжение) о приеме работников наработу», №Т-2 «Личная карточка работника»,№Т-2ГС(МС) «Личная карточка государственного(муниципального) служащего», №Т-3 «Штатноерасписание», №Т-4 «Учетная карточканаучного, научно-педагогическогоработника», №Т-5 «Приказ (распоряжение)о переводе работника на другую работу»,№Т-5а «Приказ (распоряжение) о переводеработников на другую работу», №Т-6«Приказ (распоряжение) о предоставленииотпуска работнику», №Т-6а «Приказ(распоряжение) о предоставлении отпускаработникам», №Т-7 «График отпусков»,№Т-8 «Приказ (распоряжение) о прекращении(расторжении) трудового договора сработником (увольнении)», №Т-8а «Приказ(распоряжение) о прекращении (расторжении)трудового договора с работниками(увольнении)», №Т-9 «Приказ (распоряжение)о направлении работника в командировку»,№Т-9а «Приказ (распоряжение) о направленииработников в командировку», №Т-10«Командировочное удостоверение», №Т-10а«Служебное задание для направления вкомандировку и отчет о его выполнении»,№Т-11 «Приказ (распоряжение) о поощренииработника», №Т-11а «Приказ (распоряжение)о поощрении работников».

Крометого, Постановлением ГоскомстатаРоссийской Федерации от 5 января 2004 года№1 утверждены унифицированные формыпо учету рабочего времени и расчетов сперсоналом по оплате труда: №Т-12 «Табельучета рабочего времени и расчета оплатытруда», №Т-13 «Табель учета рабочеговремени», №Т-49 «Расчетно-платежнаяведомость», «Расчетная ведомость»,№Т-53 «Платежная ведомость», №Т-53а«Журнал регистрации платежных ведомостей»,№Т-54 «Лицевой счет», №Т-54а «Лицевойсчет (свт)», №Т-60 «Записка-расчет опредоставлении отпуска работнику»,№Т-61 «Записка-расчет при прекращении(расторжении) трудового договора сработником (увольнении)», №Т-73 «Акт оприеме работ, выполненных по срочномутрудовому договору, заключенному навремя выполнения определенной работы».

2.Факультативные кадровые документы,которые работодатель может приниматьв рамках локального нормотворчества,их перечень, порядок ведения работодательопределяет самостоятельно.

https://www.youtube.com/watch?v=320N5NJQIhc

Факультативныекадровые документы носят рекомендательныйхарактер, они также содержат нормытрудового права и необходимы длярегламентации трудовых отношений. Ктаким кадровым документам можно отнести,например, положения о структурныхподразделениях, положение о персонале,должностные инструкции, положение обаттестации работников и другие.

Такимобразом, общий состав кадровых документовопределяется непосредственно работодателемс учетом требований действующегозаконодательства, масштабов и спецификиорганизации труда, за исключением техдокументов и унифицированных формпервичной учетной документации по учетутруда и его оплате, которые являютсяобязательными для каждого работодателя.

Крометого, разработчики вышеуказанногоклассификатора применяют и другойпринцип систематизации кадровойдокументации, а именно по типичнымкадровым процедурам различают следующиевиды кадровых документов:

1.Документацияпо приему на работу:

·  Заявление о приеме на работу;

·  Контракт о назначении на должность;

·  Приказ о приеме на работу;

·  Протоколобщего собрания трудового коллективао приеме на работу.

2.Документацияпо переводу на другую работу:

·  Заявление о переводе на другую работу;

·  Представление о переводе на другуюработу;

·  Приказ о переводе на другую работу.

3.Документацияпо увольнению с работы:

·  Заявление об увольнении;

·  Приказ об увольнении;

·  Протокол общего собрания трудовогоколлектива об увольнении.

4.Документацияпо оформлению отпусков:

·  График отпусков;

·  Заявление о предоставлении отпуска;

·  Приказ о предоставлении отпуска.

5.Документацияпо оформлению поощрений:

·  Представление о поощрении;

·  Приказ о поощрении;

·  Протокол общего собрания трудовогоколлектива о поощрении.

6.Документацияпо оформлению дисциплинарных взысканий:

·  Докладная записка о нарушении трудовойдисциплины;

·  Объяснительная записка о нарушениитрудовой дисциплины;

·  Приказ о наложении дисциплинарноговзыскания;

·  Протоколобщего собрания трудового коллективао наложении дисциплинарного взыскания.

Еслиже рассматривать кадровые документы,входящие в состав личного дела сотрудника,то их можно подразделить на:

📽️ Видео

Урок 2. Документ. Основные понятия и типология документов. Правильный выбор вида документа.Скачать

Топ 6 фатальных ошибок в кадровой документацииСкачать

Организация кадрового делопроизводства | Елена Боровкова. РУНОСкачать

Семинар: "Кадровое делопроизводство для начинающих" Дмитрищук С.А.Скачать

2.1. Понятие кадровой политики и ее спецификаСкачать

Организация работы отдела кадровСкачать

Проектная документация. Рабочая документация. Отличия проектной и рабочей документации.Скачать

Формы кадровых документов. Унифицированные или свои - Елена А.ПономареваСкачать

Какие приказы должны быть в организации - Елена А. ПономареваСкачать

Состав исполнительной документации в строительстве в 2023 году.Скачать

Кадровый учет "с нуля"Скачать

2.1. Кадровая политикаСкачать

Состав личного дела - Елена ПономареваСкачать

Виды и методика кадрового аудита - Елена А. ПономареваСкачать

Документоведение. Лекция 6. Правила оформления основных видов организационных документов (Часть 1)Скачать

Ирина Волк: Упрощены условия поступления на службу в органы внутренних дел Российской ФедерацииСкачать

Обязательные кадровые документыСкачать