+7(499)-938-42-58 Москва
+7(800)-333-37-98 Горячая линия

Сопроводительное письмо к копии Плана работы

Содержание

Сопроводительное письмо: 25 советов, примеров и шаблонов

Сопроводительное письмо к копии Плана работы

Делимся советами, как написать сопроводительное письмо и привлечь внимание HR-менеджера. 10 готовых шаблонов и примеры успешных писем сотрудников Microsoft, Volvo, Nespresso.

Сопроводительное письмо, резюме и портфолио — три кита успеха при отклике на вакансию. Без сопроводительного письма вы рискуете, что на вашу кандидатуру HR-менеджер не обратит внимания.

Но как написать сопроводительное письмо, которое станет вашей визитной карточкой при приеме на работу? Делимся советами и красивыми примерами оформления. Вдохновляйтесь и скорее устраивайтесь на работу мечты.

Как написать сопроводительное письмо к резюме

Сопроводительное письмо (Cover Letter, или CL) — это лаконичное описание навыков и достижений в профессии, на которую вы претендуете. Сначала HR-менеджер читает его, а только потом переходит или не переходит к вашему резюме.

При отклике на вакансию на сайте hh.ru есть возможность написать сопроводительное письмо, обязательно пишите, если вы на самом деле хотите работать в этой компании. Красиво оформить его можно с помощью шаблонов Canva.

Посмотрите сопроводительное письмо Ивана Ллописа, которое помогло ему стать стажером в области машинного обучения и робототехники в компании Volvo. Письмо оформлено с помощью готового шаблона, вы тоже можете его использовать.

Использовать этот шаблон

Правильная структура сопроводительного письма

  1. Приветствие. Поздоровайтесь, обратитесь к HR-менеджеру или директору компании, укажите ваше имя, где вы нашли вакансию и название должности, на которую претендуете. Только не нужно писать «доброго времени суток» — эта фраза многих раздражает, лучше начать с нейтрального «здравствуйте».

    Если не знаете, к кому обращаться, можете написать просто «здравствуйте» или в открытых источниках найти имя директора.

  2. Чем вы полезны для этого проекта/вакансии? Расскажите, что умеете, что уже делали на профессиональном уровне, какие результаты получили. Ваша задача — заинтересовать работодателя своей кандидатурой.

  3. Почему вам интересна эта вакансия? Хотите получить больше опыта, научиться у профессионалов своего дела или вам понравился этот вариант из-за возможности удаленной работы. Покажите, что вы искренне заинтересованы работать именно в этой компании.
  4. Завершение.

    Поблагодарите за внимание, сообщите, что готовы встретиться в ближайшее время для обсуждения деталей сотрудничества. Укажите контактные данные.

20 важных советов, которые помогут при составлении сопроводительного письма

Сопроводительное письмо — это зарубежная практика, без него за рубежом вас не возьмут даже в компанию среднего уровня. Постепенно его начинают внедрять в крупных компаниях в России. Мы составили для вас 20 советов, как написать и оформить сопроводительное письмо, чтобы впечатлить работодателя.

  1. Резюме — это краткая информация в виде списка об опыте работы, образовании, повышении квалификации, перечень навыков. Сопроводительное письмо — обращение к HR-менеджеру с предложением своей кандидатуры и объяснением ключевых моментов, почему на вас нужно обратить внимание. После письма менеджер ознакомится с вашим резюме, если вы ему понравились.

  2. Структура — это порядок, грамотное изложение мыслей, не допускайте «потока сознания», оставьте этот прием для художественных текстов. Иначе вы запутаете HR-менеджера и оставите негативное впечатление о себе.

  3. Нужно внимательно изучить, что за компания, кто в ней работает. Если это IT-студия, то можно быть «своим парнем». Но если это корпорация, в которой всё строго и серьезно, придерживайтесь официально-делового стиля.

    Конечно же, сопроводительное письмо дизайнера будет всё-таки отличаться от письма бухгалтера. Дизайнер может быть свободнее в общении с HR-менеджером, все-таки он претендует на творческую вакансию. Письмо, резюме и портфолио дизайнера должны быть оформлены в одном стиле. Если не знаете, как оформить портфолио, у нас есть статья с хорошими примерами.

  4. Поделитесь успехами какой-нибудь крутой рекламной акции под вашим руководством. Расскажите об удавшемся обучении новых сотрудников, о введении CRM-системы, без которой в компании царил хаос, об интересных предложениях и т. д.

    Описывайте достижения в рамках выбранной должности: не стоит рассказывать, что вы и дизайнер, и отличный проект-менеджер. И не нужно писать эссе, важна краткость, достаточно 4-5 предложений в основной части письма.

    Посмотрите сопроводительное письмо Пола Райана, которого взяли на должность технического директора в компанию Microsoft. Ничего лишнего, только самое важное о своем опыте и навыках.

    Использовать этот шаблон

  5. Если вы хотите перечислить свои навыки, то лучше для легкого визуального восприятия использовать маркированный список. Но не переусердствуйте, достаточно одного перечня.

  6. Говорите правду, даже если у вас нет какого-то навыка из списка требований. Скажите, что вы готовы научиться, расскажите, как вы этому научитесь. Возможно, вы пойдете на дополнительные курсы или в свободное время будете самостоятельно обучаться.

    Не нужно говорить, что вы умеете все из списка, если это не так. Иначе будет очень неловко, когда работодатель во время сотрудничества узнает, что вы его обманули.

  7. Цифры привлекают внимание. Результаты рекламных кампаний, количество привлеченных крупных клиентов, участие в конференциях и т. д.

  8. Особенно не шутите над компанией или сотрудниками. Если использовать юмор, то аккуратно, чтобы никого не задеть и не показаться легкомысленным. Хорошо шутить мало кто умеет, поэтому лучше воздержаться.

  9. С метафорами и другими средствам выразительности нужно быть осторожнее. Пишите простым языком, не перегружая текст художественными оборотами.

  10. Не нужно писать банальное «я инициативная, усидчивая, целеустремленная». Пишите о фактах: сколько лет занимаетесь профессией, каких результатов добились и что можете дать компании. Канцеляризмы — это тоже зло на уровне с банальными фразами. Избегайте этих фраз: «я являюсь», «данная вакансия, данный проект, данная компания», «таким образом осуществляется» и т. д.

    Использовать этот шаблон

  11. Многие кандидаты считают, что нужно использовать терминологию по максимуму, чтобы впечатлить. Но это не так: хороший специалист тот, кто умеет сложное объяснить простыми словами.

    HR-менеджер может не знать профессионализмы, которые вы используете, вы у него вызовете неловкость, и он вряд ли захочет с вами поближе обсудить детали сотрудничества.

    Пишите понятно, впечатлить можно вежливостью и открытостью.

  12. Некоторые кандидаты пытаются объясниться, почему у них полгода не было никакой записи в трудовой. Если вы повышали свои навыки на фрилансе или проходили обучение упомянуть можно, но оправдываться и писать лишнее о личной жизни не стоит.

    Посмотрите сопроводительное письмо Тори Ланез, у нее почти нет опыта, но она очень хочет работать в международной компании. Тори не оправдывалась, а честно рассказала о своих навыках и желаниях, в итоге получила работу в той самой международной компании Weathernews.

    Использовать этот шаблон

  13. Если вы откликаетесь на какую-то конкретную вакансию, вы должны показать, что внимательно ее изучили и подходите по каким-то критериям. Менеджеру сразу станет понятно, что вы хотя бы ее дочитали до конца, многие кандидаты особо и не обращают внимания на требования компании.

    Прочитать вакансию полностью — это уже уважение к работодателю. Если написано, что «ищем сотрудника в офис», а вы ищете удаленную работу, то лучше не откликайтесь. Даже с сопроводительным письмом на вашу кандидатуру не обратят внимание, вы потратите время HR-менеджера и вызовете негативные эмоции.

  14. Не нужно писать автобиографию. HR-менеджер утомится это читать: представьте, сколько ему приходится в день просматривать резюме и откликов на вакансии. Придержите свой пыл. Если очень хочется рассказать обо всех своих успехах, лучше дождаться собеседования, а не быть в сопроводительном письме слишком навязчивым.

    Посмотрите сопроводительное письмо Мэри Паркер, благодаря своей искренности она смогла получить желаемую должность специалиста по коммерческим операциям в компании Nespresso Denmark. Обратите внимание на оформление: приятная палитра, легко читаемые шрифты и удобное расположение блоков. Вы можете использовать этот шаблон для своего письма.

    Использовать этот шаблон

  15. Не оставляйте в контактных данных подобный e-mail: [email protected]. Это выглядит забавно и непрофессионально. Если хотите устроиться в крупную компанию, то придется стать серьезнее. И проверьте свои социальные сети, чтобы не было ничего такого, что может вызвать негативное о вас мнение HR-менеджера.

  16. Об этом приеме многие не знают, а ведь постскриптум на самом деле привлекает внимание.

    «P. S. Кстати, могу прислать на ваш e-mail кейс, как с помощью SEO-продвижения я помог владельцу небольшого интернет-магазина заработать на туристических рюкзаках за 3 месяца 10 000 000 рублей».

    Скорее всего, на вашу кандидатуру сразу обратят внимание.

  17. Например, в сервисе «Орфограммка», используйте и другие полезные ресурсы для написания текста. Если эта работа по-настоящему важна для вас, обратитесь к услугам корректорской вычитки.

  18. Сопроводительное письмо в Ворде выглядит скучно. Но не все же из нас дизайнеры, многие не умеют выбирать подходящий фон и шрифты для оформления. Мы упростили задачу: вы можете использовать готовые шаблоны для своего письма в графическом редакторе Canva. Посмотрите пример сопроводительного письма архитектора, этот шаблон идеально подходит для этой профессии: геометрично и лаконично.

    Использовать этот шаблон

  19. Это важно, если ваше сопроводительное письмо понадобится распечатать. Темные оттенки не выбирайте, на таком фоне сложно читать текст. Классический белый фон и темные буквы оценят консервативные компании, в таких обычно строгий дресс-код и много требований в отношении дисциплины.

  20. Не увлекайтесь оформлением, выбирая необычные рукописные шрифты. Удобными для чтения считаются Open Sans, PT Sans, Roboto, Verdana. Подробнее о том, как выбирать шрифты вы может прочитать в нашей статье.

Отклик на вакансию «Контент-менеджер»

Расскажите, с какими программами вы умеете работать, на каком уровне знаете HTML и CSS. Поделитесь, почему вам так хочется работать именно в этой компании, а красиво оформить письмо поможет редактор Canva.

Использовать этот шаблон

Юрист

Поделитесь с HR-менеджером, почему вас заинтересовала эта вакансия, какими навыками вы обладаете. Ваше сопроводительное письмо должно ответить на вопрос: почему среди десятка юрисконсультов работодатель должен выбрать именно вас. Оформляйте письмо в строгом стиле, можно использовать подходящие декоративные элементы, как на этом шаблоне.

Использовать этот шаблон

PR-менеджер

Для творческих профессий выбирайте красочное оформление. Представьте, сколько таких же творческих, которые отправят письмо вместе с резюме. Вам непременно нужно постараться выделиться среди других кандидатов. Будьте на высоте: 15 минут оформления письма в редакторе Canva, и шанс устройства на работу мечты повысится на 50%.

Использовать этот шаблон

Бухгалтер

Эта серьезная должность, поэтому аккуратнее с оформлением. Цветовая гамма должна быть спокойная, достаточно использовать 2-3 цвета. Выбирайте простые шрифты. В самом письме сделайте акцент на сдаче отчетов в срок и умении работать с важными для бухгалтера программами.

Использовать этот шаблон

Графический дизайнер

Все должно соответствовать творческой профессии: пишите легко, без сложных оборотов и однотипных конструкций. Насчет оформления, наверняка вы сами знаете, как выделиться среди других кандидатов. Но если не хочется тратить драгоценные минуты, можете воспользоваться шаблонами Canva.

Использовать этот шаблон

Теперь вы готовы отправить свое сопроводительное письмо работодателю. У вас 99% шансы, что именно на вашу кандидатуру обратят внимание.

Подписывайтесь на обновления в Телеграме, Фейсбуке, ВКонтакте и Яндекс Дзене, чтобы всегда быть в курсе трендов графического дизайна и возможностей Canva, которые помогут воплотить их в жизнь!

Источник: https://www.canva.com/ru_ru/obuchenie/soprovoditelnoe-pismo/

Как написать сопроводительное письмо к документам — образец

Сопроводительное письмо к копии Плана работы

Отправляя документы в ту или иную инстанцию, нужно сопроводить их письмом с пояснениями. От того, насколько грамотно и убедительно оно написано, во многом зависит успех обращения. Поэтому стоит уделить немного внимания изучению порядка составления подобного документа.

Ниже речь пойдет о том, в каких случаях требуется сопроводительное письмо к документам и как его правильно написать. Кроме того, для наглядности мы подготовили образец такого письма, использование которого значительно упростит вам выполнение задачи.

Когда пишется сопроводительное письмо к документам?

При передаче документов в какую-либо организацию или должностному лицу, в том числе лично, через курьерскую службу, обычную почту или электронную, необходимо сопроводить их письмом, из которого станет ясно, что именно отправляется, с какой целью осуществляется отправка бумаг, кто и кому их передает.

Когда нужно отправить какие-либо документы, к ним следует подготовить сопроводительное письмо

Это так называемое сопроводительное письмо.

Кроме уведомления о передаче документов, оно играет роль гарантии получения вложения адресатом.

 Письмо, сопровождающее документы, в зависимости от их содержания и цели отправки, может иметь вид описи, запроса, приложения, благодарности, отказа, подтверждения и т.д.

Совет: узнайте, как производится расчет неустойки по договору.

Как пишется сопроводительное письмо к документам?

При подготовке письма, которым сопровождается отправка каких-либо документов, следует придерживаться определенных рекомендаций его оформления:

  • Хоть строгих правил написания или образца сопроводительного письма в законодательстве нет, следует помнить, что это официальный документ, и при его оформлении необходимо придерживаться правил делопроизводства.
  • Заголовок такому письму не требуется. Как правило, оно начинается со слов «направляем акт проверки», «высылаем приказ», «возвращаем документы» и подобных, после которых описывается, что именно отправляется.
  • В сопроводительном письме должна содержаться следующая информация:
    • Сведения об отправителе (фамилия, имя, отчество, должность и название компании, если автор сопроводительного письма действует от ее имени);
    • Сведения об адресате (фамилия, имя, отчество, должность и название организации). Письмо можно отправлять и без указания конкретного должностного лица;
    • Цель, с которой осуществляется отправка документов. Могут использоваться такие формулировки, как «на подпись», «на согласование», «на ознакомление» и т.д.;
    • Порядок действий, которые следует совершить с документами после их подписи, ознакомления и т.д. В письме может быть указано, например, что приложенные к нему бумаги нужно вернуть, отправить по определенному адресу или оставить у адресата;
    • Перечень документов, которые направляются в качестве приложения к этому сопроводительному письму. Это основной элемент сопроводительного письма, поскольку именно с целью передать документы оно и составляется. Необходимо произвести подробную опись с указанием названия, регистрационного номера, даты подготовки (отправки), количества страниц и экземпляров каждой из бумаг. Если информация о документе содержится в основном тексте письма, в списке приложений его можно подробно не описывать. При отправке нескольких документов их перечень должен быть нумерованным. В конце указывается общее количество бумаг и страниц в них;
    • Дата отправки письма и его регистрационный номер;
    • Подпись лица, имеющего соответствующие полномочия, с расшифровкой его должности, фамилии и инициалов. Это может быть руководитель организации, его заместитель, начальник подразделения или другой ответственный человек. Так, сопроводительное письмо к документам финансового характера может подписывать главбух, а к договорам и бумагам, связанным с судебными разбирательствами, руководитель юридической службы.
  • Сопроводительное письмо должно быть кратким — объемом в полстраницы и даже меньше. Необходимо избегать перегрузки письма лишними данными. Его основная цель – сопроводить документы, поэтому важно, чтобы содержание было конкретным, лаконичным и изложенным в деловом стиле.
  • Если документы отправляются от имени организации, сопроводительное письмо должно быть выполнено на ее фирменном бланке.

Важно: особые правила и нюансы следует учитывать при составлении сопроводительного письма к резюме, от содержания которого во многом зависит успех при приеме на работу.

Образец сопроводительного письма к документам

Кроме правил оформления сопроводительных писем, представителям бизнеса будет полезно узнать, как составляются иные документы:

Подводим итоги

При отправке документов, как правило, необходимо подготовить письмо с пояснениями адресату. Это так называемое сопроводительное письмо. Оно фиксирует факт передачи бумаг и содержит инструкцию по обращению с ними.

Унифицированная форма такого письма отсутствует, однако в практике сложились некоторые правила его составления. Чтобы оформлять сопроводительное письмо было проще и быстрее, стоит воспользоваться образцом такого документа.

Источник: https://uvolsya.ru/raznoe/soprovoditelnoe-pismo-k-dokumentam-obrazets/

Сопроводительное письмо к отчету МСП

Сопроводительное письмо к копии Плана работы

Ежегодно субъекты малого и среднего предпринимательства представляют в территориальный орган Росприроднадзора отчет МСП. В нем отражается информация о количестве образованных отходов в процессе деятельности предприятия и об их дальнейшем движении: использовании, обезвреживании и размещении.

Мы уже писали о том, как подготовить отчет МСП, а теперь рассмотрим, нужно ли сопроводительное письмо к отчету МСП, и как его правильно составить.

МСП: состав отчетности и сопроводительное письмо

Отчетность о движении отходов МСП подается один раз в год. Порядком представления такой отчетности (утв. приказом Минприроды и экологии от 16.02.2010 № 30) установлен срок сдачи – до 15 января следующего года, но территориальные органы Росприроднадзора в своих регионах могут установить и другие сроки.

В состав отчета МСП входят:

  • общие сведения об отчитывающейся организации или ИП (раздел 1),
  • сведения об организациях, которым передаются отходы (раздел 2),
  • показатели в тоннах, отражающие образование и движение отходов по видам (раздел 3),
  • приложения.

Какие документы нужны для отчета МСП в качестве приложения? Все, которые подтверждают передачу или прием отходов отчитывающимся субъектом:

  • копия лицензии на размещение и обезвреживание отходов I-IVкласса опасности отчитывающейся организации или ИП, если они принимают такие отходы,
  • копия такой же лицензии, принадлежащей другим организациям или ИП, если в отчетном году им передавались отходы отчитывающимся субъектом,
  • копии договоров на передачу, или прием отходов,
  • копии актов приема-передачи отходов, в том числе и на передачу лома и отходов черных и цветных металлов.

Определив, какие документы прикладываются к отчету МСП, сделав их копии и заверив подписью и печатью, нужно прошить весь комплект отчетности (отчет МСП вместе с копиями документов), а затем проставить номера всех прошитых страниц сквозной нумерацией.

Порядок представления не содержит указаний на то, чтобы прилагаемое к отчету МСП сопроводительное письмо сшивать с отчетностью.

При этом, заверенные подписью и печатью копии документов должны прилагаться как к бумажному варианту отчета, так и в виде файлов при передаче электронного отчета, подписанного ЭЦП, через портал приема отчетности Росприроднадзора.

Как составить сопроводительное письмо к отчету МСП

Отчет МСП составляется в двух экземплярах на бумажном носителе, а также подается в электронном виде. При наличии ЭЦП, подписанный ею отчет можно не сдавать на бумаге.

Бумажный отчет подается на основании сопроводительного письма, которое не является пояснительной запиской к отчету МСП-отходы. Требования к его оформлению могут быть разработаны и утверждены на местном уровне.

Например, в Москве такие требования содержит Порядок приема и рассмотрения отчетности об отходах, утвержденный приказом Правительства Москвы от 23.12.2014 № 487.

В других регионах порядок составления сопроводительного письма, а также оформления подаваемой отчетности (к примеру, сшивать ли сопроводительное письмо с отчетом МСП) нужно уточнять в своих территориальных ведомствах.

Сопроводительное письмо к отчету МСП должно содержать следующие сведения:

  • полное наименование отчитывающегося лица, ИНН, ОГРН, все адреса, по которым осуществляется его деятельность, контактные данные (телефон, электронная почта);
  • кому направляется отчетность: по Москве – это Департамент природопользования г. Москвы, а в регионах адрес представления отчета МСП следует уточнить;
  • название направляемой отчетности и период, за который она сдается,
  • идентификационный номер, присвоенный на веб-портале Росприроднадзора; если такой номер в отчете МСП не указан, то он считается несданным;
  • наличие или отсутствие обособленных подразделений (филиалов, представительств и т.п.) за пределами подведомственной территории;
  • приложение – указывается количество листов и экземпляров передаваемой отчетности;
  • письмо подписывается руководителем, или ИП, подпись расшифровывается и ставится дата подписания.

Сопроводительное письмо к отчету МСП: образец

Общество с ограниченной ответственностью «Агат»ОГРН 1053201100259ИНН 7707525678КПП 7701000100Адрес осуществления деятельности: г. Москва,ул. Парковая, д. 45, оф.54тел.:(495)7777777эл.почта: agat@email.ruРуководителю Департамента природопользованияи охраны окружающей средыгорода МосквыКульбачевскому А.О.

СОПРОВОДИТЕЛЬНОЕ ПИСЬМО

Направляем вам отчетность об образовании, использовании, обезвреживании и размещении отходов (за исключением статистической отчетности) за 2017 год.

Присвоенный через веб-портал приема отчетности номер: ХХХХХХХХХХХ.

ООО «Агат» филиалов, представительств или иных территориально обособленных подразделений, расположенных за пределами города Москвы, не имеет.

Приложение:

  1. Прошитая, пронумерованная, скрепленная печатью и подписью руководителя Отчетность на 15 листах в 1 экземпляре.

Подпись                             Волков___                                                                       Волков И.А.

Дата 15.01.2018 г.

Источник: https://spmag.ru/articles/soprovoditelnoe-pismo-k-otchetu-msp

Сопроводительное письмо к передаваемым документам образец

Сопроводительное письмо к копии Плана работы

Составление сопроводительного письма определенного образца в случае отправки документов в компании или государственные ведомства – это необязательный, но желательный этап. О том, как правильно разработать корректную форму такого документа и некоторых нюансах работы с ним, – прямо сейчас.

Для чего составляется

Документ составляется в произвольной форме, поскольку унифицированного образца не существует. Основное назначение – дать правильное представление адресату, какие именно документы были посланы и главное – какая цель преследуется отправителем.

Хотя формально компания не обязана составлять сопроводительные письма, однако в деловом документообороте это довольно устоявшаяся норма, которой следует придерживаться. Оно позволяет решить сразу несколько задач:

  1. Прежде всего, именно оно содержит основные разъяснения отправителя, которые он хочет довести до адресата. В данном случае это имеет значение, поскольку деловая переписка – это опосредованное общение, которое должно быть предельно понятно обеим сторонам.
  2. В сопроводительном письме приводится и опись документов – по сути, дублируется сам перечень полного названия и количества документов, которые были отправлены. Это исключает возможные ошибки при оформлении.
  3. Благодаря указанию списка документов удается избежать определенных затруднений их восстановления в случае потери. К тому же в нем указываются исходящие и входящие номера документов, благодаря которым их можно легко найти и проконтролировать направление передвижения.
  4. Наконец, адресат, принявший не только документы, но и сопроводительное письмо к ним, сможет быстрее понять суть пожеланий отправителя и быстрее отреагировать на них в соответствии с ситуацией.

Поэтому можно сказать, что грамотное оформление сопроводительного письма к документам, создание собственных единых образцов для придания процессу однообразия – в интересах самого же отправителя.

Образец сопроводительного письма 2019 г

Несмотря на то, что утвержденной формы такого документа не существует, и каждая организация вправе сама определять, как составлять его, существуют и общепринятые правила, которые следует соблюдать.

  1. В «шапке», как обычно, указываются полные официальные названия адресата («В…») и отправителя («от…»).
  2. Далее идет отметка о номере, за которым письмо зарегистрировано в компании отправителя.
  3. Затем идет собственно текст документа. Очень важно начинать фразу корректно. На этот случай есть 3 варианта:
  • «высылаем Вам» – для тех случаев, когда документация отправляется таким же компаниям (например, контрагентам);
  • «представляем Вам» – письмо отправляется в налоговую инспекцию, суды, головной офис – т.е. все учреждения, имеющие более высокое положение;
  • «направляем Вам» – если речь идет о документах, которые отправляются, наоборот, в подчиненные отделения (например, отделы, филиалы одной и той же компании).
  1. После описания цели отправки нужно привести полный перечень документов (опись), который удобно представить в виде таблицы. В ней должны присутствовать такие графы:
  • полное название документа;
  • количество экземпляров;
  • при необходимости указывается так же, в какой виде прислан документ – оригинал или копия (заверенная или незаверенная).
  1. В конце таблицы указывается итоговое количество пересылаемых вместе с сопроводительным письмом документов.
  2. Наконец, указываются приложения, в котором перечисляются дополнительные документы, если таковые тоже отправляются адресату. Важно понимать, что слово «Приложение» пишется в единственном числе только тогда, когда документ один. Если же документов множественное число, то пишется «Приложения». Вместе с наименованием документа приводятся:
  • дата принятия документа;
  • общее количество пересылаемых экземпляров;
  • количество страниц в каждом документе (пишется итоговое число листов по всем экземплярам);
  • при необходимости указывают необходимость прошивки.

Подписывает сопроводительное письмо к документам вне зависимости от его образца не только генеральный директор, но и соответствующее уполномоченное лицо. Подпись традиционно ставит тот сотрудник, с деятельностью которого непосредственно связаны отправляемые документы:

  1. Генеральный директор или начальник филиала, подразделения подписывает документы общего потока, относящиеся сразу ко всей компании, а также документы особой важности (например, годовые отчеты, которые отправляются в головной офис).
  2. Главный бухгалтер подписывает письма, которые сопровождают документы финансового характера – обычно они отправляются в налоговую инспекцию.
  3. Штатный юрист компании высылает сопроводительные письма в случае документов, которые связаны, например, с судебными разбирательствами, с заключением договоров с потенциальными контрагентами и т.п.

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ. В тех случаях, когда речь идет о массовой рассылке документов одного и того же типа (например, несколько счетов-фактур или однотипных договоров с контрагентами) можно объединить их в одну группу и написать сразу общее количество листов во всех экземплярах.

Как зарегистрировать сопроводительное письмо

Важно соблюдать особенности делового этикета с точки зрения оформления сопроводительных писем – прежде всего, лучше пользоваться одинаковым образцом, шаблоном документа, а подписывать его со стороны отправителя должен тот же человек, чья подпись стоит в самом письме.

Отсылается оно с помощью Почты России или частной почты – как правило, лучше сделать это заказной корреспонденцией. Обязательно проставляется номер отправления, которые регистрируется в журнале документооборота компании-отправителя. Под этим номером адреса ставит уже свой номер – и таким образом риск путаницы значительно снижается.

Источник: https://lawsexp.com/juridicheskie-sovety/soprovoditelnoe-pismo-k-peredavaemym-dokumentam.html

Как составить сопроводительное письмо к документам образец – Управление персоналом

Сопроводительное письмо к копии Плана работы

Сопроводительное письмо к документам — это письмо, которое сопровождает отправляемые документы и в котором содержится наименование направляемого документа и дальнейшие действия получателя.

Сопроводительное письмо удобно тем, что:

  • во-первых, оно является доказательством отправки определенных документов. Адресат не сможет сказать, что не получил какой-то документ, поскольку в письме находится описание содержимого всего пакета отправляемых документов;
  • во-вторых, в нем есть инструкция получателю, что делать с полученными документами: какие экземпляры необходимо подписать, скрепить печатью, какие вернуть обратно отправителю.

Как правильно написать сопроводительное письмо к документам

Пишется сопроводительное письмо к документам согласно общей структуре делового письма.

В самом верху, в шапке данного документа указывается должность, наименование компании и ФИО получателя письма.

Затем проставляется дата, номер документа, а также прописывается заголовок письма.

Ниже следует обращение к получателю.

Текст сопроводительного письма к документам обычно начинается со слов:

  • Направляем Вам…
  • Высылаем Вам…
  • Представляем Вам…

Здесь необходимо указать наименование отправляемых документов, их дату, номер и прописать инструкцию получателю: что ему делать с полученными документами.

Основная часть сопроводительного письма к документам также может содержать просьбу. В данном случае применяются следующие шаблонные фразы:

  • Просим подтвердить получение…
  • Просим передать…
  • Просим информировать…
  • Просим возвратить…
  • Просим руководствоваться… и т.п.

Под основным текстом письма также может быть отметка о наличии приложений с целью облегчения обработки почты и уменьшения вероятности потери отправленных экземпляров документов (см. образец).

Заключительная часть сопроводительного письма к документам содержит подпись отправителя, его должность и ФИО.

Сопроводительное письмо к документам

  • Журнал «Делопроизводство и документооборот на предприятии» сентябрь 2013
  • Рубрика Оформление документов
  • 4.88
  • 0 комментариев
  • 16901 просмотр
  • Кожанова Евгения | специалист по ДОУ и кадровому делопроизводству

Кромеобычной переписки, мы ежедневно высылаемконтрагентам различные документы:договоры, протоколы, счета, презентационныематериалы… Правила делового этикетада и элементарная осмотрительность вобращении с документами требуют написанияв этих случаях сопроводительного письма.Что это дает и как его оформить? Каковысроки его исполнения? Как потом хранить?

Сопроводительноеписьмо – это вид делового письма, которыйнужен для описания направляемогоадресату пакета документов, если в этихдокументах отсутствует адресная часть.

Такимобразом, информационнойнагрузки сопроводительное письмо ненесет, однако выполняет три важныхфункции:

  • подтверждает факт отправки;
  • предоставляет перечень отправленных документов и инструкцию по обращению с ними;
  • благодаря регистрационным данным позволяет определить срок исполнения.

Каки большинство деловых писем, сопроводительноеписьмо оформляется на фирменном бланкеи получает исходящий регистрационныйномер отправителя. Правила оформленияслужебных писем мы подробнейшим образомне раз разбирали в журнале, поэтомусейчас сосредоточимся на особенностяхсопроводительного письма.

Пореквизитныйанализ служебного письма с множествомобразцов его составления есть в статье«Оформляемслужебное письмо»

Речевые шаблоны

Основасопроводительного письма – переченьприложений. Текст же документа кратоки условно делится на две части:

  • сообщение о направлении документов,
  • просьба о своевременном ответе (ознакомлении, согласовании, возврате подписанного экземпляра и т.п.).

Перваячасть обычно так и начинается:

  • «Во исполнение… направляем вам…»,
  • «Высылаем вам…»,
  • «Представляем вам…».

Далееможно указать цель направлениядокументов: «длясогласования»«дляознакомления»«дляподписания»«длязаполнения» (еслиречь идет об опросной форме или анкете).Мы рекомендуем использовать клише«направляем вам» или «высылаем вам»,т.к. представлять что-либо можно толькодля ознакомления, но не для подписанияили согласования.

Втораячасть может содержать следующие слова:

  • «Просим подписать, скрепить печатью и выслать в наш адрес один экземпляр…»,
  • «Просим вас в установленный законодательством срок рассмотреть и направить в наш адрес…»,
  • «Прошу направить в наш адрес один экземпляр надлежащим образом оформленного…».

Реквизит «Отметка о наличии приложений»

Какмы уже определили, главное в сопроводительномписьме к документам – приложения.Поэтому особое внимание мы уделимвопросу оформления именно этогореквизита.

Независимо от того, как будетоформлено приложение, практика деловогообращения требует полного перечисленияприложенных к письму документов, указанияколичества экземпляров и количествалистов в каждом из них.

Если этойинформации не будет, сопроводительноеписьмо потеряет всякий смысл.

Итак, когдао направляемых документах уже сообщаетсяв тексте письма,вновь перечислять их названия не стоит.Достаточно указать количество листови экземпляров. См. Пример 1.

Пример1

Фрагменттекста и отметка о наличии приложения(наименование приложения указано втексте письма)

Еслиприложение не обозначено в текстеписьма, помимо количественных данныхнужно указать его название. Если пакетвключает в себя несколько документов,приложения нумеруются. См. Пример 2.

Пример2

Фрагменттекста и отметка о наличии приложения(наименование приложения указано вотметке о его наличии)

Хотяв ГОСТе Р 6.30-2003 написано, что приперечислении нескольких приложений вотметке об их наличии обобщающееслово перед двоеточием стоит в единственномчисле «Приложение:», в подобных случаяхвсе-таки рекомендуем писать его вомножественном числе «Приложения:», какмы показали в Примере 2.

Во-первых,это правильно с точки зрения правилрусского языка.

И во-вторых, разработчикиэтого ГОСТа сами потом «исправились»,когда стали давать разъясненияотносительно его применения в своихметодических рекомендациях. См. цитатыдвух этих документов ниже.

Но многиеупорно продолжают писать слово«Приложение:» в единственном числе,даже если за ним следует список изнескольких документов. Не делайте так,и мы объяснили почему.

Фрагментдокумента

ГОСТ Р 6.30-2003«Унифицированные системы документации.Унифицированная системаорганизационно-распорядительнойдокументации. Требования к оформлениюдокументов»

Фрагментдокумента

Организационно-распорядительнаядокументация. Требования к оформлениюдокументов. Методические рекомендациипо внедрению ГОСТ Р 6.30-2003

3.16….Если письмо имеет приложение, неназванное в тексте, то указывают егонаименование, число листов и числоэкземпляров, при наличии несколькихприложений их нумеруют:

Разночтениявстречаются и относительно того, какписать слово «приложение» в текстеписьма: смаленькой или большой буквы, со знаком«№» или без.

Дело в том, что указатьнаименование прилагаемого документав тексте сопроводительного письма можнопо-разному; сравните сами, глядя наПример 3: во втором случае уместно указатьв скобках, что документ являетсяприложением, а в последующих случаяхпоказываем, как по-разному это можносделать. Все варианты корректны, простов письме важно придерживаться единообразия.

А еще лучше в инструкции по делопроизводствусвоей организации (или ином локальномнормативном акте, посвященном подобнымвопросам) выбрать и зафиксироватькакой-то один вариант, тогда единообразиебудет во всех документах и путаницы уисполнителей – меньше.

Пример3

Различныеспособы указания наименования приложенияв тексте письма

Длясброшюрованного приложения количестволистов можно не указывать (Пример 4).

Пример4

Описаниесброшюрованного приложения

Когдаприложений настолько много, что удобнееперечислить их на отдельном листе (онбудет называться «Опись приложений кписьму от… №…»), в письме будет достаточносослаться на такую опись (Пример 5).

Пример5

Еслиприложений так много, что их удобнееперечислить в отдельной описи

Еслиже вы прикладываете к своему письмудругое письмо, имеющее собственноеприложение, об этом нужно сообщитьадресату (Пример 6).

Пример6

Приложениек письму имеет собственное приложение

Наконец,если ваше письмо адресовано сразунескольким организациям, а приложение– только одной из них (другие получаютписьмо лишь для ознакомления), об этомтоже следует сказать (Пример 7).

Пример7

Приложениенаправляется только одному получателюписьма из нескольких

Отметкуо наличии приложений оформляют нижетекста письма и выше подписи. Обычноэти расстояния (отступы) делают одинаковымии равными примерно 2-3 межстрочныминтервалам (это хорошо показано наобразце оформления целого письма вПримере 9).

Пообщему правилу, если документ имеетприложения, то на нем оформляется отметкаоб их наличии ниже текста и выше подписи,а на прилагаемых документах (у каждогов верхней правой части первого листа)пишется, приложением к какому документуони являются (с обозначением номераприложения, если их несколько), как вПримере 8.

Пример8

Номерприложения и данные основного документана 1 листе приложения

Носопроводительное письмо несет учетнуюфункцию пересылаемых документов,выступая в роли некой описи вложений вконверт, реально же пересылаютсядокументы, поименованные в таком письмев качестве приложений.

Если бы письмоимело другую функцию (например, былоофертой, делая предложение подписатьдоговор и перечисляя условия предлагаемогосотрудничества), то «ключевым» по смыслудокументом было бы письмо, а прилагаемыедокументы лишь помогали бы ему выполнитьсвою функцию.

Но речь идет о сопроводительномписьме, и в этом случае не стоит «портить»пересылаемые документы информацией об«описи вложения в конверт» – т.е. такуюотметку на них оформлять не нужно!

Источник: https://StudFiles.net/preview/3349143/

Как составить сопроводительное письмо к документам?

Правила деловой корреспонденции требуют составления сопроводительного письма в письменной и электронной форме при направлении важных документов, например: договора, первичной документации, резюме, акта сверки и т. д.

Образец подобного письма представлен в данной статье. Письмо необходимо для того, чтобы канцелярия организации отправителя зафиксировала факт отправки, и соответственно, получатель – факт получения.

  • Когда нужно
  • Как писать
  • Заключение

Когда нужно

Дорогие читатели!

Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов,но каждый случай носит уникальный характер. Если вы хотите узнать,

Источник: http://tr777.ru/kak-sostavit-soprovoditelnoe-pis/

Образец сопроводительного письма к документам

Сопроводительное письмо к копии Плана работы

Составление сопроводительного письма определенного образца в случае отправки документов в компании или государственные ведомства – это необязательный, но желательный этап. О том, как правильно разработать корректную форму такого документа и некоторых нюансах работы с ним, – прямо сейчас.

Сопроводительное письмо к документам образец (word)

Пример сопроводительного письма к форме 3 НДФЛ (word)

Сроки ответа

Что касается сроков ответа, это менее однозначный вопрос.

С одной стороны, действует общее правило, согласно которому срок обработки любого обращения в государственные органы, а равно и в фирмы, компании, общественные объединения, не должен превышать 1 месяца, т.е. 30 календарных дней. Отсчет срока начинается с рабочего дня, который следует за тем, когда корреспонденция дошла до адресата.

С другой стороны, очень часто на практике возникают случаи, когда отправитель ожидает, что адресат отреагирует на его запрос как можно быстрее.

Тогда отдельно нужно прописать такое пожелание, например: «Убедительно просим Вас подписать необходимые документы и дать ответ по существу в течение 7 рабочих дней».

В случае, если речь идет о филиале, структурном подразделении, которое непосредственно подчиняется отправителю, формулировка более категоричная: «Предельный срок ответа – 3 рабочих дня со дня официального уведомления о получении настоящего сопроводительного письма».

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ. Если в договоре между компаниями изначально прописывается определенный порядок работы с претензиями, досудебного урегулирования возможных разногласий, исходить нужно именно их текста таких договоров. Пример текста приводится ниже.

Процедура хранения

Сопроводительные письма относятся к частным документам организации, содержание которых она может раскрывать или засекречивать на свое усмотрение (это касается и входящих, и исходящих документов). Поэтому выбор конкретного способа хранения зависит именно от решения руководства.

В общем случае придерживаются таких правил:

  1. Поскольку основное юридическое значение имеет не само сопроводительное письмо и его образец, а именно документы, которые оно предваряет, то главное внимание уделяется именно их сохранности.
  2. После того, как все приложения (т.е. сами документы) были изъяты, срок хранение определяется индивидуально.
  3. В некоторых случаях компании заводят специальную папку «Сопроводительные письма», в которую складывают соответствующую документацию. Этот вариант подходит для небольших фирм с малыми потоками документооборота.
  4. Если же документооборот слишком большой, а в компании есть несколько филиалов, тогда составляются специальные номенклатуры дел – т.е. списки документов, сгруппированные общим назначением, например «Договоры поставки», «Договоры аренды», «Судебные» и т.п.

Таким образом, самый оптимальный вариант – это составить собственный единый образец сопроводительных писем к документам и организовать систему их хранения, адекватную объему документооборота компании.

ссылкой:

(3 3,33 из 5)
Загрузка…

Источник: https://2ann.ru/kak-sostavit-soprovoditelnoe-pismo-k-dokumentam/

Поделиться:
Нет комментариев

    Добавить комментарий

    Ваш e-mail не будет опубликован. Все поля обязательны для заполнения.