Как правильно создать Инструкцию по кадровому делопроизводству

Инструкция по кадровому делопроизводству – основной локальный нормативный акт в сфере работы с документами по личному составу

Эти документы, как правило, разрабатываются и утверждаются как приложения к Инструкции по кадровому делопроизводству.

https://www..com/watch{q}v=rSQgl9oDqrQ

В Инструкции по кадровому делопрpоизводству закрепляются все принципиальные положения, связанные с подготовкой, обработкой, хранением и поиском кадровых документов.

Пример Инструкции по кадровому делопроизводству

Посмотрите этот список документов, которые нужно иметь на участке кадровой работы. В данном списке приведены документы, которые должны быть обязательно на участке кадровой работы; документы, которые становятся обязательными при определенных обстоятельствах; и документы необязательные.

Соберите в организации все документы, которые есть по кадрам. Их в дальнейшем мы будем проверять.

Определите список обязательных документов, которых в компании нет, и которые Вам нужно разработать, чтобы восстановить кадровое делопроизводство.

И определите список необязательных кадровых документов, которыми компании также целесообразно обзавестись.

Здесь есть необходимые журналы регистрации и книги учета для кадровой работы, все графы, развороты и т.д.

А. Прежде, чем приступить к проверке имеющихся документов и составлению новых документов, нужно узнать, как реально обстоят дела в компании. Например, какой в реальности режим работы у работников разных подразделений, c какого по какой час они трудятся, у кого ненормированный рабочий день, в какие дни получают зарплату и т.д.

Дело в том, что в компании, которая работала без кадровика, часто используются бланки правил внутреннего трудового распорядка (далее – ПВТР), трудовых договоров и др., скачанные с Интернета, взятые из книг. И в них содержатся условия совсем не те, что в реальности существуют в компании. Мы сталкивались с тем, что в ПВТР компании у всех установлен нормированный рабочий день с 9.00 до 18.

Выясните у руководителей реальную картину трудовых отношений в компании.

Исходя из реальной картины (разумеется, с поправкой на требования закона и учредительных документов) будем проверять и составлять кадровые документы.

Б. Заметьте не только закон и реальность будут диктовать нам условия, которым должны соответствовать кадровые документы, но и учредительные документы.

Берём у руководства копии учредительных документов организации и внимательно их изучаем. Все документы, которые мы будем проверять и составлять на участке кадров, должны будут соответствовать учредительным документам фирмы, и никак им не противоречить.

Почитайте в Уставе порядок приёма директора и установления ему зарплаты, срок, на который с ним можно заключать трудовой договор, в Уставе могут быть прописаны некоторые особенности (Вы же будете проверять, насколько правильно оформлены с директором трудовые отношения).

Узнаём пожелания руководства.Вам предстоит не только проверить имеющиеся кадровые документы, но и привести их в соответствие с пожеланиями и указаниями руководства.

И новые кадровые документы Вы также будете составлять в соответствии с указаниями руководства.

Поэтому заранее у директора можно уточнить, какие особые условия он хочет видеть в правилах внутреннего трудового распорядка, иных локальных нормативных актах, в бланках трудовых договоров.

Уточните у руководства, какие из необязательных документов Вы будете составлять для фирмы.

Проверяем и восстанавливаем законность и наводим порядок на участке «Рабочее время»

Запасёмся нужными законами, специальной литературой и программами. Всё это понадобится Вам в работе. Имеющиеся кадровые документы мы будем проверять и приводить их в соответствие с законом, новые документы должны будем составить тоже в строгом соответствии с законом.

https://www.youtube.com/watch?v=KXeLytxBhAY

Нужные нормативные акты в последней редакции Вы можете найти здесь >>

Из кадровой литературы мы рекомендуем книги: “Гострудинспекция на пороге: наводим порядок в кадровом делопроизводстве”, “Курс кадрового делопроизводства. Самоучитель”, “130 пошаговых инструкций для кадровой работы”, “Трудовые книжки: большой справочник по ведению, исправлению, учету 200 образцов записей” и другие книги по кадровому делопроизводству >>

Также удобны в качестве справочной “литературы” – большая справочная база по кадровому делопроизводству, доступная подписчикам журнала «Кадровик-практик», либо электронная библиотека «Пакет Кадровика» – в этих базах оооочень много бланков документов, необходимых для кадровой работы, и образцов их заполнения, есть пошаговые процедуры основных кадровых операций, книги, консультации и др.

Решите с руководством вопрос о приобретении программы, в которой вести кадровый учёт. Таких программ множество, причём многие специализированные, весьма и весьма удобны. Некоторые обходят по функционалу 1С.

Но большинство компаний кадровый учёт ведут по традиции в 1С. Дело в том, что специалистов по сопровождению 1С предостаточно в любом городе, а вот специалистов по сопровождению иных программ найдёшь не везде.

А. Соберите вместе все документы, устанавливающие и регулирующие рабочее время работников компании: коллективный договор, правила внутреннего трудового распорядка, графики работы, графики сменности, трудовые договоры с работниками, дополнительные соглашения к ним. Проверьте, правильно ли установлены в них режимы рабочего времени различных категорий работников.

Наиболее типичные ошибки, которые можно встретить при проверках: – документы противоречат друг другу (в одних для определенной группы работников установлен один режим рабочего времени, а в других для той же группы установлен другой режим), – режимы рабочего времени для работников ни в каких документах не определены, – документы, устанавливающие режимы рабочего времени, составлены или утверждены неправильно. Если Вы обнаружите такие нарушения, то составьте отсутствующие документы, внесите изменения в документы, в которых обнаружили несоответствия.

Также проверьте, соответствует ли установленная документально продолжительность рабочего времени работников законодательным предписаниям (ст. ст. 91-96 ТК РФ). Особо обратите внимание на продолжительность рабочего времени совместителей (ст. 284 ТК РФ).

Б. Проверьте, ведётся ли табель учёта рабочего времени. Согласно ст. 91 ТК РФ работодатель обязан вести учет времени, фактически отработанного каждым работником.

При восстановлении кадрового учета если табеля нет, то его незамедлительно нужно завести. Если табель есть, то желательно по каждому работнику проверить, сколько часов в день он должен работать, сколько работает и сколько часов отмечается в табеле.

Бывает, что работнику установлено неполное рабочее время, он трудится 4 часа в день, а в табели стоят «восьмёрки». Бывает, что в предпраздничный день работники трудятся, как положено, на час меньше, а в табели опять же стоят «восьмёрки» вместо «семёрок».

В. Если в компании вводилось неполное рабочее время, и какие-то сотрудники работают на условиях неполного рабочего времени, то проверьте, были ли надлежащие основания для введения неполного рабочего времени, и не нарушен ли порядок введения неполного рабочего времени.

Инструкции по кадровому делопроизводству

Итак, переходим к рассмотрению пошаговой инструкции по кадровому делопроизводству с нуля. Приведем подробный поэтапный план, который позволит создать собственную кадровую службу, начиная с оформления первого сотрудника на предприятии — директора. И потому важно с самого начала деятельности компании упорядочить кадровый учет.

Этапы организации кадрового учета на предприятии:

1. Создание нормативной и информационной базы.

Для начала стоит определиться с тем, какие нормативные акты будут востребованы в работе кадровика. Безусловно, это:

• Трудовой кодекс — в нём содержатся основные моменты по нормированию рабочего времени (гл. 15–16, 22), продолжительности и периодичности отпусков (гл. 19), начислению зарплаты (гл. 21), расписаны основные права и обязанности работников и работодателей;
• постановление Госкомитета статистики от 04.01.2001 № 1 — здесь представлены все формы первичных документов, необходимых в кадровом учете; их использование сегодня не является обязательным, но всё же желательно, поскольку в них учтены все необходимые графы и реквизиты; по желанию любой пользователь может внести в данные формы изменения, сохранив лишь обязательные реквизиты;

Видео:Открытый вводный урок по кадровому делопроизводствуСкачать

Инструкция по кадровому делопроизводству и документообороту — СИЗ, нормы, инструкции

Общее определение говорит, что кадровое делопроизводство – это процесс оформления, ведения бумаг по персоналу. Эта тема актуальна как для индивидуальных предпринимателей, так для юридических лиц.

Оформление документов имеет строгие законодательные нормы, а описанные правила должны учитываться всеми руководителями, отделами кадров на предприятиях.

С помощью кадрового делопроизводства удастся оптимизировать процесс управления персоналом, наладить работу каждой бригады, упростить процедуру отчетности.

Основы кадрового делопроизводства включают весь процесс составления бумаг, их заполнение, отчетность по персоналу, который работает в компании. Каждый изданный имеет юридическую силу, включая те, что формируются на основании заявления сотрудника. Кадровым производством зачастую занимается отдел кадров, функциями которого является такая кадровая работа:

• начисление заработной платы;
• оформление отпусков, больничных;
• оформление справок.

Задачи и цели этого отдела по персоналу:

Работа по персоналу регулируется целым рядом нормативных законов, приказов и сводом правил регионального или государственного уровня. Неисполнение указанных в нормативной базе требований является нарушением. Основные нормативные акты для ведения кадрового производства:

• государственное положение о трудовых книжках (2003 год);
• правила делопроизводства и управления документооборотом от 2009 года;
• федеральная инструкция по ведению бумаг относительно сотрудников;
• общие требования, которые утверждаются приказом министерств.

Законодательная база предприятия

На каждом предприятии используется ряд документации, который регулирует работу всего персонала. Перемещение документов и их составление производится по инструкциям, нормативной базе, прописанной выше. Законодательная база предприятия делится на пять ключевых категорий, регулируется внутренними распоряжениями предприятия:

• устав предприятия;
• распорядок труда;
• нормы по защите личных данных;
• охрана труда (регулируется федеральным архивным указом);
• график работы персонала (и документы по штатной численности).

Кадровый документооборот в организации

Унифицированные системы учета бумаг в предприятиях разделены на три основные категории, среди которых – правила внутреннего распорядка, штатное расписание, положение об оплате труда.

Первая категория включает оборот бумаг по графику отпусков, заполнение документов про график работы. Второй пункт более глобальный и содержит положение о составлении договоров и бумаг учетной политики.

Положение об оплате труда регулирует все вопросы относительно выплат заработной платы, премий, больничных, отпускных и выходных пособий при увольнении.

Штатное расписание по форме Т-3

Штатное расписание по форме Т-3 – это единый вид бумаги, которая описывает всю структуру персонала на предприятии или компании. Графы содержат данные по ФИО, должности сотрудника, подразделении, где он числится.

По нормативным и законодательным нормам там прописывается должностной оклад специалиста. Любое изменение процесса оформления должно быть прописано бухгалтерией в этом штатном расписании по форме Т3. Инструкция по заполнению всегда содержит рекомендации по каждой графе.

Всего документ включает 5 информационных пунктов.

Рабочее расписание

Рабочее расписание – это документ, который утверждает распорядок дня специалиста. Документооборотом регулируется расписание руководителя. В него входят пункты о необходимости проведения инспекции по действующему законодательству, про обед и перерывы, про составление отчетности.

https://www.youtube.com/watch?v=EQ0qIzi7kI4

В некоторых компаниях делопроизводитель требует оформлять отчет каждую неделю или месяц (документ обязательно подтверждается подписями сотрудника и деловода после проверки). План, график расписания формируются на будущий рабочий период. Проводится учет рабочего времени сотрудников.

Трудовое соглашение

Трудовое соглашение – это документ гражданско-правового типа, который составляется между будущим сотрудником и работодателем.

Типовые бланки для этого вида документа не предполагаются, а соглашение заполняется в свободной форме с указанием квалификации (должности) и периода работы. Там же прописывается необходимый результат.

По правовым нормам, этот вид документа очень похож на документ подряда, так как прописывает конечный результат работы, а не ее структуру. Для увольнения сотрудников нужно лишь доработать до окончания срока действия договора.

Кадровые приказы

Восстановление сотрудников в должности, прием специалистов на работу выполняются по кадровым приказам. Этот вид документа прописывает назначения персонала на должность и другие перемещения специалистов по отделам.

В разработке инструкций и приказов принимают участие сотрудники отдела кадров и руководящий состав. Принимают локальные решения менеджеры/администраторы компании. Приказы имеют единую форму, она установлена нормативной базой.

По сроку хранения бумаги должны находиться в бухгалтерии или в отделе кадров до пяти и более лет (зависит от типа приказа).

Должностные инструкции

Должностные инструкции – это документ, который прописывает ответственность сторон (сотрудника и работодателя), а также содержит данные про инструкции и обязанности конкретного специалиста на занимаемой им должности.

Подтверждаются они печатью организации и подписью ответственного лица. Для оформления этого документа требуется три экземпляра. Один остается в отделе кадров, другой у самого исполнителя, а третий у менеджера или администратора конкретного отдела.

Цель этого приказа заключается в оптимизации процессов управления персоналом на предприятии.

Как организовать делопроизводство в кадровой службе

Правильное ведение кадрового делопроизводства предполагает высокий уровень ответственности. Сотрудникам отдела кадров необходимо следить, чтобы даты подписания соответствовали действительным. Можно доверить ведение трудовых книг, других документов по персоналу аутсорсинговым компаниям. Обязанности сотрудников кадровой службы:

• формировать график работы, учетную документацию, касающуюся отпусков;
• оформлять документы для охраны труда (требуются для государственных органов);
• готовить и выписывать приказы;
• проводить расчет заработной платы и контролировать выплату премий.

Штатная служба по работе с кадрами

Штатная служба по работе с кадрами осуществляется, когда весь учет и все оформления проводятся только нанятыми штатными людьми из отдела кадров. Такой режим ведения бумаг актуален для предприятий и компаний с персоналом от 20-30 человек.

Государственные стандарты требуют строгого соблюдения формы всех приказов и других требований, иначе юридическое лицо может получить штраф.

В сфере услуг, где на одном юридическом лице числится до 30 человек, выгоднее пользоваться услугами аутсорсинговых компаний.

Привлечение специалистов аутсорсинговой компании по кадровой работе

Привлечение специалистов аутсорсинговой компании по кадровой работе сэкономит деньги и сократит общую численность штата. Независимые специалисты проводят весь объем необходимых трудов по составлению приказов, графиков.

Они же ведут специальный журнал и регламентируют порядок работы каждого специалиста в компании.

Кадровое делопроизводство на аутсорсинге знаменуется тем, что юридическое лицо не имеет собственного отдела кадров, а доверяет это задание отдельной команде за умеренную плату.

Кадровый учет с нуля пошагово

Для ведения учета документов отдела кадров необходима оргтехника и канцелярия. Важно наличие прочного сейфа. Распоряжением должен быть назначен руководитель системы документооборота. После этого формируются внутренние акты.

На каждого сотрудника в компании необходимо завести отдельную папку, где будет храниться его трудовая книжка. Кадровое делопроизводство требует сохранение этой документации в течение всего периода работы специалиста на должности.

В течение всей деятельности отдела вносятся сведения в книжки, составляются приказы.

Требования к сотрудникам по работе с персоналом

Кадровое делопроизводство – это относительно сложный процесс, который требует определенных теоретических, практических навыков. Нормативная база по этой должности содержит перечень условий, при которых специалист может занимать эту должность.

Учебные заведения не выделяют отдельного профиля, как кадровое делопроизводство. Для деятельности в отделе кадров подходят менеджеры, администраторы.

Так работодателями назначаются люди с юридическим образованием, по защите информации или по документоведению.

Права и обязанности кадровика

Первое обязательство таких должностных лиц заключается в знании законодательной базы, соблюдении установленных правил учета. Выше были указаны статьи, федеральные законы, которых следует придерживаться при ведении кадрового делопроизводства.

Кадровик имеет право получать информацию от сотрудников, просматривать личные папки, видеть книгу учета (заработную плату).

Полномочия специалистов этого профиля включают простановка подписей, работа с работодателями по улучшению эффективности персонала.

Видео:Семинар: "Кадровое делопроизводство для начинающих" Дмитрищук С.А.Скачать

Пошаговая инструкция по кадровому делопроизводству с нуля

Журнал: Справочник кадровикаГод: 2009 Андреева Валентина Ивановна Тема: Документы кадровой службы, Оформление приема на работу

Рубрика: Заполняем без ошибок

«Справочник кадровика» рассматривал вопросы организационного обеспечения деятельности кадровой службы, а также порядок приема–передачи кадровой документации при смене работников данного структурного подразделения.

Порядок выполнения отдельных процедур в процессе документирования работы с персоналом должен быть закреплен в соответствующем локальном нормативном акте – Инструкции по кадровому делопроизводству. В этом номере речь пойдет об отражении в Инструкции процедуры документирования приема на работу.

Инструкция по кадровому делопроизводству должна содержать характеристику кадровой документации, применяемой в данной организации: виды документов, особенности их оформления, придания им юридической силы, технологию работы с документами, их систематизацию и организацию оперативного и архивного хранения.

https://www.youtube.com/watch?v=qjv735OPdrg

К Инструкции должны прилагаться: Табель форм документов кадровой службы, Альбом форм документов, Сборник типовых и трафаретных текстов, График документооборота кадровой службы.

В тексте Инструкции в соответствующих разделах должны быть подробно охарактеризованы все реквизиты кадровых документов, порядок их оформления, общие вопросы обработки и хранения.

В специальном разделе Инструкции закрепляются особенности создания, движения и хранения кадровых документов по отдельным кадровым функциям с учетом специфики деятельности, организационной структуры, численности работников кадровой службы и пр.

Так, в разделе Инструкции «Особенности оформления документов по отдельным кадровым процедурам» выделяется подраздел «Прием на работу» (приложение 1).

В Табеле форм документов кадровой службы определяется необходимое и достаточное количество форм документов для юридического оформления приема на работу (приложение 2).

В Альбом форм документов кадровой службы включаются все формы, перечисленные в Табеле; например, типовая форма трудового договора, форма заявки на получение бланков трудовой книжки и вкладыша в нее (приложение 3), формы других документов, создаваемых кадровой службой при оформлении приема на работу.

В Сборник типовых и трафаретных текстов включаются типовые тексты таких документов, как трудовой договор, отдельные виды актов, протоколов и т. п., а также трафаретные тексты приказов по личному составу, заявления об оформлении новой трудовой книжки (приложение 4), тексты других документов, создаваемых кадровой службой при оформлении приема на работу.

Все действия, осуществляемые с документами при приеме на работу, фиксируются в Графике документооборота кадровой службы (приложение 5).

Пример оформления Инструкции по кадровому делопроизводству

Пример оформления Табеля форм документов кадровой службы

Пример оформления Альбома форм документов кадровой службы

Пример оформления Сборника типовых и трафаретных текстов документов кадровой службы

Пример оформления Графика документооборота кадровой службы

Алгоритм кадрового делопроизводства с нуля

В любой компании есть сотрудники, а это значит, что нужно организовывать кадровое делопроизводство. В больших организациях оно налажено, но в только начинающей свою деятельность компании нужно создавать его с нуля.

Этапы создания кадрового делопроизводства

Ответственность за создание кадрового делопроизводства может быть поручена разным сотрудникам. Это и создатель компании, и ее руководитель, и бухгалтер, и офис-менеджер. Вне зависимости от того, кому поручена эта работа, создание делопроизводства подразумевает наличие опыта и знаний. Рассмотрим этапы организации кадрового делопроизводства.

Изучение всей полноты информации о кадровом делопроизводстве

Сотруднику понадобятся следующие ресурсы:

• Нормативные акты: трудовое право, кадровая документация. Все нормы должны быть в последней редакции. Нужны они для соблюдения законодательства в процессе создания кадрового делопроизводства.
• Методички, книги по делопроизводству.
• Программа для ведения кадрового учета. Самая распространенная – 1С. Однако, помимо нее, существует множество других программ, включая те, которые обгоняют 1С по функционалу. Преимущество 1С заключается в том, что в каждом городе есть специалисты по обслуживанию системы.

Все справочные материалы можно достать бесплатно, однако программу придется приобретать.

Изучение учредительной документации

Сотруднику, который занимается организацией делопроизводства, нужно взять у руководителя копии учредительных документов. Кадровая документация составляется именно на их основании. Информация о порядке найма директора берется из Устава. Там же можно посмотреть иные условия трудоустройства:

• Порядок установления заработной платы.
• Срок заключения трудового договора.

В Уставе может быть изложен порядок найма на работу ключевых специалистов, установления штатного расписания.

Определение перечня документации

Перечень необходимой документации нужно согласовывать с руководством. Именно с директором следует обговаривать желаемые условия в правилах внутреннего распорядка, во внутренних нормативных актах. Рассмотрим документы, которые нужно оформлять в обязательном порядке:

• Приказы, которые относятся к деятельности сотрудника. К примеру, это могут быть приказы о приеме на работу, увольнении, переводе на другую должность. Эти документы будут храниться на протяжении 75 лет.
• Кадровые приказы. Срок хранения бумаг составляет 3-5 лет.
• Карточки Т-2, в которые вносится информация о сотрудниках.
• Трудовые книжки.
• Трудовые договоры.

Эти документы обязана заводить компания вне зависимости от ее размеров.

Трудоустройство директора

Генеральный директор – первый сотрудник в компании. Если сотрудник поступает на службу на конкурентной основе, с ним заключается трудовой договор. Соглашение заключает председатель выборного органа.

https://www.youtube.com/watch?v=1qPta2HUtuo

Если в компании есть учредители, соглашение подписывается с ними. Если руководитель – это одновременно и учредитель, и ИП, он подписывает соглашение и за сотрудника, и за работодателя. В документе должна быть указана дата, с которой директор находится на службе.

Составление основной документации

Потребуется составить ряд документов:

• штатное расписание;
• правила распорядка в фирме;
• прочие внутренние нормативные акты.

Документы требуется согласовать с директором. После того как все правки внесены, бумаги утверждаются. Образцы документов можно найти в интернете.

Штатное расписание составляется по унифицированной форме. Однако, если требуется, руководитель может оставить составление локального акта на свое усмотрение. В него можно вносить вспомогательные колонки. В штатном расписании прописывается следующая информация:

• Наименование должности.
• Число штатных единиц.
• Размер оклада.
• Надбавки сотруднику.

Все должности в расписании нужно указывать в порядке их значимости. Первым в списке значится генеральный директор, последними – вспомогательные сотрудники (к примеру, уборщики).

В трудовом распорядке нужно зафиксировать график работы компании. К примеру, это может быть посменная работа. Если требуется, в документ можно внести нюансы корпоративной этики, требования к внешнему виду сотрудников.

Необходимо подготовить журналы учета. В частности, выполняются следующие действия:

1. Нумерация.
2. Шнуровка страниц.
3. Скрепление документа печатью.

Нумерация должна быть сквозной. Все листы должны быть пронумерованы. После этого нужно прошнуровать все листы, включая обложку. Хвостики выводятся за журнал. Скрыть их нужно бумажкой.

На ней нужно указать количество листов в журнале. Также должна стоять подпись руководителя или сотрудника, ответственного за ведение документа.

На журнале также нужно проставить дату начала его ведения, наименование компании.

Разработка типового бланка трудового соглашения

В типовой бланк нужно внести все условия трудоустройства сотрудников. К примеру, это могут быть следующие пункты:

• Место работы.
• Рабочие часы.
• Заработная плата: размер и порядок выплат.
• Бонусы, предоставляемые работодателем.

Бланк также включает в себя следующие сведения:

• наименование компании, ее юридический и реальный адрес;
• ФИО сотрудника;
• должность, на которую принимается сотрудник;
• срок, на который заключается соглашение;
• тип трудового соглашения (основная работа или совместительство);
• должностные обязанности.

ВАЖНО! Все условия, прописанные в бланке, должны соответствовать закону. В обратном случае они признаются недействительными. В остальном работодатель может вносить в соглашение любые сведения.

Подготовка прочей документации

Для дальнейшей кадровой работы понадобятся дополнительные документы:

• книги учета;
• соглашения о материальной ответственности;
• бланки приказов и прочее.

Образцы документов также можно отыскать в интернете.

Решение о нюансах ведения трудовых книжек

В первое время заниматься ведением трудовых книжек может руководитель. Это нужно зафиксировать в соответствующем приказе о принятии ответственности. Приказ нужно оформлять обязательно. В обратном случае на компанию налагается штраф. В дальнейшем ответственность за ведение книжек можно переложить на других работников.

Принятие на работу сотрудников

На этом этапе потребуется оформление целого ряда документов, таких как:

• трудовые соглашения;
• приказы о приеме на службу;
• трудовые книжки и книга учета их движения.

Оформление трудящегося на работу проводится по следующему алгоритму:

1. Прием заявления у сотрудника.
2. Ознакомление лица со всеми локальными актами (к примеру, с должностной инструкцией, положением об оплате труда).
3. Заключение трудового соглашения (на документе должна стоять подпись руководителя и сотрудника).
4. Второй экземпляр трудового договора выдается сотруднику.
5. Заполняется личная карточка по форме Т-2.
6. Оформление личного дела.

Вся документация (личная карточка, трудовое соглашение и прочее) передается в бухгалтерию. Нужно это для начисления зарплаты. Данный перечень документации установлен законом. Оформление каждой из этих бумаг является обязательным.

Кадровое делопроизводство с нуля: пошаговые инструкции 2021

О том, что такое делопроизводство в организации, мы рассказывали в нашей консультации и приводили пример инструкции по делопроизводству. При этом в составе общего делопроизводства в организации могут выделяться самостоятельные разделы, одним из которых является кадровое делопроизводство.

https://www.youtube.com/watch?v=qgu4A4_de30

Под кадровым делопроизводством можно понимать деятельность, которая обеспечивает документирование, документооборот, оперативное хранение и использование документов по кадровым вопросам.

В зависимости от масштабов и особенностей деятельности организации ответственными за кадровое делопроизводство могут назначаться как работники бухгалтерии (к примеру, заместитель главного бухгалтера), так и специально принимаемые для этих целей сотрудники (например, специалист по кадрам).

Нужна ли инструкция по кадровому делопроизводству?

Инструкция по кадровому делопроизводству не является обязательным документом в организации.

В то же время ее наличие позволит обеспечить должный контроль за полнотой, своевременностью и правильностью оформления и ведения кадровых документов.

Пошаговую инструкцию по кадровому делопроизводству организация разрабатывает самостоятельно с учетом своей специфики, объема кадровых документов и количества работников, ответственных за ведение данного раздела делопроизводства.

Кадровое делопроизводство обычно предусматривает ведение документации по следующим основным разделам:

• заключение трудового договора и прием на работу;
• изменение трудового договора и перевод на другую работу;
• прекращение трудового договора и увольнение работников;
• предоставление отпусков работникам;
• поощрения и дисциплинарные взыскания;
• защита персональных данных работников.

Порядок работы с кадровыми документами можно предусмотреть в должностной инструкции с работником, назначенным ответственным за этот раздел делопроизводства.

[1]

Используемые формы документов по учету кадров организация также может прописать в своем положении о кадровом делопроизводстве. При этом если для учета кадров будут использоваться унифицированные формы, достаточно указать об этом и сами формы не приводить.

Использование унифицированных форм кадровых документов там, где это возможно, является удобным не только потому, что не потребует самостоятельной разработки аналогичных форм документов, но и потому, что по таким формам обычно приводятся указания по их заполнению, являющиеся по сути пошаговой инструкцией.

Так, например, для оформления отдельных документов по учету кадров (к примеру, приказа о приеме на работу, личной карточки работника или штатного расписания) можно обратиться к Постановлению Госкомстата от 05.01.2004 № 1.

Видео:Рекомендации по организации кадрового делопроизводства для начинающихСкачать

Инструкция по кадровому делопроизводству, которая облегчит работу

Не прочитано

Кадровики тратят много времени, оформляя однотипные кадровые документы. Удержать в голове все правила сложно, поэтому появляются ошибки. Упорядочить работу поможет инструкция по кадровому делопроизводству, составленная с учетом специфики деятельности организации. Это не обязательный локальный акт, но он облегчит жизнь кадровикам. Рассмотрим, как разработать инструкцию.

Чем руководствоваться, разрабатывая инструкцию

Важный образец: скачать инструкцию по кадровому делопроизводству вы можете здесь

Типовой инструкции по кадровому делопроизводству для коммерческих организаций нет. Работодатели составляют ее в произвольной форме. Опираться можно на законодательство, регулирующее кадровые процедуры, и нормативные акты, которые устанавливают порядок делопроизводства (схема ниже).

Какие разделы включить в документ

Структуру инструкции каждый работодатель определяет самостоятельно (ст. 8 ТК РФ). При этом учитывайте специфику деятельности организации. Так, если у организации есть филиалы, укажите в инструкции порядок делопроизводства в них. Если сотрудники компании не ездят в командировки, то раздел о них не нужен.

https://www.youtube.com/watch?v=gNUeH7vZOqQ

Вместе с тем любой работодатель принимает, переводит и увольняет работников, оформляет отпуска и проч. Поэтому включите в инструкцию следующие разделы: общие положения, оформление приема на работу, переводов, увольнений, работа с трудовыми книжками и т. д.

Чтобы не разрабатывать формы первичных документов самостоятельно, применяйте унифицированные (постановление Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1). Можете дополнить инструкцию приложениями – шаблонами кадровых документов. В таком случае в тексте сделайте ссылки на приложения.

Раздел «Общие положения»

В разделе укажите, зачем нужна инструкция. Определите, какие подразделения ведут кадровое делопроизводство (кадровая служба, отдел кадров). Отразите функции, которые выполняют эти подразделения.

Раздел «Оформление приема на работу»

В разделе пропишите, какие документы кандидат представляет при приеме на работу. Кадровой службе запрещено требовать сведения, не предусмотренные законодательством (ст. 65, 283 ТК РФ). Но можно попросить кандидата сообщить ИНН.

Если работник только ознакомился с приказом, то это нельзя признать письменным согласием на перевод. Согласие получают в виде подписи на уведомлении или дополнительном соглашении к трудовому договору до издания приказа (ст. 72, ч. первая ст. 72.1 ТК РФ).

Закрепите порядок оформления нового работника. Регламентируйте процедуру ознакомления с локальными актами. Укажите, какие документы составляет кадровая служба. Обязательные – трудовой договор и приказ о приеме на работу (ст. 56, 68 ТК РФ). Многие компании устанавливают дополнительные процедуры при оформлении нового сотрудника.

Например, получают у кандидата заявление о приеме на работу, предлагают заполнить анкету, написать автобиографию. Иногда предусматривают внесение записи о приеме в журналы регистрации трудовых договоров и приказов о приеме на работу, оформление личного дела.

Чтобы упростить делопроизводство, от дополнительных процедур можно отказаться.

Раздел «Оформление переводов»

В разделе укажите, как оформлять переводы. Состав документов различается в зависимости от срока и инициатора перевода. При постоянном переводе заключают дополнительное соглашение к трудовому договору, издают приказ о переводе, вносят записи в трудовую книжку и личную карточку. При временном переводе запись в трудовую книжку не вносят (ч. четвертая ст. 66, ст. 72.1 ТК РФ).

Если о переводе просит сотрудник, он представляет заявление с необходимыми визами. Если инициатива исходит от работодателя, оформляют уведомление (предложение) о переводе.

Раздел «Оформление увольнений»

В разделе закрепите, в каком порядке сотрудник предупреждает об увольнении. Отразите требования к заявлению об увольнении. Разработайте бланк такого заявления. Однако основание и дату увольнения работник должен указать самостоятельно и заверить подписью (ст. 80 ТК РФ). Для этого закрепите в инструкции, что заявление об увольнении заполняют от руки.

Независимо от основания расторжения трудового договора, издают приказ об увольнении, вносят запись в трудовую книжку и личную карточку. В инструкции опишите порядок и сроки оформления этих документов.

Важно, чтобы в них была подпись работника. Также сотрудник должен расписаться в книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в них (ст. 84.1 ТК РФ, п.

 35, 41 Правил ведения и хранение трудовых книжек, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225).

Можете предусмотреть, что работник перед увольнением подписывает обходной лист. Ведь работодателю нужно проконтролировать, чтобы сотрудник сдал материальные ценности, спецодежду и т. п. Обратите внимание, что закон не требует оформлять обходной лист. Поэтому, если работник не успел получить все подписи в нем, нельзя переносить дату увольнения.

Раздел «Предоставление отпусков»

В разделе закрепите, что отпуска в компании предоставляют по графику. Укажите, кто вправе использовать ежегодный отпуск вне графика (ст. 122, 123 ТК РФ). Для этих сотрудников пропишите обязанность писать заявление о предоставлении ежегодного отпуска. Для отпусков по графику оно не требуется.

Отразите, как оформлять ежегодные оплачиваемые отпуска и отпуска за свой счет. Определите порядок регистрации приказов на отпуск, если в компании ведутся регистрационные журналы.

Раздел «Кадровое делопроизводство в филиалах»

Важный образец: скачать инструкцию по кадровому делопроизводству вы можете здесь

Закон не регулирует, как вести кадровое делопроизводство в филиалах или обособленных структурных подразделениях. Этот вопрос решите в инструкции. Отдельно пропишите, где оформляют переводы из головной организации в филиалы и наоборот, а также из одного филиала в другой.

https://www.youtube.com/watch?v=S9L-fafLUIM

Делопроизводство бывает централизованным, децентрализованным или смешанным. При централизованном документы по личному составу составляют и хранят в кадровой службе головной организации.

При децентрализованном делопроизводстве кадровые документы на сотрудников филиалов оформляют и хранят в этих подразделениях.

При смешанном часть документов составляют в головной организации, а часть – в филиалах.

1. Инструкцию по кадровому делопроизводству составьте в произвольной форме с учетом специфики деятельности организации.

2. В структуру инструкции включите общие положения и разделы, которые регулируют отдельные кадровые процедуры: прием, перевод, увольнение и т. д.

3. Если в компании есть филиалы, закрепите в инструкции способ ведения в них делопроизводства: централизованное, децентрализованное, смешанное.

Звезда
за правильный ответ

Неправильно

Правильно!

Сколько разделов должна содержать инструкция по кадровому делопроизводству:

по количеству кадровых процедур, предусмотренных Трудовым кодексом;

по усмотрению работодателя.

📽️ Видео

Кадровый учет "с нуля"Скачать

Как создать кадровый отдел с нуля без опыта работы в кадрахСкачать

Как составить должностную инструкцию?Скачать

Организация кадрового делопроизводства | Елена Боровкова. РУНОСкачать

Бесплатное занятие онлайн-курса «Кадровое делопроизводство»Скачать

Организация работы отдела кадровСкачать

Главное о работе кадровика. Что нужно знать о профессии?Скачать

Как правильно оформлять документы по делопроизводствуСкачать

Этапы построения кадрового делопроизводстваСкачать

Как разработать должностную инструкциюСкачать

Семинар Кадровое делопроизводство для НКО в РК (08.04.2022)Скачать

Экспресс-аудит ведения кадрового делопроизводства в компанииСкачать

Организация кадрового делопроизводстваСкачать

Первые шаги специалиста по кадрам в новой компанииСкачать

Кадровое делопроизводство: цели, задачи, виды. Трудовое законодательство.Урок 1.Скачать

Про должностные инструкции - Елена А. ПономареваСкачать