Кадровый документооборот скоро станет электронным

Принимая сотрудника на работу, компания оформляет около десятка документов. Ежегодно к этому десятку добавляется еще пачка – заявления, дополнительные соглашения к трудовому договору, приказы, табели и прочее.

И мало всю эту кипу бумаг правильно оформить, нужны личные подписи сотрудников и правильно организованное хранение.

Если штат сотрудников компании – это несколько тысяч человек, и представительства находятся в разных регионах страны и мира, тогда простые кадровые «формальности» превращаются в проблему.

Решением может стать электронный документооборот. Даже в сфере трудовых взаимоотношений сегодня наблюдается тренд к цифровизации.

Активная поддержка оказывается и со стороны государства:

Итак, если компания решилась на цифровизацию…

Первое, что потребуется сделать – на уровне компании признать значимость электронных документов. Позиция руководства в этом случае должна быть четкой – в конкретной области деятельности организация отказывается от бумажных носителей и переходит к цифровым документам, которые равносильны бумажным.

Проще всего для начала отказаться от бумаги в простых процессах делопроизводства – заявки на пропуск, служебные записки и т.п. К этому же перечню можно отнести массовые документы – сведения о рабочем графике смен, письменные уведомления о составе выплат и т.д. Все эти документы не имеют строго определенной формы и не требуют наличия подписи сотрудника.

От бумаги можно отказаться и при ознакомлении сотрудников с локальными нормативными актами, приказами, инструкциями и другими подобными документами.

Их можно размещать на внутренних интернет-порталах, отправлять почтой или в корпоративной системе.

Даже если ознакомить персонал синформацией нужно под личную подпись, проблем не возникает – для этого достаточно использовать простую электронную подпись (ПЭП).

ПЭП не требует наличия сертификата электронной подписи, то есть не требуется участия удостоверяющего центра, не нужны особые технические и программные средства, при этом в ряде случаев ПЭП признается равносильной собственноручной подписи лица.

Электронная подпись представляет собой дополнительную информацию, которая нужна для определения подписанта, неизменности документа и его реквизитов. Главное преимущество ЭП перед ознакомлением через корпоративные системы — это невозможность никому, кроме владельца ключа, сформировать такой же набор информации.

Федеральный закон №63 от 06.04.2011 «Об электронной подписи» допускает использование ЭП и приравнивает к собственноручной подписи лица.

Опять же внутренняя политика компании должна четко регламентировать порядок использования ЭП, это нужно и сотрудникам – для понимания и правильного применения, и контролирующим инстанциям и судам – чтобы при возникновении споров этот аспект принимался во внимание.

Порядок применения ПЭП в компании должно однозначно пояснять ряд моментов: как получить свой ключ ЭП, в каких случаях (с какими документами) использовать, как именно выглядит процесс подписания документа в системе – какие действия необходимо совершить. Кроме того, важно пояснить зоны ответственности сотрудника, основы и правила безопасного использования ЭП.

Сотрудник должен понимать, что несет личную ответственность за саму ЭП и то, что она приравнивается к личной подписи.

Что касается документов личного характера, например трудового договора, то Трудовой кодекс РФ на сегодняшний день допускает оформление кадровых документов в электронном виде только при взаимодействии с удаленными сотрудниками и с использованием усиленной квалифицированной электронной подписи (УКЭП). Однако выпуск сертификата УКЭП – платная услуга, и это становится еще одним сдерживающим фактором.
Несмотря на существующие ограничения, все же частично отказаться от бумаги уже возможно. Если обобщить перечисленные выше факты, то получится небольшой список рекомендаций:

• согласование документов можно полностью перевести в цифровой вид, например запускать процессы в системе электронного документооборота, тогда бумажный документ физически появится только на конечном этапе;• ознакомиться с инструкциями, нормативными актами и правилами сотрудники могут также в корпоративной системе или на внутреннем интернет-портале, а в качестве личной подписи удобно использовать ПЭП;• вести справочники кадрового делопроизводства в электронном виде позволяют не только профильные HR-системы, но и другие решения;• исключить в документообороте компании документы, которые в принципе не нужны – заявления о приеме на работу и отпуск по графику, аналогичные приказы и т.п.

• повышать квалификацию кадровых специалистов нужно в том числе и в области ИТ – знания о современных технологических инструментах помогут правильно формировать требования к внедряемым системам и эффективно взаимодействовать с ними.

Узнать больше о цифровых технологиях в области HR и законодательных аспектах их применения можно будет 20 ноября на конференции DIRECTUMEnterpriseForum 2021. Участников ждут доклады от Сколково, ООО «Локомотивные технологии», Deloitte, ПАО «Сургутнефтегаз», ГК «Р-Фарм» и др. Подробная программа и регистрация на сайте def.directum.ru

В чем выгоды электронного документооборота?

В кадровых процессах участвует в той или иной мере каждый работник, и при большом штате сотрудников нагрузка на HR-службы возрастает. Если компания имеет распределенную структуру с удаленными филиалами, тогда статьи затрат не ограничиваются расходами на печать и хранение.

https://www.youtube.com/watch?v=4sgjsVdHPAo

Экономия на печати документов – наиболее очевидное преимущество перехода на электронный документооборот, однако это не такие уж и значительные расходы.

К примеру, если в год компания расходует 50 пачек бумаги (25 000 листов), то при средней стоимости пачки бумаги 250-300 рублей, сумма затрат не превышает и 15 000 рублей.

Намного серьезнее вопрос с хранением – некоторые документы по законодательству имеют срок хранения 75 лет, поэтому архивы, в особенности крупных компаний, занимают огромные площади – и это тоже расходы.

Наибольшая статья расходов связана с пересылкой документов. Если компания крупная и имеет филиальную структуру, то электронное взаимодействие окупает себя в короткие сроки.

За год среднестатистический сотрудник подписывает около 20 различных документов, связанных с кадровым делопроизводством (заявления на отпуск, отгул, ознакомление с информацией и технологическими документами под личную подпись и т.д.).

Казалось бы, всего не более 15 минут на документ – не более 5 часов в год. Но что, если сотрудников 500 и больше? Это уже, как минимум, 2500 часов. При средней ставке сотрудника 250 руб.

/час компания уже тратит 625 000 рублей в год, а если работники заняты на производстве (за N минут производится Mтоваров на определенную сумму), то еще сотни тысяч недополученной прибыли.

Если же документы необходимо не просто перенести из здания в здание, а организовать доставку документов, например до торговой точки, а потом вернуть их обратно, то затраты будут ещё больше.

Переход на электронный кадровый документооборот сокращает сумму недополученной прибыли – времени на подписание и передачу документов уходит значительно меньше.

***
Текущее законодательство не позволяет оцифровать всю работу с персоналом. Но перевод части документов в электронный вид, автоматизация процессов подготовки и согласования уже сделают процессы эффективнее.

Видео:ЭЛЕКТРОННЫЙ КАДРОВЫЙ ДОКУМЕНТООБОРОТ. КАК РАБОТАЕТ ЭКДО?Скачать

Электронные трудовые книжки с 1 января 2021 года: как подготовиться к переходу

— Переход осуществляется в рамках реализации национального проекта «Цифровая экономика». Старт активной работе в этом направлении дал Указ Президента от 09.05.2021 № 203 «О Стратегии развития информационного общества в Российской Федерации на 2021–2030 годы».

​К сожалению, нередко на практике работодатели безответственно ведут трудовые книжки, пренебрегают требованиями нормативных правовых актов. Из-за потери данных Пенсионный фонд России вынужден отказывать людям в назначении пенсии.

Предполагается, что хранение информации о трудовой деятельности работников в едином электронном пространстве решит проблему утраты сведений. Плюс исключит расходы работодателей на приобретение бланков трудовых книжек и их хранение.

На дату выхода интервью пакет законопроектов о переходе на электронные трудовые книжки Госдума рассмотрела и одобрила в первом чтении.

Стоит ли работодателям беспокоиться о сроках?

— Вопрос перехода на электронные трудовые книжки очень активно обсуждается в СМИ и профессиональных сообществах. Появляется много недостоверных сведений, домыслов о том, что работодатели не успеют подготовиться к изменениям.

Первое, что нужно понять, — никуда спешить в 2021 году не нужно. Переход на электронное формирование сведений будет плавным. В 2021 году параллельно с ведением бумажных трудовых книжек мы начнем сдавать новую персонифицированную отчетность, которая будет содержать сведения о трудовом стаже работников.

Если законопроект примут, работодатель будет обязан вести бумажные трудовые книжки лишь тех работников, которые до 1 января 2021 года подадут ему соответствующие письменные заявления. Остальным трудовые книжки будут выданы на руки, и работодатель будет освобожден от ответственности за их хранение.

На работников, которые впервые поступят на работу с 1 января 2021 года, трудовые книжки оформляться уже не будут. Сведения о трудовой деятельности таких работников будут вести только в электронном виде.

Какие документы изменить или скорректировать?

— Главное в 2021 году — проинформировать работников об изменениях в законодательстве, желательно в письменной форме.

 Важно донести, что уже с 2021 года работодатели будут направлять в Пенсионный фонд сведения о трудовой деятельности в рамках новой персонифицированной отчетности.

Сведения о трудовой деятельности в электронном виде будут храниться только с персонального согласия человека.

https://www.youtube.com/watch?v=loCXiZEbUq4

Скорее всего, работодателям потребуется проанализировать существующие локальные нормативные акты и актуализировать тексты по вопросам ведения трудовых книжек.

Нужно ли специальное программное обеспечение?

— Благодаря названию проекта «Электронная трудовая книжка — 2021» может возникнуть ложное понимание, что это некий носитель в электронном виде. Но это не так.

Для хранения сведений о трудовой деятельности работников будут использоваться информационные системы Пенсионного фонда. А это значит, что работодателям не нужно приобретать и устанавливать специальное программное обеспечение. Для сдачи отчетности они смогут использовать привычные средства телекоммуникационной связи, например Контур.Бухгалтерию.

Как информация будет переноситься с бумажных носителей на электронные?

— Такой перенос информации не запланирован. Это повлекло бы дополнительную нагрузку как на работодателей, так и на Пенсионный фонд. 

Те работники, которые не напишут заявление о сохранении бумажного оформления трудовых книжек, получат их на руки. Всю ответственность за сохранность сведений с этого момента они возьмут на себя.

Кому должны написать заявление те, кто захотят сохранить бумажный документ? Работодателю?

— Да, в этом случае работодатели будут дублировать всю информацию и в электронном виде.

Помните, что именно работодатель обязан будет проинформировать работников, которые пожелают сохранить внесение записей в бумажную трудовую книжку, о необходимости написать заявление до 1 января 2021 года.

Однако я советую работодателям не спешить с оповещением в 2021 году. Дело в том, что к 2021 году законодатели могут уточнить требования к содержанию такого информирования.

Если перенос данных из бумажных носителей в электронные не предусмотрен, нужно ли работнику самому что-то предпринимать, чтобы перенести данные о своем трудовом стаже в электронный формат?

Кадровое делопроизводство

Повышение квалификации. Обучение онлайн в Контур.Школе

Посмотреть программу

— Возможно, после рассмотрения законопроекта в Государственной Думе этот вопрос будет решен. Сейчас запланировано, что все данные будут предоставляться через отчетность, поэтому будем ждать нормативные правовые акты, которые утвердят соответствующие формы.

Созданы ли какие-то вспомогательные памятки, которые помогут осуществить переход?

— На сайте Пенсионного фонда России в разделе «Электронная трудовая книжка» представлена актуальная информация по теме.

В чем польза от внедрения электронных трудовых книжек?

— В практике встречаются случаи массовой утраты документов вследствие пожара, кражи сейфа. И процесс их восстановления всегда очень сложный и трудоемкий. К тому же сейчас есть ряд ненужной и лишней отчетности между лицом, ведущим трудовые книжки, и бухгалтерией.

Переход на цифровые носители решит эти проблемы:

• сократятся издержки на приобретение и хранение трудовых книжек;
• не нужно будет нести ответственность за их сохранность и тратить время на бумажное оформление;
• работодателям будет проще взаимодействовать с дистанционными работниками.

Но все же бумажная трудовая книжка является неким сдерживающим дисциплинарным механизмом. Для некоторых работников важно сохранить именно в ней хорошую историю записей.

Понятно, что после перехода на электронное формирование сведений туда тоже будет попадать информация об увольнениях, например по дисциплинарному основанию. Но ряд российских работников думает так: нет документа, нет проблем.

Какие сложности переход добавит работодателям?

—  Работодатели, работники которых пожелают оставить бумажные версии трудовых книжек, будут обязаны дублировать из них информацию в отчетность в территориальные отделения ПФ РФ.

Как изменится отчетность в связи с введением электронных трудовых книжек?

— Планируется, что с 1 января 2021 года у работодателей появится новый вид персонифицированной отчетности. Срок и периодичность подачи сведений — ежемесячно не позднее 15-го числа месяца, следующего за отчетным периодом — месяцем. 

С 1 января 2021 года при приеме на работу и увольнении работника страхователю нужно будет также представлять сведения — не позднее рабочего дня, следующего за днем издания соответствующего приказа, распоряжения.

https://www.youtube.com/watch?v=KXeLytxBhAY

Сейчас подготовлены проекты форм СЗИ-ТД и СЗВ-ТД для представления сведений о трудовой деятельности работников. Окончательный их вариант мы увидим только после появления соответствующих нормативных правовых актов.

Что можно сказать об информационной безопасности проекта? Кто будет защищать персональные данные?

— Эта обязанность ложится на Пенсионный фонд. Его представители говорят, что многолетний опыт работы Фонда указывает на то, что информационные системы надежно защищены. Сбой или взлом с последующим изменением или уничтожением данных практически невозможны. Информация лицевых счетов фиксируется в распределенных системах хранения, что исключает риск потери данных.

Кто будет иметь доступ к сведениям о трудовой деятельности работников?

— Для получения сведений из электронной трудовой книжки работникам необходимо будет зайти в личный кабинет на сайте Пенсионного фонда России или на сайте Портала государственных услуг.

Чтобы войти в личный кабинет, необходимо будет зарегистрироваться и получить подтвержденную учетную запись в Единой системе идентификации и аутентификации (ЕСИА) на портале Госуслуг. Если работник уже зарегистрирован на портале, для входа в личный кабинет на сайте ПФР нужно использовать свои логин и пароль.

Информацию о трудовой деятельности можно будет получить также в бумажном виде, подав заявку:

• у работодателя (по последнему месту работы);
• в территориальном органе Пенсионного фонда России;
• в многофункциональном центре (МФЦ).

Работодатель может получать эту информацию от нового сотрудника в распечатанном виде либо в электронной форме с цифровой подписью. И в том и в другом случае работодатель должен будет перенести данные в свою систему кадрового учета. При увольнении сотрудника работодатель будет обязан выдать ему документ, подтверждающий сведения о трудовом стаже.

Также доступ к информации будут иметь работники многофункциональных центров, конечно же, с согласия граждан. Речь идет об оформлении услуг, когда необходимы данные о периодах трудовой деятельности.

Будут ли вноситься в ЭТК сведения о поощрениях?

— В рамках законопроекта № 748744-7 в разделе индивидуального лицевого счета «Сведения о трудовой деятельности» планируется указывать данные о месте работы, характере выполняемой работы и ее периодах.

Это регистрационный номер, наименование страхователя, сведения о его переименованиях.

Информация о приеме работника, наименование должности, специальности, профессии, переводы на другую работу, увольнения и основания прекращения трудового договора.

Предполагается указание реквизитов приказов, распоряжений, иных решений или документов, являющихся основаниями для оформления трудовых отношений.

Внесение информации о награждениях не предусмотрено.

Что нужно знать об ответственности за нарушения?

— Напомню, что обязанность по информированию работников об изменениях в части применения трудовых книжек лежит на работодателе.

В Государственную Думу внесен проект Федерального закона № 748758-7, направленный на внесение изменений в Кодекс об административных правонарушениях. Планируется ввести административную ответственность для работодателя, который представит в информационную систему ПФ РФ неполные или недостоверные сведения о трудовой деятельности работника или же нарушит сроки подачи данных.

Какие перспективы открывает переход на электронные трудовые книжки?

— Повысится достоверность и сохранность сведений о трудовой деятельности работников. Появятся дополнительные возможности взаимодействовать дистанционно. Это касается и вопросов трудоустройства, и оформления пенсий по данным лицевого счета. И, конечно же, обрабатывать данные о трудовой деятельности работников станет удобнее.

Видео:Электронный кадровый документооборот (КЭДО) - Елена ПономареваСкачать

Эдо для кадрового учета: на низком старте

Электронный документооборот в сфере кадрового учета в числе тех, кто входит в цифровую эпоху «на низкой скорости». На государственном уровне ведутся эксперименты, результаты которых должны лечь в основу будущих законопроектов в сфере кадрового ЭДО.

Основная причина столь долгой раскачки – 100% вовлеченность в цифровизацию всех участников трудовых отношений. Но низкая скорость не означает, что процесс не идет. Продвинутые компании уже сейчас переводят множество кадровых операций в цифровой формат.

Какие кадровые документы уже можно перевести в электронный вид, какие выгоды это несет? Подробности в нашей статье.

Государство экспериментирует с кадровым ЭДО

Электронный документооборот – неизбежное будущее. Флагманом ЭДО является бухотчетность в надзорные органы.

По экспертным оценкам, около 90% документов в электронном виде являются именно документами бухгалтерской отчетности. К цифровизации кадрового учета государство подходит осторожно.

Пока оно в поиске оптимальных решений, экспериментирует: один пилотный проект завершен, на подходе второй.

https://www.youtube.com/watch?v=z7NYv6L-4Ao

Первый пилотный проект по внедрению электронного документооборота в кадровой сфере проходил с 23 марта по 1 октября 2021 года.

В нем участвовали 11 крупнейших российских компаний, среди них «Российские железные дороги», «АвтоВаз», «Газпромбанк» и другие.

Эксперимент показал следующие результаты: отсутствие унифицированных требований к универсальной цифровой подписи, высокая стоимость 100-ного охвата сотрудников цифровыми подписями, риск потери данных по техническим причинам.

Ожидается, что второй федеральный пилотный проект по вопросу внедрения электронного кадрового документооборота стартует с 1 января 2021 года и продлится два года. В проекте будут участвовать, по предварительной информации, около 10 компаний.

Они сами смогут выбрать, какие кадровые документы перевести в электронный вид (без дублирования на бумаге), какие использовать виды электронной подписи (ЭП), с одним условием, что для трудового договора, договора о материальной ответственности и ученического договора должна использоваться усиленная квалифицированная электронную подпись (УКЭП). Цель данного эксперимента – снять преграды, выявленные в ходе первого эксперимента. Еще одно важное условие – работники этих компаний должны «дать добро» на участие в эксперименте, согласие должно быть отражено в их трудовых договорах.

Трудовые книжки «в цифре»

Отдельной строкой в кадровом ЭДО идет цифровизация трудовой книжки. Глобальный эксперимент по переводу ее в электронный вид прописан в одобренном правительством нацпроекте «Цифровая экономика».

Возможно, что уже с 1 января 2021 года станет обязательной передача в информационную систему ПФ РФ сведений о трудовой деятельности работников.

При организации же внутреннего кадрового документооборота работодатель сам выберет между «цифрой» и бумагой. А с 1 января 2021 года электронный формат трудовых книжек должен стать основным.

По данным Минтруда нововведение коснется 58,7 млн человек и 4,7 млн юридических лиц.

В электронном документе будут содержаться следующие данные: сведения о работнике, выполняемой им работе, переводах на другую постоянную работу, увольнении и его основании. Данные об образовании и наградах в электронный вид не переносятся.

Форма документа пока публично не представлена (по данным на сентябрь 2021 года), ее должен разработать Пенсионный фонд РФ и утвердить в Минтруде.

С 2021 года бумажные трудовые книжки планируют упразднить. Сотрудникам, впервые устраивающимся на работу после 1 января 2021 года бумажная трудовая книжка заводиться не будет.

С 1 января 2021 года индивидуальный лицевой счет гражданина, который ведется в системе обязательного пенсионного страхования, дополнится разделом «Сведения о трудовой деятельности», содержащим информацию о месте работы, выполняемой работе и ее периодах.

Однако, возможен и другой сценарий развития событий. Дело в том, что Минтруд последнее время активно заявляет о сдвиге цифровизации трудовых книжек на один год.

Есть вероятность, что до 29 октября 2021 года Минтруд внесет на утверждение законопроект с поправкой – в котором предлагается запуск электронного учета трудовой деятельности на базе ПФР начать не с 2021 года, а с 2021 года, при этом бумажные трудовые должны существовать параллельно с электронными еще несколько лет. Решение этого вопроса не за горами.

Преимущества кадрового ЭДО:

• Сокращаются сроки подписания кадровых документов.
• Появляется возможность бессрочной архивации документов.
• Сокращается время на поиск документов.
• Высвобождаются площади, занимаемые бумажными документами.
• Сокращаются расходы на бумагу, печать.
• Увеличивается скорость подготовки отчетности, повышается ее качество.

Какие кадровые документы уже сейчас можно перевести в цифровой формат

Несмотря на то, что старт массовой цифровизации кадрового ЭДО со стороны государства еще не дан, законодательство уже сейчас дает возможность использовать некоторые кадровые документы в электронном виде.

https://www.youtube.com/watch?v=O6OQSAZHkZc

Какие кадровые документы уже сейчас можно оцифровать:

• электронный больничный,
• трудовой договор с дистанционным работником,
• акты выполненных работ по гражданско-правовым договорам,
• сведения персонифицированного учета и уплаченных страховых взносах.
• другие документы, не требующие подписи работника.

Как можно усовершенствовать кадровый документооборот прямо сейчас? Оцифровать его на уровне компании, то есть создать систему внутреннего кадрового электронного документооборота.

Используя сервис СБИС ЭДО, вы сами можете выдать сотруднику электронную подпись и использовать ее для подписания внутренних документов в компании.

Даже обходной лист, который сотрудник заполняет при увольнении, в СБИС становится электронным.

Какие документы спросить у человека при приеме на работу, какие данные из них нужно занести в систему, какие документы и отчеты распечатать, а какие можно отправить в электронном виде – СБИС ЭДО подскажет, как все сделать правильно.

СБИС учтет рабочее время сотрудников, проконтролирует время прихода и ухода, составит график отпусков. Кроме того, с помощью сервиса можно серьезно повысить нематериальную мотивацию сотрудников – за счет поздравлений, проведения внутренних конкурсов и т.п.

Подробнее познакомиться с электронными подписями можно в нашем Магазине ЭЦП, здесь есть электронные подписи под любые задачи компании.

Также о возможностях перевода на электронные рельсы кадрового документооборота готовы подробнее рассказать наши специалисты.

Видео:Электронный кадровый документооборотСкачать

Электронный кадровый документооборот в 2021 году

В апреле 2021 года в Сочи проходит Всероссийская неделя охраны труда-2021. В ходе её было озвучено предложение сделать так, чтобы единая электронная медицинская карта работника была открыта начальству и страховщикам.

Суть в том, чтобы сделать доступными работодателям и Фонду социального страхования (ФСС) данные о здоровье сотрудников. Считается, что это позволит им принимать превентивные меры, чтобы предотвращать появление хронических профессиональных заболеваний.

Создание единой медицинской карты работника аккумулирует в ней:

• данные всех обследований, проведенных в обычных больницах и поликлиниках;
• результаты профосмотров.

Это, в свою очередь, позволит страховщику и работодателю:

• контролировать состояние здоровья сотрудника;
• прогнозировать ранние риски воздействия на него вредных факторов, чтобы не довести человека до состояния, когда у него возникает профессиональное заболевание.

Также см. «Вредна ли работа за компьютером: озвучена позиция ФСС и Минздрава».

С 23 марта по 1 октября 2021 года Министерство труда и соцзащиты проводило эксперимент по переводу в электронную форму документов и сведений о работнике по вопросам трудовых отношений. Правила его проведения регламентированы Приказом от 26.03.2021 № 194.

В нем, в частности, сказано, что новые правила работы будут опробованы на таких важных этапах, как заключение трудовых договоров и оформление служебных командировок, выдача наряда-допуска, ознакомление работника с графиком отпусков и некоторыми ЛНА работодателя.

В пилотном проекте участвовали 11 крупных компаний: ОАО «Российские железные дороги», АО «Газпромбанк», ПАО «АВТОВАЗ», ПАО «РОСБАНК», ПАО «Мечел», АО «Северсталь Менеджмент», ПАО «Ростелеком», ООО «СИБУР», АО «АЛЬФА-БАНК», ПАО «Татнефть», ООО «Агроторг». Среди их задач было:

• опробовать механизм возможности ведения кадровых документов в электронном виде;
• оценить затраты и полученные эффекты от новых правил ведения кадровой документации;
• выявить проблемы и риски от ведения кадрового документооборота в эл. виде;
• подготовить предложения по оптимизации обязательных для работодателей документов;
• предоставить инициативы по внесению изменений в законодательство с целью разрешения ведения ЭКД.

По информации Минтруда от 19 октября 2021 г., результаты пилотного проекта уже подведены. Проблемы, которые были выявлены, правительству придется решать до того, как появятся конкретные нормативные акты по ЭКД. Вот на какие трудности указал бизнес:

1. Высокая стоимость приобретения и использования цифровой подписи. Предполагается, что электронный документооборот потребует ежегодно приобретать минимум 1 цифровую подпись. Сейчас ее стоимость на 1 человека составляет от 1 до 5 тысяч рублей. Если эта цена не снизится, то экономический эффект от внедрения ЭКД будет ничтожно малым.
2. Отсутствие унифицированных требований к универсальной цифровой подписи. В настоящее время законом утверждены несколько видов ЭЦП, которые используются для различных ситуаций. Наиболее востребованной является усиленная квалифицированная подпись, поскольку с ее можно использовать в более широком спектре правоотношений. Однако для кадрового делопроизводства законом пока не установлен тот тип ЭЦП, который должен использоваться, и его особенности.
3. Проблемы технического характера. Участвовавшие в эксперименте компании пришли к выводу, что ведение документов исключительно в онлайн-формате невыгодно работодателя из-за высокого риска быть наказанным из-за проблем технического характера. Так, за потерю данных, несанкционированное их использование третьими лицами, ошибки программного обеспечения при передаче или обработке информации придется отвечать именно работодателю. Если же понадобятся потерянные документы суду или контролирующим органам, то пострадает не только компания, но и работник, чьи сведения были утрачены. А значит, привлечь к ответственности сможет и сотрудник, и контрольно-надзорные органы.
4. В случае потери документов работодателем возникают также риски для работников. Без документов они не смогут защитить свои права.

Поскольку проблемы существенные, в Министерстве труда, Российском союзе промышленников и предпринимателей и Федерации независимых профсоюзов предложили сначала найти варианты их решений, а затем поэтапно внедрять все инициативы.

Кроме того, чиновники считают, что сначала надо дождаться изменений в сфере IT, чтобы появились нормы, касающиеся универсальной электронной цифровой подписи, архивного хранения данных, защиты передачи данных, юридической значимости е-документов, в том числе в суде.

По планам правительства, соответствующие законопроекты должны быть подготовлены в следующие сроки:

• к декабрю 2021 года – инициативы, касающиеся формирования, приобретения и использования электронной подписи, установления унифицированных требований к ней, ее визуализации в электронном документе;
• к июлю 2021 года – проекты, где будут уточнены понятия электронного документа, процедуры хранения и обработки электронных документов и их дубликатов (электронных образов).

В Министерстве труда уверены, что только после принятия всех этих правовых основ можно начинать активную проработку законопроекта, позволяющего работодателям вести кадровую документацию только в электронном виде. Появится документ, по прогнозам чиновников, не раньше 2021 года.

https://www.youtube.com/watch?v=DbEgmbSFfgM

Правительство РФ поддержало поэтапный подход рабочей группы и на заседании 28 июня 2021 года дало соответствующие поручения.

Для начала было предложено разработать законопроекты о ведении сведений о трудовой деятельности работников в электронном виде, предусмотрев в них постепенный переход к ведению трудовых книжек исключительно в электронном виде.

О сложностях внедрения электронных трудовых книжек мы рассказывали в прошлой статье о кадровом ЭДО.

Приняв во внимание итоги эксперимента и поручения Правительства РФ, Минтруд России разработал и разместил 29 октября 2021 года для общественного обсуждения законопроект «О внесении изменений в Трудовой кодекс Российской Федерации (в части формирования и ведения сведений о трудовой деятельности работника в электронном виде)» и сопутствующие проекты законов.

Согласно законопроекту работодатели будут передавать в ПФР сведения о трудовой деятельности, которые вносятся в трудовую книжку, в электронном виде. Начиная с 1 января 2021 года их будут передавать в ПФР ежемесячно, а с 1 января 2021 года — ещё чаще (не позднее рабочего дня, следующего за днём издания всех кадровых приказов).

На сведения о трудовой деятельности работников будет распространяться порядок хранения, предусмотренный для индивидуального лицевого счёта (его ПФР хранит в течение всей жизни застрахованного лица). А вот работодатель после увольнения работника будет хранить сведения в электронном виде всего три года.

Если законопроект будет принят и вступит в силу с 2021 года, уже в 2021 году сведения о трудовой деятельности работников будут вестись только в электронном виде, за исключением работников, подавших заявление о ведении трудовых книжек на бумажном носителе. А с 2027 года трудовые книжки на бумажном носителе отменят полностью.

В качестве одного из сопутствующих законопроектов Минтруд разработал поправки в Федеральный закон об индивидуальном (персонифицированном) учёте в системе обязательного пенсионного страхования.

Законопроект подразумевает, что индивидуальный лицевой счёт в ПФР дополнят новым разделом, содержащим сведения о трудовой деятельности застрахованного лица, в том числе выполняемой им работе и занимаемой должности, а также сведения об увольнении и основаниях прекращения трудового договора.

Еще одним сопутствующим законопроектом стали поправки в Кодекс Российской Федерации об административных правонарушениях, которые предусматривают с 2021 года административную ответственность в виде предупреждения должностных лиц за нарушения порядка передачи сведений о трудовой деятельности в ПФР (статья 5.27 КоАП РФ).

На момент написания статьи (апрель 2021 года) законопроект «О внесении изменений в Трудовой кодекс Российской Федерации (в части формирования и ведения сведений о трудовой деятельности работников в электронном виде)» размещён со статусом «Подготовка заключения об ОРВ». На следующем этапе документы направятся на рассмотрение в правительство.

Что показал опыт с электронными больничными

«Мы хотим с Минздравом полностью перейти на электронный документооборот. И считаем, что надо изменить отношение к контролю за здоровьем человека.

BigData дает нам возможность создать социально-медицинский профиль человека и тем самым в рамках концепций нулевого травматизма и здорового образа жизни перейти к индивидуальному подходу к человеку, к индивидуальному контролю за его здоровьем и, возможно, к индивидуальному тарифу в социальные фонды».

Также см. «Семь золотых правил концепции нулевого травматизма».

Таким образом, индивидуальный контроль за здоровьем персонала может привести и к индивидуальным тарифам взносов в социальные фонды.

Что решили по электронной трудовой книжке?

Первоначально чиновники хотели объединить инициативу о переходе на электронную трудовую книжку с идеей полностью перевести работодателей на ЭКД. Однако как показал эксперимент – образец, электронный документооборот в кадровом делопроизводстве должен развиваться отдельно. На этом настояли объединения профсоюзов и общероссийские объединения работодателей.

https://www.youtube.com/watch?v=YcamwzkSd5g

Текст законопроекта на момент написания статьи официально опубликован не был. Как только документ появится, редакция Клуба ТК расскажет об этом. О плюсах и минусах электронной трудовой книжки можно почитать в нашем материале «Правительство введет электронные трудовые книжки через 1,5 года».

Как вообще чиновники видят реформу

Как ранее заявляла замминистра труда и социальной защиты РФ Любовь Ельцова,Минтруд готов выслушать позицию предпринимателей и профсоюзов по вопросу перехода российских компаний на ЭКД.

По действующим правилам ФСС возвращает работодателям 20% средств от взносов на конкретном предприятии на устранение рисков для здоровья работников, профилактику профзаболеваний.

Потратить эти средства можно по 12-ти направлениям. В том числе:

• на санаторно-курортное лечение работников;
• приобретение средств индивидуальной защиты;
• проведение профосмотров.

Также см. «Дан старт реформе профилактических медосмотров: подробности».

Известно, что ФСС планирует дать работодателям больше возможностей по расходованию этих денег. На практике, кому-то важнее открыть для работников массажный кабинет или соляную пещеру, которая позволит им быстрее и легче восстанавливаться.

Кто уже готов к переходу

В министерстве подчеркивают, что за внедрение ЭКД выступают компании из банковского сектора и IT-технологий, «где преимущественно вертикально интегрированные структуры, и работа связана с применением информационных технологий».

Поэтому они и стали первыми участниками пилотного проекта.

Вместе с тем и многие компании уже оценили достоинства электронного документооборота, поэтому если власти его узаконят в кадровом делопроизводстве, потихоньку начнут переходить на новые правила работы.

По словам эксперта КлубаТК, юриста рекрутингового агентства «Арес» Татьяны Магеры, внедрение кадрового электронного документооборота — необходимый и закономерный процесс. Возможно, на первом этапе переход на него действительно мог бы быть исключительно добровольным как для работодателей, так и для работников.

Тем более, что фактически создание и учет кадровых документов уже несколько лет происходит в цифровом форме. Распечатывание и дублирование документа на бумажном носителе обязательно в силу требования о его заверении личной подписью работника и работодателя. Легализация электронной цифровой подписи для сторон трудовых правоотношений могла бы решить эту проблему.

Способы мотивации

Основными мероприятиями по нематериальной мотивации – то есть по признанию результатов профессиональной деятельности, учитывающими многообразие мотивов, могут быть:

• награждение сотрудников, показавших наилучшие результаты, благодарностями, почетными грамотами, корпоративными знаками отличия;
• выдача символических подарков и сувениров (с фирменной символикой);
• выдача профессиональной литературы работникам, показавшим наилучшие результаты;
• предоставление возможностей для внедрения инициатив по улучшению качества функционирования компании;
• занесение фотопортретов сотрудников, достигших эффективных результатов в профессиональной деятельности, на доску почета и/или в книгу почета, размещенных в офисе компании, на внутреннем портале, официальном сайте предприятия;
• предоставление преимущества наиболее эффективным сотрудникам в ходе учета их пожеланий при составлении графика отпусков;
• проведение торжественных мероприятий, включающих, в том числе публичную похвалу сотрудников, успешно выполняющих свои задачи, и создание условий для их общения с руководящим составом предприятия.

Также см. «Какие могут быть основания для нематериальной мотивации сотрудников».

, пожалуйста, выделите фрагмент текста и нажмите Ctrl Enter.

Видео:Электронный кадровый документооборотСкачать

Выводы экспертов закрытого клуба по вопросам электронного кадрового документооборота

Завершилась работа Экспертного клуба руководителей кадровых служб – «Р¦РёС„ровизация HR-процессов: внедрять нельзя откладывать».

Представители среднего и крупного бизнеса в неформальной обстановке обсудили перевод кадрового документооборота в электронный вид и связанные с этим нюансы трудового законодательства.

Организатором всех 3-С… РґРёСЃРєСѓСЃСЃРёР№ выступила компания DIRECTUM.  

За последнее время интерес бизнеса к цифровизации кадрового документооборота усилился.

Однако несмотря на курс государства на цифровую экономику, профильное законодательство еще не до конца проработано под электронные HR-процессы.

Целью серии встреч HR-клуба, организованного компанией DIRECTUM, стало желание разобраться, возможны ли электронные кадровые процессы в российских компаниях, и какие изменения должны произойти, чтобы документооборот в кадрах стал полностью цифровым.

В мероприятии приняли участие представители десятков компаний, в том числе Ростелеком, МТС, OBI, Мегафон, ЧТПЗ.

За три встречи участники предметно обсудили вопросы перевода кадровых документов и процессов в электронный вид и пришли к многообещающим выводам.

Экономическая выгода компенсирует неудобства

Трудовой кодекс РФ прямо не разрешает, но и не запрещает вести кадровые процессы в электронном виде.

Принятый РІ 2011 РіРѕРґСѓ ФЗ-63 «РћР± электронной РїРѕРґРїРёСЃРё» признает электронные документы, подписанные квалифицированной электронной РїРѕРґРїРёСЃСЊСЋ, равнозначными бумажным, подписанным собственноручной РїРѕРґРїРёСЃСЊСЋ. РљСЂРѕРјРµ того, позже появились законодательные инициативы, направленные РЅР° устранение правовой неопределенности РІ части электронного кадрового документооборота:

в—Џ    Законопроект в„– 736455-7 Рѕ СЋСЂРёРґРёС‡РµСЃРєРё значимых сообщениях;

в—Џ    Проект изменений в„– 657361-7 РІ федеральные законы (касательно архивного хранения документов).

В 2021 году Минтруд провел первый эксперимент по отработке механизмов ведения и применения электронных кадровых документов работодателями и планирует следующий на 2021 год.

�тоги первого эксперимента показали значительную экономию на бумажных документах, но вместе с тем выявили сложности с представлением электронных документов в инспекции по труду.

В ходе заседания HR-клуба компании высказались, что готовы работать в цифровом режиме даже в условиях правовой неопределенности, поскольку экономическая выгода от электронных процессов значительно превышает сопутствующие неудобства.

Цифровое взаимодействие в рамках HR-процессов

Эксперты сформулировали признаки идеального решения для автоматизации кадровых процессов. �нформационная система должна:

в—Џ    консолидировать данные РѕР± организации Рё сотрудниках (организационная структура, штатное расписание, должности, информация Рѕ сотруднике);

в—Џ    обеспечивать взаимодействие участников процессов: работника Рё работодателя, сотрудников Р�Рў-подразделения, бухгалтерии, службы безопасности;

в—Џ    поддерживать автоформирование Рё хранение кадровых документов СЃ обеспечением юридической значимости;

в—Џ    предоставлять альтернативные варианты доступа Рє корпоративной информации сотрудникам без стационарного рабочего места.

Ни одна из систем для организации кадровых процессов (ERP, HRM, BPM, ECM) не может отвечать всем выделенным критериям.

Эксперты клуба пришли к выводу, что оптимальным вариантом будет сочетание учетной системы и системы управления взаимодействием, т.е.

«ERP + ECM» или «ERP + BPM + платформа для хранения».

Реализовать технически варианты доступа к системе для неавтоматизированных сотрудников можно через выделенные рабочие места с ПК (в библиотеке, отделе кадров, цехе/подразделении/управлении), мобильные приложения или чат-боты в мессенджерах, а также терминалы самообслуживания с доступом к корпоративному порталу или к �С.

Электронные архивы с обеспечением юридической значимости документов

РџСЂРё долговременном хранении кадровых документов (РїРѕ 50 Рё более лет) существует СЂРёСЃРє устаревания технических средств, которые РІРѕСЃРїСЂРѕРёР·РІРѕРґСЏС‚ электронные документы, Рё как следствие – невозможность полноценного обращения Рє документам СЃ течением времени.

Решением этого вопроса может стать конвертация.

В таком случае единицей хранения документа станет zip-контейнер, который будет включать исходный документ и отдельно документ в формате длительного хранения PDF/A1, открепленные ЭП и метаданные файла.

Предотвратить преднамеренное или случайное изменение документов в информационной системе поможет:

в—Џ    настройка невозможности изменения документов РїСЂРё наличии Р­Рџ;

в—Џ    ограничение прав РЅР° изменение документов РїСЂРё передаче РЅР° архивное хранение;

в—Џ    использование механизмов контроля целостности — сверки контрольных СЃСѓРјРј контейнера РїСЂРё переносе РІ архив Рё РІ момент проверки.

При истечении сроков действия сертификатов ЭП могут использоваться метки доверенного времени, которые проставляются в подписи и фиксируют время подписания документа.

Законодательно эта методика регулируется ФЗ-63 «РћР± электронной РїРѕРґРїРёСЃРё».

Усилит ее правомерность принятие законопроектов, касающихся архивного хранения: Проекта изменений РІ ФЗ-63 «РћР± Р­Рџ», Проекта в„– 657361-7 изменений РІ Федеральные законы, связанные СЃ Р­Р” Рё хранением Р­Р”.

Уровень цифровизации HR

Участники клуба были единодушны в том, что сегодня большинство российских компаний находятся на том уровне цифровизации кадровых процессов, когда процессы автоматизированы, но документы распечатываются, подписываются и хранятся в бумажном виде. Уже сейчас компании могут переходить к следующему уровню, а поскольку в HR-процессы вовлечено 100% штата, эффект от изменений будет значительным.

Главным итогом всех заседаний клуба стал общий вывод о том, что проводить цифровизацию кадровых процессов и документов можно и выгоднее уже сейчас, а не в условиях, когда электронный кадровый документооборот станет обязательным.

Необходимой функциональностью для автоматизации кадрового документооборота обладают решения DIRECTUM.

Они удовлетворяют требованиям профильного законодательства и могут уже сегодня использоваться компаниями, находящимися на разных уровнях цифровизации и имеют перспективы быстрого усиления в инновационных направлениях.

***

1 — Формат PDF/A рекомендован ISO 19005-1:2005, Приказом Минкультуры Р Р¤ РѕС‚ 31 марта 2015 Рі.

в„– 526 «РћР± утверждении правил организации хранения», Рекомендациями Р’РќР�Р�ДАД РїРѕ комплектованию, учету Рё организации хранения электронных архивных документов РІ государственных Рё муниципальных архивах.

Р�сточник: DIRECTUM

📽️ Видео

Электронный кадровый документооборот EasyDocsСкачать

ЭЛЕКТРОННЫЙ КАДРОВЫЙ ДОКУМЕНТООБОРОТ. ЭКДО: ЧТО И ЗАЧЕМ?Скачать

Президент подписал документ! Эксперимент! Электронный кадровый документооборот!Скачать

Электронный кадровый документооборотСкачать

Переход на электронный кадровый документооборот - Елена А. ПономареваСкачать

КЭДО станет обязательным для всех?! #КЭДО #документооборот  #электронный документооборот #HR #shortsСкачать

Кадровый электронный документооборот в 2023 году: нововведения и практика переходаСкачать

Кадровый документооборотСкачать

Электронный кадровый документооборот для банка | Отзыв СБИССкачать

Кадровый электронный документооборот | ELMA КЭДОСкачать

Электронный кадровый документооборотСкачать

Как перейти на электронный кадровый документооборот в 2022 годуСкачать

Электронный кадровый документооборот (КЭДО) в 1С проще, чем вы думаетеСкачать

Кадровый электронный документооборот. Интервью с экспертомСкачать

Кадровый электронный документооборот (КЭДО) от ТакскомСкачать

Directum HR Pro: кадровый электронный документооборотСкачать