Я знаю, как правильно… организовать кабинет отдела кадров (2 видео)

Кабинет отдела кадров требования

И, что особенно важно — определяется порядок дальнейшего хранения сведений, работа с которыми закончена: где эти сведения будут находиться, кто несет ответственность за их сохранность и конфиденциальность.

Передаваемые из отдела кадров руководителям отчетные и справочные сведения обязательно документируются в виде сводок, списков, справок и т.п.

Устное сообщение сведений, как правило, использоваться не должно, за исключением случаев, когда запрашивается единичная информация, например: дата рождения сотрудника, какой вуз закончил и т.п.

На документах, выходящих за пределы отдела кадров, может ставиться гриф “Конфиденциально” или “Для служебного пользования”. В отделе кадров обязательно остаются копии всех отчетных и справочных документов. Целесообразно, чтобы после использования подлинники этих документов возвращались в отдел кадров для включения в дело вместо хранящейся там копии.

Содержание

Имеются ли особые требования к кабинету отдела кадров?
Sos! требования к помещению отдела кадров!!
Защита персональных данных в работе отдела кадров
Есть ли требования к оборудованию кабинета кадровика?
Как организовать отдел кадров
Голосование:
Требования к кабинету отдела кадров
Кабинет отдела кадров требования фото
Кабинет кадровика требования
Как правильно организовать работу отдела кадров
5 принципов организации кадрового учета на предприятии
Я знаю, как правильно… организовать кабинет отдела кадров
Кадровое делопроизводство «с нуля». 8 первых шагов
Пособие кадровику в текущей работе: что нужно знать, чем заниматься и как развиваться
Карьера
Отдел кадров
Деятельность отдела кадров в организации: виды, нормы, необходимая документация
Отдел кадров на предприятии: функции, обязанности, структура
Кадровый учет персонала
Основы ведения кадрового учета персонала
Основные ошибки ведения кадрового учета персонала
Стоит ли отдавать кадровый учет персонала на аутсорсинг
Как сидеть отделу кадров
Кто работает в отделе персонала? (описание должностей)
Должностные обязанности специалиста отдела кадров — на современном предприятии
Даёшь отдельный кабинет для ок
Чем занимается отдел кадров на предприятии
📹 Видео

Имеются ли особые требования к кабинету отдела кадров?

В структурных подразделениях предприятия могут быть следующие документы, содержащие персональные данные: журнал табельного учета с указанием должностей, фамилий и инициалов сотрудников (находится у работника, ведущего табельный учет, — табельщика), штатное расписание (штатный формуляр) подразделения, в котором может дополнительно указываться, кто из сотрудников занимает ту или иную должность, вакантные должности (находится у руководителя подразделения), дело с выписками из приказов по личному составу, касающимися персонала подразделения (находится у табельщика). Руководитель подразделения может иметь список сотрудников с указанием основных биографических данных каждого из них (год рождения, образование, местожительство, домашний телефон и др.). Все перечисленные документы следует хранить в соответствующих делах, включенных в номенклатуру дел и имеющих гриф ограничения доступа.

Sos! требования к помещению отдела кадров!!

Это позволит построить работу отдела в соответствии с указанными выше основополагающими принципами и обеспечить сохранность и конфиденциальность персональных данных.

В случае необходимости перераспределения обязанностей среди работников отдела (например, при болезни одного из них, увольнении) должно быть издано соответствующее распоряжение начальника отдела кадров, в котором регламентируются характер изменений, их срок и дополнения в систему доступа к документам, делам и базам данных.

Важно, что в этом распоряжении фиксируется изменение степени осведомленности работников в знании ими персональных данных и сферы личной ответственности за сохранность и конфиденциальность документации.

Защита персональных данных в работе отдела кадров

Так как за утрату документов, а также за уничтожение бумаг ранее положенного срока действующим законодательством предусмотрена административная ответственность.

Особенности хранения кадровой документации в организации обусловлены задачами ограничения несанкционированного доступа к документам, содержащим персональные данные работников, и эффективного поиска нужной информации.

Следовательно, в идеале кабинет кадровой службы должен иметь хотя бы три смежных помещения: комната для работников отдела, кабинет руководителя и помещение, где размещаются шкафы и сейфы для документов, дел и картотеки.

При этом, вход в отдел кадров должен быть один. Рекомендации к устройству помещений для хранения документов приведены в Правилах, одобренных решением коллегии Росархива от 6 февраля 2002 г., и Правилах, утвержденных приказом Минкультуры России от 18 января 2007 г.

Есть ли требования к оборудованию кабинета кадровика?

Дела выдаются под роспись в контрольной карточке. При возврате дела тщательно проверяется сохранность документов, отсутствие повреждений, включения в дело других документов или подмены документов. Просмотр дела производится в присутствии руководителя.

Передача личных дел руководителям через их секретарей или референтов не допускается.
Важно Другие руководители предприятия могут знакомиться с личными делами подчиненных им сотрудников.

Ознакомление с делами осуществляется в помещении отдела кадров под наблюдением работника, ответственного за сохранность и ведение личных дел. Факт ознакомления фиксируется в контрольной карточке личного дела.

Сотрудник предприятия имеет право знакомиться только со своим личным делом и трудовой книжкой, учетными карточками, отражающими его персональные данные. Факт ознакомления с личным делом также фиксируется в контрольной карточке.

Как организовать отдел кадров

Пользователями персональных данных могут быть органы государственной власти и местного самоуправления, предприятия, учреждения, организации, юридические и физические лица, обращающиеся к держателю данных за получением необходимых им персональных данных и пользования ими без права передачи.

Персональные данные всегда относятся к категории конфиденциальной информации.

Не допускается сбор, передача, уничтожение, хранение, использование и распространение информации о частной жизни, а равно информации, нарушающей личную тайну, семейную тайну, тайну переписки, телефонных переговоров, почтовых, телеграфных и иных сообщений физического лица без его согласия, кроме как на основании судебного решения.

https://www.youtube.com/watch?v=g-rPLWlXDtg

Режим конфиденциальности персональных данных снимается в случаях обезличивания этих данных или по истечении 75 лет срока их хранения, если иное не определено законом.

Голосование:

Их следует помещать в папки, на которых указывается вид производимых с ними действий, например: для подшивки в личные дела, для отправки и т.п.

, или фамилии граждан, к работе с которыми относятся данные документы. Каждая папка должна иметь опись находящихся в ней документов. Документы, с которыми закончена работа, немедленно подшиваются в соответствующее дело.

На рабочем столе не должно оставаться ни одной бумажки.

Попробуйте обосновать необходимость отдельного кабинета, тем, что в Законе о ПД говорится: «Работодатель, получивший доступ к персональным данным, должен обеспечить их сохранность и предотвратить несанкционированный доступ к информации.

» А как вы это сделаете, если в кабинете постоянно находятся посторонние? Все трудовые должны быть в сейфе, ЛД нельзя оставлять на столе, что ж вам постоянно все под ключ запирать, когда вы в туалет уходите?! Это же жутко неудобно! Согласна с Марусей!А также и при работе с документами сотрудника своей широкой грудью закрывать документы, потому что в кабинете будет еще 18 ЧЕЛОВЕК, и на собственном опыте знаю всем всегда интересно что там и как у пусть даже пока еще и не знакомого им человека. Я хочу обратить внимание модератора на это сообщение, потому что: Идет отправка уведомления…

Требования к кабинету отдела кадров

За утрату документов, а также за уничтожение бумаг ранее положенного срока действующим законодательством предусмотрена административная ответственность.

Так, за нарушение порядка и сроков хранения учетных документов должностному лицу придется заплатить штраф в размере от 2000 до 3000 руб. (ст. 15.11 КоАП). Если же налоговые инспекторы потребуют документы, а организация не сможет их представить, то штраф возрастет до 15 000 руб. (ст.

120 НК РФ). Помимо этого, кадровые документы обладают еще и биографической, археографической ценностью, служат источником для статистических обобщений и историко-социальных исследований.

Внимание Подобное разграничение необходимо ввиду того, что в числе последней группы лиц может быть злоумышленник, который будет прослушивать переговоры сотрудников предприятия, знакомиться с их привычками, чертами характера, что в последующем может стать основой для формирования им канала несанкционированного доступа к ценной информации. Прием посетителей должен быть организован таким образом, чтобы в помещении отдела не было лиц, ожидающих приема. Не должны организовываться так называемые “живые очереди”.
Ожидающие приема лица всегда подсознательно или умышленно прослушивают переговоры работника отдела и посетителя. Злоумышленник может эти переговоры записывать с помощью диктофона или миниатюрной видеокамеры. В часы приема посетителей работники отдела не должны выполнять функции, не связанные с приемом, вести служебные и личные переговоры по телефону.

Кабинет отдела кадров требования фото

Следует также проверить урну для бумаг и убедиться в отсутствии там листов бумаги, которые могут представлять интерес для постороннего лица. Печати, штампы, бланки документов, ключи от рабочих шкафов работников хранятся только в сейфе начальника отела кадров.

Черновики и редакции документов, испорченные бланки, листы со служебными записями в конце рабочего дня уничтожаются в специальной бумагорезальной машине. Уничтожение производится двумя работниками отдела. Помимо операций с документами работники отдела кадров значительную часть времени тратят на прием посетителей. Этот вид работы также должен быть строго регламентирован, т.к.

посетители могут представлять определенную угрозу информационной безопасности отдела кадров и физической безопасности работников отдела.

Кабинет кадровика требования

Есения (гость) #4[23034] 13 февраля 2009, 13:54 Спасибо! Выходим на тропу войны Я хочу обратить внимание модератора на это сообщение, потому что: Идет отправка уведомления… VadCov Российская Федерация, Москва #5[23048] 13 февраля 2009, 14:26 У нас отдел кадров сидит в одном кабинете с отделом по подбору персонала и с отделом по обучению персоналом. Вроде все свои, но все равно всем все интересно. Бывают разговоры, которые должен знать только кадровик. Но вы не поверите, вчера Генеральный завел со мной разговор об отдельном кабинете. Женя, а вам совет отстаивать свое мнение, до конца все у вас поличится!!!!! Я хочу обратить внимание модератора на это сообщение, потому что: Идет отправка уведомления…

Видео:Организация работы отдела кадровСкачать

Как правильно организовать работу отдела кадров

Решение проблемы управления документацией в современных условиях позволит целенаправленно формировать информационные ресурсы организаций, обеспечивать их эффективное функционирование, а также открыть доступ потребителям к информационным ресурсам с наименьшими затратами времени, труда и средств.

Термин «делопроизводство» характеризует совокупность работ по документированию управленческой деятельности учреждений и организации в них документов.

Понятием «документ» определяется информация, записанная любым способом на любом материале, изданная или полученная любым физическим или юридическим лицом, в любой организации для использования в своей деятельности.

Таким образом, понятия «управление», «информация», «делопроизводство», «документ» органически взаимосвязаны. Не случайно авторы, изучающие эволюцию управленческой мысли, начинают отчет от шумерской письменности на глиняных табличках, датированных третьим тысячелетием до нашей эры.

5 принципов организации кадрового учета на предприятии

вы узнаете, как составить приказ об утверждении штатного расписания;

Внесение изменений в рабочий график;

Прочие рабочие моменты штата.

На предприятии каждый этап работы отдела кадров выполняется согласно нормативным актам, условно все виды работ можно разделить на следующие:

Порядок составления и ведения документации по кадрам;
Начисление страховых взносов.
Хранение персональных данных каждого из коллектива;
Оформление нетрудоспособности;
Подготовка документов к архивированию;
Ведение воинского учета в организации;

Весь кадровый документооборот доступно разделить на две ветки:

По личному составу – личные карточки и все приказы, связанные с каждым работником индивидуально;
По управлению персоналом – правила внутреннего распорядка, положения об отделах, отчеты по численности работников.

Кроме

Я знаю, как правильно… организовать кабинет отдела кадров

О том, как организовать «идеальный» кабинет отдела кадров, нам расскажет тот, кто точно знает, как это сделать правильно.

https://www.youtube.com/watch?v=zBcV6Zt6yk8

Большое место в работе кадровой службы также отводится переписке с организациями и гражданами по различным вопросам, материалам проверок состояния документов, содержащих персональные данные, в структурных подразделениях организации. Часть 2. Личные дела сотрудников и другие учетные документы, документы по аттестации работников и пр.

Кадровое делопроизводство «с нуля». 8 первых шагов

Отвечу на любимый вопрос кадровых специалистов:

Евгения Конюхова, преподаватель в Контур.Школе: «Увы, универсальной формулы, которая подходила бы всем, нет. Нормативы для кадровых процедур, которые приведены в постановлении Минтруда СССР от 14.11.1991 № 78, устарели.

В среднем цифра по нормативам в настоящее время колеблется от 200 до 270 работников на одного кадровика.

Пособие кадровику в текущей работе: что нужно знать, чем заниматься и как развиваться

книжек и их учет, личных листков, ведение кадровой документации в соответствии с номенклатурой дел.

Заполнение тр. книжек, Личных листков, выдача справок сотрудникам. Знание трудового законодательства (ТК РФ, КоАП РФ и инструкций) и консультирование по этим вопросам. Разработка и ведение локальных нормативных документов: Штатное расписание, Положения: О персонале, О зарплате, О проведении конкурса и т.д., Правила внутреннего трудового распорядка (ПВТР) и др.

Знакомство и установление деловых отношений с руководителями подразделений. 2. Введение в работу кадровика Первые шаги С самого начала следует установить нормальные деловые отношения с руководителями подразделений.

Возьмите за правило посещать их в расположении.

Карьера

________________________________________ 2.

Берём у руководства копии учредительных документов организации и внимательно их изучаем.

Иногда в Уставе прописывают порядок приёма на работу ключевых руководящих работников и установления им систем оплаты труда (например с предварительного согласования общего собрания учредителей), и даже порядок утверждения штатного расписания.

________________________________________ 3. Определяем перечень документов, которые должны быть на участке кадровой работы, и которые мы будем составлять.Список таких документов есть здесь — http://www.kadrovik-praktik.ru/MatKad.my/TS1.

php Понятно, что обязательные по закону документы Вы будете составлять в любом случае.

Отдел кадров

Также основными задачами отдела кадров являются:

создание эффективной системы штатных сотрудников;
организация отбора, набора и найма персонала необходимой квалификации и в требуемом объеме. Подбор работников ведется с помощью специально разработанных стратегий: от подачи информации о вакансиях в СМИ и службы занятости населения до применения методик отбора, тестирования, процедур адаптации специалистов и последующего повышения квалификации;
разработка кадровых технологий.
разработка карьерных планов сотрудников;

Кроме того, отдел кадров должен подавать сведения на сотрудников в Пенсионный фонд РФ, страховые компании, Налоговую и Миграционную службы. Основная функция отдела кадров на предприятии – подбор персонала.

К основным функциям отдела кадров на предприятии относятся:

определение потребности организации

Деятельность отдела кадров в организации: виды, нормы, необходимая документация

Рассмотрим ее подробнее.

Функции и деятельность отдела кадров Отдел кадров играет далеко не последнюю роль в компании, и его положение в организационной структуре предприятия отражает значимость его деятельности.

Некоторые даже считают, что отдел кадров – визитная карточка организации, ее лицо, поскольку именно с этим подразделением сталкивается каждый новый сотрудник, принимаемый на работу.

В наше время работа с кадрами является совокупностью организационных и других мер и действий, которые необходимы для наиболее полного использования деловых способностей, умений и навыков персонала.

Отдел кадров на предприятии: функции, обязанности, структура

Однако именно он позволяет сформировать кадровую службу, отвечающую требованиям предприятия и имеющую высокий уровень должностной ответственности.

https://www.youtube.com/watch?v=KXeLytxBhAY

За типовое положение об отделе кадров на предприятии можно взять образец, который есть в приложении № 1 к Приказу Росархива от 27.06.2021 № 71. Также можно воспользоваться нашим образцом. В настоящее время утвержден и введен в действие .

Видео:Работаю со вкусом: Отдел кадровСкачать

Кадровый учет персонала

Кадровый учет персонала: ведение и основные ошибки

Вопросы, рассмотренные в материале:

Как вести кадровый учет персонала
Какие ошибки допускают при ведении кадрового учета персонала
Стоит ли отдать кадровый учет персонала на аутсорсинг

Организовать учет кадров в организации несложно. Тем не менее эта задача требует кропотливости. Чтобы решить ее, необходимо запустить кадровые процессы в определенной последовательности и при этом соблюсти требования действующего законодательства. Сегодня мы расскажем о том, что такое кадровый учет персонала и как правильно его вести.

Основы ведения кадрового учета персонала

Основной нормативный акт, регламентирующий отношения между работодателями и наемными рабочими – Трудовой кодекс РФ. В настоящее время организации имеют право на самостоятельную разработку всех необходимых форм и образцов документов.

Любая фирма обязана иметь учредительную документацию, которая берется за основу при разработке всех остальных внутренних нормативов и форм, в том числе и для кадрового учета персонала.

Законодательно установлена обязанность работодателей разрабатывать и утверждать следующие акты: связанные с заработной платой (трудовое соглашение, табель для учета рабочего времени) и по организации рабочего процесса (положение о защите персональных данных, инструкция по охране труда).

Кадровый учет. Зачем бизнесу кадровое делопроизводство?

Также должны быть разработаны требования трудовой дисциплины на предприятии, штатное расписание и ежегодный график отпусков.

Есть две группы документов в кадровом учете персонала:

документы по личному составу (личные карточки, приказы о трудоустройстве и увольнении, приказы о премировании и взыскании, об отпусках, командировках и др.);
документы по управлению персоналом (требования трудовой дисциплины, положения о подразделениях, отчетность по размеру штата, составу сотрудников).

Также в кадровом отделе создается архив заявлений работников, объяснительных и докладных, на основании которых издавались те или иные приказы. Обязательно в рамках кадрового учета персонала нужно заполнять ведомости и документы, связанные с финансами и заработной платой (к примеру, расчетный лист, форма которого утверждается директором).

Определенные обстоятельства требуют наличия в кадровом отделе дополнительных бумаг:

коллективного договора, если от персонала или работодателя поступило предложение его заключить;
должностных инструкций (при отсутствии полного перечня обязанностей в трудовом соглашении);
положения о зарплате и назначении премий (если изменились условия расчета и выдачи зарплаты, и они не оговорены в договоре или штатном расписании);
другие положения, например о прохождении персоналом аттестации.

Деятельность каждой организации специфична, а потому перечень документов и актов для кадрового учета персонала определяется конкретно в каждом случае и утверждается приказом.

В рамках кадрового документооборота специалисты выполняют следующую работу:

оформляют личные дела и карточки;
ведут книги или журналы для учета бумаг;
создают кадровые дела и номенклатуры дел;
работают над факультативной документацией (наличия которой не требует закон).

Заводить личную карточку по форме Т-2 и личное дело необходимо на каждого трудоустраиваемого работника. В отдельной папке нужно хранить копии его документов, распечатку приказа о трудоустройстве, копию трудового соглашения и опись бумаг.

Кадровый учет персонала требует ведения следующих книг и журналов:

книги регистрации трудовых книжек, учета бланков и вкладышей к ним;
журнал для командировочных удостоверений;
журналы для учета приказов и трудовых соглашений (его наличие не является обязательным, хотя лучше все же иметь такой журнал).

Страницы в книгах и журналах кадрового учета персонала должны быть пронумерованы, прошнурованы и скреплены печатью.

https://www.youtube.com/watch?v=ZsPAm1RieHE

Приказы и другие бумаги кадрового делопроизводства должны храниться в отдельных папках или делах.

Обязательные составляющие кадровых дел:

приказы по личному составу (о переводах сотрудников, о премировании, отпуске без содержания, продолжительной командировке);
приказы по личному составу (о взыскании, тарифном или учебном отпуске, краткосрочной командировке);
внутренние нормативные акты предприятия (положения, инструкции, учет рабочего времени).

Допускается выделение в отдельные дела важной деловой переписки. Удобно также формирование дел для штатного расписания, графиков отпусков или дежурств. Оформленные дела нумеруются в соответствии с принятым в делопроизводстве порядком.

Завершается формирование кадрового учета разработкой факультативных актов, к которым относятся должностные инструкции, положения о персонале и др.

«Оформление сотрудника на работу: документы и подводные камни» Подробнее

Фирма должна обеспечить соответствие сведений о документации, относящейся к учету кадров, учредительным документам. Во избежание ошибок в кадровом делопроизводстве необходимо регулярно проводить проверку взаимосвязанных документов.

Организация кадрового учета персонала с соблюдением всех требований обеспечивает полное совпадение сведений в приказах и других внутренних актах с данными в трудовых соглашениях и штатном расписании.

Работа с трудовыми книжками требует ответственного подхода и концентрации внимания. Сотруднику, ведущему кадровый учет, необходимо в совершенстве знать, как заполнять, вести и хранить эти документы. Кроме того, крайне желательна автоматизация учета персонала на предприятии.

Хранение трудовых книжек всех работников (трудоустроенных на данный момент времени) осуществляется в отделе кадров. Отметки в трудовых книжках нужно делать без ошибок, иначе работнику могут неправильно рассчитать пенсионное пособие, так как стаж работы в компании, где сделали некорректную запись, не будет учтен.

У любой организации в случае внеплановой проверки в первую очередь запрашивают документы кадрового учета персонала и смотрят, соблюдается ли трудовое законодательство. Если учет кадров на предприятии организован неправильно, то сумма зарплаты сотрудников и налоговых взносов, уплачиваемых в госбюджет, получается искаженной.

Основные ошибки ведения кадрового учета персонала

Ведение кадрового учета персонала с ошибками может повлечь за собой административную и материальную ответственность перед органами контроля. Выделяют три категории ошибок в кадровом делопроизводстве.

1. Ошибки ведения личных дел.

Формирование личных дел осуществляется при трудоустройстве, после чего их ведут, пока человек не уволится. При этом чаще всего кадровики допускают следующие ошибки:

вкладывают в дела не все требуемые бумаги;
не соблюдают порядок бумаг;
вовсе не заводят личные дела;
не сверяют документы в соответствии с утвержденным графиком;
заполняют не личный листок учета кадров, а анкету работника;
вкладывают в дела не относящиеся к ним бумаги;
нарушают порядок передачи личных дел сторонним лицам и организациям.

Безошибочное оформление и ведение личных дел персонала – это гарантия сохранности всех бумаг и оперативного доступа к ним.

2. Ошибки при составлении трудового соглашения.

Если оформить трудовое соглашение или расторгнуть его с нарушением правил, то возможны серьезные последствия в процессе разрешения трудовых споров. Наиболее распространенные ошибки этой категории:

оформление трудового соглашения в одном экземпляре;
пренебрежение регистрацией трудового соглашения, отсутствие даты регистрации;
отсутствие подписей в трудовом соглашении;
невнесение в договор обязательных данных и/или условий;
отсутствие письменных трудовых соглашений с сотрудниками;
невыдача экземпляра трудового соглашения работнику либо отсутствие отметки о получении им этого документа; неопределенные сроки действия соглашения, отсутствие в нем условий трудоустройства с испытательным сроком (если он есть);
не определенный в договоре размер зарплаты, неустановленные сроки и способ ее выдачи, график работы и продолжительность отпуска.

3. Ошибки в записях в трудовых книжках.

В большинстве случаев ошибки этой категории заключаются в неверном оформлении записей в трудовых книжках. К ним относятся:

пренебрежение оформлением расписки о получении трудовой книжки от работника;
отсутствие назначенного приказом лица, ответственного за внесение записей в трудовые книжки, а также за их учет, выдачу и хранение;
невнесение в раздел сведений о сотруднике данных о повышении им уровня образования;
неправильная нумерация записей (не по порядку);
внесение не всех записей в трудовую (в том числе о переводах);
отказ оформлять трудовые книжки работникам, являющимся студентами (параллельно получающим образование);
выдача дубликата без пометки «дубликат»;
неправильное оформление исправлений в разделе сведений о работе;
неправильное ведение книги учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним (или ее отсутствие);
оформление вкладыша без заполнения раздела данных о сотруднике;
отсутствие подписи сотрудника в разделе сведений о сотруднике;
отсутствие в разделе сведений о работе полного наименования организации;
отправка трудовой уволенному работнику почтой без его заявления с такой просьбой в письменном виде.

Перечисленные ошибки серьезны, любая из них может повлечь за собой негативные последствия, в том числе и для руководства компании.

Поэтому кадровым учетом персонала должны заниматься грамотные, высококвалифицированные специалисты, знающие требования действующего законодательства и органов контроля.

Можно также отдавать кадровое делопроизводство на аутсорсинг, но только проверенным организациям.

Стоит ли отдавать кадровый учет персонала на аутсорсинг

У аутсорсинга есть как плюсы, так и минусы. Их обязательно нужно изучить и только после оценки всех рисков решать, стоит ли доверять учет кадров сторонней компании.

Преимущества	Недостатки, риски и способы их избежать
Отсутствие необходимости организовывать отдел кадров и, как следствие, экономия средств. Кадровый учет персонала ведется удаленно, а потому не нужно оборудовать рабочее место, отправлять работника на курсы повышения квалификации. Налоговая нагрузка на фирму уменьшается.	Чтобы аутсорсинг действительно позволил сэкономить, нужно сначала провести четкий финансовый анализ. Передача слишком большого функционала аутсорсинговым фирмам убыточна.
Возможность сохранения нужного статуса юридического лица (например, предприятия малого бизнеса при большом размере штата).	Отсутствие гарантий конфиденциальности информации. Во избежание утечек информации нужно:· подбирать аутсорсеров с безупречной репутацией;· грамотно составлять договор, указывая в нем ответственность за разглашение конфиденциальных сведений.
Организация не испытывает на себе влияние человеческих факторов – ей не страшен уход сотрудника на больничный, в декретный или очередной отпуск. Аутсорсинговые фирмы имеют в штате достаточно специалистов, чтобы обеспечить бесперебойное обслуживание своих клиентов.	Некоторые организационные процессы замедляются, отсутствует гибкость в решении задач.
Предприятие обслуживают высококвалифицированные кадровики.	Компания рискует заключить договор с ненадежным аутсорсером.
Необходимо оплачивать только выполненную работу – в договоре прописывается размер вознаграждения за конкретные задачи.	При необходимости расширения спектра услуг сделать это оперативно невозможно (потребуется заключать новое соглашение).

Примерно 70 % времени предприятия тратят на решение задач, которые не приносят дохода, – документооборот, сдачу налоговой отчетности, взаимодействие с госорганами, ведение бухучета. Если делегировать эти задачи специалистам-аутсорсерам, то можно освободить время для проработки идей развития компании, рационализации деятельности и увеличения прибыли.

https://www.youtube.com/watch?v=Qyre8SsYGOI

Цены на услуги аутсорсинговых организаций зависят от их специализации и объема работ. Но в любом случае аутсорсинг выгодней, чем создание собственных подразделений и наем специалистов. К тому же он позволяет сэкономить время и ресурсы, поскольку предполагает использование уже готовых решений и структур, а не создание их с нуля.

«Кадровый учет. Зачем бизнесу кадровое делопроизводство?» Подробнее

Кадровый аутсорсинг – это передача кадрового учета и управления персоналом сторонней организации.

Как правило, аутсорсеры выполняют следующие функции:

ищут, подбирают специалистов и организуют их обучение;
заключают и расторгают трудовые соглашения с работниками;
разрабатывают нормы внутрикорпоративной культуры, систему мотивации персонала и стратегии его развития;
занимаются кадровым документооборотом, ведут архив;
управляют выдачей зарплаты и премиальных;
консультируют клиентов.

При необходимости возможно расширение этого перечня услуг.

Важно! Пользоваться услугами сторонних организаций для ведения кадрового учета персонала могут как крупные, так и средние, и малые предприятия. Однако наибольшую выгоду аутсорсинг приносит небольшим компаниям. При штате не более 20 человек занятость специалиста по кадрам будет составлять всего 80 %, так же как и юриста.

Видео:Главное о работе кадровика. Что нужно знать о профессии?Скачать

Как сидеть отделу кадров

Номенклатуры подразделяют на следующие виды: Типовая Нормативный документ, который содержит состав дел однотипных предприятий Примерная Имеет рекомендательный характер, устанавливает примерный перечень дел организации Индивидуальная Перечень дел конкретного предприятия При составлении номенклатуры следует высветить следующие разделы – «Индекс дела», «Заголовок», «Количество», «Сроки хранения», «Номер» и «Примечания». Номенклатуру составляют каждый год, в последнем отчетном квартале. По окончанию года ее следует утверждать в архиве. Разделами документа являются подразделения организации — бухгалтерия, канцелярия и прочие. Если таковых не существует, то разделами могут являться направления деятельности предприятия. Какие должности имеются (структура) На структуру кадровой службы влияют – направление деятельности организации и численность сотрудников.

Участие в работе с «кадровым резервом» (разработка регламента, методологии проведения).

Знание современных технологий оценки персонала, принципов моделирования компетенций;
Навыки применения способов оценки на практике.
Навыки разработки Положения об оценке/аттестации
Опыт разработки различных инструментов оценки;
Навыки организации и проведения оценки/аттестации
Опыт участия в разработке Assessment Center
Навыки работы со специальными программами, например, 1С 8.0, 7.7 для контроля исполнения рекомендаций оценочной/аттестационной комиссии по развитию сотрудника.
Личные компетенции: аналитический склад ума, структурированное мышление, навыки работы в MS Office (Word, Exel, Power Point), хорошее знание специализации организации, высокие коммуникативные навыки.

Высокая.

Кто работает в отделе персонала? (описание должностей)

По результатам оценки/аттестации принимаются решения о переводе работника, изменении его оклада, повышение/понижение в должности, намечаются показатели для следующей аттестации, определяется программа обучения и развития. Перевод/увольнение/изменение оклада/изменение трудовой функции регламентируется законодательством о труде.

Следовательно, любое решение по этому вопросу должно быть грамотно процессуально оформлено. Иначе, в случае возникновения конфликта с недовольным работником организация несет моральные и материальные убытки.

https://www.youtube.com/watch?v=VsAg6a0bIBg

В случае определения направления развития сотрудника и необходимости его обучения, расходы по такому обучению несет организация. Следовательно, не верно принятое решение по этому вопросу влечет необоснованные расходы, что при определенном стечении обстоятельств, может повлечь за собой санкции со стороны налоговой инспекции за необоснованные расходы.

Должностные обязанности специалиста отдела кадров — на современном предприятии

Мотивация 3.1 Специалист по компенсации и льготам (Экономист по труду и заработной плате)

Разработка системы компенсаций и льгот (материальных и не материальных).
Разработка, внедрение и администрирования системы оплаты и премирования.
Взаимодействие со Специалистом по кадровому делопроизводству по вопросам реализации мотивационных схем
Планирование и контроль бюджета подразделения;
Планирование и контроль фонда оплаты труда предприятия;

Знание систем оплаты труда (тарифы, грейды и т.д).
Знание системы нормирования труда.
Умение применять эти навыки на практике.
Знание современной системы компенсаций, в том числе и не материальных и бенифитов.
Навыки работы со специальными программами, например, 1С 8.0, 7.7, Босс-кадровик

Средняя.

Даёшь отдельный кабинет для ок

Однако, коммерческим организациям соблюдать все требования к оборудованию специальных помещений для хранения документов необязательно (абз. 3 введения к Правилам, одобренным решением коллегии Росархива от 6 февраля 2002 г., п. 1.

1 Правил, утвержденных приказом Минкультуры России от 18 января 2007 г. № 19).

Единственное обязательное требование по хранению документов в акционерных обществах заключается в том, что организации должны хранить документы в запирающихся шкафах, обеспечивающих сохранность документов и предохраняющих документы от пыли и света (п. 3.

6 Положения, утвержденного постановлением ФКЦБ России от 16 июля 2003 г. № 03-33/пс http://budget.1kadry.ru/#/document/99/901870252/?step=433). ООО особенности хранения должно прописать в своем уставе (п.
2 ст. 12 Закона от 8 февраля 1998 г. № 14-ФЗ).

Чем занимается отдел кадров на предприятии

Производство дел в отделе кадров осуществляется на основании законов РФ, различных правил и нормативных актов. Правовая база: В своей работе отдел кадров руководствуется следующими нормативными актами:

Конституция Российской Федерации.
Трудовой кодекс.
Гражданский Кодекс, 2 часть.
Административный Кодекс.

Кадровая служба предприятия имеет свои функции и особенности, которые необходимо соблюдать.

Сотрудники отдела кадров обязаны выполнять свою работу согласно требованиям законодательства, своевременно разрабатывать план мероприятий и следить за документацией предприятия. Действие Положения (образец) Положение – акт правового характера, который устанавливает порядок образования, права и обязательства, организацию трудовой деятельности предприятия.

Внимание

Конечно, документы хранятся в специальных папках и за плотно закрытыми дверцами шкафов, чтобы до минимума снизить воздействие злейшего врага бумаги — пыли. Также целесообразно хранить документы в шкафу с непрозрачными дверцами.

Дело не только в наибольшей безопасности хранения, но и в том, что для бумаги вредно воздействие света, особенно ультрафиолета. ВЫ ДОЛЖНЫ ЭТО ЗНАТЬ Архивисты государственного архива могут проверить порядок хранения и уничтожения документов в организации, например, если после проверки экспертов инспекции ГИТ были выявлены нарушения правил ведения кадровых документов.

Также архивная инспекция проводит проверку хранения кадровых документов в случае, если сотрудник обратился в суд с заявлением о нарушении его социальных прав (не может получить справку с места работы о зарплате, о стаже работы и т.

Отдел кадров, независимо от размеров, направления деятельности и формы собственности предприятия, работает в двух главных направлениях:

обеспечивает фирму нужными кадрами: занимается анализом потребностей в новых сотрудниках, разрабатывает штатное расписание, подбирает квалифицированный персонал, имеющий опыт определенных работ;
формирует кадровую политику фирмы (требования к сотрудникам, повышение квалификации персонала и т.д.).

Если отбросить специальную терминологию и другие малозначительные нюансы, тогда можно сказать, что главная цель существования отдела кадров заключается в том, чтобы обеспечить фирму необходимыми кадрами с достаточным уровнем квалификации, которая необходима для выполнения основных функций компании.
Разработка ведется совместно с экономическим отделом или в нем, но непосредственно с системой оплаты. Как правило имеет двойное подчинение: организационное (Нач.Эконом.Отдела) и функциональное (Руководителю службы персонала.
3.2 Специалист по нормированию труда

Разработка нормативов численности.
Проведение расчетов численности.
Проведение анализа заявок подразделений на изменение численности.
Подготовка методических и нормативных документов по нормированию и расчету численности.

Знание методик нормирования, расчета численности, построение графиков работ с учетом ТК.
Начальные знания о бизнес-процессах, функциональном анализе.
Умения в области разработки нормативов и расчете численности в крупной организации.
Уверенный пользователь ПК.

Средняя.
Работа службы персонала связана с созданием, обработкой, использованием и хранением значительного количества документов.

Эти документы, как правило, содержат сведения, относящиеся к персональным данным сотрудников, и должны быть защищены от несанкционированного доступа. Правительство РФ в своем распоряжении от 21.03.

1994 № 358-Р рекомендовало организациям (независимо от форм собственности) включать в свои уставы (положения) специальные пункты, где прописывать все вопросы, касающиеся учета и сохранности документов по личному составу и своевременной передачи их на хранение в случае ликвидации. Совершенно очевидно, что все это накладывает серьезные обязательства на руководителей организаций и должностных лиц, ответственных за обеспечение сохранности документов по личному составу.

/ Таможенное право / Как сидеть отделу кадров

https://www.youtube.com/watch?v=wlkvlf7QzQs

Популярные вопросы Условия хранения документов Где организация должна хранить кадровые документы Для хранения документов организации нужно оборудовать специальные помещения (сейфы или шкафы).

Рекомендации к устройству таких хранилищ приведены в Правилах, утвержденных приказом Минкультуры России от 31 марта 2015 г. № 526.Коммерческим организациям соблюдать все требования к оборудованию специальных помещений для хранения документов необязательно (п. 1.

4 Правил, утвержденных приказом Минкультуры России от 31 марта 2015 г. № 526).

В коммерческих организациях Единственное обязательное требование по хранению документов в акционерных обществах заключается в том, что организации должны хранить документы в запирающихся шкафах, обеспечивающих сохранность документов и предохраняющих документы от пыли и света (п. 3.6 Положения, утвержденного постановлением ФКЦБ России от 16 июля 2003 г. № 03-33/пс).