Архивная справка: образец 2021

Где и как их искать — однозначных рецептов нет, а подсказки могут быть такие.

В поисковой системе в Интернете в строке поиска точно ввести то название организации, которое указано в трудовой книжке. Если организация нашлась — обращаться в отдел кадров. Если таким образом организацию найти не удалось — поискать в ведомственных архивах (чаще всего они есть в таких отраслях, как строительство, энергетика, транспорт, сфера культуры). Также можно обратиться в городской архив, причем как напрямую, так и через Центры госуслуг (МФЦ).

Форма такого документа законодательно не установлена — то есть он составляется произвольно. Однако в нем должны присутствовать необходимые реквизиты: полное название организации (с указанием адреса, номера расчетного счета, БИК, ИНН и т.п.)

Справка о трудовом стаже — инструкция по получению

Информацию о смене фамилии, имени, отчестве вносится на основании иных документов (свидетельство о браке и т.п.)Описываем начало трудовой деятельности с указанием организации, должности со ссылкой на соответствующий распорядительный документ.Далее вписываем окончание трудовой деятельности с указанием распорядительного документа и причины увольнения.

Далее описываем трудовую деятельность на данном предприятии (если в процессе были переводы, изменение разрядов и т.п.) со ссылкой на соответствующие распорядительные документы.Далее пишем, на каких условиях была работа: отпуска без сохранения заработной платы, учеба, совмещение профессий и т.п.

Далее указываем, если справка для льготного выхода на пенсию основания, предусмотренные от 26 января 1991 г.

Как сделать запрос в архив для подтверждения стажа?

При необходимости – заявитель доносит их в территориальный отдел ПФ РФ.

Но это происходит тогда, когда бывший работодатель ликвидировался или не существует по другим причинам. Сюда входят следующие дела постоянного хранения и по личному составу:

1. Характеристики с места работы.
2. Личные дела.
3. Лицевые счета на отдельных работников.
4. Приказы по личному составу.
5. Ведомости по заработной плате.

Выписки из документов позволяют восстановить трудовую биографию.

Архивная справка – образец составления

Таким образом, при создании архивной справки о работе того или иного лица в определенной организации все наименования должны быть перенесены из подлинных архивных документов в точном соответствии с тем, как они там обозначены в тот период времени, который необходим для формирования справки.

Также могут быть выявлены некоторые исправления, неразборчивый текст оригинала или какие-либо сокращения.

Архивная справка: образец. Как получить архивную справку

Работники, имеющие доступ к архиву, обязаны соблюдать правила предоставления информации.

В связи с тем, что в архивах хранится довольно разнообразная информация, выдача архивных справок происходит большому числу пользователей.

В этом документе излагается суть запроса и все необходимые для осуществления поиска реквизиты. Также в заявлении сообщаются личные данные просителя, инициалы, адрес, телефон. Запрос обязательно должен быть подписан личной подписью заявителя.

Образец заявления в архив о подтверждении трудового стажа

Справка необходима для представления в Пенсионный фонд для назначения страховой пенсии по старости. 20.04.

2021 *** Итак, любой образец запроса о подтверждении стажа работы может использоваться гражданином в качестве базы для составления собственного заявления на получение такой информации.

При этом не стоит забывать об обязательных реквизитах документа, без которых запрос попросту не сможет быть удовлетворен.

https://www.youtube.com/watch?v=sDQrHvA3cH0

К ним относятся: Ф. И. О. заявителя и его почтовый адрес, по которому будет выслана справка, сведения о работодателе, занимаемой работником должности, а также временном периоде, на протяжении которого между сторонами существовали трудовые правоотношения.

Подписывайтесь на наш канал в Яндекс.Дзен!

Юридическая консультация После прочтения остались вопросы? Звоните по номеру и наши юристы проконсультируют Вас! Звонок бесплатный.

Справка о трудовом стаже: образец

При оформлении льготной пенсии документ подтвердит, что должность или профессия дает право на досрочную пенсию.

Читайте по теме в электронном журнале Справку о стаже в пенсионный фонд (образец) работодатель обязан выдать в течение трех рабочих дней с момента получения от сотрудника, в том числе и от бывшего.

Все справки или копии документов работодатель подготавливает и выдает бесплатно.

Это указано в статье 62 Трудового кодекса РФ. С согласия работника все запрошенные документы могут быть .

Справка Может ли работодатель отправить справку для подтверждения стажа работы для ПФР, если в трехдневный срок выдать документ на руки невозможно? Да, может, если получено согласие от работника.

Несмотря на то, что работодатель обязан не позднее трех рабочих дней с момента подачи выдавать сотруднику , в том числе и справки, подтверждающие трудовой стаж (основанием является статья 62 ТК РФ).

Законодательством установлены различные сроки хранения документов в организациях. Так, работодатели обязаны хранить трудовые договоры с сотрудниками на протяжении 75 лет, а документы по личному составу — 50 лет.

За это время работники могут обращаться за подтверждением трудового стажа, выполнения определенных функций, направления в командировки.

В статье разберем образец архивной справки, который кадровики могут взять за основу при предоставлении сведений по запросам сотрудников.

Где получить архивную справку

В зависимости от того, какая информация нужна и насколько она «давняя», граждане могут обращаться:

Например, при оформлении наследственных прав либо приватизации может понадобиться архивная справка формы 9 — как ее еще называют, о регистрации или о прописке. Получить ее можно либо в МФЦ, либо в местных органах власти.

А если нужно подтверждение стажа, к примеру, для получения звания «Ветеран труда» или при выходе на пенсию, то обращаться стоит непосредственно к своему работодателю — нынешнему и, при необходимости, предыдущему.

Если организация по каким-то причинам больше не существует, тогда сведения следует запрашивать либо у ее преемника, либо в городском архиве.

Независимо от того, куда вы обращаетесь, нужно подать письменное заявление о предоставлении сведений. Придется уточнить:

• наименование организации, в которую направляется запрос,
• Ф.И.О. заявителя,
• причины обращения и суть запроса,
• контактные данные.

Письменный запрос лично подписывается заявителем и датируется текущей датой.

Какие данные считаются обязательными

Чаще всего в отдел кадров обращаются за подтверждением трудового стажа, поэтому возьмем образец архивной справки о стаже работы и на его примере рассмотрим структуру подобных документов и обязательные сведения в них.

Образец архивной справки о подтверждении трудового стажа (один из вариантов) выглядит так:

Сразу обращаем ваше внимание, что обязательной формы в таком случае не существует. Специалист по кадрам может воспользоваться любым удобным шаблоном. Вместе с тем в «Основных Правилах работы архивов организаций» от 06.02.

2002 есть приложение 42 с примером справки. Но поскольку Правила носят методический и информативный характер, этим примером можно не пользоваться.

Главное, что требуется от кадровика, — соблюсти основные требования к выдаваемому документу:

Важно понимать, что оформление справок в архивах и у работодателей бесплатное. Относительно сроков можно сказать, что согласно ТК РФ, по письменному обращению работника (нынешнего или бывшего — не важно) документы, касающиеся его трудовой деятельности, должны предоставляться в трехдневный срок со дня обращения.

Основные правила составления

В архивную справку следует включать только сведения, которые относятся к упомянутому в запросе лицу. Если же в документе-основании дополнительно содержатся данные на каких-либо еще лиц (т.е. не перечисленных в запросе), то в справке не допускаются любые указания на них.

https://www.youtube.com/watch?v=TRw9R0wcwdA

Последовательность событий в тексте отражают по хронологическому принципу, как они изложены в архивных документах. При этом не допускаются исправления в тексте.

В случае наличия переименования структурных подразделений, непосредственно самой организации или должностей в течение ряда лет, то современные их названия в архивной справке не должны фигурировать. Т.е.

при составлении архивной справки о работе человека в организации все наименования переносят из архивных подлинников в точности как они там указаны (в интересующий период в прошлом).

Если в запрашиваемый период были переименования, то каждое из них находит отражение в справке (в произвольном виде, см. первый образец архивной справки).

В процессе подготовки справки могут выявиться некоторые расхождения с указанными сведениями в запросе (например, различные варианты написания имени при совпадении фамилии и остальных данных), встретиться исправления, сокращения или неразборчивый текст в оригинале. В этом случае в справке делают примечание. Например, в нужном месте текста в скобках делают отметку вида: «Так в подлиннике документа» или любую аналогичную (см. второй образец архивной справки).

Если запрос касается заработной платы, то необходимо отдельно указывать суммы ее начисления за каждый месяц. Данные переносят из архивных документов так, как они были отражены в подлинниках и в масштабе цен запрашиваемого периода. Если за какие-либо месяцы отсутствуют начисления (в т.ч. нет лицевых счетов), то это необходимо отметить.

В архиве в процессе составления справки не нужно производить расчет общей суммы за год, среднемесячного или среднегодового дохода, делать поправку на инфляцию и т.п. Фактически что требуется – это просто перенести данные из оригинала в современный документ.

Если документы о зарплате отсутствуют, то для составления справки можно использовать штатное расписание. Действуя таким образом, можно установить должностной оклад за определенный период. Изучением приказов по основной деятельности и приказов по личному составу можно установить наличие иных выплат за интересующий заявителя период.

Если требуется подготовить справку о награждении человека, то необходимо убедиться о включении в нее следующих данных: наименование документа-основания (приказ, решение, постановление и т.п.) для награждения, наименования награды и, конечно, ФИО награжденного.

Справку подписывает руководитель или допускается подписать уполномоченному в установленном порядке на основании приказа, должностной инструкции и т.п. должностному лицу. Документ требуется заверить печатью организации.

Архивная справка о трудовом стаже – образец первый

Видео:Архивная справка: для чего и как получить?Скачать

В каких случаях нужна справка по форме 9. как ее получить

   Справка о регистрации по месту жительства необходима во множестве ситуаций. Ее по праву можно назвать самой востребованной бумагой при сделках различного рода.

Для чего она нужна, как ее получить и чем она отличается от подобных ей документов. Дело в том, что справка по форме 9 “знаменита” народными названиями, которые не всегда в точности соответствуют ее функциям.

Тем не менее названия прижились и переучивать кого-либо не стоит.

Будем исходить из официального названия.

Официально эта бумага называется справкой по форме 9. Многим людям это ни о чем не говорит. А все потому, что в народе такой документ получил собственные названия:

• Справка о составе семьи.
• Справка о регистрации.
• Справка о прописке.
• Справка с места жительства.

Несмотря на разные наименования, речь идет об одной и той же бумаге. За последние десятилетия со справкой о регистрации по месту жительства произошли крайне незначительные изменения, поэтому названия советских времен до сих пор в обиходе.

https://www.youtube.com/watch?v=WWnxeX2m6tw

Выдача этого документа регламентируется Постановлением Правительства РФ от 17.07.1995 г. №713.

Обычная справка форма 9 отражает информацию о том, кто живет и владеет жилой недвижимостью. Если конкретно, в ней содержатся следующие сведения:

• Данные о типе недвижимости, ее общей и жилой площади, количестве комнат.
• Перечень лиц, зарегистрированных в частном доме или квартире.
• Даты регистрации этих лиц по адресу.
• Данные о собственниках жилья.
• Информация о том, в какой степени родства состоят владельцы недвижимости и прописанные в ней люди.
• Указывается также лицо, которому выдается справка.

Обратите внимание: таким образом, справка о регистрации по месту жительства отражает ситуацию на момент выдачи этой самой справки: то есть, кто проживает и владеет недвижимостью именно сейчас.

   Но у бумаги по форме 9 есть второй вариант – архивная справка. По сути, это та же самая бумага, но в ней кроме вышеперечисленной информации указываются еще и все лица, которые когда-либо были зарегистрированы в жилом помещении с момента его сдачи и до настоящего времени. С датами прописки и снятия с учета.

Важно: архивная версия справки по форме 9 помогает проследить историю квартиры или дома. Поэтому она так и называется.

Именно возможность отследить динамику жильцов делает разным практическое применение этих двух бумаг. Архивная справка требуется обычно в тех случаях, когда речь идет о каких-то имущественных спорах.

Вот несколько ситуаций, когда она потребуется в пакете документов:

• При оформлении наследства. Часто наследник не обращается к нотариусу, который заверял завещание. И вступает во владение квартирой усопшего фактически – то есть не оформляет его документально, а просто продолжает пользоваться жильем. Чтобы доказать свои права на жилье, ему нужно будет предоставить подтверждение, что на момент смерти завещателя он проживал вместе с ним. Тут-то и поможет выдача справки. 
• При имущественных конфликтах, когда требуется доказать, что лицо, вернувшееся из мест лишения свободы, проживало ранее в квартире или доме, которое является предметом спора. 
• При приватизации. Архивная справка в этом случае нужна, чтобы доказать, что претендент на приватизацию жилья раньше не пользовался этим правом. Документ по форме 9 запрашивается со всех предыдущих мест жительства заявителя.

Покупка жилья: нужна архивная или подойдет обычная?

  Экспертам в сфере жилищного права часто задают вопрос: нужна ли архивная справка при сделках купли-продажи жилых помещений?

Мнения здесь разделяются. По закону необходимости в ней нет, сгодится и обычная версия, отражающая состояние с жильцами на текущий момент. Однако специалисты призывают быть внимательнее. Сейчас на рынке жилой недвижимости слишком много мошенников. И дополнительная проверка покупаемой квартиры никогда не будет лишней.

Попросив собственника заказать архивную справку, вы точно выясните, не имеется ли в временно выбывших из жилого помещения. Это могут быть лица, осужденные на отбывание наказания в местах не столь отдаленных. Или же студенты, имеющие временную регистрацию по месту учебы.

Обратите внимание: в соответствии с российским законодательством форма 9 не имеет срока действия. Но обычно при сделках указывают, что она должна быть взята не позднее, чем месяц назад. Поэтому при затяжных процессах, связанных с оформлением недвижимости или имущественными спорами, может потребоваться несколько раз заказывать справку.

И те, и другие лица вполне способны оспорить куплю-продажу спустя какое-то время. Поэтому выдача архивной справки поможет проверить чистоту сделки.

Как получить

Бумага выдается после обращения в паспортный стол или МФЦ. Но для начала разберемся, кто может заказать «девятку».

• Собственно владелец квартиры (даже если он в ней не прописан). Он может получить архивный вариант справки за весь период, пока является обладателем жилья. Для более ранней версии придется разыскать прежних собственников. 
• Лицо, имеющее регистрацию по данному адресу (в справке содержаться сведения только за период регистрации). 
• Родитель, опекун или попечитель ребенка, который является собственником жилого помещения или же проживает в нем. 
• Поверенный гражданина, который относиться к любой из трех вышеперечисленных категорий.

Важно: всех лиц, имеющих законное право на получение формы 9, объединяет одно: они могут получить справку только за период, когда проживали или владели домом, или квартирой.

То есть, риелторы, потенциальные покупатели и иные третьи лица не имеет никакого права заказать такую справку. Строгость здесь обусловлена тем, что сведения о жильцах защищены Федеральным Законом «О персональных данных».

Видео:Архивная справка. Где ее взять и кому она нужна?Скачать

Получение архивной справки

Лицам, освоившим образовательную программу (или ее часть) и отчисленным из Ростовского юридического института МВД России по их письменному заявлению выдаются архивные справки (об обучении или о периоде обучения, выдаче диплома об образовании).

Архивную справку (об обучении или о периоде обучения, выдаче диплома об образовании) могут запрашивать органы государственной власти, органы государственной власти субъектов Российской Федерации, иные государственные органы, органы местного самоуправления, иные  муниципальные органы. Сведения об образовании, периоде обучения, данные диплома об образовании относятся к персональным данным физического лица, так как являются информацией, относящейся к прямо или косвенно определенному или определяемому физическому лицу (субъекту персональных данных).

К запросу из федеральных органов государственной власти, органов  государственной власти субъектов Российской Федерации, иных государственных органов, органов местного самоуправления, иных муниципальных органов о подтверждении обучения и (или) выдаче диплома гражданам Российской Федерации об образовании в Ростовском юридическом институте МВД России (или другой образовательной организации МВД России правопреемником которой является Ростовский юридический институт МВД России) должно прилагатьсясогласие в письменной форме субъекта персональных данных на обработку его персональных данных (требование п. 4 ст. 9 ФЗ-152 «О персональных данных»).

Согласие субъекта персональных данных на обработку его персональных данных должно включать в себя:

1. фамилию, имя, отчество, адрес субъекта персональных данных, номер основного документа, удостоверяющего его личность, сведения о дате выдачи указанного документа и выдавшем его органе;
2. фамилию, имя, отчество, адрес представителя субъекта персональных данных, номер основного документа, удостоверяющего его личность, сведения о дате выдачи указанного документа и выдавшем его органе, реквизиты доверенности или иного документа, подтверждающего полномочия этого представителя (при получении согласия от представителя субъекта персональных данных);
3. наименование или фамилию, имя, отчество и адрес оператора, получающего согласие субъекта персональных данных;
4. цель обработки персональных данных;
5. перечень персональных данных, на обработку которых дается согласие субъекта персональных данных;
6. наименование или фамилию, имя, отчество и адрес лица, осуществляющего обработку персональных данных по поручению оператора, если обработка будет поручена такому лицу;
7. перечень действий с персональными данными, на совершение которых дается согласие, общее описание используемых оператором способов обработки персональных данных;
8. срок, в течение которого действует согласие субъекта персональных данных, а также способ его отзыва, если иное не установлено федеральным законом;
9. подпись субъекта персональных данных.

Образец запроса для организации

Начальнику ФГКОУ ВОРЮИ МВД Россииполковнику полиции

К.А. Плясову

https://www.youtube.com/watch?v=Q1bttdosXyA

Уважаемый Константин Анатольевич!

Прошу предоставить архивную справку с подтверждением периода обучения и (или) выдачи диплома о высшем (или среднем профессиональном) образовании гражданину Российской Федерации Фамилия, имя, отчество, год рождения.

Диплом (серия, номер, регистрационный номер) был выдан на Фамилия Имя Отчество в _____ году. Прошу сообщить номера и даты приказов, в соответствии с которыми Фамилия Имя Отчество был зачислен на обучение и отчислен из вуза (если эта информация необходима).

Обучение проходил (а) в период с _____ года по _____ год по специальности (указать специальность) в (наименование образовательной организации), форма обучения ________ (очная/заочная).

Приложение: согласие на обработку персональных данных Фамилия Имя Отчество на 2 л., в 1 экз.  

Наименование должности руководителя          Подпись               И.О. Фамилия

Образец запроса для гражданина

Начальнику ФГКОУ ВОРЮИ МВД Россииполковнику полицииК.А. Плясовуот Фамилия Имя Отчество,проживающего по адресу:_______________________

(индекс, адрес, контактный телефон)

ЗАЯВЛЕНИЕ

Прошу предоставить мне архивную справку с подтверждением периода обучения и (или) выдачи диплома о высшем (или среднем профессиональном) образовании.

Диплом (серия, номер, регистрационный номер) был мне выдан в _______ году. Прошу сообщить номера и даты приказов, в соответствии с которыми я был зачислен на обучение и отчислен из вуза (если эта информация необходима).

Обучение проходил (а) в период с _____ года по _____ год по специальности (указать специальность) в (наименование образовательной организации), форма обучения ________ (очная/заочная).

Архивную справку прошу выслать почтой по адресу:  _____индекс, адрес_____ (или указать другой способ получения справки).

Дата                    Подпись                    И.О. Фамилия

Видео:«Выдача архивных справок, копии архивных документов или архивных выписок»Скачать

Справка запрос о стаже работы. Как выглядит архивная справка, образец бланка. Основные правила составления архивной справки

Бывают ситуации, когда необходимо подтвердить документально уровень дохода в тот или иной период своей трудовой деятельности. Если никаких доказательств нет на руках, то запрашивается архивная справка о зарплате.

В ней содержится информация о начисленной заработной плате в запрашиваемые периоды времени. Если организация еще существует, то документ со сведениями выдает она, руководствуясь     Приказом Минтруда России от 30.04.

2013 № 182н.

Для того чтобы получить такую информацию, необходимо обратиться с письменным заявлением, которое подписывается лично, либо по надлежаще оформленной доверенности. Запрос на получение информации можно направить почтовой связью. Срок выдачи такой справки – три рабочих дня с момента, как страхователь получил заявление (п.

https://www..com/watch?v=wM6Z5ev8lO8

По ликвидированным юридическим лицам, кадровые документы которых сданы в архивы на хранение, информация выдается соответствующим архивом и оформляется аналогично по форме.

Как выглядит архивная справка, образец бланка

Справка, полученная из государственного архива или из кадровых документов коммерческой компании, должна быть составлена на фирменном бланке организации и иметь чёткое название. Примерный образец такого запроса можно посмотреть при подаче заявления.

Заполнение архивного документа происходит на основании подлинников или заверенных копий. Архивная справка обязана содержать точную информацию об использованных документах, а сведения должны быть изложены в хронологическом порядке. Все наименования, упоминаемые в справке, прописываются в развёрнутом виде, а выдержки из оригинала заключаются в кавычки.

https://www.youtube.com/watch?v=NMgGVCxjwVc

Как и вся работа, проделанная до конца года, аудитор считает необходимым получить дополнительные аудиторские доказательства, относящиеся к оставшейся части периода. Подготовка документов заявки. Общей ошибкой, допущенной людьми, выходящими на рынок труда, является мысль о подготовке документов заявки с точки зрения одноразовой деятельности.

Узнайте к чему:  Как получить справку при повреждении автомобиля

Для примера приводим образец обращения в архив с подобным запросом: “Просьба найти записи о смерти (о рождении) моей прабабушки (фамилия, имя, отчество) за **** год в селе (городе, деревне) N.

В случае отсутствия метрик буду благодарен за информацию о сохранившихся ближайших генеалогических источниках, относящихся к указанному периоду.

В случае успешного поиска желательно оформление архивной справки в виде выписки, ксерокопии либо фото страницы. Услуги готов полностью оплатить.”

Аналогичный текст отправляется и в случае обряда бракосочетания.

Запросы масштабного характера с расплывчатыми формулировками наподобие “исследуйте мой род с точки зрения генеалогии” либо “интересуюсь родословной моей фамилии” крайне не приветствуются. Они могут отпугнуть исполнителей.

Решить подобную глобальную задачу – крайне трудоемкое дело, которое официально не входит в число обязанностей сотрудников архива. Ведь семейные генеалогии не являются профильной его деятельностью.

Форма архивной справки (образец) содержится в Приложении № 42  п. 8.2.2 Основных правил работы архивов организаций. На основе данных в Приложении № 42 формулировок они и составляются.

Архивная справка о работе

Помимо сумм начисленной заработной платы, из архивов может выдаваться информация о стаже работы. Иногда архивная справка о подтверждении трудового стажа (образец предоставим в конце статьи) называется в обиходе архивная справка о работе.

В ней приводятся сведения о том, в какой организации работал сотрудник, в течение какого времени, какие занимал должности. По форме такие сведения оформляются аналогично. Иногда архивная справка о стаже содержит также сведения о заработной плате, тогда такой документ справедливо называть архивная справка о работе (образец ниже).

Архивная справка о стаже

Стаж работы подтверждается трудовой книжкой. Так как периоды трудовой деятельности достаточно длительны, а документы имеют свойство теряться, ситуаций, когда могут понадобиться сведения, предостаточно. Архивная справка о подтверждении стажа (образец ниже) содержит факты о трудовом стаже подателя запроса.

Узнайте к чему:  Как одобряется кредит в банках по их справке

Справка 9 архивная    зачастую необходима при оформлении приватизации жилья. С помощью нее доказывается факт того, что гражданин не использовал право на приватизацию.

Иногда она нужна для подтверждения прав на наследство (например, с помощью нее можно доказать, что наследник фактически принял наследство, т.к. совместно проживал с наследодателем).

Или отслеживается «чистота» сделки при приобретении данного жилья.

Выдается форма 9 сотрудником паспортного стола, организацией по эксплуатации жилых помещений или архивом. Для получения также необходимо обратиться с заявлением.

Некоторые заявители сталкиваются с проблемой получения формы 9 при наличии долгов по коммунальным услугам или квартплате. Отказ в выдаче документа при таких обстоятельствах незаконен. В борьбе за правду можно обратиться с жалобой к руководству паспортного стола, в прокуратуру, в ФМС или в суд.

Правила выдачи архивных справок, копий и выписок

Вся информация, запрашиваемая в архиве, выдаётся на основании письменного заявления. В этом документе излагается суть запроса и все необходимые для осуществления поиска реквизиты. Также в заявлении сообщаются личные данные просителя, инициалы, адрес, телефон. Запрос обязательно должен быть подписан личной подписью заявителя.

Справка о работе (архивная), содержащая сведения о трудовом стаже, выдаётся при условии сообщения максимально точных сведений о месте работы заявителя. Также в этом случае нужно указать должность и период работы. При смене фамилии нужно обязательно написать в запросе прежние инициалы.

https://www.youtube.com/watch?v=HFVII-gpqxw

Запрашиваемая информация из архива должна быть предоставлена в течение 30 дней со дня регистрации запроса. Если для получения особых сведений требуется дополнительное время, то архив уведомляет просителя о продлении срока.

Архивные учреждения по запросу граждан выдают копии оригинальных документов и архивные выписки. Такие информационные блоки изготавливаются на фирменном бланке организации. Если делается копия исторического документа, то необходимости использования такого бланка нет.

Архивная выписка имеет значение в том случае, если исходные сведения находятся в объёмном информационном регистре. Поэтому в целях оптимизации работы в выписке указывается только та часть информации, которая интересует заявителя.

Узнайте к чему:  Образец заявления на следственный комитет в прокуратуру

Копии документов выдаются заявителю вместе с сопроводительным письмом. В случае если запрашиваемая информация в архиве отсутствует, в сопровождении сообщается причина невыполнения запроса.

Порядок выдачи информации зависит от того, из какого органа сведения запрашиваются. Так, если бывший сотрудник юридического лица обращается за предоставлением сведений о трудовой деятельности или полученном доходе непосредственно к юридическому лицу, то порядок их предоставления указывается в локальных нормативных актах предприятия.

Если речь идет о взаимодействии с государственным архивом, то такие функции входят в состав оказания государственной услуги. Регламент выдачи архивных справок содержится в отдельных нормативных или подзаконных актах, например, в Приказе Минкультуры РФ от 18.01.2007 № 19.

Что касается сроков, то они устанавливаются правилами, регламентами, локальными актами. Наиболее распространенный срок для ожидания результата обращения – тридцать дней. Но вполне реально столкнуться и с некоторыми отклонениями по этому сроку.

Переносить информацию из хранящихся документов нужно в четком соответствии с содержанием документов, даже если в них имеются какие-либо расхождения. Хронологический порядок информации желательно не нарушать.

Видео:Архивная справка: зачем и кому нужнаСкачать

Архивная справка о подтверждении трудового стажа: образец

Зачем требуется архивная справка о подтверждении трудового стажа, образец документа5 (100%) 3 votes

Для подтверждения стажа зачастую требуется предоставление архивной справки. Что представляет собой документ, как он оформляется и какой имеет срок действия? О том, как подтвердить трудовую занятость за определенный период по справке, вы узнаете из этой статьи.

Что это за документ и зачем он нужен?

Архивная справка о подтверждении стажа — официальный документ, который содержит сведения о трудовой деятельности работника.

Чаще всего данная справка нужна для предоставления в Пенсионный фонд для начисления пенсий, по возрасту или при наличии льготного стажа.

Подтверждение стажа может потребоваться в следующих случаях:

• записи в трудовой книжке содержат помарки и исправления;
• записи не заверены печатью;
• записи или оттиски печати написаны неразборчиво или нечитаемые;
• записи о работе отсутствуют в трудовой книжке;
• другие вопросы, которые возникают у работников ПФР при оформлении пенсии. Например, при оформлении льготных пенсий из стажа, дающего на это право, могут исключаться отдельные периоды, которые не отражаются в трудовой книжке (отпуска без сохранения оплаты и декретные отпуска).

На фото представлена архивная справка о подтверждении трудового стажа (образец)

В случае возникновения спора она нужна для установления возможности получать государственное обеспечение в судебном порядке.

Как оформляется заявление?

Заявление пишут на имя руководителя предприятия или начальника, архива города или другого муниципального образования. Указываются следующие сведения:

• наименование организации, ИП или архива;
• ФИО работника, дата его рождения, адрес регистрации, телефон для связи;
• дата начала и окончания его трудовой занятости;
• название документа – заявление;
• прошение о выдаче архивной справки на имя сотрудника, работающего в определенный период в должности;
• назначение документа – для предоставления в Пенсионный фонд для подтверждения трудового стажа и размера отчислений;
• дата составления заявления и подпись лично гражданина.

Образец документа должен содержать всю указанную информацию.

Справка выдается по заявлению работника. При обращении к работодателю заявление пишется в свободной форме.

Образец заявления работодателю для получения архивной справки о трудовом стаже

Бланк, используемый в государственных архивах можно увидеть в  Методических рекомендациях по исполнению запросов социально — правового характера, приложение 3.

Подать заявление в Госархив можно не только лично, но через единый портал государственных услуг.

Где и как получить?

Справка выдается действующим предприятием или запрашивается в архивах личных дел, которые организуются после ликвидации предприятия.

https://www.youtube.com/watch?v=RpC6jBLvERE

Запрос может отправляться:

1. Гражданином, занятым ранее по трудовому договору, лично.
2. На основании определения суда, выданному по ходатайству участника судебного процесса по восстановлению трудового стажа или назначения пенсии.
3. Юридическим лицом касаемо сотрудника.

Запрос о трудовом стаже от юридического лица (образец)

Документ может запрашиваться на основании решения суда. В этом случае акт передается в уполномоченные учреждения — предприятию-работодателю или архив — участником судебного процесса либо отправляется по почте.

Когда должны сделать справку, законом четко не установлено, однако следует принимать во внимание разумный срок.

Срок выдачи справки также зависит от места обращения за ней:

• Работодатель должен выдать необходимый документ в течение трех дней после регистрации заявления гражданина;
• У государственного архива на эту работу есть 30 дней.

Общая схема обработки запроса архивами РФ

Структура документа

Законодательством утверждена архивная справка о подтверждении трудового стажа. Образец можно найти в Основных Правилах работы архивов организаций, приложение № 42. Но работодатели могут разработать и свою форму.

В акте отражаются сведения:

• полное и сокращенное наименование-организации или индивидуального  предпринимателя, адрес нахождения (можно использовать официальный бланк компании, где есть все реквизиты);
• ФИО работника, дата его рождения, адрес регистрации;
• занимаемая должность;
• период трудовой занятости;
• размер заработной платы с разбивкой по месяцам и годам;
• объем отчислений в пенсионный фонд.

Бывшему работнику по его желанию может быть выдано несколько экземпляров справки. Количество обращений также не регламентировано.

Образец архивной справки о трудовом стаже от работодателя

Этих сведений достаточно для установления права гражданина на получение пенсии по старости.

Срок действия архивной справки

Период действия документа в законодательстве не установлен. Для подтверждения трудового стажа справка может использоваться до момента смерти гражданина, в отношении которого были проведены отчисления в ПФ РФ.

Законодательная база

При выдаче сведении о стаже работника необходимо руководствоваться следующими законодательными актами:

Видео:Архивные справки. Где найти и как получить.Скачать

Организуем исполнение запросов в архиве

Одна из основных задач каждого архива – организация использования документов, находящихся на архивном хранении. В практической деятельности довольно часто возникает необходимость составить справку на основании хранящихся документов. Сегодня мы рассмотрим организацию работы по исполнению поступающих в архив запросов.

Как правило, в архив организации поступают запросы социально-правового характера.

В частности, для урегулирования вопросов пенсионного обеспечения, получения льгот и компенсаций в соответствии с действующим законодательством у людей может возникнуть необходимость подтвердить какие-либо сведения личного характера согласно имеющимся архивным документам.

Поэтому наиболее типичные случаи обращения в архив организации – запросы о подтверждении трудового стажа и заработной платы, о произошедших несчастных случаях на производстве, о получении сведений о награждении, об образовании (в учебных заведениях).

Архив организации обязан предоставить информацию бесплатно по требованию тех организаций и лиц, которых она касается.

Получение запроса

Для начала работы в архив должен поступить письменный запрос от гражданина или организации. При этом он может быть как доставлен лично, так и направлен по почте.

https://www.youtube.com/watch?v=7fEnE6y46bA

Согласно принятому порядку делопроизводства письмо-запрос на общих основаниях проходит стадии документооборота – регистрацию, рассмотрение и наложение резолюции руководством и, наконец, передачу в архив организации на исполнение.

Далее ответственный исполнитель проверяет наличие всех необходимых сведений в запросе: Ф.И.О., адреса для ответа, подписи заявителя, оценивает полноту запрашиваемой информации. Если в запросе не содержится необходимой информации, заявителю направляется ответ с просьбой дополнительно указать соответствующие сведения.

Если не представляется возможным подготовить запрашиваемую информацию (например, дело передали в иную организацию, по различным причинам в архиве отсутствуют необходимые сведения и т.д.), об этом также следует письменно уведомить заявителя. При этом ему можно дать рекомендации, куда следует обратиться для получения требующихся сведений.

Так, личное дело государственного служащего при смене места работы могло быть направлено в соответствующую организацию либо в результате ликвидации организации документы были переданы на хранение в государственный или муниципальный архив и др.

Поиск архивных документов для исполнения запроса

В зависимости от запрашиваемой информации исполнитель определяет круг архивных документов, которые необходимы для работы. Чаще всего основным научно-справочным аппаратом в архиве организации являются описи дел по личному составу и постоянного хранения. Очень удобно проводить поиск, когда архивные описи дел дублируются в электронном виде.

На основании описей дел исполнитель отмечает номера дел, к которым следует обратиться для исполнения запроса, проводит поиск и отбор нужных ему дел.

В зависимости от принятого распределения обязанностей в каждой конкретной организации архивист может выдать архивные дела для исполнения запроса в структурные подразделения (например, бухгалтерию или кадровую службу – в этом случае сам запрос останется в данном подразделении, а в архив поступит только заявка на выдачу конкретного архивного дела) или приступить к подготовке ответа самостоятельно. 

Для подготовки информации по запросам о стаже работы и заработной плате полезно иметь представление о наименованиях структурных подразделений, в которых работал заявитель (переход из одного в другое, их переименование). Простейший способ получить эти сведения – изучить копию трудовой книжки.

Поэтому при наличии множества таких изменений за период работы человека имеет смысл запросить данную информацию у заявителя (попросить перечислить в запросе места работы и должности или приложить к нему копию трудовой книжки).

Более трудоемкий способ – изучение приказов по личному составу и приказов по основной деятельности за весь интересующий период работы человека в конкретной организации.

Если фамилия человека менялась (самый распространенный пример – при вступлении в брак у женщин), то следует уточнить, какая фамилия была в запрашиваемый период.

Просмотр документов обычно начинают с последнего года работы человека в конкретной организации, поэтому нужно позаботиться, чтобы в запросе был указан период работы (желательно число, месяц, год приема на работу и увольнения).

Для подтверждения стажа работы бывает достаточно сделать копию (копии) соответствующих приказов по личному составу. Для подтверждения заработной платы обращаются к лицевым счетам по заработной плате, при их отсутствии – к расчетно-платежным ведомостям на выдачу заработной платы и других выплат.

 Обратите внимание! Документы, составленные непосредственно самим заявителем, в т.ч. в период работы в этой организации (например, анкета, автобиография и др.), не могут служить основанием для справки. Для подготовки ответа следует пользоваться только официальными документами организации, в установленном порядке подписанными руководством. 

Подготовка информации для запроса

В результате исполнения запроса на основании изучения отобранных архивных документов подготавливают отрицательный или положительный ответ.

https://www.youtube.com/watch?v=UifQbRfZOdo

При большом количестве запрашиваемых сведений из архива в инструкции по делопроизводству или ином локальном нормативном документе допускается перечислить различные ситуации и регламентировать сроки подготовки ответа. Но в любом случае этот срок не должен превышать 30 дней после регистрации запроса. При сложных запросах срок может быть продлен, но не более чем на 30 дней с обязательным уведомлением об этом заявителя.

Срок исполнения запросов с использованием только научно-справочного аппарата (архивных описей дел и др.) – не более 15 дней с момента регистрации.

Пересылка запросов по принадлежности в другие организации или архивы – 5 дней (такое часто встречается, особенно в пределах одного ведомства).

Если запрашиваемые сведения можно документально подтвердить на основании имеющихся документов в архиве, то составляют положительный ответ. Информацию подготавливают в форме архивной справки, архивной выписки или архивной копии.

Архивная справка составляется на бланке организации по установленной форме (Примеры 1, 2). Она содержит информацию о предмете запроса, при этом следует указать архивные шифры и номера листов единиц хранения документов, на основании которых она составлена (в конце текста справки). Архивная справка без ссылки на документы (поисковые данные) не имеет юридической силы.

ПРИМЕР 1

Архивная справка о стаже работы

🎥 Видео

Онлайн, 38 выпуск - Выдача архивных справок, копий архивных документов или архивных выписокСкачать

Как получить архивную справку?Скачать

Инструкция государственной услуги Выдача архивной справкиСкачать

Секрет ПФР раскрыт! Эта справка удвоит вам пенсию! СРОЧНО!Скачать

Оформление архивной справкиСкачать

Выдача архивных справок, архивных выписок, архивных копий и информационных писемСкачать

Архивная справка: что это, и зачем она нужна?Скачать

Практика получения архивных документов. Где располагаются архивы и как с ними общаться?Скачать

Как выглядит бланк заявления на справку с места работыСкачать

С какими заявлениями нужно обращаться в Соц. фонд (ПФР), чтобы получить максимальный размер пенсииСкачать

Как получить архивную справку для статуса НРЯ?Скачать

Как получить архивную справку о репрессии / реабилитации позднему переселенцу?Скачать

Архивная справка: зачем нужна и где оформить?Скачать

Получение архивных справок, документы для расчёта пенсии в КазахстанеСкачать

Как получить адресную справку (egov)Скачать