Аудит кадровых документов

22 Ноября, 2011 Светлана Домкина, Светлана Смирнова

22.11.2010. HRM.ru

Кадровый аудит включает в себя экспертную оценку правильности ведения кадрового документооборота, включая анализ текста конкретного документа на соответствие его требованиям трудового законодательства и оценка рисков наложения санкций при проведении проверок и в случае трудового конфликта.

Обычно компании проводят проверку состояния кадровых документов в следующих случаях:

Так же кадровый аудит можно предложить компаниям, которые планируют оптимизировать работу с кадровыми документами компании, и которым в настоящий момент времени необходима оценка текущего состояния и рекомендации по дальнейшей работе.

Одну из проблем которую решает кадровый аудит, это уменьшение рисков, связанных с нарушением действующего трудового законодательства. Поэтому обычно кадровый аудит, прежде всего, направлен на уменьшение влияния «повышенных зон рисков».

Кто и как?

Кадровый аудит можно поручить компании-провайдеру, оказывающей подобные услуги. Опытные специалисты проведут комплексную проверку по наработанной методике и представят отчет по результатам работы.

В отчете укажут выявленные нарушения, их возможные последствия и дадут рекомендации по устранению ошибок, а в дальнейшем помогут в восстановлении кадровой документации.

Надо отметить важное преимущество проведения аудита силами стороннего провайдера – это непредвзятость заключения о состоянии кадрового учета на предприятии.

Также кадровый аудит может быть реализован собственными силами. В этом случае нужно издать приказ о проведении кадрового аудита в компании, определить цели и задачи данного мероприятия, сформировать соответствующую комиссию (например, в составе юриста, заместителя главного бухгалтера, начальника отдела кадров), определить сроки и способ проверки.

Проверку можно проводить выборочно (определенное количество должностей, подразделений и все кадровые документы по ним) или путем сплошной (тотальной) проверки. Во многом вид проверки зависит от количества работников в организации, целей, задач и поставленных сроков.

В отдельный список необходимо вынести особую категорию работников, которые имеют условия трудового договора и условия работы, отличные от других и кому, согласно законодательству и локальным актам предоставляются какие-либо льготы, надбавки, компенсации и т.п. Документацию данных работников необходимо проверить более внимательно.

Составляем план проверки.

Составление перечня обязательных нормативно-правовых актов, применяемых в организации и перечня локальных нормативных актов компании — это важный этап в ходе проверки, поскольку соответствие ведения кадрового учета законодательству и является основным критерием ведения кадрового учета в компании для специалиста отдела персонала.

https://www.youtube.com/watch?v=f_72XbVF82Q

В список обязательных нормативно-правовых актов следует включить:

Видео:Аудит кадровой документации в организации. Как и зачем проводитьСкачать

Аудит кадрового делопроизводства своими силами

Posted On 10.05.2021

Почему кадровая документация так важна:

1. Правильная кадровая документация – залог отсутствия штрафов и претензий со стороны проверяющих органов. 2. Кадровые документы, составленные в соответствии с требованиями действующего законодательства – 50% успеха при споре с работником, контрагентом и налоговым органом. 3.

Вы устанавливаете прозрачные отношения с работниками, у работников появляется доверие к работодателю: уверенность в защите их прав на работу и отдых, чувство стабильности компании, спокойствие за свой непрерывный профессиональный стаж, позитивное отношение к компании и руководству. Мотивация работников: повышение эффективности без затрат. 4. Важнейшей составляющей имиджа любой компании является умение грамотно строить взаимоотношения со своими работниками. Соблюдение закона – статус Вашей компании, конкурентоспособность и уверенность в завтрашнем дне.

5. Грамотная система кадрового документооборота – отлаженный механизм управления.

Необходимость этого мероприятия в компании возникает в следующих случаях:

— при смене кадрового работника, отвечающего за ведение кадрового делопроизводства (при увольнении или переводе на другую должность, в другое подразделение, филиал); — при вручении трудовой инспекцией предписания о предстоящей плановой проверке; — при угрозе проверки после увольнения обиженного работника (невыплата вовремя заработной платы, премии, увольнение по инициативе работодателя); — при смене руководства организации;

— при приведении кадровой документации в соответствие с действующим законодательством после произошедших в нем изменений.

Мы имеем многолетний опыт работы в проведении аудита кадровой документации компаний различных видов деятельности и форм собственности. В ходе проверок наши специалисты консультируют представителей Заказчика и дают рекомендации по методике ведения кадрового учета.

При аудите кадровой документации Заказчика могут быть проведены следующие работы:

1. проверка локальных нормативных актов, касающихся кадровых вопросов: коллективных договоров, положений (о премировании, надбавках, компенсациях и прочее), приказов, распоряжений; 2. проверка документов, касающихся приема или увольнения работников; 3.

аудит организации кадрового делопроизводства, анализ порядка и сроков документооборота; 4. проверка порядка оформления и ведения трудовых книжек; 5. аудит соответствия действующих трудовых договоров Трудовому кодексу; 6.

проверка гражданско-правовых договоров на соответствие гражданскому законодательству и на предмет возможности переквалификации их в трудовые договоры; 7. проверка порядка системы надбавок, премирования на предмет соответствия законодательству; 8.

подготовка предприятия к проверке; 9. подготовка компании к проверке трудовой инспекции;

10. помощь в составлении отсутствующих документов, внесение изменений в действующие нормативные акты, договоры и иные документы.

Варианты аудита кадровой документации:

1. Общая проверка всей кадровой документации за определенный период; 2. Выборочная проверка: может проходить только по определенным работникам, или только по выбранным видам кадровых документов (например, прием на работу, увольнение, отпуск);

3. Целевая проверка кадровой документации по конкретному работнику или группе работников, с которыми компания находится в предконфликтном (конфликтном) состоянии, для чего важен порядок в документах;

Какие документы обязательно будут проверены в ходе кадрового аудита:

— Трудовые договоры и дополнительные соглашения к трудовым договорам; — Коллективные договоры и соглашения; — Правила внутреннего трудового распорядка, иные локальные нормативные правовые акты по вопросам труда; — Приказы (прием, увольнение, перевод, отпуск и пр.

); — Документы — основания; — Графики отпусков, уведомления, заявления; — Графики сменности; — Табели учета рабочего времени; — Документы о привлечении к сверхурочной работе, работе в выходные/праздничные дни; — Штатные расписания и приказы об их утверждении/внесении изменений; — Должностные инструкции; — Документы, связанные с применением дисциплинарных взысканий; — Трудовые книжки работников; — Книги учета, журналы регистрации; — Документы, связанные с командировками; — Личные карточки работников;

— Иные документы.

https://www.youtube.com/watch?v=7Paqg_6D8ZM

Результатом аудита кадровой документации является подробный отчет, в котором отражены:

1. перечень выявленных в документах нарушений трудового законодательства; 2. требования законодательства, и возможная ответственность руководителей; 3. список документов, отсутствующий в компании, но являющиеся обязательными; 4.

оценка рисков по каждому нарушению на возможность трудового конфликта или последствий проверки инспекцией по труду; 5. краткая оценка ситуации в компании по ведению кадровых документов на определенный момент времени; 6.

расстановка приоритетов по дальнейшим работам;

7. практические рекомендации по исправлению нарушений.

Кадровый потенциал
Кадровый потенциал фирмы
Кадровый резерв
Кадры предприятия
Кадры управления

Назад | | Вверх

©2009-2021 Центр управления финансами. Все права защищены. Публикация материалов
разрешается с обязательным указанием ссылки на сайт.

Под аудитом понимают проверку и оценку работы предприятия экспертом, в роли которого может выступать специалист или компания, с целью обнаружения имеющихся рисков возникновения конфликтов, то есть трудовых споров или недовольства от госинспекции труда.

Следует понимать, что кадровая документация важна для любой компании.

Проверяем документацию кадрового подразделения

С ее помощью сотрудники из бухгалтерии осуществляют расчет зарплаты, а также отпускных. На ее основании составляются документы для подачи в органы ПФР с целью приобретения определенных льгот. Именно поэтому нужно ведение кадровой документации в точном соответствии с определенными нормами, которые обозначены в законодательстве.

Многие фирмы, а особенно небольшие или «молодые», не имеют отдельного подразделения, осуществляющего аудит в организации.

В такой ситуации можно использовать услугу стороннего специалиста. Он проверит имеющуюся кадровую документацию и на основании этого создаст отчет, в котором будут отражены:

• Выявленные нарушения и ошибки.
• Рекомендации, которые позволят устранить или избежать ошибки.

Кадровый аудит: с чего начать и как осуществлять?

Таким образом, ответ на вопрос о том, как проводить кадровый аудит можно выразить в виде пунктов, обязательных к выполнению:

• Необходимо проверить полноту состава имеющейся в фирме кадровой документации.
• Нужно оценить имеющуюся систему регистрации, а также хранения документации.
• Требуется анализ составления нормативных актов локального характера, а помимо этого трудовых договоров и дополнительных соглашений, которые прилагаются к ним.
• Следует оценить правильность заполнения и ведения трудовых книжек.

Эффективной является следующая схема осуществления внутреннего аудита:

• Нужно определить актуальные цели и проблемы, которых необходимо достичь или решить в результате проведения процедуры.
• Необходимо определить полный состав документов, которым требуется проверка.
• Нужно сверить и проверить документы.
• На последнем этапе необходимо оформить отчет.

Если планируется кадровый аудит в организации, с чего начать знают не все. Целесообразно на первом «шаге» издать приказ о выполнении проверки. Эту бумагу предоставляют руководителю кадрового отдела. Это необходимо для того, чтобы у него была возможность подготовить и впоследствии предоставить всю требующуюся для проверки документацию.

Обратите внимание: на данный момент законодательством не установлен общий список бумаг, которые в обязательном порядке должен вести кадровый отдел. Тем не менее, есть «стандартный» перечень бумаг, необходимых к оформлению. В их числе:

• Трудовые договоры и книжки.
• Отпускные графики.
• Штатное расписание.
• Табели, в которых отображен учет трудового времени.
• Приказы, которые относятся к личному составу.
• Личные дела специалистов из штата.
• Нормативные акты локального характера.

Также в некоторых случаях специалистам кадрового отдела организации целесообразно оформлять и другие документы, например:

• Договор и коллективной мат. ответственности.
• Должностные инструкции для сотрудников.
• График сменности и другие.

Итак, остается лишь осветить вопрос о том, как проводить кадровый аудит. Специалист проверяет документы, после чего оформляет отчет на бумаге. Как правило, его выражают в виде таблице. В ней отображают следующие графы:

• Перечень требующихся документов.
• Наличие обозначенных документов.
• Примечание. В этой графе отображаются выявленные ошибки, а также советы по их устранению.

В создаваемом отчете необходимо описать текущее состояние документации, а также обозначаются возможные риски.

https://www.youtube.com/watch?v=zwFPfwJmOpU

Версия для печати

Статьи

Все специалисты по персоналу понимают: в кадровых бумагах должен царить идеальный порядок. В этом случае и проверяющего инспектора не страшно принять, и в трудовом споре с сотрудником отстоять свою позицию легче.

Но далеко не всегда все получается идеально, да и как понять, нет ли ошибок в работе на самом деле? В этом поможет кадровый аудит.

Давайте разберемся, что такое кадровый аудит, в каких ситуациях он проводится, из каких этапов состоит и как его можно провести собственными силами.

Кадровый аудит – это масштабная процедура, в ходе которой оцениваются все составляющие процесса управления персоналом, кадровый потенциал компании, анализируется эффективность системы управления кадрами. Один из этапов этого процесса – аудит кадрового делопроизводства. Необходимость этого мероприятия в компании возникает в следующих случаях:

• при смене кадрового работника, отвечающего за ведение кадрового делопроизводства (при увольнении или переводе на другую должность, в другое подразделение, филиал);
• при вручении трудовой инспекцией предписания о предстоящей плановой проверке;
• при угрозе проверки после увольнения обиженного работника (невыплата вовремя заработной платы, премии, увольнение по инициативе работодателя);
• при смене руководства организации;
• при приведении кадровой документации в соответствие с действующим законодательством после произошедших в нем изменений.

Конечно, кадровый аудит можно поручить компании-провайдеру, оказывающей подобные услуги. Специально обученные люди проведут вам комплексную проверку по наработанной методике и представят отчет по результатам работы.

В отчете укажут выявленные нарушения, их возможные последствия и дадут рекомендации по устранению ошибок. Однако цена на услуги аудита довольно высока.

Кроме того, не все руководители согласны доверить работу со сведениями о работниках компании сторонней организации.

Можно провести проверку собственными силами.

В этом случае нужно издать приказ о проведении кадрового аудита в организации, определить цели и задачи данного мероприятия, сформировать соответствующую комиссию (например, в составе юриста, заместителя главного бухгалтера, начальника отдела кадров), определить сроки проверки. Рассмотрим основные этапы проведения аудита кадрового делопроизводства в организации.

I.Определение пакета необходимых документов

Каждый работодатель должен, используя законодательную базу, создавать локальные нормативные акты под свою организацию. Принимая локальные нормативные акты, работодатель создает внутреннюю правовую базу, которая отражает условия труда, созданные для работников именно в данной организации.

Прежде всего необходимо составить список документов, которые обязательно должны быть в кадровой службе. Обязательность некоторых документов прямо определена в Трудовом кодексе. Например, обязательность трудовых договоров предусмотрена статьями 56 и 67, трудовых книжек – статьей 66, правил внутреннего трудового распорядка – статьей 189, графика отпусков – статьей 123.

О многих локальных нормативных актах в Трудовом кодексе говорится косвенно (например, штатное расписание упоминается в статьях 15, 57 ТК РФ). Однако это не говорит о том, что иметь их в кадровой службе не нужно.

Помимо Трудового кодекса необходимость многих документов закреплена в других нормативных актах, например, о Книге учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним упоминается в постановлении Правительства РФ от 16.04.2003 г.

№ 225.

Некоторые документы носят рекомендательный характер, например, унифицированные формы кадровых приказов. Но, несмотря на это, кадровую документацию необходимо вести именно по унифицированным формам, так как многие из них поступают в бухгалтерию организации (например, для начисления зарплаты) и в этом случае уже можно говорить об обязательности этих документов.

Не надо забывать, что работодатель сейчас обязан знакомить работников под роспись с принимаемыми локальными нормативными актами, непосредственно связанными с их трудовой деятельностью, еще до подписания трудового договора (ст. 22, 68 ТК РФ). Поэтому нужно разработать лист ознакомления с этими документами либо завести журнал ознакомления.

https://www.youtube.com/watch?v=o_m_JSBi7hA

Помимо вышеназванной документации есть документы, которые становятся обязательными при определенных условиях (см. таблицу).

Характеристика документов, обязательных в работе кадровой службы

Видео:Внутренний аудит кадровых документовСкачать

Аудит кадрового делопроизводства, документации. Услуги юристов

Аудит кадровой документации включает в себя полную диагностику всей кадровой документации организации на наличие, корректность ее оформления и ведения в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации.

Аудит кадровой документации предусматривает проверку следующих документов:

·  Личные дела работников; ·  Личные карточки Т2; ·  Трудовые договоры и дополнительные соглашения; ·  Приказы по личному составу; ·  Приказы по основной деятельности; ·  Журналы учета; ·  Трудовые книжки; ·  Графики отпусков; ·  Приказы по отпускам; ·  Штатное расписание; ·  Табель учета рабочего времени; ·  Командировочные документы; ·  Локальные нормативные акты; ·  Должностные инструкции по всем видам работников.

Зачем нужен аудит кадровой документации?

А нужен он, даже скорее необходим, по следующим причинам:

— аудит кадровой документациипозволяет вам получить полную картину о состоянии кадровых дел в компании, наличии или отсутствии документов, которые должны быть согласно Трудовому Кодексу РФ, получить справку по каждому работнику, оценить работу кадровой службы;

— аудит кадровой документации защищает вас от штрафов и претензий Рострудинспекции, Прокуратуры, налоговых органов (в части проверки размеров начисляемой заработной платы), и непосредственно работников, которые по каким-либо причинам обижены на компанию, нелояльны к ней

— аудит кадровой документациидает вам возможность выявить типичные ошибки  в вашей кадровой документации и принять меры к их систематическому искоренению и не повторению в последующем.

В каких ситуациях аудит кадровой документации особенно необходим?

Аудит кадровой документации необходим в следующих ситуациях:

— бывшие или действующие работники намереваются предъявить вам претензии, относящиеся к трудовым отношениям между вами и ними.

В этом случае жизненно важно обеспечить, чтобы кадровая документация полностью соответствовала действующему законодательству, а также было полное соответствие в нумерации, датах документов, не были различны номера одних и тех же документов на бумаге и в 1С, все документы об отпусках, командировках, платежные ведомости по выплате заработной платы, были надлежаще оформлены, соблюдены требования охраны труда, а работники ознакомлены с ними. В противном случае компании не избежать претензий Рострудинспекции, или прокуратуры, а, следовательно, и наложения штрафов в пользу государства до 50 000 рублей, не считая удовлетворения требований самого работника, и наличия административной «судимости» руководителя компании;

— организация долгое время развивалась, наращивала штат, но кадровую документацию вела «спустя рукава».

В этом случае, как показывает практика, в кадровой документации накапливается большое количество ошибок, которые, в конце концов, приводят к неправильному начислению заработной платы, отсутствию учета или неправильному учету отгулянных отпусков, полному несоответствию должных инструкций и фактически исполняемых работниками обязанностей, несоответствию между приказами, трудовыми договорами, электронной базой, графиками отпусков, личными карточками и т.д. Хаос в кадровой документации приводит к хаосу в работе компании, вы не знаете, кого когда направить в отпуск, сколько кому заплатить, с кого чего требовать, и в такой ситуации аудит кадровой документации абсолютно необходим;

— вы хотите проверить работу кадровой службы, либо кадровая служба по собственной инициативе проводит самопроверку вследствие большой загрузки текущими делами и невозможностью отвлекаться на прошедшие периоды, либо новый пришедший кадровый работник ввиду большого штата не в силах самостоятельно провести аудит кадровой документации.

Какие виды аудита кадровой документации проводятся?

Специалисты ПБ «ЮРИСТОКРАТ» проводят следующие виды аудита кадровой документации:

1.       Сплошной аудит кадровой документации, при котором подвергается проверке вся кадровая документация за определенный период.

2.       Выборочный аудит кадровой документации, который, в свою очередь, может быть двух видов:

2.1. аудит кадровой документации по определенным работникам за определенные годы.

2.2. аудит только определенной кадровой документации, например, только приказов о приеме и увольнении и трудовых договоров.

3.       Целевой аудит кадровой документации, который проводится применительно к конкретному работнику или группе работников, с которыми компания находится в конфликтном или предконфликтном состоянии и в связи с этим необходимо, чтобы все кадровые документы были в полном порядке.

https://www.youtube.com/watch?v=OWMcAyX5S-E

Приведенная выше классификация носит, в первую очередь прикладной характер. С научной точки зрения аудит кадрового делопроизводства может быть разделен на:

1.       Профилактический аудит кадрового делопроизводства. Такой аудит кадрового делопроизводства направлен на превентивное устранение недостатков ведения кадрового учета, упредив возникновение проблемы.

2.       Оперативный аудит кадрового делопроизводства, который необходимо быстро провести вследствие грядущей проверки Рострудинспекции или Прокуратуры, о наступлении которой компании достоверно известно.

Управление трудовыми правоотношениями представляет собой один из столпов хозяйственной деятельности организации любой организационно-правовой формы.

В связи с этим документальное оформление трудовых правоотношений, правильное ведение кадровой документации и учета в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации является очень важным.

Даже в наше время, когда для большинства работодателей очевидно, что ведение кадрового делопроизводства является такой же неотъемлемой частью функционирования организации, как и ведение бухгалтерского учета, внимание это сегменту уделяют далеко не все.

Некоторые работодатели осознают важность учета кадров и ведения кадровой документации только при проведении проверки надзорными органами (Рострудинспекции, Прокуратуры), либо возникновении трудовых споров, в том числе судебных и только в этих случаях просят оказать услуги по экстренному аудиту и восстановлению кадрового делопроизводства в организации, что может уже не дать желаемого результата, так как конфликтные работники попросту откажутся подписывать какие-либо документы и восстановить кадровый учет в полном объеме не удастся.

В этой ситуации защищены оказываются те, кто превентивно подумал о необходимости ведения кадрового делопроизводства и заключил договор на оказание услуг по ведению кадрового учета заблаговременно. В этих компаниях с кадровой документацией оказывается все в порядке и оснований для наложения штрафов со стороны проверяющих органов нет.

Как только возникла необходимость в аудите или восстановлении кадрового делопроизводства следует организовать привлечение независимых кадровых специалистов, которые смогут объективно оценить текущее состояние дел, исследовать локальные нормативные правовые акты, посмотреть, соответствуют ли они требованиям действующего законодательства. По результатам аудита кадрового делопроизводства уже проводится устранение выявленных огрехов и проблемных зон (отсутствие платежных ведомостей, начисление заработной платы один раз в месяц, различные суммы окладов приказах, договорах и штатном расписании и т.д.), производится налаживание кадрового делопроизводства.

При возникновении трудовых споров, которые рассматриваются в суде,  правильная кадровая документация будет хорошим письменным доказательством вашей правоты, а ее отсутствие — причиной решения спора в пользу работника. Аудит кадрового учета включает в себя:

1. Оценку правильности ведения кадровой документации, проверка соответствия локальных нормативных правовых актов требованиям действующего законодательства.

2. Выявление нарушений, ошибок или несоответствий требованиям закона в оформлении, систематизации и хранении кадровой документации.

3. Оценку правильности ведения необходимых журнальных форм по регистрации кадровых документов.

4. Определение отсутствующих локальных нормативных правовых актов, наличие которых обязательно в любых организациях.

Специалисты Правового бюро «ЮРИСТОКРАТ» проведут сплошной, выборочный и целевой аудит кадровой документации, по вашему выбору, выявят и устранят все недостатки кадровой документации, даже самые сложные и труднорешаемые.

2. Аудит кадрового делопроизводства, документации. Сроки

За 1 рабочий день 1 специалистом проверяется в среднем 10 человеко-лет.

Анализ локальных нормативных актов проводится со скоростью в среднем 30 страниц текста документов за 1 день.

https://www.youtube.com/watch?v=tdjhwL0_IzQ

Расчет сроков аудита кадровой документации производится исходя из указанных цифр.

На практике в среднем аудит кадровой документации для средней фирмы занимает 3-10 рабочих дней.

3. Аудит кадрового делопроизводства, документации. Порядок действий

1. Вы оформляете по электронной почте, либо лично в вашем или нашем офисе заказ на аудит кадровой документации.

2. Наш специалист выезжает к вам для оценки состояния кадровой документации, необходимого объема и глубины аудита. Мы направляем вам коммерческое предложение.

3. После согласования предложения мы начинаем работу по аудиту кадровой документации, которая может включать в зависимости от оговоренного объема работы следующее:

Анализ состояния документов:

·         Личные дела: проверка наличия, проверка перечня документов, входящих в личные дела, формирование титульного листа.

·         Личные карточки: проверка наличия, проверка заполнения, проверка  на соответствие законодательству.

·         Приказы по личному составу (прием, перевод, увольнение): проверка наличия, проверка на соответствие законодательству, проверка соответствия трудовым договорам, штатному расписанию, трудовым книжкам, иным документам.

·         Приказы по основной деятельности: проверка на соответствие законодательству.

·         Приказы по отпускам: проверка наличия, проверка на соответствие законодательству.

·         Уведомления о времени начала отпуска: проверка наличия, проверка на соответствие законодательству.

·         Графики отпусков: проверка наличия, проверка заполнения, проверка на соответствие законодательству.

·         Трудовые договоры: проверка наличия, проверка на соответствие законодательству, сличение с приказами и иными документами на предмет расхождений. Проверка изменений, дополнений.

·         Штатные расписания: проверка наличия, проверка соответствия законодательству, проверка соответствия приказам и иным документам.

·         Табели учета рабочего времени: проверка наличия, проверка на соответствие законодательству.

·         Командировочные документы: проверка приказов, командировочных удостоверений, служебных заданий, проверка на соответствие законодательству.

·         Трудовые книжки: проверка правильности заполнения трудовых книжек, сличение с приказами по личному составу на предмет расхождения, регистрация в книге учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним.

·         Проверка базы «1С. Зарплата и Кадры» или иной аналогичной: проверка соответствия документам – приказам, трудовым договорам, штатному расписанию и т.п.

·         Проверка наличия необходимых локальных нормативных актов: экспертиза ЛНА, рекомендации по внесению изменений.

·         Проверка наличия необходимых должностных инструкций: экспертиза должностных инструкций, рекомендации по внесению изменений.

4. Аудит кадрового делопроизводства, документации. Результат

По результатам аудита кадровой документации вы получаете:

— правовое заключение, содержащее выводы по результатам аудитакадровой документации в компании, полностью и наглядно отражающее состояние дел;

— подробные рекомендации по восстановлениюкадровой документации, приведению ее в соответствие, излагаемые в заключении.

5. Аудит кадрового делопроизводства, документации. Гарантии

Мы гарантируем:

— 100% верность наших рекомендаций, выданных по результатам аудита кадрового делопроизводства, документации;

— полную финансовую ответственность в размере штрафов, наложенных государственными органами, в случае нашей ошибки в рекомендациях, что закреплено Договором на оказание услуг по аудиту кадровой документации.

6. Аудит кадрового делопроизводства, документации. Цена

Comments:

• ВКонтакте
• JComments

Download SocComments v1.3

Видео:Экспресс-аудит ведения кадрового делопроизводства в компанииСкачать

Аудит кадровых документов

Во время проведения аудита кадровых документов мы:

• используем отработанную профессиональную методику;
• применяем комплексный подход;
• соблюдаем принципы деловой этики;
• предоставляем правовое обоснование;
• применяем индивидуальный подход к каждому клиенту.

При проверке кадрового аудита клиент самостоятельно определяет характер и объем проверки (сплошной, полный, выборочный или целевой аудит). В первую очередь проверяется документация, которая обязательна для всех организаций, вне зависимости от сферы деятельности и организационно-правовой формы, затем проверяются документы, которые при определенных условиях также становятся обязательными

Целевой кадровый аудит

Условия проведения:

• количество сотрудников по выборке – 20;
• период проверки – 1-3 года, которые предшествуют дате начала проверки;
• перечень работников составляет клиент;
• в перечень включаются сотрудники следующих категорий – вновь принятые работники, сотрудники с длительным опытом работы в организации, исполнители, руководители;
• срок проведения аудита составляет от 20 календарных дней (в этот период предполагается обязательное присутствие эксперта на территории заказчика как минимум 4 рабочих дня).

По итогам целевого аудита:

• Если установлено наличие нарушений в отношении преобладающего количества сотрудников, то велика вероятность возникновения у клиента существенных рисков в случае трудового спора и проверки ГИТ. Следующий обязательный шаг – исправление нарушений/недостатков.
• Если критической массы грубых нарушений не найдено, в таком случае вероятность их возникновения сводится к минимуму.

Проведение аудита кадровых документов целесообразно:

• в случае увольнения руководителя кадровой службы, который отвечает за ведение кадрового делопроизводства;
• в случае включения работодателя в план проверок на текущий год;
• каждые 3 года, исчисляемые с момента государственной регистрации;
• работы ИП и компании более 2 лет (ввиду первых плановых ревизий после 3 лет ведения бизнеса);
• в случае изменений в законодательстве (все документы должны соответствовать действующим нормам, поэтому необходимые дополнения и изменения нужно вносить сразу);
• в случае смены руководства организации;
• при угрозе проверки после увольнения «обиженного» работника (несвоевременно выплачиваемая зарплата, премии, увольнение по инициативе работодателя).

 Выборочный аудит кадровых документов.

Общие условия проведения:

• проверка на отсутствие/наличие нарушений по конкретному аспекту/направлению кадрового делопроизводства;
• в отчет включаются виды и несколько примеров нарушений, выявленных у заказчика.

Итог: клиент получает информацию о существующих видах нарушений без указания их точного числа (то есть указывается, к примеру, что в приказах о предоставлении отпусков нет подписи работника, и в качестве примера проводится ссылка не несколько приказов, где отсутствует подпись сотрудника). Далее работники кадровой службы клиента вычисляют отсутствие/наличие данных нарушений по кадровой документации.

https://www.youtube.com/watch?v=GYcObe6OiYc

Этот вид аудита не слишком удобен, если планируется проводить исправление допущенных нарушений.

Преимущества выборочной кадровой проверки – минимальный срок проведения и лояльная цена.

 Аудит кадровой документации

Аудит кадровой документации предусматривает проверку содержания и наличия:

• обязательной документации по учету кадров (личные карточки, трудовые договоры, табели учета рабочего времени, дополнительные соглашения к трудовому договору, штатное расписание, приказы по личному составу, трудовые книжки и др.);
• локальных нормативных актов (Положение о персональных данных, Положение об оплате труда, ПВТР и др.);
• других документов, которые имеют отношение к трудовым правоотношениям и предоставляются клиентом в ходе проведения ревизии.

Определение перечня необходимых кадровых документов, определенных трудовым законодательством, и проверка их наличия:

• документы, которые обязательны для всех компаний независимо от организационно-правовой формы и сферы деятельности;
• документы, которые становятся обязательными при определенных условиях.

По итогам экспресс-аудита клиент получает перечень недостающих нормативных актов с подробным расчетом штрафных санкций за их отсутствие.

Сплошной или полный аудит кадровой документации.

Условия проведения кадровой проверки:

• анализируется документация на всех сотрудников организации;
• срок проведения проверки – от 25 календарных дней с обязательным присутствием эксперта на территории заказчика не менее 7 рабочих дней;
• отражение в отчете всех нарушений и всей документации, где данные нарушения были выявлены.

Преимуществом полного аудита является то, что клиент получает полную картину нарушений трудового законодательства. Но данный вид проверки (в сравнении с выборочным или целевым) более длителен, а также предусматривает более высокую цену.

В связи с этим не нужно доверять заверениям исполнителей, которые предлагают провести масштабную кадровую проверку быстро и за скромную сумму, в этом случае аудит будет проведен поверхностно, и его результат будет далек от действительности.

А поскольку понять это можно лишь путем повторного аудита, многие нарушения так и останутся не выявленными, а спустя некоторое время проявятся у заказчика, подразумевая негативные последствия.

Экспресс-аудит от 5 000 рублей

Выборочный от 1 000 рублей

Целевой аудит от 1 500 рублей

Сплошной и полный аудит:

– от 45 000 до 50 сотрудников

– от 70 000 от 50 сотрудников

Сроки проведения

Экспресс – от 14 дней

Выборочный – индивидуально

Целевой  – от 20 дней

Полный – от 25 дней

Гарантии на работы

100% гарантия результата на качество аудита в случае прохождения проверки Роструда.

📹 Видео

Как провести внутренний кадровый аудит | Ольга Федоренко. РУНОСкачать

Внутренний аудит кадровых документовСкачать

Проводим кадровый аудит самостоятельно. Обязательные кадровые документыСкачать

АУДИТ КАДРОВОЙ ДОКУМЕНТАЦИИСкачать

Как провести кадровый аудит своими руками | Инструкция по проверке документов | #ГруппаФинансыСкачать

Как провести аудит кадровых документов в компании своСкачать

Фрагмент урока из курса "Проверка трудовой инспекцией. Аудит кадровых документов»Скачать

Основные вопросы при проведении аудита кадровых документовСкачать

Внутренний аудит кадровых документовСкачать

Аудит кадровых документов различных категорий иностранных работников своими силамиСкачать

Услуга аудит кадровой документацииСкачать

Кадровый аудит. Пошаговый алгоритм действий.Скачать

Аудит кадровых документов: зачем нужен кадровый документооборот и для кого?Скачать

Алгоритмы внутреннего аудита кадровых документов и подготовка к ГИТ | Учебный Центр "ТехноПрогресс"Скачать

Миграционный аудит: проверка кадровой документации на соответствие миграционному законодательствуСкачать

Аудит личных дел сотрудников | Ольга Федоренко. РУНОСкачать

Вебинар «Проверки кадровых документов»Скачать