Статья 62. Выдача копий документов, связанных с работой

В некоторых случаях работники могут запрашивать документы, связанные с конкретной организацией либо должностью. С подобной просьбой чаще обращаются к работодателям.

Подтверждение денежных выплат, оформление работы по совместительству, доказательство в пользу стажа – вот лишь некоторые ситуации, когда проблема становится актуальной.

Статья 62 Трудового кодекса помогает разобраться с нюансами.

О чём говорится в статье 62 трудового кодекса?

Статья 62 ТК РФ говорит о прямой обязанности руководителей выдавать документы после направления соответствующего заявления со стороны подчиненных. Важно, чтобы ответ вторая сторона получила не позднее, чем через три дня после того, как поступили соответствующие документы. Но не все директора компаний соблюдают подобные требования.

Какие документы можно запрашивать?

Статья 62 ТК РФ описывает все бумаги, которые в таком порядке можно получить со стороны руководства. Но этот перечень не надо считать исчерпывающим. Сама статья даёт ссылку на следующие позиции:

1. Справки относительно периода работы на том или ином месте; о фактически уплаченных страховых взносах за всё время; по поводу заработной платы.
2. Выписки со сведениями из трудовой книжки.
3. Копия приказа на увольнение.
4. Копии приказов по переводу на другую должность.
5. Копии приказов о приеме на работу.

Порядок запроса и выдачи документов

Первые шаги для самого подчиненного – составление заявления, процедура регистрации. Второй экземпляр гражданину желательно оставлять у себя, с пометкой о принятии. Если запрос будет только устным – со второй стороны снимают всякие обязанности. 

Ходатайство о выдаче доказательств оформляют, если бумаги нужны для судебного разбирательства, а руководство отказывается передать всё мирным путём. 

Подача жалобы трудовой инспекции – самое эффективное решение, если бумаги нужны другим организациям, а не только суду.

Для руководителя обязательно оформление, подпись приказа на выдачу копий, с описанием причин. После завершения регистрации заявитель получает на руки копию приказов, с заверением.

Заявление о выдаче документов, связанных с работой

Обычно такие заявления содержат следующие сведения:

Видео:Как запросить документы у Работодателя для защиты своих прав? Пишите заявление по ст.62 ТК РФ.Скачать

• Обстоятельства, из-за которых оформление копии понадобилось.
• Реквизиты, по которым высылают ответ.
• Точная дата составления.
• Роспись заявителя.

Точная форма таких заявлений законодательством не регулируется. Многие предприятия доверяют кадровой службе разрабатывать собственные бланки, чтобы потом было проще взаимодействовать со второй стороной.

Дата получения бумаг вместе с росписью проставляется и сотрудником отдела кадров. 

Выдача на руки оригинала трудовой книжки

Законы описывают всего две ситуации, когда подобное решение будет законным:

• Возврат в последний день тому, кто увольняется.
• Вместе с другими справками и расчетами трудовую книжку отдают в последний день работы. 

После того, как вторая сторона составит письменное заявление о том, чтобы получить книжку на руки.

Пример – когда оригинал передают органу социального страхования. Обычно это нужно, если оформляют страховую пенсию по старости. Кадровики обязаны выдать ответ максимум через три дня после получения первоначального заявления. Те же три дня дают, чтобы вернуть трудовую книжку руководству. Время отсчитывают с момента, когда ПФР передаст бумагу гражданину.

Лучше всего оформить определенную расписку, подтверждающую выдачу и получение книжки.

Разрешают заводить специальные журналы, где отдельно фиксируют подобные ситуации. Работник ставит подпись при выдаче бумаги, представитель кадровой службы – в случае возвращения. 

Копии документов

Разрешается также использовать несколько решений для таких ситуаций:

• С помощью ксерокса.
• Допустимый вариант – создание скана, а потом – распечатка.

Главное – чтобы размер распечатанной версии соответствовал оригиналу. 

Копия трудовой книжки и любых других документов создаётся полная, либо частичная. Например – когда нужны определённые листы. Но копия титульной страницы нужна при любых обстоятельствах. Обязательно давать ссылку на место, где хранится подлинник. В этом случае указывают такую информацию:

• Дата.
• Номер дела.
• Наименование фирмы.

Видео:Статья 62 ТК РФ. Выдача документов, связанных с работой, и их копийСкачать

На всех листах, которые скопированы, ставят отметку о том, что информация верна. На последней странице отдельно руководитель сообщает о том, что работа гражданина в данной организации в настоящее время продолжается.

https://www.youtube.com/watch?v=WikzmGULZZg

К важным условиям относят нумерацию, прошивку листов. На месте прошивки тоже должно присутствовать определенное количество сведений:

1. Общее количество страниц.
2. Подпись ответственного лица.
3. Печать.

Каждая страница содержит ФИО руководства вместе с полной расшифровкой. Отдельно стоит пост, занимаемый в компании директором. Печать должна частично охватывать текст, но последний остаётся читаемым, это важно.

Дубликаты трудовой книжки отличаются разным временем действия, в зависимости от места требования:

• Три месяца со дня выдачи в случае с визами.
• Один месяц для банков и органов соцзащиты, ПФР.
• Некоторые финансовые организации накладывают свои ограничения до 3-5 дней или до 14.

Если присутствует нотариальное оформление, любые ограничения по времени снимаются. Главное – чтобы после выдачи такой копии в оригинале не появились новые записи.

Лучше заранее проводить консультации в компании, которая требует копию. Её сотрудники подробно расскажут о способе оформления и времени, на протяжении которого информация продолжает действовать.

Выписки из документов

Иногда требуется не копия, а именно выписка:

• Из трудовой книжки.
• Из приказа.
• Из штатного расписания, и так далее.

Выпиской называют документы, воспроизводящие полный текст исходника по определенному вопросу. Для создания выписок из штатного расписания, например – копируют часть, посвященную определенному сотруднику.

Чтобы подтвердить деятельность в той или иной компании, чаще требуют выписки из трудовой книжки. Главное – заверить информацию в порядке, установленном на законодательном уровне. Для этого подпись ставит руководитель, либо уполномоченное должностное лицо. Обязательно используют печать при оформлении. В выписке могут фиксировать или отражать такие сведения:

1. О работе на протяжении конкретного периода времени.
2. Описание вознаграждений.
3. О том, что в настоящее время гражданин до сих пор занимает определенные должности.

Справки и другие документы

Есть несколько разновидностей справок и других бумаг, необходимость в которых возникает у граждан.

Статья 62 ТК РФ. Выдача копий документов, связанных с работой

Видео:Выдача документов, связанных с работой, и их копийСкачать

В статье 62 Трудового кодекса РФ закреплено обязательство руководителя выдавать работающему ряд сведений и данных, которые имеют отношение в осуществляемой человеком профессиональной деятельности.

При приеме на работу и назначении на должность, человек должен представить некоторые обязательные документы, без которых прием в штат компании будет невозможным.

Такие бумаги организация принимает и хранит у себя. За их сохранность отвечает не только сам руководитель, но и назначенные должностные лица.

В процессе исполнения обязанностей по занимаемой должности специалистами компании периодически оформляются необходимые бумаги, которые имеют отношение к трудовой деятельности работающего.

Некоторые из таких документов могут потребоваться труженику для решения вопросов личного характера.

https://www.youtube.com/watch?v=LVBzx_m84mM

С этой целью работающий обращается к руководителю за передачей необходимых данных во временное использование.

Начальник, в свою очередь, обязан выполнить возложенное на него обязательство. Отказ в этом случае не допускается.

Какие документы выдаются при увольнении?

В статье 62 Трудового кодекса Российской Федерации указано, что по просьбе труженика руководитель обязан предоставить требуемые документы.

Такое правило распространяется в том числе и на случай освобождения от занимаемой должности, и исключения из штата компании.

Согласно общим действующим положениям и правилам, в день ухода работающему не только должен быть выплачен окончательный расчет, но и выданы положенные бумаги. Следует отметить, что один документ должен быть выдан в обязательном порядке. Таковым является личная рабочая книжка.

Видео:Копии документов о работе – Елена А. ПономареваСкачать

Другие сведения и данные передаются увольняемому только в случае его личной просьбы. При отсутствии таковой выдача производиться не будет, а бездействие руководителя не будет носить характер нарушения.

Трудовая книжка работника

Согласно ТК, личная рабочая книжка является основным документом. Все дело в том, что она содержит в себе исчерпывающую информацию обо всей профессиональной трудовой биографии человека. В ней указываются данные о том, где, в какой временной период и в качестве кого трудился специалист, по каким причинам был уволен, какие меры поощрительного характера и в связи с чем применялись к нему.

Не всегда указанная книжка передается труженику в связи с уходом из организации.

В некоторых случаях она может быть выдана во временное пользование для решения вопросов личного характера. К таковым отнесены случаи обязательного страхования. Книжка должна быть возвращена в течение трех трудовых дней, в случае её получения в бюджетной страховой инстанции.

Однако иногда люди используют свои рабочие книжки, для поисков нового места труда, либо для прохождения предварительного собеседования. В подобных ситуациях выдача оригинала книжки не будет являться обязательством руководителя. Для этого достаточно будет выдать копии некоторых страниц.

Иные документы, связанные с работой

В процессе труда постепенно оформляются и другие документы, которые отражают весь процесс исполнения тружеником обязанностей по занимаемой должности. Здесь имеются в виду прежде всего распоряжения руководителя. К ним отнесены приказы о:

• назначении на должность;
• переводах и перемещениях;
• предоставлении перерыва для отдыха и восстановления;
• премиальных выплатах и иных мерах поощрительного характера, которые применялись к труженику;
• мерах воздействия, которые применялись к человеку за допущенные нарушения взятых на себя рабочих обязательств;
• освобождении от занимаемой должности и исключении из штата компании;

К такой документации также отнесены:

• сведения о полученных доходах в период деятельности в организации;
• данные о выплатах страхового характера;
• взносах в специальных бюджетный фонд, занимающийся финансовой поддержкой людей в связи с уходом на заслуженных отдых.

Следует отметить, что на руки человеку будут выданы только те данные, которые касаются его самого. Например, если в приказе об увольнении из организации фигурировало несколько работающих, то труженику будет выдана выписка относительно толь его.

Порядок предоставления документов

Из правил, установленных действующими нормами, следует, что инициировать выдачу указанной документации, может только сам работающий. Исключением здесь является передача рабочей книжки в случае ухода из организации.

Поводом для начала реализации процедуры выдачи является ходатайство.

Видео:ст. 62 ТК РФ с авторскими комментариямиСкачать

Способ передачи в данном случае общими положениями не определен. По сложившейся практике такое можно сделать как лично, так и при помощи почты. Пересылка посредством информационных ресурсов интернета встречается крайне редко.

Следующий этап реализует руководитель компании. В данном случае начальник обязан отдать указания ответственным исполнителям о выполнении всех необходимых действий.

В оригинале выдается рабочая книжка и то только в случае увольнения. Также при любых поводах человеку будут выданы оригиналы справок о полученных доходах и произведенных выплатах.

Что же касается распоряжений руководителя, то труженику выдаются их копии или выписки.

Составление заявления о выдаче

Как было указано, поводом для начала реализации всего процесса является обращение заинтересованного человека.

https://www.youtube.com/watch?v=EvR5UHuSI5Y

По общим правилам оно должно быть оформлено в письменном виде. Его труженик обязан передать в компанию. Следует отметить, что обязательство по передаче в данном случае возложено на работающего.

Руководитель, в свою очередь, будет должен выполнить все необходимые действия только после фактического получения обращения.

Сам текст письма составляется в произвольной форме. В нем необходимо указать:

• наименование адресата, то есть организации, куда просьба направляется;
• данные руководителя;
• сведения об инициаторе — как зовут, где фактически проживает;
• какие документы желает получить на руки заинтересованный;
• в случае с рабочей книжкой, на какой временной период владелец желает её получить;
• причины, по которым возникла необходимость направления просьбы;
• дата составления письма;
• личная подпись инициатора.

Чтобы исключить возможность утери письма, можно составить его в двух экземплярах. В этом случае на оставленном у себя экземпляре следует зафиксировать номер, под которым будет зарегистрировано переданное письмо.

Удостоверение копий документов

Согласно положениям статьи 62 ТК РФ, все копии документов, которые передаются человеку, должны быть заверены.

Такие бумаги удостоверяются в компании, которая их выдает. Заверительную подпись ставит руководитель организации, который управляет ею на момент обращения человека. Здесь не имеет значения, кто возглавлял организацию в процессе деятельности инициатора обращения.

В некоторых компаниях с большим документооборотом такое обязательство может быть возложено на кого-то из заместителей начальника либо на компетентного специалиста.

Видео:Выдача работнику копий документовСкачать

Подпись уполномоченного должностного лица должна быть заверена печатью компании. Допускается использование специального оттиска, изготовленного для этих целей.

Сроки выдачи документов

Обязательство по выдаче запрашиваемых сведений и данных руководитель обязан исполнить в течение трех дней.

В данном случае период начинает исчисляться с момента получения запроса человека. В расчет берется только общее трудовое время.

🌟 Видео

Если работник просит выдать 40 копий документа - Елена ПономареваСкачать

Выдача документов по запросу работника - Елена А. ПономареваСкачать

Конституция РФ статья 62Скачать

Статья 62. Падает и подстрекает, поднимается и обвиняетСкачать

НЕ ПРИМЕНЕНИЕ ст.62 УК РФСкачать

ВНИМАНИЕ! РАБОТОДАТЕЛЬ ВЫДАВАТЬ КОПИЮ ДОЛЖНОСТНОЙ ИНСТРУКЦИИ НЕ ОБЯЗАН!Скачать

Какие документы работодатель не обязан выдавать сотруднику?Скачать

Выдача документов работнику.Скачать

Как выдать работнику копии и документы - Елена А. ПономареваСкачать

Работодатель обязан выдать работнику безвозмездно – Елена А. ПономареваСкачать

Статья 62Скачать

Ваше право получить любой документ у работодателяСкачать

Документы при увольнении с 2023 - Елена ПономареваСкачать

УК РФ, статья 62, Назначение наказания при наличии смягчающих обстоятельств, Уголовный Кодекс ФЗ №63Скачать