Идеальный документ: дубликат трудовой книжки (7 видео)

Как вносить записи в дубликат трудовой книжки

Трудовая книжка гражданина является основным документом, отражающим его трудовую деятельность и карьерный рост. На руках у работника трудовая книжка бывает только в периоды, когда он не работает. В случае утраты или прихода в негодность трудовой книжки надлежит оформить дубликат. Сотрудники кадровой службы знают, как вносятся записи в дубликат трудовой книжки.

Содержание

В каких случаях оформляется дубликат трудовой
Утрата документа работником
Утрата документа работодателем
Другие основания получить дубликат
Оформляем дубликат трудовой книжки
Дубликат трудовой книжки сложные вопросы оформления
Общие правила выдачи дубликата
Как оформить дубликат трудовой книжки: пошаговая инструкция, документы и рекомендации
Определение
Когда выдается
Стоимость
Алгоритм
Документы
Какие сведения вносятся в дубликат
Сроки выдачи
Некоторые нюансы
Недействительная запись
Если сотрудник уволился
Книга учета
Оформление дубликата трудовой книжки при утрате оригинала
Когда нужен аналог документа
Кто оформляет копию
Алгоритм действий
Что делать, если виноват работодатель
Дополнительные причины для оформления
Нюансы подтверждения стажа
Резюме
📹 Видео

В каких случаях оформляется дубликат трудовой

Нормативными документами, регулирующими ведение, хранение и учет трудовых книжек, предусмотрены случаи, когда надлежит выписать дубликат трудовой книжки:

утрата работником}
утрата работодателем}
наличие в трудовой порочащей записи, официально признанной недействительной}
непригодное для использования состояние документа.

Утрата документа работником

Если потерял трудовую книжку сам владелец, ему следует обратиться к работодателю с последнего рабочего места и составить в письменной форме заявление на получение дубликата трудовой книжки. Иногда возникает вопрос о том, кто может получить дубликат трудовой книжки.

Его выдадут по письменному заявлению с обязательным указанием причины, по которой потребовался дубликат, только лично работнику, поскольку на титульном листе должна в обязательном порядке стоять его подпись.

В заявлении обязательно должны быть указаны причины необходимости получения дубликата.

Работодатель законодательно обязан оказывать содействие своему бывшему работнику в получении дубликата трудового документа. Правила ведения и хранения трудовых книжек регламентируют конкретный период времени, не позднее которого дубликат должен быть выдан. Все расходы, связанные с получением дубликата трудовой, ложатся полностью на работника, потерявшего свою книжку.

Сотрудник, ответственный за работу с трудовыми книжками в организации, заполняет бланк нового документа и на титульном листе, над словами «Трудовая книжка», делает запись «Дубликат». Надпись может быть выполнена от руки чернилами допустимого цвета или проставлена штампом.

На титульном листе указываются все сведения о работнике. При выдаче дубликата в него заносятся сведения о владельце на момент выдачи дубликата, а не те, которые были в предыдущей трудовой книжке. Если старая трудовая есть в наличии, в нее вносят запись «взамен выдан дубликат», указывают дату выдачи, серию и номер нового документа и отдают ее владельцу.

В разделе книжки о работе вносится информация об общем (либо непрерывном) рабочем стаже сотрудника до того, как он поступил на работу в организацию. Все вносимые сведения должны быть подтверждены документально.

Трудовой стаж подтверждают:

приказы}
трудовые договоры}
выписка из личной карточки}
выписка из лицевых счетов.

Копии всех документов должны быть в обязательном порядке заверены.

Для этого в нижней части каждого листа делается надпись «Копия верна» или проставляется соответствующий штамп, далее указывается занимаемая должность сотрудника, заверяющего документ, его фамилия и подпись (чаще всего это работники кадровой службы или руководители). После чего в обязательном порядке ставится дата и печать организации.

В случае невозможности получения копий подтверждающих документов и отсутствии необходимой информации в архивах гражданин имеет право отправить запрос непосредственно в Пенсионный фонд.

Записывая общий рабочий стаж, кадровик вносит информацию в виде общего количества отработанных лет, месяцев и дней. Запись заносится в 3 графу раздела о работе трудовой книжки. Далее сотрудник кадровой службы записывает информацию по отдельным периодам, на которые имеются подтверждающие документы.

В графе 3 пишут название организации. Далее в графе 1 идет порядковая нумерация, в графу 2 заносят дату поступления на работу, в графе 3 указывают структурное подразделение и занимаемую должность. В графе 4 прописывается название, номер и дата документа, который послужил основанием для записи в трудовой книжке. Аналогично делается запись об увольнении работника.

https://www.youtube.com/watch?v=8vb8KrS42Ik

Затем кадровый работник заносит информацию о работе и награждениях работника за период времени, когда человек работал в данной организации. Эти записи должны быть подтверждены печатью организации и подписями ответственных лиц.

Факт выдачи дубликата должен быть отражен в специальном журнале, где ведется учет трудовых книжек и вкладышей к ним.

Частным случаем является выдача дубликата трудовой книжки вновь прибывшему работнику. Сотрудник проработал в организации, затем уволился (например, забрали в армию), после чего он возвращается в родную организацию, но трудовая где-то потерялась.

Это самый простой для кадровика случай, так как никаких документов собирать не надо – работник трудился только в этой организации.

Ему необходимо лишь написать заявление с просьбой о получении дубликата трудовой книжки, обязательно указав причины отсутствия ранее выданного документа.

Если работник спустя время находит свою ранее потерянную трудовую и фактически имеет теперь два документа, сотрудник отдела кадров должен на найденной трудовой сделать надпись «Взамен выдан дубликат», указать дату выдачи дубликата, поставить подпись и печать.

Утрата документа работодателем

Законом предусматривается возможность потери работодателем находящихся у него на хранении трудовых книжек его сотрудников. Речь идет именно о массовой утрате, так как, согласно Правилам, все трудовые книжки должны храниться в сейфе или специальном металлическом ящике.

Таким образом, речь идет об утрате книжек по причине возникновения чрезвычайных ситуаций, к которым относятся:

стихийные бедствия}
экологические катастрофы}
техногенные катастрофы}
военные действия}
массовые беспорядки}
иные чрезвычайные события.

При возникновении подобной ситуации законодательно предусмотрен механизм установления трудового стажа потерпевших работников.

Исполнительными органами власти Российской Федерации формируется специальная комиссия по определению трудового стажа. В состав комиссии обязательно включают представителей работодателя и профсоюзных организаций (при их наличии).

Установление сведений о периодах работы, профессии и занимаемой должности работника у данного работодателя комиссия осуществляет, основываясь на документах, которые остались у работника. Это могут быть всевозможные справки, профсоюзный билет или расчетная книжка.

Если у работника отсутствуют документы, на которые комиссия может опираться, факт и стаж работы определяются ею на основании свидетельских показаний более двух человек, подтверждающих совместную работу у одного работодателя. Если для работника эта работа не первая, и у него уже имелся трудовой стаж, сбор документов, подтверждающих этот факт, комиссия берет на себя.

По итогам своей работы комиссия составляет акт, где указаны размер общего стажа, периоды работы, а также профессия и занимаемая должность работника. Именно акт комиссии является основанием для выдачи работникам дубликатов трудовых книжек взамен утраченных по вине работодателя.

Правила ведения трудовых книжек предусматривают именно массовую потерю трудовых работодателем.

Но если по какой-либо причине работодатель потерял доверенную ему трудовую книжку одного работающего у него человека, его обязанностью станет выдать дубликат документа по схеме, предусматривающей потерю книжки самим работником, при этом все расходы по восстановлению документа полностью ложатся на работодателя.

Точно так же будет происходить сдача дубликата при порче трудовой книжки работника работодателем или его сотрудниками.

Другие основания получить дубликат

При наличии в трудовой книжке записей об увольнении или каких-либо порочащих записей, признания этих записей недействительными работник имеет все основания потребовать оформление дубликата трудовой книжки.

По письменному заявлению работника кадровая служба с последнего места работы предоставляет дубликат документа, куда была перенесена вся информация с трудовой книжки. Не вносится только та, которая признана недействительной и послужила основанием для получения дубликата. Расходы по оформлению дубликата несет организация, допустившая недействительную запись в документе.

https://www.youtube.com/watch?v=peHu1u5Tgds

Если трудовая книжка пришла в состояние, не позволяющее ее дальнейшее использование, дубликат документа выписывается по той же схеме, что и с неверной записью. Разница заключается лишь в том, что расходы, связанные с оформлением нового документа, оплачивает сам работник.

Довольно часто работник, потеряв свою трудовую, просит не выписывать ему дубликат документа, а просто сделать новый.

Данная практика является нарушением правил замены трудовой книжки и может создать своему владельцу проблемы в будущем. Так, при оформлении загранпаспорта копия такой трудовой может послужить причиной для отказа. Не говоря о том, что работники Пенсионного фонда досконально проверяют трудовые книжки.

Дело в том, что многие не различают понятия «дубликат» и «копия». Если копия является лишь подтверждением наличия документа и не имеет никакой юридической силы, то дубликат является полноценной заменой утраченного оригинала.

Видео:Как оформить дубликат трудовой книжки - Елена А. ПономареваСкачать

Оформляем дубликат трудовой книжки

1. Может ли ИП при утрате трудовой книжки выдать себе дубликат.

1.1. Конечно может и нужно выдать дубликат.

2. Меня пригласили получить дубликат трудовой книжки. Могу ли я написать отказ о получении данного дубликата потому что в дубликате не указаны организации где я ранее работала. Имею ли право просить, что бы работодатель мне выдал дубликат со всеми записями которые были в оригинале трудовой книжки?

2.1. Сформулируйте свой вопрос более конкретно, чтоб юристы смогли вам компетентно на него ответить. Юристы не владеют всей информацией и догадываться не могут какая у вас ситуация и что именно вас интересует.

3. Суд обязал бывшего работодателя выдать мне дубликат трудовой книжки согласно 225 постановления. Работодатель выдал мне дубликат на основании пункта 33.

Вопрос: обязан ли был работодатель при выдачи дубликат, изменить дату увольнения, согласно пункта 35, четвёртый обзац? Пункт 35 работодатель проигнорировал, как далее с ним бороться? Ведь с момента увольнения и выдачи дубликат, по решению суда, прошло 10 месяцев?

3.1. По так изложенному — не обязан, суд не устанавливал задержку выдаче трудовой, решение было лишь в выдаче дубликата. Если одновременно была задержка выдачи, по его вине, трудовой — можете подавать новый иск.

4. Работника восстановили в должности по решению суда. Он просит выдать дубликат трудовой книжки без записи, признанной недействительной. Работодатель обжалует восстановление на работе. Должны ли мы выдать работнику дубликат трудовой книжки сейчас, когда идет обжалование?

4.1. Людмила, вы можете выдать дубликат в том случае если трудовая книжка утеряна. Пока идёт спор (апелляционная инстанция) вы не обязаны выдавать дубликат.

4.2. Добрый день, подлежит немедленному исполнению решение о восстановлении на работе незаконно уволенного работника, о восстановлении на прежней работе работника, незаконно переведенного на другую работу. Другие удовлетворённые требования (в том числе в части выдачи трудовой книжки без записи) Вы обязаны исполнить только после вступления в законную силу в общем порядке.

Такая ситуация, бывший работодатель потерял трудовую книжку, и теперь я отстажировалась на новой работе и у меня просят трудовую для оформления, при этом бывший работодатель говорит чтоб я сама шла в пенсионный фонд и восстанавливала её. Как мне правильно поступить? В трудовой стаж почти 4 года, на сколько я знаю, если работодатель потерял книжку то он и должен восстановить её и выдать дубликат. Книжку не могут найти уже месяц.

1. Да, можно сделать дубликат.

2. Добрый день! Вам работодатель может что угодно говорить и отнекиваться. Вам надо: 1. в письменном виде с жалобой обращаться в трудовую инспекцию и прокуратуру.

2. если он проигнорирует, то в судебном порядке.

6. Выдали Дубликат трудовой книжки в 2003 г НО НИГДЕ НЕ УКАЗАЛИ СЛОВО ДУБЛИКАТ. ЧТО ДЕЛАТЬ? В ПФ ЕЁ СЧИТАЮТ НЕДЕЙСТВИТЕЛЬНОЙ.

6.1.

Они (ПФР) правы, по инструкции о правилах ведения трудовых книжек, в случае выдачи дубликата, на титульном листе сотрудником кадровой службы делается пометка «дубликат», без этой записи, трудовую книжку нельзя считать дубликатом! У меня вопрос: А что послужило поводом, для оформления дубликата трудовой книжки? Если это сделано по решению суда, то при наличии этого решения (а в случае его отсутствия, можно запросить копию в суде) возможно обратиться туда где делали дубликат и потребовать исправить недочет!

Если же его делали по приказу, то потребуйте поднять в архиве организации приказ, и также исправить ошибку.

7. При увольнении по собственному желанию мне умышленно не выдали мою трудовую книжку, а выдали дубликат с одной последней записью, как мне заставить бывшего моего работодателя вернуть мою книжку, стаж у меня более 20 лет и это не первый случай не выдали трудовой книжки на предприятии, что мне делать?

7.1. Добрый день. Обратитесь в труд. Инспекцию с жалобой, если не поможет, то через суд нужно требовать возврата трудовой книжки.

7.2. Это грубое нарушение хранения трудовых книжек. Жалуйтесь в трудинспекцию, будет проведена проверка.

8. Работодатель незаконно меня уволил, по суду меня восстановили, запись в трудовой написали на листе, где награждения, инспекция труда дала поручение выдать дубликат, но мне в пенсионом фонде сказали при оформление пенсии нужен подлинник. У меня вопрос: могу ли я подлинник трудовой книжки оставить у себя?

8.1. Работодатель должен был сделать «Вкладыш в трудовую книжку», а не писать в «награждения».
Если сейчас Вам выписали дубликат и восстановили на работе, то трудовая книжка должна храниться у работодателя.

https://www.youtube.com/watch?v=nQDQ2NESAdk

В том случае, если человек был виноват в потере трудовой книжки, восстановлением всех записей в ней должен заниматься он сам.

Для этого необходимо обойти все предприятия, на которых он ранее работал, и получать информацию касательно стажа, должности в виде справок.

Если все предприятия находятся в одном городе, тогда восстановление может занять всего неделю, а если человек ранее работал в разных городах, тогда придется потратить значительно больше времени. Но это еще не все проблемы.

Случается так, что предприятие, где раньше работал человек, было ликвидировано или пережило реорганизацию. В таком случае забот становится еще больше.

Кроме того, что владелец трудовой должен будет ходить по организациям, информацию касательно ликвидированных предприятий он сможет получить только в архивах.

В таком случае может потребоваться много времени на поиски требуемой документации. В некоторых случаях в поисках требуемых данных может помочь Пенсионный фонд.

Случается, что даже в архивах нет сведений либо же человек не может получить доступ к информации. Но даже в таком случае отчаиваться нельзя. Каждый имеет право подтверждать свою трудовую деятельность, а если нет информации относительно ликвидированного предприятия и работы на нем человека, тогда поможет суд.

Эта инстанция будет отправлять запросы во все необходимые государственные органы, которые позволят получить подтверждение работы человека и его стажа.

Очень хорошо, если имеется возможность привлечь бывших сотрудников ликвидированного предприятия, которые могли бы подтвердить существование организации и факт работы в ней владельца утерянной трудовой книжки.

Дубликат трудовой книжки сложные вопросы оформления

Для оформления дубликата сообщаю информацию о прежних местах работы до поступления в ООО «Альфа»: 1) ООО «Вега» (г. Самара), примерный период работы 2015-2021 гг.2) ООО «Гамма» (г. Самара), примерный период работы 2012-2015 гг.3) ИП Соловьев А.И. (г. Ульяновск), примерный период работы 2009-2012 гг. 01.04.2021 г.

Петрова А.И. Оформлен дубликат трудовой книжкисерия ТК № “ ” 2021 г.

подпись работника кадровой службы Как заполняется документ Заполнение и регистрация дубликатов производится в соответствии с ПП РФ о трудовых книжках (16.04.

2003, № 225), в частности Правил по их ведению и хранению, и Инструкции министерства труда и соцзащиты РФ по заполнению трудовых книжек (10.10.2003, Постановление № 69).

ÑÑÑÐ´Ð¾Ð²Ð°Ñ ÐºÐ½Ð¸Ð¶ÐºÐ° ÑÑÐµÑÑÐ½Ð°;
ÑÑÑÐ´Ð¾Ð²Ð°Ñ ÐºÐ½Ð¸Ð¶ÐºÐ° Ð¿ÑÐ¸ÑÐ»Ð° Ð² Ð½ÐµÐ³Ð¾Ð´Ð½Ð¾ÑÑÑ (Ð¾Ð±Ð³Ð¾ÑÐµÐ»Ð°, Ð¿Ð¾ÑÐ²Ð°Ð½Ð°, Ð¸ÑÐ¿Ð°ÑÐºÐ°Ð½Ð° Ð¸ Ñ. Ð¿.);
Ð² ÑÑÑÐ´Ð¾Ð²ÑÑ ÐºÐ½Ð¸Ð¶ÐºÑ Ð²Ð½ÐµÑÐµÐ½Ð° Ð·Ð°Ð¿Ð¸ÑÑ Ð¾Ð± ÑÐ²Ð¾Ð»ÑÐ½ÐµÐ½Ð¸Ð¸ Ð¸Ð»Ð¸ Ð¿ÐµÑÐµÐ²Ð¾Ð´Ðµ, ÐºÐ¾ÑÐ¾ÑÐ°Ñ Ð²Ð¿Ð¾ÑÐ»ÐµÐ´ÑÑÐ²Ð¸Ð¸ Ð¿ÑÐ¸Ð·Ð½Ð°Ð½Ð° Ð½ÐµÐ´ÐµÐ¹ÑÑÐ²Ð¸ÑÐµÐ»ÑÐ½Ð¾Ð¹.

ÐÑ Ð´Ð¾Ð»Ð¶Ð½Ñ Ð¾ÐºÐ°Ð·ÑÐ²Ð°ÑÑ ÑÐ¾ÑÑÑÐ´Ð½Ð¸ÐºÑ ÑÐ¾Ð´ÐµÐ¹ÑÑÐ²Ð¸Ðµ Ð² Ð¿Ð¾Ð»ÑÑÐµÐ½Ð¸Ð¸ Ð´Ð¾ÐºÑÐ¼ÐµÐ½ÑÐ¾Ð², Ð¿Ð¾Ð´ÑÐ²ÐµÑÐ¶Ð´Ð°ÑÑÐ¸Ñ

ÐÐ¾ Ð½Ð°ÑÐµÐ¼Ñ Ð¼Ð½ÐµÐ½Ð¸Ñ, Ð² ÑÑÐ¾Ð¼ ÑÐ»ÑÑÐ°Ðµ ÑÐ»ÐµÐ´ÑÐµÑ ÑÐ°Ð±Ð¾ÑÐ°ÑÑ Ñ Ð´ÑÐ±Ð»Ð¸ÐºÐ°ÑÐ¾Ð¼, Ð° ÑÑÑÐ´Ð¾Ð²ÑÑ ÐºÐ½Ð¸Ð¶ÐºÑ ÑÐ°Ðº Ð¸ ÑÑÐ¸ÑÐ°ÑÑ ÑÑÐµÑÑÐ½Ð½Ð¾Ð¹ Ð¸ Ð²ÐµÑÐ½ÑÑÑ ÐµÐµ ÑÐ¾ÑÑÑÐ´Ð½Ð¸ÐºÑ.

ÑÐ¸Ð»Ñ.

Общие правила выдачи дубликата

При оформлении дубликата в соответствии с п. 32 Правил ведения и хранения трудовых книжек в документ вносятся сведения:

об общем и (или) непрерывном стаже работы до поступления к данному работодателю, подтвержденном соответствующими документами;
о работе и награждении (поощрении), которые вносились в трудовую книжку по последнему месту работы.

Видео:Как оформить дубликат трудовой книжки?Скачать

Как оформить дубликат трудовой книжки: пошаговая инструкция, документы и рекомендации

Трудовая книжка является основным документом, который подтверждает рабочий стаж человека. А с наступлением пенсионного возраста дает право на получение достойной пенсии. Но что делать, если по каким-то причинам трудовая была утеряна или испорчена? Можно ли заменить документ, и как оформить дубликат трудовой книжки. Выясним главные аспекты данного вопроса.

Определение

Трудовой книжкой называют персональный документ, подтверждающий информацию об официальном трудоустройстве и производственном стаже гражданина.

Вся информация об этом документе изложена в ст. 66 Трудового кодекса. Бланк трудовой должен отражать следующую информацию о работнике:

Личные данные.
Данные о выполняемой работе.
Информацию о переводах, награждениях и увольнениях.
Наименования документов, на которые ссылаются все действия.

Когда оформляется дубликат трудовой книжки, он должен соответствовать оригиналу и содержать всю ту информацию, которая была указана в первичном экземпляре.

https://www.youtube.com/watch?v=R3YFn3zH-UA

Исключением могут являться случаи, когда в документе были указаны неверные данные или запись невозможно восстановить.

Когда выдается

Дубликат книжки выдается, когда использование оригинала становится невозможным. К таким случаям относят:

утерю сотрудником;
утерю работодателем;
порчу документа;
внесение неверных данных, касающихся увольнения или перевода.

Каждый из пунктов имеет свои особенности.

Если оригинал отсутствует, вместо утерянной трудовой книжки выдается дубликат. Особенности выдачи заключаются в написании сотрудником заявления об оформлении дубликата, внесения оплаты за бланк трудовой, если документ утерян по вине сотрудника.

В некоторых случаях человек может заметить пропажу трудовой не сразу, а через некоторое время после увольнения и при попытке устроиться на новую работу.

Что делать, если «старый» работодатель не хочет оформлять дубликат, ссылаясь на давность увольнения? Законодательно не утверждены сроки давности по выдаче дубликатов трудовой.

Поэтому сотрудник должен настаивать на выдаче повторного документа или обратиться в суд.

Как оформить дубликат трудовой книжки, если оригинал пришел в негодность (сгорел, порвался, испачкался, намок)? Следует сделать запрос на последней работе с просьбой о выдаче повторного документа.

На титульном листе книжки должна стоять отметка, что это дубликат и стоять отметка о выдаче нового бланка.

В случае, когда записи в связи с порчей трудовой удалены или стерты, сотрудник должен предъявить документы, заверяющие трудовой стаж.

При утрате бланка трудовой работодателем рабочий стаж сотрудника может подтвердить комиссия. Ей необходимо предоставить документы или их копии, которые могут подтвердить сведения о профессии и местах работы. Если таковые документы отсутствуют, комиссия может составить акт, основанный на показаниях нескольких свидетелей, знающих достоверную информацию о трудоустройстве гражданина.

Оформить дубликат трудовой книжки может любой гражданин, имеющий официальный трудовой стаж, вне зависимости от причин ее порчи или утери. Дубликат бланка трудовой является таким же официальным документом, обладающим юридической силой, как и сам оригинал документа.

Выдачей дубликатов может заниматься либо работодатель, либо лицо, уполномоченное на выдачу трудовых, вкладышей и дубликатов. Обычно это работник отдела кадров или бухгалтер. В редких случаях, секретарь (если компания маленькая).

Документы, которые необходимы для выдачи повторной трудовой книжки, предоставляются гражданином, но организация обязана всячески посодействовать в их получении.

Стоимость

Согласно нормам ведения и хранения трудовых книжек, гражданин, утративший бланк трудовой, обязан сообщить об этом работодателю с последней работы. При этом руководитель организации должен выдать заявившему лицу дубликат трудовой не позже 15 дней после написания заявления.

По установленным законодательством нормам, за дубликат трудовой книжки, образец заполнения которого должен быть у руководителя или уполномоченного лица, организация имеет право взимать плату, соответствующую расходам на приобретение бланка повторного документа.

Плата не берется только в следующих случаях:

при утрате работодателем всех трудовых книжек в результате непредвиденных обстоятельств;
при неверном заполнении титульного листа;
при порче, случившейся не по вине сотрудника.

Следовательно, организация имеет право брать плату за предоставление дубликата с уже уволившегося сотрудника или если работник сам виноват в порче или утрате документа.

Алгоритм

Рассмотрим алгоритм того, как можно оформить дубликат трудовой книжки. При этом порядок оформления установлен законодательными нормами:

Лицо, утратившее бланк трудовой, должно написать письменное заявление в последнюю организацию, где гражданин работал или работает.
Организация по данному заявлению собирает сведения о трудовом стаже человека.
Подписывается приказ о выдаче дубликата трудовой книжки.
Бланк дубликата оформляется с учетом установленных правил, вносится информация, соответствующая оригиналу документа.
Информация о выданном повторно документе заносится в журнал учета бланков трудовых.
Готовый документ гражданин получает, поставив подпись в журнале о его получении.

Как правильно оформить дубликат трудовой книжки – образец:

Документы

Чтобы получить дубликат трудовой, необходимо собрать и предоставить ряд документов, которые могли бы подтвердить трудовую деятельность гражданина. Если таковые отсутствуют, организация может обратиться в пенсионный фонд с запросом о том, какая деятельность велась и в какие периоды.

https://www.youtube.com/watch?v=LVBzx_m84mM

В случае массовой потери трудовых организация создает комиссию, которая будет выявлять рабочий стаж сотрудников путем запросов и обработки данных, исходя из предоставленной ими информации.

Как оформить дубликат трудовой книжки? Для начала следует написать заявление, где должны быть указаны:

причина утраты;
просьба о выдаче повторного документа;
дата составления, подпись гражданина.

Заявление может быть написано от руки или в печатном виде. Некоторые организации держат готовые бланки для написания подобных заявлений.

Как оформить дубликат трудовой книжки – образец заявления:

После одобрения и принятия заявления руководитель организации должен издать приказ о выдаче дубликата.

Приказ должен:

содержать номер;
содержать основные тезисы, закрепляющие основание для выдачи дубликата;
издаваться только в печатном виде;
передаваться на ознакомление лицу, запросившему дубликат;
иметь подпись гражданина, которому выдается дубликат.

Если вышеперечисленные требования не соблюдаются, выдача дубликата трудовой считается недействительной.

Чтобы подтвердить рабочий стаж, во внимание принимаются следующие документы:

Личное дело.
Приказы о принятии на работу, переводе, увольнении.
Удостоверения гражданина.
Трудовые договора.
Расчетная книжка.

Какие сведения вносятся в дубликат

Как правильно оформить дубликат трудовой книжки? Начать оформление следует с заполнения титульного листа бланка, который должен содержать актуальную информацию. Сюда относится:

фамилия, имя и отчество гражданина;
дата рождения;
наличие и вид образования;
профессия.

Достоверность этих данных должна быть подтверждена документально. А именно для заполнения должны быть предоставлены паспорт и документ об образовании.

На титульном листе ставится подпись гражданина, получающего дубликат, и уполномоченного лица, а также печать организации.

Дубликат трудовой книжки – образец заполнения титульного листа:

Далее нужно внести информацию о стаже трудовой деятельности. Для этого в графе 3, в блоке «Сведения о работе», необходимо указать общий стаж работы. Эти сведения не заверяются печатью и подписью.

Следом заполняются все графы по порядку:

дата поступления на работу;
информация о должности, организации, основаниях увольнения или перевода;
сведения о документе, на основании которого данные занесены.

В дубликат трудовой заносятся только те записи, которые подтверждаются документально. Иная информация не записывается. Все записи необходимо делать синей или черной ручкой, помарки, ошибки или сокращения не допускаются, в верхнем углу повторного документа пишется «Дубликат».

Сроки выдачи

Как уже выяснилось, весь процесс оформления дубликата начинается с написания заявления. Ответ от работодателя в виде предоставления дубликата должен поступить в течение 15 дней с момента подачи заявления. Это же правило распространяется и на бывшего работодателя, к которому работник может обратиться после увольнения. Здесь законодательство не предусматривает сроков давности.

Некоторые нюансы

Бывают случаи, когда организация оформляет дубликат бланка трудовой, а через некоторое время сотрудник находит оригинал документа.

В этой ситуации официальный статус может иметь только один документ, который последним зафиксирован в журнале учета бланков трудовых. Соответственно, это будет дубликат.

Оригинал работник может оставить на случай, если понадобится документальное подтверждение рабочего стажа в каких-либо органах.

Записи в дубликатах заверяются следующим образом:

данные о стаже уполномоченный сотрудник не заверяет ни подписью, не печатью;
после внесения всех сведений о предыдущих работах ставятся подписи уполномоченного лица и работника, а также печать компании.

Недействительная запись

Как оформить дубликат трудовой книжки, если запись в оригинале признана недействительной? Данный факт предусмотрен пунктом 1.2 Инструкции. Обычно такая запись выявляется либо после увольнения сотрудника, либо когда он запрашивает копию документа. При выявлении ошибки сотруднику необходимо написать заявление о выдаче дубликата без записи, которая признана недействительной.

https://www.youtube.com/watch?v=SKoRAmZ8AJo

Далее повторный документ оформляется по тем же правилам, что и в остальных случаях. И соответственно, он не будет содержать записей, признанных недействительными.

Если сотрудник уволился

Как сделать дубликат трудовой книжки, если сотрудник уволился?

Следует сразу сказать, что со стороны работодателя будет неправомерным, если он откажет гражданину в выдаче дубликата трудовой только на основании того, что тот уже уволился, а также не может предоставить данные о периоде работы после увольнения.

Организация обязана выдать дубликат на основании поданного сотрудником заявления, независимо от того, работает он в данной компании или нет. К тому же, законодательство не предусматривает таких оговорок, что гражданин обязан предоставлять информацию о работе, которая осуществлялась после увольнения.

Дубликат выдается такому гражданину на общих основаниях.

Книга учета

После того как дубликат трудовой книжки заполнен, сведения о нем вносят в журнал учета трудовых. Так как повторный документ имеет ту же юридическую силу, что и оригинал, следовательно, и правила его учета и хранения будут такие же. Отличие только в пометке «дубликат».

Трудовая книжка является важным документом, который подтверждает не только деятельность человека, но и является гарантом будущих пенсионных начислений.

И даже несмотря на то что законодательство позволяет оформлять дубликаты утерянных или испорченных оригиналов, которые имеют ту же юридическую силу, все-таки лучше быть внимательным и осмотрительным с оригинальной трудовой книжкой.

Ведь сбор информации может занять немало времени, а по каким-либо причинам некоторая информация вообще может быть утеряна. Поэтому важно бережно содержать, вести, хранить данный документ.

Видео:Дубликат Трудовой книжки: образец заполненияСкачать

Оформление дубликата трудовой книжки при утрате оригинала

Статья рассказывает, как оформить дубликат трудовой книжки, какие предъявляются требования к оформлению.

Когда нужен аналог документа

Замена нужна, когда утрачен подлинник. В утрате может быть виноват как работник, так и работодатель.

5 основных случаев для выдачи дубликата:

работник потерял первый экземпляр;
книжку потерял работодатель;
документ о трудоустройстве порвался, обгорел или испачкался;
специалист кадровой службы ошибочно внес запись – в дальнейшем она признана недействительной;
документы работников утеряны по форс-мажорным обстоятельствам – например, произошел пожар.

Если сотруднику внесли некорректную запись, то он сам должен направить заявление о том, чтобы выдать дубликат трудовой книжки.

Кто оформляет копию

Задача кадровой службы и руководителя – создать надежные условия для хранения кадровой документации, однако иногда случаются пропажи.

Аналог книжки – это замена ее подлинника. Пока бланк лежит в сейфе, все нормально. Потери случаются, когда работнику отдают документ. Потерять главный документ о трудоустройстве неприятно, но все исправимо – специалисты кадровой службы по последнему месту работы изготовят дубликат.

Пример: Семенова Н.А. работала воспитательницей детского садика. Женщина уволилась и два месяца искала новую работу. Вакансию нашла, а трудовую за это время потеряла. Семеновой придется собирать справки о стаже и обращаться за решением проблемы к бывшему руководителю по последнему месту работы.

Когда происходит оформление дубликата трудовой книжки, в образец ставится текущая дата заполнения.

Алгоритм действий

Как правильно оформить дубликат трудовой книжки? Сначала нужно принять у работника заявление, которое пишется в любой форме. Четких требований законом не установлено.

https://www.youtube.com/watch?v=G1uc3dX0ChE

Работать с бланками нужно аккуратно. Произвольное заполнение сведений не допускается. Правила работы с документами о трудоустройстве утвердило Правительство (постановление № 225 датировано апрелем 2003 года).

Затягивать с выдачей документа нельзя – срок для подготовки составляет 15 дней с даты принятия заявления. Придется постараться, чтобы восстановить стаж и оформить полноценный дубликат трудовой книжки при утере, ведь нужно навестить всех бывших работодателей и собрать справки. Если фирма закрылась, запросы о периодах работы можно отправить в архив.

5 документов, подтверждающих стаж:

справки, заверенные подписью руководителя и печатью организации;
выписки из приказов;
трудовые договора;
ксерокопии приказов;
архивные справки.

Когда все документы готовы, можно начинать оформление дубликата трудовой книжки. Вопрос, как сделать дубликат трудовой книжки, решается в 6 несложных действий.

6 действия для оформления дубликата.

Взять новый бланк.
Открыть титульный лист и в левом верхнем углу написать слово «Дубликат». Далее указать данные о специалисте. Обязательно заполняется имя, отчество, фамилия, должность, образование. Указывается дата составления копии. Правилами разъясняется, как правильно заполнить. Старые сведения вносить не нужно – пишется актуальная информация на день заполнения.
Сразу на первом развороте нужно указать, сколько проработал человек до принятия на фирму.
Последовательно написать периоды работы у разных работодателей. Брать за пример справки и приказы, представленные специалистом. Не ставить номера для ранних записей.
Поставить первый номер, когда пишите о работе в своей компании.
Проследить, чтобы специалист расписался за получение в тетради учета, и вопрос, как оформить дубликат трудовой книжки, решен.

Аналог дается сотруднику на руки в двух случаях:

предстоит поход в пенсионный фонд;
нужно уволиться.

Других поводов, чтобы отдать документ, нет. Прежде чем получить книжку, сотрудник должен расписаться в журнале движения бланков.

Идеальный вариант – новый бланк полностью отражает информацию о трудовой деятельности. Но далеко не всегда удается получить справки. Сотрудник сам может сказать, где и кем он работал.

Важно! Порядок не предусматривает, что сведения можно внести со слов. Верить нужно только справкам, когда трудовая книжка утеряна, и делается дубликат.

Когда заполняете дубликат трудовой книжки, используйте правильный образец заполнения 2021. Тогда не придется думать, как делать копии с нее.

Следующая таблица поможет корректно внести информацию.

Номер графы	Необходимые сведения
2	Пишется, когда специалист официально устроился работать в компанию. Во второй графе записывается, когда расторгнут контракт.
3	Указываются название фирмы, специальность и должность. После пишется основание для расторжения контракта, если человек предоставил доказательства.
4	Реквизиты документа для заполнения графы. Пишутся дата и номер издания распоряжения или приказа. Если приказов нет, а есть акт комиссии, то проставляются реквизиты акта. Акт – это альтернатива приказу при массовой утрате документации.

Что делать, если виноват работодатель

Люди ошибаются: может ошибиться и сотрудник кадровой службы, внеся некорректную запись. С хранением бланков также возникают проблемы.

В теории проблем возникать не должно: все находится в сейфе, закрытом от посторонних. Но на практике случается, что трудовая утеряна, и требуется ее замена.

Иногда документы похищаются из компании или портятся намеренно. Приходится начинать заполнение дубликата.

Неправильная запись и утеря документации – это случаи, когда происходит выдача нового дубликата трудовой книжки.

Важно! Если виноват работодатель, то человеку нужно помочь. За время трудовой деятельности можно поменять множество мест работы. Ситуация осложняется, если специалист работал по разным городам. Поэтому можно разослать письма прежним работодателям для ускорения выдачи дубликата. На официальные письма, заверенные печатью компании, ответ придет быстрее.

https://www.youtube.com/watch?v=jh-Z5_8Jjqc

Если кадровик ошибся и сделал неправильную запись, выдача нового дубликата трудовой книжки упрощается. Берется испорченный бланк как пример. С него переписывается информация, а также оформляется дубликат трудовой. Будьте внимательны, чтобы не перенести ошибочную запись из примера.

Дополнительные причины для оформления

Если документ о трудоустройстве истрепался, то по такому же примеру выдается новый экземпляр. Вопрос, как оформить дубликат трудовой книжки и найти образец для всех работников фирмы, придется решать в случае форс-мажора.

3 причины для оформления аналога:

природные катаклизмы;
волнения, беспорядки;
техногенные катастрофы.

Перечень неполный – могут появиться и другие обстоятельства, не зависящие от воли человека.

Нюансы подтверждения стажа

Образец заполнения дубликата трудовой книжки при утере дополняется данными о стаже. Ходить по организациям человеку придется самому. Но есть исключение – массовая потеря документов.

Это особая ситуация, и нужно собрать комиссию, которая решает, как заполнить дубликат трудовой книжки и подтвердить трудовую деятельность. Места комиссии занимают представители со стороны самого работодателя и профсоюза. Задача комиссии – помочь людям доказать стаж. С этой целью отправляются запросы по прежним местам, где трудился работник.

Когда ответов на запросы нет, выход все равно имеется – в расчет берутся свидетели. Форма заполняется со свидетельских показаний. Процедура устанавливает, что стаж для работника подтверждается, когда есть не менее двух свидетелей.

3 сведения, которые включает акт:

время работы;
должность;
сколько лет трудился человек.

Акты составляются только при массовой утрате – в остальных случаях придется потратить время на сбор официальных справок.

Резюме

Если трудовая книжка потерялась или порвалась, можно сделать ее аналог.
Дубликат и копия – это разные вещи, поэтому сотруднику придется собирать документы о стаже.
Справки собирает владелец, если он виноват их в утрате.
Информация со слов не пишется – ее обязательно нужно подтвердить письменными доказательствами.
Если книжку потерял или испортил работодатель, ее хозяину нужно помочь.
Сотрудник кадровой службы может оказать посильную помощь, когда оформляется полноценный дубликат. Рассылка запросов по прежним местам работы не отнимет много времени.
Особые условия подтверждения трудовой деятельности установлены для случаев массовой потери бланков.