Дела по личному составу (8 видео)

Что входит в документы по личному составу. Состав документов по личному составу, их классификация, оформление личного дела работника

Документы по личному составу — это совокупность документов, в которых зафиксированы этапы трудовой деятельности сотрудников. К таким документам относятся:

· трудовые договоры (контракты), заключенные предприятием с работникам — соглашение между работником и нанимателем, в соответствии с которым работник обязуется выполнять работу по определенной или нескольким профессиям, специальностям или должностям соответствующей квалификации согласно штатному расписанию и соблюдать внутренний трудовой распорядок, а наниматель обязуется предоставить работнику обусловленную трудовым договором работу, обеспечивать условия труда, предусмотренные законодательством о труде, локальными нормативными актами и соглашением сторон, своевременно выплачивать работнику заработную плату (ст. 1 ТК Республики Беларусь);

· приказы по личному составу — оформляются в следующих случаях: прием, увольнение, поощрение, премирование, наложение дисциплинарного взыскания и др.;

· трудовые книжки — относится к числу основных документов, подтверждающих общий, непрерывный и специальный стаж работы. Законом запрещается иметь несколько трудовых книжек;

· личные карточки формы Т-2 — основной документ по учету персонала организаций;

· личные дела — совокупность документов, содержащих наиболее полные сведения о работнике и его трудовой деятельности. Срок хранения дела 75 лет;

· лицевые счета по заработной плате и др.

Документы по личному составу являются наиболее важными и требуют особой тщательности и аккуратности при оформлении, ведении и обеспечении сохранности на протяжении длительного срока.

При работе с такими документами необходимо учитывать, что персональные данные граждан (сведения о фактах, событиях и обстоятельствах трудовой деятельности и личной жизни) относятся к категории конфиденциальной информации. Личное дело — это совокупность документов, отражающих трудовую деятельность работника и сведения о нем.

Заводятся на всех работников, но могут только на руководителей и ведущих специалистов, при этом на остальных оформляются личные карточки формы Т-2.

При формировании личного дела документы включаются в него в следующей последовательности:

· внутренняя опись документов личного дела;

· дополнение к личному листку по учету кадров;

· личный листок по учету кадров; автобиография;

· копии документов об образовании, повышении квалификации, переподготовке;

· заявление о приеме на работу;

· копия (выписка) приказа (распоряжения, решения, постановления) о приеме на работу (назначении на должность).

В процессе ведения личного дела в него включаются документы, характеризующие деловые, общественно-политические, научные и личные качества работника: характеристики и аттестационные листы;

· списки научных трудов и изобретений;

· заявления работника о переводе, увольнении, иные документы, послужившие основанием для перевода, увольнения работника;

· копии (выписки) приказов (распоряжений, решений, постановлений) о переводе, увольнении, награждении, изменении фамилии, присвоении классов, квалификационных категорий, разрядов, званий и т.п.;

· иные документы, предусмотренные законодательством Республики Беларусь. По решению кадровой службы (специалиста по кадрам) в состав личных дел включаются трудовые договоры (контракты) с работниками. В сформированное личное дело документы включаются в хронологической последовательности.

Личный листок по учету кадров заполняется поступающим на работу собственноручно в одном экземпляре без помарок и исправлений на основании паспорта, военного билета, трудовой книжки, документов об образовании и иных личных документов. Полнота и правильность заполнения личного листка проверяются работником кадровой службы (специалистом по кадрам), который сверяет соответствие записей, сделанных в личном листке, записям в документах.

https://www.youtube.com/watch?v=VZpgEoCVjCs

На личный листок по учету кадров наклеивается фотокарточка принимаемого на работу. Личный листок по учету кадров подписывается составителем с указанием даты заполнения. Изменения и дополнения в личный листок по учету кадров после его заполнения не вносятся.

Для отражения в личном деле дополнительных сведений о работнике наряду с личным листком по учету кадров может заполняться анкета.

Требования к заполнению анкеты соответствуют требованиям, предъявляемым к заполнению личного листка по учету кадров. Анкета дополнительно подписывается работником кадровой службы (специалистом по кадрам).

В дополнении к личному листку по учету кадров отражаются данные о работе и изменения в учетных сведениях о работнике после заполнения личного листка по учету кадров.

Автобиография — документ, содержащий краткое изложение основных этапов жизни и деятельности его автора в хронологическом порядке.

Составляется работником самостоятельно в произвольной форме на листе бумаги формата А4. В автобиографии отражаются следующие сведения:

· фамилия, имя, отчество;

· дата и место рождения;

· полученное образование (где, когда и в каких учебных заведениях обучался);

· трудовая деятельность;

· профессия;

· общественная работа, участие в выборных органах;

· отношение к воинской службе и воинское звание;

· наличие правительственных и других наград и поощрений;

· сведения о семейном положении, совместно проживающих родственниках (отце, матери, детях).

Автобиография подписывается составителем с указанием даты.

Копии документов об образовании, повышении квалификации и переподготовке (аттестат, диплом, свидетельство и др.), включаемые в личное дело, должны быть заверены в установленном порядке.

Заявления о приеме, переводе, увольнении оформляются на стандартном листе бумаги формата А4 или трафаретном бланке. В заявлении указываются: адресат (кому адресуется заявление), заявитель (автор), название вида документа (заявление), текст, подпись, дата составления.

Характеристика — официальный документ, содержащий сведения о трудовой, общественной или иной деятельности работника. Она оформляется на стандартном листе бумаги формата А4 или общем бланке в произвольной форме. В характеристике указываются:

· название вида документа (характеристика);

· имя, отчество, фамилия характеризуемого;

· текст с указанием года рождения, образования, занимаемой должности, структурного подразделения, стажа работы в данной организации и в данной должности, деловых и моральных качеств, оценки трудовой деятельности, повышения профессиональных качеств, наличия поощрений, правительственных наград, а также целевого назначения характеристики. Внешняя характеристика подписывается руководителем организации, внутренняя — руководителем структурного подразделения, в котором работает работник, с указанием даты. Внешняя характеристика заверяется печатью нанимателя.

Любые правоотношения между работодателем и работником оформляются документально. И бумаг составляется немало. Это документы по личному составу. К ним предъявляются особые требования – к составлению, хранению, архивированию. А в вашей организации как обстоят дела с такими документами?

Содержание

Какие документы относятся к документам по личному составу
Документы по личному составу: классификация
Документы по личному составу — Как написать историю своей семьи?
Дореволюции
Женскиедокументы по личному составу
Документыпо личному составу после революции
Списки работников и членов партии
Личноедело
Анкетыответственных работников
Правила оформления документов по личному составу
Как регулировать взаимоотношения между работником и администрацией
Какие документы необходимо вести
Как обеспечить хранение документов
Какие сроки хранения существуют. Уничтожение
📺 Видео

Какие документы относятся к документам по личному составу

Федеральный закон от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» дает такое определение: документы по личному составу – это архивные документы, отражающие трудовые отношения работника с работодателем.

Из определения видно, что к документам по личному составу относятся достаточно разнообразные виды бумаг – касающиеся возникновения трудовых отношений, их развития и окончания.

Название этой группы могут быть различными – документация по кадрам, по персоналу, по кадровому делопроизводству, по личному составу. Все эти понятия идентичны, т.к. отражают одинаковую сущность данной группы бумаг.

Документы по личному составу: классификация

К ним относятся:

1. оформление приема на работу:

заявления о приеме на работу;
приказы о приеме;
личная карточка;
трудовые договоры;

2. трудовые отношения:

приказы об изменении должностных окладов;
приказы о перемещениях, отпусках, поощрениях, взысканиях, об изменении личных (персональных) данных, командировках;

3. прекращение трудовых отношений:

заявления об увольнении;
соглашения о расторжении трудового договора;
приказы об увольнении;
связанные с увольнением по сокращению и по иным основаниям по инициативе работодателя.

Вся эта масса — документы по личному составу, классификация их может быть и иной, в законодательстве четкого разделения на группы не отражено.

Они могут быть классифицированы по другим основаниям – по учету кадров и в которых учет не является основной функцией, по видам работников, по наличию для документов обязательных требований для оформления (унифицированной формы), по срокам хранения и др.

Видео:Мастер-класс Оформление документов по личному составу и формирование их в дело.Скачать

Документы по личному составу — Как написать историю своей семьи?

Документы по личному составу – важнейший генеалогический источник, из которого можно узнать подробности жизни вашего предка и дополнить ими родословную книгу.

Дореволюции

Информация о ваших предках может храниться вследующих видах документов.

На каждого сотрудника (речь идет о городском населении) заводилось личное дело при трудоустройстве.
Зарплатные ведомости, книги расчетов с мастеровыми (велись на заводах), лицевые счета.
Приказы по предприятию, в том числе о приеме на работу, награждению, переводу, увольнению.
Разные списки (например, пожертвования на вооружении армии в период войн, на строительство храма, на содержание семей погибших при чрезвычайных ситуациях и т.д.)
Долговые расписки, когда предприятие давало работнику ссуду на строительство дома или иные нужды.

Архивная справка со сведениями из книги учета личных счетов мастеровых Златоустовского завода 1815 год

Женскиедокументы по личному составу

Отличительная особенность дореволюционных документов — оформление только на мужчин.

Женщины упоминались только в качестве жен и дочерей,когда требовалось указать состав семьи.

https://www.youtube.com/watch?v=SpqhWm6HVRg

Были и другие случаи.

Документы о получении пенсии или выплаты за умершего мужа (справка в личном деле умершего супруга, приказ по предприятию)
При поступлении на учебу в гимназию (личное дело гимназиста, приказ и распоряжения по учебному заведению).
Желтый билет. Выдавался девушкам, жившим в публичных домах. Он заменял паспорт и медицинскую книжку, кроме того являлся разрешением на работу.

Свидетельство об окончании курсов учения в Беличанском одноклассном начальном народном училище в 1913 году (женские курсы)

Читайте интересные семейные истории на канале Яндекс Дзен

Документыпо личному составу после революции

После революции в отношении женщин ситуацияизменилась. Причина тому – массовая гибель мужчин во время боевых действий.

Женщины тоже стали устраиваться на работу, а потому на них стали массово заводиться анкеты, личные дела и прочее.

Списки работников и членов партии

Список участников съезда членов партии 1927 года, указаны подробные личные сведения. Документы по личному составу

В списке участников съезда членов партии 1927 года, указаны следующие личные сведения.

ФИО,
Пол,
год рождения,
социальное положение,
Национальность,
Союзный стаж,
Партийный стаж,
Стаж активной работы,
Масштаб союзной работы,
В который раз выбирается в состав этого комитета,
Где и в качестве кого работал до этого съезда,
Где и в качестве кого работает в данный момент,

Личноедело

Как и в наши дни, на каждого сотрудника заводилосьличное дело с основными сведениями. Работодателю было важно знать всюподноготную работника, чтобы не иметь проблем с законом.

Основную биографическую информацию (ФИО, возраст или дату рождения, место рождения и фактический адрес проживания, национальность и гражданство)
Состав семьи, где обычно указан возраст всех членов семьи, указано количество иждивенцев.
Послужной список (места и сроки работы, награды, взыскания).
Военная служба, боевые награды, ранения. Указывались боевые операции, в которых человек принимал участие.
Один из разделов послереволюционной анкеты 20-х годов: служба в царской, белой, красной, зеленой армии, участие в революционных действиях.
Основные документы человека: метрические выписки о рождении, бракосочетании, прошения о поступлении на службу, переводе, отпуске, увольнении. Аттестат об образовании.
Автобиография.
Характеристика на работника.

Список комсомольцев-активистов Новгородского уездной партийной организации. Указаны не только анкетные биографические данные, но и характеристика.

Анкетыответственных работников

Анкеты ответственных партийных работников заводилисьна каждого сотрудника в советский период. Она немного отличалась от анкетыкандидата в члена партии раннего периода (читать подробнее).

Анкета ответственного работника из личного дела Донова Константина Николаевича, 1920 год . Документы по личному составу

Какие сведения можно узнать из этой анкеты

Фамилия, имя отчество.
Возраст.
Основная профессия.
Состав семьи.
Национальность.
Время вступления в Российскую коммунистическую партию (Большевиков)

Видео:Состав личного дела - Елена ПономареваСкачать

Правила оформления документов по личному составу

Деятельность любой организации — это оформление многих бумаг, в том числе немаловажной является документация по личному составу работников. Как регулируются взаимоотношения между работником и администрацией, какие документы необходимо вести и как обеспечить их хранение, будет подробно рассказано в настоящей статье.

Как регулировать взаимоотношения между работником и администрацией

Документальное оформление отношений между сотрудником и работодателем

Организация делопроизводства, выполненная грамотно, — это не только залог успешной деятельности предприятия, но и облегчение проблем с поисками нужных бумаг. Информация, поступающая на бумажных носителях, требует трепетного и чуткого отношения, причем все должно быть организовано в соответствии с действующими нормативами.

Между сотрудниками организации и непосредственными работодателями существуют взаимоотношения, которые тоже регулируются документально, на эту тему разработаны нормативные и правовые акты. Документация по личному составу работников ведется в большом объеме, она периодически обновляется и актуализируется.

https://www.youtube.com/watch?v=0Yz3ya82pks

Именно в этих бумагах прописывается, как регулируются отношения между двумя сторонами. Оформление контролируется непосредственным руководством объекта. Порядок ведения устанавливается трудовым законодательством, нормативными актами Пенсионного фонда и иными документами.

Учитывать документацию, касающуюся личного состава работников, должен представитель кадровой службы. Оперативный учет осуществляется на основании первичных документов, в том числе наличия изменений и дополнений. К таковым документам относятся: личные карточки, штатное расписание, ведомости и многое другое.

После приема на работу сотруднику присваивается табельный номер, это необходимо для начисления заработной платы. Если даже работник переходит работать на иную должность, то табельный номер остается тем же самым.

Какие документы необходимо вести

Перечень документации, которую необходимо вести по личному составу, подразделяется на следующие группы:

Документы по укомплектованию штата сотрудниками.
Бумаги, содержащие информацию о передвижении сотрудников по карьерной лестнице.
Нормативные акты, регулирующие выполнение регламента работы, в том числе как исполняется трудовая дисциплина.
Документы, свидетельствующие о прерывании трудовых обязательств по соответствующим причинам.

В организациях по вопросам, касающимся личного состава, ведется множество бумаг, с их помощью несложно регулировать взаимоотношения между сотрудниками предприятия и работодателями.

Первичная документация подразделяется на две составляющие:

Касающаяся кадрового учета.
По учету фактически отработанного времени на производстве и иных данных, без которых невозможно выполнить расчет оплаты труда.

К документации такого плана относится: распорядительные документы, трудовые соглашения, дипломы сотрудников, аттестаты, личные дела и карточки, удостоверения и свидетельства об аттестации сотрудников и многое другое, касающиеся непосредственно работника.

Как обеспечить хранение документов

Порядок хранения документов на предприятии

Далеко не всегда, к сожалению, бумаги хранятся правильно и тенденция к грамотному ведению делопроизводства существенно снижается. На основании статистических данных лишь только пятая часть предприятий и иных организационных структур соблюдают основные правила делопроизводства, несмотря на то, что в обязанности каждого предприятия входит закрепление этих правил нормативной документацией.

Это необходимо для обеспечения взаимодействия с государственными структурами, например, с налоговой инспекцией, с ПФР или соцстрахом. Если документооборот не налажен, это грозит как минимум штрафом для предприятия, а если произойдут более существенные нарушения, то применимы и более серьезные меры наказания.

Документация по личному составу подтверждает трудовой стаж сотрудников, а также является подтверждением для оформления пенсий и иных выплат. Если у работодателя имеются ошибки либо он сознательно занижает доходность работника, то у сотрудника всегда имеется возможность обратиться в суд для решения этих задач.

Все документы у работодателя должны храниться и находится в порядке, это необходимо, чтобы создавалась логическая цепочка исторических сведений о трудовой деятельности работника. Определены довольно большие сроки хранения документации, и это делается не зря.

Терять документацию ни в коем случае нельзя, а содержать необходимо в соответствующих условиях. Руководство и начальник кадровой службы обязаны обеспечивать хранение важных бумаг.

Основополагающие требования по хранению:

определение отдельной площади для обеспечения хранения;
шкафы с бумагами либо ящики должны запираться на замок;
ко всем документам необходимо ограничивать доступ;
контроль за доступом к документации конфиденциальной важности.

Дела должны быть прошиты и пронумерованы, а также учтены в делопроизводстве.

Помимо всего прочего, правила сохранность документации, в том числе сроки хранения, прописываются в перечнях отдельных ведомств.

Документы, которые нужно хранить долго, стоит передавать в архив организации по акту, а документы, срок хранения которых небольшой, стоит своевременно уничтожить.

Какие сроки хранения существуют. Уничтожение

Сроки хранения и уничтожение документов

https://www.youtube.com/watch?v=bJg-QYCAqEM

Для определения сроков хранения документов стоит воспользоваться перечнем, созданным по типовому образцу. Этот документ стоит пересматривать с заданной периодичностью и когда это необходимо.

Перечень, изданный в 2010 году, был и остается действующим. Согласно ему, все распорядительные документы хранятся на предприятии в течение 5 лет, но основная их часть хранится на протяжении 75 лет.

Безусловно, сроки хранения всей документации, касающейся личного состава, довольно долгие.

На предприятиях должно быть обеспечено длительное хранение следующих документов:

Распорядительные документы, к таковым относятся приказы и распоряжения, а также постановления правительства.
Списки сотрудников организационной структуры.
Личные карточки, заведенные на каждого работника.
Индивидуальные счета каждого сотрудника.
Табельный учет.
Наряды на выполненные работы.
Трудовые договоры, обязательства и соглашения по видам деятельности.
Протоколы аттестационных комиссий по повышению квалификации сотрудников или присвоению им второй профессии.
Списки по льготным пенсиям и начислениям компенсационных выплат.
Журналы по приему на работу и прекращению трудовых обязательств.

Эти бумаги необходимо хранить на протяжении 75 лет. Для чего это делается? Выполняется это для того, чтобы даже при выходе на заслуженный отдых была возможность урегулировать возникающие спорные ситуации.

Но имеются и такие документы, которые не требуют длительного хранения, к таковым относятся:

акт по форме Н-1 (оформляется при несчастном случае) должен храниться на протяжении 45 лет;
ведомость по перетарификации хранится 25 лет;
протоколы, на основании которых установлены надбавки за выслугу лет, хранятся не менее 15 лет.

Время хранения должно быть четко соблюдено и обеспечивать сохранность необходимо в соответствии с требованиями закона.

По истечении сроков хранения многие документы должны быть уничтожены, это выполняется, чтобы не запутаться в сформированных делах. Уничтожать дела можно самим либо обратиться в иную организацию по решению данного вопроса, главное, чтобы не было секретной документации.

Документы предполагается сжигать или разрезать на мелкие части с использованием технического устройства. Но предварительно следует оформить акт по уничтожению, форма документа произвольная.

В акте следует четко указать, какое количество дел подлежит уничтожению, а также дополнительно взвесить папки. В идеале необходимо, чтобы ответственный за делопроизводство в организации присутствовал при выполнении данной операции, чтобы все соответствовало требованиям конфиденциальности.