Деловое совещание: мастерская руководителя

Организациясовещаний

Подготовка ипроведение совещаний (собраний,конфе­ренций, встреч, круглых столови других подобных меро­приятий),несмотря на общие черты, имеют рядособен­ностей. Различия объясняютсяхарактером самого сове­щания — являетсяли оно плановым или оперативным.

Планирование совещаний

На стадии планированиянамечают:

• какие совещания будут проведены;
• когда и где они будут проведены;
• график использования совещательных комнат.

Подготовка совещаний

Официальныесовещания (заседания совета директоров,собрания акционеров) обычно проводятсяв соответствии с утвержденным регламентом.

Для проведениякрупномасштабных совещаний ут­верждаютграфик подготовки.

Неофициальные илиоперативные совещания (рабо­чихкомиссий, руководителей подразделений,диспет­черские и т. п.) проводятся всоответствии с обычаями де­ловогооборота.

Вцелом подготовку совещания можно разбитьна сле­дующие этапы:

1. Уточняется дата, место и время проведения совещания (секретарь + руководитель).

2. Составляются повестка дня, списки участников и докладчиков совещания (секретарь + руководитель).

Решение о проведениисовещания обычно оформляет­ся повесткойдня, которая при оформлении протоколасовещания будет составлять одну из егочастей, а до про­ведения совещанияявляется документом, с помощью которогооповещаются участники.

1. Оповещаются участники совещания.

На небольшиесовещания участников обычно пригла­шаютпо телефону или электронной почте,помечая в спи­ске участников ихвозможность или невозможность уча­ствоватьв мероприятии. Для участников крупныхсовещаний составляется при­глашение.

Типовойтекст приглашения включает:

• инициалы и фамилию приглашаемого;
• время, дату, место проведения совещания
• характер совещания;
• рассматриваемые вопросы;
• продолжительность совещания.

Подписываетприглашение руководитель. В том случае,если участник совещания являетсядокладчиком или ему будет посландополнительный материал (например,тези­сы докладов или проект решения),то это необходимо указать в текстеприглашения.

Рассылкаприглашений на совещание

Секретарь составляетсписок рассылки приглашений, в которомотмечает ответы на них, вносит необходимыеуточнения и изменения.

Рассылкаприглашений может осуществлятьсясамы­ми разнообразными способами:курьером, письмом;факсом; телефонограммой и т. п.

1. Продумывается перечень работ, которые должны быть выполнены службами организации при подготовке совещания.

Оборудование зала

Секретарь привлекаетсоответствующие службы орга­низациик подготовке и оборудованию помещениядля проведения совещания.

Зал, в которомбудет проводиться совещание, долженбыть оснащен необходимым количествомстульев, сто­лом, меловой доской,экраном, микрофоном, трибуной и т. п. Неследует забывать об аптечке с медикаментамии санитарном состоянии самого помещенияи мест общего пользования.

Со специалистамисекретарь проверяет исправ­ностьвидеотехники, сетевых розеток, проекционнойи акустической аппаратуры, наличиеудлинительных шну­ров и т.п.

По указаниюруководителя секретарь должен подо­братьпо тематике выступлений видеофильмы,слайды, плакаты, схемы и передать ихтехнику, обслуживающе­му аппаратуру.

Во время торжественныхсобраний на столе председа­теляустанавливают цветы.

На небольшихсовещаниях в обязанности секретаряможет входить сервировка рабочего столапрохладитель­ными напитками истаканами. Бутылки с минеральной водойустанавливают на бумажные салфеткигруппами в центре стола. Бутылок должнобыть не меньше, а стака­нов — на одинбольше, чем участников совещания,сидя­щих за столом.

1. Готовятся материалы для руководителя.

За 3-4 дня до началасовещания секретарь печатает докладруководителя. На этом этапе целесообразноуточ­нить с руководителем регламентсовещания.

1. Накануне совещания проверяется его полная готов­ность.

Накануне совещаниясекретарь еще раз напоминает докладчикамо времени начала совещания, порядковомномере выступления и его продолжительности.Кроме того, на этом этапе он проверяети уточняет списки лиц, не прибывших дляучастия в совещании, и фактическихучастников.

Необходимопредусмотреть, чтобы у входа или вгарде­робе висели объявления суказанием местапроведения со­вещания.

За час до началасовещания секретарь готовит дляпредседательствующего папку с материаламисовеща­ния, чистую бумагу, ручки,карандаши, фломастеры, маркеры, скрепки,линейки, минеральную воду, стака­ныи т. п.

https://www.youtube.com/watch?v=Bb8lukTl8XA

Подготовка кплановому совещанию начинается за 1,5-2недели до его проведения.

Видео:Начинающий руководитель: что важно сделать первым делом? / Александр ВысоцкийСкачать

Совещания в деятельности руководителя

Деловые совещания как форма организации работы выполняют различные задачи: установление взаимодействия между партнерами  или членами рабочего коллектива, управление процессом и персоналом, сбор информации или обмен информацией, планирование, проектирование и анализ деятельности, генерирование идей, поиск решения вопросов, принятие коллективных решений, контроль за выполнением поручений.

Организация и проведение совещаний

Организация и проведение совещания лежит на руководителе, его умение выстроить совещание грамотно, сделать его полезным, продуктивным базируется на нескольких правилах:

• Правило цели. Обязательна четкая и ясная постановка цели каждого совещания (этому способствует, во-первых, повестка, присланная заранее и поясняющая задачу каждому участнику, во-вторых, оглашение этой цели в начале и в финале работы совещания).
• Правило экономии времени. Время должно стать непререкаемой ценностью для всех участников совещания (для этого время заседания лучше оговорить заранее и определить лимит для каждого высказывающегося).

Есть мнение, что если назначить совещание на 10:24 или 11:37, то участники реже будут опаздывать.

• Правило мотивации. Организатору совещания, который, несомненно, имеет свою мотивацию для проведения совещания, желательно иметь представление о том, какая мотивация есть у каждого приглашенного, несмотря на то, кто приглашен на совещание: равные ему руководители или подчиненные.
• Правило адресного приглашения. Для того чтобы совещание не превращалось в формальное и бесполезное заседание, необходимо приглашать именно тех участников, которые будут способствовать решению вопроса (конструктивное количество участников 6-8 человек). Обширные собрания решают формальные вопросы и требуют иных и подхода, и подготовки.

• Правило адекватного метода. Форма и метод работы совещания должен соответствовать цели и способствовать решению поставленных цели и задач.

Формы совещаний

Руководитель, управляющий компанией, отделом, который видит в совещаниях средство взаимодействия с сотрудниками, найдет нужные механизмы для организации оптимальной работы через различные формы совещаний.

Любой руководитель не только имеет право,  но и должен доверить проведение некоторых совещаний сотрудникам, компетентным в данном вопросе, подобное делегирование полномочий избавит его от лишних обязанностей, но и будет способствовать самоорганизации коллектива.

Существует несколько форм совещаний, каждая из которых может решить узкие или, наоборот, широкие задачи. Выбор подходящий формы – главное требование к организатору совещания.

Традиционная форма подачи материала – доклад – удобна для начального или финального информирования о деятельности компании, отдела, сотрудника.

Несмотря на то, какой материал излагает докладчик:

• описывает проблемную ситуацию или вопрос,
• представляет проект,
• презентует новую форму работы,
• читает отчет о завершившемся проекте,
• очерчивает причины неудачного проекта,

к нему предъявляются одинаковые требования: соблюдение регламента (желательно не более 7 минут), наличие наглядности (таблицы, схемы, презентации), выигрышно выглядят те доклады, автор которых подготовил материалы, которые можно было бы изучить заранее, а также автор доклада должен быть готов и к дополнительным вопросам, критике и обсуждению деталей.

Обмен мнениями – более сложная форма работы с точки зрения организации, построенная на обмене информацией, возможной дискуссии, поиске решения.

Обмен мнениями позволяет видеть целостную картину, разноречивые позиции, так как каждый из участников по очереди должен выказать свое мнение по поводу.

Лимит выступления ограничен 2-3 минутами, поэтому подготовка каждого выступающего должна быть более внимательной: необходимо сообщить не только позицию, но и веские аргументы в её защиту.

https://www.youtube.com/watch?v=4oNkOFGoZ28

Обсуждение – это форма совещания, которая обычно сочетается с докладом или обменом мнениями, если обмен мнениями требует высказаться всех участников совещания, то в обсуждении могут участвовать те, у кого есть конкретные вопросы, критика. Для одного или двух участников обсуждения спорные моменты могут потребовать детального разбора, тогда возможна дискуссия, чтобы вопрос оказался решенным.

Другая совместная форма поиска решений – мозговой штурм. Он отличается возможной хаотичностью в поиске идей, формулировании возможных решений и безоценочной позицией по отношению к каждой идее. Основная задача мозгового штурма – генерирование идей, даже самых абсурдных и невозможных.

Практикуется в творческой среде, имеет массу секретов проведения, но может стать полезным и в деловом офисе, чтобы создать непринужденную атмосферу при поиске ответов на нестандартные вопросы.

Он требует серьезной подготовки организатора, верного окончания, которое бы хаос мыслей привело к оптимальному и продуктивному решению вопроса.

Планерка – это такая форма совещания, которая основной целью ставит четкое планирование и контроль за исполнением распоряжений. Организатором в данном случае выступает руководитель для подчиненных.

Особенность их проведения – регулярность, соблюдение субординации, жесткость требований и краткость.

 Другая форма, близкая к планерке, –  мотивационное совещание, основная задача которого – психологически настроить сотрудников на работу, в ходе подобного совещания также раздаются роли и описываются задачи. Мотивационные совещания нередко опираются на нематериальную мотивацию сотрудников.

Мнение из сети: 1. Сотрудники нередко ждут порицания или поощрения, чтобы начать работать.

Эффективное совещание

Выделают 2 типа коммуникации на совещании: эффективный и экспрессивный.

Условия эффективного типа коммуникации: установление ролевого типа взаимодействия участников и результативность.

Если участники видят в совещании продуктивную работу, то спокойно и адекватно выполняют роли модератора, секретаря, докладчика и признают роль руководителя совещания.

Роль руководителя совещания может взять на себя начальник, так и любой член коллектива, тогда на его плечи ложатся управление совещанием и конечное решение.

Результатом совещания являются не только документ (приказ, распоряжение, протокол), но и действия сотрудников на основе выработанного в ходе совещания плана работы, а также управленческое решение.

Не стоит забывать и о неком психологическом мнении участников совещания, удовлетворенности, неудовлетворенности совещанием.

Правильные задачи, представления о способах и методах их решения, плюс верная мотивация – главный результат успешного совещания.

Мнение из сети: Если начальник будет помогать менеджерам зарабатывать, то есть станет их постоянным коучем, тренером, то они будут посещать планерки и совещания с удовольствием.

Неэффективное совещание

Деструктивный вариант совещаний основан на экспрессивном типе коммуникации, когда бурная дискуссия не приводит к ощутимым результатам, а обсуждение вопроса перерастает в нездоровую критику или выяснение отношений, производственный или личный конфликт.

Экспрессивный тип коммуникации построен не на ролевом типе коммуникации, а на личностном, это возникает при неверном выборе формы совещания, неясных задачах, ошибочном подборе участников совещания, в этом случае не профессиональные задачи, а личностные становятся ключевыми: прояснение личных отношений, удовлетворение личных амбиций, решение личных проблем (вместо проблем команды). Возможное манипулирование руководителем совещания – опасное следствие подобного типа взаимодействия.

Иными словами, чаще всего конфликты возникают именно в результате неудачного управленческого решения, а хороший менеджмент улучшит работу и установит атмосферу сотрудничества внутри компании.

Сергей Филиппов о секретах проведения совещаний

Для каждой сферы деятельности вырабатывается свой ритм и требования к проведению совещаний, но сверхцелью каждой из форм является стратегическое планирование, мотивация каждого члена коллектива, предоставление возможности быть услышанным, улучшение взаимодействия между сотрудниками.

Видео:Ошибки руководителя при принятии управленческих решенийСкачать

Руководителю на заметку: идеальная подготовка и проведение делового совещания

Руководителю на заметку: идеальная подготовка и проведение делового совещания

Рассказываем о подготовке и проведении делового совещания, которое приносит пользу, а не забирает время.

Во многих отечественных компаниях корпоративная культура только зарождается, а потому нередко возникают казусы и даже неприятные ситуации, когда определенные понятия подменяются.

Совещания – неотъемлемая часть корпоративной культуры любой компании, но нередко руководство использует время на собраниях только лишь для трансляции собственных идей.

https://www.youtube.com/watch?v=DNHYWtovsh8

Можно сколько угодно предъявлять требования к персоналу, но нужно понимать, что далеко не всегда совещания в таком формате будут приносить пользу. Как известно, эффективность компании зависит от эффективности каждого отдельного сотрудника. Вот почему проведение делового совещания не должно быть монологом со стороны руководства.

О болезненных совещаниях, мешающих работе

Как правильно провести совещание на работе?

Помните о правиле синергии.

Не появится ничего нового и полезного в том случае, если вы будете просто говорить, а другие будут слушать.

Совещание проводится с целью выявления проблемных мест в организационной структуре предприятия. Тут же на месте можно совместными усилиями и решить 90% проблем. Синергия означает, что все высказываются и пытаются найти наиболее простой путь решения существующей проблемы.

Второй важный пункт – понятность

Сотрудники должны понимать то, что от них хочет руководство. Управленцы, в свою очередь, должны слушать и слышать то, что говорят их подчиненные. К минимуму сводится специфическая терминология.

Сплоченность

На совещание собираются не ради пустых разговоров, а чтобы совместными усилиями выявить эффективное решение. Хорошее совещание напоминает тренинг по командообразованию. Только в роли ведущего не тренер сторонней компании, а свой человек.

Подготовка и проведение делового совещания

Чтобы эффективно и своевременно провести рабочее совещание нужно четко определить его цели.

Все виды совещаний можно условно разделить на несколько групп:

• Руководство собирает определенные данные, которые нужны для улучшения работы компании. Например, проводится опрос с целью выяснения наиболее приемлемого рабочего графика для сотрудников. Если сотрудникам удобно и комфортно трудиться, то они реже будут болеть и ходить с плохим настроением. «Показатель счастья» сотрудников может серьезно сказываться на эффективности всей компании, ведь многие сервисные фирмы работают с огромными потоками клиентов и важно, чтобы персонал был приветлив.
• Это своего рода тренинг, который позволяет сотрудникам повысить свой образовательный уровень.
• Когда руководство принимает какое-либо решение, важно полноценно донести его важность до сотрудников компании.
• Правила проведения совещаний такого рода могут отличаться. Например, руководство собирает не всех сотрудников, а определенную группу людей, которая ответственна за участок работы, где возникли недоразумения.

План проведения совещания

Очень важно придерживаться плана. Без него группе людей очень сложно прийти к решению. Как правило совещание не длится больше 2-х часов.

В некоторых международных компаниях отводится не более 1 часа на совещание и решение вопроса. На деле все зависит от масштаба проблемы. Иногда приходиться сидеть в комнате для переговоров целый день.

Например, если решение вопроса зависит не от вас или ваших сотрудников, а от сторонних компаний, государственных органов.

Совещание на работе должно начинаться в назначенное время. Лучше всего, если люди заранее знают то, о чем пойдет речь. В этом случае можно будет послушать отчеты ответственных лиц. Руководителю выделяется функция модератора и куратора. Важно, чтобы обсуждение шло в запланированном русле, а сотрудники не боялись высказываться по определенным вопросам.

Примерный план совещания на работе:

1. Повестка дня. Краткое объяснение того, зачем все собрались.
2. Конкретная постановка задачи сотрудникам.
3. Озвучивание правил проведения совещания. Например, вы уточняете, что нельзя перебивать друг друга.
4. Краткий план проведения совещания.

   Люди должны понимать, сколько у них времени и на какой период они собираются. Совещание не должно тормозить работу всего предприятия.

5. Цель и решение, к которому все должны прийти. Решение может быть промежуточным. В то же время на данный момент оно должно решать поставленные задачи.

   Не имеет смысла собираться на совещания каждый день, если общие собрания ничего не дают.

Как часто нужно проводить деловые совещания?

В каждой компании руководство решает это по своему усмотрению. Конечно же, совещания не нужно проводить каждый день. В то же время многие компании по утрам планируют небольшие пятиминутные планерки, которые также можно назвать совещаниями.

Если компания работает с огромным потоком заказов и клиентов, то непредвиденные ситуации могут возникать каждый день. Чтобы ситуация не стала критичной и не вышла из-под контроля, сотрудников собирают ежедневно и выясняют текущее положение дел.

Однако компаниям, у которых налажена работа и все процессы более-менее понятны достаточно проводить совещания с сотрудниками 1 раз в неделю или 2-3 раза в месяц.

Какие сотрудники должны присутствовать на совещаниях?

Все зависит от того, какой тип совещания стоит на повестке дня. Например, торговой компании могут потребоваться ежедневные учебные совещания для новых продавцов. В такого рода собраниях принимают участие не все, а только консультанты, торговые представители и супервайзеры, мерчендайзеры.

Правила проведения совещаний. Несколько советов по организации процесса

Подготовка и проведение делового совещания не должны ложиться на плечи руководителя.

https://www.youtube.com/watch?v=hPkxUlfGrFg

Если компания совсем маленькая, то организацией и оповещением сотрудников могут заниматься владельцы бизнеса, но в средних компаниях обычно это обязанность секретаря, помощника руководителя или ответственного за определенное направление человека.

Для эффективной работы на совещаниях ответственное лицо должно:

• организовать презентацию,
• подготовить раздаточные материалы,
• проконтролировать то, чтобы все помнили про проведение совещания.

Также очень важно заранее разослать напоминания людям. Не планируйте совещания посреди рабочего дня, когда сотрудники собрались на обед. Также не стоит переносить решение важных вопросов на вечер, особенно на вечер пятницы, когда все хотят поскорее справиться с текущими делами и уйти домой.

Подготовка и проведение делового совещания — важная часть работы. Но такие встречи призваны в первую очередь улучшить работу компании, а не забрать время, которое можно использовать с пользой. Помните об этом!

Видео:Как эффективно проводить совещание руководителей / Александр ВысоцкийСкачать

Организовать встречу руководителя

Организовать совещание руководителя бывает непросто: необходимо учитывать массу факторов, способных повлиять на удачный исход собрания.

Совещания могут быть на уровне руководитель-подичненные; это может быть встреча между директорами подразделений, а может собрание партнеров по бизнесу. В каждом отдельном случае нужно выбирать определенную стратегию.

Как провести максимально эффективное совещание, способное повлиять на рост продуктивности труда и увеличение прибыли вашей компании?

Проводим эффективное совещание

Эффективное совещание – мероприятие, которое позволяет поддерживать связь между подразделениями вашей компании. В результате должна повыситься мотивация сотрудников, а принятые на планерке решения – внедряться в рабочую программу.

Каким критериям должно отвечать эффективное совещание?

• Соответствие формату. В деловой среде можно выделить три главных типа корпоративных собраний: это совещания, планерки и оперативки. Все они имеют разные цели и, соответственно, длятся разное количество времени. Оперативки необходимы для срочного решения проблем, возникающих в ходе рабочего процесса. Такие собрания длятся не больше десяти минут, в них принимают участия только те, кто непосредственно связан с возникшим вопросом. Планерка – мероприятие ежедневное, которое проводится в начале рабочего дня, и длится не более получаса. Здесь принято ставить задачи на день, выслушивать конкретные предложения и пожелания от сотрудников. Совещание – самый сложный и длительный процесс, направленный на решение годовых целей, задач и планов. Нередко совещание делят на два этапа: вечерний, где ставятся цели, и утренний, где начинается полноценное обсуждение.

• Постановка задач. На каждом совещании должны разбираться конкретные проблемы и задачи, которые выносятся на повестку дня. Откланяться от задач конкретного совещания не рекомендуется.
• Жесткий регламент. У каждого совещания должно быть конкретное время начала и конца, причем не в глобальном плане, но и по каждой задаче: например, на решение конкретного вопроса отводится 30 минут и ни минутой больше. Каждый выступающий должен уложиться в строгие временные рамки.
• Оптимальный состав. Не стоит собирать на совещания всех сотрудников своей фирмы: в обсуждении текущих вопросов должны участвовать руководители отделов и ведущие специалисты, которые имеют непосредственное решение к проблеме.
• Мнение каждого. Все, кто был приглашен на собрание, должен иметь право и возможность высказать свои предположения и мнения касательно текущего вопроса. Именно так выглядит адекватная обратная связь между сотрудниками и руководителем фирмы.
• Ведение протокола. Вы должны понимать, что четкая фиксация основных вопросов и ответов – один из важных моментов любого собрания. В результате готовый протокол должны получить все участники собрания: это поможет рабочему процессу.
• Плановость собрания. Совещания не должны быть спонтанными: каждое заинтересованное лицо должно заранее знать, когда, во сколько и по какому вопросу его приглашают на собрание.

Лучше всего составить график крупных совещаний на год вперед, чтобы сотрудники всегда могли заранее подготовиться к собраниям.

Условия успешного совещания

составляющая успешных переговоров – это правильно выбранное место проведения мероприятия.

https://www.youtube.com/watch?v=ApQDvCty_uY

Каким должно быть идеальное место для проведения рабочего собрания? Спокойным, максимально комфортным и нейтральным: каждый участник должен ощущать себя причастным к процессу и не испытывать стресса. Идеальный кабинет для совещаний:

• Свободен от внешних раздражителей;
• Хорошо освещен;
• Укомплектован подходящей мебелью и необходимым оборудованием;
• Соответствует статусу всех участников проходящих переговоров.

Если это совещание с директорами других подразделений или партерами фирмы, и оно проводится вне здания Вашей компании, стоит выбирать место, удобное для подъезда и парковки личных авто. Цена за аренду помещения должна быть приемлемой для всех участников переговоров.

Что обязательно должно быть на столе?

• Канцелярские принадлежности: карандаши и ручки, чистая бумага.
• Минеральная или обычная бутилированная вода с необходимым количеством стаканов.
• Необычное оборудование для предприятий пищевой промышленности, например: при необходимости дегустации надо озаботиться выкладкой одноразовой посуды и приборов.

Если планируется длительное совещание, стоит озаботиться выбором места для обеденного перерыва: рядом должны быть кафе или рестораны соответствующего уровня, а в здании, где проводятся переговоры, обязательно должны присутствовать туалетные комнаты.

За 2-3 дня до совещания необходимо разослать документы по повестке дня, решаемым задачам и вопросам всем участникам собрания. Сделать это можно по корпоративной почте. Желательно напечатать текст 12 шрифтом, с грамотным оформлением и выделением самых важных моментов. Не забывайте использовать нумерацию и списки, выделять подзаголовки.

Проведение совещания: выбираем стратегию

Вне зависимости от характера проводимого совещания, стоит учитывать несколько особенностей, которые сделают процесс наиболее продуктивным, комфортным и скоротечным.

Повестка дня должна быть подготовлена заранее, причем все участники совещания должны получить рассылку с этим документом, иначе вам придется вводить собравшихся в курс дела, и тратить драгоценное время.

В процессе совещания не стоит отклоняться он назначенной темы, в противном случае придется выходить за рамки запланированного времени.

При составлении повестки дня лучше руководствоваться принципом «меньше – лучше». Стоит отойти от второстепенных тем и выделить только те, что принципиально важны для Вашей работы здесь и сейчас.

Все участники совещания должны выступать строго по очереди, в рамках строго ограниченного срока, не прерывая, и не перебивая друг друга.

Кстати, на счет того, когда именно решать самые сложные вопросы, есть два диаметрально противоположных мнения. Кто-то считает, что совещание следует проводить от самого сложного к простому, справедливо полагая, что к концу собрания у сотрудников не останется сил и желания решать трудные задачи.

Другая точка зрения гласит, что самые сложные темы лучше оставить на вторую треть собрания. Начать же его следует с решения текущих задач, а закончить – самыми простыми вопросами.

Стратегию вы вольны выбирать самостоятельно, исходя из того, какой план лучше работает на практике именно в вашем коллективе.

Что касается опоздавших, то тут стоит следовать поговорке «семеро одного не ждут». Не стоит задерживать собрание и откладывать начало, если к указанному сроку пришло большее количество участников.

Кто заканчивает встречу? Тот, кто ее собирал: вне зависимости от того, присутствует ли на собрании хозяин фирмы или совет директоров в полном составе. Если тот, кто собрал встречу, сочтет, что все вопросы решены, он или она могут подводить итоги, закрывая совещание.

По деловому этикету завершить встречу следует выражением благодарности всем участникам и тем, кто помогал в организации собрания.

Как выглядит эффективное совещание: подводим итоги

Итак, если описывать эффективное совещание тезисами, оно будет выглядеть следующим образом:

• Постановка целей и задач предстоящего собрания;
• Выбор формата встречи и распределение ролей для участников: выборы председателей, спикеров и секретаря;
• Тайминг: выбираем точное время начала и конца совещания, распределяем время на решение определенных вопросов и на выступления сотрудников;
• Выбираем место встречи в зависимости от типа совещания;
• Начинаем совещание с приветствий, оглашения выбранных задач, целей и формата проведения мероприятия;
• Обсуждаем текущие вопросы и проблемы;
• Получаем обратную связь от присутствующих на совещании сотрудников, коллег или партнеров;
• Анализируем результаты и ставим цели на ближайший месяц (квартал, год);
• Подводим итоги. Благодарим собравшихся, закрываем собрание.
• Рассылаем протокол собрания всем участникам совещания.

Совещание, проведенное в правильном формате и грамотном ключе, принесет позитивные последствия. Если же вы замечаете, что встречи не приносят никакого прока, стоит пересмотреть формат совещаний или выбирать другие стратегии развития.

Профессиональная организация совещаний

Конечно, организовать совещание можно своими силами: но не всегда для этого хватает времени, сил и опыта. Особенно, если совещание руководителя должно проходить в другом городе за рубежом. Для этого нужна профессиональная помощь опытных специалистов, которые знают все нюансы организации подобных мероприятий.

https://www.youtube.com/watch?v=8h48Ci93vMI

Для того, чтобы организовать переезд/перелет, забронировать удобную гостиницу, распланировать весь рабочий график и досуг, потребуется несколько дней работы. Или не потребуется вовсе, если вы обратитесь в компанию, которая занимается организацией деловых встреч.

Опытные специалисты организуют совещание для руководителей вашей фирмы на самом высоком уровне.

Видео:8 вопросов будущему руководителю / Как провести собеседование на должность руководителя?Скачать

Как правильно протоколировать совещания

В этой статье мы продолжим популярную тему результативного проведения совещаний, описанную в предыдущей статье.

Разберем подробно, что такое протокол совещания, зачем он нужен и как уйти от бюрократии к энергичному получению результата.

Идеальное протоколирование можно организовать с помощью обычных листов флипчарта и маркеров, а можно с помощью более сложных и современных инструментов. Главное – следовать правильной методологии и соблюдать правила игры.

В этой статье мы с Вами разберем семь составляющих идеального протоколирования совещания с помощью нашего специального, разработанного по итогам более ста реализованных проектов шаблона протоколирования совещаний с помощью MindJet Mind Manager.

2. Семь составляющих идеального протокола совещания

Идеальное протоколирование совещания выглядит так: протокол совещания согласуется, распечатывается и подписывается сразу же на самом совещании.

Пока участники идут из переговорной комнаты на свои рабочие места, им назначаются задачи, и, придя на рабочее место, они должны получить на электронную почту финальную версию протокола, а так же назначенные им к исполнению задачи в корпоративной системе управления задачами. И это возможно! Давайте узнаем, как.

Для того, чтобы получить согласованный протокол и назначенные решения, мы будем использовать специальный шаблон MindJet Mind Manager. Вот так он выглядит целиком.

Рис.1. Общий вид шаблона MindJet для осуществления онлайн-протоколирования

Мы рекомендуем его заполнять постепенно в ходе совещания. Этот шаблон мы создавали много лет по итогам наших проектов внедрения сильной культуры проведения совещаний в самых разных компаниях. Познакомим Вас с этим шаблоном подробнее.

2.1. Отслеживайте время начала и окончания совещания Многие совещания начинаются и заканчиваются не вовремя. Одним из способов борьбы с этим является отслеживание и фиксирование времени начала и окончания совещания. Следование простому принципу «Если измеряешь – значит управляешь»:

Рис.2. Внесите организационные детали

Так же мы рекомендуем в отдельной ветке обязательно фиксировать тех, кто опоздал на совещание, чтобы все это видели. Эффект производит просто волшебный: никто не хочет, чтобы его указали как опоздавшего. А еще можно потом подвести статистику и вывести рейтинг самых часто опаздывающих.

2.2. Укажите и распределите роли участников совещании

Самые работающие и эффективные инструменты часто являются и самыми простыми. Удивительно, но факт: участники большинства совещаний не до конца понимают роли участников, кто и что из них должен делать для эффективного проведения совещания и достижения результата.

Рис.3. Распределите роли участников

https://www.youtube.com/watch?v=0OyNnUi0t-w

Мы рекомендуем обязательно указать ответственных за выполнение следующих ролей:

• Председатель совещания – отвечает за выполнение установленных правил подготовки и проведения совещаний. Именно от него зависит, будет ли совещание эффективным и энергичным
• Докладчик совещания – отвечает за качественную и заблаговременную подготовку и донесение информации, актуальной для участников совещания.
• Участник совещания – отвечает за самостоятельную подготовку и активное участие в совещании
• Секретарь совещания – отвечает за протоколирование совещание.
• Хранитель энергии – отвечает за энергию совещания. Если в кабинете душно, давно не было перерыва, общая динамика низкая, то хранитель энергии должен остановить совещание и провести повышающую энергию мероприятие.
• Хранитель знаний – отвечает за фиксирование информации, чтобы не было потеряно ни одной ценной мысли. Как правило, именно этот человек указывает секретарю, что ту или иную мысль надо зафиксировать
• Хранитель контекста – отвечает за соблюдение повестки совещания. Сигналит всем в случае нарушения повестки совещания.
• Хранитель времени – отвечает за соблюдение временных границ совещания. За 2 минуты до окончания обсуждения вопроса сигналит о том, что пора принимать решение и фиксировать итог.

2.3. Укажите цели, сформируйте повестку совещания

У большинства совещаний обычно нет письменной повестки. Это означает, что большинство участников не очень точно понимают, а зачем вообще они пришли на совещание. Это приводит к большим потерям времени в начале совещания, на включение всех участников

Рис.4. Зачем мы собираемся?

Поэтому укажите повестку, заполнив специально подготовленное для этого поле протокола MindJet Mind Manager. Так же мы рекомендуем в соответствии с принципом, указанным в п.2.1.

, вести хронометраж времени, сколько времени планировалось на вопрос повестки и сколько времени реально на это потратилось.

Вот увидите, что уже через 3-4 недели целенаправленного измерения процент законченных вовремя совещаний существенно улучшится.

2.4. Зафиксируйте решения

Следующие три пункта тесно связаны друг с другом. Речь идет о результате совещания. Вообще, зачем люди собираются вместе? Для того, чтобы договориться о том, что делать дальше.

Эти договоренности могут быть трех видов:

• Решения, которые касаются всех
• Задачи, которые назначены конкретным исполнителям
• Вопросы, которые поднялись на совещании, по которым не удалось на совещании прийти к точному решению или конкретной задаче.

  Обычно это случается, когда поднимается вопрос вне повести совещания, или когда вопрос недостаточно подготовлен, что бы по нему можно было принимать решения.

Итак, решения.

Рис.5. Введите текст решений.

Новые регламенты, бизнес-процессы, поощрения, наказания, информация и многое другое обсуждается на совещании и должно быть зафиксировано в виде решение, которые относятся ко всем присутствующим на совещании. Все это мы рекомендуем записывать в блок «Принятые решения».

2.5. Назначьте задачи Как говорил еще мудрый Бисмарк, если Вы хотите, чтобы задача была сделана, за ее исполнение должен отвечать один и только один человек.

Для этого используйте раздел для фиксирования задач, а так же закладку Task Info справа в MindJet Mind Manager

Рис.6. Введите задачи.

Важно, чтобы у задачи обязательно был текст, срок и ответственный исполнитель. Во время заполнения этих полей данные отражаются на экране, и все участники совещания видят, кто, за что и какую ответственность на себя берет.

2.6. Зафиксируйте вопросы для обсуждения позже

Так как мы ассоциативно мыслим, то на любом совещании обязательно возникнут вопросы, которые были не запланированы в повестке совещания. Если эти вопросы не удается быстро решить (например, с помощью правила «трех реплик»), то мы рекомендуем их обязательно зафиксировать в раздел «Вопросы для обсуждения позже».

Рис.7. Запишите вопросы для обсуждения позже.

https://www.youtube.com/watch?v=-N-oL5N54JM

Очень важно эти вопросы зафиксировать. Во-первых, участники увидят, что вопрос не потерян и он обязательно будет поднят позже. Во-вторых, это позволит переключиться на вопрос из повестки. В-третьих, сам ритуал фиксирования вопроса позволяет переключиться с обсуждаемой темы на другую. Если не фиксировать, то все будут мысленно обдумывать нерешенный вопрос.

2.7. Согласуйте решения совещания, распечатайте и подпишите протокол! Назначьте задачи в системе контроля задач (Microsoft Outlook)

И самое главное. В конце совещания, когда повестка обсуждена, решения приняты, задачи назначены, а вопросы для обсуждения позже зафиксированы, нужно обязательно подвести итоги. То есть еще раз проговорить принятые решения из протокола. После этого с помощью нашей специальной надстройки Rules play для программы MindJet Mind Manager нажмите на кнопку «Сформировать протокол»

Рис. 8. Экспортируйте решения в протокол MicrosoftWord и назначайте задачи в MicrosoftOutlook

И Вы получите протокол совещания, который можно сразу же на совещании отправить на печать и подписать у участников!

Рис. 9. Пример протокола MicrosoftWord, полученного автоматически.

А после того, как протокол подписан, совещание завершено и все участники направились на свои рабочие места, воспользуйтесь еще одной возможностью нашей программы – за 5 секунд назначьте все задачи с помощью корпоративной системы контроля задач Outlook! Для этого нажмите на кнопку нашей программы «Назначить поручения».

Рис.10. Задачи Outlook, автоматически полученные из программы онлайн-протоколирования.

Все, что Вам нужно – это еще раз проверить правильность формулировок и нажать на кнопку «Отправить» в каждой из задач! И теперь каждый участник совещания, придя на сове рабочее место, получит в Microsoft Outlook согласованный протокол и назначенные задачи!

3. Вы можете проводить идеальные совещания сами с помощью нашего шаблона для MindJet Mind Manager!

Мы предлагаем Вам скачать совершенно бесплатно описанный выше шаблон, а так же методику его настройки и использования! Для этого просто заполните форму ниже, и мы все пришлем Вам!

Этот шаблон настроен таким образом, что Вы можете убирать из него ненужные блоки (например, если в совещании не было вопросов из категории «Вопросы для обсуждения позже») – все что Вам нужно, просто удалить этот блок, и в финальной версии протокола этого блока просто не будет.

Отзывы:

С помощью Mind Manager наши заседания стали эффективнее в качественных параметрах и в затратах времени на проведение.

Четкая структура, обеспеченная правилами Стандарта и техническая реализация в виде шаблона Mind Manager перевели наши заседания на другой уровень. Согласованный протокол теперь появляется сразу же в завершении совещания.

По нашей оценке, на момент окончания проекта выигрыш во времени за счет внедрения майнд-менеджмента в проведении заседаний коллегиальных органов составил около 2 часов в неделю.

Максим Владимирович Бароменский, Заместитель председателя правления,

Московский Банк Сбербанка России

Теперь на совещаниях принимаются конкретные решения с измеримым результатом и сроком исполнения, а задачи назначаются исполнителям в Outlook сразу по завершении совещания. Протоколы совещаний автоматически согласовываются в конце собрания.

Обзорная карта обсуждаемых вопросов в Mind Manаger позволяет не отклоняться от повестки и двигаться к принятию конкретного решения по тому или иному вопросу.

Благодаря правилам заблаговременного планирования в Календаре и подготовки мы начинаем совещания всегда точно вовремя, а заканчиваем даже раньше намеченного времени!

В.В.САЛМИН

ПРЕДСЕДАТЕЛЬ БАЙКАЛЬСКОГО БАНКА

Также обращаем Ваше внимание на то, что пока данная надстройка действует для версии MindJet MindManager 14.1. Для более поздних версий эта надстройка пока не действует, но мы можем ее адаптировать под Вашу Компанию, если Вы пришлете нам запрос с помощью формы ниже!

Протоколируйте свои совещания результативно!

———————————————————————-

Если вы хотите узнать, как готовить, проводить и доводить до результата сессии, совещания и не только, присоединяйтесь с 3 октября к онлайн-курсу Виктории Бехетеревой «Фасилитация для лидера»

А в сентябре пройдут еще два занятия спецкурсов по фасилитации, всего занятий было 9, оставьте заявку на приобретение записей на bekhtereva.ru 

🎦 Видео

Собрания сотрудников: о чем говорить и как проводить? | Александр ВысоцкийСкачать

Камеди Клаб «Кого уволить» @ComedyClubRussiaСкачать

Деловое совещание. Метод мозгового штурмаСкачать

Пример эффективной коммуникацииСкачать

Как проводить совещания?Скачать

Пример эффективного проведения собранияСкачать

Стили проведения делового совещанияСкачать

Деловое совещание: подготовка и проведениеСкачать

Назначили руководителем, что делать в первую очередь? Первый день начинающего руководителяСкачать

Эффективное совещание: Технология Promeet (productive meeting)Скачать

Деловое совещание. Алгоритм проведения.Скачать

Как эффективно проводить собрания и встречи? Управление персоналом. Свой бизнес |Бизнес КонструкторСкачать

Проведение результативного совещанияСкачать

КАК ОБЩАТЬСЯ С РУКОВОДИТЕЛЕМСкачать

Протоколы: законодательство, оформление. Проведение совещания/ собранияСкачать

Совещание (старый ржачный мульт)Скачать