Акт передачи трудовой книжки

Акт приема-передачи трудовых книжек потребуется при смене или увольнении лица, уполномоченного за учет и хранение этих документов. Как правильно составить и оформить акт, расскажем в статье.

Скачайте полезный документ:

Когда нужен акт приема-передачи трудовых книжек

Трудовые книжки и вкладыши в них приравниваются к документам строгой отчетности. Они содержат персональные данные и сведения о периодах трудовой деятельности, на основании которых будет назначаться пенсия.

Поэтому к ведению, хранению и учету трудовых книжек предъявляют особые требования. Они установлены «Правилами ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей».

В соответствии с Правилами, для учета бланков, заполненных трудовых книжек и вкладышей организация ведет специальные журналы:

• Приходно-расходную книгу по учету бланков трудовой книжки и вкладышей в нее.
• Книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей в них.

Ответственные за учет, хранение и ведение назначаются приказом директора.

При таком строгом порядке смена ответственного предполагает оформление акта приема-передачи трудовых книжек.

Акт является подтверждением того, что один сотрудник передал документы, а второй — получил их в полном объеме и в надлежащей сохранности.

Как принять документы по акту приема-передачи трудовых книжек

Шаг 1. Убедитесь, что теперь ответственным за учет и хранение трудовых книжек назначены вы.

Приказ о передаче дел оформляют в любом случае, даже когда в должностной инструкции оговорена обязанность работать с трудовыми книжками и вкладышами в них.

Шаг 2. Проверьте место хранения трудовых книжек. Для этого должен быть выделен сейф или несгораемый шкаф.

Шаг 3.Проверьте информацию. Перед тем, как заполнить акт приема-передачи трудовых книжек (образец):

1. Проверьте, совпадает ли количество книжек, указанных в акте, с поименным списком сотрудников компании.
2. Пересчитайте сдаваемые бланки, убедитесь, что их количество соответствует тому, что указано в акте.
3. Ознакомьтесь с заполненными документами. Узнайте, внесены ли в них актуальные на текущую дату сведения.

Бланк акта приема-передачи трудовых книжек должен содержать графу «Примечание».

В нее вносите все найденные в ходе процедуры передачи документов замечания.

Они могут касаться отсутствия, повреждения, неправильного оформления записей. 

Еще по теме: Кто в организации должен отвечать за учет, ведение и хранение трудовых книжек 

Как утвердить акт приема-передачи трудовых книжек (образец)

Законодательство не предусматривает регламентов и правил по составлению акта приема-передачи трудовых книжек.

Эти регламенты и правила работодатель может разработать и утвердить внутренним нормативным актом.

Например, Положением о делопроизводстве или Положением о кадровой службе.

Если предприятие крупное и численность его сотрудников превышает несколько сот человек, может потребоваться специальная комиссия. В этом случае Положением оговаривается:

• Порядок создания комиссии, которая принимает участие в проверке и передаче кадровых документов, ее состав.
• Порядок работы комиссии: процедура сверки документов, форма акта приема передачи трудовых книжек, образец его бланка и заполнения.

Как оформить акт приема-передачи трудовых книжек

При составлении бланка акта учтите, что с 1 июля 2021 года действует новый ГОСТ Р 7.0.97-2021. Он устанавливает основные требования к оформлению распорядительной документации.

Как правило, акт приема-передачи трудовых книжек оформляется в виде таблицы. В нее вносят:

• фамилию, имя и отчество владельца документа,
• вид бланка (книжка или вкладыш),
• серию и номер.

При передаче бланков в таблице будет достаточно указать порядковый номер, серию и номер документа. Под каждой таблицей указывается общее количество документов каждого вида.

https://www.youtube.com/watch?v=nfNtEfkAklQ

Заполненный акт заверяют подписями лица, сдавшего документы и лица (лиц) принявших их.

Перед подписями должна быть указана должность подписавшего лица, а также стоять расшифровка.

При утере документов составляется отдельный акт, в котором передающий книжки сотрудник должен указать причины их отсутствия.

Ответственным за сохранность трудовых книжек является работодатель. Они хранятся у него в течение всего периода работы.

Но в некоторых случаях, например, для подсчета стажа при оформлении пенсии, работнику может потребоваться этот документ для предъявления в Пенсионный фонд.

Учтите, что акт приема-передачи трудовой книжки работнику составлять не нужно — в качестве подтверждения того, что документ им получен, он может составить расписку и поставить заверяющую подпись в книге учета движения трудовых книжек. Образец такой расписки представлен на рисунке.

Расписка в получении трудовой книжки

Скачать

Вывод

Образец акта приема-передачи трудовых книжек необходимо разработать организации самостоятельно.

Он заполняется при передаче кадровых документов и гарантирует своевременное обнаружение нарушений порядка учета и хранения трудовых книжек.

art/385376-akt-priema-peredachi-trudovyh-knijek-19-m3

Акт передачи трудовых книжек

Составляется акт в единственном экземпляре, который после оформления надлежащим образом и окончательного завершения приема-передачи документов передается на хранение в архив компании, где он и должен содержаться на протяжении установленного законом периода.

1. Сначала необходимо издать от лица руководителя компании приказ, в котором будет указана необходимость передачи документов и назначено новое ответственное лицо.
2. Затем на основании этого приказа производится непосредственная передача трудовых книжек, вкладышей в них и чистых бланков, которая должна сопровождаться их ревизией, т.е. осмотром, проверкой, и подсчетом.

Акт приема-передачи трудовых книжек

Составление же акта приема-передачи трудовых книжек понадобится для передачи хранящихся у работодателя трудовых книжек от одного уполномоченного лица другому, т.к. вместе с такой передачей переходит и соответствующая статусу этих документов ответственность.

К примеру, кадровый работник, ответственный за хранение и ведение трудовых книжек, принял решение уволиться, о чем сообщил работодателю в соответствующем заявлении. Работодателю в этом случае надлежит назначить лицо, временно исполняющее обязанности увольняемого кадрового работника и организовывать передачу дел.

Акты по трудовой книжке

В день увольнения сотруднику возвращается книжка. В случае, если по каким-то причинам он отказывается ее забирать, составляется акт.

Он подписывается сотрудником отдела кадров, а также двумя свидетелями отказа.

В нем указывается ФИО работника, должность, причина увольнения, а также то, что ему было предложено получить документ в отделе кадров предприятия.

Желательно указать мотивы отказа от получения и дату составления. Это имеет большое значение при возникновении трудовых споров.

Испорченные при заполнении бланки и вкладыши подлежат уничтожению с составлением соответствующего акта.

Для того, чтобы списать испорченные документы, руководитель должен издать приказ, который бы разрешал создание комиссии для проведения списания.

Сформированной комиссии предъявляются испорченные бланки. Составляется акт на списание трудовых книжек, образец заполнения смотрите ниже.

В нем указываются номера книжек, их количество, причины списания. Далее происходит их уничтожение.

Затем по окончании проверки составляется акт приема и передачи документации в целом и отдельный акт о передаче книжек о труде уже другому работнику, который в соответствии с приказом будет исполнять обязанности кадрового работника на предприятии и отвечать за сохранность вверенных ему документов.

Акт приема-передачи трудовых книжек и вкладышей в них

Документ составляется в свободной форме, но с указанием некоторых обязательных реквизитов.

https://www.youtube.com/watch?v=CAfvmlsOATo

В акте приема-передачи трудовых книжек и вкладышей в них указываются ФИО и должности составителя акта и как минимум двух свидетелей.

Акт приема-передачи трудовых книжек

Трудовые книжки, а также вкладыши в нее являются документами строгой отчетности. В данных документах содержатся персональные данные сотрудников, а также сведения о временных отрезках их трудовой деятельности у того или иного работодателя. На основании данных, указанных в трудовой, гражданину начисляется пенсия.

Данные Правила учет бланков трудовых, заполненных книжек и вкладышей к ней происходит в специальных журналах:

1. Приходно-расходной книге учета бланков трудовой книжки, а также вкладышей к ней.
2. Книга учета движения трудовых книжек, а также вкладышей к ней.

Лицом, ответственным за трудовые книжки (их учет, ведение и хранение), является сотрудник, назначенный приказом директора.

В случае смены ответственного лица потребуется составление такого документа, как акт приема-передачи трудовых книжек.

Данный акт будет подтверждать тот факт, что одним сотрудником оформлена передача другому указанных документов. При этом второй сотрудник получил данные документы в указанном объеме и в надлежащем виде.

Правила оформления акта приема-передачи трудовых книжек

Порядок действий	Подробное описание
Оформление приказа	В первую очередь необходимо убедиться в том, кто именно назначен ответственным лицом. При этом приказ потребуется оформить в любом случае, даже если в должностной инструкции предусмотрена обязанность работы с трудовыми книжками (вкладышами в трудовую).
Проверка места хранения трудовых книжек и вкладышей к ней	Для этих целей работодатель должен выделить либо специальный сейф, либо несгораемый шкаф.
Проверка информации, указанной в акте приема-передачи трудовых	Указанное в акте число трудовых должно соответствовать перечню сотрудников компании. Далее производится подсчет бланков, передаваемых по акту. с передаваемыми заполненными трудовыми книжками необходимо ознакомиться. При этом проверяется все ли актуальные сведения внесены в данный документ.

★ Книга-бестселлер «Бухучет с нуля» для чайников (пойми как вести бухгалтерский учет за 72 часа)куплено {amp}gt; 8000 книг

Законодательством не установлены специальные требования и правила по составлению такого документа, как акт передачи трудовых.

Однако, данные правила работодатель вправе разработать самостоятельно, после чего утвердить их во внутренних документах компании. Это можно зафиксировать в Положении о делопроизводстве, либо в Положении о кадровой службе.

1. Порядок, по котором происходит создание комиссии, принимающей участие в проверке и передаче документов. Также определяется состав такой комиссии.
2. Порядок работы созданной комиссии. При этом определяется порядок сверки документов, а также форма акта приема-передачи, бланк этого документа и образец заполнения данного документа.

Акт передачи трудовых обычно оформляется в виде таблицы, в которую заносится следующая информация:

1. Сведения о владельце трудовой книжки (ФИО работника).
2. Вид бланка (трудовая или вкладыш к ней).
3. Серия и номер трудовой.

Осуществляя передачу трудовых, в данной таблице указываются сведения о документах (их номер и серию). Под таблицей указывается общее число документов одного вида. После заполнения акт заверяется лицом, сдавшем по данному документу книжки и лицом, принявшим их по данному акту. перед подписями указывается должность лица, подписывающего документа, а также расшифровка его подписи.

https://www.youtube.com/watch?v=oyUWlUrmdDU

Образец акта приема-передачи трудовых книжек

Учитывая, что законом не регламентирована процедура передачи книжек о труде, а также кадровой документации от одного кадрового работника другому, акт приема и передачи не имеет установленной формы, соответственно он оформляется в произвольной форме, но с подробным приведением данных.

Как было сказано выше, при увольнении кадрового работника для начала на предприятии издается приказ о создании комиссии, которая собственно и будет принимать дела, а также проверять наличие книжек о труде в соответствии с данными отраженными в книгах учета оговоренных документов.

В состав комиссии войдут следующие работники:

• юрист;
• начальник кадровой службы;
• один из заместителей директора предприятия;
• кадровый работник, передающий дела;
• кадровый работник, принимающий дела.

Затем на основании приказа уже будет разработано Положение о работе комиссии, которая собственно и будет руководствоваться им при оформлении передачи книжек о труде и составлении акта.

Правила составления

Акт приема-передачи книжек и дополнительных вкладышей к ним, конечно, не имеет установленной формы, но, тем не менее, некоторые данные в оговоренном документе нужно отразить в обязательном порядке, так как только подробное описание каждого переданного документа поможет избежать проблем в дальнейшем.

Трудовые книжки – один из важнейших документов, создаваемый и хранимый при определенных условиях. Кадровый специалист несет ответственность за правильное заполнение и сохранность книжек.

Поэтому, если он увольняется или переводится, книжки передаются новому работнику только при соблюдении целого ряда условий, установленных Постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225.

Это позволит избежать возможных споров и административной ответственности, если будут обнаружены недостача книжек или вкладышей (ст. 5.27 КоАП).

В первую очередь руководитель организации выпускает приказ. Распоряжение сообщает о том, что возникла необходимость передать массив хранимых трудовых книжек и назначает ответственного сотрудника. После этого проводится ревизия книжек и передача. Одновременно оформляется специальный акт приема-передачи, также в журнал учета движения книжек вносится соответствующая запись.

На больших предприятиях целесообразно ревизию осуществлять силами комиссии. В ней должно быть не менее двух человек, работающих в этой же организации. Обычно в комиссию входят один из заместителей директора, руководитель кадровой службы, юрист, «старый» и новый ответственные кадровики. Создание комиссии также оформляется путем выпуска приказа.

Как оформить

Акт может состоять из одного или нескольких листов, прошитых и скрепленных печатью. Кроме того, при подшивании акта необходимо оформить документ по всем правилам: указать дату составления, количество листов и заверить подписями членов комиссии и руководителя. Печать ставить необязательно.

Помарок лучше не допускать, но если они все же вкрались – аккуратно зачеркнуть, вписать нужные сведения и указать «Исправленному верить».

1. Акт всегда начинается с названия организации. Далее идет название документа. Эти два пункта пишутся посередине строки – для удобства восприятия.

2. Под заголовком традиционно оставляют место для визы утверждения руководителем и даты подписания.

3. Ниже помещается информация о работниках, передающем книжки и принимающем. Удобно использовать формулировку «По состоянию на «дата» таким-то работником (ФИО и должность) передаются, а таким-то принимаются».

4. После этого вносится табличная часть, содержащая сведения о трудовых книжках и вкладышах. Она завершается итоговыми цифрами подсчета. Кроме того, целесообразно дополнить акт еще одним листом. В нем указать наличие чистых бланков.

5.Завершается акт информацией о том, что новому кадровому специалисту передается определенное количество трудовых книжек, журнал учета их движения и приходно-расходная книга бланков.

6.Акт заверяется подписями членов комиссии (с расшифровкой), с указанием должностей и даты.

Related posts:

Акт передачи трудовых книжек

Прием на работу гражданина любого статуса осуществляется в соответствии с письменным распоряжением руководителя субъекта хозяйствования.

Документ оформляется в трехдневный срок со дня начала работы. Основанием для его составления является заявление человека с просьбой принять его на работу. В приказе отображается информация в полном объеме о характере трудовых взаимоотношений.

В нем указывается дата, с которой человек устроился на работу, его профессия или должность, режим рабочего дня и величина заработной платы. Приказом подтверждается факт трудоустройства человека.

Его текстовая часть должна быть составлена в соответствии ТК РФ и синхронизирована с положениями трудового договора. Наличие противоречий является законодательным нарушением.

https://www.youtube.com/watch?v=JUuamD_hPd0

Категории работников, для которых применим режим сокращенного рабочего дня

Работник должен ознакомиться с приказом, который заверен работодателем и печатью компании, если это предусмотрено внутренним положением о делопроизводстве. Копия документа предоставляется сотруднику, который должен поставить свою подпись на оригинале, свидетельствующую о передачи бумаги.

Испытательный срок

Приказ о приеме на работу

Работодатель вправе установить для соискателя испытательный срок. В такой ситуации человек будет трудоустроен на постоянной основе только после осуществления проверки профессионального соответствия.

Несмотря на отсутствие признаков постоянства в таком типе взаимоотношений сторон, оформление трудового договора обязательно.

В нем должно быть оговорено, что к работнику применяется испытательный срок, указана его продолжительность, порядок проведения и условия, при которых соискатель будет принят на постоянную работу.

На протяжении всего периода испытательного срока, работник должен осуществлять профессиональную деятельность в рамках стандартных должностных обязанностей.

В процессе их выполнения на него распространяются действия внутренней нормативной документации и правил трудового распорядка на предприятии. Труд работника в этот период должен быть оплачен в соответствии с заранее оговоренными расценками.

К кому не может быть применено

Испытание не назначается несовершеннолетним работникам, лицам, которые были приняты на конкурсной основе или на выборную должность. Оно также не может быть применено к соискателям, впервые трудоустраивающимся на работу после окончания среднего или высшего учебного заведения, при условии, что с момента получения диплома не прошло одного года.

Испытательный срок не актуален для беременных женщин и для соискательниц, имеющих детей в возрасте до 1,5 года. Его не назначают, если человек устраивается на работу на срок, не превышающий 2 месяца или при трудоустройстве по переводу на основании предварительного соглашения всех сторон.

Когда необходима дополнительная документация

Некоторые руководители субъектов предпринимательства дополнительно требуют от соискателей справки об отсутствии судимости и административных наказаний по определенным статьям.

Для работников, претендующих на рабочее место, условия труда которых можно отнести к опасным и вредным, что подтверждено результатами проведенной аттестации, необходимо прохождение медицинского осмотра с целью получения справки о профессиональной пригодности. Для некоторых специальностей, для ее получения понадобиться дополнительный наркологический, психиатрический и психофизиологический контроль.

Запись в трудоой книжке

Водителям необходимо дополнительно предъявить водительское удостоверение, которое является основным критерием его приема на работу. Узким специалистам понадобятся документы, подтверждающие их профессиональную компетентность.

Для работников образовательной и пищевой сферы понадобятся медицинские книжки. Медикам придется дополнительно сдавать анализы на инфекции, вероятность заражениями которых от клиентов велика.

Справка об их отсутствии свидетельствует, что специалист может работать с людьми, поскольку не несет потенциальной угрозы их здоровью.

Возможно понадобятся бумаги, подтверждающие факт прививки от определенных болезней.

Законом определено нарушение работодателем норм трудового права в случае, если он требует предъявления от соискателя документов, не предусмотренных в трудовом законодательстве.

Если человек впервые устраивается на работу, то в обязанности руководителя компании входит оформление ему трудовой книжки и СНИЛС. При отсутствии этих документов по причине их утери соискателем, они должны быть оформлены работодателем на основании письменного заявления.

spravochnik-predprinimatelya/rabota-po-najmu/oformlenie-po-tk-rf-eto-kak.html

Когда нужен акт приема-передачи трудовых книжек

Трудовые книжки и вкладыши в них приравниваются к документам строгой отчетности. Они содержат персональные данные и сведения о периодах трудовой деятельности, на основании которых будет назначаться пенсия.

Поэтому к ведению, хранению и учету трудовых книжек предъявляют особые требования. Они установлены «Правилами ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей».

В соответствии с Правилами, для учета бланков, заполненных трудовых книжек и вкладышей организация ведет специальные журналы:

• Приходно-расходную книгу по учету бланков трудовой книжки и вкладышей в нее.
• Книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей в них.

Ответственные за учет, хранение и ведение назначаются приказом директора.

При таком строгом порядке смена ответственного предполагает оформление акта приема-передачи трудовых книжек. Акт является подтверждением того, что один сотрудник передал документы, а второй — получил их в полном объеме и в надлежащей сохранности.

Как принять документы по акту приема-передачи трудовых книжек

Шаг 1. Убедитесь, что теперь ответственным за учет и хранение трудовых книжек назначены вы. Приказ о передаче дел оформляют в любом случае, даже когда в должностной инструкции оговорена обязанность работать с трудовыми книжками и вкладышами в них.

https://www.youtube.com/watch?v=nw_W_xxIgWA

Шаг 2. Проверьте место хранения трудовых книжек. Для этого должен быть выделен сейф или несгораемый шкаф.

Шаг 3. Проверьте информацию. Перед тем, как заполнить акт приема-передачи трудовых книжек (образец):

1. Проверьте, совпадает ли количество книжек, указанных в акте, с поименным списком сотрудников компании.
2. Пересчитайте сдаваемые бланки, убедитесь, что их количество соответствует тому, что указано в акте.
3. Ознакомьтесь с заполненными документами. Узнайте, внесены ли в них актуальные на текущую дату сведения.

Бланк акта приема-передачи трудовых книжек должен содержать графу «Примечание». В нее вносите все найденные в ходе процедуры передачи документов замечания. Они могут касаться отсутствия, повреждения, неправильного оформления записей.

Кто в организации должен отвечать за учет, ведение и хранение трудовых книжек

Совет от редакции журнала «Кадровое дело»

Прием кадровых документов — ответственная процедура. Хорошо, если предшественник сможет все объяснить, поможет разобраться. Но что делать, если вы обнаружили ошибки? В журнале «Кадровое дело» рассказали, как принять дела на новом месте, чтобы не отвечать за ошибки бывших кадровиков.

Как утвердить акт приема-передачи трудовых книжек (образец)

Законодательство не предусматривает регламентов и правил по составлению акта приема-передачи трудовых книжек. Эти регламенты и правила работодатель может разработать и утвердить внутренним нормативным актом. Например, Положением о делопроизводстве или Положением о кадровой службе.

Если предприятие крупное и численность его сотрудников превышает несколько сот человек, может потребоваться специальная комиссия. В этом случае Положением оговаривается:

• Порядок создания комиссии, которая принимает участие в проверке и передаче кадровых документов, ее состав.
• Порядок работы комиссии: процедура сверки документов, форма акта приема передачи трудовых книжек, образец его бланка и заполнения.

Как оформить акт приема-передачи трудовых книжек

При составлении бланка акта учтите, что с 1 июля 2021 года действует новый ГОСТ Р 7.0.97-2021. Он устанавливает основные требования к оформлению распорядительной документации.

Как правило, акт приема-передачи трудовых книжек оформляется в виде таблицы. В нее вносят:

• фамилию, имя и отчество владельца документа,
• вид бланка (книжка или вкладыш),
• серию и номер.

При передаче бланков в таблице будет достаточно указать порядковый номер, серию и номер документа. Под каждой таблицей указывается общее количество документов каждого вида.

https://www.youtube.com/watch?v=nfNtEfkAklQ

Заполненный акт заверяют подписями лица, сдавшего документы и лица (лиц) принявших их. Перед подписями должна быть указана должность подписавшего лица, а также стоять расшифровка. При утере документов составляется отдельный акт, в котором передающий книжки сотрудник должен указать причины их отсутствия.

Ответственным за сохранность трудовых книжек является работодатель. Они хранятся у него в течение всего периода работы. Но в некоторых случаях, например, для подсчета стажа при оформлении пенсии, работнику может потребоваться этот документ для предъявления в Пенсионный фонд.

Учтите, что акт приема-передачи трудовой книжки работнику составлять не нужно — в качестве подтверждения того, что документ им получен, он может составить расписку и поставить заверяющую подпись в книге учета движения трудовых книжек. Образец такой расписки представлен на рисунке.

Расписка в получении трудовой книжки

Вывод

Образец акта приема-передачи трудовых книжек необходимо разработать организации самостоятельно. Он заполняется при передаче кадровых документов и гарантирует своевременное обнаружение нарушений порядка учета и хранения трудовых книжек.

art/385376-akt-priema-peredachi-trudovyh-knijek-19-m3

Акт приема-передачи трудовых книжек. Образец и бланк для скачивания 2021 года

Трудовая книжка — документ, содержащий в себе сведения о трудовой деятельности работника и его стаже.

Трудовые книжки являются документами строгой отчетности, таким образом, смена ответственного за их хранение лица должна фиксироваться посредством составления акта приема-передачи трудовых книжек.

Файлы в .DOC:Бланк акта приема-передачи трудовых книжекОбразец акта приема-передачи трудовых книжек

Трудовое законодательство и трудовая книжка

Трудовой кодекс оговаривает обязанность работодателя:

• оформить трудовую книжку на впервые трудоустраивающегося работника;
• вносить в трудовую книжку записи о трудовой деятельности работника, в том числе о работе по совместительству, если время работы у данного работодателя оказывается более пяти дней;
• заменить трудовую книжку в случае утраты или необратимого повреждения;
• выдать трудовую книжку работнику в день его увольнения.

В настоящее время трудовые книжки ведутся только в бумажном виде, однако в 2021 году в обороте появятся и электронные трудовые книжки.

https://www.youtube.com/watch?v=r_8kRB7tpyY

Форма трудовой книжки является унифицированной и утверждена Постановлением Правительства от 16.04.2003 № 225. Этот же нормативный документ определяет порядок ведения, учета и хранения трудовых книжек.

В соответствии с ним на предприятии или в организации распоряжением руководителя должно быть назначено ответственное за ведение трудовой книжки лицо (как правило, работник кадровой службы). Трудовые книжки подлежат строгому учету, поэтому при смене ответственного лица их передача должна быть зафиксирована документально.

В каких случаях составляется акт

Сразу отметим, что передача трудовой книжки работнику также должна фиксироваться документально, однако в этом случае составление акта не требуется. Законом определена обязанность работодателя выдавать работнику трудовую книжку в следующих случаях:

• оформление пенсионного страхования (ст. 62 ТК РФ);
• увольнение.

В остальных случаях работнику по его письменному заявлению выдается заверенная копия книжки.

Поскольку движение трудовых книжек фиксируется в установленном вышеупомянутыми правилами порядке в Журнале учета движения трудовых книжек, отметка о выдаче работнику книжки делается именно там.

В момент получения книжки работник проставляет в соответствующей графе дату и подпись, свидетельствующую о том, что книжка им получена.

До момента возврата книжки (если книжка взята для оформления пенсии) ответственность за ее хранение несет работник.

Оформляется актом прием-передача трудовых книжек, как правило, при смене сотрудника предприятия или организации, отвечающего за их хранение, например, при увольнении или уходе в отпуск работника отдела кадров.

Передача трудовых книжек

Составляется акт на основании приказа о смене (назначении) ответственного за их учет и хранение лица. Номер и дата приказа вписываются в акт в качестве основания для его составления.

Непосредственно в день приема-передачи книжек сотрудник, передающий книжки, и сотрудник, принимающий книжки, сверяют их фактическое наличие с количеством и поименным списком сотрудников, а также проверяют полноту внесенных в книжки данных. Если имеются какие-то особенности, например, книжка повреждена, отсутствуют листы, не внесены записи, отметка об этом также делается в акте.

После того, как акт составлен, принявший и передавший книжки сотрудники ставят свои подписи. С момента подписания акта ответственность за книжки несет принявший их сотрудник.

Составление акта

Форма акта приема-передачи законом не оговорена и оставлена на усмотрение работодателя. Как правило, в организации существует разработанная форма, которая и заполняется при передаче трудовых книжек и вкладышей к ним.

В общем виде акт приема-передачи книжек выглядит так:

1. наверху документа находится «шапка», в которой указывается наименование организации, ее юридический адрес, дата и место составления акта;
2. под «шапкой» по центру располагается название документа и его номер;
3. ниже начинается текст документа. Он может выглядеть следующим образом: «На основании приказа от 25 марта 2021 года № 456 «О назначении лица, ответственного за ведение, учет и хранение трудовых книжек ООО «Мамонт» начальник отела кадров Скромная А.Т. передает, а ведущий инженер отдела кадров Спесивцева Д.Л. принимает трудовые книжки и вкладыши к ним». Ниже под вводной частью располагается таблица с графами, в которые вносятся сведения о каждой книжке;
4. завершают акт подписи и расшифровки подписей составивших его лиц.

Акт хранится в отделе кадров 3 года, после чего уничтожается в установленном в организации порядке.

Акт приема-передачи трудовых книжек: порядок оформления и образец бланка

В задачи работодателя входит обеспечение должного хранения и учета трудовых книжек. Для этого назначается ответственное лицо за хранение трудовых книжек. Если такое лицо изменяется, то находящиеся в организации на хранении трудовые книжки передаются по акту приема-передачи.

Порядок учета

Трудовая книжка является базовым документом, содержащим важнейшую информацию о трудовой деятельности и стаже сотрудника (по ч. 1 ст. 66 Трудового кодекса и п.

2 Правил Постановления Правительства №225 от 2003 года). В ней содержатся сведения о работнике, выполняемой работе, переводах на другую должность, об увольнениях, обучении, награждениях (по ч. 4 ст.

66 Трудового кодекса и п. 4 Правил №225 от 2003 года).

Данная статья рассказывает о типовых способах решения вопроса, но каждый случай уникальный. Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему, звоните по телефонам:

Или задайте вопрос юристу на сайте. Это быстро и бесплатно!

При трудоустройстве сотрудник передает трудовую книжку своему работодателю по ч. 1 ст. 65 Трудового кодекса. После чего работодатель отвечает за сохранность трудовой книжки.

https://www.youtube.com/watch?v=YdFXtvSBYVo

Делегировать подобные обязанности по обеспечению учета и хранения трудовых книжек в пользу другой организации или физического лица работодатель не вправе. На это указывает п. 45 Правил ведения и хранения трудовых книжек №225 от 2003 года.

Лицо, которое ответственно за хранение и учет трудовых книжек, назначается по приказу работодателя или по распоряжению уполномоченной инстанции. В качестве ответственного лица обычно выступает сотрудник кадровой службы.

Если назначенное ранее ответственное лицо изменилось, то трудовые книжки, вверенные ему, передаются на основании акта приема-передачи. Чаще всего это происходит при увольнении ответственного лица.

Еще один вариант, когда требуется подготовка акта приема-передачи трудовой книжки – это трудоустройство сотрудника.

В этом случае он выступает передающей стороной, а работодатель – принимающей. Но на практике подобный акт обычно не составляется.

Кто составляет акт приема-передачи

Акт приема-передачи составляется передающей стороной. Обычно это сотрудник кадровой службы, который передает дела перед своим увольнением.

В некоторых случаях акт приема-передачи составляется руководителем компании, когда по мере расширения компании он передает полномочия по учету и хранению трудовых книжек назначенному специалисту-кадровику.

Иногда в качестве передающей стороны выступает комиссия, созданная для приема-передачи большого массива трудовых книжек.

Когда сотрудник увольняется, трудовая книжка передается ему на руки в последний рабочий день. Но акт приема-передачи при этом не составляется.

Связано это с тем, что работодатель обязан вести книгу учета движения трудовых книжек, в которой обязан расписаться работник при увольнении.

Когда работник не забрал трудовую при увольнении, а написал работодателю письменную просьбу об отправке ее по почте, то акт приема-передачи также не нужен, так как трудовая отправляется ценным письмом с описью вложения.

Если же сотруднику потребовалась трудовая книжка еще в период его работы, то в этом случае также допускается оформление акта приема-передачи, а после возврата документа работодателю – обратного акта.

Создание комиссии

Когда работодатель представляет собой крупную компанию и численность передаваемых трудовых книжек достаточно большая, то в этих целях формируется специальная комиссия.

В комиссию входят сотрудники разных подразделений компании-работодателя в составе не менее 2 человек. Указанная комиссия назначается через издание отдельного приказа от имени руководителя компании.

Комиссия по передаче трудовых книжек имеет следующие функции:

1. Она проверяет сохранность всех трудовых книжек.
2. Удостоверяется в том, что все трудовые книжки из акта есть в наличии.
3. Проверяет соответствие записей в акте действительности.
4. Заверяет факт передачи трудовых от одного лица к другому.

Порядок передачи

Просто передать большой массив трудовых книжек не допускается. Для этого необходимо должное документальное подтверждение данной процедуры. Процесс передачи трудовых книжек предполагает прохождение таких этапов:

1. Издается приказ от лица руководителя, в котором назначается новое ответственное лицо за учет и хранение трудовых книжек.
2. На основании приказа производится передача трудовых книжек.
3. Информация о передаче должна быть оформлена в виде специальных актов приема-передачи.

Грамотно оформленная процедура позволяет избежать утраты трудовых книжек сотрудников и избежать привлечения к административной ответственности за это.

Правила составления акта

Трудовое законодательство не содержит унифицированного акта приема-передачи трудовых книжек, поэтому данный документ разрабатывается работодателем в свободной форме. Акт приема-передачи оформляется на простом листе в формате А4 или на фирменном бланке организации (последний вариант наиболее приемлем). Допускается как печатный, так и рукописный вариант: данный аспект не принципиален.

https://www.youtube.com/watch?v=XsnUN3w-l_c

При этом, несмотря на свободный формат акт приема-передачи, он должен содержать такие сведения как:

1. Реквизиты работодателя, а именно: его наименование, адрес нахождения, КПП, ИНН и пр.
2. Дата и место составления акта.
3. Наименование документа и присвоенный ему порядковый номер в соответствии с принятой в компании системой нумерации.
4. ФИО и должность передающего трудовые книжки лица.
5. ФИО и должность принимающего трудовые книжки лица.
6. Указание на факт того, что один сотрудник принял, а второй – передал трудовые книжки.
7. Перечень передаваемых трудовых книжек с указанием их владельца (фамилия, имя, отчество владельца прописывается полностью), серии и номера, реквизитов вкладышей. Обычно список оформляется в табличной форме для наглядности. В таблицу включаются примечания по состоянию документа или прочие важные сведения о трудовых книжках (например, о том, что они являются невостребованными, или сколько вкладышей в них содержится).

В завершение указывается общее количество трудовых книжек, которые передаются новому сотруднику. Здесь отдельно прописывается число невостребованных трудовых книжек, а также количество бланков трудовых, которые остались у работодателя (они также подлежат учету на основании п. 41 Правил №225).

Акт приема-передачи трудовых книжек оформляется в письменном виде в одном экземпляре. После подписания акта он передается на хранение в архив.

Акт приема-передачи может быть составлен на одном листе или на нескольких, когда передается большое число документов. В последнем случае необходимо прошить акт и поставить на оборотной стороне печать, подпись руководителя и написать количество страниц в документе.

Данные в акт приема-передачи стоит вносить максимально внимательно и стараться не допускать в нем помарки и исправления. При необходимости откорректировать документ рядом с зачеркиванием следует поставить отметку «Исправленному верить».

К составлению акта приема-передачи стоит подойти со всей ответственностью, так как он может послужить доказательством для разрешения споров в суде.

Акт завершают подписи лиц, которые передают и принимают трудовые книжки, их должности и фамилии. Это могут быть члены специально созданной для этого комиссии.

При оформлении акта приема-передачи работодатель может использовать один из следующих вариантов:

1. Составить акт приема-передачи в произвольном виде (что весьма неудобно для крупных работодателей).
2. Разработать и утвердить шаблон документа, который будет использоваться постоянно при передаче документов.

Образец акта приема-передачи трудовых книжек можно посмотреть по ссылке.

При передаче трудовых книжек ответственное лицо проверяет соответствие количества передаваемых документов тому, которое указано в акте. Также проверяется принадлежность трудовых. Если какой-либо из трудовых книжек не обнаружится впоследствии, то отвечать за это придется уже новому сотруднику кадровой службы, который подписал акт.

Таким образом, акт приема-передачи трудовых книжек составляется при смене должностного лица, ответственного за их хранение.

При его подготовке нужно соблюсти все законные формальности: указать дату его подготовки, должности и фамилии сотрудников, которые подписывают акт.

Согласно действующему законодательству, трудовая книжка содержит широкий спектр важной информации о трудовой деятельности работника и его стаже. Пока трудовой договор с сотрудником действителен, трудовая книжка должна храниться у работодателя.

Дорогие читатели, каждый случай индивидуален. Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему, звоните по телефонам:

Или задайте вопрос юристу на сайте. Это быстро и бесплатно!

🎦 Видео