+7(499)-938-42-58 Москва
+7(800)-333-37-98 Горячая линия

Регистрация документов

Содержание

Регистрация документов входящих и контроль их исполнения

Регистрация документов

Каждому человеку должно быть известно, что при факте письменного обращения, как в государственную, так и частную организацию, он вправе попросить сразу же зарегистрировать официальное письмо.

Во-первых, такое желание (оно может быть и требованием) вполне законно.

Ведь, согласно законодательной базе, во избежание утери, изменений, а также с целью контроля исполнения, регистрация документов организаций осуществляется в тот же день, когда документ принят (если это входящая документация), либо отправлен (если исходящая).

Моментальная регистрация

Регистрация входящих документов на сегодняшний день крайне важна не только для специалистов делопроизводства организации (то есть особ, отвечающих за их учет), но и для тех физических и юридических лиц, которые эти документы направляют, или предоставляют.

С какой целью вы можете настоятельно рекомендовать зарегистрировать ваше заявление, обращение и т. д.? Для того, чтобы в случае возможного бездействия официальных лиц, иметь возможность потребовать письменный ответ в установленные законом сроки, посредством обращения в специальные органы (суд, прокуратуру). Но есть один нюанс.

Может получиться так, что ваше письмо, лично предоставленное, скажем, секретарю, предприятия и зарегистрированное в тот же день (да что там день, тот же час при вашем присутствии) странным образом куда-то исчезает. Девушка-секретарь, удивленно округляя глаза, утверждает, что ничего не принимала, и вообще первый раз вас видит.

В книге входящих – исходящих документов соответствующей записи, разумеется, тоже не наблюдается.

Ответа на интересующий вопрос (как правило, какой-то важный, «болезненный») нет и быть не может. Нет проблемы – нет решения.

Подобной ситуации можно избежать, если подать документ в двойном экземпляре. Один отправляется в пункт назначения, а на втором в верхнем углу делается отметка о регистрации.

Обязательно указывается, какого числа (месяца, года) был принят документ, номер входящего, фамилия, имя, отчество и должность специалиста, осуществившего регистрацию. Обязательна подпись ответственного работника.

Теперь у вас есть неоспоримые доказательства, с помощью которых вы сможете добиться нужного результата.

Какие документы необходимо регистрировать?

Как правило, регистрация и контроль исполнения документов осуществляется только в тех случаях, если бумаги имеют юридическую значимость. Это документы финансового, распорядительного, отчетного характера, а также статистического, бухгалтерского и другие, им подобные.

В каждой отдельно взятой организации (учреждении, предприятии) работники делопроизводственного отдела определяют документы, которые не подлежат регистрации. К их числу порой относят разные виды рекламы, открытки с поздравлениями, пригласительные и тому подобные письма.

Если структура организации довольно разветвленная, имеет немало подразделений, входящая документация на начальном этапе поступления сортируется, а уже затем регистрация документов осуществляется в узко специализирующихся отделах (также обязательно в день поступления). У разных организаций этот процесс может иметь ряд изменений, которые прописываются в делопроизводственной инструкции, составляемой специалистами.

У некоторых, например, регистрация и контроль исполнения документов (узкопрофилирующих) осуществляется в отделах только после того, как первоначально их внесут в единый банк-реестр документации фирмы. Это очень удобно в том случае, когда возникает необходимость отследить поступление или отправку какого-нибудь письма. Ведь гораздо проще сделать это, посмотрев единый список, а не несколько.

Виды регистрации

Если проанализировать процесс регистрации документов, хотя бы на промежутке времени в три – четыре года, определяем ряд существенных изменений.

Все предыдущие года доминирующим видом регистрации юридически ценных бумаг предприятия был журнальный.

Огромная книга с надписью «Входящая документация» (такая же – «Исходящая») не сдала окончательно своих позиций и сегодня.

Кроме даты (числа, месяца, года) регистрации, порядкового номера и названия документа, журнал регистрации может иметь главу «краткое содержание документа», или другие (по желанию деловодов с согласия руководителей).

Теперь касательно изменений, нововведений. Немало организаций перешло на электронную форму регистрации.

Что она собой представляет? Компьютерную базу (иногда – единую локальную сеть по всему предприятию), в которую вносят соответствующие данные.

Для каждого входящего или исходящего документа используется отдельная электронная карта. После того, как туда заносятся данные о регистрации, она сохраняется на электронных носителях.

Карточки

Иногда для подобной регистрации, то есть для внесения изменений в уже готовые бланки, используют отпечатанные карточки. К слову, подобный способ учета документов является более информативным, чем журнальный, поскольку как электронная, так и бумажная карта содержит значительно большее количество данных. Вот их приблизительный перечень:

  • обязательно указывают автора, создавшего регистрируемое письмо;
  • отмечают, к какому виду документации он принадлежит;
  • фиксируют дату создания;
  • обязательной процедурой является внесение индекса входящего письма (с указанием числа, месяца, года), заголовка, краткого (два – три предложения) содержания;
  • присутствует информация об исполнителе поручения, сроках выполнения, впоследствии – кратко о сути решения вопросов.

Регистрация временно проживающих лиц

Поскольку такие понятия, как «документы», «регистрация» имеют непосредственное отношение к теме рвп, давайте скажем несколько слов и о регистрации документов для рвп. Но для начала необходимо разобраться, что собой представляет это «рвп».

Рвп – аббревиатура термина «разрешение на временное проживание». Это процедура, по результатам которой иностранцу определенное время (а именно три года) позволяется официально находиться на территории РФ.

В миграционном законодательстве насчет рвп из года в год вносится немало изменений, причем изменений существенных.Поэтому, рассматривая вопрос о регистрации документов для рвп, даем пояснения, касающиеся текущего года.

Много изменений при оформлении рвп касаются граждан с Украины, причем, как подконтрольной Украине, так и неподконтрольной территории. Им, исходя из этих изменений, уже не предоставляются никакие льготные условия регистрации, не будет продлеваться статус ву.

Итог

Но мы, напомним, в нашей статье ведем речь о регистрации документов, поэтому возвращаемся к рассматриваемой теме.
Зарегистрировать документы для рвп желающий иностранный гражданин может в миграционной службе. Их перечень (с учетом изменений текущего года) имеет следующий вид:

  1. документ, удостоверяющий личность (выданный той страной, из которой человек прибыл),
  2. два заявления об рвп на специальных бланках,
  3. столько же фотографий три на четыре (четких, на которых человек не может быть с одетыми очками или головным убором),
  4. документ из медицинского учреждения, где есть сведения об отсутствии венерический и других серьезных, представляющих угрозу обществу, заболеваний,
  5. справку-подтверждение на право жить не в родном государстве.

Бывают случаи, когда для оформления рвп требуются и другие дополнительные справки. Их предоставление может быть потребовано от каждого, обратившегося к сотрудникам фмс, в частном порядке. Этот список также зависит от действующих изменений законодательства.

Как вывод, можно сказать следующее: регистрация документов организации – процедура, во время которой необходимо выдерживать все законодательные нюансы.

Делопроизводство на предприятиях, в учреждениях, организациях – отнюдь не второстепенный отдел. Ведь если с документацией фирмы порядок, слаженность ее работы (касательно организационного плана) гарантирована.

И не смотря на время года и день на улице, Вы можете спать спокойно.

Источник: https://letip.ru/vedenie-ip/pravovye-aspekty/registraciya-dokumentov/

Регистрационные формы документов: обязательные, рекомендованные, произвольные

Регистрация документов

Регистрация документов – одна из базовых процедур в делопроизводстве. Однако не все документы подлежат обязательной регистрации. Разбираемся, какие документы регистрировать и в какой форме, а также составляем список документов, которые в регистрации не нуждаются.

Регистрация необходима на этапе создания документа и в процессе его перемещения из одной организации в другую (или органы власти). Без регистрации многие документы не имели бы юридической силы и не смогли бы попасть к конечному адресату.

Приказ вступает в силу только после того, как он был подписан и зарегистрирован. Исходящая корреспонденция имеет официальный статус при наличии регистрационного номера.

Аналогичным образом входящему документу присваивается регистрационный индекс – и с этого момента организация берет ответственность за его исполнение или использование.

Суть регистрации проста: документ должен быть идентифицирован, то есть получить регистрационный номер. При этом в учетные документы (журналы, карточки) необходимо внести запись о регистрации. Эта процедура важна не только для учета документов и контроля за их исполнением. Документ с уникальным номером гораздо легче найти в электронной системе, файле или в бумажном архиве.

Основные принципы регистрации

Нормативными актами в сфере делопроизводства закреплены общие правила регистрации документов. Главное «пособие» делопроизводителей – Правила делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти 2021 года, которыми в том числе установлены основные принципы регистрации документов.

Зарегистрировать документ можно только один раз

Принцип однократности означает, что в пределах одной организации документ может быть зарегистрирован единожды.

Об этом принципе особо следует помнить при смешанной форме делопроизводства, когда наряду с регистрацией бумажных документов в организации ведется электронный документооборот.

Дублей быть не должно и в том случае, если документ, зарегистрированный в службе делопроизводства, направлен на исполнение в структурное подразделение, где обновить сведения о документе могут, используя уже созданный регистрационный номер.

Регистрация осуществляется в пределах отдельных групп

Принадлежность к группе определяется в зависимости от вида документа, количества документов одного вида, автора, содержания. Например, распорядительные документы, договоры, служебные документы, исходящая корреспонденция

Соблюдать сроки

Входящие документы регистрируются в день поступления, исходящие и внутренние – в день подписания. Телеграммы и факсы должны быть зарегистрированы в момент получения, после чего их незамедлительно передают адресату.

Правило календарного года

Документы регистрируют в пределах календарного года. За это время ни один номер не может повториться. С наступлением нового года «счетчик» обнуляется, и документы начинают регистрировать с первого номера, но с учетом изменившейся даты календарного года. Исключение – описи дел постоянного хранения, которые имеют один номер и сквозную нумерацию пунктов.

Регистрировать ОБЯЗАТЕЛЬНО

Служба делопроизводства должна регистрировать все документы, требующие учета, исполнения и использования в справочных целях независимо от способа создания и получения документа.

В самом общем виде это документы, которые:

  • поступили из других организаций и от физических лиц;
  • внутренние и отправляемые документы;
  • требующие ответа;
  • из органов власти, вышестоящих организаций и т.п.

В кадровом делопроизводстве регистрации подлежат:

Также рекомендуется вести регистрацию выдачи и сдачи доверенностей работникам, представляющим интересы организации. Это позволит проконтролировать срок действия доверенностей, а в случае увольнения работника поможет выяснить, есть ли у него на руках действующий документ.

Единого перечня нерегистрируемых документов не существует

По общему правилу не регистрируются документы, полученные для сведения и не требующие исполнения или ответа. Обычно перечень таких документов содержится в приложении к инструкции по делопроизводству. Если инструкции по делопроизводству в организации нет, список нерегистрируемых документов может быть утвержден приказом руководителя организации.

Как правило, к нерегистрируемым относятся:

  • сводки и информация, присланные для сведения;
  • копии приказов руководителя по основной деятельности;
  • копии распорядительных документов вышестоящей организации;
  • формы статистической отчетности;
  • графики, наряды, заявки;
  • прейскуранты, прайс-листы,
  • технические условия;
  • поздравительные письма и телеграммы;
  • пригласительные билеты;
  • рекламные извещения, плакаты, программы мероприятий;
  • учебные планы, программы;
  • печатные издания (книги, журналы, бюллетени, каталоги);
  • корреспонденция работников с пометкой «лично» и многие др.

В случае если нарушены правила оформления документов, служба делопроизводства вправе их не регистрировать.

Регистрационные журналы, книги, карточки

Для регистрации документов используются журналы (книги) и карточки. Это две исторически сложившиеся формы фиксации регистрационных данных. С появлением компьютеров из бумажных они постепенно трансформировались в электронные журналы, базы данных и, наряду с другими делопроизводственными процедурами, перекочевали в системы электронного документооборота. 

Журналы (книги) регистрации

Если в организации не внедрена система электронного документооборота, функцию регистрации на себя могут взять электронные журналы, которые удобно составлять и вести в виде таблицы Excel. Первая строка такого журнала содержит заголовок информационного поля, каждая последующая – учетную запись.

В большинстве случаев формы регистрационных журналов четко не регламентированы. При необходимости содержание строк и столбцов можно менять, придерживаясь принципа полноты отображения информации о регистрируемом документе.

В произвольной форме ведутся:

Формы журналов и книг, ведение которых обязательно, нормативно определены.

Формы журналов, рекомендованные ГОСТ 12.0.004-90 «Межгосударственный стандарт. Система стандартов безопасности труда. Организация обучения безопасности труда. Общие положения», утвержденным и введенным в действие постановлением Госстандарта СССР от 5 ноября 1990 года № 2797»: 

  • Журнал регистрации вводного инструктажа;
  • Журнал регистрации инструктажа на рабочем месте.

С полным списком журналов, ведение которых обязательно, рекомендовано или не предусмотрено законодательством РФ, можно ознакомиться в сводной таблице.

ВАЖНО! Обязательное ведение учетных форм в виде журналов установлена Перечнем типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, 2010 года (статьи 258, 259,260, 261 и др.). Журналы (книги) регистрации подлежат особому хранению.

Бумажные журналы (книги) регистрации ведутся до полного заполнения. На обложке указывается наименование организации, заголовок, дата заведения журнала (книги), а после внесения последней возможной записи – дата окончания. Любые изменения в названии организации или ее организационно-правовой собственности также должны быть отражены на обложке.

Регистрировать документы в бумажных журналах нужно только в том случае, если такое требование закреплено в правовых актах или когда в этом есть объективная необходимость, например, во избежание разногласий при выдаче документов об образовании и пропусков. В остальных случаях более удобной формой регистрации являются электронные журналы.

Регистрационные карточки

К регистрации на бумажных карточках прибегают в том случае, если в организации нет ни СЭД, ни возможности вести электронные журналы.

Карточная система регистрации позволяет регистрировать один и тот же документ в нескольких картотеках в зависимости от классифицирующего признака: по автору, исполнителю и пр. Такой вид картотеки называется справочным, или информационным.

Также возможно заведение тематической картотеки, в которой карточки организуются согласно классификатору вопросов деятельности организации. Для осуществления контроля за исполнением документов и поручений используется сроковая картотека.

[attention type=red]
Поскольку вся работа в картотеке ведется вручную – во время регистрации и в ходе поиска нужной информации, она крайне не продуктивна для работы с большим объемом документооборота, например, с входящими документами.
[/attention]

Организация самостоятельно определяет формы регистрационных карт и закрепляет их в инструкции по делопроизводству.

Кто должен вести регистрацию документов

В случае если в организации делопроизводство ведется централизованно, то вся документация регистрируется в службе ДОУ. При смешанной форме необходимо четко определить, какое подразделение, какой сотрудник ответственны за регистрацию, а также установить перечень документов, подлежащих регистрации.

Часть внутренних документов (приказы по основной деятельности, служебные записки, докладные и пр.) регистрируется службой делопроизводства. Протоколы заседаний – по месту создания лицом, ответственным за организацию мероприятия. Внутренняя документация структурных подразделений проходит регистрацию в структурных подразделениях.

Т. В. Войцехович

Источник: http://naar.ru/articles/registratcionnye-formy-dokumentov-obiazatelnye-rekomendovannye-proizvolnye/

Справочник делопроизводителя

Регистрация документов
Регистрация документов – одна из базовых процедур в делопроизводстве. Однако не все документы подлежат обязательной регистрации. Разбираемся, какие документы регистрировать и в какой форме, а также составляем список документов, которые в регистрации не нуждаются.

Регистрация необходима на этапе создания документа и в процессе его перемещения из одной организации в другую (или органы власти). Без регистрации многие документы не имели бы юридической силы и не смогли бы попасть к конечному адресату.

Приказ вступает в силу только после того, как он был подписан и зарегистрирован. Исходящая корреспонденция имеет официальный статус при наличии регистрационного номера.

Аналогичным образом входящему документу присваивается регистрационный индекс – и с этого момента организация берет ответственность за его исполнение или использование.

Суть регистрации проста: документ должен быть идентифицирован, то есть получить регистрационный номер. При этом в учетные документы (журналы, карточки) необходимо внести запись о регистрации. Эта процедура важна не только для учета документов и контроля за их исполнением. Документ с уникальным номером гораздо легче найти в электронной системе, файле или в бумажном архиве.

Основные принципы регистрации

Нормативными актами в сфере делопроизводства закреплены общие правила регистрации документов. Главное «пособие» делопроизводителей – Правила делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти 2021 года, которыми в том числе установлены основные принципы регистрации документов.

Зарегистрировать документ можно только один раз

Принцип однократности означает, что в пределах одной организации документ может быть зарегистрирован единожды.

Об этом принципе особо следует помнить при смешанной форме делопроизводства, когда наряду с регистрацией бумажных документов в организации ведется электронный документооборот.

Дублей быть не должно и в том случае, если документ, зарегистрированный в службе делопроизводства, направлен на исполнение в структурное подразделение, где обновить сведения о документе могут, используя уже созданный регистрационный номер.

Регистрация осуществляется в пределах отдельных групп

Принадлежность к группе определяется в зависимости от вида документа, количества документов одного вида, автора, содержания. Например, распорядительные документы, договоры, служебные документы, исходящая корреспонденция

Соблюдать сроки

Входящие документы регистрируются в день поступления, исходящие и внутренние – в день подписания. Телеграммы и факсы должны быть зарегистрированы в момент получения, после чего их незамедлительно передают адресату.

Правило календарного года

Документы регистрируют в пределах календарного года. За это время ни один номер не может повториться. С наступлением нового года «счетчик» обнуляется, и документы начинают регистрировать с первого номера, но с учетом изменившейся даты календарного года. Исключение – описи дел постоянного хранения, которые имеют один номер и сквозную нумерацию пунктов.

Регистрировать ОБЯЗАТЕЛЬНО

Служба делопроизводства должна регистрировать все документы, требующие учета, исполнения и использования в справочных целях независимо от способа создания и получения документа.

В самом общем виде это документы, которые:

  • поступили из других организаций и от физических лиц;
  • внутренние и отправляемые документы;
  • требующие ответа;
  • из органов власти, вышестоящих организаций и т.п.

В кадровом делопроизводстве регистрации подлежат:

Также рекомендуется вести регистрацию выдачи и сдачи доверенностей работникам, представляющим интересы организации. Это позволит проконтролировать срок действия доверенностей, а в случае увольнения работника поможет выяснить, есть ли у него на руках действующий документ.

Единого перечня нерегистрируемых документов не существует

По общему правилу не регистрируются документы, полученные для сведения и не требующие исполнения или ответа. Обычно перечень таких документов содержится в приложении к инструкции по делопроизводству. Если инструкции по делопроизводству в организации нет, список нерегистрируемых документов может быть утвержден приказом руководителя организации.

Как правило, к нерегистрируемым относятся:

  • сводки и информация, присланные для сведения;
  • копии приказов руководителя по основной деятельности;
  • копии распорядительных документов вышестоящей организации;
  • формы статистической отчетности;
  • графики, наряды, заявки;
  • прейскуранты, прайс-листы,
  • технические условия;
  • поздравительные письма и телеграммы;
  • пригласительные билеты;
  • рекламные извещения, плакаты, программы мероприятий;
  • учебные планы, программы;
  • печатные издания (книги, журналы, бюллетени, каталоги);
  • корреспонденция работников с пометкой «лично» и многие др.

В случае если нарушены правила оформления документов, служба делопроизводства вправе их не регистрировать.

Регистрационные журналы, книги, карточки

Для регистрации документов используются журналы (книги) и карточки. Это две исторически сложившиеся формы фиксации регистрационных данных. С появлением компьютеров из бумажных они постепенно трансформировались в электронные журналы, базы данных и, наряду с другими делопроизводственными процедурами, перекочевали в системы электронного документооборота. 

Журналы (книги) регистрации

Если в организации не внедрена система электронного документооборота, функцию регистрации на себя могут взять электронные журналы, которые удобно составлять и вести в виде таблицы Excel. Первая строка такого журнала содержит заголовок информационного поля, каждая последующая – учетную запись.

В большинстве случаев формы регистрационных журналов четко не регламентированы. При необходимости содержание строк и столбцов можно менять, придерживаясь принципа полноты отображения информации о регистрируемом документе.

В произвольной форме ведутся:

Формы журналов и книг, ведение которых обязательно, нормативно определены.

Формы журналов, рекомендованные ГОСТ 12.0.004-90 «Межгосударственный стандарт. Система стандартов безопасности труда. Организация обучения безопасности труда. Общие положения», утвержденным и введенным в действие постановлением Госстандарта СССР от 5 ноября 1990 года № 2797»: 

  • Журнал регистрации вводного инструктажа;
  • Журнал регистрации инструктажа на рабочем месте.

С полным списком журналов, ведение которых обязательно, рекомендовано или не предусмотрено законодательством РФ, можно ознакомиться в сводной таблице.

ВАЖНО! Обязательное ведение учетных форм в виде журналов установлена Перечнем типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, 2010 года (статьи 258, 259,260, 261 и др.). Журналы (книги) регистрации подлежат особому хранению.

Бумажные журналы (книги) регистрации ведутся до полного заполнения. На обложке указывается наименование организации, заголовок, дата заведения журнала (книги), а после внесения последней возможной записи – дата окончания. Любые изменения в названии организации или ее организационно-правовой собственности также должны быть отражены на обложке.

Регистрировать документы в бумажных журналах нужно только в том случае, если такое требование закреплено в правовых актах или когда в этом есть объективная необходимость, например, во избежание разногласий при выдаче документов об образовании и пропусков. В остальных случаях более удобной формой регистрации являются электронные журналы.

Регистрационные карточки

К регистрации на бумажных карточках прибегают в том случае, если в организации нет ни СЭД, ни возможности вести электронные журналы.

Карточная система регистрации позволяет регистрировать один и тот же документ в нескольких картотеках в зависимости от классифицирующего признака: по автору, исполнителю и пр. Такой вид картотеки называется справочным, или информационным.

Также возможно заведение тематической картотеки, в которой карточки организуются согласно классификатору вопросов деятельности организации. Для осуществления контроля за исполнением документов и поручений используется сроковая картотека.

[attention type=red]
Поскольку вся работа в картотеке ведется вручную – во время регистрации и в ходе поиска нужной информации, она крайне не продуктивна для работы с большим объемом документооборота, например, с входящими документами.
[/attention]

Организация самостоятельно определяет формы регистрационных карт и закрепляет их в инструкции по делопроизводству.

Кто должен вести регистрацию документов

В случае если в организации делопроизводство ведется централизованно, то вся документация регистрируется в службе ДОУ. При смешанной форме необходимо четко определить, какое подразделение, какой сотрудник ответственны за регистрацию, а также установить перечень документов, подлежащих регистрации.

Часть внутренних документов (приказы по основной деятельности, служебные записки, докладные и пр.) регистрируется службой делопроизводства. Протоколы заседаний – по месту создания лицом, ответственным за организацию мероприятия. Внутренняя документация структурных подразделений проходит регистрацию в структурных подразделениях.

ИСТОЧНИК: http://naar.ru/articles/registratcionnye-formy-dokumentov-obiazatelnye-rekomendovannye-proizvolnye/

Источник: http://archive-tkr.ru/statyi/post/o-tom-kakiye-dokumenty-nuzhno-registrirovat-a-kakiye-net-shpargalka-deloproizvoditelya

Делопроизводство

Регистрация документов

В крупных компаниях ежегодно ведется переписка с десятками тысяч контрагентов, а внутренние документы создают тысячи сотрудников. Часть корреспонденции может поступать и обрабатываться в бумажном виде. Системы электронного делопроизводства помогают компаниям повысить эффективность работы в несколько раз и сформировать единое хранилище всех документов.

«Канцелярия» охватывает весь цикл работы с бумажными документами: от ввода и регистрации до сдачи в архив. Функциональность полностью соответствует российским стандартам делопроизводства, позволяя автоматизировать большинство «ручных» операций.

Утвержденный состав номенклатуры дел ведется в специальном справочнике системы. В случае децентрализованного учета документов предусмотрены места регистрации внутри структурных подразделений.

Номенклатура дел

При подготовке документов для передачи в архив по каждому номенклатурному делу можно автоматически распечатать обложку дела, а также опись документов. Время на подготовку к архивному хранению и поиск в архиве сокращается в несколько раз.

Регистрация документов

Чтобы занести документ в DIRECTUM, заполните необходимые поля регистрационно-контрольной карточки (РКК), а регистрационный номер присвоится автоматически.

Гибкая система нумерации позволяет присваивать номер документу в разрезе каждого журнала регистрации произвольно и автоматически. Номер может включать в себя код подразделения, код журнала, и любой необходимый реквизит.

С внедрением решения среднее время регистрации документов сокращается на 35-50%.

Пример РКК

РКК содержат первичные данные (подразделение, дата регистрации, регистрационный номер и т.д.), а также информацию о состоянии любого бумажного документа, например, его местонахождение. При перемещении документа между подразделениями на каждом месте регистрации заводится своя РКК. Отследить движение бумажного документа внутри компании можно по цепочке созданных РКК.

Также к РКК можно прикрепить документ или его скан-образ. Для оперативного занесения большого объема документов используется служба потокового ввода DIRECTUM Capture Service. Она поддерживает различные способы занесения документов: захват с электронной почты или из файловой системы (например, со сканера).

Массовое занесение документов со сканера

Функцию создания РКК и заполнения данных можно передать интеллектуальным механизмам Ario. Получив документ, они самостоятельно классифицируют его, распознают текст и заполняют РКК извлеченной значимой информацией. Делопроизводителю остается лишь проверить корректность заполнения. Это позволяет дополнительно сократить время на регистрацию и уменьшить количество рутинных операций.

Рассмотрение и исполнение входящих документов

После регистрации входящего документа делопроизводитель в пару кликов отправляет его на рассмотрение руководителю. По итогам рассмотрения документа секретарь или сам руководитель формируют поручения по документу.

Поручения

Если у руководителя есть помощник, предварительное рассмотрение документа с подготовкой проекта резолюции выполняет его помощник. Руководителю остается только утвердить проект резолюции и отправить поручения на исполнение.

В процессе исполнения поручений обеспечивается:

  • фиксация переписки по исполнению;
  • возможность делегирования и отправки на доработку;
  • контроль сроков, запросы нового срока.

Контролеры отслеживают исполнение визуально. Всем участникам работ доступна краткая сводка, отражающая ситуацию по связанным поручениям.

Дерево поручений

Отправка писем корреспондентам

Решение тесно интегрировано с модулем «Обмен с контрагентами». После согласования исходящего письма его легко отправить получателям через системы обмена документами – это избавляет от необходимости многократной распечатки документа и сокращает расходы на доставку.

Кроме этого для исходящих документов можно указать список рассылки по организациям и автоматически разослать электронные письма адресатам или распечатать конверты, соответствующие стандартам Почты России.

Печать конвертов

Оформление и ознакомление с организационно-распорядительными документами

Оформление и отправка на согласование распорядительных документов полностью автоматизировано. Достаточно заполнить необходимые данные в мастере действий, после чего система сформирует документ и отправит его нужным сотрудникам на согласование и подписание:

Оформление распорядительного документа

Оформление распорядительного документа

Оформление распорядительного документа

После подписания организационно-распорядительный документ можно разослать заинтересованным сотрудникам для ознакомления. Для этого нужно заполнить список рассылки в РКК. Этот список также можно использовать в будущем для рассылки другого документа.

Список рассылки документа

Сотрудники из списка рассылки получают задания на ознакомление с документом. В системе DIRECTUM для подтверждения ознакомления достаточно выполнить задание. А если высылается задача на ознакомление с документом, который не занесен в систему, то это указывается в тексте задачи и исполнители знакомятся с документом в бумажном виде.

Поиск и анализ

По известным реквизитам может быть найден как сам электронный документ, так и его РКК вместе с информацией о местонахождении и стадии исполнения документа.

Поиск по РКК

Быстро найти нужный документ вместе с РКК также можно по штрихкоду на бумажном аналоге документа. Благодаря технологии быстрой идентификации штрихкод считывается специальным сканером, после чего система автоматически находит документ и связанные с ним задания.

Окно действий над найденным документом

Для анализа эффективности работы пользователей в системе предусмотрены специализированные отчеты: «Список ознакомления», «Контроль сроков исполнения поручений», «Статистика исполнения поручений», «Документы, подлежащие возврату» и др.

Пример отчета

Веб-канцелярия

Веб-клиент может использоваться в удаленных офисах территориально распределенной организации или как основной клиент, обеспечивающий кросс-платформенность и удобство администрирования. Для работы нужен только доступ в интернет.

Входящая РКК в веб-канцелярии

Эффект от внедрения

С использованием решения сотрудники будут своевременно получать приказы и распоряжения для исполнения. Контроль исполнения управленческих решений станет полностью прозрачен.

  • К минимуму сводится риск потери документов
  • В 2 раза сократится время на подготовку и согласование исходящего письма
  • В 12 раз ускорится поиск местонахождения бумажных документов
  • В 2 раза ускорится подготовка информации руководству по исполнению поручений
  • На 20% увеличится выполнение поручений руководства

Источник: https://www.directum.ru/solution/chancery

Регистрация документов как ключевой этап работы с документами

Регистрация документов

Регистрациядокументов-важнейший этапработы с документамии определяетсякак “Записьучетных данныхо документепо установлен­нойформе, фиксирующаяфакт его создания,отправленияили получе­ния”.

Каквытекает изопределения,регистрацияпрежде всегопридаёт юридическуюсилу документу,так как фиксируетфакт его созданияили получения.Пока документне зарегистрирован,не получилсвоего номе­ра,он не оформлен,он как бы ещёне существует.Например, приказ,постановлениеи т.п. Если полученныйдокумент незарегистрирован,учреждениеза него не отвечает,так как фактполучения неподтверж­дён.

Регистрацияпреследуеттри цели: учетдокументов,контроль заих исполнениеми справочнаяработа по документам.

Регистрацииподлежат вседокументы,требующиеспециальногоуче­та, исполненияи использованияв справочныхцелях независимоот спо­собаполучения.

Сампроцесс регистрации- это снятие сдокументапо­казателей(реквизитов)и занесениеих в определённуюрегистрационнуюформу (журнал,картотеку,ПЭВМ) для созданиябазы данныхо доку­ментахучреждения.

Таким образомв процессерегистрациисоздаётсяинформационно-поисковаясистема по всемдокументаморганизации(фирмы).

Каждыйдокумент, отнесённыйк числу регистрируемых,получает свойрегистрационныйномер. Он несовпадает исущественноменьше учёт­ногопорядковогономера, проставленногов отметке опоступлениидо­кументав организацию.

Документырегистрируютсяодин раз. В небольшомучреждении,фирме все документырегистрируетцентрализованносекретарь. Вуч­реждении,имеющем отделы,регистрациявнутреннихдокументовпро­водитсядецентрализованнопо группам: вбухгалтерии,отделе кадров,канцелярии.При этом внутренниедокументыдолжны регистрироватьсяв день подписанияили утверждения,входящие-в день поступления,исходящие-в день отправки.

длявходящих, исходящихи внутреннихдокументовведутся раз­дельныерегистрационныеформы с самостоятельнымирегистрационны­миномерами.

Издокумента впроцессе регистрациив регистрационнуюформу вы­писываются,как правило,следующиесведения:

-дата получения;

-входящий№(индекс);

-дата документа;

-индекс документа;

-регистрационныйномер документа;

-автор (корреспондент)-т.е. чей этодокумент;

-заголовок (очем документ);

-резолюция;

-срок исполнения;

-исполнитель(кто с ним работает);

-ход исполнения(фиксируютсявсе передачидокумента икак ис­полнен)

-№дела (куда документпомещен послеисполнения)

Прирегистрацииотдельных видовдокументов,например обращенийграждан, внутреннихи исходящихдокументовсведения, вписываемыев регистрационныеформы, частичноизменяютсяи дополняются.На­пример, прирегистрацииобращенийграждан записываетсяих адрес.

Учреждениеимеет право,учитывая своюспецифику,дополнятьсве­дения орегистрируемомвходящем документе.Например, частоучиты­ваетсяколичестволистов, наличиеприложенийи т.д.

Формырегистрациимогут быть трехвидов: журнальная,карточная иавтоматизированнаяэлектронная(на ПЭВМ).

Журнальнаясистема регистрациинужна толькотогда, когдаучет до­кументоввыступает напервое место,предотвращаетпретензии состо­роны граждан,конфликтныеситуации. Например,при выдачедокумен­товоб образовании,трудовых книжек,пропусков. Это,как правило,Документы,регистрационныйиндекс которыхсостоит изпорядковогономера.

Можнооставить журнальнуюсистему и в томслучае, когдапоступа­еточень незначительноеколичестводокументов.

Вовсех остальныхслучаях этаформа регистрацииустарела48,так как затрудняетведение контроляза исполнениемдокументови спра­вочнуюработу по ним.

Болееудобной являетсякарточнаясистема регистрациидокументов.Форма карточки(РКК регистрационно-контрольнойкарточки) ираспо­ложениев ней реквизитовмогут бытьопределеныв самом учреждениии записаны винструкциюпо делопроизводству.

Можнопредложитьследующую формурегистрационнойкарточки наформате А5(148х210)или А6(105х148):

Вычертивна формате А5или А6 такуюформу карточки,ее размножаютна копировальномаппарате, выбравдостаточноплотную бумагу.Для различныхрегистрируемыхгрупп документовможно использоватькарточки разныхцветов, цветовыеполосы по верхнемуполю или подиагонали.

Дляведения карточнойсистемы регистрациив ручном режименеоб­ходимоиметь тиражкарточек нагод и как минимумдва картотечныхящика для хранениякарточек: всроковой контрольнойкартотеке испра­вочнойкартотеке.

Количествоэкземпляровзаполняемыхрегистрационныхкарточек (ихобычно называютрегистрационно-контрольнымикарточками-РКК) оп­ределяетсяучреждением.Как правило,таких карточекзаполняетсякак минимумдве.

Наиболеерациональнойявляется сегоднярегистрациядокументовна компьютере.Но и в этом случаена экран выводитсяформа карточки(экранная формаРКК) с аналогичнымиполями и в неезаносятсясведе­ния одокументе.

Карточкуна документможно заполнитьсначала неполностью, допередачи документаруководителю,т.е. без резолюции,срока исполне­нияи исполнителя.После рассмотрениядокументаруководителемкар­точкадозаполняется,т.е. эти сведениявносятся в нее.

Причетком взаимодействиис руководителем,если руководительутром просматриваетполученнуюкорреспонденцию,можно сначаладать документына просмотрруководителю,а затем уже,имея его резолю­цию,заполнитьполностьюрегистрационнуюформу.

Заполнивкарточку, однуиз них помещаютв сроковуюкартотеку,другую винформационно-справочную,а документпередают исполните­людля работы сним.

Прирегистрациина ПЭВМ, данныео документе,заложенныепри его регистрации,будут использованыв программахпо автоматизированно­муконтролю исправочнойработе. Приэтом поискможно вестипо любо­му извведённыхпоказателей.

РоссийскийГосударственныйГуманитарный

Университет

Реферат

Тема:«Регистрациядокументовкак ключевойэтап работыс документами»

Учебнаядисциплина«Делопроизводство»

Студент:Карасев АндрейВикторович

Группа:ЭЗПС

Преподаватель

Оценка«_______________»

Калуга– 2000

Источник: https://mirznanii.com/a/271184/registratsiya-dokumentov-kak-klyuchevoy-etap-raboty-s-dokumentami

Регистрация входящих документов

Регистрация документов

Пожалуй, первое, чему учится секретарь на рабочем месте – регистрировать документы. Эта статья посвящена документам любого рода, поступающим в организацию. Рассмотрим порядок их регистрации и форму журнала для учета входящих документов.

Образец журнала можно скачать по ссылке. Регистрация входящих документов производится для того, чтобы облегчить их поиск, отслеживание и в целом работу с ними.

Результатом регистрации является уникальный регистрационный индекс (номер), присвоенный каждому письму. 

Кем осуществляется прием и регистрация входящих документов? Это зависит от того, централизован ли прием документов в компании или нет. При централизованной форме принимает документы и заносит их в базу данных секретарь или работник канцелярии.

Если форма работы децентрализованная, то этим занимаются сотрудники структурных подразделений, ответственные за делопроизводство. Последнее чаще относится к крупным организациям с большим объемом документооборота.

В небольших и средних компаниях лучше, чтобы приемом и регистрацией документов занимался один человек или одно подразделение.

Как документы поступают в организацию

Поступившие по почте письма вскрываются секретарем. Исключение – те конверты, на которых стоят пометки «Конфиденциально» или «Лично». В этом случае письмо передается адресату в запечатанном конверте. Сами конверты обычно выбрасывают, но и здесь не без нюансов.Нужно оставить и прикрепить к письму конверт, если:

а) письмо пришло от физического лица (так называемое обращение по какому-либо вопросу),

б) иначе, как по конверту, нельзя установить обратный адрес отправителя,

в) принципиально важно по штемпелям на конверте установить, когда было отправлено и получено это письмо.

Помимо почты, письма в компанию могут прийти по следующим каналам:

— доставка курьером,

— электронная почта,

— факс,

— экспресс-почта.

Хотя в целом не столь важно, как именно пришло письмо в организацию.Главное, что оно должно быть учтено и зарегистрировано.

Впрочем, регистрации подлежат не все документы. Не нужно регистрировать следующие:

— счета-фактуры, акты, накладные и подобные документы, а также договоры, проекты, сметы и т.п., если их прислали без сопроводительного письма (в этом случае документы передаются напрямую исполнителям);

— коммерческие предложения и предложения сотрудничества, рекламные материалы;

— поздравительную корреспонденцию;

— журналы, газеты, каталоги;

— приглашения на всевозможные мероприятия (кроме приглашений на совещания).

Также остается спорной регистрация писем, оформленных неправильно.

Письмо, подписанное директором организации, может быть написано от руки на обычном листе бумаги, или не быть зарегистрированным в качестве исходящего, или быть не подписанным… В таких случаях юридическая сила документа является очень сомнительной, и организация-адресат вполне может и отказать в приеме и регистрации такого письма. Другой случай, когда документы не принимаются и не регистрируются – если в письме заявлены приложения, а по факту они отсутствуют. Тогда составляется специальный акт, и вместе с актом письмо возвращается отправителю.

Правило №1. Каждый входящий документ может быть зарегистрирован только один раз

Часто бывает так, что отправитель высылает письмо по электронной почте или по факсу, а потом еще и по обычной почте. Таким образом одно и то же письмо может прийти в организацию три-четыре раза. Все они должны получить один входящий номер. Как не допустить повторной регистрации? Очень просто, достаточно обращать внимание на исходящий номер отправителя – он будет повторяться.

Правило №2. Входящий номер документа должен быть уникален

Регистрация входящих документов осуществляется строго однократно. Другими словами, под один конкретным номером в организации в один конкретный день может быть зарегистрирован только один входящий документ.

Процесс регистрации

После того, как письмо было принято и рассмотрено, и секретарь установил, что оно соответствует всем требованиям, предъявляемым к деловым письмам или обращениям граждан, и может быть принято, можно приступать к регистрации. В правом нижнем углу лицевой стороны первого листа документа ставится штамп (или делается запись от руки):

Затем в поля вписывается дата поступления документа и его порядковый номер по Журналу регистрации входящих документов. Если курьер привез два экземпляра письма, то на втором экземпляре (он называется визовый) проделывается все то же самое.

Приведенный штамп – самый универсальный вариант. Если есть необходимость, его можно дополнить. Так, некоторые организации указываются не только дату, но и время поступления документа, другие – количество приложений, у третьих вообще несколько штампов, каждый из которых со своим индексом. Таким образом, штамп разрабатывается исходя из нужд организации.

Что касается номера, то нумерация может быть простая валовая — №1, №2, №3 и так далее, а может быть и более сложная.

Например, некоторым категориям документов при регистрации могут присваиваться индексы: №1/123, №2/48 и т.д. Такая система индексации – вещь очень распространенная. Каждая компания разрабатывает ее для себя сама.

Главное, как говорилось выше, что каждый номер, независимо от количества индексов, должен быть уникальным.

После этого в Журнал регистрации входящих документов вносится информация о поступившем письме.

Скачать Журнал регистрации входящих документов

Скачать Образец заполнения журнала входящих документов

Универсальный журнал регистрации входящих документов может содержать следующие графы:

— входящий номер документа;

— дата регистрации;

— отправитель;

— заголовок (тема) документа (даже если она не указана на документе, при регистрации нужно коротко написать, о чем письмо);

— приложение (с указанием количества листов и экземпляров);

— получатель (если организация небольшая, то обычно это генеральный директор; в более крупных компаниях директор делегирует прием документов компетентным руководителям);

— исполнитель (работник, который отвечает за выполнение задания по письму согласно резолюции);

— ссылка на электронную копию документа (если регистрация происходит в электронном журнале, то письмо настоятельно рекомендуется отсканировать и поместить в эту колонку гиперссылку на скан);

—   примечание.

Зарегистрированное письмо отправляется на рассмотрение к руководителю.

Источник: http://thebestsecretary.ru/?p=1230

Поделиться:
Нет комментариев

    Добавить комментарий

    Ваш e-mail не будет опубликован. Все поля обязательны для заполнения.