Проблемное совещание: технология успеха (6 видео)

6 типичных проблем совещаний и как с ними бороться [Часть 1]

Проблемы совещаний в организациях существуют ровно столько же, сколько и сами совещания.

Таких проблем может быть масса, в зависимости от специфики работы организации и культуры принятия управленческих решений.

Сегодня мы разберем шесть наиболее распространённых проблем совещаний, которые испытывают абсолютно все организации, независимо от их размера и зрелости, а так же предложим решения, как с ними бороться.

Совещания – коллективный способ принятия решений, планирования и отчетности по результатам проделанной работы, а также поиск идей и обмен мнениями между руководством и персоналом организации.

Команды сотрудников периодически собираются для того, чтобы решить насущные проблемы и обсудить наиболее важные вопросы. Все чувствуют свою значимость по поводу того, что они делают важное дело и уходят с совещаний заряженными и вдохновленными новыми целями и задачами!

Что? Разве не так? Ваши совещания проходят по-другому!?

Раз вы читаете этот пост то, скорее всего, да, и вот на что, вероятно, похожи ваши совещания:

Все расходятся с отсутствием четкого понимания, что нужно делать и что требуется именно от них;
У всех еще больше раздражения и смятения, чем перед началом совещания;
Вы только что посетили безумно скучное мероприятие, которые «высосало» из вас всю энергию и мотивацию;
Появились новые барьеры делать вашу работу эффективнее.

В России ежедневно проводится около 20.000.000 совещаний различного рода — портал webinar.ru

Не волнуйтесь, вы испытываете то же самое, что и 99% всех сотрудников организаций, регулярно участвующих в совещаниях, и у них такое же мнение, что совещания отстой!

Содержание

Но есть и хорошие новости! Есть способы борьбы с основными проблемами совещаний.
Проблема №1 – Зачем я вообще здесь нужен?
Решение
Проблема №2 – Это совещание или обмен сплетнями в кофе-руме?
Проблемы №3 — Безрезультативные дискуссии
8 принципов эффективного совещания | Фактор Роста
Чем хороши совещания
Принципы эффективных совещаний
Деловые совещания
Деловое общение, деловые беседы, собрания, переговоры, дискуссии: как форма деловой коммуникации
Деловые совещания: задачи, цели, темы
Виды, типы и классификация деловых совещаний
Подготовка, организация и проведение деловых совещаний
Этапы и технологии ведения делового совещания
Пример плана делового совещания
Деловые совещания на выставках и конгрессах Экспоцентра
📹 Видео

Но есть и хорошие новости! Есть способы борьбы с основными проблемами совещаний.

Наличие четко спланированных и эффективных совещаний критически важно для любой компании! Не только для того, чтобы испытывать меньше стресса и неопределенности, но и для того, чтобы:

Инициировать прогресс развития всей организации;
Заряжаться энергией и мотивацией вместо того, чтобы оставлять ее там;
Создавать культуру командной работы и взаимодействия в компании;
Получать чувство ясности и расслабленности от того, что все ключевые вопросы на самом деле разобраны.

Так намного лучше, не правда ли? Как же достичь всех этих результатов, описанных выше?

Проблемы, которые мы рассмотрим ниже, являются отчасти комплексными и могут иметь несколько скрытых причин.

Предложенные решения, несомненно, помогут поднять качество совещаний на новый уровень, но это будет сделать гораздо проще с помощью специализированных инструментов, таких как модуль «Управление совещаниями» системы электронного документооборота Docsvision.

Не стоит лишний раз упоминать, что автоматизация бумажных процедур сама по себе уже способна значительно улучшить эффективность бизнес-процессов.

Итак, приступим.

Проблема №1 – Зачем я вообще здесь нужен?

Как часто, придя на совещания, вы не можете понять, зачем именно вам на нем находится, задавая себе вопрос: «Что я вообще здесь делаю? Единственное что меня сюда привело, так это напоминание в моем календаре. Я понятия не имею, о чем это совещание, и что на нем будут обсуждать»

Такая проблема часто возникает, когда организатор совещания ставит в копию всех, кто придет ему на ум, не понимая необходимости присутствия того или иного сотрудника.

Из-за таких случайных рассылок-приглашений на совещание отнимается большое количество сил и энергии у тех сотрудников, от которых изначально не требуется каких-то активных действий по его завершению.

Неэффективное использование рабочего времени и ресурсов организации — что с этим можно сделать?

Решение

Ответ здесь прост: повестка и приглашение на совещание.

https://www.youtube.com/watch?v=0OyNnUi0t-w

Дистрибуция четко продуманных и прописанных приглашений и повесток помогает бороться с данной проблемой.

Рассылайте приглашения как минимум за несколько дней до начала совещания.

СОВЕТ: Рассылайте повестку совещания и приглашение на него не позднее, чем за 24 часа до его начала.

Что же должно быть включено в повестку и приглашение? Как минимум следующие пункты:

Название совещания – должно быть кратким и понятным! Это то, что сотрудники будут видеть в своем календаре.
Цель– какова цель данного совещания?
Вопросы на повестке дня– кто и с какими темами будет делать доклады, отчеты и т.д.?
Причина – почему совещание важно именно на это неделе, месяце. Тем более если это периодическое совещание.
Результаты– каких результатов, решений по окончанию совещания требуется достичь?
Участники – перечислить всех участников, которым на самом деле необходимо находится на данном совещании.
Место, время и продолжительно проведения – где, когда, во сколько и на сколько по времени запланировано данное совещание?
Подготовка – требуется ли участникам совещания подготовить какие-то материалы, отчеты, показатели для обсуждения на совещании?

Рассылка такого приглашения с четко прописанной повесткой будет иметь большой эффект. У всех получивших данное приглашение будет четкое понимание того, что будет обсуждаться на совещании, и каких целей с помощью него планируется достичь.

Прежде чем совещание начнется, участники смогут оценить их ценность нахождения на нем. Возможно опять же кто-то попал в рассылку случайно и оповестит об этом инициатора.

Проблема №2 – Это совещание или обмен сплетнями в кофе-руме?

Это двоякое чувство… это было совещание или мы просто поболтали? Если вы уходите с совещания с мыслью о том, что: «Мы собрались, совещались и ушли с совещания с полным непониманием того, о чем мы говорим, чего мы хотим достичь и как оценить результат» — значит, вы определенно потратили время впустую.

В таком случае, это бардак. И, к сожалению, огромное число совещаний проходит именно так. Это еще одна насущная проблема совещаний, которая негативно сказывается на мотивации сотрудников. Как же этого можно избежать?

Проблемы №3 — Безрезультативные дискуссии

Нет ничего хуже, чем находится на совещании, и «умирать» от скуки и бесконечных обсуждений, не приводящих к результату. Сколько раз вы ловили себя на такой мысли: «Мы просто болтаем, все это совещание просто одна большая болтовня, не двигающая нас вперед к решению проблемы! Мы здесь для того, чтобы найти решение или просто мило побеседовать?»

Tom Thomison из компании HalocracyOne однажды очень хорошо подметил: «Большинство компаний умирает от несварения желудка, а не от голодания». Бесконечные дискуссии — это явный признак «несварения» информации в организации.

СОВЕТ: Избегайте сторонних разговоров не по теме. Не перебивайте.

Постоянные попытки принимать решения коллективно замедляют движение организации. Поэтому, что же делать?

Видео:Эффективное совещание: Технология Promeet (productive meeting)Скачать

8 принципов эффективного совещания | Фактор Роста

Как часто вам приходилось сидеть на многочасовых совещаниях, целью которых было решение всех проблем на свете одновременно? Усталые лица, духота, ощущение бессмысленности встречи, нервное напряжение, перекрикивания друг друга и, в конечном итоге, впустую потраченное время и отсутствие какого-либо решения. Совещания не только должны, но и могут быть другими — продуктивными, быстрыми и максимально эффективными.

На самом деле, совещания — это чудесный, незаменимый формат работы, и каждому руководителю необходимо уметь проводить такие встречи эффективно, а не просто собирать вместе множество занятых людей, отвлекая их от работы.

Чем хороши совещания

Совещания служат идеальной площадкой для разъяснения сотрудникам целей, планов и стратегии компании, для повышения понятности общего курса направления и для принятия его сотрудниками. В результате грамотно проведенного совещания у сотрудников снижается сопротивление неизвестно, что благотворно влияет на их мотивацию и производительность.

Совещания также выступают помощниками в процессе внедрения изменений в организации. Благодаря качественным совещаниям все изменения пройдут максимально экологично и безболезненно для всех сотрудников.

https://www.youtube.com/watch?v=ApQDvCty_uY

Опытный руководитель знает, что совещания создают организацию. С их помощью легче поддерживать связи внутри компании, проводить в жизнь принятые руководством решения, рушить барьеры между отделами и т.д.

Совещания активизируют эффект синергии, что при грамотном подходе позволяет сгенерировать больше идей и найти множество путей решения возникших проблем.

Совещания и планерки также являются мощным инструментом сплочения команды, формирования уважения к коллегам и руководству, а также обучения. Если вы стремитесь к тому, чтобы ваш коллектив был единым целым и работал слажено и дружно, то не стоит пренебрегать качественными совещаниями.

Принципы эффективных совещаний

Существует несколько форматов коллективных рабочих собраний и каждый из них преследует свои цели. Перед началом проведения собрания руководителю необходимо понять, какую именно цель он преследует: найти решение, поставить новые задачи, свериться о текущем состоянии процесса или обсудить важные нововведения? В соответствии с целью необходимо выбрать один из нижепредложенных форматов:

Совещание. Цель — предложить идеи, рассмотреть варианты, найти решения.

Планерка. Цель — проанализировать текущее состояние процесса, наметить новые задачи.

Пятиминутка. Цель — обозначить приоритеты, сформировать рабочий настрой.

Перед началом совещания очень важно четко обозначить его повестку и подготовить все необходимые материалы.

Если разослать повестку всем планируемым участникам совещания заранее, то у них также будет возможность подготовиться.

Такой подход, основанный на конкретике, позволит не сотрясать воздух впустую, придерживаться четкой линии совещания и к тому же точно уложиться в отведенное для совещания время.

Запомните, на любое совещание нужно отводить минимально возможное для него время. Не стоит брать про запас еще пару часов, потому как в любом случае вы затяните процесс до самого конца, чем невыносимо утомите всех собравшихся.

Идеальная длительность совещания — 30 минут, максимальная — час. Внимания любого человека хватает всего на 40 минут, после этого оно начинает рассеиваться. Если же процесс монотонный, то концентрации хватает всего на 20-30 минут, а при снижении внимания память начинает работать на порядок хуже.

Отсюда вывод — эффективность любого затянувшегося совещания сводится к нулю.

Обязательным условием, обеспечивающим эффективность совещания, является жесткий тайминг. Начать стоит с установки времени начала и окончания совещания.

Не ждите опаздывающих — так вы не нарушите установленные вами же правила жесткого тайминга с самого начала и приучите коллег не опаздывать. Важно установить дедлайн по времени и честно его соблюдать.

За 10 минут до дедлайна необходимо заканчивать встречу, вне зависимости от результатов. Устанавливайте таймер для каждого выступающего, пресекайте любые разговоры не по делу.

На совещании должны присутствовать только те сотрудники, кого непосредственно касается тема собрания. Не отступайте от принципа оптимальности: участников должно быть меньше, а уровень их влияния на вопрос выше.

Приходилось ли вам бывать на таких совещаниях, где сотрудником дозволено говорить только тогда, когда к ним обратится руководитель? В большинстве случаев их речь сводится к односложным ответам или сухим формулировкам. Такой способ общения в рамках совещания очень сильно снижает его эффективность.

Каждый присутствующий на совещании сотрудник должен понимать, что у него есть право голоса и право на мнение, идеи, сомнения и вопросы. Более того, начальнику необходимо не только предоставить право голоса своим коллегам, но и научиться отвечать на все их вопросы в процессе совещания, не откладывая это «на потом».

Каждое совещание, а в особенности то, в процессе которого ставились задачи, должно иметь письменный итог.

В процессе совещания можно вести протокол, который должен быть разослан всем его участникам по завершению встречи. Также важно узнать о том, как обстоят дела с задачами, поставленными на прошлом совещании.

Именно схема «анализ-задачи-контроль-анализ» позволяет перевести совещания из режима пустословия в формат работы.

https://www.youtube.com/watch?v=c1J5zv7ekGU

Любой эффективный руководитель знает, что все, что можно перевести в плановый режим — надо перевести. Сотрудникам гораздо комфортнее работать в режиме осознанности.

Они должны четко понимать, когда с них спросят о выполнении ранее поставленных им задач и когда дадут новые указания. Внеплановые совещания возможны лишь в случае необходимости решения экстренных вопросов.

Доля таких совещаний должна быть крайне невысока.

Следуя этим восьми важным принципам, вы сможете сделать совещаний более эффективными, а также кардинально измените стереотипно-негативное отношение ваших коллег к подобным встречам.

Видео:Пример эффективной коммуникацииСкачать

Деловые совещания

Современный бизнес невозможен без различного рода переговоров. Деловые совещания – это возможность руководства донести основные цели и задачи сразу до всех структурных подразделений, получить обратную связь и на основании полученных данных скорректировать план действий для компании.

Совещания – это своеобразный инструмент управления бизнесом, который постоянно нуждается в оценке эффективности и анализе достигнутых результатов.

Деловое общение, деловые беседы, собрания, переговоры, дискуссии: как форма деловой коммуникации

Деловое общение следует отличать от обычного, поскольку первое преследует определенную цель и имеет строгую этику поведения, а последние – могут и не иметь никакой почвы и повода.

Форм деловой коммуникации существует большое множество, к основным из них относятся:

деловые беседы – представляют собой обмен (или одностороннюю передачу) информацией по конкретным вопросам функционирования бизнеса. Это может быть непосредственное общение или опосредованное (с помощью интернет-технологий, телефонии). Данный тип коммуникации предполагает ее продолжение в форме переговоров или совещаний;
собрания – более масштабная форма коммуникации, в которую, как правило, вовлекаются сотрудники компании (обычно – руководители структурных подразделений) для решения стратегических вопросов по развитию бизнеса;
переговоры – имеют определенную цель и направлены на обсуждение важных вопросов, заключение соглашений, контрактов, подписание важных для обеих сторон документов;
дискуссии – открытое обсуждение важных вопросов компании, основным инструментом которого является «мозговой штурм» (генерация идей всеми сторонами), в результате которого могут возникнуть нестандартные подходы к решению проблем.

Помимо перечисленных форм существует еще целый их ряд: деловые собеседования, споры, совещания, переписки, презентации, конференции. Все они имеют свою специфику, но отвечают единым правилам деловой этики.

Деловые совещания: задачи, цели, темы

Деловые совещания проводятся для того, чтобы выработать конкретное решение актуальной проблемы или задачи.

Помимо этого на совещаниях сотрудники подразделений могут делиться с руководством своими идеями по возможному решению каких-либо вопросов.

Такая форма коммуникации позволяет комплексно увидеть ситуацию в компании, ее слабые и сильные стороны, способствует вхождению новых людей в коллектив, их знакомству с корпоративной культурой и нормами, принятыми в организации.

Основными целями и задачами совещаний являются:

поддержание политики компании, а также ее развитие и доведение до всех сотрудников;
интеграция действий всех служб и подразделений в соответствии со стратегической целью компании;
определение новых задач и оценка эффективности уже реализованных кампаний;
решение возникающих вопросов.

Темы, которые присутствуют на совещаниях, могут быть абсолютно разными.

В российской практике принято не менее одного раза в неделю проводить совещания-планерки. Таким образом, руководители отделов отчитываются о проделанной за неделю работе и ставят планы на следующую (либо получают задания для реализации в рамках предстоящей рабочей недели).

Поводом или темой для внепланового совещания может быть целый ряд вопросов, которые возникают в связи с динамичной и изменчивой внешней средой, в которой приходится работать компаниям.

Виды, типы и классификация деловых совещаний

Деловые совещания могут быть разными по форме проведения, тематике и присутствующим лицам.

Основная их классификация представлена ниже:

по принадлежности к определенной области: совещания административные (для решения проблемных вопросов), научные (конференции, симпозиумы, семинары, организуемые и проводимые для решения актуальных вопросов в научной сфере), политические (съезды и собрания членов определенных политических движений) и смешанные типы;
по масштабу и количеству участников: международные (с привлечением зарубежных партнеров, специалистов, экспертов в определенной сфере), национальные, региональные, городские;
по месту дислокации мероприятия: выездные и местные совещания;
по регулярности проведения: периодические, постоянно действующие совещания.

Помимо представленной классификации совещания можно разделить на проблемные, оперативные и инструктивные.

https://www.youtube.com/watch?v=WJyMZ8gsCGY

Проблемные совещания направлены на поиск оптимального решения задач в сжатые сроки.

Оперативные (или их еще называют диспетчерскими) имеют целью получение данных о текущем положении компании. Вся информация от подчиненных аккумулируется у руководителей подразделений, а затем передается главному руководителю организации.

Это данные о том, насколько были выполнены планы, достигнуты цели, решены задачи.

Главное отличие таких совещаний от всех остальных – в их регулярности, постоянстве списка участников и возможном отсутствии повестки совещания (то есть его подробного плана).

Инструктивные совещания имеют обратный порядок в отличие от диспетчерских – вся информация в директивном формате спускается от руководителя к непосредственным подчиненным, и далее передается по вертикали власти в организации до конкретных исполнителей тех или иных задач. К такой информации относятся распоряжения руководства, которые могут повлиять на текущий ход работы организации, новые правила, нормы поведения, сроки исполнения конкретных задач.

Подготовка, организация и проведение деловых совещаний

Для того чтобы совещание было эффективным, необходимо тщательно продумать его основные моменты: цель совещания, основные задачи, этапы мероприятия. Только при таких условиях можно получить выгоду от совещания.

К сожалению, многие из них проводятся только потому, что в бизнес-среде так принято. Регулярные встречи и совещания в начале недели с руководством во многих компаниях стали обыденностью и потеряли смысл.

Однако крупные компании, которые стремятся развиваться и завоевывать большие доли рынка, подходят к данному вопросу с большой скрупулезностью:

определяется список участников совещания;
на длительный период разрабатывается его повестка, в которую со временем вносятся коррективы;
в приоритете остаются стратегические задачи, по которым отчитываются руководители подразделений.

Этапы и технологии ведения делового совещания

Каждое совещание имеет два основных этапа: подготовка и непосредственное проведение.

На первом этапе определяется актуальность проведения мероприятия, ставятся его цели и задачи, формируется список участников, подготавливаются доклады и презентации в соответствии с повесткой.

На втором – непосредственно согласно имеющейся повестке освещаются вопросы, в которых могут принимать участие все присутствующие. Как правило, руководство компании является председателем совещания и задает ему тон, предоставляет право слова, прекращает дискуссию, если она вышла за рамки конструктивного обсуждения.

Помимо основных этапов в совещании может присутствовать этап принятия решения, если оно предполагает решение какой-либо задачи. Это может происходить путем обсуждения или ания.

Пример плана делового совещания

Имея на руках подробный план совещания, можно с уверенностью знать, что оно пройдет эффективно.

Такой план может включать в себя:

приветственное слово руководителя – подведение итогов за определенное время (квартал, месяц, неделя);
освещение проблемы, обоснование ее актуальности для компании;
организация мозгового штурма по ее решению;
оценка всех имеющихся вариантов;
аккумулирование вариантов решения проблемы;
ание или иной вариант принятия решения по использованию конкретных инструментов устранения проблемы;
определение границ решения проблемы: сроков, ответственных лиц, методов.

В процессе совещания важно фиксировать основные его моменты для того, чтобы иметь возможность вернуться к тому или иному вопросу и более подробному его рассмотрению.

Деловые совещания на выставках и конгрессах Экспоцентра

Одним из эффективных средств продвижения продукции является проведение деловых совещаний в рамках выставок и конгрессов, проводимых в ЦВК «Экспоцентр». Деловые совещания подобного формата несколько отличается от других.

Если на обычном совещании собирается руководящий состав одного предприятия, то во время работы выставки у любого производителя есть уникальная возможность комплексно решить проблемы предприятия и пригласить всех поставщиков и дистрибьютеров продукции.

https://www.youtube.com/watch?v=as_MeNu4hvM

Специально оборудованные комнаты для деловых переговоров, конгресс-холлы ЦВК «Экспоцентра» рассчитаны на разное количество человек. Поэтому проблем с размещением всех участников не бывает. С помощью системы MatchMaking можно заранее согласовать время проведения совещания. Презентационная техника позволит сделать совещание более насыщенным и полным.

Посетите интересные мероприятия и выставки в удобный для Вас месяц!

Читайте интересную подборку статей 1 | статей 2 …