Утверждение графика отпусков

В некоторых организациях не составляют графики отпусков или составляют их формально. А ведь этот документ является обязательным как для работодателя, так и для работника. Из статьи вы узнаете, как правильно составить, изменить, дополнить график отпусков. Совет первый: помните про категории работников, которые имеют право использовать ежегодный отпуск в удобное для них время.

График отпусков является документом, обязательным как для работодателя, так и для работника (ст. 123 ТК РФ).

Подготовлен он должен быть к декабрю, так как утвердить его следует не позднее чем за две недели до наступления календарного года (ч. 1 ст. 123 ТК РФ).

Например, график отпусков на 2021 год должен был быть утвержден не позднее 17 декабря 2021 года. Утверждается график приказом руководителя организации. 

Если в организации есть профсоюз, то график должен быть утвержден с учетом его мнения.

Чтобы полностью разобраться с расчетами с работниками, например как правильно считать и выплачивать зарплату, средний заработок в разных случаях, пособия, оплачивать командировки и пр., рекомендую пройти обучение на онлайн-курсе Контур.Школы «Расчеты с персоналом по оплате труда». По итогам обучения вы также получите удостоверение о повышении квалификации 136 ак. часов.

Что учитывать при составлении графика отпусков

Совет первый. Помните, что есть категории работников, которые имеют право использовать ежегодный отпуск в удобное для них время. Например, к таким категориям относятся работники в возрасте до 18 лет или работники-совместители (лицам, работающим по совместительству, ежегодный оплачиваемый отпуск предоставляется одновременно с отпуском по основному месту работы).

Посмотреть полный список лиц, которые вправе использовать отпуск в удобное для них время.

Совет второй. При составлении графика отпусков учитывайте пожелания работников, не забывая при этом о производственном процессе. 

Совет третий. Для составления графика воспользуйтесь унифицированной формой № Т-7, утв. Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1, или разработайте форму бланка самостоятельно.

В графике отпусков отражаются не только ежегодные основные оплачиваемые отпуска, но и дополнительные оплачиваемые отпуска и отпуска, не использованные в текущем году, которые были перенесены на другой год.

Совет четвертый. Ознакомьте работников под подпись с утвержденным графиком отпусков, несмотря на то что ТК РФ напрямую не обязывает вас делать это. Но в противном случае сложно требовать от работников его соблюдения.

 Ознакомить можно следующим способом: на оборотной стороне графика работники ставят свою подпись.

В некоторых организациях заводят специальный журнал, который служит специально для ознакомления работников со всеми локальными нормативными актами организации и иными внутренними документами организации.

Изменение графика отпусков

На практике сложно четко следовать графику. Ведь есть случаи, когда работодатель не просто может, а обязан перенести отпуск работника на другой срок: например, если тот заболел в ежегодном оплачиваемом отпуске.

Совет пятый. Информацию, связанную с перенесением отпуска на другой срок, обязательно отразите в графике.

Если в организации применяется унифицированная форма № Т-7, то в графе 8 данной формы укажите, на основании какого документа переносится отпуск работника.

Основанием может служить заявление работника, в котором он указывает свою просьбу о переносе отпуска. В свою очередь, дата, на которую переносится отпуск, отражается в графе 9 формы № Т-7.

Совет шестой. Если пришлось отозвать работника из отпуска, внесите изменения в график. Основанием для внесения изменений будет согласие на отзыв, полученное работодателем от работника, а также приказ об отзыве.

https://www.youtube.com/watch?v=d3-i5FeDp8Y

Не каждого работника можно отозвать из отпуска, даже если работник не против выйти на работу раньше срока. Например, трудовое законодательство запрещает отзывать из отпуска беременных женщин. В общем случае отзыв возможен только с согласия работника.

Совет седьмой. Отразите в графике информацию о разделении отпуска на части, если ранее при составлении такая возможность не была учтена. Заявление, полученное от работника с просьбой предоставить ему только часть отпуска, и приказ о предоставлении этой части будут служить основанием для внесения изменений в график отпусков.

Помните, что при делении отпуска на части одна из таких частей не может быть менее 14 календарных дней.

Совет восьмой. Внесите изменения в график и в том случае, если работники хотят пойти в отпуск в другое, отличное от графика время. В этом случае основаниями будут являться заявление работника и приказ на отпуск.

Совет девятый. Дополните график отпусков графой «С изменениями ознакомлен», в которой работники будут расписываться после внесения корректировок в этот документ. Кроме того, срок подачи заявления о переносе отпуска лучше прописать в локальных нормативных актах.

Совет десятый. Для вновь устроенных сотрудников составьте дополнительный график отпусков либо предоставляйте отпуск только на основании их заявления.

Как поступить в этой ситуации — на усмотрение работодателя.

 Трудовой кодекс не обязывает вносить какие-либо дополнения в уже утвержденный график отпусков, но и не запрещает дополнить график сведениями об отпусках новых сотрудников.

Отсутствие графика отпусков: ответственность

Если несоблюдение графика не ухудшает положение работников, то никакой ответственности работодатель не понесет. Например, если работники уходят в отпуск вне графика. 

Если же несоблюдение графика приведет, наоборот, к ухудшению положения работников, то ответственности работодателю не избежать. Например, если работодатель не соблюдает график и работникам не предоставляется ежегодный оплачиваемый отпуск в течение двух лет подряд, то это прямое нарушение трудового законодательства. В данном случае работодателя можно оштрафовать по ст. 5.27 КоАП РФ.

За отсутствие графика отпусков работодателя могут оштрафовать по ст. 5.27 КоАП РФ. В этом случае штраф составляет:

• для должностных лиц — от 1 000 до 5 000 руб.;
• для ИП — от 1 000 до 5 000 руб.;
• для юридического лица — от 30 000 до 50 000 руб.

При повторном нарушении размер штрафа увеличивается.

Зачем нужен график отпусков

Наличие графика отпусков помогает в следующих случаях:

1. Работодатель сможет выплатить отпускные в определенный трудовым законодательством срок. Согласно ст. 136 ТК РФ, отпускные следует выплатить не позднее чем за три дня до начала отпуска.
2. У работодателя есть возможность найти работника, который сможет выполнять на время отпуска отсутствующего сотрудника его должностные обязанности.
3. Работодатель может четко отследить количество использованных работниками отпусков, может видеть информацию о переносе неиспользованных отпусков.
4. В графике отпусков отмечают даты ежегодных оплачиваемых отпусков, что позволит работодателю не брать с работников заявление о предоставлении отпуска.

Систематизируйте или обновите знания, получите практические навыки и найдите ответы на свои вопросы на курсах повышения квалификации в Школе бухгалтера. Курсы разработаны с учетом профстандарта «Бухгалтер».

График отпусков сотрудников: новые правила составления в 2021 году

Согласно действующим правилам нормативно правовой базы каждый трудящийся обладает правом на отдых. В компании или организации ежегодно происходит распределение сотрудников на уход в отпуск. С этой целью составляется специальный документ локального характера – график отпусков.

Что это такое, для чего нужно

График отпусков представляет собой документ организации, содержащий информацию о личных данных трудящегося, момент начала и окончания отдыха. Спланированный график способствует:

1. Своевременной выплате отпускных средств (поскольку активы перечисляются работнику не позже 3-х дней до начала отпуска).
2. Поиску специалиста, заменяющего ушедшего на заслуженный отдых сотрудника согласно законодательным нормам.
3. Отсутствию скопления неиспользованных дней отдыха.

Комментируемый документ относится к числу обязательных. Он должен быть разработан и утвержден в установленное время.

Некоторые тонкости

На сегодня действуют 4 новых правила при составлении очередности ухода в отпуск:

• периодичность отдыха сотрудников на 2021 год следует утвердить за две недели до начала нового года (не позднее 17 декабря 2021);
• согласно поправкам ФЗ №360 от 11 октября 2021 года многодетные родители с детьми до 12-летнего возраста вправе брать отпуск в любое удобное для них время. Руководителю остается лишь согласиться и подписать заявление от работника;
• уже утвержденный график меняется исключительно по согласованию заинтересованных участников правоотношений. Однако родителей с тремя и более детьми такое предписание не касается. Они вправе передумать, изменить свое решение и только поставить начальство перед фактом;
• за скопление неиспользованных дней отпуска ответит компания. Так, при проверке одной из фирм инспекция по труду предложила трактовать нарушение как «эксплуатация рабского труда». За деяние возможна уголовная ответственность.

Что еще нужно учесть

Если собрать воедино новые и ранее действовавшие требования по составлению периодичности ухода в отпуск сотрудников, то следует учитывать:

1. Стаж сотрудника на время ухода в отпуск не должен быть меньше полугода. Если в это время трудящийся брал дополнительные выходные за свой счет продолжительностью в сумме более 7 дней, то они не пойдут в учет отпуска.
2. Правовой статус сотрудников, для которых отдых предоставляется вне зависимости от стажа – не достигшие совершеннолетия, родители или усыновители детей возрастом до 3-х месяцев.
3. Обеспечение дополнительными днями отдыха на опасном и вредном для здоровья производстве.
4. Наличие в штате сотрудников по совместительству, у которых должен совпадать отпускной период с временем отдыха на основной работе.
5. Привилегиями по первоочередному уходу в отпуск обладают: сотрудники, не воспользовавшиеся отдыхом в прошлом году, абитуриенты, родители выпускников 9-11 классов.
6. 28 дней стандартный отпуск. Вправе быть увеличен за счет дополнительных дней для отдельных работников – учителя, сотрудники прокуратуры, судьи.

Алгоритм процедуры

Утверждение распорядка предполагает наличие следующих действий:

• разработка и формирование графика отпусков согласно правилам составления. Включает опрос сотрудников, учет пожеланий по возможности, согласование дат;
• если имеется профсоюзная организация, то уже готовый документ направляется для получения ее одобрения или внесения корректировок. К графику прикладывается пояснительная записка;
• при получении замечаний со стороны профсоюза проводятся совместные переговоры по разрешению разногласий;
• после совместного утверждения распорядка ухода в отпуск (должно быть осуществлено до 17 декабря текущего года), руководством издается приказ или распоряжение.

Как составить расписание

Для отпускного расписания нет обязательной формы заполнения. Каждый руководитель самостоятельно избирает форму составления документа. Обычно документ представлен в виде таблицы, в которой построчно указаны сведения об отдыхе конкретного трудящегося. На практике самой используемой остается форма Т-7. Образец можно скачать здесь.

https://www.youtube.com/watch?v=03Z1sZLQBsY

В бланк рекомендуется внести следующие сведения:

1. Название предприятия или ФИО работодателя (в случае ИП).
2. Данные о документе – наименование, дата составления, год, для которого разрабатывается.
3. Персональные сведения о сотрудниках – ФИО, к какому подразделению относится, название должности согласно штатному расписанию (все данные фиксируются без сокращений).
4. Желаемые трудящимися даты и периоды отдыха. Если предоставляются по частям, то каждая из них фиксируется отдельной строкой.
5. Фактические даты отпуска (при несовпадении с желаемыми).
6. Информация о переносе даты отдыха и о документе, являющимся основанием.
7. Роспись руководителя кадровиков, начальства предприятия.

Ответственность руководства, если нет утвержденного графика

Расписание отпусков считается одним из обязательных документов организации. Сотрудники инспекции в первую очередь проверяют этот документ и если его не обнаружат, то бизнесмену грозит административная ответственность (ст. 5.27 КоАП):

• для ИП и должностного лица (кадровик) – штраф от 1 до 5 тыс. руб.;
• для юрлица от 30 до 50 тыс.

При повторном правонарушении сумма штрафной санкции для первой категории лиц возрастает вдвое – от 10 до 20 тыс., для организации – от 50 до 70 тыс. Должностному лицу могут запретить осуществлять профессиональную деятельность от 12 месяцев до 3-х лет.

Можно ли внести изменения в график?

Сотрудник трудоустроился в январе 2021 года и желает воспользоваться отпуском летом. Однако график уже утвержден. Внесут ли изменения в него? Когда руководство и новый работник согласовали даты отпускного периода, то действующий график подлежит дополнению.

Изменения вносятся на основании письменного обращения новичка к начальству компании. Вновь трудоустроенному предстоит учитывать пожелания и положение других сотрудников относительно периодов отдыха. Исключением выступают несовершеннолетние, супруг, у которого жена в положении.

Сколько раз в год разрешено переносить отпуск?

Если действия происходят по обоюдному согласию участников правоотношений, то закон не ограничивает количеством раз. Более того, трудовое законодательство не зафиксировало закрытого списка случаев перенесения отпускного периода. Такое возможно при временной нетрудоспособности, исполнении государственных обязательств.

Нужно ли уведомлять начальника, если отпуск утвержден графиком?

Работник пошел в отпуск по графику, не известив начальство. Часто бывает, что сотрудников не хватает, руководитель не позволяет уйти в отпуск по ранее утвержденному графику.

Так, Светлана Воробьева, администратор салона-парикмахерской, узнав о расписании отпусков, купила заранее путевки на семью. Но когда подошло время отдыха, то владелец салона, угрожая увольнением, не отпускал сотрудницу. Последняя уехала отдыхать не смотря ни на что.

По приезду обратилась в надзорные службы и была восстановлена в должности за неправомерное увольнение.

Таким образом, расписание отпусков считается обязательным документом, составляется в соответствии с требованиями законодательства. Форма составления выбирается в произвольном порядке.

Правила составления и оформления графика отпусков, образец

Комплектуется график отпусков на следующий год с целью фиксации данных о периодах годового оплачиваемого отдыха сотрудников на протяжении года. Правила составления графика отпусков регламентируется законодательством о труде.

Ст. 123 ТК РФ возлагает обязательство составить график отпусков на нанимателя. Нарушение данной обязанности влечет ответственность в соответствии с КоАП.

Подобная норма закона предупреждает незаконные деяния недобросовестных нанимателей по несогласию своевременно предоставить отдых своим сотрудникам. График отпусков должен быть утвержден руководителем организации, соответственно соблюдение сроков, последовательности предоставления работникам отдыха является обязанностью, как сотрудников, так и работодателя.

График отпусков обязателен после утверждением руководителя. До этого он законной силы не имеет.

Порядок оформления расписания отпусков

Правила оформления графика отпусков и внесения в него изменений предусмотрены 123 статьей Трудового кодекса. А именно:

• При разработке плана учитываются пожелания служащих, а также приоритетное право на выбор времени отдыха для отдельных категорий лиц;
• Каждый работник ознакамливается и подписывает расписание;
• Согласование оформленного плана с профсоюзом (если он имеется по трудовому соглашению);
• Утверждается график директором минимум за две недели до следующего года.

Так как директор предприятия утверждает уже готовый План отпусков, он заблаговременно инициирует проведение сбора и анализа данных, собеседований с работниками, на основании которых составляется план.

https://www.youtube.com/watch?v=eYnid9dD-RU

К плановым отпускам ТК РФ относит:

• Основной (статья 114);
• Дополнительный (статья 116);
• Отдых за предыдущий год;
• Отдых при работе по совместительству (статья 286).

Вносить корректировки в расписание, заверенное подписью руководителя, можно в случае вызова сотрудника на работу, переноса времени отдыха, оформлении новых работников на протяжении года.

Правила подготовки

Расписание времени отдыха  составляется с учетом следующих критериев:

• Пожелания работников. Начальники подразделений собирают указанную информацию и передают в отдел кадров. Сотрудники ОК с учетом полученных сведений, норм трудового законодательства и особенностей деятельности учреждения составляют общий план. Пример приказа о подготовке графика можно скачать ниже;
• Нормы ТК РФ предоставляющие приоритетное право выбора времени отдыха. К ним относятся:

1. Сотрудники, не достигшие совершеннолетия (статья 267);
2. Граждане, которые исполняют трудовые обязанности по совместительству (статья 286);
3. Женщины, отправляющиеся в декрет (статья 260);
4. Мужья во время декрета супруги (статья123);
5. Лица, усыновившие ребенка младше трех месяцев (статья 122);
6. Отец или мать (опекун или попечитель), сопровождающий малолетнего или несовершеннолетнего ребенка, поступающего в ВУЗ, расположенный в другом регионе (статья 322);
7. Мать, у которой два и более ребенка, младше 12 лет;
8. Герои ССР, Герои РФ;
9. Инвалиды войны, участники ВОВ, ветераны боевых действий;
10. Жены военнослужащих (статья 11 ФЗ «О статусе военнослужащих»);
11. Чернобыльцы;
12. Лица, имеющие награду почетного донора;

• Нормы ТК РФ относительно выслуги лет;
• Длительность времени отдыха каждого работника (в зависимости от трудового стажа, особенностей выполняемой работы);
• Оптимизация работы предприятия. Для этого одновременно в отпуске должно находится не более трети сотрудников;
• Особенность профессиональной деятельности работников организации для обеспечения эффективности работы компании.

Правила оформления

Пример единой формы расписания утвержден Постановлением Госкомстата РФ в 2004 году и называется Т-7.  Однако закон не запрещает работодателю разработать на основе Т-7 свою форму графика предоставления отпусков.

Как составляется расписание:

• В первой графе указывается название подразделения предприятия на основании штатного расписания;
• Во второй графе – должность (квалификация) сотрудника по штату;
• В третьей – персональные данные (ФИО) работника;
• Четвертая графа фиксирует табельный номер;
• Пятая – длительность времени отдыха (календарные дни);
• Шестая – дата ухода работника.

Скачать (T-7-grafik-otpuskov.doc, 48KB)

Эти графы заполняются перед утверждением расписания руководителем. Также заполняется порядковый номер составленного документа и дата его оформления. Подписывает документ начальник кадрового отдела, а утверждает директор предприятия.

Согласование с профсоюзом

Статья 123 ТК РФ предписывает кадровой службе обязанность  согласовывать план выхода служащих в отпуск с  профсоюзной организацией при ее наличии. У профсоюза есть пять рабочих дней на ознакомление с проектом планируемого отдыха и направление руководителю письменного мнения о согласии или несогласии с предложенным проектом.

Если мотивированное мнение профсоюза отказывает в согласовании проекта или содержит рекомендации по внесению изменений, руководитель на протяжении трех рабочих дней либо соглашается с профсоюзом, либо проводит переговоры по согласованию плана.

Если единого мнения достигнуть не удалось, составляется протокол разногласий. Этот документ дает право руководителю утвердить проект, а представителям профсоюза обжаловать его, обратившись в инспекцию по труду или суд,  инициировав коллективный трудовой спор.

Статья 327 ТК РФ предусматривает процедуру рассмотрения обращения профсоюза. После проведения проверки (на нее закон отводит тридцать календарных дней), инспекция выносит решение.

Если будут установлены нарушения работодателя при оформлении проекта плана, инспекция направляет предписание об его отмене.

Данное предписание обязательно для исполнения руководителям учреждений всех форм собственности.

https://www.youtube.com/watch?v=VDRL9EvYhgE

При утверждении графика делается отметка о внесении изменений на основании мнения профсоюза, с указанием даты и номера протокола.

Учитывая, что утверждение графика должно быть проведено не позже, чем за две недели до нового года, при его составлении необходимо учесть время согласования проекта с профсоюзом.

Утверждение плана отпусков

Составленное и подписанное начальником ОК расписание утверждается руководителем:

• Путем написания резолюции на самом документе (подпись и предписание исполнения составленного плана);
• Оформлением приказа, с указанием ответственных за исполнение документа лиц, выделения средств, для выплат отпускных. Такой документ характерен для крупных учреждений.

Дата составления расписания, дата резолюции или издания приказа должна соответствовать требованиям статьи 123 Трудового кодекса.

А вот необходимость заверения печатью подписи директора предприятия законом не предусмотрено.

Скачать (prikaz_ob_utverzhdenii_grafika_otpuskov.doc, 32KB)

Доведение до сведения работников

Закон не обязывает руководителя предприятия ознакомить сотрудников с утвержденным графиком. Но сделать это целесообразно. Поэтому можно включить в форму расписания графу для отметки ознакомления сотрудника.

Закон предусматривает обязанность работодателя предупредить сотрудника за две недели о начале отпуска. Делается это письменно, под подпись ознакомленного работника.

Обязательный ежегодный отпуск

Время на отдых предоставляется каждому служащему ежегодно. Данное правило регламентировано 122 статьей Трудового кодекса. На первом году работы сотрудник может отдохнуть не раньше, чем через полгода непрерывного труда. По согласованию сторон этот срок может быть уменьшен.

Начиная со второго года службы, отпуск предоставляется в любое время года, с учетом очередности, особенностей функционирования предприятия.

Предоставление отпуска не по графику дозволяется законом только при согласии обоих сторон. Сведения о корректировке расписания фиксируются в седьмой, восьмой и девятой графе. А перенос, связанный с согласием работника отдохнуть на следующий год или отзывом работника, фиксируется в десятой графе.

Корректировки графика, связанные с приемом на работу сотрудников после утверждения расписания отдыха, вносятся:

• Приказом директора о внесении изменений в действующий график;
• Оформления и утверждения приложения к графику.

За нарушения законодательства об отпусках предусмотрена административная ответственность по статье 5.27 КОАП РФ.

График отпусков

Так как в Трудовом Кодексе нет указания на то, что мы обязаны фиксировать в графике отпусков дату фактического ухода работника в отпуск, то предлагаю из формы Т-7 убрать эту графу, и все, что связано с переносом отпуска и реквизитами документа, его утверждающего. Как показывает практика, для удобства работы нам не хватает других данных, их мы и добавим.

Например, графу о дополнительном отпуске (если они предусмотрены в компании), графу об остатках отпусков за предыдущий период или «северные» отпуска. Иногда кадровики добавляют графу ознакомления работника с графиком отпусков. 

Обращаю ваше внимание, что график отпусков это не Локально-Нормативный акт, и обязанности работодателя знакомить работников с ним нет.

Кроме того, в законе «О персональных данных» говориться о том, что любая информация, связанная с конкретным работником, является его персональными данными и не подлежит распространению. Следовательно, вывешивание графика отпусков в доступном всеобщему обозрению является нарушением.

Чтобы этого избежать, я раздаю выписку из утвержденного графика отпусков руководителям подразделений, у которых каждый работник может ознакомиться с ним при желании.

Перед заполнением графика отпусков

Определяем список тех, кто в этот график будет внесен, а именно:
 — Сотрудники, находящиеся в штате на дату утверждения включительно

 — Те, кто оформлен на срочный трудовой договор. При этом будем учитывать срок такого договора. Если договор заканчивается в декабре текущего года, то такого сотрудника включать не будем, но если он заканчивается в следующем году — планируем отпуск. Работники по договору гражданско-правового характера в график отпусков не включаются.

 — Те, кто находятся в отпуске по уходу за ребенком. Т.к., эти сотрудники (цы) уже находятся в отпуске, то предоставление двух отпусков одновременно невозможно. Если молодой родитель изъявит желание и выйдет на работу, то мы сделаем приложение к графику отпусков, указав даты отпуска

 — «Потеряшки». Это сотрудники, которые фактически долгое время отсутствуют на рабочем месте, и мы проводим мероприятия по их розыску.

Мы им заблаговременно пишем письмо о том, что сейчас идет формирование графика отпусков, и просим указать предпочтительные даты.

В самом графике отпусков делаем примечание напротив фамилии работника, что более точная дата будет определена по выходу работника

 — Совместители. У внешних совместителей мы запросим справку с основного места работы, чтобы указать те же даты и в своем графике, а для внутренних совместителей мы отведем 2 строки, в одной указав отпуск как у основного работника, а во второй — как для совместителя.

https://www.youtube.com/watch?v=Qc9xfobPvVs

А как быть с теми, кто принят на работу после утверждения графика отпусков? Четкого ответа на этот вопрос нет. Проверяющие органы не могут наказать работодателя за отсутствие таких сотрудников в графике отпусков.

Но! Отпуск связан с денежными выплатами, а также мы не можем нарушить рабочий процесс, поэтому есть смысл по мере необходимости делать приложения к утвержденному графику отпусков, включая туда новых сотрудников.

Часто на курсах задают вопрос: если работник и работодатель не сошлись в едином мнении о  дате предоставления отпуска. Кто прав? Согласно нашему законодательству, работодатель обязан учитывать мнение льготных категорий граждан, а вот остальных — нет.

Работодатель обязан предоставлять работнику отпуск так, чтобы не нарушить нормальный ход работы организации. Поэтому будем искать компромисс в этом вопросе.

Обратите внимание на продолжительность ежегодного отпуска.

У некоторых категорий граждан отпуск превышает 28 календарных дней.

Разделение отпуска на части

В Трудовом Кодексе сказано, что допускается разделение отпуска на части (внимание!) по соглашению между работником и работодателем.

Соответственно, ни в каких Локально-Нормативных актах, ни в Трудовом договоре мы не можем написать, что «в компании принято разделение отпуска на 14 и 14 дней» или «предоставляется отпуск в количестве дней кратного 7». Это грубое нарушение.

В нашем законодательстве не сказано, как должно выглядеть согласие работника и работодателя о разделении отпуска на части. Не нужно придумывать себе лишнюю работу и делать Дополнительные соглашения к Трудовому договору. 

А как же тогда зафиксировать достигнутые соглашения?

Если компания небольшая, то можно попросить работника написать заявление с просьбой разделить отпуск на части (с указанием размеров частей и дат начала) и визой руководителя о согласии.

Если компания большая, то я поступаю так. Заранее раздаю руководителям подразделений шаблон графика отпусков, и предоставляю им возможность самостоятельно урегулировать вопросы с датами.

Затем, каждый работник в этот шаблон собственноручно вписывает свою фамилию, имя, должность и указывает даты начала отпуска и количество дней (или период «с.. по..») и расписывается. Все это визирует руководитель структурного подразделения.

Некоторые кадровики просят еще к этому написать заявление о разбиении отпуска на части.

Как указывать даты отпусков?

Вариант 1. Сотрудник указывает точную дату начала отпуска и его продолжительность. Мы рассчитываем дату окончания (не забывайте, что праздничные дни продлевают очередной отпуск).

Вариант 2. Сотрудник указывает месяц, в котором он идет в отпуск. Т.к., согласно Трудовому Кодексу, мы обязаны предупредить о дате начала отпуска заранее, то за 3 недели мы пишем ему извещение, где напоминаем о дате начала отпуска и просим уточнить конкретные дни.

Утверждение графика отпусков

График отпусков утверждает руководитель организации или уполномоченное лицо. Если мы говорим о филиале или обособленном структурном подразделении, то это право может быть передано Руководителю подразделения по доверенности.

Ознакомление работника о начале отпуска

Государственная трудовая инспекция не считает наличие подписи работника в графике отпусков как акт ознакомления о начале отпуска. Исключением является если работник расписывается в графике за 2 недели до начала и ставит дату ознакомления. Но это возможно только в малых предприятиях.
Как можно ознакомить работника о начале отпуска?

 — Извещение. Мы направляем сотруднику уведомление о предстоящем отпуске. Если сотрудники находятся все в одном месте, то это не составляет труда. Работник расписывается, проставляет дату собственноручно (за 2 недели до даты начала отпуска)

 — Журнал (тетрадь) уведомлений у руководителей подразделений. Делаю рассылку по электронной почте руководителям, что у их подчиненных запланирован отпуск и прошу их ознакомить

 — По электронной почте дистанционных работников. В ответ получаю подтверждение от работника, заверенное электронной подписью, а потом почтовое отправление с бумагой

https://www.youtube.com/watch?v=gQLiQ54izwU

Некоторые кадровики делают приказ о предоставлении отпуска за 3 недели до начала. Это удобно и неудобно одновременно. Неудобство связано с тем, что в некоторых кадровых программах при создании приказов происходит одновременное начисление и, если работник решит перенести отпуск, то придется уничтожать приказ и так далее.

Перенос отпуска

Если работник не согласен с той датой начала отпуска, которую ему определил работодатель: на уведомлении пишет: «не согласен!». Наша с вами обязанность — уведомить. Для сохранения нормальных рабочих отношений и, если руководитель не против, можно поискать компромисс.

Если работник пишет заявление о переносе даты отпуска. При условии, что руководитель (работодатель) не против, возможно перенесение. В график отпусков изменения не вносятся, а к нему подкалывается заявление работника. Не забудьте сделать уведомление, согласно новой дате.

Если работодателю необходимо перенести дату отпуска работника.

Тогда мы пишем работнику письмо, что в виду производственной необходимости, пожалуйста, перенесите свой отпуск на другие даты, и обязательно указываем, что работник имеет право отказаться.

В случае согласия, просим указать новые предпочтительные даты. Затем издается приказ по компании, что в виду таких обстоятельств отпуск переносится.

Если работник, находясь в отпуске, продолжает ходить на работу, необходимо сделать ему уведомление, что он находится в отпуске, ему начислены отпускные (это время уже оплачено) и работодатель не сможет ему оплатить выходы на работу повторно.

Во всех случаях, когда работник отказывается от ознакомления с документом, составляем акт. Если работник не желает знакомиться категорически, вызываем его к руководителю и в присутствии свидетелей зачитываем документ и составляем акт об ознакомлении.

Составление графика отпусков: правила, графики, порядок планирования

Проверил юрист: Иванова Мария Сергеевна
Последнее обновление: 07.11.2021

Право на отдых гарантировано Трудовым кодексом. Помимо еженедельных выходных дней, наемные рабочие могут претендовать на отпуск с сохранением за этот период среднего заработка и рабочего места.

 Нарушение трудового законодательства чревато для работодателя административным наказанием.
Составление графика отпусков исключит как претензии самих сотрудников, так и замечания надзорных органов.

 Остановимся на основных моментах, касающихся правил составления графика отпусков, что принимают во внимание при его заполнении.

Что такое график отпусков

Занеся в таблицу сведения обо всех работниках и сроках планируемого отпуска, получаете график.

Документ одновременно носит информативный характер о распределении в течение календарного года:

• очередных отпусков всех официально трудоустроенных сотрудников по месяцам;
• дополнительных дней оплачиваемого отдыха, положенных за особые и опасные, вредные условия труда:
• даты начала, продолжительность;
• сведения о переносе запланированного отдыха, с уточнением оснований, послуживших для этого причиной.

После утверждения работодателем и согласования с профсоюзной организацией, график набирает силу локального нормативного акта. Как любой документ внутреннего пользования, касающийся трудовых правоотношений, обязателен для исполнения обеими сторонами.

Образец формы Т-7

Для чего составляется график отпусков

Документ удобен в организации работы собственнику или руководителю:

• помогает контролировать использование положенных дней оплачиваемого отдыха подчиненными;
• позволяет найти замену на время отсутствия работников;
• для формирования резерва на оплату отпускных, что необходимо в бухгалтерском и налоговом учете;
• для своевременности выплаты причитающихся средств.

Работникам, собирающимся активно отдохнуть, также полезна эта информация:

• зная, когда уже не нужно идти на работу, они могут заранее купить путевки, билеты;
• если работодатель необоснованно не дает разрешения на запланированный отпуск, можно аргументированно пожаловаться в надзорные органы.

Законодательные акты, указывающие порядок работы с графиком отпусков

Для постоянных сотрудников ежегодный отдых планируется заранее, согласно требованиям ст. 123 ТК РФ.

https://www.youtube.com/watch?v=Y4vCk9ct91o

Проект локального правового акта в установленном ст. 372 ТК РФ порядке согласовывают с профсоюзом, действующим в интересах трудящихся (если таковой имеется у работодателя).

Первая плановая проверка территориальной инспекцией труда закончится для работодателя предписанием, а возможно и штрафными санкциями при отсутствии такого документа.

Право воспользоваться оплачиваемым отдыхом в общих ситуациях человек получает спустя полгода непрерывной работы в данной организации. Это значит, что люди, принятые на работу в течение первых шести месяцев нового года, когда составлялся график отпусков, не были учтены. Им отпуск по желанию оформляют согласно поданному заявлению.

Имеются исключения, когда работодатель обязан предоставить оплачиваемые дни отдыха, независимо от отработанного стажа, например:

• беременным сотрудницам перед декретом или после окончания послеродового периода;
• несовершеннолетним работникам;
• подчиненным, усыновившим малышей в возрасте от 0 до 3 месяцев со дня рождения;
• прочим.

В соответствии с нормами ст. 305 ТК РФ, предприниматели, не зарегистрировавшие свою деятельность, могут обойтись без графика. Оплачиваемый отдых наемному персоналу дается по достигнутому сторонами соглашению.

Следует придерживаться норм закона

Кто составляет график и несёт за него ответственность

Как правило, в организациях, имеющих в штатном расписании кадровую службу, инспектор отдела кадров занимается ведением личных дел сотрудников и всей документацией, касающейся трудовой деятельности.

При незначительной численности рабочих, если нет специалиста кадровика:

• планирование очередности предоставления ежегодного оплачиваемого отдыха достается непосредственно работодателю;
• второй вариант: кто должен составлять график отпусков в организации руководитель указывает в специально изданном письменном распоряжении (чаще всего, назначая главного бухгалтера).

Лицо, занимающееся составлением, графика отпусков, ведет учет:

• стажа работы, дающего право на оплачиваемый отдых;
• использованных дней ранее запланированного срока по заявлению.

Когда составляется график отпусков в крупной организации, задействованы начальники отделов, руководители всех структурных подразделений. С учетом преимущественных прав отдельных категорий сотрудников в выборе отпускного периода, они планируют предоставление отдыха своим подчиненным.

Далее эта информация передается кадровой службе. Инспектор составляет общий график по предприятию.

Форму графика допускается корректировать

Сроки составления и утверждения графика

В середине декабря график должен быть утвержден. Максимально допустимый срок – две недели до новогодних праздников. Естественно, если людей много, проект документа начинают готовить заранее.

Важно принять во внимание, что график может находиться до пяти рабочих дней на согласовании с профсоюзом.

Преимущества составления графиков отпусков для работодателя

Закон запрещает, чтобы отпуск не был использован:

• два года подряд;
• работниками, занятыми во вредных, опасных условиях труда;
• несовершеннолетними лицами.

Благодаря графику руководитель может:

• назначить лицо, которое примет по акту передачи материальные ценности на время отсутствия материально ответственного сотрудника;
• своевременно выплатить отпускные;
• если присутствие собирающегося отдыхать специалиста необходимо для выполнения срочных заданий, договориться о переносе сроков.

Ответственность за отсутствие графика отпусков

Игнорирование работодателем требований о планировании предоставления подчиненным оплачиваемого ежегодного отдыха наказуемо.

Административная ответственность назначается с учетом совокупности обстоятельств в виде:

• предупреждения;
• взыскания штрафа;
• дисквалификации виновных должностных лиц сроком 1-3 года.

За нарушения работодателя накажут

https://www.youtube.com/watch?v=e5Q3jQA0m5g

Для наглядности приведем таблицу размеров штрафных санкций, руководствуясь нормами п. 1, п. 2 ст. 5.27.1 КоАП РФ:

Инспектор отдела кадров (или другое назначенное лицо) вместе с руководителем 1-5 тыс. рублейесли ранее привлекались к ответственности за аналогичное правонарушение — 10-20 тыс. рублей

Предприятие, выступающее юридическим лицом	30-50 тыс. рублей	50 -70 тыс. рублей

Продолжительность ежегодного отпуска для разных категорий работников

Правила заполнения графика отпусков требуют указания периода отдыха работника. Минимально людям должны за отработанный год предоставить 28 календарных дней оплачиваемого отдыха (ст. 115 ТК РФ).

Учитывая специфику работы, психо-эмоциональную напряженность, прочие факторы, предусмотрен удлиненный отпуск. Например:

Законодательный актКатегория трудящихсяОтпускной период, количество дней

ст. 334 ТК РФ	воспитатели, учителя, преподаватели вузов и других образовательных заведений	42-56
ст. 267 ТК РФ	до 18 лет	31
ст. 23 ФЗ № 181 (в редакции от 18.07.2021)	инвалиды	30

🌟 Видео