+7(499)-938-42-58 Москва
+7(800)-333-37-98 Горячая линия

Деловая корреспонденция в работе кадровых служб

Кадровое делопроизводство это необходимое звено полноценного функционирования

Деловая корреспонденция в работе кадровых служб

Бизнес юрист > Трудовое право > Кадровое делопроизводство в организациях разного масштаба

Кадровое производство – это отрасль, занимающаяся документацией в области трудовых отношений, а также сбором, систематизацией и хранением сведений о персонале в области производственной деятельности.

Кадровые документы имеют ценность и законную силу в случаях, когда по тем или иным причинам работник или предприятие отстаивают свою позицию в суде.

Поэтому подробному составлению должностных инструкций, трудовых договоров, штатного расписания в кадровом делопроизводстве должно уделяться особое внимание – как письменным средствам доказательств в случае судебного разбирательства.

Общие понятия

Сотрудники отдела кадров оформляют документы и ведут общее кадровое делопроизводство на предприятиях среднего и крупного формата, и имеют в своем составе несколько специалистов.

Если предприятие имеет небольшие масштабы, то функции отела кадров выполняет отдельный человек, так как набор команды для этих целей бывает неоправдан. В этом случае пользуются услугами бухгалтера или секретаря. На объем отдела кадров и количество делопроизводителей влияет также специфика деятельности на предприятии.

При неблагоприятных условиях работы – будь то плохая экология, работа с вредными для здоровья веществами, или иное – потребность в кадровиках возрастает.

Отдел кадров

Кадровый отдел занимается следующими основными функциями:

  • оформление работников
  • ведение документации
  • ведение прочей кадровой работы

Сотрудник должен уметь заполнять различные виды документов: трудовые книжки, договоры, бланки, приказы. Кадровый работник должен контролировать своевременное и правильное исполнение своих обязанностей, которые заключаются:

  • в приеме на работу и увольнении
  • в регулировании премий, отпусков, переводов, командировок
  • в дисциплинарных взысканиях
  • в контроле графика работы

Создание, учет, движение и хранение документов являются главными действиями отдела.

Как происходит оформление документов сотрудников

Руководитель предприятия является первым работником, которого оформляют на работу в новой организации путем подписания трудового договора. На основании его подписи в дальнейшем происходит заключение трудовых договоров с остальными сотрудниками.

Должность директора оформляется одним из трех способов, в зависимости от характера предприятия:

Прием сотрудников

  • заключается договор с председателем выборного отдела в случае выборного характера должности
  • директор подписывает договор за работника и работодателя как единственный учредитель
  • при наличии нескольких учредителей договор подписывается коллективно

Чтобы определить количество должностей на предприятии, вид специалистов и качество работников, кадровый отдел составляет штатное расписание, которое должно иметь унифицированную форму. В этом документе необходимо указать:

  • наименования должностей
  • количество работников
  • форму и размер оклада и других видов финансовых вознаграждений

Список должностей в расписании должен соответствовать иерархической градации – от руководящего поста к вспомогательному персоналу. Помимо должностей расписание содержит информацию о графике работы, наличии смен, сведения о корпоративной этике и желаемый внешний вид сотрудников.

Требования к трудовому договору

Положения трудового договора четко регламентированы и содержат необходимые пункты, согласно ТК РФ:

  • полные данные о работодателе, включая адреса
  • ФИО, должность работника
  • сроки и вид договора
  • должностная инструкция
  • график работы
  • размер оклада
  • реквизиты и подписи сторон

Помимо основных пунктов в договоре могут содержаться дополнительные, по усмотрению руководителя.

Ведение документации

Все документы отдела кадров разделяются на обязательные и узкоспециальные, требующиеся лишь для определенного вида организации.

Документация

Обязательные документы состоят из приказов по личному и кадровому составу. Приказы по личному составу содержат сведения о работниках – их приема на работу, увольнения или перевода.

Приказы, касающиеся рабочего стажа, должны сохранять в надлежащем виде в течении всей жизни сотрудника и по закону хранятся 75 лет. Кадровые приказы содержат информацию об отпусках, премиях, командировках, дисциплинарных взыскания и прочем.

Такие документы по закону хранятся 3-5лет. Необходимо завести отдельную папку для каждого вида документов и хранить их по отдельности.

Трудовой договор относится также к обязательным документам, который необходимо заключать с каждым работником.

Прочие обязательные документы, находящиеся в ведомстве отдела:

  • трудовая книжка
  • документ о штатном расписании
  • регламентации оплаты труда
  • книга приказов
  • командировочный журнал
  • документ о внутреннем трудовом распорядке

Необязательные документы заключаются в различных должностных инструкциях, коллективных договорах.

Отделом кадров необходимо документально подтверждать все что касается деятельности и производственного процесса на предприятии: наличие спецодежды, работники с ненормированным рабочим днем, ночные работники, вредные и опасные условия работы – все это необходимо сопровождать распорядительным документом с наличием сроков обеспечения, категорий, и остальные аспекты.

Документы учета

Особенность подготовки журналов учета заключается в их надлежащей структурированности. Перед началом функционирования отдела необходимо провести работу по их нумеровке сквозной нумерацией, прошивке и скреплении бумагой с указанием количества листов, подписью директора или ответственного лица.

Ведение иной кадровой деятельности

Помимо ведения документации на отдел кадров также возложены обязанности по поиску и подбору персонала. Кадровик должен уметь оформлять документацию по нормативным актам и общим требованиям согласно законодательству, и хранить ее надлежащим образом в бумажном и электронном виде.

Вся необходимая документация должна в установленные законом сроки предоставляться в государственные органы, занимающиеся ее хранением – за этим следит ответственный специалист-кадровик.

Все эти требования обязывают кадрового работника иметь высокий уровень самодисциплины, организованность, ответственность.

Знания, умения и навыки делопроизводителя:

Хранение документов

  1. Делопроизводитель должен знать и уметь пользоваться электронными программами по сбору и хранению информации в базах данных, ведению статистических данных, электронной почтой.
  2. Кадровый работник должен владеть деловым стилем в общении и переписке, обладать речевой и письменной грамотностью, культурой речи, чтобы при надобности иметь возможность исправить некорректный документ.
  3. Кадровик должен знать и уметь применять на практике знания прав и обязанностей организации и госорганов и составлять документацию на основе этих знаний.
  4. Кадровик контролирует посещаемость персонала, подготавливает справки, оформляет и хранит личные дела сотрудников.

Таким образом, спектр обязанностей делопроизводителя кадрового отдела весьма широк и не ограничивается лишь созданием типовых шаблонов, заполнением учетных форм, выдачей справок.

Место кадров в функционировании организации

Выше мы выяснили, что кадровая структура занимается документооборотом, управлением персоналом и взаимодействием с госорганами. Однако для эффективного функционирования организации необходимо применять еще один инструмент — долгосрочное планирование численности и качества кадров.

Для этих целей, помимо контроля количества работников, применяется регулярный мониторинг актуальных вакансий и подбор персонала с высоким уровнем знаний. Производится общее качественное повышение квалификации сотрудников в каждом подразделении и контроль их численного показателя.

Кадровая служба

Таким образом, долгосрочная перспектива предусматривает разработку согласованной кадровой политики, направленной на подготовку, совершенствование и оплату кадров, способы взаимодействия предприятия с работниками.

Подобная политика называется долгосрочным кадровым контроллингом и заключается в своевременном предоставлении рабочего места, исходя из способностей и склонностей кандидата, а также в согласии с требованиями. Такой подход позволит предвидеть и избежать возможных нестабильных ситуаций и скорректировать деятельность производства без рисков.

Кадровый контроллинг начинается с формулировки задач по нуждам компании и далее разрабатывается план человеческих ресурсов по количеству, качеству и локации. Такое прогнозирование может производиться вплоть до 5 лет вперед.

Прогнозирование при этом учитывает, какие должности могут появиться за этот период, какие упраздниться, а какие претерпеть изменения. Здесь возникает необходимость организации всевозможных курсов по повышению квалификации и общего образования работников с целью дальнейшего продуктивного сотрудничества.

Почему на каждом предприятии необходим отдел кадров

Хотя законодательством подобная структура официально не закреплена, но крайне желательно, чтобы данное подразделение присутствовало на предприятии с численностью сотрудников больше 10.

Объем документов, предусмотренный ТК РФ как обязательный, включает множество сложных документов, требующих корректного и квалифицированного заполнения.

Трудовой договор, оформленный ненадлежащим образом, как пример, может привести к судебным разбирательствам в случае, если в нем не были оговорены все права и обязанности сторон, положенные по закону. Таким же образом и все остальные документы могут послужить неприятным ситуациям, если были заполнены непрофессионально.

Статус предприятия, имеющего четко отлаженную работу кадрового производства, обладает высокими показателями надежности, стабильности, престижности. Этот отдел играет решающую роль в налаживании политики взаимодействия между начальством и подчиненными, определяет общую атмосферу спокойствия среди персонала, так как является по сути промежуточным звеном между директором и его подчиненными.

Являясь самостоятельным структурным подразделением, отдел кадров берет на себя с каждым годом все больше новых обязательств. В сегодняшних условиях обойтись без кадровиков в организации не так просто, ведь именно от их работы зависит качество нанимаемых работников, а значит, и прибыль компании.

К тому же, тенденция последних лет показывает, что работы для делопроизводителей каждый год только прибавляется – государственные ведомства внедряют все новые отчетные бланки, усложняющие процесс делопроизводства – и этот рост обязательных процедур будет явно продолжаться, ведь таким образом государство обеспечивает прозрачность деятельности государственных и частных компаний.

Выделите ее и нажмите Ctrl+Enter, чтобы сообщить нам.

Источник: http://PravoDeneg.net/trudovoe/kadrovoe-deloproizvodstvo-eto-chto.html

Раздел 2: Особенности делопроизводства в различных управленческих структурах. Документы с ограниченным доступом. Деловая корреспонденция

Деловая корреспонденция в работе кадровых служб

Документированиедвижения персонала (прием, увольнение,перевод, отпуск, командировки). Основныежурналы для документирования движенияперсонала. Ведение трудовых книжек,личных дел. Приемы охраны и защитыконфиденциальных документов.

Практическоезанятие:

Работа и знакомствос делопроизводством в бухгалтерии:законодательство, правила документооборота,хранение документов и передача их вархив.

Работа и знакомствос делопроизводством в судах, органахисполнительной и законодательнойгосударственной власти и местногосамоуправления.

Тема 10.Организация работы с документами, имеющими ограниченный доступ

Виды документовс ограниченным доступом. Информация,доступ к которой не может быть ограничен.Организация работы с документами,содержащими конфиденциальные сведения.

Понятие государственной тайны, тристепени секретности документации,содержащей государственную тайну.Понятие коммерческой тайны. Признакиохраноспособности коммерческой тайны.Способы охраны и защиты коммерческойтайны.

Отличие коммерческой тайны отдругих видов тайн. Документированиесведений, составляющих коммерческуютайну.

Практическоезанятие:

Практика организацииработы с документами ограниченногодоступа. Обсуждение проблем гласностии ограниченности документооборота.Примеры документирования сведений,составляющих коммерческую тайну.

Тема 11.Документирование экономической деятельности

Составлениедоговоров. Реквизиты договора и ихрасположение на договоре. Основныестадии заключения договора. Оферта иакцепт. Протокол разногласия. Претензияи ответ на претензию.

Практическоезанятие:

Упражнения посоставлению договоров, оферты, акцепта,протокола разногласия, претензии иответ на претензию.

Тема 12.Деловая корреспонденция

Деловые и коммерческиеписьма: классификация, структура,стандартные фразы и выражения. Тон истиль деловой корреспонденции. Правилаи формы коммерческой переписки сзарубежными партнерами.

Практическоезанятие:

Традиции веденияпереписки. Письмовник. Составлениеобразцов деловых и коммерческих писем.

ОРГАНИЗАЦИЯСАМОСТОЯТЕЛЬНОЙ РАБОТЫ СТУДЕНТА

Самостоятельнаяработа студентов по дисциплине включает:

  • повторение и углубленное изучение материала на основе конспектов лекций и учебно-методической литературы;

  • выполнение домашних заданий (решение практических задач, составление документов ОРД);

  • подготовку к зачету.

ФОРМЫ И ВИДЫКОНТРОЛЯ ЗНАНИЙ

1. Текущий контроль:

  • опрос на практических занятиях;

  • выполнение контрольных заданий;

  • рубежный контроль.

2. Промежуточнаяаттестация – зачетно-экзаменационнаясессия:

  • зачет – по результатам проведения всех форм текущего контроля в соответствии с учебным планом.

3. Контроль остаточныхзнаний студентов (тесты).

УЧЕБНО-МЕТОДИЧЕСКОЕОБЕСПЕЧЕНИЕ ДИСЦИПЛИНЫ

СПИСОК РЕКОМЕНДУЕМОЙЛИТЕРАТУРЫ

Основная:

  1. Делопроизводство: Организация и технологии документационного обеспечения управления : учебник / под ред. Т. В. Кузнецовой. – М. : МЦФЭР, 2007.

  2. Демин, Ю. М. Делопроизводство: Подготовка служебных документов : учеб. пособие / Ю. М. Демин. – М. : ЮНИТИ, 2007.

  3. Крылова, И. Ю. Документирование управленческой деятельности: учеб. пособие / И. Ю. Крылова. – М. : Бизнес Пресс, 2005.

Дополнительная:

  1. Ермолаева, А. В. Документы субъектов Российской Федерации: учеб. пособие / А. В. Ермолаева. – М. : Юристъ, 2005.

  2. Корнийчук, Г. А. Краткий справочник кадрового работника: учеб. пособие / Г. А. Корнийчук. – СПб. : Питер, 2006.

  3. Панасенко, Ю. А. Делопроизводство: Документационное обеспечение управления / Ю. А. Панасенко. – М. : ПРИОР, 2005.

МАТЕРИАЛЬНО-ТЕХНИЧЕСКОЕОБЕСПЕЧЕНИЕ

Практическиезанятия проводятся в специализированномклассе «Информатика», укомплектованномучебно-наглядными материалами(классификаторы ЕСКК ТЭСИ, Госты, схемыи образцы документов) и оснащенномсоответствующим стандартным программнымобеспечением. По данной дисциплинеиспользуются электронные средстваобучения справочно-правовая база данных«Консультант +», лекции – презентациии электронный учебник «Документационноеобеспечение управления» Соколова Н.В.

Составители: ст.преподаватель Н.В. Соколова, к.э.н., доц.О.Л. Ким кафедры «Государственного имуниципального управления».

Рецензент: д.э.н.,проф. кафедры «Государственного имуниципального управления» А.В. Лабудин.

Источник: https://studfile.net/preview/5276336/page:132/

Поделиться:
Нет комментариев

    Добавить комментарий

    Ваш e-mail не будет опубликован. Все поля обязательны для заполнения.