Роструд и Сбербанк проверили электронные кадровые документы (4 видео)

Эксперименты Минтруда: как кадровый документооборот становится электронным

В ходе эксперимента обнаружилась проблема — при утрате электронного документа из корпоративной информационной системы работнику затруднительно восстановить свои права. Это означает, что для массового перехода на безбумажный формат работы в первую очередь нужно обеспечить дублирование информации о работе в государственной информационной системе.

Эксперимент также выявил сложности, связанные с применением различных видов электронной подписи. Поэтому до принятия законопроекта о кадровом ЭДО в сфере информационных технологий должны быть выработаны решения, касающиеся электронной подписи, архивного хранения данных, защиты передачи данных и юридической значимости электронных документов, в том числе в судебных спорах.

Содержание

Изменения в законодательство по итогам первого эксперимента
Второй эксперимент: ЭДО без дублирования на бумаге
Утвержден новый регламент трудовых проверок
Какие документы могут истребовать
В каких случаях проверки не будет
Плановые проверки
📺 Видео

Изменения в законодательство по итогам первого эксперимента

Правительство РФ поддержало поэтапный подход рабочей группы и на заседании 28 июня 2021 года дало соответствующие поручения.

Для начала было предложено разработать законопроекты о ведении сведений о трудовой деятельности работников в электронном виде, предусмотрев в них постепенный переход к ведению трудовых книжек исключительно в электронном виде.

Видео:Как перейти на электронный кадровый документооборот в 2022 годуСкачать

О сложностях внедрения электронных трудовых книжек мы рассказывали в прошлой статье о кадровом ЭДО.

Приняв во внимание итоги эксперимента и поручения Правительства РФ, Минтруд России разработал и разместил 29 октября 2021 года для общественного обсуждения законопроект «О внесении изменений в Трудовой кодекс Российской Федерации (в части формирования и ведения сведений о трудовой деятельности работника в электронном виде)» и сопутствующие проекты законов.

Согласно законопроекту работодатели будут передавать в ПФР сведения о трудовой деятельности, которые вносятся в трудовую книжку, в электронном виде.

Начиная с 1 января 2021 года их будут передавать в ПФР ежемесячно, а с 1 января 2021 года — ещё чаще (не позднее рабочего дня, следующего за днём издания всех кадровых приказов).

В связи с этим при заключении трудового договора и для подтверждения трудовой деятельности работник сможет получить документы с предыдущего места работы как у бывшего работодателя, так и в МФЦ или ПФР — на бумаге или в электронной форме.

На сведения о трудовой деятельности работников будет распространяться порядок хранения, предусмотренный для индивидуального лицевого счёта (его ПФР хранит в течение всей жизни застрахованного лица).

А вот работодатель после увольнения работника будет хранить сведения в электронном виде всего три года.

При увольнении работник получит у работодателя сведения о трудовой деятельности на бумажном носителе, что исключит риск их несвоевременного получения в информационной системе ПФР, например, по техническим причинам.

Видео:ЭДО | Электронный документооборотСкачать

Если законопроект будет принят и вступит в силу с 2021 года, уже в 2021 году сведения о трудовой деятельности работников будут вестись только в электронном виде, за исключением работников, подавших заявление о ведении трудовых книжек на бумажном носителе. А с 2027 года трудовые книжки на бумажном носителе отменят полностью.

В качестве одного из сопутствующих законопроектов Минтруд разработал поправки в Федеральный закон об индивидуальном (персонифицированном) учёте в системе обязательного пенсионного страхования.

Законопроект подразумевает, что индивидуальный лицевой счёт в ПФР дополнят новым разделом, содержащим сведения о трудовой деятельности застрахованного лица, в том числе выполняемой им работе и занимаемой должности, а также сведения об увольнении и основаниях прекращения трудового договора.

Работодатели будут формировать сведения в форме электронного документа с использованием своих программно-технических средств либо для этих целей ПФР будет бесплатно предоставлять электронный сервис.

https://www.youtube.com/watch?v=EQ0qIzi7kI4

Еще одним сопутствующим законопроектом стали поправки в Кодекс Российской Федерации об административных правонарушениях, которые предусматривают с 2021 года административную ответственность в виде предупреждения должностных лиц за нарушения порядка передачи сведений о трудовой деятельности в ПФР (статья 5.27 КоАП РФ).

Видео:Электронный кадровый документооборот для банка | Отзыв СБИССкачать

На момент написания статьи (апрель 2021 года) законопроект «О внесении изменений в Трудовой кодекс Российской Федерации (в части формирования и ведения сведений о трудовой деятельности работников в электронном виде)» размещён со статусом «Подготовка заключения об ОРВ». На следующем этапе документы направятся на рассмотрение в правительство.

Второй эксперимент: ЭДО без дублирования на бумаге

После рассмотрения в правительстве законопроекта Минтруда и итогов первого эксперимента было принято решение провести ещё один эксперимент по внедрению кадрового ЭДО. Второй эксперимент регламентирован законопроектом «О проведении эксперимента по ведению документов, предусмотренных трудовым законодательством, связанных с работой, в электронном виде у отдельных работодателей».

Утвержден новый регламент трудовых проверок

БУХУЧЕТТРУДОВЫЕ ОТНОШЕНИЯСТРАХОВЫЕ ВЗНОСЫНДСНДФЛПОДТВЕРЖДАЮЩИЕ ДОКУМЕНТЫ

Новости
Трудовые отношения

Утвержден новый регламент трудовых проверок 17 октября Марина Басович Налоговый журналист, опыт работы более 10 лет

Видео:Электронный кадровый документооборот (КЭДО) - Елена ПономареваСкачать

С 22 октября будет действовать новый административный регламент, регулирующий порядок осуществления плановых и внеплановых трудовых проверок (утв.

приказом Роструда от 13.06.19 № 160; зарегистрирован в Минюсте 10.10.19). Теперь в регламенте приведен исчерпывающий перечень документов, которые могут быть запрошены в ходе проверки. В частности, сказано, что контролеры могут истребовать у организации или ИП документы, устанавливающие порядок индексации зарплаты, в том числе запросы работодателя о росте потребительских цен на товары и услуги.

Согласно регламенту, проведение плановых и неплановых проверок осуществляется в отношении:

организаций или ИП, имеющих работников, с которыми заключены трудовые договоры;
физлиц, не являющихся ИП, но имеющих работников, в частности, для помощи по ведению домашнего хозяйства, с которыми заключены трудовые договоры.

Какие документы могут истребовать

Исчерпывающий перечень документов и (или) информации, которые ревизоры могут запросить у работодателя в рамках проверки, приведен в пункте 13 Регламента. Этот список весьма внушительный. Помимо прочего, проверяющие вправе истребовать:

документы по начислению и оплате отпуска, выплате денежной компенсации за неиспользованные отпуска при увольнении;

Видео:Электронный кадровый документооборотСкачать

Бесплатно рассчитать зарплату и отпускные с учетом всех актуальных на сегодня показателей

документы, устанавливающие систему оплаты труда, включая размеры тарифных ставок, окладов, доплат и надбавок компенсационного и стимулирующего характера (коллективный договор, соглашения, локальные нормативные акты);
документы, устанавливающие порядок индексации заработной платы и подтверждающие индексацию заработной платы, в том числе запросы работодателя о росте потребительских цен на товары и услуги;
документы по начислению и выплате зарплаты и иных сумм, в том числе ведомости по начислению и выплате зарплаты и иных выплат работникам, платежные поручения с приложением реестров перечислений, согласия работников на удержание из зарплаты, расчетные листки и приказы работодателя об утверждении формы расчетного листка, приказы об установлении простоя;
должностные инструкции, трудовые книжки, бланки трудовых книжек и вкладышей в них, книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них;
трудовые договоры и допсоглашения к ним, гражданско-правовые договоры, документы о представителе работодателя, подписавшем трудовой договор, документы, подтверждающие наличие полномочий по подписанию трудовых договоров и по допуску работников до работы;

Бесплатно составить и распечатать трудовой договор

документы, подтверждающие соблюдение обязательных требований в части рабочего времени, в том числе табели учета рабочего времени и иные документы по ведению учета фактически отработанного рабочего времени, графики работы (сменности), результаты специальной оценки условий труда, соглашения сторон об установлении неполного рабочего времени, документы об ознакомлении работников в письменной форме с правом отказаться от работы в ночное время, сверхурочной работы, документы об установлении режима рабочего времени;
документы, подтверждающие соблюдение обязательных требований в части времени отдыха, в том числе графики отпусков, уведомления работников о предстоящих отпусках, приказы о предоставлении отпусков, заявления работников о предоставлении отпусков, документы о привлечении работников к работе в выходные и нерабочие праздничные дни;
документы, подтверждающие соблюдение обязательных требований в части трудового распорядка и дисциплины труда.

Бесплатно составлять кадровые документы по готовым шаблонам и вести кадровый учет в веб-сервисе

В каких случаях проверки не будет

Проверка не может проводиться (или должна быть прекращена), если установлено, что:

Видео:КЭДО. Как выбрать вариант перехода на электронные кадровые документы.Скачать

отсутствуют основания для проведения проверки;
предмет проверки не соответствует полномочиям Роструда и его территориальных органов;
при организации и проведении проверки допущены грубые нарушения, предусмотренные законодательством о государственном контроле (надзоре);
если после начала проверки выявлена анонимность обращения или заявления, явившихся поводом для ее осуществления, либо установлены заведомо недостоверные сведения, содержащиеся в обращении или заявлении.

Плановые проверки

При осуществлении плановых проверок инспекторы по труду по-прежнему будут использовать проверочные листы (списки контрольных вопросов). Предмет проверки должен ограничиваться исключительно этими вопросами. Периодичность плановых проверок зависит от категории риска деятельности организации или предпринимателя. Чем выше категория, тем чаще будут проверять работодателя.

https://www.youtube.com/watch?v=vVUZwTHjS8Q

Согласно новому регламенту, планы трудовых проверок должны публиковаться на сайтах территориальных инспекций по труду не позднее 10 ноября года, предшествующего тому, на который запланированы проверки.

Бесплатно найти организацию или ИП в списке плановых неналоговых проверок Обсудить на форуме В закладкиРаспечатать 14 320 Обсудить на форуме В закладкиРаспечатать 14 320