Записи в трудовой книжке

Первая запись в любом документе всегда особенная. Ведь именно со дня внесения ее в какой-либо значимый документ, по сути, открывается новая «страничка» в жизни человека.

Сотрудник, занимающийся внесением записей в документы, должен знать основные правила документоведения и владеть специальными профессиональными навыками.

Это в идеале, а на практике довольно часто кадровики задают вопросы, посвященные ведению бланков трудовых книжек, например, как сделать первую запись в трудовой книжке.

Для человека важно, чтобы у него были комфортные условия для жизни. Примерно такие возможности может обеспечить наличие высокооплачиваемой любимой работы.

Весомые аргументы для правильного заполнения трудовых книжек

Законодательством РФ предусмотрена целая система нормативно-правовых актов, относящихся к отрасли трудового права. Одним из важнейших выступает Трудовой кодекс (ТК РФ).

Если рассматривать положения о трудовой книжке, то они присутствуют не только в ТК РФ, но и более подробно расписаны в Правилах ведения, заполнения и хранения трудовых книжек на предприятиях. Там же можно найти и основные сведения о том, как исправить ошибки в записях трудовых книжек.

Если возникает определенное противоречие между нормативными актами, то необходимо придерживаться положений того документа, который имеет наибольшую юридическую силу. В нашем случае – Трудовой кодекс.

Любой руководитель, его помощники или сотрудники отдела кадров, особенно если они точно не знают, как заполняются бланки трудовых книжек, перед тем, как сделать первую запись в трудовую книжку, должны в обязательном порядке ознакомиться со всеми правилами ведения трудовых книжек. Несоблюдение этих требований, как правило, приводит к серьезным проблемам в будущем как у владельца трудовой, так и у его начальства.

Общие положения

Соискатель, прошедший собеседование и проработавший на предприятии или в организации более пяти дней, для которого это место работы является основным, становится полноценным работником компании и обязан иметь трудовую книжку.

Если место работы стало первым в жизни человека, или трудовая по каким-то причинам была утеряна, тогда на него заводится новый бланк трудовой книжки. Если работник уже имеет трудовую книжку, то в ней сотрудники отдела кадров текущего места работы делают необходимые записи.

Такие записи должны быть даже в трудовых книжках работников, выполняющих временную или сезонную работу. Если на предприятии имеются совместители, то их трудовые хранятся и заполняются только по основному месту работы.

Кадровик, заполняющий чистый бланк трудовой книжки, обязан помнить:

• В документах не могут иметь место сокращенные записи.
• В трудовой книжке не должно быть никаких помарок, подчисток, заштриховок и сокращений.
• Имена, фамилии и даты записываются в полноценной, читабельной, разборчивой форме.
• Даты записываются исключительно арабскими цифрами. Дни и месяцы фиксируются в двузначной форме, годы – в четырехзначной.
• Когда делается запись в трудовую книжку в первый раз, необходимо тщательно изучить все предъявленные сотрудником документы. Данные, внесенные в трудовую книжку, должны быть идентичны паспортным.
• Необходимо на титульном листе поставить печать организации. Если при последующем переходе сотрудника на новое предприятие будет отсутствовать печать с первого места работы, то трудовая книжка признается недействительной и подлежит замене.

Изучаем разделы трудовой книжки

Трудовая книжка состоит из трех разделов, которые называются:

• сведения о работнике;
• сведения о работе;
• сведения о награждениях.

Каждый из них заполняется в строго определенном порядке. Первый раздел представляет собой титульный лист и содержит основную информацию о работнике:

• фамилия;
• имя;
• отчество;
• дата рождения;
• информация об образовании.

Сотрудник отдела кадров должен тщательно изучить паспортные данные, данные документов об образовании и внести их в первый раздел трудовой книжки без единой ошибки. Далее сотрудник (хозяин трудовой книжки) должен проверить, все ли верно.

Если да, то он ставит свою подпись, тем самым удостоверяя корректность внесения данных. После этого сотрудник отдела кадров или отдела управления персоналом, ответственный за ведение и хранение трудовых книжек, также ставит свою подпись.

Затем на титульном листе в нижней части проставляется оттиск гербовой печати предприятия.

https://www.youtube.com/watch?v=nfNtEfkAklQ

Переходим ко второму разделу. В этой части указывается наименование должности сотрудника, срок, на который он принимается, уровень квалификации.

Чтобы внести в трудовую книжку определенную информацию, например, о принятии соискателя на работу, переводе работника на другую должность, увольнении, необходим соответствующий приказ начальства, изданный и вступивший в законную силу.

Обязательным условием является и то, что вся информация должна быть абсолютно достоверной и соответствовать первичным документам.

В последнем, третьем, разделе вносится информация о награждениях, достижениях сотрудника.

Как делается запись в трудовой книжке

При первом заполнении трудовой книжки на титульном листе делаются такие записи:

• ФИО;
• дата рождения;
• образование, специальность, квалификационный уровень;
• дата приема на работу;
• подпись ответственного отдела кадров и самого сотрудника;
• гербовая печать организации/предприятия.

В начале графы «Сведения о работе» прописывается основная информация о предприятии, на котором трудится сотрудник: название, форма собственности и т.д. Сегодня «ручной» метод не так популярен, как раньше.

Дело в том, что для того, чтобы сократить время и средства на заполнение сведений о предприятии, изготавливают специальные печати, на которых отражается вся необходимая информация. Но это непринципиальный вопрос.

Далее по графам:

1. Первая графа – порядковый номер. Всякая запись в трудовой книжке имеет свой порядковый номер, кроме нескольких предусмотренных законом случаев. Номер ставится в начале строки под штампом организации. Эта запись может существовать только в рукописной форме.
2. Графа 2 – дата приема на работу. Абсолютно неважно, в какой день недели вносятся данные в трудовую книжку. Главное, чтобы они были указаны арабскими цифрами и полностью соответствовали датам, указанным в трудовом договоре.
3. Третья графа выступает одной из самых информационно емких. Это обусловлено тем, что сделать запись в трудовую книжку в этой графе – значит отразить важный момент трудовой деятельности человека. Например, внести запись о приеме на должность или освобождении от должности в связи с увольнением или повышением.
4. В четвертой графе указывается наименование, номер и дата локального акта, на основании которого и были сделаны записи в предыдущей графе.

Отдельные моменты

Из любого правила есть исключения, но ошибок гораздо больше. Часто кадровики или бухгалтеры, отвечающие за заполнение и хранение трудовых книжек работников, упускают множество важных моментов. Такая халатность признается ошибкой.

Если некорректные записи обнаружены буквально сразу, тогда можно «на месте» заполнить новую трудовую книжку правильно. Если ошибки были выявлены через некоторый промежуток времени, то здесь придется повозиться.

Такие ошибки в будущем могут привести к потере страхового и трудового стажа работника.

Большие трудности также вызывает и оформление студентов вузов. Действительно, невозможно сделать запись данных об образовании, когда человек еще учится. Специалисты рекомендуют не вносить данные об образовании, пока студент не получит полноценного диплома о законченном высшем образовании.

Часто сотрудники отдела кадров ошибаются и в случаях с только что вернувшимися из армии солдатами. Трудовая книжка пуста, и возникает вопрос по поводу того, что ставить на первое место: запись о прохождении военной службы или запись о приеме на работу.

Согласно положениям правил ведения и хранения бланков трудовых книжек, срок службы в армии должен указываться непосредственно по месту работы сотрудника.

Поэтому целесообразно записать срок прохождения службы в армии, а далее указать запись о приеме на работу.

Последний немаловажный вопрос: как быть с трудовой книжкой сотрудника, который работает на испытательном сроке. Многие руководители ошибаются в том, что не заводят трудовые книжки на людей, которые определены на испытательный срок. Это грубое нарушение.

Ведь работодатель обязан открывать трудовую книжку после того, как сотрудник отработает пять дней на своем рабочем месте. Исключение – совместительство. Информацию о том, что сотрудник определен на испытательный срок, указывать в трудовой книжке не нужно.

Записи о повышении квалификации в трудовой книжке

В данной статье понятия «повышение квалификации» и «профессиональная переподготовка» в соответствии сост. 76 Федерального закона от 29.12.2012 № 273-ФЗ«Об образовании в Российской Федерации»будут объединены в термин «дополнительное профессиональное образование» (ДПО).

Почему не все кадровики вносят записи о повышении квалификации в трудовые книжки?

Публикация о внесении в трудовую книжку записей о ДПО неожиданно вызвала много вопросов. Читатели спрашивают:

• Как работник узнает, что он должен предоставить документ для внесения такой записи?
• Кто должен вносить такие записи? Можно ли внести их «задним числом»?
• Какова ответственность работодателя за невнесение этих записей в трудовую книжку?

Создалось впечатление, что для многих кадровиков эта тема стала открытием. И не без оснований. Повторюсь, что и я в своей практике ни разу не встречала во множестве трудовых книжек, прошедших через мои руки, таких записей.

Думаю, дело здесь в том, что кадровикам достаточно оригинала документа о ДПО, который работник предоставляет в отдел кадров, с которого снимается копия и помещается в личное дело.

Возможно, кадровики экономят место ДПО работника у них имеются, ни к чему дублировать это в трудовой книжке.

А может, дело как раз в том, что необходимость внесения такого рода записей не особенно обозначена в нормативных документах.

Как мы знаем, работа с трудовыми книжками регламентируется двумя основными документами:

 — Правилами ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утверждёнными Постановлением Правительства РФ от 16.04. 2003 № 225 «О трудовых книжках» (далее – Правила);

— Инструкцией по заполнению трудовых книжек, утверждённой Постановлением Минтруда России от10.10.2003 № 69 «Об утверждении Инструкции по заполнению трудовых книжек» (далее – Инструкция).

Именно в п. 21 Правил говорится о том, что в трудовую книжку вносятся записи о времени обучения на курсах и в школах по повышению квалификации, по переквалификации и подготовке кадров. И это единственное упоминание о записях такого рода.

https://www.youtube.com/watch?v=nw_W_xxIgWA

В качестве примера записи об установлении работнику квалификации в Инструкции приводится запись о получении работником второй профессии — «электрогазосварщик» с присвоением 3 разряда. Примеры записей о повышении квалификации или профессиональной переподготовке отсутствуют.

Частые вопросы о внесении записей о повышении квалификации в трудовую книжку

Исходя из формулировки п. 21 Правил: «по месту работы», можно сделать вывод, что записи вносит работодатель, во время работы у которого работник получил ДПО. А конкретно – специалист, на которого приказом по организации возложена обязанность ведения, хранения, учёта и выдачи трудовых книжек.

Указание на срок внесения записей о квалификации содержится в п. 10 Правил: «Все записи о выполняемой работе, переводе на другую постоянную работу, квалификации, увольнении, а также о награждении, произведенном работодателем, вносятся в трудовую книжку на основании соответствующего приказа (распоряжения) работодателя не позднее недельного срока».

Здесь такой нюанс: работодатель не издаёт приказ о повышении работником квалификации либо его профессиональной переподготовке.

Факт успешного прохождения работником программы ДПО подтверждается полученным документом: удостоверением о повышении квалификации либо дипломом о профессиональной переподготовке.

Следовательно, кадровик может внести запись лишь по предъявлении работником такого документа. А работник может и не знать, что он должен предоставить такой документ.

Поэтому здесь будет уместным взять с работника заявление, которым он просит внести запись в его трудовую книжку в соответствии с предоставленным документом. 

Заявление должным образом регистрируется, и в течение недели кадровик вносит в трудовую книжку нужную запись.

Знакомить работника с данной записью в личной карточке не нужно, т.к. в п. 12 Правил говорится, что работодатель обязан знакомить владельца трудовой книжки под роспись в его личной карточке лишь со сведениями о выполняемой работе, переводе на другую постоянную работу и увольнении.

При этом следует обратить внимание, что записи о ДПО вносятся в специальные разделы личной карточки — «Повышение квалификации» и «Профессиональная переподготовка».

Здесь порядок записи несколько отличается от порядка, установленного для трудовой книжки.

В конце есть графа «Основание», в которую могут вноситься реквизиты приказа о направлении работника на обучение либо о направлении в командировку, если её цель — получение ДПО. 

Если такого приказа не было, графа остаётся пустой. Вот как могут выглядеть записи из примеров первой публикации:

Что касается ответственности за невнесение таких записей в трудовую книжку, я нашла лишь одно «мнение из авторитетных источников», как оно названо на сайте http://alt-x-narod.ru. Персона достаточно известная – И.И.

Шкловец, заместитель руководителя Федеральной службы по труду и занятости. К сожалению, нет ссылки на документ (обычно это письма Роструда), возможно, это было какое-то интервью.

Из этого фрагмента понятно, что инспектор Гострудинспекции может как простить нарушителя, так и привлечь к ответственности:

«Из авторитетных источников

Шкловец И.И., Роструд

«Правила ведения и хранения трудовых книжек, а также Инструкция по заполнению трудовых книжек предписывают работодателю при приеме граждан на работу, требующую специальных знаний или специальной подготовки, делать на титульном листе трудовой книжки записи об образовании, профессии, специальности на основании соответствующих документов (Статья 65 ТК РФ; п. 2.1 Инструкции; пп. «б» п. 9 Правил). Если же работодатель не внес такие записи в трудовую книжку на основании принесенных работником документов, то в этом случае возможно привлечение работодателя к административной ответственности по ст. 5.27 КоАП РФ.

Представляется, что невнесение в трудовую книжку таких записей в случае, если поручаемая работа не требует специальных знаний или специальной подготовки, не нарушает прав и интересов работника и не является нарушением законодательства о труде. Вместе с тем в предписании инспектор может указать на необходимость внесения записи».

Как работник узнает, что он должен предоставить документы о повышении квалификации?

По моему мнению, работник должен предоставить документ о ДПО в следующих случаях:

• Квалификационные требования к должности, которую он собирается занять либо в порядке приёма на работу, либо в порядке перевода, предусматривают наличие ДПО по определённому направлению.
• Для прохождения аттестации необходимо наличие ДПО.
• Работник был направлен на ДПО работодателем, и по окончании курса обязан отчитаться о прохождении обучения.

Иногда работник может сам решать, предоставлять ли ему такой документ, в результате чего он получит некие бонусы, либо промолчать о наличии у него ДПО:

• Системой оплаты труда у данного работодателя предусмотрено установление стимулирующей надбавки за наличие ДПО.
• В данной организации наличие ДПО является обязательным условием выдвижения в кадровый резерв, продвижения по карьерной лестнице.

Если же работник получил ДПО в нерабочее время за свой счёт, и это образование не имеет отношение к его нынешней работе, он может не иметь никакого стимула заявлять о своей новой квалификации.

Законодательство в таком случае не обязывает его предъявлять полученные документы.

Более того, некоторые работники опасаются, что работодатель, узнав об их новых умениях, заставит их выполнять работу, не входящую в должностные обязанности.

©Татьяна Самородских, 2021

Читайте ещё о трудовых книжках:

• Безопасность информации в кадровой службе. Требования к помещениям и оборудованию
• Как я спасала трудовые книжки…
• 10 интересных фактов из истории трудовой книжки

Как правильно заполнить трудовую книжку — пошаговая инструкция

Трудовая книжка сохраняет в себе всю информацию о трудовой деятельности работника и используется для определения длительности его стажа. Действующие в настоящее время формы трудовой книжки и вкладыша установлены в Пост.

№ 225 от 16 апреля 2003 г. Как правильно заполнить трудовую книжку, указано в Пост. № 69 от 10 октября 2003 г.

Данные постановления содержат расхождения по некоторым вопросам, что требует обращения к Трудовому Кодексу и еще более затрудняет оформление трудовой книжки.

Это особенно верно в отношении частных предпринимателей, вынужденных брать на себя обязанность по ведению кадрового учета.

Малейшее отклонение от стандартов заполнения трудовой книжки ведет к недействительности внесенных сведений, как и различные ошибки, допущенные в самих записях.

Для устранения последствий в соответствующие графы вносятся исправления строго по установленному образцу. В исключительных случаях работнику выдается дубликат.

Когда открывается

Каждая трудовая книжка имеет собственный номер, выдается работнику на всю жизнь и не подлежит замене за исключением некоторых случаев.

Если у недавно принятого на работу сотрудника этот документ отсутствует, необходимо открыть ему новый.

В случае если таковой был, но по каким-либо причинам не может быть предоставлен, данная информация отражается в акте, который заверяется подписями: лица, выдающего новую трудовую книжку, работника и свидетеля.

https://www.youtube.com/watch?v=gBrjawwGOmQ

Документ заводится на сотрудника, проработавшего в компании не менее шести дней, и должен быть оформлен в течение недели со дня его трудоустройства. Данная процедура производится в присутствии работника, из чьей заработной платы впоследствии удерживается стоимость бланка.

Трудовая книжка, образец заполнения при приеме на работу:

Как заполнять

Все записи в трудовую книжку заносятся должностным лицом организации, уполномоченным на это приказом руководителя, чаще всего — работником отдела кадров.

В случае его отсутствия это может быть бухгалтер или директор предприятия. Документ подлежит регистрации в книге учета и хранится у работодателя вплоть до увольнения сотрудника или его перевода на другое место работы.

При необходимости работнику выдается выписка из книжки по месту требования.

Выписка из трудовой книжки — образец заполнения:

Записи ведутся разборчивым почерком, все слова приводятся в полном варианте, без каких-либо сокращений. Числовое выражение дат, характеристик и других сведений указывается только в арабских цифрах. Также нельзя записывать название месяца прописью.

Правильный формат заполнения даты: 05.03.2021. Допустимо использовать шариковые, гелевые и перьевые ручки. Содержащиеся в них паста, гель и чернила должны обладать повышенной устойчивостью к воздействию воды и ультрафиолетовых лучей.

Оптимальными являются синий, темно-фиолетовый и черный оттенки красящего пигмента.

Документы

Для заполнения трудовой книжки требуются:

• паспорт сотрудника (или другой документ, удостоверяющий личность);
• диплом об образовании;
• журнал учета трудовых книжек;
• свидетельство ИП или Устав организации;
• гербовая печать.

Подробно как заполнить титульный лист трудовой книжки смотрите в ролике

Трудовая книжка разделена на три части:

1. Титульный лист, содержащий сведения о владельце документа.
2. Сведения о работе, включающие в себя наименование предприятий, на которых осуществлялась трудовая деятельность и длительность таковой.
3. Раздел о награждениях.

Учтите, что правила заполнения трудовых книжек обязывают вносить коррективы в случае возможного изменения:

• названия компании (вкл. правовую форму);
• типа печати (использование разных в одной книжке – недопустимо!).

Титульный лист

На первой странице трудовой книжки нужно указать всю информацию о работнике, руководствуясь предоставленными им документами. Она должна содержать:

• Ф И О владельца;
• дату рождения (в числовом выражении);
• уровень образования (среднее, среднее специальное, высшее);
• наименование профессии, указанной в дипломе;
• дату открытия трудовой книжки;
• подпись сотрудника;
• подпись лица, заполнявшего документ;
• гербовую печать организации.

Титульный лист трудовой книжки, образец заполнения 2021:

Сведения о работе

Каждая страница среднего и наиболее обширного раздела состоит из четырех граф, содержащих:

1. Порядковый номер записи (начиная с № 1 и далее).
2. Дату приема на работу и других событий.
3. Саму запись, представляющую собой сведения об организации (ее полное и сокращенное название), наименование должности (с указанием квалификации) и подразделения. Помимо факта принятия на работу, здесь фиксируются также случаи перевода на другую должность и увольнения. Сведения об этом должны быть внесены в графу в течение 7 дней со дня выхода приказа, за исключением записи об увольнении, которая составляется непосредственно в день его совершения.
4. Документальное подтверждение записи — наименование приказа, дата его выпуска и номер (именно в этом порядке).

Подробно как делать записи о работе в трудовой книжке смотрите в видео

Дополнительные сведения

Раздел, содержащий сведения о работе, может включать в себя и дополнительную информацию:

1. По желанию работника в него вносятся сведения о работе по совместительству. Запись производится на основании документов, предоставленных другим предприятием, на котором работник устроен на совмещенную должность. При этом используются те же принципы заполнения графы, что и при внесении сведений об основной работе. Трудовая книжка должна храниться у служащего отдела кадров по месту основной работы, который единственный вправе вносить в нее какую-либо информацию.
2. Приобретение второй профессии, получение разряда, повышение квалификации также отражаются в данном разделе.
3. Если имеет место переименование предприятия, делается соответствующая запись с указанием документа, послужившего основанием для этого. Данная информация сможет объяснить расхождение в печатях, поставленных при трудоустройстве и увольнении сотрудника. Те же действия выполняются при переименовании должности.
4. В случае реорганизации предприятия в разделе отмечается увольнение работника с последующим его приемом в новую компанию.

Образец заполнения трудовой книжки при ликвидации ООО:

Примеры

А. С. Копачева поступила на должность юрисконсульта в ОАО «Авелан» 27 февраля 2021 г. 12 августа 2021 г. она была переведена на должность старшего юрисконсульта. Данный факт был отражен в разделе «Сведения о работе».

№ записи Дата: Число Месяц Год Сведения о приеме на работу,.. Наименование, дата и номер документа, на основании которого внесена запись

1	2	3	4
Открытое акционерное общество «Авелан»
4	27 02 2021	Принята на работу на должность юрисконсульта	Приказ № 7/К от 27.02.2021 г.
12 08 2021	Переведена на должность старшего юрисконсульта

Как исправить в трудовой книжке неверную запись об увольнении и неточности в названии организации

На данном примере можно отследить следующие моменты, которые необходимо учитывать при внесении данных о том, что запись ошибочная:

1. Нужно указать номер ошибочной формулировки.
2. Нужно сослаться на номер документа, подтверждающего ошибочность.
3. Нужно указать дату внесения неверной записи и дату исправления, таким образом, можно признать формулировку недействительной, и в соответствии с правилами исправить ошибку. Итак, подытожим вышесказанное, какие же записи можно признать неверными:
   • Не соответствующая действительности. К примеру, внесена ошибочная фраза об увольнении сотрудника.
   • Неправильно оформленная, не соответствующая официальному стилю заполнения трудовой книжки.
   • Неполная, к примеру, такая, в которой нет номера приказа или нет даты выхода распоряжения и т.

Изменения, вносимые на титульном листе

Титульный лист включает в себя сведения о работнике

Заполняя данную графу, важно вносить все записи корректно и в полном объеме

При изменении имени, отчества, фамилии (например, при вступлении в брак), а также даты рождения проводятся следующие действия:

• старые данные зачеркиваются только одной чертой}
• далее записываются новые данные}
• на обложке, с внутренней стороны, делается ссылка с номером и датой документа (это может быть паспорт, свидетельство о браке и др.) и заверяется это подписью и печатью уполномоченного лица.

Но что делать, если неправильно сделали запись в трудовой книжке, и ошибка была сделана в написании фамилии, имени или других данных? Тогда возможны два решения такой проблемы:

1. Если ошибка допущена, когда заполнялся титульный лист книжки впервые, то составляется соответствующий акт, а испорченный бланк уничтожается. Обычно за испорченный бланк работодатель не взимает деньги с работника.
2. Если ошибка была обнаружена гораздо позже, то наиболее правильным выходом из такой ситуации будет обращение в суд, чтобы признать принадлежность этой трудовой книжки.

Такие изменения иногда вносят именно по месту работы, где и была допущена ошибка, или даже по текущему месту работы, но при наличии документа от работодателя, который сделал ошибку. В таком случае изменения вносятся так же, как и при изменении данных.

https://www.youtube.com/watch?v=YdFXtvSBYVo

Но следует помнить, что вариант внесения изменений без обращения в суд является спорным и может быть рассмотрен как несоблюдение норм ведения трудовых книжек.

Также стоит задать вопрос о том, как работодатель определил, что эта трудовая книжка принадлежит человеку, предоставившему паспорт? В мире существуют однофамильцы, у которых могут даже и имя, и дата рождения совпадать.

Новые записи о профессии или специальности, образовании

Очень часто, оформляя трудовую книжку впервые, работник может к тому времени не закончить учебное заведение. Тогда в трудовой книге будет вписано в графе «образование», например, «неоконченное высшее».

В этом случае при получении диплома служащий должен обратиться к работодателю и попросить внести изменения в трудовую книгу по данному факту. То же самое происходит и при получении новой профессии или специальности.

То есть в данном случае делается дополнение, а никак не исправление, и предыдущие данные не зачеркиваются.

Стоить помнить, что в случае внесения дополнений давать ссылку на удостоверения или дипломы на внутренней стороне книжки не нужно.

При обучении в вузе на момент оформления трудовой не стоит оставлять строку «образование» пустой. На основании студенческого билета, зачетной книжки или справки из вуза делается запись о неоконченном высшем образовании.

Недействительность записи в трудовой причины и правовые последствия

Самые распространённые ошибки, которые допускают кадровики при оформлении данных о трудоустройстве, касаются формулировок в должности (штатной единице), указанной в трудовом соглашении.

Причина здесь — элементарная невнимательность, ведь зачастую должность в обиходе называется сокращённо, а по штатному расписанию она идёт с другим названием.

Такая запись в трудовой может повлечь за собой несостыковки со штатным расписанием со всеми вытекающими отсюда последствиями

Важно это и для работника, ведь отсутствие определения может понизить статус ведущего сотрудника до рядового, что может отразиться на дальнейшем трудоустройстве и зарплате

Ошибка в должности может иметь нагативные последствия и для нанимателя, и для сотрудника

При ошибках в формулировках статьи при увольнении работника действует та же схема, только страдает здесь в большей степени работник. Ведь при дальнейшем поиске работы следующий наниматель пристальным образом оценивает причину ухода с предыдущего места работы. Здесь выход один — писать заявление и требовать исправления.

Ещё один вариант, когда ранее сделанная запись признаётся недействительной, — восстановление работника в трудовых правах судебной инстанцией или Инспекцией по труду.

При восстановлении работника на предприятии по решению суда в трудовую книжку вносится запись об этом

Самый сложный вариант — когда при оформлении перевода специалиста на другую должность кадровик вносит в трудовую запись и заверяет её визой руководителя и печатью предприятия.

Это грубейшее нарушение правил оформления трудового документа, так как подпись руководства и штамп предприятия могут быть поставлены в документ только при увольнении сотрудника. По факту такая запись не считается записью, соответственно, и признать её недействительной невозможно.

Исправить такой текст нельзя. В этом случае нужно менять трудовую, оформляя дубликат с исправлением этой ошибки.

Когда ошибка вкралась в титульный лист трудовой книжки, где указаны сведения о работнике, последствия могут быть самыми серьёзными.

Несоответствие личных данных в трудовой книжке и других документах может сделать её недействительной, так как под вопросом будет её принадлежность.

Если ошибку не исправить, такой документ могут не принять в Пенсионном фонде в качестве подтверждения трудового стажа. Это может произойти, если на титул-листе есть:

Опечатки или ошибки

Особенно это важно при оформлении Ф. И

О., здесь ошибка в одной букве, пропуск литеры и даже буква «е» вместо «ё» могут сыграть ключевую роль. Зачёркивания или корректировки без ссылок на соответствующие правоустанавливающие документы.

Исправления данных путём их перекрывания корректорами или затирки ластиком. Отметка о выдаче трудовой книжки физическим лицом. Согласно действующим нормативным актам, наниматель, являющийся физ.

лицом (не предпринимателем), не имеет права выдавать трудовые, а также фиксировать в них факт работы у него.

https://www.youtube.com/watch?v=jh-Z5_8Jjqc

Другая информация, несоответствующая действующим документам.

Принадлежность трудовой книжки с некорректными личными данными можно установить в судебном порядке, но это потребует определённых усилий.

Исправление сделанной записи

Исправление информации, содержащейся на титуле трудовой книжки, можно делать, руководствуясь инструкциями и правилами, регламентирующими ее заполнение. В этом случае нужно аккуратно зачеркнуть ошибку горизонтальной линией и рядом написать правильный вариант. После этого можно запись в трудовой книжке считать недействительной.

Дополнение совершенной записи

Отменить совершенную запись можно по различным основаниям.

Особенно это касается ситуации, когда у сотрудника компании при поступлении на работу было одно высшее образование, отличное от его работы, но в течение определенного времени он закончил другое учебное заведение и получил соответствующую профессию.

Это означает, что сотрудник отдела кадров должен задаться вопросом, как правильно аннулировать запись в трудовой книжке, сделанную ранее. В этом случае запись можно не зачеркивать, а просто дополнить через запятую появившимися сведениями.

Недействительность записи

Случается так, что после внесения какой-либо записи в трудовую книжку, в частности, информации о должности, дате зачисления на работу, сроке увольнения, награждениях сотрудника за особые заслуги и т.д., обнаруживается, что запись неверна. Возникает логичный вопрос: как написать в трудовой книжке, что запись недействительна?

Зачеркивать в этих разделах нельзя ничего, равно как и подделывать сведения либо замазывать их корректирующим средством. Запись о том, что внесение записи в трудовой книжке считать недействительной должна быть сделана в строго определенном порядке.

Завершить данную процедуру следует повторением номера и даты приказа в графе 4, на основании которого трудовая книжка была неверно заполнена. В случае, если данный приказ был составлен с ошибкой, его следует отменить. После этого в графу 4 внести реквизиты отменившего приказа.

По такому принципу вносятся исправления всех неправильных либо неточных сведений, в частности, о поступлении на работу, переводе в другое подразделение, увольнении, а также различного рода награждениях, полученных сотрудником за период трудовой деятельности у каждого работодателя. Недействительной также признается запись, которая по решению суда, Рострудинспекции или самого работодателя признана таковой. Особенно это касается случаев увольнения либо перевода работника.

https://.com/watch?v=UgjGFi6_h8A

Как регулируется ситуация, когда необходимо в трудовой книжке считать запись недействительной

Исследуемая нами ситуация регламентируется следующими нормативными актами:

1. Трудовым кодексом РФ (далее — ТК РФ) в части правильности определения оснований увольнения и иных сведений (например, гл. 13).
2. Пунктом 22 раздела I, разделом III Правил ведения и хранения трудовых книжек, утв. постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225 (далее — Правила), в которых указывается общий порядок исправления недочетов.

Примеры оформления записей в трудовой книжке | СБИС Помощь

Записи в трудовую книжку вносятся на основании приказа или распоряжения руководителя и должны соответствовать правилам, установленным законодательством. СБИС подскажет, что записать в трудовой при приеме, увольнении или переводе сотрудника.

Рассмотрим на примере типичных кадровых ситуаций, как оформляются записи в трудовой книжке.

Заполнение титульного листа

1. Заполните данные работника: фамилию, имя, отчество, дату рождения.
2. Укажите уровень образования, а также профессию или специальность нового сотрудника.
3. Проставьте дату заполнения трудовой книжки.
4. Дайте подписать сотруднику и подпишите сами.

Запись о приеме на работу

1. В графе 3 укажите полное наименование организации и сокращенное, если оно есть.
2. В графе 1 поставьте порядковый номер новой записи. Он должен располагаться на следующей строке после названия организации.
3. В графе 2 укажите дату приема на работу, например «25.11.2021».
4. В графе 3 сделайте запись о приеме.

   Впишите наименование должности, специальности или профессии с указанием квалификации. Если сотрудник принят на работу в определенный отдел, впишите его название.

5. В графе 4 укажите дату и номер приказа или иного решения работодателя, согласно которому работник принят.

Если сотрудник принят на работу в обособленное подразделение, в графе 3 в качестве названия отдела укажите его наименование.

Запись о переводе

1. В графе 1 поставьте номер новой записи, в графе 2 — дату перевода.
2. В графе 3 сделайте запись о переводе с указанием подразделения, должности, специальности или профессии с указанием квалификации.
3. В графу 4 занесите дату и номер приказа о переводе.

Запись о работе по совместительству

Если вы оформляете прием на работу по совместительству, не нужно запрашивать трудовую книжку у сотрудника. По желанию сотрудника основной работодатель внесет запись в его трудовую книжку о трудоустройстве у вас.

https://www.youtube.com/watch?v=mH2iCYK-tms

И наоборот — когда ваш сотрудник устраивается на работу по совместительству в другую организацию, он может попросить вас указать это в трудовой книжке.

Для этого ему требуется предоставить справку о работе в организации, где указано ее название, должность сотрудника, дата и основание приема на работу.

Справка должна быть подписана руководителем или другим уполномоченным лицом и заверена печатью организации.

Также в качестве подтверждающего документа сотрудник может предъявить заверенную копию приказа о приеме на работу в другую организацию.

1. В графе 1 поставьте номер новой записи, в графе 2 — ее дату.
2. В графе 3 введите полное и краткое название организации, в которую сотрудник устроился по совместительству, и наименование должности, специальности или профессии с указанием квалификации.
3. В графе 4 укажите реквизиты документа (копии приказа), согласно которому сотрудника приняли на работу в другую организацию. Занесите в трудовую дату и номер.

Исправить запись в трудовой книжке

Если в записи допущена ошибка, ее нельзя зачеркивать. Чтобы изменить данные, сначала сделайте отметку о том, что старая запись недействительна. После этого можно внести правильную запись.

1. В графе 1 поставьте номер новой записи, в графе 2 — дату ее внесения.
2. В графе 3 укажите, какая запись признана недействительной. Например «Запись за № 2 недействительна».
3. Внесите правильную запись. В графе 4 повторите дату и номер приказа старой (неправильной) записи или нового распоряжения, на основании которого внесли правильную запись.

Запись об увольнении

1. В графе 1 поставьте порядковый номер записи, в графе 2 укажите дату увольнения.

2. В графе 3 сделайте запись об увольнении. Укажите причину увольнения. Она должна быть записана точно так же, как в приказе о расторжении трудового договора — со ссылкой на статью Трудового кодекса РФ.

3. В графу 4 занесите дату и номер приказа об увольнении.
4. В графе 3 укажите должность, подпись и расшифровку подписи специалиста, который вносил изменения. Поставьте печать организации.

5. Дайте сотруднику расписаться в трудовой книжке, чтобы подтвердить согласие с записями о работе в организации.

Увольнение в порядке перевода

1. В графе 1 поставьте порядковый номер записи, в графе 2 укажите дату увольнения.

2. В графе 3 укажите причину увольнения и название организации, в которую сотрудник перевелся. Дайте ссылку на статью ТК РФ.
3. В графу 4 занесите дату и номер приказа об увольнении.

4. В графе 3 укажите должность, подпись и расшифровку подписи специалиста, который вносил изменения. Поставьте печать организации.

   Дайте сотруднику расписаться в трудовой книжке, чтобы подтвердить согласие с записями о работе в организации.

5. В графе 3 в виде заголовка отразите полное и сокращенное наименование организации (если оно есть), в которую перевелся сотрудник.
6. Под заголовком в графе 1 укажите порядковый номер записи, в графе 2 — ее дату.

7. В графе 3 сделайте запись о приеме на работу с указанием подразделения и должности, а также причиной — «в порядке перевода».
8. В графу 4 занесите дату и номер приказа о приеме на работу.

Увольнение в связи со смертью сотрудника

1. В графе 1 поставьте порядковый номер записи, в графе 2 укажите дату увольнения.

2. В графе 3 укажите причину прекращения трудового договора — «в связи со смертью сотрудника» — со ссылкой на статью в ТК РФ.
3. В графу 4 занесите дату и номер приказа об увольнении.

4. В графе 3 укажите должность, подпись и расшифровку подписи специалиста, который вносил запись. Поставьте печать организации.

Внести изменения при смене фамилии

1. На титульной странице трудовой книжки зачеркните старую фамилию сотрудника и впишите новую.
2. На обратной стороне обложки впишите причину смены фамилии со ссылкой на документ-основание. Например, свидетельство о регистрации брака.
3. Укажите свою должность и фамилию. Распишитесь и поставьте печать организации.

Внести изменения в сведения об образовании

На титульной странице трудовой книжки впишите новые данные об образовании сотрудника.

🔍 Видео