Процедура утверждения номенклатуры дел в организации (3 видео)

Содержание

Номенклатура дел организации – составление и утверждение
Зачем нужна номенклатура дел каждой организации
Составление номенклатуры дел
Порядок составления и утверждения номенклатуры дел
Порядок текущей работы с номенклатурой дел
Зачем организации необходима номенклатура дел
Текущая работа с номенклатурой дел
Номенклатура дел в организации: способы разработки и образец
Значение номенклатуры дел для организации
Для кого она обязательна
Какие виды существуют
Кто составляет документ
Порядок формирования и утверждения номенклатуры дел
Из чего состоит документ
Как заполняется форма
Правила и сроки хранения
Передача документации в архивное учреждение
Экспертиза ценности сдаваемых документов
Кто составляет номенклатуру дел в организации?
🎬 Видео

Видео:Урок 21. Текущее хранение документов. Формирование и индексация дел. Разработка номенклатуры дел.Скачать

Номенклатура дел организации – составление и утверждение

Из данной статьи вы сможете узнать о порядке разработки и утверждения сводной номенклатуры дел организации, в следующей статье посмотрите образец номенклатуры дел. Грамотное составление данного документа играет важную роль в ведении делопроизводства.

Зачем нужна номенклатура дел каждой организации

Номенклатура дел представляет собой составленный по установленной форме перечень заводимых дел в организации с определением сроков их хранения. Это очень полезный документ в делопроизводстве, ибо позволяет рационально организовать работу с документами:

группировать документы в дела по определенной системе – обеспечивает в случае необходимости оперативность их поиска и сохранность,
используют в процессе регистрации документов – присваивают регистрационный номер согласно разработанной классификации и индексам дел,
используют как основной документ в процессе отбора дел для сдачи их в архив, отбора дел с истекшими сроками для дальнейшего их уничтожения,
применяют как учетный документ дел временных сроков хранения (можно дополнительно никакие описи не составлять),
в архивном деле служит основой для составления описей дел постоянного и долговременного хранения, в том числе по личному составу, актов на уничтожение документов.

Как видим номенклатура дел это многофункциональный документ и с практической точки зрения нужен каждой организации для упорядочения текущего делопроизводства.

Для государственных органов и муниципальных учреждений, которые передают документы в государственные или муниципальные архивы, а также для акционерных обществ, нотариусов и др.

составление номенклатуры дел является нормативным требованием.

Даже если вы работаете в небольшой фирме, я советую все равно разработать для себя номенклатуру дел, чтобы рационально вести делопроизводство и тем самым облегчить себе работу по вопросам основной деятельности. И рост объема документальной массы не станет в один прекрасный день проблемой.

Составление номенклатуры дел

Номенклатура дел может быть

разработана самостоятельно организаций, положительное – максимальная возможность организовать все «под себя», т.к. никто лучше вас не знает специфику деятельности и соответственно образующихся документов, принятой организации работы с ними, отрицательное – большая трудоемкость, при отсутствии достаточного опыта в номенклатуру дел могут быть заложены ошибки,
поручено ее составление специализированной компании с заключением соответствующего договора по оказанию услуг, положительное – не тратите свое время и полученный документ, как правило, составлен грамотно, отрицательное – не всегда заложена самая рациональная система работы с документами.

Со своей стороны я могу дать совет – предпочтительнее первый вариант. Постарайтесь номенклатуру дел составлять своими силами, даже если в итоге могут быть какие-то недостатки. Правила разработки понять не трудно, основная сложность приходится на аналитическую работу по составлению, систематизации названий заголовков дел и определению сроков хранения по перечню документов.

По роду своей деятельности мне приходится бывать в различных организациях, документы которых я хорошо знаю.

И когда изучаешь составленную сторонним специалистом (пусть даже и высококвалифицированным) номенклатуру дел, то понимаешь с точки зрения нормативных требований это безупречный документ.

Но с практической точки зрения там могут присутствовать разные несуразности – срок хранения не тот из-за неправильного подбора статьи по перечню документов, странные формулировки заголовков дел, иногда бывает лучше их разделить на несколько дел, иногда наоборот объединить.

https://www.youtube.com/watch?v=5PSSRIzEXfE

Почему такое происходит, я поясню на отвлеченном примере. Человек со стороны сразу может понять, что речь идет, например, о бумаге.

Но то, что имеется в виду наждачная, а вовсе не туалетная бумага требуется более глубокое изучение вопроса, хотя для вас это элементарно.

Отсюда неудобства в использовании такой номенклатуры дел в текущем делопроизводстве и при подготовке документов к сдаче в архив.

Порядок составления и утверждения номенклатуры дел

Работа ведется на основании нормативно-методических документов. Ответственность за составление номенклатуры дел возлагается на службу делопроизводства (секретариат, канцелярия, общий отдел и т.д.).

Прежде всего, необходимо определить состав образующихся документов. Изучают устав или положение об организации, ее структуру, положения о структурных подразделениях, другие имеющиеся документы, определяющие деятельность организации (положения, регламенты, правила и т.д.), плановые и отчетные документы организации, полезно просмотреть номенклатуру дел за предыдущий год.

Считается, что сводная номенклатура дел организации составляется на основании согласованных с ведомственным архивом номенклатур дел структурных подразделений.

Исходя из моего опыта, я могу сделать вывод, что сотрудники отделов просто не способны разработать требуемый документ (отсутствие квалификации, времени). Поэтому основная работа ложится на ответственного специалиста за составление сводного документа.

Будет лучше для всех, если структурные подразделения просто представят в службу делопроизводства список названий всех заводимых дел.

При этом все документируемые участки должны быть отражены. Часто сотрудники отделов говорят «да у меня тут в столе», «чтобы под рукой». Вместе с тем правила требуют, чтобы все заголовки заводимых дел были включены в номенклатуру дел. И затем исполненные документы формировались в дела в соответствии с заложенной системой.

Как уже отмечалось выше самая сложная работа в разработке номенклатуры дел – правильно сформулировать заголовки дел, систематизировать их и проставить сроки хранения дел со ссылкой на соответствующую статью по перечню документов. Это мы рассмотрим позднее на конкретном примере номенклатуры дел организации в следующей статье.

Оформление сводной номенклатуры дел производится на общем бланке организации, где основная часть представлена в табличной форме с регламентируемыми названиями граф.

И затем в соответствии с нормативными требованиями необходимо утвердить данный документ. Основные этапы утверждения номенклатуры дел:

Обратите внимание, чтобы избежать типичной ошибки – нельзя менять местами два последних этапа. Считается, что госархив имеет право потребовать внести изменения в номенклатуру дел. Если документ утвержден, то его поздно с кем-либо согласовывать.

По правилам должно быть четыре/три экземпляра номенклатуры дел организации, которые хранятся:

в службе делопроизводства – документ постоянного хранения,
в государственном архиве (экземпляр отсутствует, если нет согласования с экспертно-проверочной комиссией соответствующего архивного учреждения),
в архиве организации,
рабочий экземпляр (удобнее пользоваться в электронном виде и разместить в свободном доступе для всех сотрудников организации).

Порядок текущей работы с номенклатурой дел

После утверждения структурные подразделения получают выписки из номенклатуры дел или информируются, где в общем доступе в электронной форме находится документ для практического использования в работе.

На предстоящий год сводная номенклатура дел организации разрабатывается в четвертом квартале каждого года.

Если происходят значительные изменения функций и структуры организации, составляется новая номенклатура дел (характерно для государственных органов). Это значит, что требуется снова в установленном порядке ее утвердить, включая согласование с экспертно-проверочной комиссией архивного учреждения.

https://www.youtube.com/watch?v=s2yKTfBkgww

В случае отсутствия глобальных изменений номенклатура дел в конце каждого года уточняется (если необходимо добавляются вновь заведенные дела или удаляются уже ненужные, редактируются названия заголовков дел и т.д.) и вводится в действие с 1 января предстоящего года.

После завершения делопроизводственного года по установленной форме составляется итоговая запись о категориях и количестве заведенных дел в организации.

Сейчас это все. Я советую вам ознакомиться с продолжением данной темы в следующей статье, где представлен образец номенклатуры дел организации. Приведенный пример будет иллюстрировать изложенную здесь информацию по составлению номенклатуры дел. На сайте в правой колонке есть отдельная рубрика, в которой уже есть несколько публикаций по рассматриваемой теме.

Евгения Полоса

Зачем организации необходима номенклатура дел

Номенклатура дел – перечень заведенных в организации дел, который составлен по установленной форме и также определяет сроки хранения документации. Данный документ весьма полезен в делопроизводстве, так как благодаря ему работа с документацией может быть организована наиболее рационально. Номенклатура позволяет:

Осуществить группировку документов в делах в соответствии с определенной системой, благодаря этому удается обеспечить сохранность документации и оперативный ее поиск при необходимости.
Использовать при регистрации документов, каждому из которых присваивается регистрационный номер в соответствии с индексами дел и разработанной системой классификации.
Использовать ее в качестве основного документа при отборе дел для того, чтобы сдать их в архив, а также при отборе дел, у которых уже истек срок хранения, для их последующего уничтожения.
Применять ее в качестве учетной документации для дел с временными сроками хранениями, что позволяет не составлять никаких дополнительных описей.
Использовать ее как основу для составления описей для дел с долговременным и постоянным хранением в архивном деле, а также для создания актов для уничтожения документов.

Становится очевидно, что номенклатура дел многофункциональна, а потому нужна абсолютно каждой организации для ведения ее повседневной деятельности и упорядочения ее делопроизводства.

Это особенно актуально для государственных органов и муниципальных предприятий, которым приходится передавать свою документацию в государственные и муниципальные архивы.

А для нотариусов, акционерных обществ и других подобных организаций номенклатура дел составляется обязательно в соответствии с нормативными требованиями.

Даже если у вас совсем небольшая фирма, все же специалисты рекомендуют разработать для нее номенклатуру дел, так как это будет способствовать рациональному ведению делопроизводства, благодаря чему вы существенно облегчите свою работу, связанную с вопросами основной деятельности. И даже если со временем объем документальной массы в вашей компании существенно вырастет, это не станет для вас проблемой.

Текущая работа с номенклатурой дел

После того как номенклатура дел утверждена, каждое из структурных подразделений должно получить выписки из нее или информацию о местонахождении электронной формы данного документа, которым можно будет пользоваться в процессе работы.

Разработка сводной номенклатуры дел предприятия на новый год производится в четвертом квартале текущего года.

В связи со значительными изменениями структуры или функций компании может быть составлена новая номенклатура, что особенно актуально для государственных органов. Это означает, что необходимо будет в установленном порядке провести процесс утверждения номенклатуры, включая такие этапы как согласование с проверочной экспертной комиссией в архивном учреждении.

Если глобальные изменения не проводились, в конце года достаточно лишь уточнить номенклатуру дел. При необходимости можно добавить вновь заведенные дела или же удалить те, которые больше не нужны. Кроме того, можно отредактировать наименования заголовков дел и т.п. Подкорректированная номенклатура дел должна вводиться в действие с первого дня нового года.

После того как делопроизводственный год будет завершен, необходимо будет в установленной форме составить заключительную запись о количестве и категории дел, которые были заведены в организации.

Итак, мы закончили рассмотрение основных моментов, касающихся составления номенклатуры дел в организации. С продолжением данной темы вы сможете ознакомиться в следующих публикациях, где мы представим образец номенклатуры дел, который станет отличной иллюстрацией для изложенной здесь информации по созданию данного документа.

Видео:Номенклатура дел. Часть 1 - Елена ПономареваСкачать

Номенклатура дел в организации: способы разработки и образец

Номенклатура дел в организации будет выступать большим помощником, поскольку в период своей деятельности каждое предприятие нарабатывает большое количество документации. Их систематизация чрезвычайно важна. Поэтому в интересах каждого руководителя «разложить по полкам» изданные и полученные от сторонних организаций документов.

В настоящее время ведение документооборота не обязательно, но без использования его возможностей можно допустить большую путаницу в ведении дел. Владельцы крупных предприятий всегда помнят об этом.

Имея в подчинении большое количество подразделений с широким спектром функций, использование номенклатуры значительно облегчит систематизацию и хранение важной информации, отраженной как в бумажном, так и в электронном варианте.

Значение номенклатуры дел для организации

Номенклатура помогает упорядочить и систематизировать дела

Основным направлением использования номенклатуры значится систематизация документов. Номенклатура в данном случае является перечнем дел, составленным согласно определенной формы, заведенной в подразделении делопроизводства организации. Основными задачами документа являются:

классифицирование и учет документов;
значительное облегчение процесса поиска требуемых документов;
снижение нагрузки сотрудников в период передачи дел, а также составления описей;
систематизация подготовленных к дальнейшему хранению или уничтожению документов.

Росархив одобрил правила ведения рабочих вопросов в отношении номенклатуры архивов предприятий еще в 2002 году. Все дальнейшие нормативные документы разработаны с их учетом.

Для кого она обязательна

Современный мир диктует свои правила. Теперь делопроизводство возможно только при использовании систематического подхода и аккуратности. При качественном оформлении номенклатуры дел работа с документацией будет производится оперативно.

https://www.youtube.com/watch?v=O_a_B6QOc0o

Каждое юридическое лицо старается в обязательном порядке осуществлять свою деятельность только через номенклатуру. Соответственно, знать все нюансы хранения и систематизации документов должны не только делопроизводители, но и начальники всех отделов без исключения.

Первоочередное использование подобных перечней осуществляется организациями, передающими подшивки бумаг в госархив. Для этого разработан и внедрен ФЗ «Об архивном деле РФ». К таким организациям будут относится:

государственные или муниципальные;
негосударственные, если в ходе их деятельности образуются документы, имеющие отношение к госсобственности;
негосударственные, при условии заключения ими договора с госархивом.

Остальные предприятия от таких функций освобождены. Однако, лучше осуществлять ведение дел по номенклатуре. Ее образец можно разработать самостоятельно, ведь с ее использованием делопроизводство будет систематизировано, а сохранность документов значительно возрастет.

Не исключением будут документы, относящиеся к личном составу. Поскольку их отсутствие может принести организации даже финансовые потери, если проверяющие и контролирующие органы найдет нарушения в их оформлении или сохранности. В таком случае налагается штраф, предусмотренной ст. 5.27 КоАП РФ.

Какие виды существуют

Номенклатура бывает разная. В зависимости от цели, которую преследует организация, можно выбрать одну из двух. При этом, отличаться они будут между собой по способу составления документации, а именно:

типовая – вид НД, при котором производятся однотипные операции, не требующие разработки сложного перечня документации. Такая номенклатура осуществит отражение примерного состава дел;
индивидуальная – разработана и утверждена для каждого учреждения при использовании особого подхода и анализа осуществляемых операций. Берет за основу типовую и примерную форму описей из НПА вышестоящего министерства или ведомства. Нормы будут распространены по всем подведомственным учреждению структурным подразделениям. Индивидуальные описи дел будут вестись каждым экономическим субъектом, учитывая свой вид деятельности, опираясь на правовые и нормативные документы.

Выбирая между указанными номенклатурами целесообразней выбрать второй вариант. При этом есть возможность учесть нюансы именно своего предприятия. Кроме того, так будут соблюдены сроки формирования подшивок и сдачи подготовленных документов в архив.

Кто составляет документ

За составление этих документов ответственна номенклатура

Номенклатура составляется канцелярией. Ее разработка должна быть закончена за месяц до начала нового отчетного периода. Готовый документ подписывает руководитель организации. Названия разделов происходят от наименований структурных подразделений учреждения.

Порядок формирования и утверждения номенклатуры дел

Описи дел должны создаваться одновременно с тем, как образуется новый экономический субъект. Это означает, что разработка номенклатуры должна быть осуществлена совместно с созданием организации.

Утвержденная НД должна ежегодно анализироваться на предмет своей актуальности.

Если выявлены недочеты или слабые места, то следует провести корректировку действующего списка дел, а также издать изменяющий приказ.

Формы дел, которые были признаны устаревшими, этим самым приказом должны быть просто исключены из описи. Также следует проверить соблюдение сроков хранения по различным категориям бланков, форм или дел. Если какая-то форма была отменена нормативно-правовым актом, но срок ее хранения еще не истек, то такой бланк лучше оставить в описи.

Если появилась какая-то новая форма дел или документации, которую организация планирует использовать в будущей деятельности, то ее необходимо ввести в номенклатуру. При этом стоит помнить, что не стоит раздувать НД и осуществлять регистрацию «на всякий случай». Также, будет проблематично использовать только типовой перечень, без учета индивидуальной особенности организации.

https://www.youtube.com/watch?v=RP3u78pK9WI

Даже если подведомственные учреждения схожи между собой, не стоит исключать некоторые расхождения по численности штата или юридическому аспекту. По этой причине любой типовой документ следует дорабатывать индивидуальными документами, исключая все лишнее.

Из чего состоит документ

Приказ Минкультуры разработал унифицированную форму НД. Так, согласно, указанному документу установлены обязательные пункты, которые должны содержаться в номенклатуре. Однако, это совсем не значит, что нельзя расширять указанный список. Это даже необходимо делать, учитывая все нюансы деятельности организации. Обязательными пунктами будут считаться:

Наименование осуществляемой операции;
Единицы хранения (в данном случае будут указаны тома и отражение указанной информации будет осуществлено по истечении отчетного периода (года));
Период хранения – указанный пункт будет отражать срок, на который в обязательном порядке следует обеспечить сохранность прописанного в НД документа (в обязательном порядке отражается ссылка на нормативный документ, относящийся к предмету хранения);
Примечания – графа может оставаться не заполненной и вводится на будущее, используясь по мере необходимости.

Разработку пунктов, подлежащих включению, стоит произвести заранее, перед каждым отчетным периодом. При этом, стоит проанализировать уже существующие и, возможно, детализировать их название или переформулировать вовсе.

Как заполняется форма

Заполнять форму необходимо по графам, отраженным в образце. Заполнение допустимо как от руки, так и в машинописном формате. Для этого, следует изучить образец на 2021 год и проанализировать его на предмет соответствия своему предприятию.

Образец номенклатуры дел можно скачать ниже:

Скачать образец [212.00 KB]

Правила и сроки хранения

Определить необходимые в работе бланки и формы документов не самая большая сложность. Второе по значению – определить и указать срок хранения находящихся в НД документов. Следует помнить, что для каждого бланка, письма, отчета, табеля или справки имеется своя категория. По этой категории и производится определение конкретного минимального срока для хранения.

Уничтожение подшивок, ранее срока, установленного номенклатурой недопустимо. За это может наступить ответственность вплоть до уголовной. Сами сроки установлены на законодательном уровне и ознакомиться с ними можно в приказах минкультуры. Если в документообороте имеется НПА, по которому не установлен срок хранения указанными приказами, то организация может самостоятельно установить его.

Но, нельзя произвести указанные действия просто по своему желанию. Для этого необходимо создать экспертную комиссию. В ходе ее заседания будет определен минимальный срок хранения. Решение необходимо официально закрепить приказом. Теперь, соблюдение срока обязательно!

Данная процедура широко используется для бухгалтерской документации. Поскольку сроки этой отрасли индивидуальны и будут зависеть не только от бухгалтерского законодательства, но еще и периодов проверок сторонними организациями, то для них и можно ввести увеличенный период хранения сданных в архив дел.

Еще один нюанс – разработанные или появившиеся в ходе осуществления деятельности документы могут быть не в единственном экземпляре. Их количество компании предстоит определить самостоятельно.

К примеру, первый будет находиться в канцелярии, второй передан в кадровый аппарат, а третий уйдет в бухгалтерию для начисления денежных средств.

Четвертый при этом будет направлен в архивное учреждение.

Срок, в который надлежит хранить документ будет главным критерием разделения подшивок. Так, документы будут отсортированы на хранение по следующим показателям:

временное хранение на период до 10 лет;
временное хранение на период свыше 10 лет;
постоянное хранение.

При этом, не стоит руководствоваться только указанными сроками. Они могут быть разработаны в индивидуальном порядке каждым учреждением. Главное, чтобы не было нарушения законодательства. Так, устанавливая срок хранения финансовым документам следует руководствоваться еще и статьями налогового кодекса. В противном случае можно получить взыскание.

https://www.youtube.com/watch?v=GyV_yhmUYtM

Кадровые документы также не будут исключением. За ними должен быть закреплен специальный сотрудник кадрового учреждения, он и контролирует сроки хранения приказов по личному составу и иных НПА. Приказ о назначении указанного сотрудника подлежит утверждению со стороны руководства организации.

Передача документации в архивное учреждение

Для некоторых организаций передача номенклатуры дел в архив обязательна

Если организация относится к тем, которая в обязательном порядке сдает документы в архив, то следует уяснить для себя требования Госархива. По истечении календарного года, который также является отчетным, необходимо собрать документы и по правилам делопроизводства передать их в архив. Хранение при этом может быть как постоянным, так и временным.

Сдача будет осуществлена с учетом графика, который утвержден руководством. Для нее следует составить их опись. Передать можно только по номенклатуре, с обязательным приложение регистрационной карточки.

При необходимости получения подшивки, которая сдана в архив, будет осуществлена выдача для временного использования. Перед сдачей в архив в обязательном порядке должна быть проведена научная и практическая экспертиза ценности документа.

Экспертиза ценности сдаваемых документов

В основном, информация во всех, участвующих в хозяйственной жизни организации документов используется единоразово и теряет после этого свою актуальность. Такие документы не подлежат длительному хранению. И совсем другое отношение должно быть к документам, которые содержат ценную или научную информацию. Они могут находится на хранении на постоянной основе.

Для того, чтобы не наделать ошибок и не утратить важный документ и проводится указанная экспертиза. В ней будет оценена государственная, социально-культурная или иная значимость подлежащего сдаче документа.

Комиссия для такой оценки будет создана приказом. В нее будут входить самые квалифицированные в указанном вопросе кадры: заведующий канцелярии, ведущие бухгалтера, инженеры и прочие квалифицированные кадры. Ими будет разработан проект классификатора и номенклатура делопроизводства.

Разработка номенклатуры дел должна быть в приоритете. Нет четких инструкций по ее составлению, поэтому каждая организация должна сама решить для себя список наиболее важных вопросов. Также следует четко определить сроки, на которые будут оставаться документы на хранении. Используя НД будет значительно сокращен документооборот и систематизирована работа подразделений.

Эксперт по управлению документацией расскажет, почему электронные документы не нужно включать в номенклатуру дел и как организовать хранение бумажных документов, чтобы их было легко искать:

Выделите ее и нажмите Ctrl+Enter, чтобы сообщить нам.

Видео:Видеоролик "Порядок составления номенклатуры дел организации"Скачать

Кто составляет номенклатуру дел в организации?

В данной статье мы поговорим о том, каков порядок разработки, а также утверждения сводной номенклатуры дел предприятия. В следующей публикации вы найдете образец номенклатуры дел. От того, насколько грамотно составляется данный документ, зависит ведение делопроизводства в целом.