KPI для менеджера проекта

Здравствуйте, друзья! Задумывались ли вы, что практически любая сфера бизнеса – это продажи. Каждую минуту своего существования любая компания стремится к тому, чтобы нарастить прибыль.

Это достигается за счет реализации товаров, услуг, производимой продукции, информации – продавать можно все! Чтобы оценить эффективность сбыта, необходимо использовать KPI для менеджера по продажам.

Именно от результативности работы менеджеров зависит, насколько успешно и быстро фирма наращивает обороты.

Сегодня я расскажу:

• зачем внедрять систему KPI для менеджеров;
• какие показателе нужно оценивать в первую очередь;
• как организовать эффективную работу отдела продаж;
• как контролировать результаты;
• каким образом оценивать полученные показатели.

Что такое KPI в отделе продаж

KPI – это ключевые показатели эффективности, которые призваны служить достижению стратегических целей организации.

Данная система очень эффективна и на западе применяется уже давно. До нас, как и все остальное, она дошла относительно недавно, но уже успела завоевать большую популярность в силу впечатляющих результатов, достигаемых от ее применения.

Этот механизм может применяться к различным подразделениям организации, таким как отдел персонала, отдел контроля качества, отдел развития и так далее. Мы же будем говорить о KPI для продажников.

В первую очередь отметим, что самым глобальным показателем являются деньги, которые менеджер приносит своей фирме. Однако, не все так просто. Этот фундаментальный фактор может складываться из различных ключевых показателей. Ниже мы рассмотрим наиболее важные из них.

Зачем внедрять систему KPI для менеджера по продажам

Менеджеры-продажники – это не та должность, на которой можно просто отсиживать рабочие часы и не беспокоиться о заработной плате. Данная профессия требует от человека большой динамики, скорости принятия решений и совершенно не терпит лени.

Внедрение системы позволяет:

1.  мотивировать сотрудника на выполнение поставленных целей;
2.  установить соотношение между сформированным планом и реальным положением дел в каждый момент времени;
3.  увидеть результаты работы.

Важнейшие показатели KPI для менеджера по продажам

Специалиста нужно оценивать по различным ключевым показателям. Ниже я приведу наиболее значимые из них.

№1 Прибыль, приносимая компании

Как уже было отмечено выше, прибыль наиболее ключевой и важный фактор в оценке работы менеджера.

Стоит разобрать это понятие подробнее.

Если вы читали статью про KPI в интернет-маркетинге, то должны помнить, что прибыль не равна выручке.

Прибыль = Полученная выручка – (Себестоимость продукта + Всевозможные дополнительные затраты)

При этом от одной и той же выручки прибыль может быть совершенно разная.

Например: один сотрудник сумел реализовать продукции на такую же сумму, что и другой. При этом первый затратил на дополнительные издержки на 20% меньше средств. Логично, что компания получила большую прибыль. Следовательно KPI первого сотрудника тоже выше.

№2 Средняя стоимость сделки

Ее еще называют средним чеком. Показатель напрямую влияет на обогащение компании.

Два сотрудника могут совершать одинаковое количество сделок в месяц. Средний чек у одного будет на порядок выше, чем у другого. Таким образом, не приходится говорить об одинаковой эффективности – ведь доход от реализации одного из менеджеров будет больше.

Среднюю стоимость лучше всего измерять, когда осуществлено достаточно большое количество сделок. Тогда картина будет более точная.

№3 Количество привлеченных потенциальных клиентов

Система KPI для менеджеров отдела продаж включает и такой показатель, как расширение клиентской базы. Привлечение потенциальных клиентов и работа с ними играет важную роль в процессе реализации продукции.

https://www.youtube.com/watch?v=hb6VjKKQ5EY

Учитывается результативность. То есть: первое – контакт должен состояться, второе – у состоявшегося контакта должен быть результат.

Результатом можно считать: назначение времени следующего звонка, пожелание клиента получить каталог с прайсом, предоставление контактных данных, согласие принять участие в мероприятии и так далее.

Показатель будет складываться из количества результативных контактов и реального пополнения базы потенциальных клиентов.

№4 Конверсия потенциальных клиентов в покупателей

Рассчитать показатель достаточно просто.

Пример: Вы побеседовали с 1000 потенциальных клиентов и озвучили им торговое предложение. Согласились на покупку и попросили выставить им счет 54 клиента. Тогда конверсия равна: 54/1000 * 100% = 5,4%.

Специалист, у которого процент больше, имеет больший показатель.

№5 Дебиторская задолженность

Умение продавать – это еще не все, что должен знать менеджер. Очень важно получить от клиента оплату.

На практике не всегда дела с оплатой идут так гладко, как хочется. Поэтому сотрудник должен грамотно и своевременно контактировать с клиентом, дипломатично, но настойчиво заставляя его платить.

Когда подходит отчетный период, данный фактор серьезно принимается во внимание. Ведь компания не выигрывает от неоплаченных счетов.

№6 Количество повторных сделок

Здесь учитываются повторные сделки с уже имеющимися клиентами.

Всем известно, что старые клиенты более лояльны, им проще продать и они более охотно тратят крупные суммы.

Работа с имеющейся базой клиентов должна стоять в приоритете ничуть не ниже, чем поиск новых покупателей. Следовательно данный KPI также имеет большое значение.

Организация эффективного отдела продаж

Если KPI начальника отдела продаж высок, то вероятнее всего, он сможет способствовать повышению ключевых показателей у своих подчиненных.

Помимо того, что продавцов стоит подбирать энергичных, амбициозный и стрессоустойчивых, следует правильно организовать рабочий процесс.

Внутри отдела должен соблюдаться регламентируемый график и определенные правила.

Менеджеры в совершенстве должны владеть скриптами продаж и ежедневно повторять их. Если работник отдела не знает скриптов, то допускать его к телефону не стоит до тех пор, пока скрипты не будут выучены.

Человеку необходимо понимать, что потраченное на учебу время прямо пропорционально снижению его личного дохода. Чем больше прибыли менеджер смог принести фирме, тем сильнее вырастет его заработная плата в текущем месяце.

Кроме того, действия (или бездействия) сотрудника должны фиксировать и контролироваться. Недостаточно просто отчитаться о совершенных звонках. Должен быть отражен результат по каждому из них.

В процессе контроля просто незаменимы CRM системы, которые все активнее используются на предприятиях.

Каждый день в определенное время менеджер должен присылать отчет о проделанной работе.

В компании особое место должна занимать система адаптации менеджера по продажам. Вновь пришедшие сотрудники могут быть неплохими профессионалами, но на новом месте работы всегда имеются свои нюансы, к которым следует привыкнуть. Чем быстрее компании удастся адаптировать нового специалиста, тем быстрее он принесет ей прибыль.

KPI для руководителей отдела продаж также должны высчитываться и оцениваться наряду с показателями менеджеров.

Примерами KPI для руководителя отдела продаж могут быть такие показатели, как: выручка от реализации, объем продаж по новым каналам, степень удовлетворенности внешнего клиента и многое другое.

Помните, у каждого менеджера может быть свой план продаж, но требование к KPI должно быть одинаковым для всех.

Не стоит выставлять ключевой показатель менее 10%.

И еще один совет в заключении. Чтобы мотивировать сотрудника на более продуктивную работу ознакомьте его с формулой, согласно которой высчитывается его заработная плата.

Формула премирования = Оклад (основная часть) + % от оборота *(вес KPI1*KPI1 + вес KPI2*KPI2 + вес KPI2*KPI2);

Каждый показатель имеет собственный вес.

Пример:  KPI1 – выполнение плана продаж имеет вес равный 50%

Продажи менее 50% = 0

от 51-89% = 0,5

от 90-100%= 1

План выполнен на 60%,

тогда вес KPI1*KPI1 = 50% *0,5.

Зная вес каждого ключевого показателя и процент выполнения, можно легко посчитать размер премирования.

https://www.youtube.com/watch?v=MmllXjAs9AQ

Увидев наглядно, сколько можно получить, работая эффективно, сотрудник будет иметь хороший стимул.

На этой оптимистичной ноте буду заканчивать сегодняшний пост.

Внедряйте KPI для менеджера по продажам и пусть от этого выигрывают все.

Жду ваших комментариев.

Поделитесь публикацией с друзьями в социальных сетях и подписывайтесь на обновления блога.

До новых встреч!

Project Management Key Performance Indicators KPIs

Project managers (PMs) know that having key performance indicators (KPIs) is the only way to gauge a project’s success and improve upon your work formula for the future. KPIs should be closely linked to your company goals so it’s important to define success for yourself and your team.

Whatever you want to achieve, it should be easily measurable. Do you want to bring in more revenue? Gain more social impressions? Decrease the number of error reports per project?

Once you have a goal, you can decide what KPIs matter most to you.

Here are a few KPIs you might consider:

Growth & development KPIs

Let’s start with the basics. Everyone wants their business to grow. These KPIs can track whether growth is happening at an appropriate rate for you.

1. Number of potential leads

Before you have customers, you’ll need to have leads. One of the first KPIs you should be measuring are:

• How many leads do you have?
• Where are these leads coming from?
• Who is researching and vetting each lead for quality?
• How many work hours are spent doing this?

Cold calls and emails may work for you at first but as you scale as a business, you will want to incorporate different networking and advertising tactics to make sure your growth doesn’t stagnate.

2. Number of active projects

Project management software will be your best friend as the number of jobs you take on continues to grow. As this happens, you’ll want to start tracking which “leads” turn into “paying clients.”

How many communication touchpoints, on average, does it take your business to transform a lead into a client?

Because it is easier and cheaper to retain clients rather than source new ones, you should also keep track of how many active projects are coming from returning customers.

Project process KPIs

Now it’s time to think about KPIs that refine your process. Various project planning tools will definitely help you track important KPIs in this area. There are free ones available online, so don’t feel you need to break the bank getting the right software support.

3. Labor costs per task

How many hours are you spending on each task within a project? While some activities are more sporadic and harder to measure (answering emails, for example), others are easier and more vital to block out and track ( time spent QA testing an app or website).

This will help you tighten up any areas that need productivity improvement. Up-to-date KPIs in time management will also help you provide clients with better, more accurate estimates for future projects.

4. Task backlog

This might end up being a daily- or weekly-tracked KPI. Frequently, you’ll want to survey the number of tasks in your queue to gauge where processes are being bottlenecked. This can also help you assign resources or decide to bring on a new hire.

You might need to reassess urgency so that outstanding jobs are given the TLC they deserve. Or, you might decide to scrap optional/quality-of-life jobs in order to make room for bigger items.

5. Time to market

How long does it take you to complete a project? That means all the way from conception to customer sign-off. Different types of projects will take different amounts of time, ranging from hours to months (or even years).

That’s why you’ll want KPIs that indicate the type of the project, the estimated timeline, any bumps along the way, and the final (billed for) time. You will want to know how much time different phases take, planning, executing, and QA testing.

Tracking these numbers will also let you know whether your team is getting more efficient as their experience levels increase—which should be the goal!

Quality Assurance KPIs

Quality, quality, quality. That’s what customers expect from you. And that’s what you are going to give them. These KPIs will help you get there.

6. Problems or issues found bya team

Bug tracking tools will be your saving grace when it comes to KPIs relating to quality assurance.

Ideally, you want no errors. Ever. But we know that that is never going to happen.

Ideally, your team and not your customer (or their customers) should detect most problems.

You will want to set up a robust measurement system to determine how many errors YOU are able to find before the product ever goes live.

7. Problems or issues found by a customer

While similar to the above KPI, you’ll want to pay particular attention to how many bugs slip passed your team’s keen eyes. You will want to keep this number low. Your customers are counting on you to deliver a perfectly polished product.

Having a low rate of errors will make clients more ly to return to you for future work or talk you up to others.

Make sure the number of bugs that makes it out into the wild is minimal. Constantly strive to lower your rate of errors.

Think:

• Where do problems arise?
• What caused them?
• How can you do better next time?

8. Client satisfaction

Probably, no one s getting those “Rate our customer service” emails directly after a help desk call or virtual chat. But there is a good reason why big name companies continue to bombard our inboxes with them.

Customer satisfaction is the goal of every operation.

Some ways to measure this include:

• Using an email survey.
• Noting customer retention rate.
• Asking clients to leave a star-review on Google, Yelp, or other online services.
• Asking for a testimonial for your website.

It can be a hard statistic to track but it’s worth the effort to do so.

9. Return on investment (ROI)

Whatever resources you put in to a project, they should be counterbalanced by a measurable profit. This seems obvious but you need to think about how to measure this if financial gains aren’t your only goal.

What if you buy ad space somewhere for exposure, more so than sales? Then the KPI you might track would be website hits, traffic, or impressions. Sometimes you need to put a dollar value on your time or physical resources in order to determine if your ROI per job is acceptable.

Make sure to quantify everything that goes into a project so that you can properly measure your ROI.

10. Conversion rate

Turning “potential customers” into “paying customers” can be a tough task, particularly in an online environment where you don’t have a smooth-talking salesperson greeting people at the front door.

Therefore, you need KPIs that indicate your success rate when turning passers-by into long-term customers.

How many people window shop (visit your website, fill out a contact form, ask for an estimate)? And how many of those people end up making a purchase?

Keep abreast of average conversion rates across your industry and medium ( shop versus Shopify stores, for example) for an idea of where to set your goals.

Conclusion

PM KPIs should be SMART: Specific, Measurable, Achievable, Relevant (or Result-Oriented), and Timely. Chances are, a good project will have more than 10 reliable KPIs. However, the ones listed above are a good place to start.

Ben Aston@thedigitalpm

Ben Aston is a digital project manager and founder of The Digital Project Manager, one of the fastest growing online resources for digital project managers.

He’s been in the industry for 15 years at top digital agencies including Dare, Wunderman, Lowe, and DDB.

He’s delivered everything from video virals to CMS, flash games, banner ads, eCRM, and eCommerce sites across automotive, utility, FMCG, and consumer electronics brands.

Использование методологии KPI в проектах

Сбалансированная система показателей, возникшая в начале 90-х годов на Западе как веление времени, пришло в 2000-х годах и в российскую практику управления.

Изначально было принято считать, что BSC служит мощным мотивационным регулятором процессуальной практики бизнеса.

В настоящей статье мы рассмотрим вопрос о том, какие ключевые показатели эффективности могут быть успешно применены и в проектной деятельности. Такой опыт постепенно обретает все большую значимость в современном менеджменте.

Краткий обзор BSC

Теория The Balanced Scorecard (BSC) стала известной и популярной в сознании управленцев благодаря книгам и деятельности двух авторов Р.С. Каплана и Д.П. Нортона.

Одним из существенных компонентов этой системы выступают модели мотивационных показателей, которые постепенно стали называть KPI (Key Performance Indicators).

Из-за сложностей корректного перевода эти показатели в русскоязычной среде начали именовать КПР (ключевые показатели результативности) или КПЭ (ключевые показатели эффективности). Почему-то последнее «прижилось» в ментальности менеджеров лучше.

https://www.youtube.com/watch?v=eVHw6f9AfTA

Модели KPI, реализованные в реальном бизнесе, являясь частью сбалансированной системы показателей, сами представляют собой систему, интегрированную во многие функциональные блоки управления. Среди них стратегический менеджмент и управление персоналом занимают главенствующее место.

В последние годы в разработке стратегии многие российские компании научились добиваться успеха.

Однако причины неудач бизнеса до сих пор кроются в слабости методичной разработки и воплощении программ конкретных действий по стратегической реализации.

BSC и входящие в эту систему ключевые показатели эффективности призваны закрыть «дыры», сохраняющиеся между стратегией и низовыми процессами деятельности, а также проектами развития.

Пирамида сбалансированной системы показателей компании

Система BSC называется сбалансированной, потому что представляет собой пирамиду-иерархию целей, имеющую гармоничную логику декомпозиции от видения, миссии компании, через стратегию и стратегические цели к целям все более низкого уровня:

• финансовым;
• клиентским;
• процессным и проектно-техническим;
• целям бизнес-системы и потребностям персонала.

Как известно, традиционная методология BSC уделяет большее внимание как раз процессам, чем проектным задачам. Такое положение вещей долгое время было неизменным.

В настоящее время сама архитектура постиндустриального бизнеса обретает все большую проектную ориентацию, поэтому возрастает потребность в локализации системы KPI применительно к проектам.

Ниже представлены две схемы ретрансляции стратегии вниз до составов проектной реализации, которые отдельного пояснения не требуют.

Модель проектного блока сбалансированной системы показателейРазделение проектов компании на два их основных видах в рамках BSC

Хотим мы этого или нет, но наши компании уже находятся в среде бизнеса новой эпохи. И если путь деградации и банкротства категорически неприемлем, альтернативы BSC нет.

Самое интересное, что и размер бизнеса в последние годы для внедрения сбалансированной системы KPI не помеха, а трудности внедрения есть и будут.

Тут, как всегда, важно само движение к полноценной модели, идеально никогда с первого раза не получается.

Мотивация персонала в проектах и KPI

Система показателей деятельности строится для целей управления посредством мотивирования персонала на решение задач циклического характера (процессов) и уникальных задач в условиях ограничений (проектов).

В российской практике хозяйствования иногда приходится сталкиваться с ситуацией, когда менеджер проекта оказывается в растерянности из-за неясности вопросов, связанных с мотивацией не только членов его команды, но и его самого.

Это одна из весомых причин срывов успешных начинаний.

Конечно, проектно-ориентированную систему мотивации персонала нужно тщательно разрабатывать и регламентировать. Ключевая роль здесь отводится директору по персоналу. При этом следует помнить, что все проекты уникальны не только по составу решаемых задач, но и по мотивационной конфигурации.

Используя ключевые показатели эффективности, мотивировать нужно не только команду проекта и его менеджера. Данный вопрос следует решать и относительно проектного офиса, команд управления проектами и, иногда, куратора. Система KPI, мотивирующих участников проекта должна включать следующее.

1. Цели ответственных работников и команд.
2. Охват работников компании и сторонних участников.
3. Срок действия мотивации.
4. Критерии оценки, ее процедуры и ответственные лица за установление размера KPI.
5. Регламентацию процедур взысканий и поощрений.
6. Календарный регламент расчета KPI.
7. Регламент формирования мотивационного бюджета.

Очень важно, чтобы с самого начала на уровне стратегии, инвестиционной и мотивационной политик была концептуально установлена политика компании в области мотивации персонала, занятого в проектной деятельности. В некоторых компаниях этого нет.

Должен быть выделен бюджет на фиксированную часть стимулирования работников, привлекаемых к проектным мероприятиям, а также изысканы средства на премии за успешную их реализацию.

В своей практике я всегда стремился добиваться от высшего руководства уровня премиального фонда в размере 30-40% от фиксированной части бюджета на эти цели.

https://www.youtube.com/watch?v=idl7zFTO0-U

Модель обеспечения информацией процедуры расчета KPI компании

Система бюджетного управления, СУП (система управления проектами) и система KPI находятся в тесном взаимодействии как с позиции бюджета мотивации персонала, так и с позиции информационного обеспечения расчетной базы показателей эффективности. Такое вполне естественно. Более того, во многих компаниях в комплекс бюджетного управления, помимо чисто финансовых планов и отчетов, интегрирована подсистема трудового, технического и других видов нормирования. В отдельных компаниях, напротив, нормативная система планирования полностью подменяет собой бюджетную и работает весьма результативно. Какая бы модель финансового регулирования не была избрана, я убежден, что названные три системы лучше всего внедрять и развивать совместно, потому что они – части целого.

KPI для проектно-ориентированного бизнеса

Напомним себе, что проектные задачи в организации делятся на две большие группы: внутрикорпоративные проекты развития и проекты контрактного типа, присущие природе бизнеса, имеющего проектный тип производства.

В рамках настоящего раздела нас интересует второй тип организации, присущий бизнесу в сфере строительства, IT-разработок, мелкосерийного и штучного производства, консультационной деятельности.

В этой связи интерес представляют примеры становления систем KPI для проектов компаний в названных областях.

Критериальный фундамент результативности и эффективности проекта формируется еще на этапе разработки устава проекта.

Его составной частью служат факторы успеха (показатели успешной реализации), закладывающие основу для будущего состава KPI.

С учетом основных функций управления, стадий проектной реализации, ее содержания, ограничений и рисков акцентируем внимание на трех предметных элементах «треугольника ограничений»:

• «деньги» или бюджетные ограничения;
• «сроки» или временные ограничения;
• содержательные ограничения или «качество» проекта.

Эффективность проектов в основном определяется умелым оперированием этими тремя аспектами. Вокруг них и должна строиться система показателей.

И по логике методологии BSC, и по здравому разумению бюджетные ограничения главенствуют для мотивации эффективности. За основу выработки соответствующих KPI целесообразнее принять метод освоенного объема (EVM).

Целью выработки показателей данной группы является определение соответствия фактически выполненной работы плановым объемам в рамках бюджета.

Состав показателей EVM, служащие основой для KPI проекта

Ключевые показатели эффективности, сформированные на основе методологии EVM, хорошо применимы на практике с использованием распространенного MS Project.

Например, наиболее доступный показатель – нормативное значение CV- отклонение по стоимости показывает, укладывается менеджер проекта в выделенный ему бюджет средств или нет.

Также мы можем выделить практикуемые KPI из разряда индексов, среди которых для целей бюджетных ограничений используется показатель CPI. Он дает относительную оценку эффективности использования ресурсов.

Эффективность реализации проекта по временному параметру характеризуется показателями SV и SPI. Отклонение от графика может исчисляться в денежных единицах или единицах времени в зависимости от принятой логики измерения. Это в той же мере касается и индексного показателя.

Рассматривая вопрос о содержательных показателях, нельзя не учесть потребность прохождения вех проекта в срок.

Пока говорить о развертывании полноценных BSC в рамках отдельных проектных задач не приходится, но поэлементно идет развитие таких систем по традиционным составляющим:

• клиенты;
• процессы;
• системы и персонал.

Проект продуктовой новации и KPI

Опишу реальный пример проекта внедрения новой услуги «N» в компании среднего уровня, но с достаточно развитым менеджментом. Кадровая и мотивационная политики компании предполагают выделение мотивационных бюджетов на реализацию проектов развития.

Проектного офиса в компании нет, но действует администратор проектов, который помогает нескольким кураторам из числа высшего руководства и менеджерам проектов из числа функциональных руководителей и высококлассных специалистов.

Монетарной мотивации кураторов нет, поскольку они завязаны на финансовые результаты деятельности и неденежные KPI из состава корпоративных стратегических карт.

https://www.youtube.com/watch?v=zqm_pEbGP3I

В рамках проектной регламентации выполнены работы по концепции и уставу проекта. Критерии оценки успешности проекта разработаны и согласованы между куратором и PM. В их составе предусмотрены следующие позиции.

1. Сдача полностью освоенной услуги «N» в промышленное производство к сроку А в рамках утвержденного бюджета Y.
2. Валовая выручка от оказания услуг «N» к сроку В за период с момента запуска проекта – F тысяч рублей.
3. Маржинальная прибыль к сроку В – G тысяч рублей.
4. Выход на окупаемость к сроку С.
5. Финансирование проекта обеспечено в рамках утвержденного бюджета Y.
6. 85% специалистов I и II квалификационной категории сдали зачет и аттестованы на право оказания услуги «N» клиентам компании к сроку D.
7. Широта применения услуги «N» специалистами I и II квалификационной категории к сроку E не менее 70%.
8. К сроку L число обращений в компанию по услуге «N» достигло значения P обращений в месяц.
9. Число жалоб клиентов по бизнес-направлению снизилось до уровня Х к сроку T.

Обратите внимание, ряд критериев имеют природу вех. Многие из перечисленных параметров уже по сути являются KPI, которые вполне можно применять для мотивации работников, занятых на проекте.

Я не рекомендую использовать большое число показателей для стимулирования персонала проекта. Для нашего примера на уровне PM я оставил бы два KPI (пункты 1 и 3), а остальные распределил бы между ответственными исполнителями.

Но общее число «зарплатных» показателей снизил бы до пяти.

Модель зависимости параметров управления проектом от количества показателей

Причина заключается в требованиях экономности и непротиворечивости системы мотивации персонала, привлекаемого в проект. Сотрудники, входящие в проектную команду, одновременно выполняют работы на своих функциональных местах. Об этом следует помнить.

В настоящей статье мы затронули весьма интересные вопросы. Чувствую потребность еще неоднократно вернуться и к вопросу о целостном характере BSC проекта, и к отраслевым решениям в данной сфере.

Совершенно не удалось поразмышлять на тему трансляции вниз корпоративных целей, через цели проекта на ключевые показатели эффективности.

И поскольку развитие проектной доктрины управления далеко не исчерпано, а «белых пятен» еще целое множество, я уверен, что данный материал о проектной мотивации – это только начало.

Как использовать матрицу KPI в продажах

Чтобы разобраться, что такое KPI в продажах, необходимо определиться со значением самого термина.

KPI (ключевые показатели эффективности, КПЭ) по сути представляют собой систему оценки эффективности работы сотрудников на основании выполнения ими четко установленных задач. Они разрабатываются индивидуально для каждого сотрудника или подразделения.

Для их разработки используется принцип «сверху вниз», т. е.

вначале определяется стратегия развития организации в целом, затем роль и функции каждого подразделения, а на конечном этапе ставятся конкретные и понятные задачи перед каждым сотрудником, на основании которых и разрабатываются КПЭ.

При этом важно, чтобы они характеризовали деятельность конкретного сотрудника и имели численное выражение.

Пример:

• показатели KPI менеджера по закупкам: скорость обработки заявки, оборачиваемость запасов, экономия и т д.;
• показатели KPI для менеджера по продажам: объем продаж, средний чек, количество постоянных клиентов и пр.

После определения конкретных индикаторов для каждого из них на основании анализа деятельности работников за предыдущие периоды устанавливается плановое (целевое) значение. За выполнение и перевыполнение плана их поощряют материально (путем выплаты премий, бонусов и пр) либо иным способом.

https://www.youtube.com/watch?v=wAFevIISZt0

В результате внедрения подобных систем повышается эффективность работы, мотивация к труду, т. к.

трудиться легче, имея перед глазами четко сформулированные и конкретно измеряемые цели, и работники в немалой степени могут сами влиять на свою заработную плату.

А руководителю оценивать работу подчиненных значительно удобнее: можно сразу увидеть, с чем каждый из них справляется хорошо, а где возникают проблемы.

Внедрение КПЭ — непростой и ресурсозатратный процесс, требующий слаженной работы как руководства компании, так и руководителей подразделений и привлеченных специалистов. Сотрудники зачастую активно сопротивляются внедрению КПЭ, не вполне понимая, чем они полезны для них.

Чтобы избежать подобных эксцессов, удобнее внедрять такую систему поэтапно, в качестве «тестового» проекта сначала в одном-двух подразделениях. А затем, после отладки и исправления возможных ошибок, распространить их действие на остальные подразделения.

При этом в качестве подопытного кролика стоит выбирать отдел, непосредственно влияющий на финансовые итоги деятельности компании, например производственный цех или подразделение, ответственное за сбыт продукции.

Для них проще разработать КПЭ, и работники, привыкшие к выполнению планов (производства, сбыта), без которых деятельность современного предприятия вообще невозможна, легче воспримут такие новшества.

Кроме того, в отделах продаж традиционно используется сдельно-премиальная (или бонусная) система оплаты труда, поэтому и внедрение KPI не станет шоком для сотрудников, а лишь позволит сделать процесс начисления премий более справедливым, простым и понятным для них.

KPI — что это такое в торговле

Главным критерием эффективности продавца считают его выручку. Это, безусловно, очень важный, но далеко не единственный показатель. Ведь на финансовые результаты деятельности компании оказывают влияние все ее подразделения.

Да и в рамках одного отдела у сотрудников могут быть разные задачи.

Чтобы полнее оценить вклад каждого сотрудника в общий результат и поощрить действительно эффективных, и внедряется система KPI для менеджера по продажам, торгового представителя и других.

Показатели KPI в розничной торговле и в крупном опте, а также у различных сотрудников могут быть различными, в зависимости от поставленных перед ними целей.

Пример KPI руководителя отдела продаж: процент достижения сотрудниками отдела показателей KPI, процент выполнения плана продаж отдела, снижение уровня просроченной дебиторской задолженности и т. д.

Пример KPI для менеджеров по продажам: процент выполнения личного плана продаж, увеличение среднего чека, число новых клиентов и т. д.

Пример KPI торгового представителя: выполнение плана холодных, теплых звонков, посещений клиентов, обеспечение стандартов выкладки товара в соответствии с планограммой в закрепленных торговых точках и пр.

Несмотря на удобство применения именно в торговле, система мотивации, основанная на КПЭ, вовсе не универсальна. Ее не стоит внедрять в следующих случаях:

1. Компания находится в самом начале своего пути, оборот и численность персонала невелики (продавцов не более 10-15 человек). Вводить в таком случае KPI для директора по продажам и его подчиненных нецелесообразно, ведь оценить их эффективность проще другими способами, а затраты на внедрение КПЭ достаточно велики и могут не оправдать себя.
2. Продаваемые вещи ручной работы, несерийные изделия. Оценка с помощью КПЭ строится на усредненных показателях деятельности, подсчитать которые в случае торговли уникальными товарами весьма проблематично.
3. Компания переживает финансовые сложности. КПЭ подразумевает прежде всего финансовое поощрение наиболее эффективных сотрудников, а если ситуация в компании не позволяет работодателю выплачивать дополнительные вознаграждения, все система мотивации с помощью КПЭ теряет смысл.

Матрица KPI

Проводить оценку эффективности трудовой деятельности сотрудника удобно с помощью так называемой матрицы KPI или соглашения о целях. Обычно она составляется в виде таблицы, в которую вносятся все определенные для конкретного сотрудника ключевые показатели, а также указываются их базовые, плановые и целевые (лидерские) значения. Выглядит такая матрица примерно так:

Заполняют матрицу следующим образом:

1. Выбирают от 3 до 5 (для руководителей до 7) ключевых индикаторов, отражающих деятельность конкретного сотрудника с учетом поставленных перед ним задач.
2. Определяют вес (значение) каждого индикатора, исходя из влияния, которое он оказывает на общий итог деятельности. Наибольший вес отдают наиболее значимому показателю. Сумма всех значений должна быть равна 1 (100 %).
3. Устанавливают базовое, плановое (нормальное) и целевое (лидерское) значение для каждого показателя. Базовое значение фиксирует тот уровень, ниже которого опускаться нельзя. По сути это «нулевая точка», ниже которой работа менеджера нерезультативна. При неоднократном достижении фактического результата, равного базовому значению, руководству стоит задуматься о необходимости такого сотрудника в компании. Плановое (нормальное) значение показывает минимальный уровень, при котором предприятие будет «держаться на плаву». Целевое (лидерское) значение определяет уровень, к которому необходимо стремиться. Достижение работником этого уровня или превышение его поощряется как материально (премией), так и другими способами.
4. Заполненную матрицу предоставляют сотруднику. Логично это делать в начале месяца, т. к. в ней отражены задачи сотрудника на предстоящий период.
5. По окончанию месяца на основании анализа деятельности работника заполняют графу «Фактический результат».
6. Рассчитывают для каждого показателя индекс KPI, показывающий процент выполнения плана, по формуле:
7. Определяют общий коэффициент результативности ( рейтинг) сотрудника путем сложения индексов KPI всех показателей.
8. На основании рейтинга и рассчитывают размер премии, полагающейся сотруднику.

Возможны 2 варианта:

1. Простой. Поощряется сам факт достижения или перевыполнения планового показателя. Если рейтинг работника больше 100 %, ему выплачивается премия в заранее установленном размере.
2. Сложный. Размер премии сотрудника зависит от процента достижения цели.

Пример расчета KPI для менеджера по продажам

В качестве иллюстрации оценим KPI для менеджера по продажам в экселе. Воспользуемся уже заполненной матрицей.

https://www.youtube.com/watch?v=Am3uzMAahAM

Рассчитаем индекс KPI и найдем коэффициент результативности.

В организации принята следующая система оплаты труда:

• оклад менеджера по продажам составляет 14 000 рублей;
• премия начисляется в зависимости от рейтинга (коэффициента результативности) следующим образом:

Коэффициент результативности (рейтинг) Премия (% от оклада)

< 100	Не начисляется
101-150	50 %
151-200	100 %
> 200	150 %

Коэффициент результативности оцениваемого менеджера (см. матрицу) — 106,4 %. Значит, он получит оклад + премию 50 % от оклада, что составит:

14 000 + (14 000 × 0,5) = 21 000 руб.

Шаблон матрицы

Скачать

KPI для менеджера по продажам: как разработать и внедрить

Исследования показывают, что внедрение KPI увеличивает продажи компании на 30%. В статье вы найдете пошаговый алгоритм разработки KPI менеджера по продажам, а также пример расчета.

Используйте пошаговые руководства:

Любой проект, а особенно разработка KPI для отдела продаж, должен идти сверху вниз. Если топ-менеджмент не поддерживает идею и нет четкой постановки задачи проектной команде, положительного эффекта от внедрение системы ключевых показателей эффективности не будет. Из этого следует первый этап алгоритма.

Этап 1. Определение целей, сроков и бюджета проекта 

Единую и четкую позицию топ-менеджмента необходимо донести до сотрудников уже на этом этапе.

Этап 2. Формирование проектной команды

В составе команды по разработке и внедрению системы KPI могут быть как сотрудники компании, так и внешние приглашенные консультанты.

Этап 3. Выработка стратегии развития

Этот этап крайне важен для всего проекта, поскольку именно глобальные стратегии компании определяют вектор для показателей kpi не только отдела продаж и других подразделений. Хорошо, если стратегии закреплены документально, например, в долгосрочном плане или в годовом отчете.

На этапе формирования политики создается матрица с блоками – стратегиями. Они должны формулироваться на высшем уровне и затрагивать все подразделения компании.

Как быстро создать стратегию развития бизнеса

Примером стратегий на высшем уровне могут быть:

1. Повышение стоимости компании на …млн рублей.
2. Обеспечение компании лидирующих позиций на …. рынке.
3. Выход на новые ….. рынки сбыта в течение финансового года.
4. И прочие.

Дэйв Логан, автор книги «Лидер и племя» о том, как повышать уровень корпоративной культуры и почему опасно о ней забывать при разработке стратегии

Этап 4. Декомпозиция стратегий на функциональные области

Каждое подразделение компании служит для выполнения определенных функций: продаж, производства продукции, снабжения, управления финансами и т. д.  Согласно методике kpi ключевые показатели подразделения нужно объединить по функциям в функциональные области и для каждой такой области выделить ту стратегию или её часть на которую функциональная область может влиять.  

На практике нужно взять организационную структуру компании (или нескольких компаний) и переформатировать ее, объединив подразделения в функциональные области.

Возможно, на этом этапе проектная команда придет к выводу, что необходимо провести оптимизацию организационной структуры компании, но это совсем другая история.

На рисунке ниже представлен пример матрицы стратегий для функциональной области.

Рисунок 1. Пример матрицы стратегий для функциональной области «Продажи» оптовой торговой компании

Этап 5. Декомпозиция стратегий функциональных областей на цели подразделений, руководителей отделов, сотрудников

На пятом этапе нужно разделить стратегии на элементы – цели, доступные для выполнения на разных уровнях. Делать это нужно последовательно:

1. Сначала делим стратегию на цели подразделений.
2. Цель подразделения дробим на цели отделов.
3. Цели отделов распределяем между руководителем отдела и сотрудниками.

Декомпозиция — важный этап при разработке стратегии бизнеса>>. Проследим пример декомпозиции стратегий для функциональной области «Продажи» (рис. 2).

Рисунок 2. Пример декомпозиции стратегий для функциональной области «Продажи» (нажмите, чтобы увеличить)

*ПДЗ – просроченная дебиторская задолженность

Этап 6. Установка показателей для каждой цели

На шестом этапе облекаем каждую цель в цифры. На основе предыдущего опыта и анализа текущей ситуации вырабатываем KPI менеджера по продажам. KPI сотрудника может быть выражен в:

• абсолютной денежной величине (плане продаж);
• относительной величине ( в проценте клиентов, совершивших покупку повторно);
• количественном выражении (числе новых заключенных договоров);
• интервальных значениях (проценте удовлетворенных покупателей в диапазоне 80%–95%);
• временных рамках (времени обработки одного заказа).

При установке плановых значений главное помнить, что они должны быть достижимы. Иначе мотивационная модель превратится в демотивационную.

Семь ошибок в системе KPI: как нельзя мотивировать подчиненных

Этап 7. Определение шкалы оценки

Шкала оценки может быть как простой: достигнут KPI – есть вознаграждение, не достигнут – нет; так и сложной.

Как контролировать свои KPI и не зависеть от промахов коллег: решение от Deloitte

Сложная шкала оценки KPI обычно выражается в процентах достижения цели.

Например:

1. Выполнение плана продаж >110% соответствует 200% KPI.
2. Выполнение плана продаж ≥100% но

📺 Видео