Инструкция по кадровому делопроизводству: перевод на другую постоянную работу (7 видео)

Содержание

Оформление перевода на другую должность: пошаговая инструкция
Что такое перевод?
Перевод на другую должность: оформление документов поэтапно
Согласие работника
Перевод на другую должность: оформление приказа
Заключение изменений к трудовому договору
Внесение записи в личную карточку и личное дело
Внесение записи в трудовую книжку
Оформляем перевод работника
Виды переводов
Шаг 1. Принимаем решение о переводе
Шаг 2. Проводим подготовительные мероприятия для перевода
Порядок приема, перевода и увольнения работника
Повышение в должности
Перемещение «по горизонтали»
Перевод на другую работу (перемещение)
Увольнение персонала
🎬 Видео

Видео:Организация кадрового делопроизводства | Елена Боровкова. РУНОСкачать

Оформление перевода на другую должность: пошаговая инструкция

Большинство организаций заинтересованы в карьерном росте своих работников. Это стимулирует производственный процесс и создает условия здоровой конкуренции.

При перспективе повышения сотрудники лучше выполняют свои обязанности. Грамотное документальное оформление перевода на другую должность необходимо для того, чтобы избежать возможных юридических недоразумений.

Сотрудники кадровой службы должны знать все этапы этой процедуры.

Что такое перевод?

Прежде чем начинать оформление перевода на другую должность или в другое подразделение, необходимо разобраться с терминологией. Сотрудники предприятия крайне редко работают на одном месте всю свою трудовую карьеру. Даже если человек не меняет место, то, скорее всего, он будет менять должность.

Изменение обязанностей, наименования рабочего места, местности или иных других особенностей, связанных с трудовой деятельностью, называют переводом. Это официальная процедура, сопровождаемая оформлением целого ряда документов и внесением соответствующих записей в трудовую книжку и личную карточку.

Перевод сотрудника с одной должности на другую должен осуществляться исключительно с согласия работника, и в соответствии с действующими нормативными актами.

Кадровик, столкнувшись с вопросом, как оформить перевод сотрудника на другую должность, должен разобраться с его разновидностью.

Инициативные переводы осуществляются по просьбе самого работника, или его непосредственного начальника, ходатайству профсоюзного органа либо на основании приказа администрации. Основанием для такого вида переводов служит производственная необходимость и готовность сотрудника выполнять новые обязанности.
Неинициативные переводы часто бывают обязательны как для работника, так и для работодателя. Чаще всего они связаны с изменениями в состоянии здоровья сотрудника либо с непредвиденными обстоятельствами. Этот вид кадровых перемещений нужно проводить очень грамотно, и обязательно запрашивать согласие персонала.
Среди прочих, отдельно стоит выделить постоянный и временный перевод. Они отличаются не только временными рамками, но и особенностями оформления. При постоянном переводе функция сотрудника изменяется навсегда. С ним заключают дополнение к контракту, вносят запись в трудовую книжку. Временный же перевод отражается только в приказе.
Перевод беременной женщины на так называемый легкий труд или снижение норм выработки. Данный вид передвижения персонала осуществляется по заявлению и на основании справки из медицинского учреждения. В данном случае оформление перевода на другую должность является всегда временным. Он обязателен для работодателя, но беременная женщина может отказаться. Если на предприятии нет соответствующих, безопасных условий труда, то женщина временно отстраняется от работы, при этом зарплата и должность за ней сохраняются.
Перевод вместе с работодателем в иную местность. Даже если фирма переезжает в пригород, потому что там дешевле аренда, необходимо заблаговременно оформить документы на весь персонал. Если работник отказывается от такого предложения, то договор с ним расторгается и ему выплачивается выходное пособие.

Это основные виды переводов. Все они должны оформляться правильно, с обязательного согласия работника и с внесением всех необходимых записей. Далее, подробно разберем, как оформить перевод сотрудника на другую должность пошагово.

Перевод на другую должность: оформление документов поэтапно

Начинать процедуру перевода персонала следует с обоснования таковой необходимости. Чаще всего это документ, например, должностная или служебная записка от руководителя подразделения. Может быть просьба самого работника, или объявление работодателя о вакансиях.

https://www.youtube.com/watch?v=g-rPLWlXDtg

Решая вопрос, как оформить перевод работника на другую должность или в другое подразделение, необходимо учитывать добровольное согласие. Даже если проводится процедура, предписанная законом – сотрудник должен написать заявление.

Потом издается приказ о переводе, он унифицирован, однако, частные организации могут использовать свои формы. Но на этом оформление перевода на другую должность не заканчивается. Необходимо внести записи в учетные документы, вложить копии в личное дело и подписать дополнение к трудовому договору.

Согласие работника

Получение согласия является одним из важнейших этапов. Неважно это внешние или внутренние переводы – оформляем правильно, чтобы не получить проблем с проверяющими органами. Работник должен в той или иной мере выразить свое согласие, причем обязательно письменно.

На практике чаще всего это:

Заявление – пишется от руки на имя руководителя или исполняющего обязанности.
Согласие на перевод – целесообразно разработать такую форму для массовых перемещений персонала.

Письменное согласие является основанием для издания соответствующего приказа.

Перевод на другую должность: оформление приказа

Основанием для перевода на другую должность или в другое подразделение – является приказ. Он издается за подписью руководителя. С ним в обязательном порядке знакомятся главный бухгалтер, руководители подразделений и сам сотрудник. Копия приказа подшивается в личное дело.

В данном документе указываются все необходимые данные:

временный перевод или постоянный;
должности;
подразделения;
оклад и заработная плата;
срок и время начала работы.

Заключение изменений к трудовому договору

Трудовой договор обязательный для работодателя документ. Но важно не только его заключить вначале сотрудничества, но и поддерживать в актуальном состоянии. Когда персонал переводят на другие должности или в иные подразделения, с ними заключают дополнения или изменения к действующему договору. Важно помнить, что эти два документа не исключают, а дополняют друг друга.

Дополнения, как и основной контракт, издаются в двух экземплярах. Оба подписываются работником и представителем работодателя. Один выдается на руки сотруднику, второй хранится у работодателя. Если перевод временный, то и срок действия договора ограничен периодом изменения трудовой функции.

Внесение записи в личную карточку и личное дело

Все данные о работнике вносятся в его личную карточку. Ее заведение является обязательным, даже если на предприятии не принято оформлять личные дела. Сведения о переводе вносятся в соответствующий раздел в день издания приказа. Он же является основанием для записи.

Работникам службы персонала надо следить за актуальностью информации данного документа и регулярно ее обновлять. Если в разделе закончились свободные строки, то допустимо его распечатать и вшить.

Внесение записи в трудовую книжку

В трудовую книжку вносят записи обо всех постоянных переводах, а также о временных, если они являются основанием для расчета льготного стажа. Данная запись строго обязательна.

В записи указывают основание перевода, и полностью, без каких-либо сокращений, прописывают как наименование должности, так и название подразделения куда переводится работник.

Кроме того, следует учесть, что переводом формально является и изменение названия организации либо подразделения. В этом случае оформляется массовый перевод, с изданием единого приказа и общего согласия.

Оформляя перевод сотрудников, не выпускайте ключевые этапы. Это поможет избежать многих проблем с проверяющими органами.

Видео:Порядок оформления перевода - Елена ПономареваСкачать

Оформляем перевод работника

Иногда необходимо изменить трудовую функцию работника либо определить его в другое структурное подразделение и др. Такие случаи трудовым законодательством определены как перевод работника.

В двух номерах журнала расскажем, как оформляется перевод работника. Из этого номера вы узнаете, как оформить документы в самых распространенных случаях переводов – на другую должность и в другое подразделение.

Виды переводов

Перевод на другую работу регламентирует ст. 72.1 Трудового кодекса РФ. Выделяют четыре случая переводов:

1. Перевод на другую должность (постоянное или временное изменение трудовой функции работника).

2. Перевод в другой отдел (постоянное или временное изменение трудовой функции работника). 3. Перевод на работу в другой населенный пункт или место (перевод на работу в другую местность вместе с работодателем).

4. Перевод на постоянную работу к другому работодателю (по письменной просьбе работника или с его письменного согласия).

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ
Все виды переводов допускаются только с письменного согласия работника и при отсутствии медицинских противопоказаний (ст. 72, 72.1 ТК РФ).

Шаг 1. Принимаем решение о переводе

Для перевода работника на другую должность работодателю нужно основание. Это может быть просьба работника о переводе либо инициатива непосредственного руководителя работника.

https://www.youtube.com/watch?v=ngss2_gfTck

Инициатива о переводе может быть выражена в разной форме. Например, устно на совещании либо при личной встрече. Также работник может написать руководству заявление о переводе (Пример 1) или непосредственный руководитель работника может подать руководству служебную записку (Пример 2) либо ходатайство о том, что он просит перевести работника на другую должность. Выберите, что вам удобнее.

Шаг 2. Проводим подготовительные мероприятия для перевода

Знакомим с должностной инструкцией. Необходимо обсудить с работником его будущий функционал, ознакомить его с новыми правилами. Просьба работника или ходатайство его руководителя еще не означает, что работник полностью понимает, какие существуют обязанности и требования по новой должности.
Знакомим с локальными нормативными актами (ЛНА). Ознакомить работника необходимо с ЛНА, которые будут действовать в рамках выполнения им обязанностей по новой должности. Рекомендуем ознакомить работника со всеми ЛНА под подпись повторно. Это нужно в связи с тем, что ранее работником могли учитываться только требования актов, которые полагались к выполнению по его прежней должности. По новой должности на работника могут распространяться другие требования ЛНА либо могут появиться новые акты, обязательные к выполнению (например, если работник переводится в другой отдел – нужно ознакомить его с положением об отделе).
Отправляем на медосмотр или проверяем его наличие. Нельзя допускать к работе работника, не прошедшего медицинский осмотр, если такой осмотр требуется по закону (ст. 212 ТК РФ). В противном случае работодатель рискует нарушить трудовое законодательство и быть подвергнутым штрафу за допуск работника к работе без обязательного медосмотра до 130 000 руб. (ч. 3 ст. 5.27.1 КоАП РФ).
До перевода работника на другую должность работодателю нужно проверить, обязательно ли по данной должности проходить работнику медосмотр. Если он нужен, работодателю до назначения на должность необходимо направить работника в медицинскую организацию для медосмотра и только после получения положительного медицинского заключения осуществлять перевод.

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ
Если работник прошел медосмотр ранее, стоит проверить его показатели. При работе по разным должностям на работника могут действовать различные вредные и опасные факторы, и не всегда результаты медосмотра по одной должности могут подойти по параметрам к другой должности.

Ответственный за медосмотры должен внимательно проверить документы и принять решение о необходимости проведения медосмотра для работы по новой должности. Например, работник работал по месту нахождения организации, а теперь его хотят перевести на работу вахтовым методом. Понадобится проходить медосмотр для того, чтобы можно было допустить работника к работе вахтовым методом, т.к. при работе вахтой необходимо медицинское заключение об отсутствии противопоказаний для такой работы (ст. 298 ТК РФ).

Проверяем документы об образовании. Все работодатели хотят, чтобы работник, выполняющий определенную функцию, был как можно более квалифицирован. Но для некоторых категорий работников установлены специальные требования при заключении трудового договора.

Документ об образовании и (или) о квалификации либо наличии специальных знаний обязаны предъявить те работники, которые поступают на работу, требующую специальных знаний или специальной подготовки. Таким документом может быть диплом, свидетельство, удостоверение и иные документы (например, сертификат специалиста).

В некоторых случаях законодательство предусматривает обязательное наличие у работника документов об образовании. Так, Федеральный закон от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете»1 содержит требования к образованию главных бухгалтеров некоторых организаций (экономические субъекты, ценные бумаги которых допущены к обращению на организованных торгах, и др.).

Если требования к образованию законодательством не предусмотрено, то организация самостоятельно решает, какие требования предъявляются к квалификации работника на той или иной должности.

ВАЖНО!
До заключения дополнительного соглашения с работником работодателю необходимо обращать внимание на законодательные требования к квалификации по должности во избежание привлечения к ответственности по ч. 1 ст. 5.

27 КоАП РФ в виде предупреждения или наложения административного штрафа на должностных лиц и индивидуальных предпринимателей в размере до 5000 рублей, на юридических лиц – 50 000 рублей.

Также следование букве закона в этом вопросе позволит избежать перевода на работу неподходящего кандидата.

Ю.Ю. Жижерина, директор компании «Мир трудовых отношений»

Видео:Бесплатное занятие онлайн-курса «Кадровое делопроизводство»Скачать

Порядок приема, перевода и увольнения работника

Порядок приема, перевода, увольнения сотрудников

Настоящие рекомендации, разработанные юристом определяют общие правила приема, перевода и увольнения персонала. Данные рекомендации должны рассматриваться в плотном взаимодействии с «Концепцией кадровой политики организации» и системой управления персоналом.

Оформление всех документов по приему, увольнению, передвижению осуществляется кадровой службой через приказы за подписью директора. Копия приказа передается руководителю структурного подразделения для ознакомления работника под роспись.

При приеме на работу кадровая служба (специалист, на которого возложены данные функции) в соответствии с действующим законодательством и инструкциями:
- Запрашивает у принимаемого сотрудника документы* (паспорт, трудовая книжка, заявление, анкета, фотографии, результаты медосмотра, военный билет, медицинский полис, пенсионное свидетельство, справку о заработной плате с последнего места работы и т. д.).
- На основании завизированного руководителем структурного подразделения заявления готовит проект приказа о приеме на работу.
- Проводит разъяснение политики предприятия в области управления трудовыми ресурсами, проводит беседы об истории предприятия, этапах развития, миссии и целях, традициях, лучших людях, которыми гордится предприятие; разъясняет права и обязанности вновь принятых, знакомит с правилами внутреннего трудового распорядка, коллективным договором; вручает памятку; организует прохождение инструктажа по технике безопасности.
В соответствии со ст. 68 ТК РФ прием на работу оформляется приказом (распоряжением) работодателя, изданным на основании заключенного трудового договора. Приказ объявляется работнику под расписку в 3-х дневный срок со дня подписания трудового договора. По требованию работника работодатель обязан выдать ему надлежащую заверенную копию приказа (распоряжения). После прохождения обучения по технике безопасности, подписания приказа и оформления пропуска сотрудник направляется в подразделение.
При приеме на работу работодатель обязан ознакомить работника с действующими в организации правилами внутреннего трудового распорядка, иными локальными нормативными актами, имеющими отношение к трудовой функции работника, а также знакомит с сотрудниками и закрепляет за ним ответственного работника (наставника), назначенного приказом, для адаптации и профориентации.

В ст. 65 ТК РФ установлен перечень документов, предъявляемых работодателю нанимаемым при заключении трудового договора:

паспорт или иной документ, удостоверяющий личность;
трудовую книжку, за исключением случаев, когда трудовой договор заключается впервые или работник поступает на работу на условиях совместительства;
страховое свидетельство государственного пенсионного страхования;
документы воинского учета — для военнообязанных и лиц, подлежащих призыву на военную службу;
документ об образовании, квалификации или наличии специальных знаний — при поступлении на работу, требующую специальной подготовки.

В отдельных случаях при заключении договора работодатель может потребовать предъявления дополнительных документов.

Повышение в должности

Повышение сотрудников в должности осуществляется на основании анализа деятельности сотрудника, оценки его работы (аттестации).

Перед повышением в должности руководители и специалисты зачисляются в резерв на повышение для проведения необходимой дополнительной подготовки, стажировки.

https://www.youtube.com/watch?v=DjFEhsImsbs

Повышение квалификации специалистов осуществляется на основании комплексной оценки (аттестации), проводимой «Экспертным советом» под руководством директора.

Резерв на повышение в должности формируется Кадровой службой на основании предложений руководителей структурных подразделений и по итогам комплексной оценки (аттестации).

Перемещение «по горизонтали»

Кадровая служба предприятия систематически осуществляет перевод руководителей и специалистов по «горизонтали» в той же должности (с их согласия) в другие службы, отделы (кадровая ротация):

для расширения кругозора, повышения потенциальных возможностей сотрудников, находящихся в резерве на выдвижение;
для перевода хорошо зарекомендовавших специалистов на более престижную и высокооплачиваемую работу;
по состоянию здоровья кадрового сотрудника на более простую работу или работу с меньшим объемом нагрузки.

Перевод на другую работу (перемещение)

Переводом на другую работу в той же организации по инициативе работодателя признается, в частности, поручение работы, не соответствующей специальности, квалификации, должности (т. е.

изменение трудовой функции), либо работы, при выполнении которой изменяется размер зарплаты, льготы, преимущества и другие существенные условия трудового договора, а равно перевод на постоянную работу в другую организацию либо в другую местность.

При неудовлетворительной оценке результатов деятельности сотрудника, проверки комиссией, ревизией администрация предприятия представляет сотруднику срок (до 3-х месяцев) для приведения показателей своей работы в соответствие с требованиями, предъявляемыми к данной должности.

При невыполнении поставленных задач в установленные сроки, администрация переводит сотрудника на другую должность, работу, оплату труда.

При переводе сотрудника на должность ниже прежней без его согласия обязательно письменное подтверждение его несоответствия занимаемой должности.

Только с письменного работника допускается:

перевод работника на другую работу и перемещение (ст. 72 ТК РФ);
перевод на работу, требующую более низкой квалификации (ст. 73 ТК РФ);
направление работников отдельной категории в служебные командировки, привлечение к сверхурочной работе, работе в ночное время, выходные и праздничные дни (ст. 99, 113, 259, 290 ТК РФ).

В соответствии со ст. 72 ТК РФ не является переводом на другую постоянную работу и не требует согласие работника:

перемещение его в той же организации на другое рабочее место;
в другое структурное подразделение этой организации в той же местности;
поручение работы на другом механизме или агрегате, если это не влечет изменение трудовой функции и изменение существенных условий трудового договора.

По причинам, связанным с изменением организационных или технологических условий труда, допускается изменение определенными сторонами существенных условий трудового договора (пересмотр систем и размеров оплат, режима рабочего времени, введение совмещения профессий) по инициативе работодателя при продолжении работником работы без изменения трудовой функции. Вместе с тем о таких изменениях работники должны быть поставлены в известность не позднее, чем за 2 месяца.

В случае несогласия работника на продолжение работы в новых условиях работодатель обязан предложить работнику (в письменной форме) имеющуюся в организации другую работу, соответствующую квалификации и состоянию здоровья, а при отсутствии такой работы — вакантную нижестоящую должность или нижеоплачиваемую работу, которую работник может выполнять с учетом его квалификации и состояния здоровья.

При отсутствии такой работы, а также в случае отказа работника от предложенной работы трудовой договор прекращается в соответствии с п. 7 ст. 77 ТК РФ.

Перевод работника на работу в другую местность влечет за собой изменения не только места работы, но и места жительства.

https://www.youtube.com/watch?v=3XMGroAYf5g

Понятие «другая местность» связывается с другим населенным пунктом по существующему административно-территориальному делению.

Увольнение персонала

Сотрудник предприятия имеет право уволиться по собственному желанию, предупредив администрацию письменно за две недели до увольнения. Заявление об увольнении с визой руководителя структурного подразделения сдается в отдел кадров для получения обходного листа.
Подписанный обходной лист возвращается в Кадровую службу в последний день работы; увольняющийся работник знакомится с приказом об увольнении и получает трудовую книжку.
В соответствии с ТК РФ администрация предприятия имеет право уволить сотрудника в случаях:
- несоответствия занимаемой должности по состоянию здоровья (по заключению ВТЭК);
- отказа от работы в связи с изменением существенных условий труда;
- систематического неисполнение работником без уважительных причин обязанностей, возложенных на него трудовым договором (контрактом) или правил внутреннего трудового распорядка, если к работнику ранее применялись меры дисциплинарного или общественного взыскания;
- прогула без уважительных причин, в том числе за отсутствие на рабочем месте более 3-х часов;
- появления на работе в нетрезвом состоянии, состоянии наркотического или токсического опьянения;
- неявки на работу более 4 месяцев подряд вследствие временной нетрудоспособности.

Согласно ТК РФ основанием для увольнения ввиду вышеуказанного служат докладные записки, акт отсутствия на рабочем месте, акт о нахождении в нетрезвом состоянии на рабочем месте. Акты заверяются подписью трех человек.

В порядке исключения, в случае отсутствия ранее дисциплинарных взысканий, по представлению руководителя подразделения на сотрудника может быть наложено дисциплинарное взыскание.

При несогласии сотрудника по результатам аттестации и т.п. с переводом на низкую должность он увольняется с предприятия по пункту ТК РФ.
Администрация предприятия при проведении сокращения штата и численности работающих, реорганизации структуры, имеет право уволить сотрудников предприятия, предупредив их письменно за 2 месяца до увольнения.

Прекращение трудового договора влечет за собой прекращение трудовых отношений. Перечень оснований прекращения трудового договора приведен в ст. 77 ТК РФ. Трудовой договор может быть прекращен в следующих случаях:

по взаимному согласию сторон;
по инициативе одной из сторон трудового договора, в том числе:
- по инициативе работника, в частности, в связи с его переводом и по его просьбе или с его согласия на работу к другому работодателю или переходом его на выборную должность (ст. 72, 80 ТК РФ);
- по инициативе работодателя (случаи расторжения трудового договора установлены ст. 81 ТК РФ);
в связи с невозможностью продолжения трудовых отношений, вызванной:
истечением срока трудового договора;
обстоятельствами, не зависящими от воли сторон (ст. 83 ТК РФ);
нарушением установленных правил заключения трудового договора (ст. 84 ТК РФ);
сменой собственника имущества организации, изменением подведомственности организации либо ее реорганизацией;
изменением существенных условий трудового договора;
переездом работодателя в другую местность.
в связи с отказом работника от продолжения трудовых отношений, в том числе вызванным:

По любому из вышеперечисленных оснований трудовой договор подлежит расторжению, а работник — увольнению с работы. При этом согласно ст. 77 ТК РФ во всех случаях днем увольнения является последний день работы работника, о чем производиться запись в трудовую книжку.

Трудовой договор может быть прекращен и по другим основаниям, предусмотренным ТК РФ и иными федеральными законами.

На практике переводом в другую местность считается не только перевод в другой населенный пункт, но и перевод, при котором работник, проживая на прежнем месте жительства и пользуясь средствами транспорта, не может являться ежедневно к новому месту работы.

https://www.youtube.com/watch?v=S9L-fafLUIM

Таким образом, регламентируя данные процедуры, стороны трудового договора имеют вариаации в решении коллизий.