Электронная трудовая книжка: когда введут и что изменится

Пенсионный фонд Российской Федерации разместил на официальном сайтеинформацию об особенностях перехода на электронные трудовые книжки с 2021 года.

ПЕНСИОННЫЙ ФОНД РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

ИНФОРМАЦИЯ

Электронная трудовая книжка (этк)

С 2021 года в России планируется ввести электронную трудовую книжку – новый формат хорошо знакомого всем работающим россиянам документа.

Цифровая трудовая книжка обеспечит постоянный и удобный доступ работников к информации о своей трудовой деятельности, а работодателям откроет новые возможности кадрового учета. Переход на электронные трудовые книжки добровольный и позволяет сохранить бумажную книжку столько, сколько это необходимо.

• Преимущества электронной трудовой книжки
• Переход на электронные трудовые книжки
• Перечень сведений электронной трудовой книжки
• Работодателям об электронной трудовой книжке
• Законодательство об электронных трудовых книжках
• Вопросы-ответы об электронной трудовой книжке

Электронная трудовая книжка существует только в цифровом формате и не предусматривает физического носителя.

Просмотреть сведения электронной книжки можно будет в личном кабинете на сайте Пенсионного фонда России или на портале Госуслуг, а также через соответствующие приложения для смартфонов.

При необходимости сведения электронной трудовой книжки будут предоставляться в виде бумажной выписки. Предоставить ее сможет нынешний или бывший работодатель (по последнему месту работы), а также управление Пенсионного фонда России или многофункциональный центр госуслуг (МФЦ). Услуга предоставляется экстерриториально, без привязки к месту жительства или работы человека.

Преимущества электронной трудовой книжки:

• Удобный и быстрый доступ работников к информации о трудовой деятельности.• Минимизация ошибочных, неточных и недостоверных сведений о трудовой деятельности.• Дополнительные возможности дистанционного трудоустройства.

• Снижение издержек работодателей на приобретение, ведение и хранение бумажных трудовых книжек.• Дистанционное оформление пенсий по данным лицевого счета без дополнительного документального подтверждения.• Использование данных электронной трудовой книжки для получения государственных услуг.

• Новые возможности аналитической обработки данных о трудовой деятельности для работодателей и госорганов.

• Высокий уровень безопасности и сохранности данных.

Переход на электронные трудовые книжки

Формирование электронных трудовых книжек россиян должно начаться с 2021 года. Для всех работающих граждан переход к новому формату сведений о трудовой деятельности добровольный и будет осуществляться только с согласия человека.

Единственным исключением станут те, кто впервые устроится на работу с 2021 года. У таких людей все сведения о периодах работы изначально будут вестись только в электронном виде без оформления бумажной трудовой книжки.

Остальные граждане в течение 2021 года смогут подать заявление работодателю в произвольной форме о сохранении бумажной трудовой книжки. В этом случае работодатель наряду с электронной книжкой продолжит вносить сведения о трудовой деятельности также в бумажную версию.

Россияне, которые до конца 2021 года не подадут заявление работодателю о сохранении бумажной трудовой книжки, получат ее на руки. Сведения об их трудовой деятельности начиная с 2021 года будут формироваться только в цифровом формате.

Перечень сведений электронной трудовой книжки

Электронная трудовая книжка сохраняет практически весь перечень сведений, которые учитываются в бумажной трудовой книжке:

• Место работы.• Периоды работы.• Должность (специальность, профессия).• Квалификация (разряд, класс, категория, уровень квалификации).• Даты приема, увольнения, перевода на другую работу.

• Основания прекращения трудового договора.

Работодателям об электронной трудовой книжке

С 1 января 2021 года вводится обязанность для работодателей ежемесячно представлять в Пенсионный фонд России сведения о трудовой деятельности, на основе которых будут формироваться электронные трудовые книжки россиян.

Передача сведений будет реализована в рамках существующего формата взаимодействия компаний с территориальными органами Пенсионного фонда.

https://www.youtube.com/watch?v=aA1ey3aeN4g

В связи с введением электронных трудовых книжек работодателям подлежит письменно проинформировать работников о соответствующих изменениях в трудовом законодательстве и праве работников сохранить бумажную трудовую книжку.

При необходимости работодателям также предстоит провести работу по изменению локальных нормативных актов, регламентирующих деятельность организации, внести изменения в соглашения и коллективные договоры.

Начиная с 1 января 2021 года в случаях приема на работу или увольнения сведения о трудовой деятельности должны будут представляться организацией-работодателем в Пенсионный фонд не позднее рабочего дня, следующего за днем издания документа, являющегося основанием для приема на работу или увольнения.

Законодательство об электронных трудовых книжках

Переход на электронные трудовые книжки предусмотрен поправками в действующее законодательство. В данный момент проект подготовленных изменений направлен Правительством на рассмотрение Федерального собрания.

Первый законопроект вносит изменения в Трудовой кодекс и устанавливает возможность ведения информации о трудовой деятельности в электронном виде. Согласно поправкам, такие сведения становятся основной информацией о трудовой деятельности и трудовом стаже работника.

Второй законопроект вносит изменения в федеральный закон № 27-ФЗ от 1 апреля 1996 года «Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе обязательного пенсионного страхования» и вводит обязанность работодателей с 1 января 2021 года представлять в информационную систему Пенсионного фонда России сведения о трудовой деятельности работников.

Третий законопроект вносит изменения в Кодекс об административных правонарушениях и устанавливает административную ответственность для работодателя за нарушение сроков представления сведений либо представление неполных или недостоверных сведений.

Проект формы СЗИ-ТД для предоставления сведении о трудовой деятельности работника.Проект формы СЗВ-ТД для предоставления сведений о трудовой деятельности работников.Порядок заполнения формы СЗИ-ТД.Порядок заполнения формы СЗВ-ТД.

Формат сведений для формы «Сведения о трудовой деятельности работников».

Вопросы-ответы по электронной трудовой книжке

Можно ли будет сохранить бумажную трудовую книжку?
Да, можно. Для этого будет необходимо подать письменное заявление работодателю до конца 2021 года. В этом случае с 2021 года бумажную трудовую продолжат вести одновременно с электронной.

В каком случае нельзя будет сохранить бумажную трудовую книжку?
Если сотрудник впервые устроится на работу с 1 января 2021 года. У таких работников данные о трудовой деятельности будут вестись только в электронном виде.

В течении какого периода работодателю будет необходимо предоставлять сведения в Пенсионный фонд?С 1 января 2021 года сведения о трудовой деятельности застрахованных лиц будет необходимо предоставлять в ПФР ежемесячно не позднее 15-го числа месяца, следующего за отчетным.

С 1 января 2021 года сведения в случаях приема на работу или увольнения должны будут представляться не позднее рабочего дня, следующего за днем приема на работу или увольнения.

Чем защищены базы данных ПФР? Какие гарантии, что данные будут защищены?
Информационная система ПФР аттестована в соответствии с действующим законодательством в области защиты персональных данных.

Как работодатель будет направлять сведения о трудовой деятельности сотрудников в ПФР?
Аналогично другой отчетности в ПФР.

Как можно будет получить сведения из электронной трудовой книжки?Сведения из электронной трудовой книжки можно будет получить через личный кабинет на сайте Пенсионного фонда России — pfrf.ru (гиперссылка) и на сайте Портала государственных услуг — gosuslugi.ru (гиперссылка).

Чтобы войти в личный кабинет, необходимо зарегистрироваться и получить подтвержденную учетную запись в Единой системе идентификации и аутентификации (ЕСИА) на портале Госуслуг. Если вы уже зарегистрированы на портале, для входа в личный кабинет на сайте ПФР используйте ваши логин и пароль.

https://www.youtube.com/watch?v=odxe0D4DY6w

Информацию из электронной трудовой книжки можно будет получить также в бумажном виде, подав заявку:• у работодателя (по последнему месту работы);• в территориальном органе Пенсионного фонда России;

• в многофункциональном центре (МФЦ).

В отличие от бумажной версии, какая еще информация будет содержаться в электронной трудовой книжке?
По составу данных обе книжки почти идентичны.

Как можно будет предъявлять электронную трудовую книжку при устройстве на работу?
Информация представляется работодателю либо в распечатанном виде, либо в электронной форме с цифровой подписью. И в том и в другом случае работодатель переносит данные в свою систему кадрового учета.

При увольнении информация о трудовой деятельности будет фиксироваться только в электронном виде?
Нет, при увольнении работодатель будет обязан выдать сведения о трудовой деятельности либо на бумаге, либо в электронном виде (если у работодателя есть такая возможность). В случае сохранения бумажной трудовой книжки, данные будут фиксироваться в ней.

Что будет в случае сбоя информации или утечки данных?
Многолетний опыт показывает высокий уровень защищенности информационных систем Пенсионного фонда России. Сбой или взлом с последующим изменением или уничтожениям данных практически невозможны. Информация лицевых счетов фиксируется в распределенных системах хранения, что исключает риск потери данных.

• Кадровое делопроизводство

• электронные трудовые книжки

Оцените публикацию

Видео:Как вносятся сведения в электронную трудовую книжку при трудоустройстве и увольнении?Скачать

Когда введут электронные трудовые книжки и как мы будем с ними жить?

Рассказываем о преимуществах и недостатках новой системы учёта трудового стажа.

– Говорят, что скоро будут новые трудовые книжки — электронные. А чем старые не устраивают? Когда они появятся? И вообще, всё уже электронное стало: и карточки в поликлинике, и книжки вот теперь. Пенсию тоже электронную сделают?

Электронные трудовые книжки планируют ввести в России уже с начала 2021 года. Предполагается, что физического — бумажного — носителя как такового не будет вообще, а все данные о стаже человека, местах его работы и должностях, будут храниться исключительно в цифровом формате.

По теме

Можно ли оформить льготы, если нет официального дохода?

1010

Правда, для введения электронных трудовых книжек нужно внести порядка ста поправок в различные нормативные документы, законы и статьи Кодекса об административных правонарушениях и Трудового кодекса. На данный момент в Госдуму внесено три соответствующих законопроекта: «О внесении изменений в ТК РФ», «О внесении изменений в ФЗ “Об индивидуальном учёте в системе обязательного пенсионного страхования”» и «О внесении изменений в КоАП РФ». Первые два документа прошли первое чтение и сейчас находятся на стадии доработки, а вот последний пока ещё только на этапе предварительного рассмотрения.

Суть изменений следующая. Для тех, кто уже имеет стаж работы на данный момент, этот переход будет добровольным: как уточняют в Пенсионном фонде, перевести вашу трудовую книжку в электронный формат можно только с вашего согласия. В этом случае бумажный вариант работодатель должен будет отдать вам на руки, оставлять книжку в отделе кадров не нужно.

В то же время по вашему заявлению работодатель параллельно с электронной трудовой книжкой обязан будет вести и её классическую версию, которую вы можете сохранять столько, сколько посчитаете нужным. Такое заявление нужно будет написать до конца 2021 года.

Для тех же, кто в следующем году устроится на работу впервые, бумажные трудовые книжки заводить не будут вообще, все данные будут вноситься сразу же в электронный вариант.

https://www.youtube.com/watch?v=Nly0R0Y0KqU

Как говорится в пояснительных записках к законопроектам, все эти изменения вносятся с целью реализации федерального проекта «Нормативное регулирование цифровой среды» в рамках нацпроекта «Цифровая экономика РФ».

Будет ли разница между бумажной и электронной трудовыми книжками?

Кроме непосредственно формата носителя никаких других серьёзных изменений не будет, практически все сведения, которые сейчас заносятся в стандартную трудовую книжку, сохранятся и в её электронном варианте:

• место работы;
• период работы;
• должность (специальность, профессия);
• квалификация (разряд, класс, категория, уровень квалификации);
• даты приёма, увольнения, перевода на другую работу;
• основания для прекращения трудового договора.

Единственным исключением стали сведения о благодарностях и награждениях, но, возможно, впоследствии и их будут вносить в электронные трудовые.

Какие есть преимущества и недостатки у цифровых трудовых книжек?

В целом переход на электронный документооборот довольно удобен.

По теме

Можно ли не платить за отопление по нормативу?

1168

Для цифровизации трудовых книжек индивидуальный лицевой счёт в ПФР будет дополнен разделом «Сведения о трудовой деятельности». Если вам нужно будет проверить или уточнить данные, вы сможете просто зайти в личный кабинет на сайте ПФР или Едином портале госуслуг, также планируется разработка специального приложения для смартфонов.

Если вам понадобится бумажная выписка из трудовой книжки, вы сможете запросить её у своего работодателя, в ПФР или МФЦ, причём даже если в этот момент вы находитесь в другом регионе — эта услуга будет предоставляться экстерриториально, то есть без привязки к месту жительства или работы. К тому же данные из трудовой вы можете просто отправить по электронной почте или сохранить на любой другой носитель.

Помимо удобного и быстрого доступа к данным, в Пенсионном фонде отмечают и другие плюсы нового формата, как, например, дополнительные возможности дистанционного трудоустройства, удалённое оформление пенсий по данным лицевого счёта без предоставления дополнительных документов и использования данных о трудовом стаже для получения госуслуг. К преимуществам также относят и снижение количества ошибок и неточностей в сведениях: для электронных трудовых книжек разрабатывается специальная форма с возможностью внесения стандартных записей («уволен по собственному желанию» и т.п.), что позволит свести к минимуму человеческий фактор.

Ещё одним несомненным преимуществом является то, что электронную трудовую книжку потерять невозможно. Так, в случае утери её бумажного варианта вам придётся либо восстановить все данные, что зачастую бывает крайне сложно сделать (предприятие уже не существует, данные не сохранились или вы не смогли их найти и т.д.), либо потерять часть пенсии из-за отсутствия подтверждённого стажа.

Однако у многих граждан есть опасения по поводу сохранности данных. К примеру, некоторые задаются вопросом, каким образом будет обеспечиваться безопасность базы, чтобы никто не смог умышленно или ненароком удалить «ненужные» сведения или добавить «нужные».

Есть также и вопросы и к квалификации некоторых кадровиков и цифровизации отдалённых населённых пунктов:

– Ладно крупные города, но есть же ещё и деревни, где за компьютером сидит «тётя Клава», которая с трудом может использовать компьютер в качестве печатной машинки и не больше. Нажмёт не на ту кнопочку — и нет твоей записи, потом ничем не докажешь, что ты работал в этой деревне лет эдак 5-6. А есть ещё тайга, тундра, где телевизора и компьютера-то нет, сотовая связь не действует, но люди там живут и работают. Какие там электронные трудовые? — пишут люди на форумах.

Какие изменения произойдут для работодателей?

С января 2021 года работодатели должны будут ежемесячно (не позднее 15 числа) передавать в ПФР все сведения об изменениях в трудовой деятельности своих сотрудников: о приёме на работу, увольнениях, переводах и т.п. С 2021 же года эти данные должны будут передаваться не позднее одного рабочего дня после кадровых перестановок.

https://www.youtube.com/watch?v=2aY0zkyRczY

Передаваться эти сведения будут также, как и любая другая отчётность для Пенсионного фонда, то есть покупки и установки каких-либо специальных программ эти изменения не предполагают.

Также авторы законопроектов утверждают, что в случае отсутствия технических возможностей направлять все сведения в ПФР можно будет и с помощью электронного сервиса, который будет предоставляться Фондом на безвозмездной основе.

Кроме того, пока можно будет передавать информацию и в бумажном виде, но только если количество сотрудников в вашей компании не превышает 25 человек. Если же работников больше — то только в цифровом формате, причём подписанные усиленной квалифицированной электронной подписью.

За неоднократное (два раз за год или более) нарушение сроков предоставления сведений работодателю (или должностному лицу) будет выноситься предупреждение. Эту информацию ПФР будет направлять в Роструд. Правда, пока остаётся непонятным, какое наказание будет назначаться за внесение недостоверных сведений или удаление данных.

Коротко о главном:

1. Электронные трудовые книжки собираются ввести с 2021 года. Для тех, у кого уже есть трудовой стаж, этот переход будет добровольным, также можно параллельно с цифровым вариантом сохранить и бумажный.

2. Для тех, кто в 2021 году устроится на работу впервые, будут сразу заводить электронные трудовые книжки.

3. В электронные трудовые книжки будут заносить те же данные, что и в бумажные.

4.С введением электронных книжек работодатели должны будут передавать все сведения о кадровых изменениях в ПФР. За неоднократные нарушения сроков передачи информации должностным лицам будет выноситься предупреждение.

Если у вас есть вопросы, на которые вы не можете найти ответ, задайте их нам, и мы постараемся на них ответить.

marimedia.ru

Видео:Изменения в электронной трудовой книжке с 01.01.2024Скачать

Трудовые книжки: что с ними произойдет в новом году

Бумажные трудовые книжки уходят в прошлое. По новому законопроекту, с 1 января 2021 года работодатели начнут предоставлять данные о трудовой деятельности сотрудников в электронном формате. 

Трудовые книжки: что с ними произойдёт в новом году

Рассказываем, как будет происходить переход на электронные трудовые книжки и к чему нужно быть готовым.

Закон принят Государственной Думой в первом чтении. Окончательное решение по нему еще не дали, но причин для отклонения нет. Поэтому, как говорят, готовим сани с лета, и разбираемся, что нас ждет.

Электронная трудовая: что это такое

То же самое, что и бумажная, только в электронном виде. Никакой вещественной карточки, бумажки или ксерокопии у электронной трудовой нет. Ее нельзя пощупать, порвать или потерять. Это просто данные в базе Пенсионного фонда. 

В электронной трудовой будут указаны: 

• место работы; 
• период работы и даты приема, увольнения или перевода; 
• должность; 
• квалификация; 
• причина увольнения. 

Кстати, вскоре мы перейдем и на новый СНИЛС. Пока он существует в двух вариантах — и в виде карточки, и электронный.

Почему переходим на цифровой формат

Все просто — у электронной трудовой есть явные преимущества. 

Удобство. Трудовую не нужно письменно заполнять, хранить и передавать с одного места работы на другое — все данные доступны в электронном виде. Информацию можно получить и отправить онлайн. 

Это удобно при найме удаленных сотрудников — им не придется ехать к вам, чтобы передать документ. А если сотрудник переходит к вам сразу после увольнения, не нужно ждать, когда он донесет трудовую — нужная для оформления информация появится в базе на следующий день. 

Надежность. Информацию заносят в единую базу — она точно не потеряется и не сгорит вместе с книжкой. Кроме того, электронную трудовую нельзя подделать: изменить стаж и место работы или причину увольнения не получится. 

Экономия. Переход на электронный формат снизит затраты работодателей на изготовление, хранение и ведение бумажных книжек. 

Что изменится для сотрудников

Жизнь работников станет чуточку проще. Раньше за выпиской из трудовой приходилось идти в отдел кадров, привлекать коллег, ждать несколько дней. После этого документ нужно было отнести туда, где его просили. 

Теперь все данные о трудовой деятельности можно будет получить и отправить онлайн: 

• на сайте Пенсионного фонда России; 
• на портале Госуслуг; 
• через приложения для смартфонов. 

Итак, забирать у работодателя бумажную версию и относить ее на новое место работы не нужно. В остальном все останется как прежде. 

Что изменится для работодателей

Сначала о плюсах. Не придется тратиться ни на сами трудовые — их покупку, хранение, заполнение, ни на сотрудников, которые должны этим заниматься. 

Теперь о трудностях. Меняется список обязанностей. Бумажные трудовые хранить больше не придется, но дел от этого меньше не станет. Особенно на первых порах. 

• Об изменениях в трудовом законодательстве и переходе на электронные книжки руководитель должен будет письменно известить работников. 
• Затем, с 1 января 2021 года, каждый месяц нужно предоставлять информацию о трудовой деятельности сотрудников в ПФР до 15 числа месяца, следующего за отчетным. 
• С 1 января 2021 года при приеме или увольнении сотрудника нужно отправить сведения в ПФР не позднее следующего рабочего дня. 

Как будем переходить

Полный переход займет 2 года — с 1 января 2021 до конца 2021 года. 

С 1 января 2021 года компании будут ежемесячно предоставлять в ПФР информацию о сотрудниках в электронном виде. 

В течение 2021 года работодатели привыкают к новой системе, сочетая ее со старой, а сотрудники определяются — хотят они сохранить бумажные версии трудовых или нет. 

От выбора сотрудника зависит, как в дальнейшем работодатель будет вести учет его трудовой деятельности. Есть два варианта развития событий. 

Первый вариант: сотрудник хочет продолжить вести бумажную книжку

Для всех, кто успел получить трудовую книжку старого образца, переход относительно добровольный. Если сотрудник хочет сохранить бумажную трудовую — он может подать руководителю заявление о сохранении книжки. 

Тогда компания будет вести и электронную, и бумажную версию одновременно. Так будет продолжаться вплоть до увольнения сотрудника. 

Второй вариант: сотруднику не важна судьба бумажной книжки

Если до конца 2021 года сотрудник не подаст заявление, ему выдают бумажную книжку на руки — может оставить на память. С этого момента информация о нем передается только в электронном виде. 

Если человек впервые будет устраиваться на работу в 2021 году, получить трудовую книжку старого образца он не сможет. К этому времени их перестанут выпускать. Сведения о таких сотрудниках будут храниться в электронном формате. 

Итак

• С 2021 года ведем и электронную, и бумажную трудовую. 
• В течение 2021 года сотрудник может подать заявление о сохранении бумажной книжки. 
• С 2021 года ведем только электронные книжки для тех, кто не подал заявление или пришел на работу впервые. Для сотрудников, которые написали заявление, оставляем оба формата.

Что будет, если не перейти на цифровой формат

Пока точного ответа на этот вопрос нет. За нарушение сроков власти обещают административную ответственность в виде предупреждения.

Следите за новостями в любимой социальной сети или мессенджере — , Фейсбуке,Телеграме

Видео:Электронная Трудовая Книжка. Что изменится для Работодателей и Работников?Скачать

Электронные трудовые книжки в 2021 году: подробная инструкция

Все работодатели переходят на электронные трудовые книжки в 2021 году. Цифровые документы позволят работникам получать актуальные сведения о своей трудовой деятельности в режиме онлайн. Работодателям переход открывает новые возможности ведения кадрового учета. Мы получили от ПФР новый порядок работы и подробности перехода для организаций.

Электронные трудовые книжки — 2021: видео обзор изменений от главного эксперта по кадровым вопросам

С 1 января 2021 года работодатели будут вести и бумажную, и электронную трудовые книжки. Такие изменения прописаны в законе об электронных трудовых книжках. Об этом сообщила эксперт по кадровым вопросам Елена Орлова в программе журнала «Упрощенка» «Налоговые изменения —2021». Смотрите видео инструкцию прямо сейчас.

Что такое электронные трудовые книжки

Обращаем внимание, что электронные трудовые книжки введены Федеральным законом от 16.12.2021 № 436-ФЗ. Их применение с 1 января является обязательным для всех работодателей.

https://www.youtube.com/watch?v=mDUL6FxEEIk

Электронная трудовая книжка — это документы в электронном виде, в котором храниться вся информация о приеме и увольнении каждого работника. Данная книжка храниться в специальном информационном ресурсе ПФР. Такую книжку можно распечатать на бумаге на бланке формы СЗИ-ТД.

Таким образом, электронные книжки с 1 января 2021 года  введены по всем работникам. По тем работникам, которые захотят оставить бумажную книжку, будут вестись  и электронную, и бумажную трудовую книжку.

Преимущества перехода на электронные трудовые книжки (ЭТК)

Плановый переход на электронные трудовые книжки — с 1 января 2021 года. Цифровой документооборот предусматривает ряд положительных моментов для всех участников пенсионной системы: работников, нанимателей, самого Пенсионного ведомства.

Что дает переход на ЭТК:

Даты перехода на ЭТК

Пенсионный фонд уже ведет разъяснительные работы со страхователями о правилах и алгоритмах перехода. Электронные трудовые книжки начали действовать с 1 января 2021 года.

Во-первых, работодатели обязаны уведомить своих подчиненных о нововведении до 1 июля 2021 года. То есть, под роспись ознакомить работников, что планируется отказ от бумажных формуляров. 

Во-вторых, учесть мнения сотрудников — сохранить физический носитель данных (бумажную книжку). По сути, каждый работник принимает самостоятельное решение — отказаться от бумажной трудовой книжки или нет.

Если сотрудник все таки решит сохранить документ, наниматель будет обязан вести трудовую в обоих вариантах: на бумаге и электронно. Причем срока ведения бумажного документа не установлено.

Его будут заполнять столько, сколько нужно.

Те работники, которые решили сохранить бумажные книжки, должны в 2021 году написать на имя работодателя заявление. Такое заявление должны написать работники до конца 2021 года.

Если работник никакое заявление не написал, то по умолчанию работодатель должен вести по нему и бумажную, и электронную трудовую книжки.

Исключение предусмотрели лишь для работников, трудоустраивающихся впервые в 2021 году и позже. Такие специалисты будут лишены права выбора. Для них записи о трудовой деятельности будут вестись исключительно в цифровом формате.

В третьих, наниматель обязан выдать трудовые книжки на руки по окончанию 2021 года. Процедура обязательна для всех сотрудников, которые решили перейти на ЭТК.

В-четвертых, для работодателей вводятся новые формы отчетности. Первая форма СЗВ-ТД — ежемесячная с января 2021 года. Вторая — СЗИ-ТД — этот отчетный формуляр будут выдавать на руки работнику в день увольнения.

Новая форма ЭТК

Утвердил ПФР: электронные трудовые книжки с 2021 года не будут отличаться по структуре и содержанию от бумажного образца.

Сведения, которые работодатель должен ежемесячно подавать в ведомство, следующие:

• место трудоустройства;
• периоды трудовой деятельности в компании;
• занимаемая сотрудником должность (специальность, профессия);
• сведения о присвоенной квалификации (разряд, класс, категория, уровень квалификации);
• даты приема, увольнения, перевода на другую должность или работу;
• основания прекращения трудового контракта/соглашения/договора с сотрудником.

Как видим, подаваемая в ПФР информация полностью дублирует бумажный формуляр. 

Заполнить электронную трудовую книжку можно в программе БухСофт. Программа сама заполнит нужные графы и отправит отчет в ПФР в один клик. Бухгалтеру не нужно будет разбираться во всех тонкостях заполнения.

https://www.youtube.com/watch?v=k4c7b_c8dDo

Заполнить ЭТК онлайн

Как получить сведения из ЭТК

Пенсионное ведомство пояснило, что с переходом на ЭТК, у работников появятся новые возможности получить сведения о работе в любой момент.

Получить данные можно несколькими способами:

Сведения сформируют в виде бумажной выписки:

• при личном обращении в ПФР — представители ведомства подготовят полную выписку обо всех рабочих периодах заявителя;
• при личном обращении к работодателю — на руки сотрудник получит выписку о трудовой деятельности в компании;
• при личном обращении в МФЦ — представители многофункциональных центров уполномочены выдать аналогичные сведения, что и ПФ РФ.

В виде электронной выписки:

• в личном кабинете ПР РФ — гражданин сможет сформировать выписку самостоятельно, в любое время, достаточно доступа в интернет и учетную запись в ЛК ПФР;
• на портале Госуслуги — аналогичные сведения в электронной форме можно получить на едином портале госуслуг, требуется подтвержденная учетная запись.

Что измениться для работодателей

Пояснения от ПФР, как вести электронные трудовые книжки с 2021 года, уже размещены в открытом доступе. Помимо официальных писем, территориальные отделения ведомства проводят многочисленные семинары и ликбезы. Представители разъясняют работодателям новые принципы работы в переходный период и как вести цифровые документы.

Что ждет страхователей с вводом ЭТК — это новая ежемесячная форма отчетности СЗВ-ТД. Правила работы с ней следующие:

1. Отчет сдавайте ежемесячно, до 15 числа месяца, следующего за отчетным. Если дата сдачи выпала на выходной, отчитайтесь в первый рабочий понедельник. Отчет сдается начиная с отчета за январь 2021 года.
2. В формуляр включайте сведения только о тех сотрудниках, по которым в отчетном месяце были кадровые изменения (увольнение, прием, перевод, присвоение квалификации и т.д.).
3. Всех работников включать в форму не нужно. Не путайте правила заполнения с СЗВ-М.
4. Передачу отчетности осуществляйте в рамках действующего формата взаимодействия с пенсионным ведомством.

Помимо новой формы отчета в ПФР, работодатель обязан:

• провести разъяснительную работу;
• под роспись уведомить подчиненных о переходе на ЭТК;
• собрать заявления с желающих сохранить бумажную трудовую книжку;
• изменить локальные нормативные акты, при необходимости.

С 2021 года отчет СЗВ-ТД придется сдавать практически ежедневно. Новый срок — не позднее одного рабочего дня, с момента оформления кадрового изменения.

Сбой в системе исключен

Отказ от бумажных документов вызывает сомнения у большинства бухгалтеров и кадровиков. Что будет, если в системе произойдет сбой, или персональные данные похитят злоумышленники? В таком случае электронные сведения могут быть утрачены безвозвратно, как же будут назначаться пенсии.

Как пояснили представители ведомства, сбой или взлом системы персонифицированного учета исключен. Вся информация храниться в распределенных системах баз данных, поэтому полная утрата сведений невозможна. К тому же опыт работы специалистов ПФ РФ уже неоднократно позволил убедиться в качестве системы безопасности.

Вопросы и ответы по электронном трудовой книжке от ПФР

Ниже представлены вопросы и ответы об ЭТК с официального сайта ПФР.

Можно ли будет сохранить бумажную трудовую книжку?

Да, можно. Для этого будет необходимо подать работодателю соответствующее письменное заявление в произвольной форме до конца 2021 года. В этом случае с 2021 года бумажную трудовую книжку продолжат вести одновременно с электронной. Если же работник не подаст (не успеет подать) такое заявление до 31 декабря 2021 года, работодатель также продолжит вести трудовую книжку на бумаге.

В каком случае нельзя будет сохранить бумажную трудовую книжку?

Если сотрудник впервые устроится на работу с 1 января 2021 года. У таких работников данные о трудовой деятельности будут вестись только в электронном виде.

В течение какого периода работодателю будет необходимо предоставлять сведения в Пенсионный фонд?

С 1 января 2021 года сведения о трудовой деятельности застрахованных лиц будет необходимо предоставлять в ПФР ежемесячно не позднее 15-го числа месяца, следующего за отчетным.

https://www.youtube.com/watch?v=pmXDFI2EV9c

С 1 января 2021 года сведения в случаях приема на работу или увольнения должны будут представляться не позднее рабочего дня, следующего за днем приема на работу или увольнения.

Чем защищены базы данных ПФР? Какие гарантии, что данные будут защищены?

Информационная система ПФР аттестована в соответствии с действующим законодательством в области защиты персональных данных.

Как работодатель будет направлять сведения о трудовой деятельности сотрудников в ПФР?

Аналогично другой отчетности в ПФР.

Как можно будет получить сведения из электронной трудовой книжки?

Сведения из электронной трудовой книжки можно будет получить через личный кабинет на сайте Пенсионного фонда России — pfrf.ru и на сайте Портала государственных услуг — gosuslugi.ru.

Чтобы войти в личный кабинет, необходимо зарегистрироваться и получить подтвержденную учетную запись в Единой системе идентификации и аутентификации (ЕСИА) на портале Госуслуг. Если вы уже зарегистрированы на портале, для входа в личный кабинет на сайте ПФР используйте ваши логин и пароль.

Информацию из электронной трудовой книжки можно будет получить также в бумажном виде, подав заявку:

• у работодателя (по последнему месту работы);
• в территориальном органе Пенсионного фонда России;
• в многофункциональном центре (МФЦ).

В отличие от бумажной версии, какая еще информация будет содержаться в электронной трудовой книжке?

По составу данных обе книжки почти идентичны.

Как можно будет предъявлять электронную трудовую книжку при устройстве на работу?

Информация представляется работодателю либо в распечатанном виде, либо в электронной форме с цифровой подписью. И в том и в другом случае работодатель переносит данные в свою систему кадрового учета.

При увольнении информация о трудовой деятельности будет фиксироваться только в электронном виде?

Нет, при увольнении работодатель будет обязан выдать сведения о трудовой деятельности либо на бумаге, либо в электронном виде (если у работодателя есть такая возможность). В случае сохранения бумажной трудовой книжки, данные будут фиксироваться в ней.

Что будет в случае сбоя информации или утечки данных?

Многолетний опыт показывает высокий уровень защищенности информационных систем Пенсионного фонда России. Сбой или взлом с последующим изменением или уничтожениям данных практически невозможны. Информация лицевых счетов фиксируется в распределенных системах хранения, что исключает риск потери данных.

Подпишитесь на «Упрощенку» на полгода, а читайте 12 месяцев!

До 23 декабря действует самая выгодная акция при подписке на журнал «Упрощенка» — годовая подписка по цене полугодия. Торопитесь оплатить счет. Подарок за подписку — книга «Упрощенка. Годовой отчет 2021».

23 декабря — последний день акции

Видео:Учет электронных трудовых книжекСкачать

Переход на электронные трудовые книжки с 1 января 2021 года

Трудовая книжка сегодня используется, как документ, подтверждающий стаж работы для определения пенсионных прав гражданина.

Работники кадровых служб не всегда внимательно вносят в нее записи, часто допускают ошибки, которые приводят к необходимости уточнять или исключать эти сведения.

Поэтому логичным становится переход на электронные трудовые книжки, которые будут храниться на защищаемых ресурсах и использоваться при обращении гражданином за установлением пенсии.

Когда начнут вводить электронные трудовые книжки?

Идея перевод в цифровой формат трудовых книжек, одобрена депутатами. Проекты изменений законодательства в этой сфере уже прошли первое чтение.

Планируется, что у работодателей появится необходимость передавать ежемесячно сведения о трудовой деятельности своего работника в орган Пенсионного фонда РФ. И эти данные будут накапливаться по каждому конкретному человеку.

Далее с 2021 года информацию об увольнении и приеме на работу должна будет передаваться в ПФР сразу после издания соответствующего приказа.

https://www.youtube.com/watch?v=UzKuLjWtmkI

Начиная с 2021 года, будет происходить постепенный переход на цифровой формат. Первый этап пока не предполагает отказ от бумажного носителя. Процесс формирования в электронном виде будет запущен при одновременном ведении бумажных книжек.

Следует заметить, что отказ от бумажного документа для тех, кому он оформлен до наступления 2021 года, является добровольным. Если работник желает, чтобы все записи были продублированы в его книжке, то должен в письменной форме изложить свое желание в адрес работодателя. А он уже не вправе отказаться вести и хранить в бумажном варианте такую трудовую книжку.

Как будет выглядеть электронная трудовая книжка?

ЭТК (электронная трудовая книжка) будет храниться одновременно у работодателя и в системе персонифицированного учета ПФР. Информацию о своей трудовой деятельности может узнать любой гражданин, имеющий доступ в ЕСИА. В личном кабинете на официальном сайте ПФР такие сведения будут собираться и храниться наравне с накопленными пенсионными правами.

Перечень сведений, которые ЭТК будет содержать

Вся информация, которая в 2021 году содержится в трудовой книжке, будет перенесена в электронный файл. Исключение составят записи об образовании и поощрениях.

ЭТК будет содержать следующие сведения:

• место работы — сведения о работодателе, у которого гражданин был официально трудоустроен;
• период работы — даты начала и окончания трудовых отношений;
• занимаемая должность — специальность, профессия;
• сведения о квалификации работника;
• даты приема, перевода на другую работу, увольнения в соответствии с приказами работодателя;
• основания, по которым трудовой договор прекращен.

Преимущества трудовых книжек в электронном виде

Цифровой формат хранения сведений о трудовом пути гражданина имеет свои явные преимущества:

• возможность гражданину быстро и удобно получить данные о своей трудовой жизни;
• максимальное исключение ошибочных, недостоверных или не точных сведений, которые зачастую приводят к проблемам при назначении пенсии;
• минимизация или полное исключение затрат работодателя на приобретение бумажных книжек, а также их ведение и хранение;
• возможность со стороны гражданина контролировать полноту и правильность отражения информации о своей работе в ЭТК;
• исключение бумажного документа при назначении пенсии, все сведения будут храниться на лицевом счете гражданина и это ускорит к ним доступ;
• все полученные данные о деятельности граждан можно подвергнуть анализу со стороны работодателей и государственных органов;
• открываются дополнительные возможности для трудоустройства дистанционно;
• высокая степень защищенности данных и их сохранности.

Что станет с бумажными трудовыми книжками?

С 2021 года бумажный формат трудовых книжек останется в качестве варианта, дублирующего цифровые данные. В этот период на кадровые службы ложится большой объем работы, связанный с переносом сведений в электронный формат и одновременным ведением в старом формате БТК.

Трудовые книжки в привычном нам виде потеряют актуальность. Исключение составят лишь те, по которым граждане обратятся с заявлением к работодателю о продолжении ведения и хранения бумажной книжки. Остальным, кто до 2021 года не подадут заявление, выдадут на руки бумажные ТК, а информация будет храниться и накапливаться только в электронном виде.

С наступлением 2021 года трудовые книжки будут переведены на цифровой формат. Тем, кто будет трудоустраиваться впервые после 1 января 2021 года, бумажный вариант открываться больше не будет.

Где можно посмотреть данные, которые содержит электронная трудовая книжка?

Всю информацию, содержащуюся в ЭТК, гражданин сможет просмотреть:

• в личном кабинете на официальном сайте Пенсионного фонда (pfrf.ru);
• на портале Госуслуг (gosuslugi.ru).

Для входа потребуется иметь подтвержденную учетную запись ЕСИА.

https://www.youtube.com/watch?v=ttcJSJtVuxo

Также гражданину доступны следующие способы получения информации из его ЭТК:

• по запросу в территориальном органе ПФР;
• в ходе обращения в ближайший МФЦ;
• по письменному заявлению у работодателя по последнему месту работы (в период работы или при увольнении).

Планируется, что данные на лицевых счетах будут актуальными, поскольку работодателей обяжут представлять на своих сотрудников сведения по форме СЗИ-ТД ежемесячно. А информацию о приеме и увольнении — не позднее следующего дня за соответствующей датой.

Предполагается ввести меры административной ответственности в отношении должностных лиц, представивших недостоверную или искаженную информацию о трудовой деятельности работников, или не представивших ее в срок.

💡 Видео

КАК ПОСМОТРЕТЬ ЭЛЕКТРОННУЮ ТРУДОВУЮ КНИЖКУ? СМОТРИМ СВОЮ ТРУДОВУЮ КНИЖКУСкачать

Плюсы и минусы перехода на Электронные Трудовые книжкиСкачать

Электронная трудовая книжка. Что делать работодателям?Скачать

Электронная трудовая книжка. Что изменится для работников и работодателей? Какую трудовую выбрать?Скачать

Трудовые книжки: новые правила в 2023 годуСкачать

ВАЖНЫЕ ИЗМЕНЕНИЯ! Электронные трудовые книжки!Скачать

В России введут электронные трудовые книжкиСкачать

ПЯТЬ ОСНОВНЫХ МИНУСОВ ЭЛЕКТРОННЫХ ТРУДОВЫХ КНИЖЕКСкачать

ГлавБлог #26. Электронные трудовые книжки — что нужно знать?Скачать

Электронная трудовая книжка или бумажная: что делать, если данные отличаютсяСкачать

Как перейти на электронные трудовые книжкиСкачать

ЭЛЕКТРОННЫЕ трудовые книжки: за и против. Личный опытСкачать

Запись в трудовой книжке об увольненииСкачать

Как уволиться с электронной трудовой книжкойСкачать

Какую трудовую книжку выбрать электронную или бумажную? ТК или ЭТК?Скачать

Электронные трудовые книжки взамен бумажным введут уже с января 2020-гоСкачать