Адаптация новичка

В процессе адаптации нового сотрудника помимо таких объективных факторов, как новая корпоративная культура, условия работы, мотивация, регламенты новой организации, существуют и субъективные. Это психологические аспекты взаимодействия с новым коллективом, взаимоотношения нового человека со «старожилами». Не всегда этот процесс проходит гладко.

Настороженность сложившегося коллектива к новому человеку присутствует в большинстве случаев и ее можно даже назвать стандартной реакцией на нового человека. И роль HR-а в налаживании эффективного взаимодействия новых и уже работающих сотрудников, создание положительно фона в коллективе выходит на первый план.

Вхождение новичка в должность сопряжено как с профессиональными, так и с психологическими сложностями.

• Новый сотрудник не знает бизнес-процессов в компании.
• Ему требуется время, чтобы изучить их и применять на требуемом уровне.
• В момент освоения он работает менее эффективно и ему сложнее выполнять свою работу, она требует больше времени.
• Незнание принятых моделей поведения в подразделении, традиций взаимодействия между сотрудниками.

В зависимости от гибкости и коммуникабельности, принятие в коллектив может быть довольно быстрым или очень медленным. Но процесс «притирки» все равно будет иметь место.

С точки зрения взаимоотношений с руководством, новичок не в полной мере может знать об ожиданиях начальника, требованиях к качеству выполнения работ, профессиональном уровне.

Все это вместе формирует в той или иной степени стрессовую ситуацию для сложившегося коллектива и для нового человека, что может быть причиной напряженности всех сторон.

Существуют и положительные моменты – ситуаций, когда новый человек предоставлен сам себе, становится все меньше.

Руководство компаний и менеджеры по работе с персоналом понимают, что успешность адаптации нового сотрудника в компании напрямую влияет на показатель текучести кадров, сохранность кадрового резерва и минимизацию усилий по поиску новых сотрудников взамен не подошедших или ушедших после испытательного срока. Все это входит в понятие «адаптация сотрудника в компании», которая имеет очень большое значение для формирования успешной команды.

Система адаптации предлагает множество инструментов для того, чтобы вхождение нового сотрудника в сложившийся коллектив, в должность, проходило максимально эффективно, гладко и быстро. Лучшие методы – те, которые предполагают выстраивание системы эффективного взаимодействия новых и старых сотрудников с самого начала. роль в создании такой системы возлагается на HR-службу.

Прием №1 – обучение

Залогом успешной и быстрой адаптации нового человека в коллективе служит его обучение, цель которого – дать как можно больше информации о компании, сделать систему работы прозрачной и понятной, продемонстрировать ценности компании, ее ожидания. Понимание основных ценностей, которые разделяют другие сотрудники, становится тем фундаментом, на котором можно строить профессиональные и личные коммуникации с коллективом.

Обучение может проходить в форме тренингов, презентаций и с помощью обучающих материалов. Буклет новичка позволяет в доступной форме донести до нового сотрудника свод правил и действий, принятых в компании, нормы поведения, общения и прочие важные моменты корпоративной культуры. Его главная цель – помочь при социальной адаптации.

Прием №2 – должностная инструкция

Ознакомиться с требованиями к должности также помогают подробные должностные инструкции, где четко закреплены основные задачи, функции и обязанности сотрудника. Должностная инструкция – далеко не формальность. Изучение ее помогает новичку эффективнее и быстрее адаптироваться в должности.

Прием №3 – опросы

Регулярные специальные опросы в период испытательного срока, которые могут проводиться как в анонимной форме, так и в открытой, помогают определить уровень удовлетворенности нового сотрудника, выявить его ожидания, проблемы и дать ему обратную связь.

https://www.youtube.com/watch?v=Lm2I3pYnvs4

Опрос позволяет понять удовлетворенность множеством факторов на новом рабочем месте:

• самим рабочим местом,
• характером задач,
• уровнем ответственности,
• системой мотивации,
• системой управления,
• корпоративной культурой,
• определить ожидания в отношении карьеры, обязанностей или функционала.

Опрос позволяет выявить области, которые могут быть самим сотрудником не осознаваемы. Роль HR в этом случае – объяснить новичку непонятные моменты, дать ответы на вопросы, подсказать, как лучше действовать в той или иной ситуации, и обратить внимание на возможности, которые предлагает ему компания.

Прием №4 – наблюдение со стороны

Наблюдение со стороны HR за поведением сотрудников помогает выявить возможные проблемы коммуникаций в коллективе.

Обращать внимание стоит на то, общается ли новичок с другими коллегами или держится в стороне, как строится его взаимодействие с непосредственным руководителем, нет ли напряженности в их общении.

В случае подозрения о сложностях, с новичком следует провести беседу, чтобы такую проблему выявить в самом начале и урегулировать.

Прием №5 – вовлечение в корпоративную жизнь

Систему корпоративных мероприятий стоит построить так, чтобы у сотрудников были возможности активно проводить время и общаться вне рабочего процесса, что создает среду, в которой отношения в коллективе налаживаются намного быстрее. В такой ситуации намного легче влиться в сложившийся коллектив.

Так, в компании «Скинкеа» помимо регулярных мероприятий, принять участие в которых могут все сотрудники, действует система клубов по интересам, таких как: футбол, волейбол, бадминтон, киноклуб, танцы и многих других.

Лидеры клубов направляют приглашения новым сотрудникам на мероприятия клубов с первых дней их работы. Личные коммуникации в неформальной обстановке налаживаются намного легче, и помогают почувствовать себя частью нового коллектива значительно быстрее.

А старые сотрудники могут наладить коммуникацию с новым, даже если по роду своей деятельности они редко пересекаются по рабочим вопросам.

Прием №6 – институт наставничества

Пожалуй, наиболее эффективный инструмент, который можно использовать для налаживания плодотворного сотрудничества между новыми и давно работающими сотрудниками. Наставничество не менее сложно, чем система KPI с точки зрения внедрения. Но позволяет добиться высоких результатов как никакой другой.

В рамках наставничества у новичка в коллективе появляется некий старший товарищ, который непосредственно знакомит его с правилами и нормами компании, разъясняя все нюансы и аспекты, помогает решать профессиональные, организационные и другие, возникающие в процессе деятельности, вопросы. Все это вместе помогает новому человеку не только существенно быстрее адаптироваться, но и минимизирует ошибки при выполнении работы.

Функция наставника – передать необходимые для работы в компании профессиональные навыки и умения, научить выполнять новичка работу так, как требуется на его должности. Это делегирование профессиональной компетенции, которое проводится в два этапа.

На первом это обучение и совместное выполнение работы, по принципу «делай как я». На втором – самостоятельное выполнение работы новым сотрудником, проверка ее наставником и совместная работа над ошибками.

Второй этап повторяется до тех пор, пока новичок в полной мере не овладеет навыком, после чего он может работать самостоятельно.

Оценка полученных от наставника знаний может проводиться с помощью теста, цель которого – выявить уровень овладения профессиональными технологиями и определить зоны, которые необходимо проработать дополнительно.

Наставничество, как правило, подкрепляется материальными и нематериальными стимулами. К материальным факторам относится надбавка за выполнение функция наставника либо процент от заработной платы. С точки зрения нематериальной мотивации – наставничество может выступать одним из условий должностного продвижения, т.е. способствовать карьере.

Так, например, в компании «Скинкеа» проводится ежегодная аттестация штата. И принятие сотрудником на себя функции наставника способствует развитию таких компетенций, как: «Развитие других сотрудников коллектива», «Лидерство». Высокая оценка этих компетенций влияет на итоговый балл аттестации. Его величина служит основанием для изменения заработной платы и/или повышения в должности.

Прием №7 – обратная связь от руководителя

Этот этап адаптации имеет смысл проводить ближе к концу испытательного срока, когда уже становятся известны предварительные результаты деятельности сотрудника на новом рабочем месте.

https://www.youtube.com/watch?v=RCfJOpVOSYc

Результативность профессиональной деятельности сотрудников наиболее объективно отражает система KPI, при которой у каждого члена коллектива существуют свои собственные показатели эффективности. Наиболее объективную комплексную оценку качеств сотрудника можно получить, основываясь на конкретных компетенциях, принятых в компании, и характерных для должности.

В компании «Скинкеа» это оценка методом «360 градусов», которую дают коллеге сотрудники и руководители разных отделов.

Основываясь на ее результатах, результатах профессионального теста, значениях KPI, данных опроса, сотруднику предоставляется обратная связь от непосредственного руководителя.

В ходе нее фиксируются сильные, согласно компетенциям, стороны новичка и определяются зоны дальнейшего роста.

Определить, качественно ли проводится адаптация или нет, поможет статистика увольнений по итогам испытательного срока, в том числе, по причинам ухода, которые они указывают при финальном анкетировании.

Резюмируя, можно сказать, что ситуация с налаживанием успешного взаимодействия между старожилами и новичками во многом зависит от культуры, традиций, сформированных в коллективе.

На эти факторы можно и нужно влиять на уровне руководства, внедряя корпоративные стандарты, задавая такие правила в коллективе, когда уже с первых дней устанавливается эффективное взаимодействие между старыми и новыми сотрудниками на основе корпоративных стандартов.

pixabay.com

HR: шаг за шагом. Как обеспечить правильную адаптацию новичка

Адаптация сотрудника для «эйчара» — это как весна среди других пор года. Как от весны зависит урожай и благосостояние на протяжении всех последующих месяцев, так и адаптация — начало полного цикла HR-процессов, задающее вектор отношений нанимателя и сотрудника в будущем.

В предыдущем материале мы подробнее остановились на испытательном сроке. Однако адаптационный процесс не всегда завершается вместе с ним. Сегодня мы расскажем о том, какая часть всей адаптации зависит от менеджера по персоналу, и на что он в силах повлиять.

Пошаговая инструкция для работы с новыми сотрудниками

Бизнес-цели во главе

В основе адаптации, как и всех прочих HR-процессов, должны лежать конкретные бизнес-цели. Не интуиция, не личное желание специалиста по работе с персоналом, а конкретные результаты, которых нужно достичь.

Результатом адаптационного периода должна стать эффективная команда, то есть такие отношения в коллективе, как будто все в нём плодотворно работали с самого начала.

Чтобы добиться этого, необходима полная осведомлённость сотрудника о том, где он работает, как принято работать в этой компании, а также его лояльность к стилю работы и нанимателю в целом. Эти цели рождают ряд задач, которые должен выполнить именно менеджер по персоналу.

Какие же задачи стоят перед «эйчаром» в адаптационный период нового сотрудника?

Задача №1 — помочь новичку ощутить себя комфортно в новой атмосфере. Смена работы — это всегда выход из зоны комфорта, когда покидаешь что-то привычное, хорошо известное, порой даже любимое. Задача №1 на новом месте — восстановить это состояние безопасности, уверенности, продуктивности.

Задача №2 — помочь наладить контакты и отношения в коллективе.

Задача №3 — установить взаимопонимание с руководством, чтобы новый сотрудник своевременно получал и выполнял задачи.

На первый взгляд кажется, что всё просто: рассказать подробно о компании, со всеми познакомить, отвечать на вопросы. Однако не всегда всё простое работает. Попробуем разобраться пошагово, что нужно делать для выполнения бизнес-задач адаптационного периода.

Шаг 1: информирование

В самом начале необходимо обеспечить новичка исчерпывающей информацией о компании, в которой ему предстоит работать. Конечно же, за это несет ответственность менеджер по персоналу. Именно он должен рассказать новому сотруднику о структуре компании, существующих в ней ролях, процессах, правилах, традициях и о тех людях, с которыми сотруднику непосредственно придется коммуницировать.

https://www.youtube.com/watch?v=nZZiI16_VXU

В компаниях с отлаженными HR-процессами обычно есть документ под названием «Политика компании» или Policy, включающий в себя всю необходимую информацию, начиная с истории возникновения предприятия и заканчивая подробным описанием всех процессов (социального пакета, трудового распорядка, правил общения) с инструкциями по выполнению любых процедур: оформление отпуска, больничного, увольнения и т.д.

Наличие такого документа помогает тем, что у любого сотрудника есть возможность в нужный момент заглянуть туда и найти ответы на вопросы. Новичок, прочитав его, лучше поймет, где он оказался. Однако не у всех и не всегда есть время и желание читать многостраничные талмуды без крайней нужды. Получается, для адаптационного процесса такой документ не совсем подходит.

В некоторых компаниях новичков встречают так называемым приветственным письмом, в котором в нескольких абзацах предоставляется вся необходимая в первые дни работы информация.

К примеру, мы в своей компании готовим пошаговую инструкцию для первого дня работы: с кем и по каким вопросам новичку предстоит общаться, чьи контакты сразу необходимо внести в адресные книги. Также в этом письме есть координаты тимлида, HR’a, директора, бухгалтера, юриста, системных администраторов.

Помимо этого к нему прилагается небольшая инструкция по получению карточки в банке и созданию подписи в корпоративной почте.

Такое письмо экономит время на фиксацию наиболее важных деталей из огромного объема информации, который сваливается на новичка в первый день. В конце письма я обычно агрегирую по пунктам то, что должно произойти с новичком в первый день его работы у нас: от знакомства с сотрудниками и офисом компании до включения его в списки рассылки и корпоративные чаты.

Безусловно, во всех компаниях составлением таких документов занимается менеджер по персоналу. Он выделяет необходимую для передачи новичку информацию, структурирует ее, описывает процессы, собирает контактные данные. Это большая часть работы, требующая соответствующих навыков, а также помощи и содействия со стороны ключевых персон.

Шаг 2: представление

Необходимо представить новичка команде, провести для него экскурсию по офису. В небольших компаниях (до 100 человек) можно потратить на представление чуть больше времени и познакомить новенького со всеми сотрудниками. Конечно, он всех сразу не запомнит, зато сотрудники узнают, что с ними работает новый человек, кто это и в какой команде. Это обязательно поможет им в общении.

Помимо личного представления некоторые делают e-mail рассылку с краткой информацией о «ньюкамере», его должность, фото и контактами.

Дабы упростить процесс знакомства с работниками компании, можно создать что-то наподобие адресной книги, в которой будут имена, должности работников, их фото и контакты — это позволит в любой момент без проблем связаться с нужным человеком или просто понять, с кем ты общаешься или от кого тебе поступает запрос. И если в компании есть такой ресурс, то новому сотруднику нужно предоставить к нему доступ и дать на него ссылку.

В некоторых корпорациях есть традиция, согласно которой новый сотрудник самостоятельно придумывает текст письма о себе. Такие послания носят более личный характер и говорят о человеке гораздо больше официального представления.

Кроме непосредственного знакомства с коллективом важно учитывать ещё один момент. В каждой компании имеется онлайн-площадка для общения — корпоративный портал, социальная сеть или чат. Если у вас такой площадки нет, cтоит подумать о её создании. В первый день работы нужно дать новому сотруднику права доступа к такой площадке, подобрать полезные ссылки и, конечно, представить его.

Как правило, в таком формате общение происходит намного живее и свободнее, чем в реальности, поскольку люди чувствуют себя раскованнее и рамки дозволенного гораздо шире. Это делает коммуникацию менее официальной и более искренней. Кроме того, в таком месте можно найти фото- и видеоархивы, которые описывают историю работодателя гораздо красочнее и интереснее, чем текст «полиси».

Ещё один важный момент в налаживании коммуникаций в коллективе, который, несомненно, поможет в адаптации новых сотрудников, — это организация пространства для живого общения: кухня, курилка, тренажёры, теннисный стол или настольный футбол. Когда сотрудники собираются в таком месте, невольно появляется чувство причастности к общему делу, ощущение семьи. Это невероятно помогает создавать здоровую атмосферу на работе.

Шаг 3: знакомство с начальством

Это наиболее сложная задача на пути адаптации сотрудника в новом коллективе. Самое очевидное — это познакомить новичка с непосредственным руководителем.

Если существует ситуация параллельного подчинения, то рассказать, кто за что отвечает, какие задачи может ставить, какие вопросы решать и т.д..

Так сказать, «вручить» их друг другу и положиться на то, что все взрослые люди и сами знают, что делать дальше.

https://www.youtube.com/watch?v=e5OZjS2drHg

Однако ситуация усложняется тем, что руководители, набирающие персонал в свою команду, не находятся в подчинении менеджера по персоналу, а значит и не обязаны предоставлять ему обратную связь.

И если «эйчар» не пытается держать руку на пульсе и периодически проверять, как работает коммуникация в команде, он рискует оказаться в ситуации, когда через три месяца его просто поставят перед фактом: сотрудник не подходит.

Нюанс ещё и в том, что если проявлять своё внимание слишком часто, «эйчар» рискует стать навязчивым, может вызвать негатив чрезмерной опекой. Потому в данной ситуации как никогда важно соблюсти баланс.

Стоит отметить, что за обратной связью нужно обращаться не только к руководителю, но и к самому сотруднику.

В некоторых компаниях для этого существуют специальные опросники о том, что уже известно новичку и что он успел освоить.

Где-то используют игровые методы выявления степени адаптации, но никто не отменял и живого человеческого общения: вопросов, ответов, рассказов, помощи в решении каких-то вопросов.

Философия единства

Вся сложность работы менеджера по персоналу заключается в том, что порой сложно оценить его вклад в происходящее. Если всё идет хорошо, то кажется, что это происходит само собой, ведь как-то измерить то, что повлияло на ход событий, невозможно.

Однако если всё пошло плохо —  значит необходимая работа не была проделана вовремя, где-то процесс был пущен на самотёк.

И хотя может сложиться впечатление, что все вышеописанные шаги осуществить очень просто, на практике каждый из них обрастает подробностями, делающими любое новое решение уникальным.

Безусловно, очень помогает, когда все коллеги осознают, что делают общее дело ради единой цели —  создать эффективную команду.

В таком случае они понимают, что не все зависит от «эйчара», а им также нужно приложить определённые усилия: привыкнуть к новичку, научиться с ним общаться, принять его в коллектив, пригласить на обед, посвятить в неофициальные правила игры. С другой стороны, иногда менеджер по персоналу должен донести эту философию до коллектива.

Как видим, здесь масса работы, иногда сложной, иногда простой, но всегда очень важной, поскольку связана она с самым ценным активом любой компании — её работниками.

Адаптация сотрудников – 3 главных способа ускорить процесс

Екатерина Кармак
Консультант по трансформации бизнеса и управлению изменениями . Фасилитатор. Компания Powerofpeople.

Кадровый вопрос один из самых животрепещущих в любой компании, независимо от того производство это или любой другой тип бизнеса.

По статистическим данным 80 процентов новых сотрудников принимает решение об увольнении в первые несколько дней после прихода в компанию.

А для полноценного «вливания» в коллектив сотрудникам ключевых позиций в Америке требуется порядка 25 недель, в России этот срок может увеличиваться.

Поэтому вдвойне актуален вопрос – как сократить срок адаптации и сэкономить при этом средства и энергетические ресурсы уже действующего персонала?

Удивительно, но срок адаптации новых кадров в компании можно сократить в разы, так в компаниях с мировым именем, «Амазон», к примеру, научились уменьшать адаптационный период со 180 дней до 45. Впечатляющие результаты, не правда ли?

Но для полноценного понимания путей сокращения адаптации, необходимо вначале осветить непосредственно само понятие и ее этапы.

Понятие адаптации персонала и ее виды

Адаптация — это процесс обучение новых сотрудников навыкам, необходимым для получения полноценного специалиста и члена команды.

Адаптация подразделяется на производственную и внепроизводственную.

Производственная охватывает все профессиональные сферы компании и способы взаимодействия вновь прибывшего сотрудника с коллективом и работой. Это все области – от психологической до санитарно-гигиенических норм на предприятии и даже самых незначительных организационных моментов.

Внепроизводственная адаптация – это межличностное взаимодействие новичка с членами коллектива, не касающееся рабочих сфер. К такой адаптации относятся корпоративы, неформальные мероприятия, личностные тренинги, которые призваны сплотить коллектив и упрочить отношения между сотрудниками.

Этапы «становления» сотрудника в компании

Адаптацию принято подразделять на три этапа:

1. Пред адаптационный. На этом этапе ведется подробная оценка знаний и умений новичка и согласно полученным данным составляется адаптационный план и выстраивается программа ввода человека в процесс.
2. Ориентация. Включает в себя два этапа – простую и действенную. Простая ориентация – это ввод сотрудника в курс дела – объяснение простейших правил и норм компании, уклада работы, знакомство с коллективом. Замечено, что адаптация проходит в разы быстрее, если первое знакомство состоится во внерабочей обстановке. Так человеку проще вливаться в команду.Действенная ориентация – непосредственно деятельность новичка в компании. На этой стадии сотрудник показывает на что он способен и применяет полученные навыки, показывает себя «в деле». В период действенной ориентации особенно важно контролировать новичка, получая от него информацию – понятен ли ему процесс и возникают ли затруднения. Если на этом этапе пустить работника «в свободное плавание», то высок риск некачественной работы или ошибок, связанных с непониманием сути работы.
3. Функциональный этап. Завершающий адаптационный период, во время которого новичок становится полноценным членом команды и выполняет стопроцентную нагрузку.

На всех трех этапах крайне важно контролировать человека и подробно и при этом тактично вводить в курс дела.

https://www.youtube.com/watch?v=EtB8KvIUf4Q

Именно в период адаптации сотрудник принимает решение о том, «его» это работа или же стоит искать другую вакансию. Ниже перечислены основные причины увольнения сотрудников в период адаптации и сразу после нее:

• задачи, поставленные перед работником нечетко сформированы. Иными словами, человек попросту не понимает, чего от него хотят;
• нет понимания способов коммуникации, как и к кому обращаться за объяснениями, от кого получить координацию действий;
• нет понимания целей, способов и средств их достижения, либо же отсутствие целеориентированности в принципе;
• недостаточное финансовое мотивирование. Простыми словами новичок считает, что данный функционал достоин более высокой оплаты труда;
• длительная процедура стажировки или сложность самого процесса адаптации.

Как организации сэкономить средства на адаптацию сотрудника

Как правило, период адаптации новых сотрудников обходится любой компании в довольно приличную сумму. Перед HR-менеджерами стоит задача удешевить период адаптации для компании и уменьшить временной отрезок, пока сотрудник не станет полноценным членом коллектива.

Вот какими способами можно уменьшить затраты компании при приеме новых сотрудников:

• Радикально сократить время стажировки новых сотрудников.Для этого необходимо упростить подачу информации, постараться предвидеть возможные затруднения и ошибки работника на первых этапах, «вести» человека и получать от него обратную связь.
• Сокращение «текучки» персонала.
• Сокращение времени и усилий менеджеров, стажирующих персонал.
• Создание комфортного психологического климата в коллективе, внушать позитивный настрой, создать комфортные условия труда.Большинство из этих способов легко решается настройкой корпоративной культуры и обучением уже имеющегося персонала, также отлично помогают различного вида сессии.

Способы ускорить адаптацию сотрудника

Для того, чтобы существенно уменьшить срок адаптации существует несколько способов, но все они подчиняются двум путям.

Первый – это ускорить запоминание работником необходимых для вакансии знаний.

Второй путь – непосредственно сократить время обучения. Об этих пути тесно взаимосвязаны и если их ассимилиовать, то организация обязательно добьется желаемого результата.

Вот какие способы для этого используются.

Ускоряем запоминание

• Структурирование информации в блок-схемы. Для того, чтобы информация скорее «разложилась по полочкам» в голове сотрудника лучше использовать яркие можно даже иллюстрированные карточки. Наглядность ускоряет процесс.
• Обучающие видео ролики. Доказано, что такими видео можно сократить время с пяти часов до 1. Недаром обучающие тренинги в формате видео набирают все большую популярность, а Ютуб признан самым посещаемым ресурсом. Тенденция, эта, пришедшая из крупных Американских корпораций.
• Отсутствие длинных и скучных инструкций. Все схематично, ярко и наглядно.Особенно это актуально при стремительном развитии компании и инновационном подходе к построению бизнеса. Часто такие ускоренные методы внедрения сотрудников используются в «Бирюзовых» компаниях.
• Самостоятельное нахождение ответов на интересующие вопросы. Это вовсе не значит, что нужно бросить новичка «на произвол судьбы». Задача стажирующего персонала задавать новичку нестандартные вопросы, ответы на которые он должен искать самостоятельно. Это делается потому, что знания, полученные подобным путем, усваиваются в разы легче и основательнее.
• FAQ. Это заранее систематизированные и собранные в единую базу данных ответы на самые популярные вопросы. Это позволит новому члену команды самостоятельно находить интересующую информацию и экономить время коллег, вводящих его в курс дела.
• Устные случаи-истории из практики. Порой такие истории с курьезными, а порой и абсурдными ситуациями действуют гораздо лучше прямого запрета «Так делать нельзя!», а уж о том, что запоминаются в разы легче и упоминать не стоит.
• Ступенчатая система. Такой подход актуален в том случае, если невозможно действенно сократить объем информации. В этой ситуации знания «даются» дозированно и на следующую ступень новичок переходит только после усвоения текущей.

Передовые тренды для ускорения адаптации

• Обучение в Телеграм. При помощи Чат-ботов можно создать контролируемую программу для становления сотрудника в новой организации. Чат-бот конструируется таким образом, чтобы провести стажера через все уровни адаптации, причем это делается максимально наглядно и поэтапно. К тому же в него сразу загружены возможные вопросы, которые могут возникнуть в процессе стажировки.
• Тест-драйвы реальных обязанностей сотрудника. Такие тестовые кейсы представляют собой аналог реальных обязанностей сотрудника, пройдя такой «тест-драйв» новичок получает оценку своих знаний и умений, а менеджер делает вывод готов ли стажер к реальной ответственности. Такие кейсы немного напоминают тестовую аттестацию, но с поправкой на время и технологии. Это как симулятор реальности онлайн.
• Квесты. Этот тип досуга набирает все большую популярность, а на Западе квесты умудрились использовать для ускорения процесса обучения сотрудников. Решение деловых задач в игровом формате помогает лучше запомнить информацию, усвоить задачи и создать положительное впечатление о компании в целом.
• Микрообучение. Метод передачи информации обучающимся в формате серий коротких курсов или модулей, а не в ходе долгой и трудоемкой образовательной программы.

Экономим время менеджера – как свести до минимума участие «наставника»

Этот пункт раскрывает способы экономии времени остальных членов команды, участвующих в обучении персонала.

Для этого есть несколько методов:

• Дистанционное обучение. Способов для такого вида адаптации масса – от того же телеграм бота до собеседований и обучению по скайпу, видео уроки и тест-драйвы также можно смело включать в эту статью, как и крайне эффективные системы LMS, позволяющие контролировать обучаемого на всех этапах.
• План с встроенными задачами. Создание такого «путеводителя» с расписанными едва ли не поминутно задачами, помогает уменьшить время участия наставника и воспитать в будущем работнике самостоятельность, инициативу и ответственность.
• Навыки обучаемости – отсев перед началом стажировки. Из этого пункта следует, что перед приемом на работу и началом адаптационного периода стоит с особым вниманием отнестись к способности к восприятию и усвоению информации. Это такие качества:— способность к анализу данных— желание саморазвиваться и нацеленность на это.— принятие ответственности

Наличие всех этих качеств залог быстрой обучаемости и, как следствие, экономии времени работодателя и действующего персонала.

Корпоративная культура компании и адаптация персонала

Любой опытный бизнесмен знает, что наличие корпоративной культуры, которая включает в себя правильные ценности, продуманную миссию и должную мотивацию сотрудников ускоряет срок адаптации новых сотрудников.

https://www.youtube.com/watch?v=8LIJaVEOhjc

Но это еще не все – «сильная» корпоративная культура исключает текучку кадров как явление в принципе. А все потому, что сотрудники замотивированы не только на результат и достижение профессиональных и личностных высот, но и получают удовольствие от процесса работы, не проживают рабочие часы.

Устои и принципы корпоративной культуры подразумевают также прием на работу сотрудников «подходящих» по стандартам фирмы, а действующие сотрудники обучены таким образом, чтобы распознавать необходимые для той или иной вакансии качества.

Еще один немаловажный фактор, говорящий в пользу корпоративной культуры – сильная и слаженная профессиональная команда, стать частью которой заманчиво для каждого человека.

Период адаптации – наиважнейший этап при формировании команды, от этого напрямую зависит прибыль компании, ее рост и развитие.

Поэтому перед приемом на работу сотрудников необходимо озадачиться постройкой корпоративной культуры и сформировать стандарты фирмы и требования к персоналу.

После этого процесс пойдет гораздо скорее и с наименьшими временными и материальными потерями.

Аннотация
Прием сотрудников на работу всегда головная боль для работодателя. Но как этого избежать и ускорить процесс «привыкания» новичков, чтобы компания несла наименьшие потери, как материальные, так и временные? Из этой статьи вы узнаете, как сэкономить не только время, но и деньги и при этом получать грамотный квалифицированный персонал.

Changellenge >>

Спросили у тех, кто был в роли новичка, что помогало им вписаться в команду и вникнуть в рабочий процесс. А психолог и кадровый специалист Сергей Рогулев рассказал, как проще адаптироваться на новом месте. На основе личных историй и рекомендаций эксперта составили четыре главных шага для тех, кто недавно устроился на работу.

1. Познакомьтесь с коллегами

Поймите, кто за что отвечает и к кому обратиться за помощью или советом. В небольших компаниях новичка с коллективом знакомит кто-то из коллег.

В корпорациях этим занимаются HR-специалисты: они рассказывает о структуре компании, дарят велком-боксы и транслируют ценности команды.

Часто у нового сотрудника есть ментор — назначенный или тот, кто сам вызвался ввести коллегу в курс дела. Он знакомит человека с другими сотрудниками, помогает разобраться в задачах. 

«В большинстве случаев непосредственный руководитель представлял меня отделу и давал список сотрудников с их телефонами. Адаптация зависела от того, насколько он готов был помогать», — рассказывает Майя, которая работала в международных и российских компаниях.

Новичок привлекает к себе внимание, поэтому в небольших командах другие сотрудники быстро с ним знакомятся. В зависимости от особенностей корпоративной культуры общение может быть формальным или дружеским. 

«В смене работает десять человек. Когда приходишь, тебя обступают кружком и начинают спрашивать, кто ты, откуда, где учился. В рабочих коллективах это происходит само собой, никто не водит за руку, не знакомит с остальными. Дальше в процессе работы узнаешь, кого как зовут и кто за что отвечает», — говорит Андрей, который был новичком на заводе, в стартапе и крупной корпорации.

Используйте любой повод для общения: не ходите обедать в одиночестве, присоединяйтесь к пятничным посиделкам в офисе, не пропускайте корпоративы. Возможно, поначалу вам не со всеми будет одинаково интересно, но со временем найдутся общие темы и появятся полезные рабочие знакомства.

«Неуверенность мешает мне знакомиться с новыми людьми. Иногда я не знаю, о чем поговорить и почему коллега вообще должен обратить на меня внимание. Совместные обеды, решение общих задач помогали расширять знакомства. С другой стороны, те, с кем я не могла пересечься в обед или в рамках общей задачи, оставались для меня незнакомцами. Корпоративы, праздники, тренинги помогали это исправить», — говорит Майя.

2. Разберитесь в процессах

Чтобы понять, как действовать и к кому обращаться за помощью, изучите внутренние традиции компании и бизнес-этикет. Лучше разобраться во всех тонкостях помогут коллеги или наставник. 

«Если я иду к другому сотруднику с вопросом в первый раз, то со мной начальник. Мы заходим вместе, но он не представляет меня, потому что визуально все и так уже знакомы. Дальше мы обсуждаем какой-то рабочий момент. И таким образом я в присутствии своего руководителя становлюсь тем человеком, с которым можно продолжать работать. В следующий раз я знаю, к кому идти и на каком уровне общаться», — рассказывает Андрей.

Новичок, который еще не до конца вник в рабочие задачи, может столкнуться с предвзятым отношением со стороны более опытных коллег, рассказывает Майя: 

«Старшие сотрудники в российских компаниях вначале относились ко мне с недоверием и не готовы были поручить сложные задачи. В международной компании подключение к сложным задачам происходило уже на первой неделе. Я считаю, что повышенное внимание коллег и контроль со стороны начальства на первых этапах помогает избежать таких ситуаций. Если поддержки нет, то процесс адаптации замедляется. Из-за этого снижается скорость решения задач».

Качество адаптации зависит в равной степени от открытости и новичка, и компании, говорит Сергей Рогулев:

«Чем более жесткая и закрытая одна из сторон, тем сложнее даются первые шаги. Даже очень гибкий человек будет постепенно уставать от необходимости подстраиваться. Так же и либеральная организация в какой-то момент начнет демонстрировать границы дозволенного, если новичок слишком настойчив».

3. Изучите иерархию

Она во многом определяет стиль адаптации нового сотрудника. Например, в корпорации вами вряд ли будет заниматься кто-то из топ-менеджеров, а в стартапе даже CEO вполне может частично взять на себя задачи по адаптации новичка.

«Меня удивили отношения внутри стартапа: я еще совсем новичок, не полноценный член команды, а меня уже заботливо вводят в курс дела. Начальник рассказывал, какой мы ведем проект, над чем нужно поработать в первую очередь. Говорил о сильных и слабых местах команды, спрашивал о моем впечатлении. Когда я возвращался из отпуска или с больничного, то узнавал все новости не от коллег, а от начальника. В этом я вижу существенную разницу с более традиционными компаниями. Когда руководитель объясняет ключевые моменты, ты быстро входишь в курс дела и чувствуешь свою значимость», — рассказывает Андрей.

Узнайте, как принято общаться в команде. В консервативных компаниях к коллегам обращаются по имени и отчеству, а в демократичных можно общаться на «ты» с руководителем любого уровня. Если строгих правил нет, то придется наблюдать и разбираться самостоятельно.

«Мне сложно в ситуации, когда нужно выбрать обращение к собеседнику — на “ты” или на “вы”. Если человек сильно старше меня или выше по должности, то однозначно на “вы”. А если возраст примерно одинаковый и позиции близки, то начинаются сомнения. С одной стороны, не хочется проявить неуважение, а с другой — общение на “ты” раскрепощает и ускоряет коммуникацию», — рассказывает Андрей.

Соблюдайте субординацию: если нужно решить проблему или прийти с предложением к коммерческому директору, то лучше обсудить это на всех предыдущих уровнях. Непосредственный руководитель сможет подсказать, как лучше сформулировать запрос и к кому обратиться за поддержкой идеи.

«Если нужно отстоять решение перед высшим руководством, то нельзя перепрыгивать руководителей более низкого уровня. Чтобы согласовать глобальную задачу, я постепенно прохожу менеджеров всех уровней. Это создает доверие между участниками», — рассказывает Майя.

Инициативность помогает. Не стесняйтесь уточнить задачу или попросить старших коллег о помощи, если чувствуете, что не справляетесь.

«Активность, стремление ввязаться в бой значительно ускоряют адаптацию. Пассивный сотрудник, ожидающий, что система сама его встроит, с большой вероятностью останется за бортом», — говорит Сергей Рогулев.

4. Не бойтесь конфликтов

Профессиональные споры с более опытными коллегами непросто даются новичку. Его мнение еще не так высоко ценят в новом коллективе, а навыки и знания не всегда вызывают доверие. Если вы уверены в своем решении и хотите его отстоять, не давайте волю эмоциям — так вы только испортите отношения. В сложных ситуациях стоит заручиться поддержкой руководства.

«Если приходится отстаивать решение перед коллегой, а он сопротивляется, не нужно сразу идти к начальству. Лучше пообщаться, причем в переговорной лицом к лицу, а не в переписке. Я всегда делаю акцент на том, что мое предложение поможет и ему, и компании, — здесь у нас появляется общая цель. 

Бывает, что коллега ведет себя неадекватно, сам делает мало полезной работы и всем жалуется на меня. Тогда я сначала отдельно разговариваю со своим руководителем, затем устраиваю встречу на троих или четверых, если тот сотрудник подчиняется другому руководителю», — рассказывает Майя.

🌟 Видео