+7(499)-938-42-58 Москва
+7(800)-333-37-98 Горячая линия

Минтруд выпустил инструкции по исправлению ошибок в кадровых документах

Содержание

Как исправить ошибки в кадровой документации

Минтруд выпустил инструкции по исправлению ошибок в кадровых документах

Каждому кадровику или бухгалтеру, которому поручено вести кадровое делопроизводство компании, нужно помнить, что работник вправе пожаловаться на любое нарушение его трудовых прав. Как исправить ошибки в кадровой документации?

Поэтому проволочка с трудовым договором или неизданный приказ о переводе – это те мелочи, которые могут обернуться для компании серьезными штрафами.

Пожаловаться на работодателя, который нарушает закон, сегодня можно не выходя из дома. Федеральная служба по труду и занятости принимает в десятки раз больше обращений в электронном виде, чем жалоб работников, высланных по почте. Чаще всего именно обращения заявителей являются информационным поводом для проведения выездной проверки компании.

На семинаре я выделю типичные ошибки в оформлении кадровой документации, которые обнаруживают трудовики. Отвечу на часто задаваемые вопросы по заполнению трудовых книжек, трудовых договоров. И предупрежу, какие действия работодателя незаконны в случае увольнения работника.

Как правильно прописать сведения об окладе в должностной инструкции

Большая часть всех трудовых споров связана с оплатой труда. Нарушения, всплывающие при проверке, отражают опасную тенденцию. Работодатели склонны прописывать условия по оплате труда размыто, используя многозначные формулировки. Именно на это инспекторы по труду и обращают внимание.

Устанавливать в штатном расписании диапазон окладов по должности и прописывать в трудовом договоре конкретный размер оклада в пределах этого диапазона нельзя.

Иначе получается, что работникам, занимающим одинаковые должности и выполняющим одинаковые трудовые функции, выплачивается разная зарплата. А это грубое нарушение законодательства. Ведь работодатель обязан устанавливать одинаковую зарплату за равный труд.

Таким образом, в штатном расписании для одной и той же должности правильно указывать фиксированный размер оклада, а не диапазон выплат.

Чтобы иметь законную возможность устанавливать разные оклады работникам одной должности, в компании нужно ввести тарифную систему оплаты труда. Тогда зарплата работника будет зависеть не только от сложности работы, но и от его квалификации.

Допускается использование двойных названий должности (ведущий инженер, старший менеджер). Тогда, если перечень обязанностей и сложность работы отличается, назначение разных окладов также будет обоснованным.

ЧАСТАЯ ОШИБКА

Решили изменить наименование должности – не забудьте прописать это в дополнительном соглашении к трудовому договору и других локальных нормативных актах – штатном расписании, положении о подразделении и т. д.

Мероприятия кадрового аудита показали, что один из работников не был ознакомлен с должностной инструкцией при приеме. После того как ему показали документ, подписывать его он не стал. Причина отказа – при приеме на работу к нему были заявлены меньшие требования.

Как теперь правильно поступить? – Работник вправе отказаться подписывать «запоздалую» должностную инструкцию. В данной ситуации можно организовать сокращение должности с первоначальным перечнем функций.

А после ввести такую же должность, но с расширенным перечнем должностных обязанностей.

Что указать в трудовом договоре в части выплат и функций

Текст трудового договора должен быть понятным, формулировки конкретными. Использовать понятия с двойным подтекстом недопустимо. В статье 136 ТК РФ расписаны обязательные пункты, которые должны быть указаны в трудовом договоре.

О чем нельзя забывать, если работнику назначено испытание

Как исправить ошибки в кадровой документации? Не всем работникам может быть установлен испытательный срок. Так, принимать на работу без испытания следует беременных женщин, женщин с детьми до полутора лет и несовершеннолетних. Полный перечень лиц, которым нельзя устанавливать испытание, предусмотрен статьей 70 ТК РФ.

Для тех же сотрудников, кому испытание назначено, условия его прохождения следует прописать в трудовом договоре. Если такая формальность не соблюдена, то оснований для испытания нет. Работник будет считаться принятым на работу без испытательного срока.

Как исправить ошибку или внести изменения в трудовую книжку

Крайне неприятно обнаружить ошибку в трудовой книжке, допущенную предыдущим работодателем. Однако волноваться не стоит. В действительности никакой ответственности за такие нарушения компания не несет. Но правильно, конечно, помочь работнику исправить ошибку. Для этого нужно сделать запрос прежнему работодателю, который и внесет исправления.

Теперь о том, что касается изменений на титульном листе трудовой книжки. Изменение записей о фамилии, имени, отчестве и дате рождения вносятся нынешним работодателем сотрудника. Основанием для исправления будет паспорт, свидетельство о браке или его расторжении. Изменяя записи, необходимо дать ссылку на номер документа и дату его выдачи.

Какие документы подготовить, чтобы законно обрабатывать персональные данные работников

Недавние изменения в работе с персональными данными не облегчили труд кадровиков и бухгалтеров. Само положение о персональных данных существовало в большинстве компаний. И часто хорошо разработанное. Приложением к положению была форма соглашения, в которой работник указывал свое согласие на обработку персональных данных.

Теперь такого формального подхода недостаточно. Я рекомендую собрать проектную группу, которая сможет подготовить положение о защите персональных данных, если в вашей компании этого еще не сделано. Документ должен содержать максимально подробную информацию о порядке работы с персональными данными сотрудников.

Кроме того, нужно назначить ответственного сотрудника за обработку персональных данных. Чаще всего ответственным назначают начальника кадровой службы или службы безопасности.

В небольших компаниях такая функция традиционно возлагается на главного бухгалтера. Тут важно не забыть оформить с работником дополнительное соглашение о его новых обязанностях (образец приведен ниже.

Примеч. ред.).

Как правильно исправить ошибку при оформлении журнала

Минтруд выпустил инструкции по исправлению ошибок в кадровых документах

Тогда у секретаря могут появиться отдельно «Журнал регистрации обращений граждан», «Журнал регистрации отправляемых коммерческих предложений», «Журнал регистрации заявок от контрагентов» и т.д. Все это – корреспонденция, но если есть необходимость учитывать документы по отдельности, то нужно это делать.

А в первую очередь – создать отдельные регистрационные формы для входящих и исходящих документов. Совершать такую ошибку могут не только секретари, но и, например, бухгалтеры, юристы, кадровики, если они регистрируют документы в своих подразделениях.

Или же под их «давлением» секретарь вносит в журнал учета входящей корреспонденции поступившие без сопроводительных писем первичные документы, оферты договоров, судебные решения и постановления, исполнительные листы и другие документы.

Ошибки в классном журнале: как их правильно исправлять

Также в клетках, где ставятся оценки, не должно быть точек.Пример: вы задумались и случайно поставили Маше Петровой четверку, хотя она ответила на пять.

Если вы все-таки допустили ошибку при выставлении итоговой отметки, не паникуйте. Обратитесь к завучу с просьбой помочь и узнайте, как можно исправить ситуацию.Классный журнал – это документ.

Любые исправления в нем могут повлечь за собой штрафные санкции. Вам могут сделать выговор, попросить написать объяснительную, лишить премии за систематические ошибки в журнале – это нормальная практика.

Такая строгость необходима. Чтобы

Допускается ли исправление в книге регистрации приказов и если да- то как оно выглядит?

Если для исправления ошибки, допущенной в книге регистрации, в организации был издан соответствующий приказ, то при указании верной записи можно сослаться и на такой приказ. Форма и порядок ведения книги регистрации приказов на законодательном уровне не установлены.

Поэтому работодатель вправе самостоятельно утвердить соответствующий порядок ведения книги в локальном акте (прописав в нем, в том числе, порядок внесения исправлений в книгу).

Примечание: Использование корректирующих средств при внесении исправлений в журнал регистрации приказов не допускается.

Самые распространённые ошибки в записях трудовой книжки и правила их исправления

Бывает, что поступают с уже имеющимися ошибками, которые были допущены прежними работодателями.

В малых фирмах подобная ситуация наблюдается ещё чаще, ведь в них в большинстве случаев не создан кадровый отдел, а работников занимается другой специалист, например, секретарь руководителя.

Каждому работающему человеку рекомендуется внимательно следить за заполнением своей книжки и при обнаружении неверной записи сразу же проинформировать об этом своего начальника либо кадровика.

Можно ли делать исправления в трудовой книжке?Если в процессе оформления новой трудовой книжки была допущена неточность, бланк необходимо уничтожить.Взамен кадровик берёт новый, чистый бланк и заносит туда сведения с самого начала.Если же новый работодатель обнаружит, что в книжке имеется неправильная запись, но допущена

Отличный секретарь

Для начала разберитесь, к чему привела или может привести ваша ошибка, запутала ли она что-то.

Ну и второе, не менее главное: оставлять все так, как есть сейчас, с путаницей, тоже нельзя.

Описание проблемы: в журнале, который ведёте на бумаге, вы допустили ошибку, когда расставляли номера, и после 4567 внезапно пошли номера 5468, 5469 и так дальше.

Самый плохой сценарий здесь – тот случай, когда речь идёт о журнале, в котором регистрируются исходящие документы, и ошибка была замечена не сразу.

Все исходящие письма с неверными номерами уже отправлены адресатам. В такой ситуации изменять номера уже поздно.

Ведь, если вы, желая скрыть свою ошибку, очень аккуратно измените номера в журнале, возникнет путаница, скорее всего, появятся двойные номера, а ответы при этом будут идти на те, неправильные, индексы… Такой казус выйдет далеко за пределы секретариата. При всем этом адресату абсолютно всё равно, под каким номером значится полученное им письмо… Так что в этой ситуации номера остаются.

Как исправить запись в журнале по правилам

Поэтому заявления, автобиографии, копии приказов и журналы учета подлежат архивации и хранению на протяжении указанного срока. Какие заявления регистрируются? Если документ поступил по почтовой рассылке, то его регистрируют как входящую корреспонденцию.

В остальных случаях учетная запись вносится в книгу учета заявлений. Кстати, срок хранения журнала регистрации приказов генерального директора по основной деятельности должен быть таким же, как у самих приказов, которые регистрируются в данном журнале, т.е.

постоянный по ст. 19 а) Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения (утв. приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558), т.к.

Можно ли в журнале исходящих документов сделать исправления в связи с тем, что документу был присвоен неверный номер?

Как это сделать правильно?

Источник: http://KonsulAN.ru/kak-pravilno-ispravit-oshibku-pri-oformlenii-zhurnala-34341/

Минтруд выпустил инструкции по исправлению ошибок в кадровых документах

Как известно, не ошибается только тот, кто ничего не делает. Поэтому два ведомства Минфин и Минтруда России решили помочь с исправлением ошибок трудолюбивым бухгалтерам и кадровикам.

Они опубликовали для них инструкции с подробными разъяснениями. Как известно, не ошибается только тот, кто ничего не делает.

Чиновники считают, что отступать от требований к оформлению исправлений в первичных учетных документах бухгалтеры не имеют права. В свою очередь, Минтруд России также решил помочь работодателям с исправлениями ошибок в кадровой документации.

Бесплатная юридическая помощь

/ / Исправление в журнале регистрации приказов по Например: к порядковым номерам приказов о движении кадров (прием на работу, перевод на другую работу, увольнение) добав-ляется буква «к» (кадровый) или л/с (по личному составу), для приказов о командировании работников – «км», о предоставлении отпусков – «о», о поощрении – «п», о дисциплинарных взысканиях – «в» и т. д. Датой издания приказа является число, когда он был подписан руководителем или уполномоченным лицом.

Дата проставляется в графе 3 (см. Приложение). В графе 4 Вид приказа делается запись по какому вопросу работы с кадрами был издан приказ (прием, увольнение, перевод, об очередном отпуске и т.д.).

В графы 5, 6, 7, 8 заносятся данные на работника, в отношении которого издан приказ.

Краткое содержание приказа или его заголовок, который написан вначале текста приказа вносится в журнал в графу 10 (см. Приложение). Постановления.

Что делать, если нужно исправить запись в книге учета трудовых книжек?

Вы здесь Каждый документ должен в обязательном порядке принадлежать к определенному архиву или картотеке.

Бланки строгой отчетности также занимают свою нишу в организационном делопроизводстве. Оформление, выдача трудовых книг и вкладышей в них фиксируется в специальных учетных регистрах движения этих документов.

В любом деле могут происходить всевозможные ошибки.

Дабы избежать таких ситуаций, попытаемся разобраться, как исправить запись в книге учета трудовых книжек. Чтобы изучить этот вопрос более детально, для начала необходимо разобраться, что собой представляет книга учета трудовых книжек.

Помимо оформления и выдачи документов, нужно каждый из них зарегистрировать в указанном законом порядке.

Для трудовых документов законодательно создан и утвержден особый регистр – Книга учета движения трудовых книжек предприятия. Ее можно сравнить с Главной книгой в бухгалтерском учете любой организации или предприятия.

Исправляем ошибки в трудовых книжках

Статья из журнала «ГЛАВНАЯ КНИГА» актуальна на 18 ноября 2016 г.Е.А.

Шаповал, юрист, к. ю. н. Все неточности и ошибки в трудовой книжке нужно исправлять. Это делается:

  1. путем зачеркивания неправильной записи и внесения новой;
  2. путем внесения исправительной записи без зачеркивания неправильной.

Порядок внесения исправлений зависит от ситуации.

Исправления в сведения о работнике, указанные на титульном листе трудовой книжки, могут вноситься:

  1. в связи с ошибками, допущенными при оформлении трудовой книжки.
  2. в связи с изменением этих сведений (например, при изменении фамилии, получении работником другого образования);

Исправления вносятся на основании подтверждающих документов (паспорта, свидетельства о браке, документа об образовании и др.). ООО и АО сами решают, иметь им печать или нет; .

Источник: http://PravaMoskva.ru/kak-pravilno-ispravit-oshibku-pri-oformlenii-zhurnala-32769/

Пять ошибок предшественников, которые кадровику нужно исправить

Минтруд выпустил инструкции по исправлению ошибок в кадровых документах

Если вы недавно работаете в компании, проведите аудит кадровых документов. Вряд ли ваш предшественник оставил дела в идеальном порядке. Мы подскажем, где скрываются самые каверзные ошибки, которые вам нужно исправить.

Ошибка 1. Сотруднику оформили два трудовых договора

В компании до вашего прихода не сформировали кадровый учет. И вы столкнулись с тем, что у одного, а может быть, нескольких сотрудников два трудовых договора на одну должность. При этом в кадровой программе есть сведения о трудовом договоре на дату приема сотрудника, но в отделе кадров хранится только экземпляр более позднего трудового договора.

Как правильно. Трудовой договор составляют в двух экземплярах, каждый из которых имеет одинаковую юридическую силу. Один экземпляр хранит работник, другой — работодатель (ч. 1 ст. 67 ТК). Изменение любых условий трудового договора возможно только по соглашению работника и работодателя (ст. 72 ТК). Таким образом, нельзя исправлять трудовой договор без ведома и согласия сотрудника.

Почему нельзя оставить ошибку без внимания. Если организация оформит трудовой договор ненадлежащим образом, ей грозит штраф до 100 000 руб., а кадровик может заплатить штраф до 20 000 руб. (ч. 4 ст. 5.

27 КоАП). Трудовой договор необходимо оформить не позднее трех рабочих дней со дня, когда сотрудник начал работать (ч. 2 ст. 67 ТК). Если проверяющие увидят, что договор составлен позднее, они отметят это нарушение.

 

Что исправить. Если первый вариант трудового договора вы в кадровых документах не нашли, подготовьте докладную записку на имя генерального директора. Оформите акт об утрате экземпляра трудового договора.

Затем составьте приказ о восстановлении и оформите экземпляр работодателя. Подготовьте письменное соглашение с работником о восстановлении вашего экземпляра (образец здесь). Отметьте в соглашении, что экземпляр работодателя был восстановлен по экземпляру работника.

Соглашение подписывают работник и генеральный директор.

В шапке восстановленного экземпляра трудового договора укажите дату восстановления, номер первого трудового договора и укажите действительную дату начала работы сотрудника.

Если работник откажется подписывать соглашение или восстановленный экземпляр трудового договора, составьте акт об отказе от подписи.

Если работник откажется предоставить свой экземпляр трудового договора, восстановите договор по сведениям из кадровой программы.

Самое простое решение — попросить сотрудника вернуть второй, более поздний трудовой договор и уничтожить оба экземпляра повторного трудового договора. Если сотрудник не хочет возвращать, не расстраивайтесь. Повторный трудовой договор не имеет юридической силы, ведь первый, более ранний договор не был расторгнут, а значит, продолжает действовать.

Поскольку во втором трудовом договоре нет никаких изменений, его нельзя считать и дополнительным соглашением. Так что, если работник обратится в ГИТ с двумя вариантами трудового договора, вы сможете защитить себя. Обратите внимание инспектора на докладную записку, акт об утрате и восстановленный экземпляр первого трудового договора.

Эти документы докажут, что ошибку вы исправили.

Ошибка 2. Не внесли запись в трудовую книжку

Предыдущий кадровик забыл сделать запись в трудовой книжке сотрудника, например, о переводе на вышестоящую должность. Ситуация осложняется тем, что прошло время и у компании поменялось название.

Запись об изменении названия в трудовую книжку внесли, а сведения о переводе на другую должность — нет. Теперь же сотрудник попросил копию своей трудовой книжки и обнаружил, что в трудовой нет записи о его переводе.

Он требует исправить ошибку.

Как правильно. Если вам нужно внести запись о переводе, оформляйте ее в действующей трудовой книжке сотрудника. Дубликат трудовой книжки оформляют, только если в ней есть недействительная запись об увольнении или переводе, трудовая пришла в негодность или работодатель ее утратил (п.

33 и 34 Правил ведения и хранения трудовых книжек, утв. постановлением Правительства от 16.04.2003 № 225 «О трудовых книжках», далее — Правила, п. 1.2 Инструкции по заполнению трудовых книжек, утв. постановлением Минтруда от 10.10.2003 № 69, далее — Инструкция).

В этих случаях дубликат трудовой книжки компания оформляет за свой счет (п. 48 Правил).

Почему нельзя оставлять ошибку без внимания. Инспекторы ГИТ обращают внимание на трудовые книжки сотрудников в первую очередь. Они обязательно заметят ошибку и накажут организацию и кадровика (ч. 1 ст. 5.27 КоАП).

Запись о переименовании компании нужна, чтобы сведения о приеме и увольнении в трудовой книжке соответствовали друг другу.

В ПФР при назначении пенсии заметят расхождения в наименованиях и могут не засчитать сотруднику стаж в вашей компании. 

Что исправить. Если вы обнаружили ошибку в трудовой книжке, которую допустил ваш предшественник, напишите докладную на имя генерального директора. Вас нельзя наказать за ошибки, которые не вы совершали (ч. 1 ст. 192 ТК).

Докладная записка докажет, что вы обнаружили ошибку предшественника и сообщили о ней руководству. В докладной подробно опишите ошибку, укажите, к каким последствиям она приведет и что вы намерены предпринять.

Когда руководитель согласует ваши действия, внесите исправления в трудовую книжку.

ООО «Сорт» 04.04.2018 переименовано в ПАО «Сорт». Бывший сотрудник отдела кадров внес запись об изменении наименования компании в трудовую книжку менеджера отдела рекламы. С 01.09.2017 работник переведен на должность старшего менеджера отдела рекламы, записи о переводе в трудовой книжке нет.

Чтобы исправить ошибку, нынешний кадровик внес исправления в трудовую книжку сотрудника. Сначала он написал, что запись о переименовании организации недействительна. На следующей строке он внес сведения о переводе сотрудника. На строке ниже без номера записи повторно внес информацию о переименовании компании (образец ниже).

Ошибка 3. Не прописали сведения о зарплате в ПВТР

Вы обнаружили, что в ПВТР не указаны сроки выплаты зарплаты. Поскольку документ оформлен уже давно и подписан сотрудниками, многие из которых уже уволены, не рекомендуем самостоятельно вносить поправки в текст.

Как правильно. Зарплату сотрудников нужно выплачивать не реже чем каждые полмесяца. Точные даты выплат устанавливают в ПВТР (ч. 6 ст. 136 ТК). Другие сведения о зарплате, например порядок выдачи расчетных листков, можно указать в локальном акте, определяющем форму расчетного листка, или в положении о зарплате (письмо Роструда от 27.12.2016 № ПГ/36563-6-1). 

Почему нельзя оставлять ошибку без внимания. В ПВТР или другом ЛНА подробно прописывают систему оплаты труда работников (ч. 2 ст. 135 ТК). Если условия выплаты заработной платы не прописать, компания заплатит штраф до 50 000 руб. (ст. 5.27 КоАП).

Что исправить. Сведения о зарплате записывают в трудовой договор или в ПВТР (ст. 136 ТК). Если в трудовых договорах сотрудников этих сведений нет, внесите их в ПВТР. Издайте приказ о внесении изменений или об утверждении новой редакции ПВТР.

Так вы решите сразу две задачи. Во-первых, ознакомите с изменениями всех сотрудников, которые сейчас работают в вашей компании. Во-вторых, избежите внимания проверяющих к старым неправильным документам.

Ведь при проверке инспекторы обратят внимание только на реквизиты старых ЛНА, а не на их содержание.

Ошибка 4. В штатном расписании указаны неверные должности

Вы заметили путаницу в штатном расписании. Не указаны должности уже принятых работников или после перевода сотрудников в штатном расписании должности не изменены.

Как правильно. В кадровых документах вы указываете должность сотрудника в соответствии со штатным расписанием (ст. 57 ТК). Если сотрудник обнаружит, что в трудовом договоре, трудовой книжке и штатном расписании у него разные должности, он может обратиться в суд (определение Верховного суда Республики Коми от 12.07.2012 по делу № 33-2715/2012).

Почему нельзя оставлять ошибку без внимания. Если ошибку в штатном расписании вовремя не исправить, она станет длящейся, а значит, ГИТ накажет вас и компанию, несмотря на сроки давности (ст. 4.5 КоАП).

Кроме того, бухгалтерия неправильно начислит зарплату сотрудникам и сошлется на ошибки в штатке. Например, если сотрудника повысили, а в штатном расписании вы не указали его новую должность, бухгалтерия может начислить ему меньшую зарплату.

Если вовремя не исправите ошибки, будете виноваты уже вы.

Что исправить. Штатное расписание подписывает главный бухгалтер и утверждает генеральный директор. Поэтому не исправляйте документ сами.

Подготовьте приказ о внесении изменений в штатное расписание и докладную записку. Перечислите в ней ошибки, которые вы обнаружили.

Если в штатке много ошибок, оформите исправленное штатное расписание и подготовьте приказ об утверждении нового штатного расписания.

Источник: https://e.kdelo.ru/631956

Кадровое делопроизводство – основные ошибки и их решение

Минтруд выпустил инструкции по исправлению ошибок в кадровых документах

Все трудовые отношения между работодателем и сотрудником регулирует Трудовой Кодекс Российской Федерации.

Известно, что за нарушение требований трудового права, охраны труда и промышленной безопасности работодатель несёт административную, дисциплинарную, материальную и уголовную ответственность.

Из этого можно сделать вывод, что лучше придерживаться установленных законодательством требований, а в случае выявления нарушений, своевременно исправлять ошибки.

Чаще всего в компаниях за кадровые процессы отвечает кадровая служба, также может быть отдел бухгалтерии, реже сам руководитель.

Кто бы в организации не занимался кадровыми процедурами и документооборотом, этот сотрудник должен владеть необходимыми знаниями и очень хорошо знать законодательство.

Кадровое делопроизводство является одним из самых важных и нелегких участков работы на любом предприятии. Данный участок требует внимательности к деталям и системного подхода.

Благодаря современным технологиям, многие компании автоматизируют процессы, в том числе и кадровое делопроизводство, что позволяет экономить время, деньги, минимизировать ошибки и оптимизировать процессы.

Хотя ошибки все же допускаются, и чаще всего они связаны именно с отсутствием документов, которые предусмотрены трудовым законодательством. Также необходимо учитывать человеческий фактор, так как механические ошибки тоже занимают не последнее место.

Сегодня Карьерист.ру решил разобраться, какие же ошибки наиболее часто встречаются при работе с основными кадровыми документами.

Штатное расписание

Штатное расписание отображает штатную численность компании, её структуру, подразделения, должности, оклады, надбавки и т.д.

Примером того, как необходимо вести штатное расписание является утвержденная унифицированная форма №Т-3.

Данная форма не является обязательной для применения, но если предприятие вводит в работу свой формат штатного расписания, он должен содержать все необходимые для заполнения пункты (согласно Ф №Т-3).

При ведении штатного расписания допускается много ошибок, вот несколько основных из них:

  • полное отсутствие штатного расписания или наличие нескольких таковых;
  • часто бывает, что вроде бы штатное расписание и есть, но оно не согласовано, не утверждено, и используется как внутренний документ, и в случае проверок государственными органами такой документ будет расцениваться как нарушение;
  • не корректные изменения штатного расписания, направленные на создание виденья сокращения численности, выведения или введения мнимых должностей и другое;
  • штатное расписание, которое не соответствует реальности, с придуманными окладами или должностями;
  • механические ошибки, которые не считаются нарушением, в случае, если глобально не будут влиять на содержание.

Для того, что бы обезопасить себя в будущем от штрафных санкций и споров с недовольными сотрудниками, важно уделять внимание деталям штатного расписания и, конечно, надлежащим образом его вести. Если в процессе работы с данным документом возникают сложности, и вы не знаете как поступить, лучше лишний раз перестраховаться и попросить консультацию.

Трудовой договор

Статья 5.

27 (о нарушении трудового законодательства и иных нормативных правовых актов, содержащих нормы трудового права) Кодекса Российской Федерации об административных правонарушениях, говорит о том, что не исполнение работодателем обязанности оформить с работником трудовой договор в письменной форме является нарушением трудового законодательства и основанием для привлечения работодателя к административной ответственности. Трудовой договор необходимо заключать в письменной форме не позднее трех рабочих дней со дня фактического допущения работника к работе.

Какие же ошибки допускаются при оформлении данного документа:

  1. Отсутствие трудового договора, само по себе уже является нарушением.
  2. Случаи, когда не указаны дата и срок действия договора.
  3. Орфографические ошибки, которые могут искажать информацию.
  4. Несоответствие должности в трудовом договоре и в штатном расписании.

    Трудовой кодекс гласит о том, что должность в договоре должна обязательно соответствовать штатному расписанию. Эта ошибка чаще всего возникает механически, особенно, при больших объемах работы или невнимательности кадрового сотрудника.

  5. Описание штрафных санкций в отношении сотрудника.

    В статье 192 Трудового кодекса РФ четко сказано, что за совершение дисциплинарного проступка, то есть неисполнение или ненадлежащее исполнение работником по его вине возложенных на него трудовых обязанностей, работодатель имеет право применить следующие дисциплинарные взыскания: замечание, выговор, увольнение по соответствующим основаниям.

    В этой же статье говорится о том, что нельзя применять санкции, которые не предусмотрены федеральным законом, речь идет как раз о штрафах и других материальных удержаниях.

  6. Описание премий. В случаи отсутствия Положения про оплату труда, многие работодатели прописывают эту информацию в трудовом договоре.

    В трудовом договоре, пункт о возможности получить премию должен быть четко обрисован: в каком размере, при каких условиях и показателях сотрудник может получить премию, с какой периодичностью и так далее.

  7. Наименование будущего места работы (название компании) не указано или указано не точно. Часто ошибка допускается, если работник устраивается в компанию, где есть филиалы.

    Также подобная ошибка может быть, если внутри компании меняется место работы, а в договор изменения внесены не были.

  8. Отсутствие описания условий про оплату труда или условия описаны размыто. В ТК РФ четко прописаны обязательные условия, которые необходимо включить в трудовой договор. Отсутствие обязательных условий в договоре является нарушением.

    В частности, одним из условий являются условия оплаты труда. Ошибкой в данном пункте могут быть ссылки на внутренние регламентирующие документы работодателя, в которых прописана система оплаты труда.

  9. Функции сотрудника. Не четко прописанные функции сотрудника в трудовом договоре — довольно частая ошибка для работодателя.

    Не стоит упускать это из виду, и прежде чем подписывать договор с сотрудником, позаботьтесь о том, чтобы все основные обязанности были четко сформулированы и учтены. Этот пункт договора не должен превратиться в детальное описание мельчайших подробностей конкретной должности, это может и должно отображаться в должностной инструкции, но основа должна быть.

График отпусков

Многие работодатели считают, что график отпусков можно вести в свободной форме, но есть утвержденная государством унифицированная форма №Т-7.

График отпусков применяется для отражения сведений о времени распределения ежегодных оплачиваемых отпусков работников всех структурных подразделений организации на календарный год по месяцам. При его составлении учитываются положения действующего законодательства РФ, специфика деятельности организации и пожелания работников.

График отпусков подписывается руководителем кадровой службы и утверждается руководителем компании или уполномоченным им на это лицом. Документ в обязательном порядке составляется даже, если в компании работает один сотрудник.

График необходим для того, чтобы в компании не нарушались трудовые процессы и соблюдалась очередность уходов в отпуск.

К наиболее типичным ошибкам, которые встречаются при формировании графика, можно отнести следующие:

  • отсутствие графика отпусков или не утвержденный график;
  • отпуск сотруднику не предоставлялся в течение двух и более лет непрерывной работы;
  • невыполнение требования предоставлять отдельным категориям сотрудников отпуск в удобное для них время;
  • деление дней всего отпуска на мелкие части, несмотря на то, что одна из частей отпуска в обязательном порядке должна составлять не менее 14 календарных дней;
  • нарушение установленных законодательством сроков составления и утверждения графика;
  • не внесение изменений в график отпусков в связи с приемом на работу новых сотрудников;
  • отсутствие в графике совместителей при их фактическом наличии в организации;
  • игнорирование пожеланий сотрудников относительно даты отпуска;
  • нарушение сроков предоставления отпусков, указанных в документе;
  • не ознакомление сотрудников с графиком под подпись;
  • игнорирование обязательного уведомление сотрудников о начале отпуска за две недели до начала;
  • ошибки при расчете дней отпуска, с учетом разных категорий сотрудников и их прав на продолжительность отпускного периода;
  • увольнение сотрудников во время отпуска. Указанная ситуация является нарушением. Установлен законодательный запрет на увольнение сотрудника по инициативе работодателя во время пребывания его в отпуске. Исключение составляют случаи ликвидации организации либо прекращения деятельности индивидуальным предпринимателем (ч.6 ст. 81 ТК РФ).
  • Перенос отпуска без уведомления и согласия сотрудника. Чаще всего это происходит тогда, когда компания срочно нуждается в присутствии сотрудника на работе, в виду образовавшегося важного проекта или клиента. И в данном случае руководитель или отзывает сотрудника, или переносит даты отпуска, просто поставив сотрудника перед фактом, что является грубым нарушением законодательства.

В завершении, мы хотели бы акцентировать внимание на том, что прежде чем утверждать и вводить в работу любой кадровый документ, перепроверьте себя или того, кто его составлял. Как гласит пословица: «Семь раз отмерь, один раз отрежь».

Любая перепечатка в электронных или бумажных СМИ материалов портала возможна только с обозначением первоисточника — careerist.ru.

Разместить резюме Добавить вакансию

Источник: https://careerist.ru/news/kadrovoe-deloproizvodstvo-osnovnye-oshibki-i-ix-reshenie.html

Поделиться:
Нет комментариев

    Добавить комментарий

    Ваш e-mail не будет опубликован. Все поля обязательны для заполнения.