Досрочное возвращение из командировки. Оформление документов

Видео:Что делать, если сотрудник вернулся из командировки в выходной день?Скачать

Возвращение из командировки позже срока

На перенос командировки на иной срок влияет непосредственно работодатель. Он самостоятельно может изменить дату отправления или дату прибытия сотрудника, по своему усмотрению.

На основании оформленного документа служебная поездка может быть перенесена на ранний или поздний период, она может быть продлена и так далее. Все это делается для того, чтобы конечная цель служебного задания была получена.

Чтобы поменять сроки командировки сотрудника подразделения, необходимо создать еще один приказ.

Несмотря на это, перенос служебной поездки по-прежнему будет отражаться в налоговом и бухгалтерском учете. В виде изменения будет считаться промежуток времени, в течение которого расходы были фактически понесены.

Продлевая или отзывая сотрудника, размер расходов будет автоматически либо увеличен, либо уменьшен, соответственно. При этом все расходы будут признаны и документально подтверждены лишь по возвращению сотрудника.

Следовательно, изменение временного промежутка не приведет к корректировке данных ни в налоговом, ни в бухгалтерском учете.

Закон об оформлении приказа о переносе командировки

В соответствии со статьей 166 ТК РФ, служебной поездкой считается поездка гражданина, который трудоустроен в компании, на определенный период в строго назначенное время.

Направить его можно согласно приказу Т-9а, если собираются в командировку несколько сотрудников или Т9, если собирается только один. Чтобы отменить или перенести ее, потребуется издать специальное распоряжение.

Это может сделать либо директор организации, либо руководитель подразделения, в случае передачи ему таких полномочий. Документ, как правило, издается повторно. Нельзя вносить изменения после передачи его на подпись.

Оформление приказа о переносе командировки на другой срок

Иногда нужно не отменять командировку, а перенести на определенную дату.

Для того чтобы издать подобный приказ, необходимо иметь весомые основания:

• Проблемы в семье;
• Тяжкие обстоятельства, которые требуют времени для исправления ситуации;
• Заболевание назначенного в служебной поездке работника;
• Перенос по причине производственной необходимости.

Чтобы его правильно оформить, следуйте представленной ниже инструкции:

• Выявите причины, по которым потребовался перенос даты убытия в командировку;
• На основании результата составьте служебную записку на имя руководителя компании;
• Составьте положение о том, что служебная поездка должна быть перенесена.

Образец приказа о переносе командировки на другой срок

Кем подписывается приказ о переносе командировки на другой срок?

Как и любой иной приказ, он подписывается непосредственно руководителем компании.

Руководитель компании может быть один из всех учредителей или же сотрудник, которого наняли на эту должность. Он должен иметь право без оформления доверенности действовать от имени организации.

Сюда относится и подпись всех документов и приказов. При этом руководитель может отправиться в отпуск или простыть.

В такой ситуации оформляется доверенность на другого человека, например заместителя, который в дальнейшем сможет подписывать подобные документы.

С этим документом нужно в обязательном порядке ознакомить работника. Речь идет о любом распоряжении руководителя относительно штатных сотрудников.

После прочтения и ознакомления, сотрудник должен подписаться на документе. Многие полагают, что если работник ставит подпись на соответствующем приказе, значит он с ним согласен.

Подпись гласит о том, что человек осведомлен, а не о том, что он принял распоряжение.

Сколько хранится документ?

Период хранения оформленных документов на служебную поездку зависит от самой командировки. Если она краткосрочная, в отделе кадров документ должен храниться в течение пяти лет. Если она долгосрочная, то 75 лет:

• Долгосрочная — полгода и более;
• Краткосрочная — до двух месяцев.

Как известно, рабочая поездка представляет собой отправку работника по заданию работодателя. При этом ее срок четко ограничен и зафиксирован в плане служебной поездки.

Важно, что постоянное фактическое место работы сотрудника должно отличаться от территории командировки. Данные правила прописаны в положениях статьи 166 ТК РФ.

Учтите, что если время поездки выпадает на праздники или выходные, то командируемый, согласно статье 106 и 107 ТК РФ, свои трудовые обязанности может не выполнять.

Напомню, что все виды компенсаций сотрудникам, которые выплачиваются для выполнения ими рабочих обязанностей, подоходным налогом не облагаются. Такое же правило распространяется и на компенсации за билеты до места выполнения задания и обратно. Такие начисления являются затратами на командировку (п. 3 ст. 217 ТК РФ).

В Трудовом кодексе есть оговорка по целевым затратам на поездку туда и обратно. Дело в том, что если организация оплачивает командировочные расходы, то их также не нужно включать в налогооблагаемый доход. И неважно, состоялось ли «рабочее путешествие» внутри страны или в другой стране.

Позиция чиновников

Этой же позиции придерживается и Министерство финансов. Так, в письме № 03-04-06/72892 от 7 декабря 2021 года чиновники рассмотрели запрос одной некоммерческой организации.

Компания поинтересовалась у Минфина о правилах использования НДФЛ по доходам в виде выплат за проезд до территории выполнения служебного задания и обратно. Дело в том, что сроки отъезда и возвращения в билете, который сотрудник отдал работодателю, не совпадали с утвержденными днями рабочей поездки.

В документе чиновники напоминают о статье 34.2 Налогового кодекса. Минфин сообщил, что если предприятие выплачивает своему работнику доход, то НДФЛ с таких сумм необходимо обязательно удержать.

И если сотрудник вернулся из поездки позднее согласованного срока, то компенсация была не командировочной затратой, а выгодой физлица, с которой необходимо удержать налог. Кстати, такую точку зрения ведомство высказывало и ранее.

https://www.youtube.com/watch?v=iCzlus1EMSg

Обратите внимание

Если служащий едет в рабочую поездку раньше, чем прописано в приказе, то плата за билеты не будет считаться компенсацией затрат, связанных со служебной поездкой.

Особое внимание следует уделить тем рабочим путешествиям, когда командируемый сотрудник на время праздников и выходных дней находится на территории выполнения служебного поручения. События такого рода происходят довольно часто, и покупка билетов предприятием от места отдыха до самой работы не будет считаться экономической выгодой. Так что облагать НДФЛ такие выплаты не придется.

Рассказывает Елена Орлова, руководитель отдела расчета заработной платы центрального офиса компании «Гераклион»: «На практике, почти каждая командировка выбивается из ранее запланированного графика. Не могу точно сказать, связано ли это с особенностями деятельности нашей компании или это повсеместная практика.

Но одной из причин таких сдвигов считаю упрощение процедур покупки и возврата билетов. Раньше нужно было ехать на вокзал или авиа-кассу, стоять в очереди, подгадывать расписание транспорта. Теперь же парой кликов на компьютере или даже телефоне можно изменить маршрут и сроки поездки за пару минут! Некоторые сотрудники злоупотребляют такими возможностями.

Но нам ничего не остается, как смириться с такими сложностями. Ведь такую необходимость, как правило, диктует бизнес.

В заключение хотелось бы отметить, что в некоторых случаях российская нормативная база, в т. ч. НК РФ не соответствует современным требованиям бизнеса.

Именно такая ситуация сложилась с командировочными расходами, когда стандартная рабочая ситуация с отсрочками и переносами деловых поездок становится проблемой для отражения в бухучете и налогообложения.

Будем надеяться, что в ближайшем будущем такие нормативные ограничения будут устранены».

Видео:Служебная командировка. Документальное оформление.Скачать

Приказ о возвращении из командировки

СУТЬ ПРОБЛЕМЫ: Иногда работодателям приходится отзывать работников из служебной командировки или, наоборот, продлевать ее срок. ВОЗНИКАЕТ ВОПРОС: Как это правильно сделать? ОТВЕТ:(материал подготовлен Н.А.

Ямановой научным редактором журнала «Зарплата») Порядок направления сотрудников в служебные командировки установлен в Положении об особенностях направления работников в служебные командировки, утвержденном Постановлением Правительства РФ от 13.10.

2008 N 749 (далее — Положение о командировках), а гарантии командированным сотрудникам — в гл. 24 Трудового кодекса. Примечание.

Служебная командировка — поездка сотрудника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы (ч.

1 ст. 166 ТК РФ). Ни один из этих документов не устанавливает ни порядка отзыва работника из командировки, ни порядка продления командировки.Вспомним, какие документы оформляет работодатель при направлении работника в служебную командировку.

Досрочное возвращение из командировки. Оформление документов

Работник направлялся в служебную командировку на 5 дней с понедельника по пятницу, но вернулся на день раньше, то есть в четверг вечером.

Значит ли это, что выйти на работу он должен будет уже в пятницу или, несмотря на свое досрочное возвращение из , как и планировалось изначально, в понедельник? Служебная командировка была запланирована, даты убытия и прибытия зафиксированы в . В ничего не сказано о том, как следует поступить в таком случае и какие документы должны быть оформлены или изменены.

Работник действительно может вернуться из командировки раньше запланированной даты, например, если досрочно выполнит служебное поручение. Но что значит прибыть из командировки раньше запланированной даты?

Для этого нужно обратиться к и посмотреть, как они определяют день возвращения из командировки. Особенности направления работников в служебные устанавливаются в порядке, определяемом Правительством РФ (ч.

2 ст. 166 ТК РФ)

Как и в каких случаях производится отзыв сотрудника из командировки

Направляя сотрудника в , директор обычно сам устанавливает ее срок, исходя из производственной необходимости, объема и степени сложности задания.

https://www.youtube.com/watch?v=_1cr_Nm_SOw

Иногда возникают ситуации, когда сотруднику срочно требуется прекратить командировку по инициативе руководства или по другим обстоятельствам. Но никаких нормативных актов, регулирующих процедуру отзыва из командировки законодательством РФ не предусмотрено.

Каждое предприятие в своих локальных актах должно заранее прописать условия и порядок отзыва сотрудников из командировок. Процедуру отзыва начинает руководитель структурного подразделения, где трудится командированный.

Правила оформления приказа об отзыве из командировки работника — образец

» » » 10.09.2021Служебные поездки работников для выполнения распоряжения (задания) руководства предприятия (организации) всесторонне регулируются законодателем.

Командировки осуществляются в соответствии с положениями норм, , утвержденного Постановлением Правительства России 13 октября 2008 года и На основании представленных нормативных актов работодатель разрабатывает локальное регулирование направления и (правила внутреннего трудового распорядка, коллективный трудовой договор, положения о служебных поездках и пр.).Статья описывает типовые ситуации.

Законодатель не устанавливает запрета руководству предприятий (организаций) досрочно прекращать поездки сотрудников на выполнение трудовых функций не по месту постоянной работы даже при условии наличия неоконченного

Зачастую у работодателей возникает необходимость оформления отзыва сотрудников, направленных в служебную командировку, по различным обстоятельствам. Рассмотрим, какими же нормативно-правовыми актами регулируется данный вопрос, какие документы нужны для оформления и в каких случаях может возникнуть необходимость в отзыве.

Права сотрудников прописаны в 24 главе Трудового кодекса РФ.

Определение понятию командировки дано в части 1 статьи 166 Трудового кодекса РФ. Указанные выше нормативные документы дают определение понятию, регулируют вопросы направления

Если сроки командировки изменились

Иногда работодателям приходится отзывать работников из служебной командировки или, наоборот, продлевать ее срок. Как это правильно сделать, читайте в статье.

Порядок направления сотрудников в служебные командировки установлен в Положении об особенностях направления работников в служебные командировки, утвержденном постановлением Правительства РФ от 13.10.

2008 № 749 (далее — Положение о командировках), а гарантии командированным сотрудникам — в главе 24 Трудового кодекса.

Служебная командировка — поездка сотрудника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы (ч.

1 ст. 166 ТК РФ) Ни один из этих документов не устанавливает ни порядок отзыва работника из командировки, ни порядок продления командировки.

Вспомним, какие документы оформляет работодатель при направлении работника в служебную командировку.

Принимая решение

Бухгалтерия и финансы

На перенос командировки на иной срок влияет непосредственно работодатель. Чтобы поменять сроки командировки сотрудника подразделения, необходимо создать еще один приказ.

Несмотря на это, перенос служебной поездки по-прежнему будет отражаться в налоговом и бухгалтерском учете.

В виде изменения будет считаться промежуток времени, в течение которого расходы были фактически понесены. Продлевая или отзывая сотрудника, размер расходов будет автоматически либо увеличен, либо уменьшен, соответственно.

При этом все расходы будут признаны и документально подтверждены лишь по возвращению сотрудника.

Уточните порядок оформления приказов в случаях продления командировки и досрочного возвращения из нее?

На фото Татьяна Потапова Вопрос от читательницы Клерк.Ру Ларисы(г.

Братск)У меня вопрос по поводу оформления командировок:1.

Если командировка продлевается, то составляется приказ на продление.

А нужно ли еще составлять служебное задание на даты продления? 2. Если работник отправляется в командировку на один срок, а по факту вернулся раньше на 2-3 дня, то нужно ли переделывать приказ на новые даты?

Особенности направления работников в служебные командировки установлены в Положении об особенностях направления работников в служебные командировки, утвержденном Постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 N 749 (далее — Положение N 749). Положение N 749 базируется на ст.

166 ТК РФ, согласно которой к служебной командировке относится поездка работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы.

Отзыв из командировки — приказ, образец, причины

Решение производственных вопросов может требовать выезда сотрудника в другой город или страну. В такую поездку подчиненный направляется по письменному распоряжению руководителя.

https://www.youtube.com/watch?v=GdVSk3AH7rU

Главой 24 Трудового кодекса РФ прописаны гарантии сотрудника при выполнении служебного задания за пределами предприятия: сохранение рабочего места и заработной платы на период отсутствия, суточные и др. Иногда возникают обстоятельства, когда сотруднику требуется вернуться из командировки до окончания обозначенного срока.

Причины для преждевременного возвращения сотрудника из командировки: досрочное выполнение задания; семейные обстоятельства, не требующих отлагательства (смерть или болезнь родственника, свадьба и др.

); срочное решение производственных вопросов по месту работы; болезнь исполнителя (сотрудник направляется в служебную поездку после выздоровления); увольнение (по собственному желанию или по решению руководства);

Незапланированные изменения во время командировки

Статья из журнала «ГЛАВНАЯ КНИГА» актуальна на 2 сентября 2021 г.

Более ранний отъезд в командировку или более поздний приезд из нее по разрешению руководителя допустимы. Изменение нормы суточных во время командировки приведет к пересчету выплат уже командированному сотруднику. Работа или проезд в выходной день в командировке должны оплачиваться.

Рассмотрим эти и другие нестандартные ситуации. Анна Работник представил проездные документы на даты, находящиеся вне сроков, указанных в приказе о направлении в командировку. Как надо определять фактический срок пребывания в командировке?

: Приказом (распоряжением) о направлении в командировку определяется предполагаемый срок командировки. А фактический срок нахождения работника в командировке определяется по проездным документам (далее — Положение).

Ведь

Приказ об изменении сроков командировки

3733 , образец и бланк которого можно скачать сразу после этого абзаца, издается отдельно и пригодится в случае, когда даты командировки сотрудника смещаются в ту или иную сторону. ФАЙЛЫ Сроки командировки могут измениться как по инициативе работодателя, так и ввиду чрезвычайных ситуаций. Не стоит сбрасывать со счетов и обстоятельства, в которые может попасть сотрудник.

Как бы то ни было, исправлять уже изданные и зарегистрированные приказы недопустимо.

Для корректировки сроков командировки необходим новый приказ. Если в компании имеется положение о командировках, то это значительно упростит процесс увеличения или уменьшении срока командировки работника.

В положении может быть четко прописан алгоритм действий, которого нужно придерживаться. Например: Сотрудник пишет служебную записку.

В ней он указывает причины, которые его задерживают (или перестали задерживать), а также новую желаемую дату окончания командировки.

Как отозвать работника из командировки

» Решение производственных вопросов может требовать выезда сотрудника в другой город или страну. В такую поездку подчиненный направляется по письменному распоряжению руководителя.

https://www.youtube.com/watch?v=GdVSk3AH7rU

Главой 24 Трудового кодекса РФ прописаны гарантии сотрудника при выполнении служебного задания за пределами предприятия: сохранение рабочего места и заработной платы на период отсутствия, суточные и др.

Возможно Вас так же заинтересует:

Видео:Командировки 2022: как оформить, оплатить, отчитатьсяСкачать

Отзыв из командировки: как правильно отозвать работника, причины досрочного прекращения поездки, скачать образец приказа

Иногда, командировку сотрудника требуется прервать.

Сделать это рекомендуется документально правильно.

В текущем материале разберемся, какие документы составляются при досрочном возврате на рабочее место человека из командировки, и как их правильно заполнить.

Причины

Существует множество причин отзыва трудящегося гражданина из командировки:

• Личного характера или по семейным обстоятельствам. Работник сначала сообщает работодателю о своих обстоятельства, желательно в письменной форме. К уважительным причинам относят: смерть или рождение близкого человека, свадьба или болезнь родственника.
• Досрочное исполнение задачи. Работник сообщает работодателю о завершении своей функции в командировке и просит разрешения вернуться. Работодатель издает соответствующий приказ — скачать образец.
• Необходимость присутствия на рабочем месте или производственная необходимость. При таких обстоятельствах руководство вправе отложить поездку сотрудника. Приказ в обязательном порядке исполняется работником, он возвращается домой.
• При увольнении. Когда принимается решение об увольнении, командировка незамедлительно прерывается в приказном порядке. Основания здесь могут быть тоже разные: инициатива работника, работодателя или обстоятельства, не зависящие от воли сторон. То есть работник решил уйти сам, у работодателя появились веские основания уволить сотрудника или, к примеру, командированный сотрудник умер.
• При заболевании. Разрешено при таких обстоятельствах завершить поездку. Однако требуется подтверждение болезни, то есть лист нетрудоспособности. При заболевании сотруднику требуется обратиться в медицинское учреждение лично или вызвать скорую помощь. На основании листка нетрудоспособности работодатель издает приказ на отзыв, и сотрудник может ехать домой. На практике больничный лист выдается после закрытия. Поэтому при таких обстоятельствах отзыв происходит при устном уведомлении о факте заболевания.
• При форс-мажоре и других веских основаниях.

При необходимости отозвать работника из командировки, многие кадровые специалисты теряются. Ведь законодательство регламентирует только отправку людей в командировку.

Важно! Руководство вправе возобновить командировку через некоторые время по личной инициативе и с согласия самого сотрудника.

https://www.youtube.com/watch?v=8jF-x-cO-z4

Таблица с обозначением причин и необходимости отзыва:

Как отозвать работника?

Отозвать работника из командировки можно только в приказном порядке.

С этой целью составляется специальный приказ и подписывается руководителем.

С ним требуется ознакомить сотрудника под подпись.

Только после издания и ознакомления с приказом работник вправе уехать домой и, соответственно, прервать командировку.

Если покинуть место временного труда без письменного распоряжения руководителя, можно заработать много неприятностей. В том числе, увольнение за прогул.

Какие документы нужно оформить?

Основные документы для отзыва работника из командировки:

• согласие сотрудника на прекращение поездки;
• служебная записка о необходимости прервать командировку от непосредственного руководителя – на документе ставится отметка директора об отсутствии возражений;
• издается приказ об отзыве, работника нужно ознакомить с распоряжением под подпись (документ можно направить сотруднику факсом).

Чтобы отозвать сотрудника из командировки, нужны веские основания.

К примеру, при нарушении и увольнении дополнительно должен быть составлен акт и приказ о дисциплинарном взыскании. Если человек заболел, то он должен предоставить лист нетрудоспособности.

Вся документация должна быть согласована директором компании. Работник тоже с ней должен быть ознакомлен под подпись.

Образец приказа

Специальной формы приказа законом не утверждено. Документ оформляется в свободном виде. Однако он составляется согласно основным правилам делопроизводства.

Есть обязательные пункты, которые требуется включить в документ:

• название организации и ее реквизиты;
• наименование документа, в связи с чем он издан;
• номер и дата издания;
• должность и Ф.И.О. сотрудника;
• реквизиты приказа об отправке работника в командировку;
• причина отзыва сотрудника на работу;
• дата возврата;
• назначается ответственный сотрудник за исполнение распоряжений;
• главному бухгалтеру отдается приказ о проведении перерасчета командировочных сумм в конкретный срок;
• основания для издания;
• подписи всех заинтересованных лиц.

Приказ не может содержать описок и опечаток. Он печатается в единственном экземпляре на белом листе формата А-4. Разрешается издавать распоряжение на фирменном бланке.

Скачать образец оформления приказа об отзыве работника из командировки – word.

Так выглядит образец:

Выводы

По представленной теме сделаем несколько основных выводов:

• Руководитель вправе отозвать из командировки работника при наличии веских на то оснований.
• Причины для этого могут быть по инициативе сотрудника или работодателя, а также по независящем от воли сторон обстоятельствам.
• Отзыв производится в приказном порядке. Специальной формы приказа законом не предусмотрено, он составляется в свободном виде. Но с обозначением обязательных реквизитов.
• Отзывая сотрудника, бухгалтер сделает перерасчет, излишне уплаченные суммы должны быть возвращены работодателю.
• Приказ об отзыве может оформляться на основании письменного согласия работника или служебной записки руководителя структурного подразделения.

Вам также может понравиться

Видео:Урок "Оформление командировки в 1С ЗУП 8.3"Скачать

Какими документами оформить возвращение сотрудника из командировки — НалогОбзор.Инфо

• 1. Авансовый отчет
• 2. Если командированы несколько сотрудников

Чтобы правильно закрыть командировку и подтвердить расходы на нее, сотрудник должен сдать в бухгалтерию все необходимые документы. А именно:

• авансовый отчет и подтверждающие документы к нему – подтверждают расходы сотрудника в командировке. К отчету сотрудник должен приложить проездные билеты, счета за проживание, кассовые и товарные чеки, квитанции электронных терминалов (слипы) и т. п.;

• ксерокопии загранпаспорта – с отметками о пересечении границы, если сотрудник находился в загранкомандировке.

Все эти документы сотрудник должен принести в течение трех дней после возвращения из командировки. Отсчитывать надо рабочие дни. Если сотрудник вернулся из поездки в выходной день или в праздник, то трехдневный срок считайте с того дня, когда он вышел на работу. Этот срок распространяется как на внутренние, так и на зарубежные командировки.

Такой порядок следует из пункта 26 Положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 13 октября 2008 г. № 749, и пункта 6.3 указания Банка России от 11 марта 2014 г. № 3210-У.

А что если сотрудник принесет авансовый отчет и другие документы по командировке с опозданием? В таком случае бухгалтерию, конечно, никто не накажет. Кодексом РФ об административных правонарушениях не предусмотрены штрафы за подобное нарушение.

Ситуация: нарушает ли сотрудник трехдневный срок для сдачи авансового отчета в бухгалтерию, если сразу по окончании командировки он отправляется в отпуск?

Нет, не нарушает.

https://www.youtube.com/watch?v=n9Yqe5ttSN8

Трехдневный срок отсчитывают в рабочих днях, как это установлено пунктом 26 Положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 13 октября 2008 г. № 749.

В рассматриваемой ситуации первым рабочим днем сотрудника после окончания командировки будет дата выхода из отпуска.

Именно с этого момента и надо начать отсчитывать трехдневный срок представления в бухгалтерию документов по командировке.

В ряде случае придется оформить дополнительные документы:

• если будете возмещать сотруднику обоснованный перерасход. В последнем случае оформите расходный кассовый ордер по форме № КО-2.

Авансовый отчет

Авансовый отчет оформляют в одном экземпляре. Часть авансового отчета заполняет сам командированный сотрудник, а часть – бухгалтер.

По какой форме заполнять авансовый отчет, можно решить самостоятельно. Такое решение утверждает руководитель приказом к учетной политике. Это может быть:

• унифицированная форма № АО-1;

• самостоятельно разработанная форма – при условии, что в ней содержатся все необходимые реквизиты, предусмотренные частью 2 статьи 9 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ.

Такой порядок следует из части 4 статьи 9 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ и подтверждается письмом Роструда от 14 февраля 2013 г. № ПГ/1487-6-1 и информацией Минфина России от 4 декабря 2012 г. № ПЗ-10/2012.

На лицевой стороне авансового отчета укажите:

• наименование организации (Ф. И. О. предпринимателя);

• фамилию и инициалы сотрудника, его должность;

• назначение аванса – командировочные расходы.

Командированный заполняет оборотную сторону авансового отчета. Он должен указать перечень документов, подтверждающих расходы, даты их выдачи, номера, вид (чек, квитанция и т. п.) и истраченную сумму. Документы, приложенные к авансовому отчету, нумеруются подотчетным лицом в порядке их записи в отчете.

Форму можно заполнять как от руки, так и на компьютере, в том числе полностью в электронном виде.

Правда, в последнем случае документ будет действителен, только если все ответственные сотрудники поставят на нем свои электронные подписи (письмо Минфина России от 12 апреля 2013 г. № 03-03-07/12250).

Такой порядок следует из положений части 5 статьи 9 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ, статьи 2 Закона от 6 апреля 2011 г. № 63-ФЗ.

Важная деталь: сотрудник должен сдать авансовый отчет и подтверждающие документы независимо от применяемой у вас системы налогообложения.

Так, даже если применяете упрощенку с объектом «доходы», подтвердить расходы в командировке соответствующими документами все равно нужно. В противном случае будет нарушен порядок ведения кассовых операций (п. 4 ст. 346.11 НК РФ).

Аналогичный вывод есть в письме Минфина России от 30 октября 2013 г. № 03-11-11/46198.

Когда сотрудник принесет авансовый отчет и прилагающиеся к нему документы, выдайте ему расписку в получении. После этого приступите к проверке отчета и его бухгалтерской обработке. Суммы расходов разнесите по соответствующим статьям и спишите с подотчетного лица.

Вот основные требования, которые предъявляют налоговые инспекторы к оформлению авансового отчета и приложений к нему:

• авансовый отчет должен быть утвержден руководителем. Датой, когда при налогообложении возникают внереализационные и прочие расходы, признается день утверждения авансового отчета. Таким образом, если авансовый отчет не утвержден руководителем или уполномоченным им сотрудником (по доверенности), то признание расходов по нему спорно (подп. 5 п. 7 ст. 272 НК РФ);

• в разработанном самостоятельно авансовом отчете должны быть указаны все необходимые реквизиты. А именно наименование и дата составления документа, название организации (Ф. И. О. предпринимателя), наименования и суммы расходов, должности и расшифровки фамилии, имени и отчества командированного и ответственных сотрудников – бухгалтера и руководителя, их подписи (ст. 252 НК РФ, п. 2 ст. 9 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ);

• в кассовых чеках, квитанциях и других подтверждающих оплату документах должны быть указаны наименования товаров. Если же чек пробит только на определенную сумму, то сотрудник должен попросить выдать ему товарный чек. В противном случае идентифицировать расход, а также его обоснованность нельзя. Кроме того, возместить такие суммы сотруднику вы не сможете. А ранее выданный аванс придется удержать или оформить как другую выплату и начислить с нее страховые взносы и НДФЛ;

• принять можно только те подтверждающие документы, в которых указаны даты. Иначе подтвердить, что расход был именно в командировке, не получится.

Внимание: если авансовый отчет не соответствует установленным требованиям то выплаты по нему компенсацией командировочных расходов признаны не будут.

А значит, с этих сумм придется начислить страховые взносы и удержать с сотрудника НДФЛ.

То же относится к ситуации, когда необходимые приложения к авансовому отчету отсутствуют или оформлены неверно (письмо Минтруда России от 7 октября 2013 г. № 17-4/1647).

Если сотрудник ездил за границу и аванс ему был выдан в валюте, то оформить документы надо по-особому. В авансовом отчете нужно дополнительно заполнить строки и графы «в валюте». Все валютные суммы нужно пересчитать в рубли по официальному курсу Банка России на дату утверждения авансового отчета.

Например, в авансовом отчете по форме № АО-1, если аванс выдавался в валюте, на лицевой стороне должна быть заполнена строка 1а. Сумму в ней укажите и в рублях и в валюте.

https://www.youtube.com/watch?v=SjQ0GrIlLqc

Оборотную сторону тоже надо заполнить с учетом указанных требований.

Такой порядок определен в приложении к ПБУ 3/2006.

Кроме того, все документы (чеки, квитанции, билеты и т. п.), подтверждающие затраты сотрудника за рубежом, должны быть построчно переведены на русский язык. Это необходимо как для целей бухучета, так и для целей налогообложения.

Об этом сказано в пункте 9 Положения по ведению бухгалтерского учета и отчетности, статье 68 Конституции РФ, пункте 1 статьи 16 Закона от 25 октября 1991 г. № 1807-1, статье 313 Налогового кодекса РФ, письме Минфина России от 24 марта 2010 г. № 03-03-07/6.

В самих документах ничего дописывать не нужно. Приложите к ним отдельные переводы, подписанные переводчиками. Перевести текст может как профессиональный переводчик, так и сотрудник, на которого возложена такая обязанность (письма Минфина России от 20 апреля 2012 г. № 03-03-06/1/202, от 3 ноября 2009 г. № 03-03-06/1/725, от 14 сентября 2009 г. № 03-03-05/170).

Некоторые слова на иностранном языке можно не переводить – зарегистрированные товарные знаки, например название авиакомпании в авиабилете (ст. 6 Конвенции об охране промышленной собственности от 20 марта 1883 г.).

Так же поступайте в отношении текста, который не имеет существенного значения для подтверждения произведенных расходов.

Например, в авиабилете на иностранном языке – условия применения тарифа, правила авиаперевозки, правила перевозки багажа и другая подобная информация (письма Минфина России от 24 марта 2010 г. № 03-03-07/6, от 14 сентября 2009 г. № 03-03-05/170).

Если командированы несколько сотрудников

Ситуация: как действовать, если в командировку отправлены несколько человек? Аванс выдан одному сотруднику.

Авансовый отчет можно оформить на одного человека. Объясняется это следующим.

Если направляете в командировку несколько сотрудников, но деньги выдаете одному из них, то следует назначить последнего ответственным. Он и будет отчитываться за командировку.

Законодательство не запрещает выдавать деньги на командировочные расходы ответственному лицу. Такую форму выдачи закрепите приказом руководителя. В нем укажите обязанность ответственного сотрудника своевременно оплачивать проезд и услуги проживания в гостинице.

Запрет передавать подотчетные суммы другим командированным в Указании Банка России от 11 марта 2014 г. № 3210-у, которым утвержден действующий кассовый порядок, отсутствует.

Так как суточные имеют адресный характер и выдаются из расчета на каждого человека, ответственный сотрудник может их раздать по ведомости на раздачу суточных. Составьте ее в произвольной форме (за основу можно взять ведомость на выплату зарплаты) и выдайте ответственному сотруднику.

Кроме того, с ответственным сотрудником должен быть заключен договор о полной материальной ответственности.

Такие выводы следуют из пункта 10 Положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 13 октября 2008 г. № 749, пункта 6.3 указания Банка России от 11 марта 2014 г. № 3210-У.

После командировки ответственный сотрудник должен представить авансовый отчет. К авансовому отчету ответственный сотрудник прикладывает в том числе оригиналы документов, выписанные отелем, в отчете должны быть поименованы все командированные, билеты на проезд в командировку, а также ведомость на выдачу суточных (п. 6.3 указания Банка России от 11 марта 2014 г. № 3210-У).

Пример оформления командировки на двух сотрудников

Сотрудники «Альфы» Ю.И. Колесов и А.И. Иванов направлены в командировку в Саратов на три дня. Аванс на командировку выдан Иванову в размере 12 600 руб. Он был назначен ответственным за командировку.

Он же покупал билеты, стоимость каждого – 1200 руб. Услуги по проживанию оплатил Иванов за двоих в сумме 6000 руб., и счет за гостиницу был оформлен на него (в одном счете две фамилии).

У Колесова документов на проживание нет.

После командировки Иванов отчитался за двоих. К авансовому отчету он приложил счет из гостиницы и билеты.

https://www.youtube.com/watch?v=N3kmITxhAWU

В авансовом отчете отражены следующие статьи расходов:

• расходы на проезд – 2400 руб.;
• расходы на проживание – 6000 руб.;
• суточные – 4200 руб.

Итого 12 600 руб.

Видео:Командировка - Елена А. ПономареваСкачать

Как оформить отзыв из командировки?

Зачастую у работодателей возникает необходимость оформления отзыва сотрудников, направленных в служебную командировку, по различным обстоятельствам.

Рассмотрим, какими же нормативно-правовыми актами регулируется данный вопрос, какие документы нужны для оформления и в каких случаях может возникнуть необходимость в отзыве.

Слово закона

Для того, чтобы ответить на вопрос, как правильно осуществляется процедура отзыва сотрудника из командировки, следует выявить нормативно-правовые акты, которые регулируют данный вопрос.

Нормативная база

Направления сотрудников предприятий и организаций в командировки регламентируется Положением об особенностях направления работников в служебные командировки.

Права сотрудников прописаны в 24 главе Трудового кодекса РФ.

Определение понятию командировки дано в части 1 статьи 166 Трудового кодекса РФ.

Трудовой кодекс РФ

Постановление Правительства РФ от 13.10.2008 N 749

В каких локальных актах должен быть отражен этот момент?

Указанные выше нормативные документы дают определение понятию, регулируют вопросы направления в служебные командировки и разъясняют вопросы предоставляемых гарантий сотрудникам во время вынужденных поездок. Однако ни в одном документе не идет речи о порядке отзыва работников из командировки.

Таким образом, работодатели вправе действовать по своему усмотрению и оформлять необходимые документы по уже сложившейся практике. Во время оформления процедуры придется подготовить ряд документов, которые также не имеют установленных форм и могут быть составлены в свободном виде.

Отразить порядок отзыва сотрудников из командировок можно, например, во внутреннем Положении о командировках в организации.

В каких случаях требуется?

Отзыв работника из командировки может быть осуществлен только по определенным причинам.

Их можно разделить на две большие группы:

• установленные законодательством;
• утвержденные работодателем в качестве уважительных.

Первая группа причин достаточно прозрачна – есть определенный перечень обстоятельств, установленных действующим законодательством, при возникновении которых за работником закрепляется право досрочно прекратить поездку.

Вторая группа причин – обстоятельства, возникшие у работника, которые могут быть признаны уважительными по мнению работодателя.

Рассмотрим более подробно, какие обстоятельства могут возникнуть и в каких случаях сотрудник будет иметь право на отзыв.

По семейным обстоятельствам

Данная причина относится ко второй группе.

https://www.youtube.com/watch?v=W4jxpdSF_UY

Действующее законодательство не предусматривает каких-либо регламентированных причин, связанных с семейными обстоятельствами, в связи с возникновением которых работник вправе досрочно прекратить поездку. Таким образом, работодатель вправе решать на свое усмотрение – оставить сроки командировки без изменения или оформить отзыв.

О внезапно возникших семейных обстоятельствах, препятствующих дальнейшему нахождению в командировке, сотрудник обязан сообщить своему работодателю посредством технических средств связи.

Работодатель должен вынести соответствующее решение и уведомить сотрудника любым доступным образом.

По производственной необходимости

Работодатель имеет право отозвать сотрудника из командировки, если цели и задачи, связанные с выполнением служебного задания, были успешно решены досрочно.

В таких случаях работодатель также выносит соответствующее решение и уведомляет об этом сотрудника.

Причем согласие последнего абсолютно необязательно – Положение о командировках регламентирует право на установление и изменение сроков за работодателем без получения согласия сотрудника, если необходимость в изменении сроков вызвана производственной необходимостью и досрочным выполнением поставленных целей и задач.

В связи с больничным (по болезни)

Согласно определению, данному в 166 статье Трудового кодекса РФ, служебная командировка предполагает исполнение работником целей и задач, поставленных в служебном задании.

Поскольку во время нахождения в командировке отношения сотрудника и работодателя также регламентируются законами и, непосредственно, трудовым договором, сотрудник имеет право на отзыв из командировки по обстоятельствам, предполагающим невозможность исполнения трудовых обязанностей на постоянном месте работы.

Таким образом, внезапное ухудшение здоровья будет основанием для возможности осуществления отзыва из командировки, если данный факт будет подтвержден листом нетрудоспособности.

В связи с увольнением

Увольнение работника по любым причинам будет являться основанием для отзыва из командировки, поскольку с момента официального окончания действия трудового договора сотрудник не обязан исполнять служебные обязанности, непосредственно связанные с занимаемой должностью.

Иные причины

Причиной отзыва из командировки могут также стать внезапно возникшие обстоятельства непреодолимой силы, препятствующие дальнейшему осуществлению командировки.

Это могут быть стихийные бедствия, чрезвычайные ситуации, террористическая угроза и др.

Как оформляется отзыв из командировки?

Для оформления отзыва работодателю необходимо выполнить ряд действий и подготовить определенный пакет документации.

Поскольку статьями 166-168 Трудового кодекса РФ и Положением о служебных командировках процедура отзыва не регламентирована, рассмотрим порядок действий, который сложился на практике.

Документы

Пример:

Мерсалов С.И., сотрудник ООО “Информационные технологии”, был направлен в командировку для проведения подготовительных работ по заключению договора. Приказ был оформлен на срок с 16 по 27 мая. Однако 22 мая Мерсалов сообщил руководителю, что досрочно завершил выполнение задания. Рассмотрим порядок действий и необходимые документы в данной ситуации.

Нужна ли служебная записка сотрудника?

Служебная записка является основанием для составления приказа об отзыве сотрудника из командировки.

Ее получает директор предприятия от начальника подразделения или отдела, после чего ставит на ней пометку, к примеру: “Не имею возражений. Поручаю отделу кадров подготовить приказ об отзыве Мерсалова С.И. из служебной командировки с 22 мая 2021 года”, и ставит свою подпись.

Нужно ли уведомлять работника?

Работника необходимо уведомить о досрочном прекращении командировки.

Данную процедуру обязан реализовать руководитель структурного подразделения, в котором трудится сотрудник. Для этого по месту фактического пребывания отправляется копия приказа любым доступным средством связи (например, при помощи факса).

С оригиналом приказа Мерсалов С.И. может ознакомиться после возвращения.

Приказ

Работодатель обязан оформить приказ об отзыве Мерсалова С.И. из командировки в свободной форме.

https://www.youtube.com/watch?v=v5K8GGVk5e4

Не допускается внесение изменений в уже существующий документ, регламентирующий направление работника в служебную командировку.

Необходимо именно издание нового приказа, в котором будут отражены соответствующие положения. Приказ составляется в произвольной форме.

Образец представлен ниже:

Как отметить в табеле?

Если работник предприятия был отозван из командировки, в табеле должен быть проставлен один из кодов со дня фактического выхода на работу.

Например, буквенный код Я и цифровой 01 (продолжительность работы в дневное время).

Нюансы возмещения расходов

Поскольку перед отъездом в командировку сотруднику выдается денежный аванс из расчета количества командировочных дней, при досрочном возвращении производится перерасчет суммы аванса в зависимости от количества фактически проведенных дней в командировке.

Остаток денежных средств Мерсалов С.И. может вернуть предприятию одним из двух способов:

Данные возможности регламентируются частью 2 статьи 137 Трудового кодекса РФ.

При этом часть 1 статьи 138 Трудового кодекса РФ гласит, что удержанию с заработной платы подлежит лишь не более 20% от начисленной суммы за месяц. Таким образом, если сумма к возврату превышает данный порог, удержание будет производиться в течение нескольких месяцев, вплоть до полного погашения.

Отзыв из командировки оформляется по инициативе сотрудника или работодателя.

При этом обстоятельства могут быть разными и возникнуть как на стороне сотрудника, так и на стороне работодателя. Однако окончательное решение принимает непосредственно руководитель организации, руководствуясь требованиями действующего законодательства.

Внимание!

• В связи с частыми изменениями в законодательстве информация порой устаревает быстрее, чем мы успеваем ее обновлять на сайте.
• Все случаи очень индивидуальны и зависят от множества факторов. Базовая информация не гарантирует решение именно Ваших проблем.

Поэтому для вас круглосуточно работают БЕСПЛАТНЫЕ эксперты-консультанты!

ЗАЯВКИ И ЗВОНКИ ПРИНИМАЮТСЯ КРУГЛОСУТОЧНО и БЕЗ ВЫХОДНЫХ ДНЕЙ.

🔥 Видео

ОТЪЕЗД ИЛИ ВОЗВРАЩЕНИЕ ИЗ КОМАНДИРОВКИ В ВЫХОДНОЙ ДЕНЬ ОБОЙДУТСЯ РАБОТОДАТЕЛЮ ДОРОЖЕСкачать

Командировки и служебные поездки. Порядок оформления и оплатыСкачать

Оформление командировки в EasyDocsСкачать

Процесс: Оформление служебной командировкиСкачать

Находим ответ. Как направить сотрудника в командировку?Скачать

Ролик «Оформление направления сотрудника в командировку»Скачать

Документы за проживание для командировочных сотрудниковСкачать

Заявление на командировку: согласование, оформление, отчётСкачать

Командировки в 2022 году - что поменялось в самом процессеСкачать

Командировки в 2023 году: что новогоСкачать

Оформление командировки сотрудника в 1ССкачать

Командировка в ЗУП 8.3Скачать

Служебные командировкиСкачать

Командировки: особенности оформления. АВГУСТ 2016Скачать

Дорога в командировку в выходной день - Елена ПономареваСкачать