Электронный документооборот: идем в ногу со временем

Документооборот и BYOD: Как мобильная версия СЭД помогает идти в ногу со временем

Не секрет, что мы живем в эпоху «всеобщей мобилизации». Переносному компьютеру — ноутбуку — в следующем году уже исполнится тридцать пять, а мобильный телефон превратился из увесистого «кирпича» в карманный мини-компьютер всего за какое-то десятилетие.

Пришла и схлынула волна PDA, за ней ушли в прошлое когда-то популярные нетбуки, очень быстро были вытесненные с рынка планшетами.

А заодно выросло поколение молодых специалистов, которое социологи иронично прозвали «поколением большого пальца» («thumb generation» или «i-finger generation») — за неистребимую привычку не расставаться со смартфоном, набирая бесконечные сообщения, листая страницы в Интернете или играя в видеоигры.

Для молодежной части коллектива довольно размытым является понятие рабочего места. Благодаря мобильным устройствам «поколение большого пальца» имеет доступ к информации практически везде и всегда, и привычная концепция организации трудового процесса, когда у каждого сотрудника есть стол, стул, и компьютер, за которым он сидит, как приклеенный, современному молодому сотруднику неудобна.

Молодые специалисты убегают работать «по удаленке» с домашнего ноутбука, набирают отчеты на личных планшетах, гуляя по офису, и общаются с начальником по Viber, сидя со смартфоном в кафе. Проще говоря, вместе с новым поколением работников в современный офис ворвалась концепция BYOD (Bring Your Own Device) — организация рабочего процесса с использованием личных мобильных устройств сотрудников.

Это стремление встать из-за рабочего стола доставляет немало хлопот в такой консервативной сфере, как документооборот. Документы «разлетаются» по личным устройствам сотрудников, как осенние листья, гонимые ветром.

Эта ситуация, бесспорно, требует наличия в компании системы электронного документооборота, которая будет консолидировать документы в едином хранилище. Однако, и этого не вполне достаточно.

СЭД в классическом формате рассчитаны именно на концепцию индивидуального рабочего места сотрудника со стационарным компьютером и чересчур тяжеловесны для мобильных устройств.

Решением проблемы могло бы стать создание мобильных приложений для документооборота. Именно поэтому СЭД ТЕЗИС имеет мобильный интерфейс, который развивается параллельно с основной системой. Он дает возможность идти в ногу с современной тенденцией к мобильности и в то же время сохранять организационные преимущества электронного документооборота.

Мобильный документооборот — это удобно

Из мобильных устройств в настоящее время наиболее популярны смартфон, планшет и ноутбук. И если последний достаточно консервативен в плане конструкции (что обуславливается необходимостью сохранять приемлемый вес), то смартфоны и планшеты находятся в вечной гонке за красотой дизайна, толщиной корпуса, размерами экрана, дюймами и пикселями.

Линейка размеров экранов смартфона варьируется от трех дюймов, что соответствует разрешению 640×490, до 5,2-5,5 дюймов, что в разных моделях соответствует разрешению от 1280×720 до 1920×1080. А между этими крайними значениями существует огромный разброс разрешений, который появился по прихоти дизайнеров мобильных устройств.

Особенно выделяются в этом плане популярные устройства с «яблоком», которые «радуют» разработчиков веб-приложений оригинальными разрешениями типа 1334×750.

Впрочем, и ноутбуки тоже не подарок — диагональ экрана колеблется от 10 до 18 дюймов для крупных ноутбуков, и от 7 до 11 дюймов — для нетбуков, которые у многих еще в ходу (не каждый готов оторвать от сердца, к примеру, 11-дюймовый MacBookAir).

Отдельным вопросом являются возможности мобильных устройств по отображению графики.

Хотя смартфоны и планшеты (не без давления со стороны игровой индустрии) постоянно совершенствуются в этом плане, до мощностей видеокарт современных стационарных ПК графические процессоры мобильных устройств пока не дотягивают — даже топовые, выдающие частоты до 533 МГц.

Вместе с мощностью графики сильно растет энергопотребление мобильного устройства, что снижает время его автономной работы, а прорыва в области производительности аккумуляторов пока не предвидится.

https://www.youtube.com/watch?v=tLBsHW1GJyQ

Таким образом, если в организации сосуществуют BYOD и СЭД, может обнаружиться, что веб-интерфейс системы, который так красиво смотрится на мониторе стационарного ПК, окажется неподъемным кошмаром на мобильном устройстве.

Интерфейс, рассчитанный на ПК, подвержен тем же проблемам, которые возникают с любым веб-приложением или сайтом в мобильном браузере: элементы UI могут хаотично «поплыть»; интерфейс может оказаться слишком велик для мобильного экрана, и пользователю постоянно придется двигать область просмотра, чтобы отыскать нужные элементы; или UI просто не сможет обеспечить достаточное время отклика на маломощном мобильном устройстве, и все действия будут выполняться крайне медленно.

Именно поэтому наиболее приемлемым вариантом является использование специализированного мобильного интерфейса СЭД на таких устройствах, как планшеты и смартфоны.

Мобильная версия СЭД ТЕЗИС, по сути, является легковесным адаптивным мобильным интерфейсом для доступа к данным в СЭД.

Мобильная версия ТЕЗИС адаптирует свой интерфейс к любым размерам и разрешениям экрана мобильного устройства, позволяя эффективно использовать его ограниченное пространство.

Кроме того, она учитывает ориентацию экрана — горизонтальную или вертикальную, и подстраивается под ее изменения. Помимо этого, все элементы интерфейса Мобильной версии адаптированы под управление методом touch-screen, который является основным способом взаимодействия с современными сенсорными моделями смартфонов и планшетов (именно он и породил выражение про «большой палец»).

Таким образом, использование мобильной версии СЭД является удобным в условиях широкого разнообразия мобильных устройств, применяемых сотрудниками в личных и рабочих целях. Мобильная версия ТЕЗИС учитывает аппаратные особенности каждого устройства, будь то нетбук, смартфон или планшет, а также поддерживает все современные веб-браузеры для Android и iOS.

Мобильный документооборот — это просто

Современные СЭД предлагают массу функций.

Помимо управления классическим документооборотом, контроля исполнительской дисциплины и ведения канцелярии, в СЭД могут быть реализованы как различные рабочие процессы (к примеру, организация совещаний), так и технические возможности (к примеру, потоковое сканирование и ввод документов, генерация отчетов, использование ЭП и так далее). Богатое функциональное наполнение современных СЭД является несомненным преимуществом, однако делает их чересчур громоздкими для использования на мобильных устройствах.

В случае мобильного интерфейса СЭД на передний план выходит не обширность функциональных возможностей системы, а простота и оперативность работы в ней. Часть функций, которые доступны в «десктопной» СЭД, на мобильном устройстве просто не имеют смысла — к примеру, потоковый ввод документов (вряд ли кому-то придет в голову подключать смартфон к сканеру).

Другая часть оказывается нерабочей чисто технически — так, перспективы использования мобильной ЭП до сих пор остаются достаточно туманными. Кроме того, слишком большой набор функций сильно усложняет юзабилити мобильного приложения для документооборота.

Поэтому разумным решением для удобства использования СЭД на мобильном устройстве является ограничение функциональности.

Мобильный интерфейс СЭД ТЕЗИС ограничен по функциональности таким образом, чтобы пользователь видел только те части бизнес-процессов, которые требуют его оперативного участия.

Это, в первую очередь, поступающие к нему задачи, договоры и документы, присланные на ознакомление, согласование, утверждение, либо регистрацию. Также мобильный интерфейс позволяет получать уведомления о действиях по процессам, выполненным другими участниками.

Таким образом, мобильная версия не содержит ничего лишнего, а просто позволяет быстро получать доступ к информации, по которой нужно произвести действия как можно быстрее.

Конечно, из-за ограничений функциональности СЭД на смартфоне или планшет можно использовать только как средство оперативного решения срочных вопросов. Однако, даже такой лимитированный доступ к системе документооборота будет полезен в условиях повсеместного BYOD.

Сотрудник сможет участвовать в бизнес-процессах и реагировать на задачи как на рабочем месте, так и вне его. Для выполнения важнейших действий, на которые рассчитана СЭД, вполне достаточно экрана смартфона или планшета — например, чтобы поставить задачу или прочитать и согласовать документ.

Мобильная версия СЭД позволит быстро решить производственный вопрос даже в отрыве от стационарного ПК или вне офиса, используя персональное мобильное устройство.

Мобильный документооборот — это недорого

Как показывает наш опыт, ранее существовала тенденция приобретать мобильные версии СЭД в основном для руководителей. Бесспорно, руководство компании в большинстве случаев более мобильно, чем рядовые сотрудники, и гораздо более нуждается в оперативном доступе к данным и документам.

Кроме того, многие компании-заказчики не решались на массовое приобретение мобильных лицензий из соображений того, что это увеличит бюджет проекта внедрения СЭД.

Поэтому мобильная версия СЭД приобреталась в небольших объемах для использования той частью коллектива, которая непосредственно участвует в принятии решений в ежедневной деятельности бизнеса.

Однако, распространение концепции BYOD в современных офисах привело к появлению прямо противоположной тенденции — к обеспечению оперативного выхода к электронным документам для всех сотрудников, которым это необходимо, без учета их положения в иерархии компании.

Ведь подчиненные также стали мобильны, и точно так же нуждаются в оперативном получении задач от начальства, обмене документами с другими подразделениями, постоянном доступе к данным, связанным с работами определенных проектов.

Таким образом, компания, внедряющая СЭД, оказывается перед выбором между экономией и удобством работы сотрудников, которые непосредственно выполняют работы по производству продуктов и услуг.

https://www.youtube.com/watch?v=W1eisPrnMBQ

Решение данной проблемы возможно путем использования скидочных программ, предлагаемых компаниями-вендорами СЭД. Так, лицензии на мобильную версию СЭД ТЕЗИС продаются пакетами по 5, 10, 15 или 25 одновременных подключений.

Общая стоимость пакета, соответственно, равняется цене, умноженной на количество подключений в пакете, причем чем больше лицензий в пакете, тем ниже цена за одно подключение. Такая схема лицензирования удобна как раз для того упомянутого случая, в котором лицензии приобретаются для ограниченной группы привилегированных сотрудников.

Однако, с учетом растущего тренда BYOD, на мобильную версию СЭД ТЕЗИС была введена вторая схема лицензирования, специально рассчитанная на компании, которые хотели бы предоставить мобильный доступ к СЭД всем рядовым сотрудникам.

Если заказчик заинтересован, чтобы все сотрудники, которым это необходимо, могли оперативно использовать СЭД, он может приобрести для них лицензии на стандартную версию СЭД, предназначенную для использования на стационарных рабочих местах, а после этого — приобрести мобильные лицензии всего за 25% от общей стоимости приобретенных лицензий на «основную» версию системы. Во сколько обойдется «мобилизация» доступа к СЭД, таким образом, легко рассчитать при помощи калькулятора внедрения. Для примера: можно приобрести 10 лицензий на Стандартную редакцию системы за 100 тысяч рублей и отдельно — пакет мобильных лицензий на 10 подключений за 47,5 тысяч рублей. Воспользовавшись же скидочной программой, можно приобрести 10 лицензий на Стандартную редакцию системы за 100 тысяч рублей, и 10 мобильных лицензий уже за 25 тысяч рублей. Экономия в этом случае выражается десятками тысяч. Таким образом, массовой закупки мобильных лицензий не следует опасаться — всегда есть возможность обеспечить удобство работы своим сотрудникам и при этом сделать это выгодно.

В заключение: мобильный документооборот — это необходимо

Растущее распространение мобильных устройств, популяризация концепции BYOD, выход на рынок труда молодых сотрудников, привыкших к мобильным гаджетам, необходимость оперативного доступа к информации в СЭД с любого устройства и из любой точки мира, где есть Интернет — все это обуславливает необходимость наличия мобильных версий системы электронного документооборота в ИТ-инфраструктуре компании.

Мобильная версия СЭД ТЕЗИС дает компаниям такую возможность, предоставляя легковесный, не перегруженный лишними функциями мобильный интерфейс к СЭД ТЕЗИС, адаптирующийся к аппаратным возможностям мобильных устройств, таких как ноутбуки, смартфоны и планшеты. На мобильную версию ТЕЗИС действует выгодная скидочная программа, позволяющая приобретать лицензии массово и обеспечивать мобильным доступом к СЭД необходимое количество сотрудников.

Кроме того, в долгосрочной перспективе в дополнение к мобильному интерфейсу СЭД ТЕЗИС планируется выпустить нативные приложения для основных мобильных операционных систем, чтобы расширить возможности взаимодействия между СЭД и мобильным устройством. Таким образом, от работы с СЭД в отрыве от рабочего места продукт готовится перейти к полноценной автоматизации мобильных сотрудников.

Что нужно для перехода на электронный документооборот

Первый вопрос, который возникает: а зачем? Каковы плюсы и минусы перехода на электронный документооборот? Сравним его с бумажным.

Первый вопрос, который возникает: а зачем? Учитывая, что никакого закона о переходе на электронный документооборот не существует, никто не принуждает бизнес отказываться от бумаги, почему нужно это делать? Каковы плюсы и минусы перехода на электронный документооборот? Сравним его с бумажным.

По деньгам

Бумажные документыЭлектронные документы

Сформировать документ на лист формата А4 — порядка 1,5 руб., пакет документов на 6 листов формата А4, — 9 руб.	Создать электронный документ любого объема — 0 руб., пакет документов любого объема — 0 руб.
Отправить Почтой — 40–60 руб., курьером — обычно дороже более чем в 10 раз, зависит от места назначения.	Отправить — от 5 до 9 руб. в зависимости от оператора ЭДО, не зависит от места назначения.
Затраты на аренду помещения под архив зависят от площади и региона.	Не требует затрат на аренду помещения под архив. В Диадоке документы хранятся бесплатно и бессрочно.

По времени

Бумажные документыЭлектронные документы

Распечатать, подписать, проштамповать — от одного до нескольких дней. В компаниях с объемных исходящим документооборотом ежемесячно по несколько дней этим заняты все сотрудники бухгалтерии.	Для электронного документа всего этого не требуется. Подписать его электронной подписью — минутное дело. В Диадоке можно в один клик подписать разом большое количество документов.
Почтой идут от нескольких дней до 2 недель; курьером — от 1 до 4 суток.	Адресат получает документы за несколько секунд после отправки, независимо от того, насколько географически удален от поставщика.
Нужно вернуть поставщику подписанные экземпляры. Почтой — от нескольких дней до месяца; курьером — от 1 до 4 суток.	Получатель подписывает документ, и он становится доступен обеим сторонам. Обратной отправки не требуется.

Взаимодействуйте с пользователями разных операторов ЭДО через Диадок. Безлимит на 2 месяца — бесплатно.

Подключиться бесплатно

Итак, вы приняли решение — готовы отказаться от бумаги в пользу технологий XXI века. Что нужно для перехода на электронный документооборот?

Шаг первый

Факт того, что компания работает с документами, составленными в электронном виде и подписанными электронной подписью, необходимо отразить в ее учетной политике.

Шаг второй

Посмотрите на схему документооборота, которая действует в вашей компании. Сколько задействовано сотрудников, сколько этапов, на каком из них возникают промедления и потери. Проанализируйте ее и переложите в электронный вид так, чтобы избавиться от проблем бумажной цепочки.

Шаг третий

На основе выстроенной схемы электронного документооборота (ЭДО), которую вы хотели бы получить в результате, определите подходящее для вас техническое решение: веб-версия или интеграция.

Веб-версия — самый простой, доступный всем способ перехода на ЭДО, который не затрагивает информационных систем компании. Вы оплачиваете только отправленные документы. Подходит организациям с небольшим трафиком — порядка 100 исходящих документов ежемесячно — и небольшим числом контрагентов.

https://www.youtube.com/watch?v=B0sqIEUbxqk

Интеграция с учетной системой компании позволяет ее сотрудникам работать с электронными документами в режиме единого окна, причем в привычном интерфейсе программы, с которой они обычно имели дело. Дает возможность автоматизировать большинство действий.

Контур.Диадок можно интегрировать несколькими способами:

• Через модуль для 1С — коробочное интеграционное решение для самой распространенной в России учетной системы. Универсальное — подойдет бизнесу любого масштаба.
• С помощью коннектора — подойдет тем, кто не хочет вмешиваться в конфигурацию своей учетной системы, но нуждается в автоматизации ряда действий с электронными документами.
• Через готовое интеграционное решение для вашей учетной системы.
• С помощью средств API — индивидуальное интеграционное решение для конкретной компании.

Последние три пункта подойдут компаниям с высоким трафиком и большим числом контрагентов.

Шаг четвертый

Когда вы примерно поняли, какой именно документооборот хотите получить и как его организовать, пришло время выбрать оператора. Посмотрите, какие решения и по какой цене они предлагают, и определите того, кто вам подходит.

Шаг пятый

Подключить контрагентов. Если ваши клиенты и партнеры не будут принимать и подписывать электронные документы, все результаты, достигнутые предыдущими шагами, окажутся бесполезными. Поэтому стоит потратить силы и время на то, чтобы донести до контрагентов: получать документы от вас они отныне будут только в электронном виде, более того — у них от этого одни плюсы.

Чтобы перейти на электронный документооборот с контрагентами, можно воспользоваться разными каналами донесения до них этой информации: ваш сайт, сайт оператора ЭДО, уведомления по e-mail, обзвон, посадочные страницы.

Система электронного документооборота – что это и зачем нужно?

В настоящее время обмен документами между хозяйствующими субъектами и физлицами постепенно переходит с бумажного на электронный. Система электронного документооборота имеет ряд преимуществ перед простой бумагой — она позволяет сэкономить время и увеличить эффективность принимаемых решений. СЭД может быть построена как внутри компании, так и между разными фирмами через сеть Интернет.

Что такое система электронного документооборота (ЭДО)?

Электронный документооборот — это система процессов по обработке документов в электронном виде. Большинство современных бухгалтерских и кадровых программ умеют формировать электронные документы в стандартном установленном на законодательном уровне формате. Но чтобы такой документ обладал юридическим весом, он должен быть подписан обеими сторонами электронной подписью.

Электронный документооборот можно разделить на два больших вида — обмен документами внутри фирмы либо между разными компаниями по каналам связи. Допускается объединить эти две системы в одну глобальную.

Использование электронного документооборота внутри компании требует приобретения необходимого программного пакета (платформы ЭДО), а также оборудования для его функционирования (сетевого оборудования, сервера и т. д.).

Для того, чтобы произвести обмен документами между двумя компаниями необходим оператор электронного документооборота. Он гарантирует доставку сообщений, контролирует формат пересылаемых документов, требует заверения работы с данными электронной подписью, хранит архив документов.

Внимание! Одним из таких сервисов является «диадок электронный документооборот». Документы, полученные через него, являются юридически значимыми, если на них находится отметка от ЭПЦ обеих сторон документооборота.

Основные преимущества

Электронный документооборот обладает неоспоримыми преимуществами перед бумажным:

• Упорядочивание делопроизводства — система не даст присвоить один и тот же номер разным документам, поскольку это будет происходить по порядку и автоматически;
• Отслеживание положения каждого документа — в любой момент времени можно будет узнать кто именно работает с документом. Сотрудник не сможет его испортить или потерять. Удаленный случайно или специально документ все равно можно восстановить;
• Ускорение обработки документов — если отделы компании разбросаны по нескольким зданиям, то бумажный документ необходимо лично нести туда для согласования. При ЭДО необходимый документ попадает к работнику за доли секунды;
• Удобная работа с версиями — при редактировании система сохраняет каждую версию. При необходимости можно проследить кто и когда вносил в документ изменения;
• Круглосуточный удаленный доступ — при необходимости, доступ к системе ЭДО можно организовать через интернет с любого компьютера земного шара. Работник может работать с документами находясь в командировке, в отпуске или на больничном;
• Планирование работы — благодаря указанию даты создания и срока исполнения, можно планировать исполнение поступающих документов согласно очереди;
• Поиск документов — можно произвести поиск в общей базе документов по ключевым словам и выражениям;
• Экономия бумаги — нет необходимости распечатывать все документы в необходимом количестве.

  Расчет пени по налогам в 2021 году калькулятор

Основные недостатки

Несмотря на явные достоинства, у систем ЭДО есть и недостатки, которые могут остановить фирму от внедрения.

https://www.youtube.com/watch?v=y59QTyccJwI

К ним относятся:

• Нужно затратить денежные средства на приобретение системы, которые в зависимости от количества пользователей могут составлять до 100 тыс. руб.;
• После покупки длительное время занимает ее установка, внедрение и отладка;
• Необходимо провести обучение всех пользователей, которые будут в ней задействованы;
• Обеспечение безопасности системы — разграничение доступа между пользователями, выпуск необходимых электронных подписей, защита от проникновения извне;
• В штате фирмы должен быть администратор, который будет следить за функционированием системы, выполнять сервисные действия, решать вопросы пользователей;
• В целях сохранности информации необходимо выполнять резервное копирование базы с документами;
• Если ЭДО отсутствует у фирм-партнеров, необходимо обеспечить существование и электронной, и бумажной системы.

Функционал электронного документооборота

Любая система документооборота должна обеспечивать выполнение множества действий:

• Работать с любыми видами документов — создавать их, оформлять, обрабатывать, регистрировать, контролировать их выполнение, согласовывать и т. д.;
• Организовывать потоки документооборота — определять маршруты внутри компании, разграничивать доступ между отдельными пользователями, предоставлять возможность работы с одним документом сразу нескольким лицам;
• Организовывать архив документов с возможностью их поиска, хранения.

Внимание! Электронный документооборот должен обеспечивать ту же возможность работы с документами, как и традиционный бумажный.

Крупные развитые системы предоставляют возможности:

• Регистрации всех проходящих документов — входящих, исходящих, внутренних, с дальнейшим перенаправлением их к руководителю;
• Обеспечивать единый порядок работы с документами в каждом подразделении фирмы;
• Работать с документом как индивидуально, так и коллективно;
• Обмениваться документами между подразделениями и конкретными сотрудниками;
• Разграничивать доступ к документам;
• Использовать стандартные формы для всех документов;
• Контролировать, что согласование, исполнение и прочая работа с документом будет выполнена вовремя;
• Формировать отчетность — аналитическую, статистическую и т. д.;
• Организовывать архивное хранение с фиксацией даты и времени доступа к ним пользователей.

Можно ли совмещать бумажный документооборот с электронным?

После перехода на электронный документооборот в организации, первое время все равно не получится полностью отказаться от бумажных документов.

Произойти это может по нескольким причинам:

• Не все контрагенты пользуются ЭДО;
• На предприятии уже существует множество бумажных документов, находящихся в архиве.

Тем не менее, существуют принципиальные отличия в работе с электронными и бумажными документами. К примеру, бумажный документ нужно распечатать и принести на подпись руководителю, в то время как электронный подписывается в самой системе. Бумажные бухгалтерские документы, отправленные контрагенту, могут потеряться на почте во время пересылки, в то время как электронные доходят до адресата.

Главным отличием работы с двумя типами документов является их хранение. Электронные документы сразу попадают в систему, где с ними могут работать все пользователи.

Для бумажных документов должен все равно быть организован архив, где они будут храниться в упорядоченном виде.

В то же время, после попадания в компанию бумажный документ должен быть отсканирован, и эта скан-копия должна быть загружена в систему для дальнейшей работы.

Внимание! Таким образом, работа внутри компании все равно должна вестись только в электронном виде. Если приходит бумажный документ, то его видят только те, кто его получает или подписывает. В то же время, работа с электронной копией позволяет защитить оригинал от почти либо утраты, и позволяет работать с ним сразу нескольким пользователям одновременно.

https://www.youtube.com/watch?v=hbBhgHuza1E

На рынке существует множество систем документооборота, у каждой есть свои достоинства и недостатки. Наиболее распространенные системы:

Система	Особенности	Стоимость
Дело	Одна из крупнейших программ по ЭДО. Большая функциональность, простота и удобство использования.	От 11 до 13,5 тыс. руб. за одно рабочее место
Логика	Может использоваться в компаниях любого размера, легка в освоении, гибкая подстройка под пользователя	От 4900 до 5900 за одно место.
Евфрат	Считается самой продвинутой из систем, в поставку входит собственная система баз данных, легкий и приятный дизайн	От 5000 руб за рабочее место при развертывании на сервере организации, от 10000 руб. при размещении на оборудовании разработчика.
1С:Архив	Полная интеграция с любыми продуктами 1С, возможность хранения любых файлов — текстовых, графических, видео и аудио.	От 12 до 57 тыс. руб. за всю программу.
DIRECTUM	Оптимальная система для малых и средних предприятий, можно совмещать электронные документы с бумажными.	От 7 тыс. руб. до 2 млн. руб. за лицензию
OPTIMA-WorkFlow	Новая система, которая только начинает активно развиваться. Есть несколько функций, уникальных для этой системы.	От 55 до 75 тыс. руб. за лицензию.

  Калькулятор фиксированных платежей ИП за себя

Взаимодействие электронного документа с другими программами

Занимая свое место в электронной среде организации, система ЭДО должна во время работы свободно поддерживать другие бизнес-приложения, уже функционирующие в ней. К примеру, необходимо свободно обрабатывать бухгалтерские документы — счета-фактуры, акты, накладные, доверенности и т. д.

Кроме этого, система электронного документооборота должна работать со всеми согласованно, и оперировать одними и теми же данными. Поэтому необходимо, чтобы система могла поддерживать справочники, которыми пользуются в электронной среде, и умела обновлять данные в них.

Кроме этого, необходимо учитывать и работу с внешними данными — электронной почтой, торговыми площадками и т. д.

При выборе ЭДО необходимо обращать внимание на возможности ее взаимодействия с другими средствами и источниками данных, имеющимися на предприятии. Обычно, популярные, а потому активно развивающиеся системы, имеют в своем составе множество модулей для наиболее популярных программ — 1С, Парус, Oracle и многих других.

К примеру, электронный документооборот программы 1С может позволять прямо из нее формировать, принимать и отправлять электронные бухгалтерские документы, при этом подтверждая их квалифицированной подписью.

Сервис 1С-Электронный документооборот (1С-ЭДО): что это и как работает — Первый Дом Консалтинга «Что делать Консалт»

Всё популярнее становятся безбумажные технологии работы. Расскажем в этой статье о популярной системе электронного документооборота 1С-ЭДО. Сервис 1С-ЭДО входит в состав большинства типовых программных продуктов 1С и позволяет обмениваться с контрагентами юридически значимыми документами в электронном виде.

Преимущества электронного документооборота в сравнении с обменом документами в бумажном виде:

1. ЭДО надёжнее бумажных документов.

Что может случиться с бумагой: износ со временем, пожар, соседи сверху затопили и прочее.

От подобного ЭД спасает резервное копирование: на портативный носитель, в облачное хранилище (специальный сервис, который предлагает 1С), на другой компьютер. Скопировали и спите спокойно.

  Что же касается кибер-защиты, то при работе устанавливается специальная программа для шифрования — криптопровайдер, которая гарантирует высочайшую защиту документов.

1. Не требуется обучение персонала.

Работа с 1С-ЭДО очень проста и интуитивно понятна. Достаточно показать один раз сотруднику, который постоянно работает с программой, как принять и отправить документ, и в следующий раз он сможет это сделать самостоятельно.

1. ЭДО экономит средства и время.

Для доставки бумажных документов требуется курьер или почта, для доставки электронных документов нужно открыть программу и отправить/принять нажатием одной кнопки. Все входящие документы в сервисе 1С-ЭДО бесплатные, отправка одного пакета документов стоит 10 рублей, при наличии ИТС ПРОФ в месяц сто пакетов отправляются бесплатно.

Обмен юридически значимыми электронными документами

Документы, переданные с помощью электронного документооборота, являются юридически значимыми, что регулируется законодательством РФ:

• ФЗ №63 «Об электронной подписи», правила представления документов в ФНС прописаны в приказе Минфина № ММВ-7-2/168.
• ЭДО между организациями осуществляется на основании приказа Минфина № 50н.
• Правила обмена первичными бухгалтерскими документами в электронной форме прописаны в приказе ФНС № ММВ-7-6/36@.
• Все операторы ЭДО в процессе деятельности должны руководствоваться приказом ФНС № ММВ-7-6/253@.

Как выбрать оператора ЭДО

На российском рынке есть множество операторов электронного документооборота. Каждому оператору требуется установить своё программное обеспечение, не всегда можно отправить документы от одного оператора другому, что не очень удобно. Если у вас много контрагентов, потребуется роуминг ЭДО. Роуминг ЭДО — обмен электронными документами между разными операторами ЭДО.

https://www.youtube.com/watch?v=Fdm7xEEgeIw

Компания 1С решила вопрос роуминга, реализовав в программе 1С модуль электронного документооборота 1С-ЭДО и заключив договор с двумя крупными операторами ЭДО «Калуга-Астрал» и «Такском». Эти операторы могут обмениваться электронными документами с большинством операторов ЭДО.

Преимущества 1С-ЭДО:

• бесплатный сервис для компаний с приобретённой подпиской ИТС Проф;
• интегрирован в программу 1С;
• есть роуминг с большинством операторов ЭДО;
• настраивается за 5 минут;
• настройка сервиса бесплатная для наших Клиентов.

Как перейти на электронный документооборот со своими контрагентами?

Для перехода на 1С-ЭДО вам нужно:

1. Настроить возможность обмена электронными документами сначала у себя в программе 1С.
2. Затем в программе 1С вы увидите список ваших контрагентов, у которых также настроен обмен электронными документами.
3. По законодательству РФ для перехода на ЭДО требуется ваше согласие и согласие контрагента. Из программы 1С отправляете контрагенту запрос из программы, контрагент отправляет согласие. Это делается один раз.
4. Готово, можете обмениваться электронными документами.

Для работы 1С-ЭДО требуется:

1. Криптопровайдер, установленный на компьютере (КриптоПро CSP, VipNet CSP).
2. Электронная подпись. В данном случае подойдут подписи для сдачи отчётности в контролирующие органы, изданные в любом удостоверяющем центре. Первый Дом Консалтинга «Что делать Консалт» работает с операторами для сдачи отчётности 1С-Отчётность (оператор Калуга-Астрал) и СБиС (оператор Тензор).
3. Конфигурация 1С:

— 1С:Бухгалтерия 8, ред. 2.0 и 3.0 (в т.ч. базовые, и отраслевые решения, написанные на Бухгалтерии);

— 1C:Управление нашей фирмой;

— 1C:Управление холдингом;

— 1С:Управление торговлей 8, ред. 10.3 и 11;

— 1С:Комплексная автоматизация 8 ред. 1.1 и 2.0;

— 1С:Бухгалтерия государственного учреждения ред. 1.0 и 2.0;

— 1С:Управление производственным предприятием 8;

— 1C:ERP Управление предприятием 2.0;

— 1С:Клиент ЭДО 8, ред. 2.0.

Как настроить 1С-ЭДО?

Настройку 1С-ЭДО лучше доверить техническим специалистам. Чтобы настроить 1С-ЭДО требуется наличие Криптопровайдера, электронной подписи и конфигурация 1С из списка выше. Создается профиль ЭДО, этому профилю присваивается уникальный идентификатор.

Далее настраиваются каналы связи между контрагентами путём отправки/приёма приглашений к электронному документообороту.

Наша компания осуществляет установку сервиса и оказывает безлимитную техническую и консультационную поддержку для всех Клиентов компании бесплатно.

С каждым годом всё больше и больше компаний переходят на электронный документооборот, и в ближайшем будущем большинство юридических лиц страны полностью откажутся от «бумаги».

И тот, кто не перейдёт на электронный документооборот своевременно, столкнутся с трудностями, примерно такими же, как человек с кассетой на магнитной ленте в поисках магнитофона, который сможет её воспроизвести.

Чтобы идти в ногу со временем, упростить свою работу, получить конкурентные преимущества сейчас, перейдите на электронный документооборот уже сегодня.

Проконсультируем по вопросу перехода на ЭДО, поможем настроить 1С-ЭДО и решить все технические вопросы — оставьте заявку здесь.

Топ 9 вопросов про электронный документооборот от наших клиентов

1С:Электронный документооборот (ЭДО) — это сервис для обмена юридически значимыми документами (счетами-фактурами, актами, накладными, договорами, соглашениями и пр.) с контрагентами через Интернет. С каждым годом 1С:ЭДО становится все более популярным способом получения и отправки документации. Почему?

Электронные документы легко получить, подписать и отправить в два клика напрямую из программ «1С». Больше не нужно ничего печатать, хранить громоздкие папки, арендовать архивы, тратиться на доставку, бумагу и канцелярию.

И это лишь некоторые из преимуществ ЭДО.

Если вы всерьез задумались о переходе на электронный документооборот «1С» и хотите узнать больше о его возможностях, наша статья будет вам полезна.

Из нашей статьи вы узнаете:

В каких программах «1с» реализован эдо?

Фирма «1С» предлагает сразу два решения для перехода на электронный документооборот: «1С-ЭДО» и «1С-Такском». Сервисы реализованы в следующих программах:

• «1С:Бухгалтерия 8» ред. 2.0 и 3.0;
• «1С:Бухгалтерия государственного учреждения» ред. 1.0 и 2.0;
• «1С:Комплексная автоматизация 8» ред. 1.1 и 2.0;
• «1С:Управление производственным предприятием 8»;
• «1C:Управление нашей фирмой»;
• «1C:Управление холдингом»;
• «1С:Управление торговлей 8» ред. 10.3 и 11;
• «1C:ERP Управление предприятием 2.0»;
• «Клиент ЭДО» ред. 1.0;
• «Клиент ЭДО» ред. 2.0.

С чего начинается работа с эдо?

Электронный документооборот всегда начинается с приглашения к обмену электронными документами. Отправка/получение приглашения – это первый и неотъемлемый шаг. Давайте немного подробнее остановимся на самом процессе отправки.

https://www.youtube.com/watch?v=h4AlYiUliiI

Чтобы отправить приглашение, нужно:

• Перейти в раздел «Текущие дела ЭДО». Найти этот раздел можно в «Продажах» (если вы используете «1С:Бухгалтерию 8» ред. 3.0) или в «Электронных документах», в которые можно зайти из раздела «Сервис» (если вы работаете в «1С:Бухгалтерии 8» ред. 2.0).
• Из раздела «Текущие дела ЭДО» перейти в раздел «Настройки ЭДО» и нажать «Создать».
• В открывшейся форме обязательными к заполнению являются только два поля: «Профиль настроек ЭДО» и «Контрагент».
• После заполнения обязательных полей нажимаем «Отправить приглашение».
• Если вы все сделали правильно, перед вами откроется окно «Форма приглашения». (рис.1)

Вы увидите уже заполненные поля «Получатель» и «Отправитель», также может быть заполнено поле «Идентификатор участника ЭДО». В этом окне требуется заполнить только одно поле – «Электронная почта».

Это может быть электронный адрес любого контрактного лица контрагента.

Именно на этот адрес будет отправлено приглашение к обмену электронными документами и оповещение о поступлении запроса на подключение ЭДО.

Рис.1 Окно «Форма приглашения»

Даже если адрес электронной почты указан с ошибкой, контрагент все равно получит приглашение через программу «1С». В процессе передачи электронных документов и приглашений участвует не сама электронная почта, а идентификатор.

При создании профиля ЭДО (настройки ЭДО) организации присваивается уникальный идентификатор. Его не нужно записывать или запоминать, но именно посредством этого идентификатора происходит обмен электронными документами.

Условно его можно сравнить с номером телефона.

При работе с ЭДО следует различать оповещение и приглашение. Приглашение – это неотъемлемая часть электронного документооборота, без него невозможно отправить и получить документы.

Оповещение имеет исключительно уведомительный характер и необходимо только для информирования об отправке.

Электронная почта никак не влияет на электронный документооборот, так как используется исключительно для оповещения.

Зачем нужны три папки в разделе «Приглашения» в сервисе 1С:ЭДО?

В «Текущих делах ЭДО» раздел «Приглашения» содержит три папки (рис.2)

Рис.2 Папки раздела «Приглашения»

В первой папке «Требуется пригласить» находятся приглашения, которые были сформированы, но еще не были отправлены. Обычно по причине того, что не указана электронная почта получателя.

В папке «Ждем согласия» хранятся приглашения, которые были успешно отправлены, но еще не получены или не приняты контрагентом.

В папку «Требуется согласие» попадают входящие приглашения от контрагентов, которые требуется принять или отклонить.

Какие могут быть ошибки при отправке приглашений?

В случае использования нескольких профилей ЭДО («1С-ЭДО» и «1С-Такском») нельзя обменяться приглашениями с одним и тем же контрагентом по разным профилям. Если принято решение обмениваться с контрагентом электронными документами, нужно выбрать один профиль. В противном случае могут возникнуть ошибки: от невозможности принять приглашение до некорректной работы профиля.

Как узнать, кто из контрагентов использует ЭДО?

В программах на базе «1С:Предприятие» в справочнике «Контрагенты» можно отследить, кто из контрагентов был подключен к сервису «1С-ЭДО». О наличии подключения сигнализирует соответствующий символ напротив контрагента (рис.3)

Рис.3 Знак наличия подключения к «1С-ЭДО»

Важно понимать, что наличие этого символа говорит о том, что контрагент был подключен к сервису, но не гарантирует его использование в настоящее время!

Как отправить приглашение контрагенту, который использует другого оператора?

Для обмена документами с контрагентом, использующим другого оператора ЭДО, приглашение отправлять не нужно. Если отправить приглашение контрагенту, у которого другой оператор, он попросту его не получит. Такой контрагент получит только оповещение об отправке и приглашение к использованию сервиса ЭДО через вашего оператора.

https://www.youtube.com/watch?v=14s3q2A60mk

Для организации обмена с контрагентом, использующим другого оператора, нужно:

• Подать заявку на роуминг оператору, которого вы используете. Заявку может подать любая из сторон, плата за настройку не взимается.
• После рассмотрения заявки на указанную в ней почту приходит письмо от оператора с подтверждением или отказом от настройки роуминга.
• После настройки роуминга требуется открыть раздел «Текущие дела ЭДО» и нажать кнопку «Отправить и получить».
• После обмена контрагент автоматически появится в «Настройках ЭДО».

Используя сервисы «1С-ЭДО» и «1С-Такском», возможна настройка роуминга с контрагентами, подключенными к таким известным операторам, как: СКБ Контур, Тензор и другие.

Приглашение принято. Что дальше?

Далее возникает вопрос — нужно ли соглашение об электронном документообороте? На данный момент нет необходимости в подобных соглашениях. Принятие приглашения автоматически означает согласие на обмен документами в электронном виде. Важно понимать, что обмен ЭДО не исключает хождения бумажных документов и не накладывает дополнительных обязательств.

Соглашение можно и нужно заключать, если необходимо соблюдение каких-либо специальных условий. Например, если документы должны быть отправлены не позднее 5 числа следующего календарного месяца.

Если принято решение о заключении соглашения об электронном документообороте, нужно понимать, что подписывать его можно как в электронном виде, так и на бумажном носителе, по договоренности сторон. В случае подписания соглашения в электронном формате печатать его не нужно. Подписанный оригинал хранится в «Архиве ЭДО».

Как правильно распечатать электронный документ?

Закон не требует печати электронных документов. Если вам все же требуется это сделать, следуйте простой инструкции.

Чтобы правильно распечатать электронный документ, нужно:

• Открыть документ в «Архиве ЭДО».
• Выбрать «Печать электронного документа». Обратите внимание, что при печати формируется копия документа, оригиналом будет считаться именно электронный документ.
• В режиме предварительного просмотра будет видно, что на самом документе нет подписи. Поле остается пустым, но к документу формируется дополнительная страница «Карточка электронного документа». В карточке присутствует информация о документе, к которому она прилагается, информация о подписантах и документообороте.
• В нижней части карточки есть место для рукописной подписи и печати. Они необходимы для заверения документа.

Следует обратить внимание, что если печатается произвольный документ, то к печати будет предложена только карточка. Сам документ можно распечатать, открыв файл документа.

В карточке в графе «Требуемые подписи» будут указаны отправитель и получатель. В то же время, если печатать таким образом документ из поступлений, в этой графе по умолчанию будет указан отправитель.

Если печатает документ получатель, то его рукописная подпись будет установлена ниже в пункте заверения копии.

Как отправлять универсальный передаточный документ?

Сегодня все больше компаний начинают использовать формат универсального передаточного документа (УПД):

• УПД со статусом 1 (счет-фактура + первичный передаточный документ);
• УПД со статусом 2 (первичный передаточный документ без счета-фактуры).

Отправка документов в формате УПД ничем не отличается от отправки любого другого документа. Но прежде чем отправлять УПД, нужно решить, всем ли контрагентам будут отправляться УПД?

Если УПД будут отправляться всем без исключения, то нужно:

• Зайти в «Профиль настроек ЭДО».
• Поставить две галочки: «Использовать УПД» и «Использовать УКД» (УКД – универсальный корректировочный документ). (рис.4)

Этот вариант подходит для организаций на общей системе налогообложения, которые всегда выписывают счета фактуры.

Рис.4 Профиль настроек ЭДО

Если в вашей компании упрощенная система налогообложения, следует изменить вручную форматы электронного документа на УПД.

https://www.youtube.com/watch?v=okbxP9hN0JM

Если требуется отправлять всем контрагентам отдельно акты и счета фактуры (или просто акты), а одному из контрагентов УПД, то нужно поменять форматы электронного документа в настройках ЭДО с конкретным контрагентом.

Для этого нужно:

• Открыть «Настройки ЭДО».
• Выбрать нужного контрагента.
• Включить расширенный режим настроек ЭДО через кнопку «Еще».
• Откорректировать форматы так же, как в примере выше. Если контрагенту будут направляться УПД со статусом «1», ставим галочки «Использовать УПД» и «Использовать УКД». Если УПД со статусом «2», вручную меняем форматы напротив нужного документа учета. (рис.5)

Рис.5 Смена формата электронного документа

Выводы

Электронный документооборот с каждым годом становится все более популярным способом обмена документацией. Это просто, удобно и современно! Электронные документы легко получить, подписать и отправить в два клика напрямую из программ «1С».

Больше не нужно ничего печатать, хранить громоздкие папки, арендовать архивы, тратиться на доставку, бумагу и канцелярию.

Более того, пользователи «1С» могут работать с 1С:ЭДО на выгодных условиях — льготная отправка пакетов входит в подписку ИТС (ИТС ТЕХНО – 50 пакетов в месяц, ИТС ПРОФ – 100 пакетов в месяц).

Если у вас остались вопросы по работе с сервисом 1С:ЭДО или требуется помощь по настройке и подключению сервиса, вы всегда можете обратиться к нам.

Приятного использования ЭДО!

📺 Видео