Приказы по основной деятельности (7 видео)

Содержание

Что такое приказы по основной деятельности
Приказы по основной деятельности
Как оформляется
Реестр изданных распоряжений
Приказ по основной деятельности
Пример приказа
Примеры заголовков:
Примеры обоснований:
Список приказов по основной деятельности
Приказы по основной деятельности: как отличать их от других групп приказов
Назначение и классификация приказов
Как правильно оформить документ: пошаговая инструкция
Оборотная сторона документа
Журнал регистрации приказов
Как хранятся ПОД
Примеры распространенных видов приказов 2021 г
ссылкой:
Назначение данного вида приказа
Порядок разработки
Оформление
Регистрация и хранение
Приказы по основной деятельности организации
Приказы по основной деятельности: как отличать их от других групп приказов
Перечень приказов по основной деятельности (примеры)
Нумерация приказов по основной деятельности предприятия
Особенности соблюдения сроков хранения приказов по основной деятельности
📹 Видео

Видео:Распорядительные документы: приказ, распоряжение, решение, указаниеСкачать

Что такое приказы по основной деятельности

Приказ — это основной распорядительный документ предприятия. В номенклатуре дел организации издание таких распоряжений, как правило, разделяется на две большие группы: по основной деятельности и по личному составу. Рассмотрим первую группу.

КонсультантПлюс ПОПРОБУЙТЕ БЕСПЛАТНО

Получить доступ

Речь идет о локальных нормативных документах, отражающих управленческие решения по вопросам производственно-хозяйственной деятельности, планирования, отчетности, финансирования, кредитования, реализации товаров и т.п.

Как правило, локальный нормативный акт готовит то структурное подразделение, деятельность которого связана с его исполнением.

В статье мы приведем образцы приказов по основной деятельности предприятия, которыми можно пользоваться в повседневной работе.

Среди распоряжений по основной деятельности (ОД) особое место занимают приказы по административно-организационным или административно-хозяйственным вопросам. Они должны храниться раздельно, так как имеют разные сроки хранения. Если распоряжения по ОД хранятся постоянно, то по административно-хозяйственным вопросам — 5 лет.

Приказы по основной деятельности

Часто у делопроизводителей возникают сложности с тем, как правильно написать приказ, и с отнесением распоряжения к локальным нормативным актам по ОД или по личному составу.

Основной принцип следующий: если бланк приказа регулирует трудовые взаимоотношения с организацией конкретных работников — это распоряжение по личному составу (прием, увольнение, отпуск, командировка, поощрение, взыскание, обучение и т.

п), если же речь идет об организации в целом — это приказ по основной деятельности, даже если в нем названы ответственные лица и даны поручения конкретным работникам.

Приведем далеко не полный перечень распоряжений по ОД. К ним относятся следующие распоряжения:

о вступлении в должность руководителя;
о возложении на руководителя обязанностей главного бухгалтера;
о назначении временно исполняющего обязанности руководителя;
о наделении правом подписи;
о назначении ответственного за ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек;
о передаче функций по ведению кадрового делопроизводства компании-аутсорсеру;
о назначении ответственного лица за обеспечение пожарной безопасности в здании;
об утверждении штатного расписания;
о создании обособленного подразделения;
о введении в действие новой редакции «Правил внутреннего трудового распорядка»;
о порядке выдачи работникам трудовых книжек;
об обеспечении охраны коммерческой тайны;
об использовании мобильной связи;
об утверждении перечня материально ответственных лиц;
о заключении договоров о полной индивидуальной материальной ответственности;
об организации приема-передачи дел и инвентаризации;
о графике работы организации в майские праздники;
об организации расследования несчастного случая.

Как оформляется

Требования к оформлению ряда документов, отнесенных к разряду организационно-распорядительных, закреплены в ГОСТ Р 6.30-2003. В этом документе определена форма приказа по основной деятельности, указаны состав реквизитов и требования к их оформлению. Здесь же размещены схемы расположения реквизитов на бланке.

В тексте обычно указываются следующие:

наименование организации;
название документа;
дата и регистрационный номер;
тема;
основной текст;
место для подписи должностного лица, утверждающего распоряжение, с указанием должности;
отметка об исполнителе;
место для виз согласования, если это необходимо.

Если к локальному нормативному акту прилагаются отдельные документы, например объяснительные, то это указывается в тексте. Для наглядности приведем образец приказа по основной деятельности.

Реестр изданных распоряжений

Изданные на предприятии распоряжения принято регистрировать, так как необходимо вести их учет.

Локальные нормативные акты не только утверждаются руководителем, но и получают номер, под которым о них вносится информация в специально предназначенный для этих целей журнал.

Если в компании введено разделение распоряжений на группы, то лучше сразу регистрировать и хранить их отдельно. Это позволит в конце года не тратить дополнительные усилия на классификацию документов в соответствии с их сроками хранения.

https://www.youtube.com/watch?v=vgzd5zR_b-c

Для регистрации локальных нормативных актов используется журнал. На законодательном уровне не прописано каких-либо требований к такому документу. Смысл же его сводится к тому, чтобы там фиксировать следующие сведения:

регистрационный номер;
дату подписания;
наименование документа, его краткое содержание или описание предмета;
данные лица, ответственного за подготовку проекта распоряжения (исполнителя);
отметку об исполнении;
примечания, если таковые имеются.

Журнал регистрации локальных нормативных актов используется на протяжении календарного года. Каждый год начинается новый журнал (книга), и нумерация приказов по основной деятельности в нем ведется заново.

Скачать образец о назначении ответственного за трудовые книжки

Скачать бланк реестра

Скачать образец приказа по предприятию о создании филиала

Скачать пример приказа о сокращении штата

Скачать образец об охране коммерческой тайны

Скачать образец об итогах инвентаризации

Скачать образец о наделении правом подписи

Видео:Приказы по кадрам и основной деятельности в компании | Боровкова Елена Алексеевна. РУНОСкачать

Приказ по основной деятельности

Приказ по основной деятельности принадлежит к системе организационно-распорядительной документации. Ни одна организация не может обойтись без приказов.

Это, в первую очередь, метод эффективного обозначения задачи, во вторую – способ контроля. В этой статье рассмотрим в качестве образца приказ, в котором исполнители получают задание разработать инструкцию по делопроизводству.

Проанализируем пример детально и проговорим каждую смысловую часть приказа.

Любой вид приказа по основной деятельности включает в себя реквизиты:

Наименование организации;
Наименование вида документа –ПРИКАЗ;
Дата приказа;
Регистрационный номер;
Место издания документа;
Заголовок к тексту;
Текст;
Подпись.

Приказ чаще сего издается руководителем организации. В редких случаях – другим должностным лицом, имеющим такие полномочия, а вообще руководители подразделений должны пользоваться другими видами распорядительных документов, а именно указаниями и распоряжениями.

Пример приказа

Ниже – две картинки. Это самый обычный приказ, который представлен с двух сторон. Цифры указывают на основные части, а также на реквизиты документа.

1 – наименование организации. В отличие от фирменного бланка, на приказе по основной деятельности мы не помещаем реквизиты компании, ведь приказ является внутренним документом

2 – наименование документа. Оно должно выделяться визуально. В деловой практике принято писать названия документов по центру строки прописными буквами.

3 – этот пункт объединяет несколько: дата, номер, место издания приказа. Это основные регистрационные данные. Обратите внимание на код «ОД», который находится рядом с номером. Он является не обязательным и означает, что приказ относится к основной деятельности.

Кроме основной, выделяют приказы по личному составу и административно-хозяйственной деятельности. Те, что по личному составу, всегда регистрируются отдельно.

Регистрировать ли отдельно АХО и основную деятельность, решает организация, но делать это желательно потому, что приказы поОД имеют срок хранения постоянно, а АХО – всего 5 лет.

4 –тема приказа или заголовок к тексту.

Принято, чтобы он начинался с предлога «О», например, «О проведении бухгалтерской отчетности» или «О подтверждении инструкции делопроизводства» и стоял в предложном падеже.

Заголовок – это краткое содержание приказа, которое воспроизводится в учетной записи в журнале. Поэтому, формулируя заголовок, имейте в виду, что впоследствии именно но нему вы будете искать этот приказ.

Примеры заголовков:

Об утверждении положения об отделе кадров

https://www.youtube.com/watch?v=EGL811m5hKE

О принятии на баланс основных средств

О внесении изменений в Инструкцию по делопроизводству

Если заголовок длинный и занимает несколько строк, можно выровнять его по центру.

Основной текст приказа делится на две части: констатирующую и распорядительную.

5 – это констатирующая часть текста.

В этой части пишется обоснование управленческого решения. Почему издается этот приказ, что послужило причиной?

Примеры обоснований:

Во исполнение приказа Министерства энергетики Российской Федерации от 01.07.2015 №5466 «О предоставлении информации»

Обратите внимание: когда дается ссылка на нормативный документ, правильно указывать сначала его наименование, затем, дату, потом – номер и наименование.

В целях приведения системы делопроизводства ЗАО «Металлист» в соответствие с ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007

В целях повышения эффективности

В связи с производственной необходимостью

6 – отдельное слово «ПРИКАЗЫВАЮ». Оно разделяет констатирующую и распорядительную части. Слово «приказываю» может быть набрано прописными буквами, как в примере, а может – строчными и вразрядку: «п р и к а з ы в а ю». Выровнять его можно по левому краю, а можно по центру. Распорядительная часть текста начнется с новой строки.

7 – часть текста, которая называется распорядительной. Здесь перечисляются задания, которые руководитель ставит перед подчиненными.

Зеленым шрифтом выделены значимые моменты для распорядительной части документа.

Каждое задание имеет ответственного за выполнение. Исключение – утверждение приказом какого-либо документа.
Также очень важно указать срок исполнения задачи. И вновь исключение – утверждение документа и задание, которое носит постоянный характер.
Управленческие решения нумеруются. Одно действие – один пункт приказа. Если задача разбивается на более мелкие задания, это оформляется подпунктами:

1.1.

1.1.1.

Обязательный пункт – указание должностного лица, на которое возлагается контроль исполнения приказа. Это может быть и сам генеральный директор, и любой из подчиненных ему руководителей.

На практике встречаются и такие приказы, которые не дают заданий никому конкретно, а управленческие решения в них носят общий организационный характер.

Например:

В целях оптимизации системы делопроизводства ООО «Роскомстрах»

ПРИКАЗЫВАЮ:

Утвердить и ввести в действие с 01.01.2015 номенклатуру дел ООО «Роскомстрах» на 2015 год (прилагается).
Контроль исполнения настоящего приказа оставляю за собой.

Приложение к приказу. В отличие от делового письма, где приложение выносится в отдельную структурную единицу текста, информация о приложении к приказу вводится прямо в текст. Если прилагается один документ, то после его названия в скобках пишется «(прилагается)» — см. пример чуть выше. Если же приложений несколько, то они нумеруются:

Рабочей группе собрать информацию по форме П-3 (Приложение №1).

Нумеровать приложения можно по-разному:

Приложение 1

ПРИЛОЖЕНИЕ №1

И т.д. Главное – придерживаться единообразия и в самом документе, и во всех приказах в целом. Унифицировать эти правила поможет инструкция по делопроизводству.

На прилагаемый документ выносится информация о том, что это приложение:

После регистрации приказа необходимо от руки вписать регистрационную информацию в соответствующие поля.

Приложение является неотъемлемой частью приказа и хранится вместе с ним!

8– подпись. Реквизит оформляется стандартно:

Наименование должности Личная подпись Инициалы Фамилия

Печать на приказ не ставится! Это внутренний документ. Нет никакого смысла подтверждать подпись директора в его же компании.

Переходим к оборотной стороне приказа.

1 – визы согласования, сбор которых является обязательной процедурой.

Приказ согласуют те должностные лица, деятельности которых он касается. Состав согласующих лиц зависит от того, о чем приказ.

2 – визы ознакомления. В обязательном порядке все те, кто фигурирует в приказе в качестве исполнителей поставленных руководством задач, должны в нем расписаться.

3 – исполнитель. Это сотрудник, который составил приказ. По всем вопросам исполнители будут обращаться к нему, а не к директору, который часто имеет очень смутное представление о деле, к которому относится подписанный им документ… Указывается фамилия, имя исполнителя, если принято в компании – то отчество и контактная информация.

https://www.youtube.com/watch?v=SpqhWm6HVRg

Что такое приказы по личному составу, как внести изменения в приказ — в статьях по ссылке.

Image by stockimages / www.freedigitalphotos.net

Видео:Фрагмент урока "Приказы по основной деятельности"Скачать

Список приказов по основной деятельности

Унифицированные «госкомстатовские» бланки широко применяются в кадровом делопроизводстве. До недавних пор какой-либо альтернативы привычным унифицированным формам не было, но после вступления в силу федерального закона №402-ФЗ от 6.12.2011г. («О бухгалтерском учете») каждый работодатель получил законное право на разработку собственных бланков на базе существующих стандартов.

Т-1 и Т-1а (о приеме на работу);
Т-5 и Т-5а (о переводе на другую работу);
Т-6 и Т-6а (о предоставлении отпуска);
Т-8 и Т-8а (о прекращении действия трудового договора);
Т-9 и Т-9а (о направлении в командировку).

Если речь идет об одном сотруднике, заполняется форма Т-1, Т-5, Т-6, Т-8 или Т-9, если же документ составляется на нескольких работников (например, когда в командировку одновременно направляется группа специалистов), используется форма с пометкой «а».

Начало нового года для многих кадровых отделов характеризуется переоформлением некоторых документов. Что такое номенклатура дел, какие документы необходимо издавать раз в год и обязательно до нового года. Как оформить обязательные приказы в организации на начало года, и каковы особенности, которые нужно учесть.

Из этой статьи вы узнаете:

особенности номенклатуры дел;
документы обязательные к оформлению к началу нового года;
приказы, которые обязательно нужно издать до нового года.

Конец года считается очень жарким периодом в работе и не только из-за предстоящих продолжительных праздников, но и из-за обилия документов, которые нужно либо закрыть, либо переиздать для того, чтобы они действовали в новом году и не было никаких проблем как с сотрудниками, так и с производством в целом.

Не пропустите: главный материал месяца от ведущих специалистов Минтруда и Роструда

Энциклопедия кадровых приказов от Системы Кадры.

Приказы по основной деятельности: как отличать их от других групп приказов

В сложившейся системе делопроизводства принято выделять 3 большие группы распорядительных документов:

приказы по основной деятельности;
приказы по личному составу;
приказы по административно-хозяйственным вопросам.

Приказ по основной деятельности издается руководящим лицом и служит для обеспечения основной и оперативной деятельности компании. Данные приказы выпускаются в целях реализации принимаемых управленческих решений и ведутся отдельно от приказов иных групп.

Можно обозначить основной критерий отнесения распорядительного документа именно к рассматриваемой группе приказов: в его содержании отражена основная (производственная) деятельность организации согласно положениям учредительной документации (устава и т. д.).

Приказы же по личному составу отражают все стороны трудовых правоотношений между работником и работодателем (вопросы трудоустройства и увольнения, командировок, перевода на другую должность, дисциплинарных взысканий и т. д.), а приказы по административно-хозяйственным вопросам связаны с решением таких задач, как:

соблюдение внутриорганизационных регламентов деятельности;
эксплуатация зданий и помещений;
транспортное обслуживание;
создание и обеспечение функционирования внутренней связи;
вопросы безопасности (см. пп. 773–893 Перечня типовых управленческих архивных документов…, утвержденного приказом Минкультуры РФ от 25.08.2010 № 558, далее — перечень № 558).

Таким образом, зная тематику распорядительной документации, относимой к приказам по личному составу и административно-хозяйственной деятельности, можно методом от противного выделить в массиве всех издаваемых приказов группу именно по основной деятельности организации.

Назначение и классификация приказов

Из названия следует, что данные приказы связаны с основной, т.е. текущей деятельностью компании. Определяют их как все те документы, которые остаются после отсеивания таких видов, как:

Приказы по личному составу – это вся внутренняя документация, которая связана с отражением трудовых отношений как с каждым сотрудником, так и с коллективом в целом. К ПЛС относятся нормативные документы фирмы, регулирующие:

прием и увольнение с работы;
премирование;
взыскания;
дисциплинарные наказания;
отправка в текущий и внеплановый отпуск;
командировки и т.п.

Приказы, регулирующие отношения в сфере административно-хозяйственной деятельности фирмы (ПАД). Сюда относятся документы, в которых содержатся указания по использованию собственности компании, материальному обеспечению, охране объекта – т.е. все задачи, касающиеся материальной стороны работы и управления фирмой.

Таким образом, приказы, касающиеся основной деятельности фирмы (ПОД), содержат самую разнообразную группу документов, которая в свою очередь разделяется на 8 подгрупп:

Структурные – они касаются регулировки внутренней иерархии в компании, ее структуре как единой системы. В основном такие документы регулируют образование и прекращение работы филиалов, обособленных подразделений, создания и ликвидации новых отделов или отдельных групп в пределах уже существующих отделов. Также к этой группе относятся приказы в связи с поглощением компанией более мелких фирм или в связи со слиянием с более крупными компаниями. Таким образом, если юридическое лицо имеет небольшое количество штатных работников и не имеет своих филиалов, то его структурные виды деятельности практически отсутствуют.
Нормативные – по сути, это все внутренние документы, которые имеют регламентирующий характер: внутреннее законодательство фирмы. Именно здесь прописывается режим работы, распорядок дня, основания для премирования, принципы оплаты труда, инструкции для каждого конкретного сотрудника и т.п. В этой связи не стоит путать их с ПЛС: например, само положение о премировании – это ПОД, а приказ о премировании конкретного работника – это ПЛС.
Организационные близки к нормативным, но они содержат не сами нормы работы компании, а описывают конкретные задачи, которые стоят перед отдельными сотрудниками, отделами или всем штатом в данный момент. Например, руководство заявляет о переходе на сменный график работы целого отдела, вводит новое штатное расписание или объявляет о создании комиссии, которая будет расследовать несчастный случай и т.п.
Надзорные регламентируют очередные плановые или внеплановые проверки, имеющие целью контроль работы отдела или всей фирмы, а также проведение переаттестации, сдачу годовой бухгалтерской отчетности, организацию инвентаризации и т.п.
Отчетные – очень важная подгруппа ПОД: именно эти документы интересуют проверяющие органы прежде всего. В эту категорию входят все виды отчетности – не только финансово-экономического характера (бухгалтерские), но аналитические сводки, отчеты по выполнению планов отделами с приложениями, поясняющими план на аналогичный период в будущем, а также статистические отчеты (на крупных предприятиях).
Финансовые приказы – это не бухгалтерские документы, а те приказы, которые намечают финансовую стратегию, планы продаж на будущий обозримый период, анализ финансовых рисков развития в той нише, где находится компания и т.п. Т.е. сюда относятся все документы, которые описывают финансовые планы руководства на конкретный период.
Обеспечительные приказы – все документы, которые касаются вопросов материального снабжения деятельности компании: от закупок расходных материалов до приобретения необходимого сырья, офисной техники и т.п.
Информационные – самая разнообразная подгруппа, которая по сути включает в себя все документы, не вошедшие в предыдущие 7 групп. Обычно это нормативные приказы, регулирующие регистрацию документооборота, помещение дела в архив, особенности оформления внутренних бумаг и т.п.

Таким образом, приказы, регулирующие основную деятельность фирмы, – это группа документов, которые условно объединены в одну категорию. Выделение связано по методу «от противного» – все, что не вошло в ПЛС и ПАД, причисляют к ПОД. Самые распространенные документы в этой категории, которые встречаются в любой компании, следующие:

об учреждении штатного расписания, его корректировке или полном изменении;
о введении порядка работы каждого сотрудника: режим, рабочие часы, количество смен, время для регламентированного перерыва и т.п.;
о введении в действие любого локального акта в компании, например, правила безопасности труда на том или ином объекте, положение о премировании и т.п.;
об инвентаризации всех имущественных объектов компании с установлением порядка проведения инвентаризации, полного перечня номенклатуры с номерами и т.п.;
о введении в действие графика текущих отпусков каждого сотрудника;
о порядке работы комиссии, организованной для расследования обстоятельств несчастного случая.

Приказы по основным видам деятельности хранятся в организации бессрочно, в то время как по личному составу, а также административно-хозяйственные – в течение 5 лет. Поэтому в содержании одного документа лучше не смешивать разные вопросы – тогда придется хранить слишком много фактически ненужных бумаг.

Как правильно оформить документ: пошаговая инструкция

Пример такого документа представлен на рисунке.

https://www.youtube.com/watch?v=hxjoiHf2kVs

Структура приказа вне зависимости от вида основной деятельности компании, которую он регулирует, одинакова:

Полное название организации – здесь нужно указать не только аббревиатуру, но и оригинальное название. Все реквизиты, контакты и прочие сведения о фирме прописывать не следует, поскольку приказ предназначен только для внутреннего использования в компании.
Наименование, т.е. собственно «Приказ». Лучше сделать все буквы прописными и разместить в середине – как и в большинстве аналогичных документов.
Реквизиты документа, т.е. дата издания/вступления в силу (иногда это разные дни), номер (согласно единым правилам внутренней нумерации), место издания (это актуально для крупных компаний, у которых есть местные структурные подразделения и филиалы). Рядом с номером документа можно поставить обозначение ОД, которое причисляет приказ к регулирующим основную деятельность. Делать это необязательно, хотя в целях удобства рекомендуется всегда применять соответствующую маркировку каждой бумаги.
Собственно тема приказа, которая одновременно служит главным заголовком, предваряющим весь текст.
Основание для введения поправки или новой нормы: «В связи с оптимизацией», «Во исполнение приказа» (т.е. ссылка на решение вышестоящего органа управления компании или конкретного должностного лица), «В целях приведения системы или отдельных элементов в соответствие с ГОСТ (или другого нормативного документа)», «В связи с производственной необходимостью» и т.п.
Слово «ПРИКАЗЫВАЮ».
Собственно описание приказа и приведение ответственных лиц (ФИО и должности) за его исполнение. Бывают и случаи, когда конкретных ответственных нет, поскольку изменение достаточно масштабное и касается всего коллектива в целом. Тогда прописывается, что сам директор оставляет контроль исполнения за собой.
ФИО, подпись уполномоченного лица. Здесь следует обратиться внимание, что печать организации на приказе не ставится – это внутренний документ, поэтому одной подписи считается достаточным, что он действительно вышел официально от имени компании. Т.е. приказ по основному виду деятельности действует только на основании подписи директора.

Таким образом, по сути такой приказ состоит из всех разделов, типичных для этого вида документов:

Реквизиты, наименование фирмы (вводная часть).
Констатирующая (описательная) часть, к которой приводится заглавие (т.е. какую сторону отношений регулирует приказ) и основание для введения нововведения: «В целях совершенствования…».
Собственно распорядительная часть, которая следует после слова «ПРИКАЗЫВАЮ». Именно здесь описываются нововведения, срок их исполнения и должностные лица, которые несут ответственность за реализацию идеи.
Приложения – при необходимости вынести крупную информацию – номенклатуру, пофамильные списки, другие большие блоки за пределы текста приказа. Все приложения нумеруются (если их будет несколько) и являются неотъемлемой частью приказа.

Оборотная сторона документа

Любой ПОД вне зависимости от назначения имеет оборотную сторону; на ней приводятся должности и ФИО сотрудников:

С которыми согласована редакция документа.
Которые должны быть ознакомлены с ним под подпись.
Который составил сам приказ. В крупных компаниях генеральный директор даже физически не может ознакомиться и тем более разработать весь поток документов, в которых нуждается фирма. Поэтому он делегирует часть своих полномочий доверенному лицу – другому сотруднику. Чаще всего это заместитель.

Журнал регистрации приказов

Для ПОД существует специальный журнал, в котором регистрируются только эти приказы. Он имеет одноименное название – журнал регистрации приказов по основной деятельности.

Как правило, это 64-страничная брошюра формата А4 в картонной обложке, стилизованной под архивные документы (золотистого цвета). Левый край немного больше, как и в случае со всеми другими документами – поле используется для создания отверстий для подшивания в архив.

https://www.youtube.com/watch?v=KlKePjG5Fgo

Записи в этот документ заносятся по стандартной форме, как показано на образце.

Номера всегда ставятся по порядку.

Особое внимание следует обратить на поля «дата» и «название документа» – ошибки здесь недопустимы и с точки зрения удобства нахождения, и в плане проверок представителями разных органов.

Также следует учесть, что названия приказов следует делать по возможности краткими, чтобы потом можно было легко отыскать их среди множества подобных бумаг.

Регистрировать документ нужно сразу после его подписания, потому что именно этот факт подтверждает юридическую силу приказа. Если же бумага вышла, но не зарегистрирована, формально она не существует, как можно понять из ГОСТ Р 51141-98 (там описывается, что именно регистрация фиксирует факт создания приказа).

Журнал регистрации ведется в течение календарного года. При этом на каждый год в обязательном порядке заводится новый журнал вне зависимости от состояния наполнения книги. Если в одном экземпляре места уже не осталось (что бывает только в случае с крупными организациями), заводится продолжение журнала, на котором указывается «Часть 2».

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ. ПОД и ПЛС всегда регистрируются как отдельные документы – т.е. в содержании оного приказа не может быть элементов другого. Вместе с тем ПОД и ПАД могут быть объединены в один документ на усмотрение должностных лиц фирмы.

Как хранятся ПОД

Несмотря на то, что организация обязана хранить все ПОД, вне зависимости от срока давности, допускается отправить на длительное хранение те документы, к которым нет необходимости обращаться в текущей деятельности.

Порядок в данном случае достаточно прост:

В конце каждого календарного года уполномоченные сотрудники оценивают, нужно ли будет обращаться к приказу или фактически он утратил актуальность.
Все документы, утратившие силу, отправляются в специальное хранилище или передаются в архив.
Об этом факте составляется информационный приказ по основному виду деятельности, который как обычно регистрируется в журнале.

Примеры распространенных видов приказов 2021 г

Далее приводятся образцы наиболее распространенных видов ПОД, которые составляют основную долю в документообороте практически каждой компании.

О вступлении в должность директора (генерального директора, начальника филиала и т.п.).
Об утверждении штатного расписания (введении нового, поправок к старому, учреждении в 1 раз).
О передаче функций (на примере сотрудника, осуществляющего кадровое делопроизводство).
Об учреждении, поправках или введении новой редакции документа «Правила внутреннего трудового распорядка».
О графике работы компании в отдельные периоды (например, во время майских праздников).
О регламенте действий всех сотрудников в случае обнаружения пожара.
О запрещении курения.
О назначении ответственного (на примере лица, отвечающего за пожарную безопасность).
О передаче права подписи (на примере права подписи во всех кадровых документах).
О досрочном прекращении исполнения обязанностей руководителем.

ссылкой:

(1 5,00 из 5)
Загрузка…

Назначение данного вида приказа

В общем виде приказ – это распоряжение, которое отдает руководитель в пределах своей должностной компетенции и которое обязательно для исполнения его подчиненными. На предприятиях такие распоряжения носят локальный характер, т.е.

действуют только на территории данного субъекта и связаны только с его деятельностью.

На любом, даже небольшом, предприятии разрабатывается и принимается множество приказов, касающихся отдельного направления в его работе.

Цель этих документов – закрепить и донести до всех сотрудников обязательные для исполнения ими задачи.

В связи с этим приказы делятся на акты:

по вопросам административно-хозяйственным – в области бухгалтерского учета, в сфере документооборота, и т.д.;
по личному составу;
по основной деятельности.

Каждый из указанных приказов отвечает за свою область регулирования, а потому к их разработке подходят по-разному. Кроме того, такая классификация нормативных актов позволяет разрабатывать положения, имеющие узкую специализацию. Иными словами, если приказ, например, по бухгалтерскому учету будет вмешиваться в работу кадровой службы, это повлечет за собой неразбериху в делах.

https://www.youtube.com/watch?v=FQy8SxGMdzE

Тем более приказ – это акт, которому подчиняются все сотрудники на предприятии. Поэтому проектирование таких документов носит строго целевой характер.

Особое место в локальных приказах занимает группа, регулирующая основную деятельность, поскольку с их помощью управляются процессы, связанные с получением предприятием прибыли – со сбытом и выпуском продукции (или услуг).

Поэтому группа данных нормативных актов охватывает решение множество вопросов, в частности:

о планировании деятельности предприятия;
ее финансирования;
аспекты снабжения и сбыта продукции (услуг);
организационные вопросы;
другие производственные вопросы.

Поскольку на приказы по основной деятельности возлагается такая ответственная роль, они должны четко отвечать на три основных вопроса независимо от регулируемого ими направления:

что необходимо сделать;
за какое время это следует выполнить;
кто из сотрудников предприятия будет отвечать за реализацию поставленной задачи.

Если приказ дает четкие распоряжения по всем указанным аспектам, тогда он оказывает эффективное действие. Но для этого его разработкой должны заниматься специалисты, отвечающие за то направление в работе предприятия, которое подлежит отражению в приказе.

Порядок разработки

Подготовка данных актов состоит из нескольких этапов:

инициирование разработки нормативного акта по конкретному направлению деятельности компании. Как правило, это может произойти на совещании, в виде внесения рационализаторского предложения, в форме докладной записки, и т.д. Причем, выступить в роли инициатора может как руководитель отдела или службы предприятия, так и сотрудники данного отдела, первоначально изложив свои соображения по организации работы конкретного направления своему непосредственному руководителю;
после того, как высшим руководством компании дано письменное распоряжение на разработку приказа, приступают к сбору информации, которая позволит решить поднятые вопросы в отношении конкретного направления деятельности фирмы. Сбор информации может быть возложен, как на сотрудников, выступивших инициаторами разработки приказа, так и на иных специалистов, работающих в этой же сфере. Назначение специалистов осуществляется, как правило, распоряжением высшего руководства предприятия;
подготовка проекта приказа и его согласование. На этом этапе может произойти неоднократная корректировка содержания документа, пока оно не будет доведено до эффективного и реального к реализации;
проверка юридической правильности составленного документа. В этом случае юристы предприятия или приглашенные специалисты делают правовой анализ, т.е. выявляют соответствие приказа внутренней системе нормативных актов и действующему законодательству. Принимаемый приказ не должен им противоречить;
проверка оформления. На этом этапе проверяется наличие всех обязательных реквизитов документа, отсутствие ошибок в его тексте, и т.д.
подписание руководителем фирмы;
доведение содержания приказа до его исполнителей или до всех сотрудников фирмы. Это осуществляется путем опубликования документа или ознакомления непосредственных исполнителей под роспись.

Если Вы еще не зарегистрировали организацию, то проще всего это сделать с помощью онлайн сервисов, которые помогут бесплатно сформировать все необходимые документы:

для регистрации ИП
регистрации ООО

Если у Вас уже есть организация, и Вы думаете над тем, как облегчить и автоматизировать бухгалтерский учет и отчетность, то на помощь приходят следующие онлайн-сервисы, которые полностью заменят бухгалтера на Вашем предприятии и сэкономят много денег и времени. Вся отчетность формируется автоматически, подписывается электронной подписью и отправляется автоматически онлайн.

Ведение бухгалтерии для ИП
Ведение бухгалтерии для ООО

Он идеально подходит для ИП или ООО на УСН, ЕНВД, ПСН, ТС, ОСНО.
Все происходит в несколько кликов, без очередей и стрессов. Попробуйте и Вы удивитесь, как это стало просто!

Оформление

У приказа по основной деятельности нет строго унифицированной формы, однако его содержание – реквизиты, порядок изложения и даже слова, с которых этот документ должен начинаться, – четкого регламентировано:

составляется приказ либо на бланке организации, либо на специально разработанном для приказов бланке, но обязательно в формате А4;
документ содержит наименование «Приказ», дату и порядковый номер. При этом датой приказа является момент его подписания, а номер проставляется в пределах нумерации, используемой предприятием в текущем году;
также в документе есть его заголовок, который должен давать краткое представление о предмете приказа. Например, «О внедрении автоматизированной системы приемки продукции»;
далее идет текст, который делится на 2 части – констатирующую и распорядительную;
при наличии нескольких поручений текст приказа делится на пункты, каждый из которых начинается с новой строки. В последнем пункте указывается лицо, на какое возлагается ответственность за контроль исполнения приказа;
в случае если принимаемым приказом отменяются ранее действовавшие на предприятии нормативные акты, в тексте документа должны быть обязательно поименованы эти акты;
на приказе должны стоять визы согласования. Как правило, такие визы проставляют руководящие должностные лица тех отделов, которых приказ затрагивает, а также визы главного бухгалтера и юрисконсульта;
и как только приказ подписан руководителем компании (или его заместителем, если ему дано такое право), нормативный акт вступает в силу.

Что касается текста приказа об основной деятельности, то:

его констатирующая часть (самая первая) содержит основание издания документа. Как правило, этим основанием являются государственные нормативные акты, решение собрания учредителей, производственная необходимость или что-то иное. Например, «На основании федерального закона «О чем» №…от …» или «Во исполнение решения общего собрания учредителей, протокол №… от…». При этом, если очевидна причина, из-за которой принимается локальный приказ, констатирующую часть могут и не указывать в документе;
в распорядительной части приказа содержится поручение. Эта часть всегда начинается со слова «Приказываю», и далее через двоеточие указывается, кто, что и в какие сроки должен сделать. Например, «Приказываю: главному бухгалтеру Ивановой О.П. до 31 декабря 2021 года разработать новый кассовый порядок». И даваемое поручение должно быть изложено четко, без «воды».

Если в ранее изданный приказ необходимо внести изменения, то:

они вносятся также приказом, в названии которого указывается «О внесении изменений в приказ «О чем» № … от….»;
далее указывается причина внесения изменений. Например, «В связи с изменениями федерального закона «О чем» №… от…»;
а потом – в какие пункты корректируемого приказа вносятся изменения и их новая редакция. И ниже указывается, что данные пункты в прежней редакции считаются утратившими силу с такого-то числа.

Регистрация и хранение

Приказ по основной деятельности, как только он подписан, вступает в силу, если иное не указано в самом тексте документа. Но независимо от срока, с которого начинает действовать поручение, изданный и подписанный приказ подлежит:

регистрации. Его реквизиты – номер, дату, название и краткое содержание, а также кем подписан приказ и куда передан, – все это заносят в специальный Журнал, предназначенный для регистрации приказов по основной деятельности. Делает это секретарь или иное лицо, на которое возложены данные обязанности;
ознакомление указанных в тексте приказа исполнителей с его содержанием. При необходимости – под роспись;
хранению. Как правило, хранятся приказы по основной деятельности с указанием «постоянно».

Порядок разработки и согласования приказов в системах документооборота рассмотрен в следующем видео плейлисте:

Видео:1. Особенности подготовки и оформления приказовСкачать

Приказы по основной деятельности организации

Приказы по основной деятельности: как отличать их от других групп приказов

Перечень приказов по основной деятельности (примеры)

Нумерация приказов по основной деятельности предприятия

Особенности соблюдения сроков хранения приказов по основной деятельности

https://www.youtube.com/watch?v=ijx5mvS1mUM

Как правильно оформлять приказ по основной деятельности (образец)

Ответственность за несоблюдение правил хранения приказов

Приказы по основной деятельности: как отличать их от других групп приказов

В сложившейся системе делопроизводства принято выделять 3 большие группы распорядительных документов:

приказы по основной деятельности;
приказы по личному составу;
приказы по административно-хозяйственным вопросам.

соблюдение внутриорганизационных регламентов деятельности;
эксплуатация зданий и помещений;
транспортное обслуживание;
создание и обеспечение функционирования внутренней связи;
вопросы безопасности (см. пп. 773–893 Перечня типовых управленческих архивных документов…, утвержденного приказом Минкультуры РФ от 25.08.2010 № 558, далее — перечень № 558).

Перечень приказов по основной деятельности (примеры)

Основным нормативным документом, регламентирующим принципы систематизации распорядительных документов, содержащим также указания о сроках хранения приказов в зависимости от их групповой принадлежности, является перечень № 558 (см. п. 1.2 указаний по применению перечня № 558).

Перечислить не только все виды приказов по основной деятельности организации, но и общие тематические группы не представляется возможным в связи с тем, что производственная деятельность в каждой организации обладает собственной спецификой.

Руководствуясь положениями перечня № 558, в качестве примера можно обозначить следующие тематические группы приказов по основной деятельности:

об определении структуры организации и ее изменении;
введении, утверждении и изменении локальной документации (инструкций, правил, распорядков и т. д.);
определении штатного расписания и его изменениях;
организации новых филиалов, представительств и упразднении существующих;
создании коллегиальных и совещательных, контрольных (ревизионных), научных, экспертных, методических, консультативных органов;
утверждении планов развития деятельности;
осуществлении контроля за текущей деятельностью предприятия;
определении финансовой политики организации;
определении научно-технической политики деятельности;
установлении режима функционирования предприятия и внесении изменений в него;
принятии регламента проведения конкурсов на замещение вакантных должностей, организации воинского учета, комплекса мероприятий по гражданской обороне, охране труда и т. д.

Вопреки распространенному ошибочному мнению, к приказам по основной деятельности (а не по личному составу) также относится распорядительная документация о назначении руководителя и главного бухгалтера организации (см. п. 1 ст. 40 ФЗ «Об обществах с ограниченной ответственностью» от 08.02.1998 № 14-ФЗ).

Нумерация приказов по основной деятельности предприятия

Существует практика деления данных документов на подгруппы по тематике. Однако это удобно далеко не всегда, т. к. регистрационные номера приказам по основной деятельности обычно присваиваются в порядке их поступления в течение календарного года.

Как правило, к порядковому номеру такого приказа не добавляются буквенные индексы, но в зависимости от устоявшегося в конкретной организации документооборота возможен и такой вариант (см.

также статью «Правила нумерации приказов в кадровом делопроизводстве»).

Стоит отметить, что указанная выше практика нумерации носит исключительно рекомендательный характер. Ранее согласно п. 2.7.1.3 Типовой инструкции по делопроизводству…, утвержденной приказом Минкультуры РФ от 08.11.2005 № 536 (утратил силу), правило нумерации приказов в течение календарного года носило императивный характер, но теперь правовой основы для нумерации не существует.

https://www.youtube.com/watch?v=g-rPLWlXDtg

При этом упомянутые правила продолжают использоваться и сегодня в связи с удобством применения в учете документов, в т. ч. при ведении журнала регистрации (подробную информацию по ведению журнала регистрации таких приказов вы найдете в нашей статье «Правила заполнения журнала регистрации приказов по основной деятельности»).

Особенности соблюдения сроков хранения приказов по основной деятельности

Важно! Распорядительная документация, относящаяся к приказам по основной деятельности, подлежит постоянному хранению.

В указаниях по применению перечня № 558 даны следующие разъяснения по вопросам хранения таких документов.

Документы, имеющие соответствующую отметку о необходимости их постоянного хранения (к ним относятся все документы по основной деятельности) в общем случае должны быть переданы организацией в соответствующий государственный (муниципальный) архив для последующего постоянного хранения (см. п. 3.3.1 указаний по применению перечня № 558).