Кадровиков начали штрафовать за хранение копии паспортов

Кадровиков начали штрафовать за хранение копии паспортов Кадровое делопроизводство и документы
Содержание
  1. Можно ли хранить копии документов работника в отделе кадров
  2. Кадровиков начали штрафовать за хранение копии паспортов
  3. Что должно лежать в личном деле сотрудника, кроме персональных сведений
  4. Состав личного дела: что можно и что нельзя хранить
  5. Порядок расположения документов в личном деле работника
  6. Наличие каких документов в отделе кадров обязательно?
  7. Как оформить изъятие копию паспорта из личном деле сотрудника
  8. Не храните в отделе кадров копии паспортов и дипломов.

    За это компанию оштрафуют
  9. 50 тысяч рублей штрафа за копию паспорта в личном деле. Какие еще документы опасно хранить кадровикам?
  10. Роструд объяснил, как хранить копии документов в личных делах
  11. Можно ли хранить в личных делах копии паспортов, дипломов и т.п. ?
  12. Какие документы хранятся в личном деле работника
  13. Можно ли хранить копию паспорта работника в личном деле?
  14. Хранить копии документов в личных делах надо будет обезличенно
  15. Что делать с архивными личными делами уволенных сотрудников?
  16. Как правильно извлечь из личного дела сотрудника копии документов?
  17. Хранение в личных делах сотрудников ксерокопий документов
  18. Нужно ли убирать копии паспортов из архивных дел сотрудников
  19. Чем регламентируется порядок их ведения
  20. Уничтожьте копии после того, как предоставили гарантии
  21. Вопрос
  22. Личное дело сотрудника: какие документы должны быть, порядок формирования
  23. Хранение копии паспорта в личном деле работника
  24. Должна ли быть копия паспорта в личном деле работника
  25. Как изменятся сроки хранения документов
  26. Надо ли хранить копии паспортов в личном деле?
  27. Как правильно хранить копии документов в личном деле работника
  28. Если вы решили вести личные дела работников
  29. Внести сведения и хранить копии — большая разница
  30. Можно ли хранить копии, если есть согласие от работников?
  31. Нет цели — нет права хранить копии
  32. Хранение копии паспорта
  33. Выводы и рекомендации
  34. 🔥 Видео

Видео:Где хранить копии личных документов работников - Елена ПономареваСкачать

Где хранить копии личных документов работников - Елена Пономарева

Можно ли хранить копии документов работника в отделе кадров

Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос «Можно ли хранить копии документов работника в отделе кадров». Также Вы можете бесплатно проконсультироваться у юристов онлайн прямо на сайте.

Личное дело — это пакет документов на каждого из работников организации в отдельности. Начинают его вести при оформлении на работу нового сотрудника, а затем его наполнение продолжается на протяжении всего времени трудовой деятельности работника в компании.

Из оригиналов в состав документов личного дела работника входят:

  • Характеристики с предыдущих мест работы;
  • Анкета, заполненная при соискании должности;
  • Должностная инструкция;
  • Справки о прохождении медицинского осмотра для специальностей, по которым законодательно утверждена обязательность их наличия;
  • Дополнительные соглашения к трудовому контракту;
  • Докладные записки, объяснительные.

Копии получают, чтобы исполнить локальный акт. Закон не запрещает включать в локальные акты условие, что работник передает в отдел кадров копии личных документов, чтобы ему предоставили корпоративные гарантии. Например, выдали новогодние подарки для детей, оказали материальную помощь и т. д.

О порядке проведения предварительных и периодических медицинских осмотров работников и медицинских регламентов допуска к профессии» (в ред.

Один экземпляр годовых разделов описей возвращается сдатчику, остальные остаются в архиве. Срок хранения документов по личному составу составляет семьдесят пять лет. Согласно пункту 1 статьи 17 Федерального закона № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» в течение именно этого срока любая организация обязана обеспечивать сохранность документов.

В любом случае папка должна содержать в себе опись, год, трудовые договоры. Также существует два подхода к датировкам: согласно законодательству РФ отдел кадров может самостоятельно принимать решения относительно даты подшивки дел — в год приема или в год увольнения работника.

Считается хорошим тоном вести архивные папки с указанием года увольнения сотрудника.

Официальных правил или законов по их хранению, к сожалению, нет. Но чтобы исключить путаницу и потерю документов, специалисты по кадрам подшивают трудовые договоры к личному делу сотрудника после издания приказа о найме.

Помимо перечисленных документов, организация, по своему усмотрению, может создавать и другие документы – факультативные локальные нормативные акты.

Копии трудовых книжек и приказов делает служащий кадрового отдела или другое лицо, заведующее кадровыми вопросами. Копии необходимо заверить — без заверения они не считаются действительными.

Не все организации и работодатели ведут личные дела сотрудников. Обязательное их ведение предусмотрено законодательством РФ в отношении государственных и муниципальных служащих.

Мы уже назвали некоторые унифицированные формы по учету кадров, которые должны быть в каждой организации.

(Отметим, что в статье, адресованной читателям, которые занимаются кадровой работой, мы не рассматриваем документы по оплате труда. Это тема для разговора с бухгалтерами).

Перечни документов, приведенные во всех группах, не являются исчерпывающими и могут сокращаться или дополняться по усмотрению работодателя.

Как правило сюда входят:

  • анкета;
  • заявление о приеме на работу (для простых смертных этот документ не обязателен, но для госов это заявление должно быть написано (см. пункт 2 статьи 26 Федерального закона от 27.04.2004 № 79-ФЗ);
  • копии паспортов, дипломов, военных билетов и т. д.

Кадровиков начали штрафовать за хранение копии паспортов

Получение льгот и выплат, подтверждение дохода — по этим и многим другим причинам работники периодически запрашивают в кадровом отделе справки и копии документов. И работодатель (а вернее, ответственное лицо) должен предоставить их в течение трех дней с момента подачи письменного заявления. Документы выдаются безвозмездно.

https://www.youtube.com/watch?v=DmSY17Dx910

Архивация личных дел уволенных сотрудников производится работниками из отдела кадров, специально уполномоченных на это приказом руководителя организации (даже в кадрах не все могут готовить дела к архивации). Ответственность за распространение персональных данных Нарушители законодательства в области персональных данных могут быть привлечены к дисциплинарной (подп.

Это значит, что ведение такого документа, как личное дело, в организации осуществляется на усмотрение работодателя. Исключение составляют только бюджетные учреждения, для них законодательно утверждено обязательное наличие личных дел на всех сотрудников.

Кодексом, иным федеральным законом не допускаются лица, имеющие или имевшие судимость, подвергающиеся или подвергавшиеся уголовному преследованию.

Это значит, что ведение такого документа, как личное дело, в организации осуществляется на усмотрение работодателя. Исключение составляют только бюджетные учреждения, для них законодательно утверждено обязательное наличие личных дел на всех сотрудников.

Следует отметить, что в отношении госслужащих приобщение и хранение копий персональных документов в их персональных делах предусмотрено нормативным актом (п. 16 «Положения о персональных данных государственного гражданского служащего РФ и ведении его личного дела», утвержденного Указом Президента РФ от 30.05.2005 № 609).

Что должно лежать в личном деле сотрудника, кроме персональных сведений

Ведется на каждого работника. 75 лет 19 Трудовая книжка Статья 66 ТК РФ, постановление правительства РФ от 16 апреля 2003 г.

Такое досье — документ длительного хранения. Поэтому не нужно подшивать в него бумаги, срок хранения которых составляет менее 5 лет (заявления и приказы на отпуск, отгул, справки с места жительства, о состоянии здоровья и т. д.).

Кадровик должен с оригинала сделать копию и заверить, это в идеале. Если принесли вам и копию и оригинал, то сверяйте и заверяйте.

Есть случаи, когда Роскомнадзор и суды признавали обработку копий неправомерной, даже если они нужны по закону, чтобы, к примеру, назначить пособие. Обосновывали это тем, что работодатель обрабатывает избыточные сведения.

Состав личного дела: что можно и что нельзя хранить

Трудовой кодекс хранение копий в личных делах не предусматривает. Если они понадобились вам для конкретной цели, каждый раз получайте их у сотрудника и оформляйте отдельное согласие на обработку данных.

Такие случаи возникают нечасто и в них всегда заинтересован работник. Виды персональных документов, хранимых коммерческими предприятиями, законодательно не регулируются.

Руководство каждого предприятия самостоятельно определяет список необходимой информации, исходя из специфики деятельности.

Секретари вольны выбирать наиболее приемлемый для них в каждом конкретном случае способ регистрации документов, касающихся основной деятельности фирмы. А вот регистрация кадровых документов может вестись только с использованием журналов. В случае возникновения трудового спора компьютерную регистрацию суд или государственная инспекция труда могут не признать.

На основании изложенного, руководствуясь статьями 258, 269 — 271 Арбитражного процессуального кодекса Российской Федерации, арбитражный суд постановил: решение Арбитражного суда Ростовской области от 14.11.2013 оставить без изменения, апелляционную жалобу оставить без удовлетворения.

Порядок расположения документов в личном деле работника

Сколько хранятся личные дела сотрудников — определяет уже законодатель (конкретные сроки см. в разделе ниже). Состав личного дела Какие документы надо собирать и систематизировать на работников, определяет работодатель.

Только с работодателем спорить никто не станет… Если он затребует, то люди вынуждены приносить…. У меня как то давненько был случай, что при собеседовании меня спросили, я замужем или нет? Видимо на кольцо внимание не обратил.

Под надписью поставить подпись и фамилию с инициалами. Также работник после получения должен быть завизирован в журнале «Регистрация трудовых договоров», если такой имеется на предприятии (такой журнал не является обязательным согласно законодательству РФ).

Для того чтобы иметь полную информацию о работнике, необходимо собрать пакет документов, и составить отдельное личное дело, в котором будут храниться данные о сотруднике. Для того чтобы иметь все нужные документы можно запросить их у самого работника, однако иногда приходится самостоятельно подавать запросы на прошлые места работы или учебы для получения рекомендации от третьего лица.

https://www.youtube.com/watch?v=xl7m1bUkkwY

Сам сотрудник организации имеет право на любую информацию из своего дела. Образец листа ознакомления Скачать Обязанность кадровика — не реже одного раза в год знакомить с личным делом государственного служащего, для коммерческих организаций такого требования не установлено.

В частности, нарушением требований Федерального закона от 27.07.2006 № 152-ФЗ«О персональных данных» будет хранение любого документа, который непосредственно не относится к трудовой деятельности гражданина.

Любые документы, связанные с трудовой деятельностью, работник может получить даже в том случае, если уже не числится в организации.

Законодательно состав личного дела в отделе кадров, а также перечень документов, которые может хранить организация, никак не урегулирован. Обычно компании хранят те документы, которые создают сами: трудовой договор; приказы о приеме на работу и других событиях; анкету сотрудника; обязательно трудовую книжку.

Да это уже обсуждали два дня назад.Просто есть работодатели которую перегибают палку.Они как думают я нанимаю и диктую свои условия.

Если они понадобились вам для конкретной цели, каждый раз получайте их у сотрудника и оформляйте отдельное согласие на обработку данных. Такие случаи возникают нечасто и в них всегда заинтересован работник.

Случаев, когда работодатель по закону обязан запросить у сотрудника копию документа, мало. Например, чтобы получить средства на выплату единовременного пособия, организация представляет в ФСС России копию справки о рождении ребенка (п. 3 приказа Минздравсоцразвития России от 4 декабря 2009 г. № 951н).

Наличие каких документов в отделе кадров обязательно?

Информация, хранящаяся в деле, должна быть актуальной. Поэтому в обязанность кадровых служб входит своевременное внесение в них всех изменений (персональных данных, регистрации актов гражданского состояния, смены должности и пр.) и приобщение поступающих документов к личным делам (заявлений, приказов, распоряжений и т. д.).

Формировать сведения о персонале необходимо с учетом параграфов закона № 152-ФЗ в редакции от 29.07.2021. То есть, состав личного дела работника 2021 год ограничил конкретными целями – выполнением обязанностей по трудовому контракту. Пример: водительские права шофера служебной машины обязательно присутствуют в папке, а сведения о партийной принадлежности хранить нельзя.

Видео:Что теперь может сделать гражданин, если от него требуют копию паспорта: разбираем новый законСкачать

Что теперь может сделать гражданин, если от него требуют копию паспорта: разбираем новый закон

Как оформить изъятие копию паспорта из личном деле сотрудника

Кадровиков начали штрафовать за хранение копии паспортов

К слову, персональными данными считается любая информация, которая прямо или косвенно относится к определенному или определяемому физическому лицу (). Роструд напоминает, что обработка персональных данных работника может производиться исключительно в следующих целях ():

  1. содействие работникам в трудоустройстве, получении образования и продвижении по службе;
  2. обеспечение сохранности имущества.
  3. обеспечение соблюдения законов и иных нормативных правовых актов;
  4. обеспечение личной безопасности работников;
  5. контроль количества и качества выполняемой работы;

Форму согласия на обработку персональных данных сотрудника мы приводили в нашей .

В противовес позиции Роструда Роскомнадзор полагает, что даже при получении согласия на обработку персональных данных хранение, к примеру, копий паспорта, свидетельства о браке, свидетельства о рождении ребенка или военного билета, не является законным.

Не храните в отделе кадров копии паспортов и дипломов.

За это компанию оштрафуют

Используйте данные, которые указали в трудовых договорах и личных карточках, при необходимости попросите сотрудника предъявить необходимый документ и перепишите из него нужную информацию. Есть случаи, когда Роскомнадзор и суды признавали обработку копий неправомерной, даже если они нужны по закону, чтобы, к примеру, назначить пособие.

https://www.youtube.com/watch?v=OZO48sVj470

Обосновывали это тем, что работодатель обрабатывает избыточные сведения.

Кроме того, копии личных документов содержат специальные категории персональных данных, например информацию о национальности, которые, по общему правилу, обрабатывать нельзя (постановление Пятнадцатого арбитражного апелляционного суда от 17 декабря 2013 г. № 15АП-16132/13, постановления ФАС Северо-Кавказского округа от 21 апреля 2014 г.

по делу № А53-13327/2013, от 11 марта 2014 г.

по делу № А53-10287/2013 и др.). Вместе с тем копии личных документов часто требуются, чтобы предоставить сотруднику или членам его семьи гарантии и компенсации, например, пособия, путевки и т.

50 тысяч рублей штрафа за копию паспорта в личном деле. Какие еще документы опасно хранить кадровикам?

Обычно компании хранят те документы, которые создают сами:

  1. приказы о приеме на работу и других событиях;
  2. анкету сотрудника;
  3. обязательно трудовую книжку.
  4. трудовой договор;

Но даже при приеме на работу работник приносит также другие документы: диплом, СНИЛС, справку о присвоении ИНН, паспорт, военный билет.

Можно ли сделать с этих документов копии и тоже хранить их в личном деле, чтобы они всегда были под рукой? Законодательство и Роструд однозначно говорят: «нет». Поэтому, если кадровик не хочет получить штраф, например, за хранение копии свидетельства о браке работника, такие бумаги необходимо исключить из состава личного дела и отдать сотрудникам.

В частности, нарушением требований Федерального закона от 27.07.2006 № 152-ФЗ«О персональных данных» будет хранение любого документа, который непосредственно не относится к трудовой деятельности гражданина.

Роструд объяснил, как хранить копии документов в личных делах

86 ТК РФ обозначены цели, для которых работодателям разрешено использовать персональные данные сотрудников.

Ими пользуются для: обеспечения соблюдения законов и иных нормативных актов; содействия в трудоустройстве; предоставления образования и продвижения по службе; обеспечения личной безопасности работников; контроля количества и качества выполняемой работы и обеспечения сохранности имущества.Список целей, для которых работодатели могут использовать персональные данные сотрудников, закрытый, и никак иначе пользоваться копиями нельзя.

Например, ксерокс паспорта поможет заполнить личную карточку работника, может, еще пару документов, но потом он больше не нужен. Но во многих организациях хранят копии паспортов и иных документов по традиции, не представляя до конца, зачем они нужны.

И даже после увольнения.Теперь за хранение персональных данных сотрудника «просто так» штрафуют, и работодатели

Можно ли хранить в личных делах копии паспортов, дипломов и т.п. ?

Бухгалтерия может сверить ИНН работника на сайте ФНС – этого достаточно, работник может (не обязан) указать данные ИНН в реквизитах сторон трудового договора. Если работник не разрешает делать копии, то максимально подробно пропишите данные интересующих вас документов в карточке Т-2 работника.

Размеры штрафов зависят от вида совершенного правонарушения. Так, должностных лиц могут оштрафовать на сумму от 3000 до 20 000 руб., ИП – на сумму от 5000 до 20 000 руб., организацию – на сумму от 15 000 до 75 000 руб.

Какие документы хранятся в личном деле работника

Порядок ведения и перечень документов в личное дело сотрудника утверждается работодателем.

Обычно в данный перечень включают:

  1. договор о материальной ответственности и т. д.
  2. договор о неразглашении конфиденциальной информации, коммерческой тайны и др.;
  3. справку о наличии (отсутствии) судимости (если требуется);
  4. копию приказа о приеме на работу;
  5. заключение медицинской комиссии (если требуется для занимаемой должности);
  6. трудовой договор (экземпляр работодателя);
  7. копии документов об образовании, подтверждающие квалификацию работника;
  8. согласие на обработку персональных данных;

В период работы досье пополняют:

  1. дополнительные
  2. копии документов о повышении квалификации;
  3. аттестационные листы, характеристики (отзывы о работе);
  4. копии приказов о перемещении, поощрениях, объявленных взысканиях;

Можно ли хранить копию паспорта работника в личном деле?

Статья о поможет вам не допускать ошибок в работе. В рассматриваемой ситуации все данные о сотрудниках у Вас есть в трудовых договорах, личной карточке. Этого вполне достаточно. По поводу копии паспорта – ее лучше не хранить в отделе кадров.

https://www.youtube.com/watch?v=tuJyW558SDc

Наша позиция подтверждается судебной практикой по данному вопросу. Ростове-на-Дону. При проведении проверки было выявлено, что общество нарушает обязательные требования в сфере обработки персональных данных: проводит обработку персональных данных, избыточных по отношению к заявленным целям их обработки.

Хранить копии документов в личных делах надо будет обезличенно

Сейчас такие мероприятия являются обязательными только для государственных и муниципальных органов, однако уже в следующем году требования по обезличиванию придется выполнять большинству компаний, в том числе работодателям. Обезличивать информацию предстоит в соответствии с Приказом Роскомнадзора от 05.09.2013 № 996, в котором рекомендуют пользоваться следующими методами:

  1. перемешивание (перестановка) отдельных записей или групп записей, что не позволит найти связь между информацией и конкретными субъектами.
  2. замена части сведений;
  3. изменение состава или семантики данных;

За невыполнение обязанности по обезличиванию персональных данных либо несоблюдение установленных требований или методов планируется ввести отдельное наказание. Это предусмотрено другим обсуждаемым чиновниками .

Если его одобрят, в укажут, что за такое нарушение граждан могут оштрафовать на сумму до 1500 рублей, а должностных лиц — до 6000 рублей.

Что делать с архивными личными делами уволенных сотрудников?

Вы не сможете обосновать необходимость хранения копий паспортов, военных билетов работников.

Если работник не разрешает делать копии, то максимально подробно пропишите данные интересующих вас документов в карточке Т-2 работника. Об отказе работника дать согласие на хранение копий документов составьте акт.

А при проверках ФНС, ФСС придется просить работников принести оригиналы для подтверждения обоснованности выплат. Если согласия уволенных работников на хранении копий их документов отсутствуют, копии следует уничтожить. Тем более, с 1 июля 2021 года в значительной степени увеличились административные штрафы за нарушения в этой области.

Любая информация, прямо или косвенно относящаяся к определенному физическому лицу (субъекту персональных данных) относится к его (). При этом операторы и иные лица, получившие доступ к персональным данным, обязаны не раскрывать третьим лицам и не распространять

Как правильно извлечь из личного дела сотрудника копии документов?

Так, если номенклатурой дел Вашей организации не предусмотрено ведение личных дел работников, Вы можете изъять из личных дел документы, которые подлежат архивному хранению, а само личное дело уничтожить. Если же номенклатурой предусмотрено ведение личных дел, изъять следует только копии личных документов работников и прочие документы, хранить которые в личных делах рискованно.

Об этом: Журнал Кадровое дело № 12, Декабрь 2021 . Для уничтожения документов ( Правил, утвержденных ). В итоге составляется акт о выделении к уничтожению дел, не подлежащих хранению ( Правил, утвержденных ).

приведена в Правилах, утвержденных . Факт уничтожения документов как в бумажном, так и в электронном виде оформите отдельным актом в . Подробности в материалах Системы Кадры: 1.

Хранение в личных делах сотрудников ксерокопий документов

Если организация хранит копии документов без цели, ее могут оштрафовать на сумму от 30 до 50 тыс.

руб. по ст. 13.11 КоАП РФ. Также организацию обяжут уничтожить копии (постановления ФАС Северо-Кавказского округа от 11 марта 2014 г.

Составьте акт об уничтожении справки и избавьтесь от нее (информация Роскомнадзора от 25 сентября 2015 г.).

Будущие копии уничтожайте в течение 30 дней с даты, когда достигли цели обработки данных. Порядок уничтожения нигде не прописан, поэтому вы можете установить его самостоятельно (п.

Видео:Когда гражданин не обязан предоставлять копию своего паспорта, даже если в организации ее требуютСкачать

Когда гражданин не обязан предоставлять копию своего паспорта, даже если в организации ее требуют

Нужно ли убирать копии паспортов из архивных дел сотрудников

Кадровиков начали штрафовать за хранение копии паспортов

Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос «Нужно ли убирать копии паспортов из архивных дел сотрудников». Также Вы можете бесплатно проконсультироваться у юристов онлайн прямо на сайте.

Это значит, что ведение такого документа, как личное дело, в организации осуществляется на усмотрение работодателя. Исключение составляют только бюджетные учреждения, для них законодательно утверждено обязательное наличие личных дел на всех сотрудников.

Что случилось? Роструд напомнил специалистам по кадрам, что в личных делах работников можно хранить далеко не все документы. Да и вести сами личные дела не обязательно: такое требование в законодательстве отсутствует.

Порядок ведения личного дела в 2021 году Установленный на предприятии положением о ведении личных дел порядок их ведения может предусматривать формирование таких дел на каждого работника, с которым заключается трудовой договор, или же только в отношении некоторых категорий сотрудников.

Чем регламентируется порядок их ведения

Личная карточка работника Основным документом по учету персонала предприятия является карточка (унифицированная форма № Т-2), которая заводится на каждого сотрудника, принятого на постоянную и временную работу.

https://www.youtube.com/watch?v=Qn5Wl3Poy2o

При этом требуется согласие сотрудника на хранение таких данных. Копия паспорта относится к персональным данным.

Потом эти часы у меня молча забрали, ничего не объяснив. По документам школы водителей везде прохожу я. а деньги получает начальник этой школы.

Уничтожьте копии после того, как предоставили гарантии

В апреле 2013 года Управлением Роскомнадзора по Ростовской области была проведена плановая выездная проверка филиала общества ООО «МЕТРО Кэш энд Керри» в г. Ростове-на-Дону.

При проведении проверки было выявлено, что общество нарушает обязательные требования в сфере обработки персональных данных: проводит обработку персональных данных, избыточных по отношению к заявленным целям их обработки.

Популярные вопросы Кроме того, даю согласие на обработку персональных данных (в том числе, биометрических) моего несовершеннолетнего ребенка, Кондратьеву Александру Александровну, 24.07.2011 года рождения целях получения налоговых вычетов, пособий, оплаты труда и других целей, непосредственно связанными с трудовыми отношениями с работодателем.

В законодательстве нет прямого указания, что каждый работодатель должен формировать личное дело на работника. Поэтому руководство организаций вправе самостоятельно решать данный вопрос. Но, в то же время, законодательство обязывает оформлять на каждого принятого работника личную карточку формы Т-2.

Поэтому даже после увольнения сотрудника работодатель по его письменному запросу обязан представить копии запрашиваемых документов, связанных с работой, например, приказа об увольнении или справки о зарплате.

Вопрос

Случаев, когда работодатель по закону обязан запросить у сотрудника копию документа, мало. Например, чтобы получить средства на выплату единовременного пособия, организация представляет в ФСС России копию справки о рождении ребенка (п. 3 приказа Минздравсоцразвития России от 4 декабря 2009 г. № 951н).

Поскольку в законодательстве нет сведений о порядке ведения личного дела сотрудника, то его должен устанавливать сам работодатель. Такой порядок должен быть прописан в одном или нескольких локально–нормативных документах организации. Например, в инструкции по делопроизводству.

Личное дело сотрудника – это пакет документов, содержащий личные сведения о работнике, а также информацию, касающуюся его деятельности в данной организации.

Очень распространенный вопрос: нужно ли хранить в архиве организации копии документов, и если да, то каким образом? Однозначно ответить на него нельзя: мало ли что произошло с оригиналом документа, и вот в архив на правах документа постоянного хранения попадает его копия. На каких условиях и в какие сроки осуществляется хранение копий документов, разбираемся сегодня.

Личное дело сотрудника: какие документы должны быть, порядок формирования

По мнению суда, использование фотоизображения работника для его идентификации является обработкой биометрических персональных данных.

Если копия документа замещает в деле утерянный оригинал, то она хранится столько же, сколько хранился бы оригинал.

Прежде всего надо отметить, что точного списка документов, которые непременно должны присутствовать в личном деле, нет: работодатели его определяют на свое усмотрение. Как правило, в него входят документы либо их копии, так или иначе относящиеся к человеку, на которого это дело ведется.

Ссылки на статью Перечня нет, потому что такой статьи нет. Впрочем, в инструкции по архивному делу можно написать, что хранение копий документов осуществляется до минования надобности, но не менее одного года. Тогда в графе «Срок хранения» можно будет сослаться на этот пункт инструкции.

Сюда относятся документы, на основании которых происходит расторжение трудовых отношений, их перечень зависит от основания, по которому произошло увольнение.

Обычная практика кадровиков – хранить копии документов сотрудника в личном деле – теперь может закончиться для компании штрафом 50 000 руб.

Законодательство предусматривает обязательное ведение дел только на государственных гражданских служащих.

Можно ли хранить копии документов работника, содержащие персональные данные (паспорта, свидетельства о рождении детей, о браке, ИНН и т.

https://www.youtube.com/watch?v=17TsfgZHMfw

Прекратите обработку информации и уничтожьте ее материальные носители, в том числе копии, если достигли цели, для которой получали сведения. Например, работнику предоставили гарантии, предусмотренные локальным актом, или компания отменила этот акт (ч. 4 ст. 21 Закона № 152-ФЗ).

Организация не вправе собирать персональные данные, которые не относятся напрямую к трудовой деятельности сотрудника . Получив персональные данные, работодатель обязуется их не распространять и не раскрывать третьим лицам без согласия на то сотрудника (ст.

На сегодняшний день хранить копии личных документов работников рискованно. Об этом свидетельствует актуальная судебная практика.

Хранение копии паспорта в личном деле работника

Если работник не разрешает делать копии, то максимально подробно пропишите данные интересующих вас документов в карточке Т-2 работника. Об отказе работника дать согласие на хранение копий документов составьте акт. А при проверках ФНС, ФСС придется просить работников принести оригиналы для подтверждения обоснованности выплат.

Видео:Новые сроки хранения кадровых документов. Новые штрафыСкачать

Новые сроки хранения кадровых документов. Новые штрафы

Должна ли быть копия паспорта в личном деле работника

Кадровиков начали штрафовать за хранение копии паспортов

Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос «Должна ли быть копия паспорта в личном деле работника». Также Вы можете бесплатно проконсультироваться у юристов онлайн прямо на сайте.

Просьба к гостям-новичкам, пожалуйста, ПОЛЬЗУЙТЕСЬ ПОИСКОМ НА ФОРУМЕ! На большинство вопросов ответы уже даны.

По мнению суда, собирая и храня в документах по кадровому учету копии страниц паспортов работника, общество превысило объем обрабатываемых персональных данных работника. Позиция Пятнадцатого арбитражного апелляционного суда (см.

Как изменятся сроки хранения документов

Материал подготовлен на основе индивидуальной письменной консультации, оказанной в рамках услуги Правовой консалтинг.

Такой порядок предусмотрен в пункте 3 части 1 статьи 86 Трудового кодекса РФ. Организация не вправе собирать персональные данные, которые не относятся напрямую к трудовой деятельности сотрудника.

Как показывает судебная практика, при хранении копий документов, предоставленных работниками при приеме на работу или в процессе их трудовой деятельности, высока вероятность возникновения претензий со стороны контролирующих органов в связи с избыточностью обрабатываемых работодателем персональных данных работников.

Скорее, уточнил условия хранения, но не запретил. Это значит, что работодателю достаточно сверить документы, хранить же их копии не обязательно.

Если для каких-то целей копии этих документов все-таки потребуются, хранить их нужно до того, как исчезнет необходимость. Максимально допустимый срок хранения копий в составляет 30 дней. Например, если в деле осталась копия справки о рождении ребенка, а пособие работнику уже выплатили.

Есть личная карточка со всеми данными ( инн, снилс, паспортные, дети, телефоны и т д). Там же копии документов лежат. При увольнении отдаем их работнику. А, в согласии на обработку персданных прописано что оно действует до увольнения сотрудника. А вообще я бы копии документов не брала и не хранила. Нафига? Данные внесли в карточку и все.

В соответствии с ч. 1 ст. 6 Закона N 152-ФЗ обработка персональных данных может осуществляться только в установленных данной статьей случаях. Одним из таких случаев является получение от субъекта персональных данных согласия на их обработку (п. 1 ч. 1 указанной статьи).

МЕТРО Кэш энд Керри» (далее — общество) обратилось в Арбитражный суд Ростовской области с заявлением к Управлению Федеральной службы по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций по ростовской области (далее — управление) о признании недействительным предписания N П-61-0031 от 05.04.13 об устранении выявленных нарушений.

https://www.youtube.com/watch?v=1kJ-OV9dgfI

Ограничение обработки персональных данных достижением конкретных, заранее определенных и законных целей и недопустимость обработки персональных данных, не совместимой с целями их сбора, является одним из принципов обработки персональных данных.

По мнению суда, использование фотоизображения работника для его идентификации является обработкой биометрических персональных данных. Не все специалисты по кадрам, а также их руководители знают, что есть документы и даже их копии, которые нельзя хранить в личном деле работника.

Таким образом, само по себе наличие у работодателя копий документов работников не нарушает законодательство, если работодателем соблюдаются требования законодательства, предъявляемые к сбору и хранению персональных данных работников.

Полный перечень возможных наказаний выглядит так: При этом проверяющих не заинтересует, а значит, и не спасет работодателя от наказания тот факт, что у работника было получено согласие на обработку персональных данных. Судебная практика также это доказывает.

Статья 86 ТК РФ предоставляет работодателю право обрабатывать персональные данные работника исключительно в целях обеспечения соблюдения законов и иных нормативных правовых актов, содействия работникам в трудоустройстве, получении образования и продвижении по службе, обеспечения личной безопасности работников, контроля количества и качества выполняемой работы и обеспечения сохранности имущества.

Можно ли хранить копию паспорта в личном деле работника? Ответ может казаться очевидным — на практике везде так и поступают. Но не всё так просто. Оказывается, при несоблюдении одного небольшого нюанса работодатель может получить ощутимый штраф. За что?

Надо ли хранить копии паспортов в личном деле?

Доброго дня!Кадровики помогите, пжл-та, разобраться с копиями документов в личном деле.На просторах интернета прочитала, что за хранении копии паспорта в личном деле будут штрафовать, размер штрафа-50000,00.Чтобы избежать штрафа, нужно хранить копии документов, только пока не достигли цели, для которой их снимали.

Ответ может казаться очевидным — на практике везде так и поступают. Но не всё так просто. Оказывается, при несоблюдении одного небольшого нюанса работодатель может получить ощутимый штраф. За что?

Пожалуйста, будьте взаимовежливы Мы в соцсетях: Подпишитесь бесплатно: Электронная газета по кадровому делопроизводству Новости трудового законодательства Уведомления о скидках и акциях Новости сайта КадроVIP (для профессионалов) Руководителю.

Возможно ли хранить в личном деле работника копии документов, являющихся персональными данными (паспорта, ИНН, СНИЛС, диплома, и т.д.), если работник в заявлении на обработку персональных данных дал свое согласие на хранении в его личном деле вышеперечисленных документов?

Видео:Копии документов о работе – Елена А. ПономареваСкачать

Копии документов о работе – Елена А. Пономарева

Как правильно хранить копии документов в личном деле работника

Кадровиков начали штрафовать за хранение копии паспортов

Может ли работодатель хранить копии паспорта, СНИЛС, документов об образовании работника в его личном деле? Этот вопрос часто задают слушатели курсов по кадровому учету в Контур.Школе. Ответим на него в статье.

Работодатель должен помнить, что он:

  • обязан вести личные дела, если это определено нормативными правовыми актами, как, например, у органов исполнительной власти;
  • не обязан вести личные дела работников, если это не определено нормативными правовыми актами;
  • если не обязан вести личные дела, но решил делать это в своей организации, только он может ответить на вопрос, какие документы должны попадать в личные дела при их формировании. При этом работодателю важно разобраться с принципами обработки персональных данных.

Если вы решили вести личные дела работников

Первоочередная задача работодателя, который начинает формировать документы работников в личные дела, — разработать локальный нормативный акт: стандарт или положение о порядке формирования личных дел. Именно там следует раскрыть вопросы, как оформлять личные дела, формировать в них кадровые документы.

Распространенная ошибка: работодатель хранит лишнюю информацию о работниках на всякий случай. Этим он нарушает принципы обработки персональных данных.

https://www.youtube.com/watch?v=LUvzZVnEicQ

За нарушение принципов обработки персональных данных, несовместимой с целями их сбора, Роскомнадзор может привлечь работодателя к административной ответственности по ч.1 ст. 13.11 КоАП РФ и выписать предупреждение или административный штраф:

  • на граждан в размере от 1 000 до 3 000 руб.;
  • на должностных лиц — от 5 000 до 10 000 руб.;
  • на юридических лиц — от 30 000 до 50 000 руб.

Внести сведения и хранить копии — большая разница

В ст. 65 Трудового кодекса документы работника определены как предъявляемые при приеме на работу. Предполагается, что они именно предъявляются работодателю, а не передаются ему на хранение или для снятия копий.

Все, что необходимо сделать отвечающему за кадровое делопроизводство, — внести необходимые сведения в личную карточку Т-2. В этом случае не надо получать согласие работника на обработку его персональных данных.

А вот хранение копий паспорта гражданина РФ, СНИЛС, документов об образовании подпадает под понятие «обработка персональных данных», т.к. копии содержат персональные данные работника.

Но работодатели часто хранят копии на случай «а вдруг проверяющие из налоговой, ФСС, прокуратуры и т.д. запросят». Такое объяснение не подходит для цели обработки персональных данных.

А если нет законной конкретной цели, то нет и согласия на обработку персональных данных, содержащихся в копиях документов.

Обработка персональных данных допускается для исполнения договора, стороной которого является субъект персональных данных (подп. 5 ч. 1 ст. 6 федерального закона от 27.07.2006 № 152-ФЗ «О персональных данных», далее — Закон «О персональных данных»).

Можно ли хранить копии, если есть согласие от работников?

Даже если работник согласен передать копии работодателю, законной цели при этом не возникает. Разберемся, что такое «законная конкретная цель».

Нет цели — нет права хранить копии

Проверяющие из Роскомнадзора применяют принципы, определенные ст. 5 Закона «О персональных данных»:

  • обработка персональных данных должна ограничиваться достижением конкретных, заранее определенных и законных целей. Не допускается обработка персональных данных, несовместимая с целями сбора персональных данных;
  • обработке подлежат только персональные данные, которые отвечают целям их обработки;
  • содержание и объем обрабатываемых персональных данных должны соответствовать заявленным целям обработки. Цели обработки персональных данных не должны быть избыточными по отношению к заявленным целям.

Требования к содержанию согласия на обработку персональных данных определены в ч. 4 ст. 9 Закона «О персональных данных». К обязательным сведениям в согласии относятся цель обработки персональных данных и перечень действий с персональными данными.

Хранение копий документов работника должно ограничиваться достижением заранее определенных, конкретных целей, которые не должны быть избыточными по отношению к заявленным целям обработки.

Пример законных и конкретный целей обработки персональных данных:

  • для целей добровольного медицинского страхования работников;
  • для размещения информации о Ф. И. О. работника, его должности на внутреннем сайте работодателя.

Пример незаконной цели обработки персональных данных: на случай, если запросят проверяющие из налоговой, ФСС, прокуратуры и т.д.

Наличие у работодателя копий документов работников может свидетельствовать об избыточности информации о работниках (их персональных данных) по сравнению с тем, что требуется действующим законодательством.

Онлайн-обучение в Контур.Школе

Управление персоналом и кадровое делопроизводство

Посмотреть программу

Хранение копии паспорта

Ксерокопия паспорта может содержать биометрические персональные данные, т.е. данные об особенностях физиологических и биологических особенностях человека. Например, на копии можно увидеть особенности строения овала лица, формы глаз, носа и т.д.

https://www.youtube.com/watch?v=P59b_SuMQsw

В соответствии со ст. 11 Закона «О персональных данных» биометрические персональные данные обрабатываются только с согласия работника. В согласии нужно прописать цели, которые бы не нарушали принципы обработки персональных данных, не допускали излишней их обработки и были бы конкретными и законными.

Выводы и рекомендации

Определите правомерность своих действий:

  • Если вы собираете и храните в документах по кадровому учету копии документов работника, когда это не предусмотрено нормативными правовыми актами и согласием, то вы превышаете объем обрабатываемых персональных данных работника, установленный Конституцией РФ, ТК РФ и иными федеральными законами. Подобный вывод есть в судебной практике, в частности в Постановлениях Пятнадцатого арбитражного апелляционного суда от 14.03.2014 № 15АП-22502/2013 по делу № А53-12557/2013, ФАС Северо-Кавказского округа от 21.04.2014 по делу № А53-13327/2013. Именно после появления этих дел и начались многочисленные вопросы относительно хранения копий документов работника.
  • Если у вас есть конкретная цель, собирать и хранить копии правомерно. Помните, что хранение копий документов работника законно только в том случае, если работодатель определил конкретную цель их обработки (хранения), не допускающую излишней обработки персональных данных. Цель должна быть прописана в согласии на обработку персональных данных. При отсутствии такой цели и согласия хранение копий документов, даже если работодатель определит возможность, является нарушением законодательства о персональных данных.

🔥 Видео

Прошивка на 4 прокола дел по личному составу - Елена А. ПономареваСкачать

Прошивка на 4 прокола дел по личному составу - Елена А. Пономарева

Что может произойти, если копия вашего паспорта попадет в чужие руки: пример из практикиСкачать

Что может произойти, если копия вашего паспорта попадет в чужие руки: пример из практики

Копия паспорта документ?Скачать

Копия паспорта документ?

Зачем управляющие компании просят копии паспортов у жителей многоэтажек и что будет, если отказатьСкачать

Зачем управляющие компании просят копии паспортов у жителей многоэтажек и что будет, если отказать

Как правильно заверить копию - Елена ПономареваСкачать

Как правильно заверить копию - Елена Пономарева

Как выдать работнику копии и документы - Елена А. ПономареваСкачать

Как выдать работнику копии и документы - Елена А. Пономарева

ВОИНСКИЙ УЧЕТ, ПОВЕСТКИ В ВОЕНКОМАТ, ВОЕННЫЙ БИЛЕТ с 1.10.2023. Новые штрафы. Гражданство. ЮристСкачать

ВОИНСКИЙ УЧЕТ, ПОВЕСТКИ В ВОЕНКОМАТ, ВОЕННЫЙ БИЛЕТ с 1.10.2023. Новые штрафы. Гражданство. Юрист

Как правильно оформить кадровые документыСкачать

Как правильно оформить кадровые документы

Купил ОТРИСОВКУ ДОКУМЕНТОВ за 1000 и 10 000 РУБЛЕЙ!Скачать

Купил ОТРИСОВКУ ДОКУМЕНТОВ за 1000 и 10 000 РУБЛЕЙ!

Вопрос до начала вебинара для кадровиков - Елена А. ПономареваСкачать

Вопрос до начала вебинара для кадровиков - Елена А. Пономарева

Кому стоит предоставлять копию паспорта?Скачать

Кому стоит предоставлять копию паспорта?

3 ошибки опытных кадровиковСкачать

3 ошибки опытных кадровиков

Для чего ваш паспорт сканируют при каждой операции?Скачать

Для чего ваш паспорт сканируют при каждой операции?

Семинар: "Кадровое делопроизводство для начинающих" Дмитрищук С.А.Скачать

Семинар: "Кадровое делопроизводство для начинающих" Дмитрищук С.А.

Как правильно заверить копии документов: копия верна, образецСкачать

Как правильно заверить копии документов: копия верна, образец
Поделиться или сохранить к себе: