KPI для менеджеров по логистике (3 видео)

Система KPI — благо или зло, способное развалить компанию — Карьера на vc.ru

Многие бизнесмены думают, что система KPI — это панацея, при которой персонал резко повышает эффективность работы. Но непродуманное введение планов и штрафов может обернуться плачевно: сотрудники подумают, что руководство придумало способ платить меньше, и начнут массово увольняться.

Это спровоцирует отток клиентов и потерю прибыли.

В статье расскажем, на что обратить внимание перед внедрением системы оценки по KPI и что следует учесть во время этого процесса.

В конце приведем антикейс: как производитель грузовых шин пытался выбрать ключевые показатели для расчета зарплаты менеджеров по продажам, но попытка провалилась — чтобы вы смогли избежать ошибок на практике.

Содержание

Система KPI помогает компании соотнести глобальные цели и вклад сотрудников в их достижение
Для внедрения KPI компании требуется сформированная система управления
Видение
Стратегия
Задачи
Система учета
Описание бизнес-процессов
Система KPI не нужна на старте бизнеса
Общие правила внедрения KPI
Выберите ключевые показатели
Объясните суть системы KPI сотрудникам и поработайте в тестовом режиме
Ваш Логистический KPI — Внутренние Показатели Логистики Вашей Цепи Поставок (Для Грузоотправителей)
Вы слышали о глобальном LPI? Узнайте о SeaRates LPI-12 ®, чтобы проверить, отвечает ли ваша логистическая компания / отдел отраслевым стандартам.
Ключевые показатели эффективности логистики (KPI для логистики)
Выводы
📹 Видео

Система KPI помогает компании соотнести глобальные цели и вклад сотрудников в их достижение

Если расшифровать английскую аббревиатуру KPI, получится Key Performance Indicator — «ключевые показатели эффективности». В российском бизнесе сложилось мнение, что это система оценки работы отдельных сотрудников: есть личный план, выполнил его — получи премию, не выполнил — получи штраф. Но в мировом менеджменте систему KPI понимают по-другому.

Система показателей эффективности — это набор характеристик процессов, сотрудников, финансов и прочее, которые владелец считает важными для бизнеса. Это может быть количество покупок за день, рентабельность магазина, средний чек и так далее.

Задача этой системы — дать данные для принятия решений, а не наказывать людей за то, что они не работают как следует. Руководитель анализирует информацию и решает, какие цели должна поставить компания и как их достичь. После этого он ставит цели и задачи отдельным подразделениям и сотрудникам.

Компания «Сладкий сон» занимается продажей матрасов. Руководство поставило цель — продать за июль 100 тысяч матрасов.

Эту цель разбили на задачи: отдел производства должен выпустить 150 тысяч матрасов, отдел логистики — найти новый склад, отдел продаж — привести 500 новых клиентов и заключить 1000 оптовых договоров.

А каждый менеджер по продажам должен найти десять новых клиентов и заключить 20 договоров. Тогда к показателям KPI менеджеров по продажам можно отнести количество новых клиентов и выполнение плана по заключенным договорам.

Руководитель следит за динамикой показателей и делает вывод, было ли решение правильным.

Владелец компании «Сладкий сон» обнаружил, что менеджеры по логистике организовали на 15% меньше оптовых поставок, чем в прошлом месяце. Руководитель выяснил, что транспортная компания снизила объемы работы из-за финансовых трудностей.

Тогда он заключил контракт с другой транспортной компанией — и через три месяца количество оптовых поставок возросло на 40%.

А если бы этот показатель — количество организованных оптовых поставок — не был введен в систему KPI, владелец компании мог бы и не обратить внимание на изменения.

Видео:KPI это что? Главное о системе KPI за 7 минут! Как работает система премирования сотрудников по KPIСкачать

Сотрудникам система KPI дает ощущение причастности к общему делу: человек не просто ходит на работу и «автоматически» выполняет задачи, он понимает стратегические цели компании, которые выражены в конкретных цифрах и оценивает, что ему самому нужно сделать.

При такой системе на оценку труда меньше влияют личные симпатии и антипатии, а круг ответственности для разных должностей определить проще.

Выяснив, что водитель-экспедитор отвечает за своевременную подачу машины в зону отгрузки, выполнение плана по отгрузкам, за ошибки при погрузке товара и возврат сопроводительных документов с подписью заказчика, работодатель может включить эти показатели в систему KPI.

Данные этих показателей дадут понять, как распределить нагрузку, за что стоит премировать сотрудника, какие ошибки он может совершить, как их исправить, оптимизировать бизнес-процесс и повысить выполнение плана.

Кроме того, система поможет найти исполнителя какой-то сложной, нелюбимой всеми работы — ведь все будут знать, что за нее положено вознаграждение.

https://www.youtube.com/watch?v=1hQ9WtIqycA

Менеджерам надо задерживаться на работе, чтобы контролировать поздние отгрузки товара для клиентов и подписывать документы — это не самая приятная часть их обязанностей.

Сотрудники подходят к этому ответственно и с прилежанием, потому что у них есть KPI — своевременно передавать документы, без ошибок. За его выполнение они получают двойное дополнительное вознаграждение.

Для внедрения KPI компании требуется сформированная система управления

Система управления включает в себя миссию, оргструктуру, систему оплаты труда, стратегию, бизнес-процессы и др. Она дает информацию о том, какие процессы существуют, какие сотрудники за них отвечают.

После сбора и анализа данных руководство понимает, какие цели надо поставить для развития бизнеса. А система KPI даст ответ — как оптимизировать процессы и работу сотрудников для достижения целей. Поэтому перед началом работы с KPI, стоит составить чек-лист и проверить, есть ли в нем следующие элементы:

Видение

Это то, чего хочет собственник от компании. Он должен понять, в каком направлении будет развиваться бизнес: увеличивать ассортимент или наращивать объемы производства, идти на новые рынки или увеличивать эффективность при сохранении масштабов бизнеса.

Руководство сети кофеен «Сиена» планирует расширять сеть, открывая новые точки в городах Ленинградской области.

Стратегия

Это понимание, как достичь видения. Нужно описать конкретный путь достижения цели: предсказать, какая будет внешняя среда, с кем конкурировать и сотрудничать, кто целевая аудитория, сформулировать уникальное торговое предложение и так далее.

В 2021 году владельцы сети «Сиена» хотят открыть два филиала — в Выборге и в Шлиссельбурге.

Видео:Урок 10. Оценка эффективности в логистикеСкачать

Они составили бизнес-план, в котором перечислили основных конкурентов и поставщиков, назвали целевую аудиторию — молодежь и студенты, сформулировали УТП — большой ассортимент авторских кофейных напитков с сиропами и пряностями.

Задачи

Это составляющие глобальной цели — то, что должен сделать каждый из отделов для ее достижения за определенный период. К примеру, если руководство хочет увеличить продажи, производству необходимо наладить работу нового станка, службе персонала — подобрать и обучить дополнительных сотрудников, а логистам — начать поиск еще одной машины.

Владельцам кофеен «Сиена» необходимо найти помещения, HR-специалисту — найти новый персонал и договориться о проведении мастер-класса по работе с новыми добавками, менеджеру по закупкам — договориться с поставщиками об увеличении объема закупок и расширении ассортимента сиропов и пряностей.

Система учета

Это система, собирающая и обрабатывающая данные всех подразделений: например, бухгалтерии, отдела продаж, логистики, обслуживания клиентов (жалобы и предложения клиентов), маркетинга, планирования и так далее.

Также система учитывает состояние дел на рынке, прогнозы и действия конкурентов. У каждого бизнеса свои особенности, поэтому системы учета индивидуальные. Их главная задача — дать ответ на вопросы, в каком состоянии компания сейчас и что сделать, чтобы повысить эффективность работы.

Руководитель сети «Сиена» благодаря отчету бухгалтерии знает, что компания нашла нового поставщика кофе и сэкономила на сырье. А по отчетам отдела продаж — что клиенты лучше всего покупают авторские напитки.

На сэкономленные деньги начальник предлагает закупить новые сиропы и дает сотрудникам разработать рецептуру новых напитков. По отчетам маркетолога он видит, что конкуренты не пользуются рекламой у блогеров.

Поэтому дает задание найти таких и пригласить попробовать напитки бесплатно. В итоге напитки становятся модными, оборот сети кофеен увеличивается на 3% в первый месяц.

Описание бизнес-процессов

Руководство и сотрудники должны понимать, кто чем занимается, задачи и компетенции друг друга, зоны ответственности.

Директор кофейни знает, что нужно сделать, чтобы клиент получил конечный продукт — чашку кофе. И какие люди будут отвечать за результат на каждом этапе.

https://www.youtube.com/watch?v=8QcYunIBIDE

Надо закупить зерна и сиропы — за это отвечает управляющий, который работает с поставщиками. После — привезти продукты в кофейню и организовать хранение, за что тоже ответственен управляющий.

Следующими этапами — разработкой рецептов, приготовлением кофе и расчетом клиентов занимается бариста. Рекламой кофейни и привлечением клиентов занимается маркетолог.

В компании система управления может быть не проработанной до конца: например, есть только миссия и ценности. Бывает, что есть каждый элемент, но они не внедрены как следует или противоречат друг другу.

Например, миссия кофейни — «Предлагать потребителям со средним доходом качественный кофе и выпечку по низким ценам», а стратегия развития базируется на расширении ассортимента премиальных сортов кофе, дорогих сиропов и эксклюзивных десертов.

Если бы миссия и стратегия совпадали, то кофейня расширяла бы ассортимент, стремясь сохранять соотношение «цена-качество»: брала сырье и выпечку бюджетного и среднего ценового сегмента, тщательно проверяя поставщиков.

Система KPI не нужна на старте бизнеса

Видео:Логистика выходного дня Выпуск 3. KPI в ЛогистикеСкачать

KPI — это решение для стабильных, зрелых бизнесов с четкой и формализованной структурой. Начинающему бизнесу такая система не нужна по нескольким причинам:

У стартапов нет формализованной системы управления. Ее элементы — стратегия, оргструктура и прочие — еще не сформированы: у руководства просто нет на это ни времени, ни ресурсов.
Например, владельцы бизнеса по доставке еды еще не до конца определились с целевой аудиторией — хотят продавать и студентам, и многодетным семьям, и представителям среднего класса.
На старте бизнеса часто сложно разделить ответственность: сотрудников мало, они плотно взаимодействуют между собой, подменяют друг друга. В том же бизнесе по доставке еды один владелец — менеджер по продажам, водитель, сисадмин, а второй — повар, дизайнер, кладовщик, снабженец.
В таком случае нельзя установить конкретные показатели.
В маленьких бизнесах сотрудники и так хорошо мотивированы, легко общаются и представляют, каких целей хотят достичь. У них нет чувства оторванности от результата деятельности, и поэтому KPI не нужны.

Конечно, и в маленьком бизнесе нужно собирать данные о деятельности компании и измерять все, что возможно. KPI — сложно придумать «из головы», они должны опираться на вашу статистику. Лучше сконцентрироваться на основной работе и создании удобной системы управления.

Разрабатывать и внедрять систему KPI лучше на этапе «зрелости»

Общие правила внедрения KPI

Не существует единого рецепта, как внедрить KPI без ошибок. С каждым бизнесом надо разбираться индивидуально, анализируя данные системы управления. Но есть общая схема, которой стоит придерживаться.

Выберите ключевые показатели

На основании стратегии постройте «дерево» целей на заданный период, например, квартал. Для каждой из целей определите ответственных сотрудников, а также показатели, которые будут характеризовать степень достижения этой цели. Это первый пул показателей.
Проанализируйте бизнес-процессы (для которых назначены исполнители и ответственные) и определите, какие данные помогут понять, нормально ли протекает процесс или есть проблемы. Это второй пул показателей.
Из двух групп показателей выберите три–пять самых важных на заданный период для каждой должности. Это и будет KPI, то есть ключевые показатели с привязкой к сотруднику.

Объясните суть системы KPI сотрудникам и поработайте в тестовом режиме

Расскажите каждому о глобальных целях компании и подчеркните, что он должен сделать для достижения этих результатов. После этого можно подсчитывать KPI без привязки к заработной плате. Подбирайте коэффициенты и плановые значения, смотрите, что получается — адекватны ли итоговые цифры рынку.

Если сразу привязать показатели деятельности к зарплате и не объяснить задачи системы, сотрудники могут начать воспринимать KPI как завуалированную систему штрафов или то, что начальство придумало способ платить меньше.

Ваш Логистический KPI — Внутренние Показатели Логистики Вашей Цепи Поставок (Для Грузоотправителей)

Логистика как наука имеет эмпирический характер и относительно короткую историю. По этой причине конкретные законы логистики — необходимые, существенные, стабильные, повторяющиеся отношения между покупателями и продавцами, грузоотправителями и перевозчиками. «Шесть основных правил» логистики сформулированны следующим образом

Логистический оператор должен обеспечить:

желаемый продукт
требуемое количество
надлежащее качество
в нужное время
к сроку
по согласованной цене

Отметим, что «шесть функций» логистики представляют собой необходимое и достаточное условие экономического и математического моделирования формализованных логистических процессов. Появление в литературе «седьмого» и последующих правил с этой точки зрения является излишним, но допустимым при определенных условиях.

Мы обращаем внимание на применимость этих правил не только на сырье, полуфабрикатах (возобновляемые фонды), но и на основных средствах и трудовых ресурсах. Эти проблемы решены в рамках аутсорсинга и аутстаффинга.

https://www.youtube.com/watch?v=3aoa3QeGa-8

Индикаторы доставки (показатели эффективности доставки товаров производителя) характеризуют объем, структуру и ритм поставок.

Видео:KPI менеджера по продажам. Разбор реального кейса.Скачать

Выполнение обязательств по фактическому объему поставок рассчитывается путем сопоставления объема товаров, фактически доставляемых в процессе выполнения договорных обязательств, с его объемом, предписанным в договорах поставки.

Выполнение обязательств по ассортименту поставляемой продукции определяется путем сравнения фактического объема поставляемой продукции и ассортимента, предусмотренного в договорах.

Показатели ритмичности — это отношение количества фактически произведенной продукции в пределах запланированной цели за каждый исследуемый период а к общему объему задачи за весь период.

Вы слышали о глобальном LPI? Узнайте о SeaRates LPI-12 ®, чтобы проверить, отвечает ли ваша логистическая компания / отдел отраслевым стандартам.

Складские индексы — это технические и экономические показатели, используемые для всестороннего анализа различных областей работы складов.

Система этих показателей может быть представлена тремя расширенными группами:

показатели эффективности складов (грузооборот, удельный оборот, коэффициент неравномерности нагрузки, общая складская деятельность, интенсивность движения грузов);
показатели эффективности использования складских помещений (мощность, полезная площадь, коэффициент использования, складская нагрузка);
показатели уровня безопасности товаров и финансовых показателей (количество случаев несоблюдения товаров, стоимость хранения, стоимость упаковки, производительность труда работников склада).

Ключевые показатели эффективности логистики (KPI для логистики)

Ключевые показатели эффективности или KPI в логистике — это индикаторы, которые показывают, насколько эффективно ресурсы в компании используются для осуществления логистических процессов.

Логистика развивается, и сегодня у нас есть определенная система показателей, которая всесторонне оценивает ее эффективность:

общие затраты на логистику;
качество предоставляемых услуг;
продолжительность логистических циклов;
общая производительность;
уровень возврата средств для дальнейших инвестиций в эту область.

Все они считаются ключевыми индикаторами, которые показывают эффективность логистики внутри предприятия. Давайте поговорим о них немного больше.

Общие затраты на логистику

Это так называемые общие затраты, которые включают:

затраты на выполнение различных задач логистики;
ущерб в результате возникших проблем;
затраты на управление логистическим процессом.

Большинство логистических отчетов, в которых описывается, насколько хорошо реализован план, содержат упорядоченные показатели этих затрат.

Иностранные компании в этой области, как правило, контролируют и анализируют затраты на транспортировку товаров, их расположение на складах, распределение запасов, управление заказами, информационное обслуживание и т.д.

Видео:Как организовать работу отдела, чтобы он приносил деньги? Современный менеджмент в логистикеСкачать

Кстати, используя систему управления логистикой SeaRates, вы можете легко генерировать, просматривать и распечатывать все ваши отчеты по логистике.

Качество предоставляемых услуг

Логистическое обслуживание также является сильным показателем производительности системы. Его уровень определяется тем, насколько ожидания клиентов отличаются от удовлетворения предоставляемых логистических услуг. Важно, чтобы отдел / компания вызывали доверие клиентов, считались компетентными и надежными, а менеджеры были общительными, вежливыми и готовыми помочь.

Основными компонентами, которые измеряют качество обслуживания, являются:

внешний вид (доступность офиса и его комфорт, современное оборудование, опрятность персонала и т. д.);
гарантированное выполнение указанной работы;
ответственный подход;
компетентность сотрудников фирмы;
удобство взаимодействия между клиентом и логистическим предприятием;
минимальное количество рисков в процессе сотрудничества или их отсутствие;
вежливое обращение с сотрудниками с клиентами, доступное представление информации;
понимание клиентов, способность удовлетворять их требованиям.

Поэтому те компании, которые как можно ближе к описанному уровню, заслуженно имеют более высокие оценки логистического обслуживания и, соответственно, оценку эффективности. К слову, в SeaRates разработана отчётливая система оценки эффективности логистической компании — SeaRates LPI-12 ®, взгляните.

Продолжительность логистических циклов

Это время для заказа. Время — важный и, порой, дефицитный ресурс сегодня. Поэтому чем дольше работа выполняется в цепочке поставок, тем ниже показатель эффективности логистики на предприятии.

Общая производительность

Этот показатель определяет степень выполнения работы; сколько оборудования, приборов и людей были вовлечены в предоставление услуг; расходы на другие ресурсы. Многие зарубежные компании поддерживают специальную отчетную документацию по эффективности логистики, в которой эти и другие показатели отображаются более широко.

Уровень возврата средств (ROI):

Показывает, насколько эффективны инвестиции в систему логистики. Показатель определяется наличием и статусом слудующего:

складские помещения;
транспорт;
связь;
установки для ремонта и обслуживания транспортных средств и складов;
телекоммуникационные системы;
компьютерное оборудование.

Видео:Где мой заказ? Управляем главным KPI в логистике - скоростью. Часть 1Скачать

Чтобы полностью понять внутреннюю логистическую производительность предприятия (ваше предприятие — это Грузоотправитель, Экспортер/Импортер или международная торговая компания), вот полный список параметров, которые вы можете использовать для улучшения вашей цепочки поставок:

соотношение количества заказов за выбранный период времени;
потребность в материалах, относящихся к периоду времени;
расходы на персонал за период;
количество сотрудников;
количество больничных;
доля запасов по отношению к обороту;
стоимость заказов за период;
средняя доступность на складе;
разница в показателях запасов с числом запасов;
количество отсутствующих на работе;
стоимость доступности на складах, относящихся к инвестированному капиталу;
количество складов;
продолжительность оборота склада;
среднее время восстановления запасов;
число (частота) оборотов;
стоимостное выражение различий в запасах по количеству запасов;
уровень готовности к поставкам;
доля запасов в обращении;
доля затрат на материалы, обусловленная себестоимостью производства (интенсивность материала);
количество позиций заказа за период;
средняя продолжительность храпа на складе;
отношение расходов на хранение к складской площади;
доля сторонних организаций в обороте.

Выводы

Мы рассмотрели основные показатели эффективности логистики. На их основе составляется учет и контроль системы логистики, и в этой области разрабатывается еще один план действий. Если вам нужна консультация специалиста по логистике — пишите по адресу support@searates.com!

Узнайте больше о тенденциях высокой производительности на нашем Telegram канале и поделитесь своими мыслями и экспертным мнением в нашем Telegram-чате, где теория и практика международной логистики находят синергию.