Должностная инструкция архивариуса (7 видео)

Что должна содержать должностная инструкция архивариуса: примеры и образцы документов

От того, насколько грамотно составлена должностная инструкция архивариуса, зависит, насколько качественно будет работать сотрудник. При этом в инструкции указываются не только трудовые обязанности архивариуса, но и его права и зона ответственности, именно поэтому к составлению данного документа следует подходить с особым вниманием.

Содержание

Как составить: общие положения
Должностные обязанности: на что имеет право архивариус и его ответственность
Типовая инструкция
Медицинского учреждения
Образовательного учреждения
Суда
Архивариуса-делопроизводителя
Должностная инструкция архивариуса
Должностные обязанности архивариуса
Архивариус должен знать
Требования к квалификации архивариуса
1. Общие положения
3. Права архивариуса
4. Ответственность архивариуса
I. Общие положения
II. Должностные обязанности
III. Права
IV. Ответственность
Должностная инструкция архивариуса предприятия
Должностные права и обязанности архивариуса. Разработка инструкции и ее положения
Профстандарт
Кто должен разрабатывать инструкцию?
Правила оформления
Обязанности
Права
Ответственность
Должностные обязанности архивариуса и требования к сотруднику
Должностные обязанности работника архива
Архивариус: должностные обязанности и требования
🔥 Видео

Как составить: общие положения

В «Общих положениях» должностной инструкции работодатель прописывает:

к какой категории работников сотрудник принадлежит (архивариус является техническим исполнителем);
кем он назначается и освобождается от должности (приказом генерального директора предприятия);
кому работник подчиняется (заведующему архивом);
каким образованием и опытом он должен обладать (чем крупнее организация, тем серьезнее требования);
к кому переходят функциональные обязанности, права и ответственность архивариуса во время его отсутствия на рабочем месте (уполномоченному должностному лицу).

Кроме того, от архивариуса зачастую требуется знание:

правил приема, обращения, хранения и передачи документов в архив;
единой государственной системы делопроизводства;
руководящих документов по ведению архивного дела в организации;
правил оформления дел и их подготовки к дальнейшему использованию и хранению;
порядка разработки описаний документов временного и постоянного хранения;
правил оформления актов об уничтожении документации;
организационно-штатной структуры предприятия;
норм ведения составления и учета отчетности;
правил обращения со средствами коммуникации;
основных принципов организации труда;
правил внутреннего трудового распорядка;
норм этики и делового общения;
законодательства о труде;
норм охраны труда и правил противопожарной защиты.

Руководствоваться в своей деятельности архивариус должен действующим законодательством РФ и внутренними руководящими актами предприятия.

Должностные обязанности: на что имеет право архивариус и его ответственность

Трудовые функции архивариуса прописываются в отдельном разделе должностной инструкции и традиционно заключаются в:

создании справочной системы документов;
отборе, упорядочивании, комплектации, использовании и обеспечении сохранности документов;
контроле ведения и оформлении делопроизводства в структурных подразделениях организации;
приеме на хранение и регистрации документов от структурных подразделений организации;
обеспечении сохранности документов, переданных в архив;
шифровании единиц хранения в соответствии с действующими законодательством РФ;
разработке номенклатуры дел, проверке верности их состава и оформлении при передаче в архив;
создании системы поиска документов, обеспечении быстрого и удобного доступа к ним;
подготовке сводных описей единиц временного и постоянного хранения, актов для направления документов на государственное хранение, а также на списание и уничтожение документации;
слежении за соблюдением правил противопожарной защиты в помещениях, отведенных под архив;
контроле состояния документов, своевременности их восстановления, соблюдения условий в помещениях архива для обеспечения их сохранности и целостности;
выдаче архивных копий и документов в соответствии с поступающими запросами;
составлении справок на основе сведений, имеющихся в документах архива, а также подготовке сведений для составления отчетов о его деятельности;
использовании в работе средств автоматизации учета и коммуникации;
разработке требований, инструкций по организации архивного дела и ведению делопроизводства;
оказании сотрудникам организации помощи в поисках необходимой документации;
инструктировании сотрудников предприятия о правилах подготовки и сдачи дел в архив.

В то же время архивариус вправе:

вносить предложения по улучшению собственной деятельности и работы предприятия в целом;
принимать самостоятельные решения в рамках установленных полномочий;
отказаться от выполнения полномочий при возникновении угрозы для жизни или здоровья;
требовать от руководства создания нормальных условий для сохранности документов, материальных ценностей и выполнения служебных обязанностей;
подписывать документы в рамках собственной компетенции;
представлять интересы организации в установленном порядке;
получать сведения о решениях руководства, касающихся работы архивариуса;
обращаться к специалистам по вопросам, выходящим за пределы профессиональной компетенции;
получать информацию, необходимую для выполнения собственных должностных обязанностей;
вступать в коммуникацию с работниками структурных подразделений организации по рабочим вопросам.

Отдельным параграфом следует обозначить круг ответственности архивариуса. Как правило, данный сотрудник отвечает за:

нанесение ущерба организации;
ненадлежащее исполнение должностных обязанностей;
направление клиентам и руководству компании заведомо недостоверных данных;
неправомерное обращение с личными данными и коммерческой тайной организации, а также за разглашение конфиденциальных сведений;
качество ведения отчетной документации;
нарушение правил трудового распорядка, противопожарной защиты, техники безопасности и требований трудовой дисциплины;
последствия самостоятельных решений и действий;
несанкционированное руководством представление интересов организации;
нарушение норм делового общения и этикета;
нарушение требований руководящей документации предприятия.

Типовая инструкция

Образец типовой инструкции архивариуса предприятия вы можете скачать здесь: https://yadi.sk/d/XM4eqakx3TY83E

Медицинского учреждения

Архивариусов больницы нередко называют сотрудниками медицинского архива или медицинскими архивариусами. При этом их должностные обязанности, как правило, выглядят так: https://yadi.sk/d/PmNV9CLn3TY8TM

Образовательного учреждения

Бланк должностной инструкции архивариуса института мы разместили по ссылке: https://yadi.sk/i/fHOfDjyS3TY9ZT

Чтобы найти заполненный образец документа для работника колледжа, необходимо нажать сюда: https://yadi.sk/i/FLWBLyvl3TY9eC

Суда

Должностные обязанности архивариуса суда выглядят следующим образом: https://yadi.sk/i/70ucns8p3TY9pW

Архивариуса-делопроизводителя

Скачать примерную инструкцию для архивариуса с функциями делопроизводителя вы можете здесь: https://yadi.sk/i/7HtUpVQ13TY9vW

Таким образом, архивариус может быть работником как бюджетного, так и частного учреждения, однако в любом случае его должностная инструкция должна быть максимально полной, подробной и соответствующей законодательству.

Видео:Всё, что нужно знать о должностных инструкциях за 6 минутСкачать

Должностная инструкция архивариуса

Предлагаем Вашему вниманию типовой пример должностной инструкции архивариуса, образец 2021/2021 года. Должностная инструкция архивариуса должна включать следующие разделы: общее положение, должностные обязанности архивариуса, права архивариуса, ответственность архивариуса.

В должностной инструкции архивариуса должны быть отражены следующие пункты:

Должностные обязанности архивариуса

1) Должностные обязанности. Осуществляет работу по ведению архивного дела на предприятии. Организует хранение и обеспечивает сохранность документов, поступивших в архив. Принимает и регистрирует поступившие на хранение от структурных подразделений документы, законченные делопроизводством.

Участвует в разработке номенклатур дел, проверяет правильность формирования и оформления при их передаче в архив. В соответствии с действующими правилами шифрует единицы хранения, систематизирует и размещает дела, ведет их учет.

Подготавливает сводные описи единиц постоянного и временного сроков хранения, а также акты для передачи документов на государственное хранение, на списание и уничтожение материалов, сроки хранения которых истекли. Ведет работу по созданию справочного аппарата по документам, обеспечивает удобный и быстрый их поиск.

Участвует в работе по экспертизе научной и практической ценности архивных документов. Следит за состоянием документов, своевременностью их восстановления, соблюдением в помещениях архива условий, необходимых для обеспечения их сохранности. Контролирует соблюдение правил противопожарной защиты в помещении архива.

Выдает в соответствии с поступающими запросами архивные копии и документы, составляет необходимые справки на основе сведений, имеющихся в документах архива, подготавливает данные для составления отчетности о работе архива. Принимает необходимые меры по использованию в работе современных технических средств.

Архивариус должен знать

2) Архивариус при выполнении своих должностных обязанностей должен знать: нормативные правовые акты, положения, инструкции, другие руководящие материалы и документы по ведению архивного дела на предприятии; порядок приема и сдачи документов в архив, их хранение и пользование ими; Единую государственную систему делопроизводства; порядок составления описаний документов постоянного и временного хранения и актов об уничтожении документов; порядок оформления дел и их подготовки к хранению и использованию; порядок ведения учета и составления отчетности; структуру предприятия; основы организации труда; правила эксплуатации технических средств; основы трудового законодательства; правила внутреннего трудового распорядка, правила и нормы охраны труда.

Требования к квалификации архивариуса

3) Требования к квалификации. Начальное профессиональное образование без предъявления требований к стажу работы или среднее (полное) общее образование и специальная подготовка по установленной программе без предъявления требований к стажу работы.

1. Общие положения

1. Архивариус относится к категории технических исполнителей.

2. На должность архивариуса принимается лицо, имеющее начальное профессиональное образование без предъявления требований к стажу работы или среднее (полное) общее образование и специальную подготовку по установленной программе без предъявления требований к стажу работы.

3. Архивариус принимается на должность и освобождается от должности директором организации.

4. Архивариус должен знать:

нормативные правовые акты, положения, инструкции, другие руководящие материалы и документы по ведению архивного дела на предприятии;
порядок приема и сдачи документов в архив, их хранение и пользование ими;
Единую государственную систему делопроизводства;
порядок составления описаний документов постоянного и временного хранения и актов об уничтожении документов;
порядок оформления дел и их подготовки к хранению и использованию;
порядок ведения учета и составления отчетности;
структуру предприятия;
основы организации труда;
правила эксплуатации технических средств;
основы трудового законодательства;
правила внутреннего трудового распорядка;
правила и нормы охраны труда, техники безопасности, производственной санитарии и противопожарной защиты.

5. В своей деятельности архивариус руководствуется:

законодательством РФ,
Уставом организации,
приказами и распоряжениями работников, которым он подчинен согласно настоящей инструкции,
настоящей должностной инструкцией,
Правилами внутреннего трудового распорядка организации.

6. Архивариус подчиняется непосредственно заведующему канцелярией

7. На время отсутствия архивариуса (командировка, отпуск, болезнь, пр.) его обязанности исполняет лицо, назначенное директором организации в установленном порядке, которое приобретает соответствующие права, обязанности и несет ответственность за исполнение возложенных на него обязанностей.

Архивариус:

1. Осуществляет работу по ведению архивного дела на предприятии.

2. Организует хранение и обеспечивает сохранность документов, поступивших в архив.

3. Принимает и регистрирует поступившие на хранение от структурных подразделений документы, законченные делопроизводством.

4. Участвует в разработке номенклатур дел, проверяет правильность формирования и оформления при их передаче в архив.

5. В соответствии с действующими правилами шифрует единицы хранения, систематизирует и размещает дела, ведет их учет.

6. Подготавливает сводные описи единиц постоянного и временного сроков хранения, а также акты для передачи документов на государственное хранение, на списание и уничтожение материалов, сроки хранения которых истекли.

7. Ведет работу по созданию справочного аппарата по документам, обеспечивает удобный и быстрый их поиск.

8. Участвует в работе по экспертизе научной и практической ценности архивных документов.

9. Следит за состоянием документов, своевременностью их восстановления, соблюдением в помещениях архива условий, необходимых для обеспечения их сохранности.

10. Контролирует соблюдение правил противопожарной защиты в помещении архива.

11. Выдает в соответствии с поступающими запросами архивные копии и документы, составляет необходимые справки на основе сведений, имеющихся в документах архива, подготавливает данные для составления отчетности о работе архива.

12. Принимает необходимые меры по использованию в работе современных технических средств.

13. Соблюдает Правила внутреннего трудового распорядка и иные локальные нормативные акты организации.

14. Соблюдает внутренние правила и нормы охраны труда, техники безопасности, производственной санитарии и противопожарной защиты.

15. Обеспечивает соблюдение чистоты и порядка на своем рабочем месте.

16. Выполняет в рамках трудового договора распоряжения работников, которым он подчинен согласно настоящей инструкции.

3. Права архивариуса

Архивариус имеет право:

1. Вносить на рассмотрение директора организации предложения по совершенствованию работы, связанной с предусмотренными настоящей инструкцией обязанностями.

2. Запрашивать от структурных подразделений и работников организации информацию, необходимую ему для выполнения своих должностных обязанностей.

3. Знакомиться с документами, определяющими его права и обязанности по занимаемой должности, критерии оценки качества исполнения должностных обязанностей.

4. Знакомиться с проектами решений руководства организации, касающимися его деятельности.

5. Требовать от руководства организации оказания содействия, в том числе обеспечения организационно-технических условий и оформления установленных документов, необходимых для исполнения должностных обязанностей.

6. Иные права, установленные действующим трудовым законодательством.

4. Ответственность архивариуса

Архивариус несет ответственность в следующих случаях:

1. За ненадлежащее исполнение или неисполнение своих должностных обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией, — в пределах, установленных трудовым законодательством Российской Федерации.

2. За правонарушения, совершенные в процессе своей деятельности, — в пределах, установленных действующим административным, уголовным и гражданским законодательством Российской Федерации.

3. За причинение материального ущерба организации – в пределах, установленных действующим трудовым и гражданским законодательством Российской Федерации.

Должностная инструкция архивариуса — образец 2021/2021 года. Должностные обязанности архивариуса, права архивариуса, ответственность архивариуса.

I. Общие положения

1.1. Архивариус относится к категории технических исполнителей.

1.2. На должность архивариуса назначается лицо, имеющее начальное профессиональное образование, без предъявления требований к стажу работы или среднее (полное) общее образование и специальную подготовку по установленной программе, без предъявления требований к стажу работы.

1.3. Назначение на должность архивариуса и освобождение от нее производится приказом директора предприятия по представлению заведующего архивом.

1.4. Архивариус должен знать:

— нормативные правовые акты, положения, инструкции, другие руководящие материалы и документы по ведению архивного дела на предприятии;

— порядок приема и сдачи документов в архив, их хранения и использования;

— единую государственную систему делопроизводства;

— порядок составления описаний документов постоянного и временного хранения и актов об уничтожении документов;

— порядок оформления дел и их подготовки к хранению и использованию;

— порядок ведения учета и составления отчетности;

— структуру предприятия;

— основы организации труда;

— правила эксплуатации технических средств;

— законодательство о труде Российской Федерации;

— правила внутреннего трудового распорядка;

— правила и нормы охраны труда, противопожарной защиты;

— [вписать нужное].

1.5. Архивариус в своей деятельности руководствуется:

— положением об архиве;

— настоящей должностной инструкцией.

— [вписать нужное].

1.6. Архивариус подчиняется непосредственно заведующему архивом.

1.7. На время отсутствия архивариуса (отпуск, болезнь и пр.) его обязанности исполняет лицо, назначенное приказом директора предприятия, которое несет ответственность за надлежащее их исполнение.

1.8. [Вписать нужное].

II. Должностные обязанности

2.1. Основными задачами архивариуса являются:

— обеспечение отбора, упорядочения, комплектования, использования, сохранности принимаемых в архив документов (в т.ч. законченных делопроизводством документов практического назначения);

— создание справочного аппарата к ним;

— подготовка и своевременная передача на государственное хранение образующихся в процессе деятельности организации документов Архивного фонда Российской Федерации;

— осуществление контроля за формированием и оформлением дел в делопроизводстве подразделений предприятия;

— [вписать нужное].

2.2. Для выполнения вышеуказанных задач архивариус:

— организует хранение и обеспечивает сохранность документов, поступивших в архив;

— принимает и регистрирует поступившие на хранение от структурных подразделений документы, законченные делопроизводством;

— участвует в разработке номенклатуры дел, проверяет правильность их формирования и оформления при передаче в архив;

— в соответствии с законодательством шифрует единицы хранения, систематизирует и размещает дела, ведет их учет;

— подготавливает сводные описи единиц постоянного и временного сроков хранения, а также акты для передачи документов на государственное хранение, на списание и уничтожение материалов, сроки хранения которых истекли;

— ведет работу по созданию справочного аппарата по документам, обеспечивает удобный и быстрый их поиск;

— участвует в работе по экспертизе научной и практической ценности архивных документов;

— следит за состоянием документов, своевременностью их восстановления, соблюдением в помещениях архива условий, необходимых для обеспечения их сохранности;

— контролирует соблюдение правил противопожарной защиты в помещении архива;

— выдает в соответствии с поступающими запросами архивные копии и документы, составляет необходимые справки на основе сведений, имеющихся в документах архива, подготавливает данные для составления отчетности о работе архива;

— участвует в работе по экспертизе ценности архивных документов;

— принимает необходимые меры по использованию в работе современных технических средств;

— [вписать нужное].

2.3. Архивариус также выполняет отдельные служебные поручения заведующего архивом.

III. Права

Архивариус имеет право:

3.1. Знакомиться с проектами решений руководства предприятия, касающимися его деятельности.

3.2. Вносить предложения по совершенствованию работы, связанной с обязанностями, предусмотренными настоящей инструкцией.

3.3. В пределах своей компетенции сообщать заведующему архивом о всех недостатках в деятельности предприятия (структурных подразделений, отдельных работников), выявленных в процессе исполнения своих должностных прав и обязанностей и вносить предложения по их устранению.

3.4. Запрашивать лично или по поручению заведующего архивом от руководителей подразделений предприятия и иных специалистов информацию и документы, необходимые для выполнения его должностных обязанностей.

4.4. Требовать от руководства предприятия оказания содействия в исполнении обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией.

3.6. [вписать нужное].

IV. Ответственность

Архивариус несет ответственность:

4.1. За неисполнение (ненадлежащее исполнение) своих должностных обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией, в пределах, определенных трудовым законодательством Российской Федерации.

4.2. За совершенные в процессе осуществления своей деятельности правонарушения — в пределах, определенных административным, уголовным и гражданским законодательством Российской Федерации.

4.3. За причинение материального ущерба — в пределах, определенных трудовым и гражданским законодательством Российской Федерации.

4.4. [Вписать нужное].

Должностная инструкция разработана в соответствии с [наименование, номер и дата документа].

Руководитель структурного подразделения

[инициалы, фамилия]

[подпись]

[число, месяц, год]

Согласовано:

Начальник юридического отдела

[инициалы, фамилия]

[подпись]

[число, месяц, год]

С инструкцией ознакомлен:

[инициалы, фамилия]

[подпись]

[число, месяц, год]

Видео:Типовая должностная инструкцияСкачать

Должностная инструкция архивариуса предприятия

Предлагаем Вашему вниманию типовой пример должностной инструкции архивариуса, образец 2021 года. Должностная инструкция архивариуса должна включать следующие разделы: общее положение, должностные обязанности архивариуса, права архивариуса, ответственность архивариуса.

В должностной инструкции архивариуса должны быть отражены следующие пункты:

Видео:Должностная инструкция | Рекомендации юристаСкачать

Должностные права и обязанности архивариуса. Разработка инструкции и ее положения

Архивариусом называется должность хранителя или сотрудника архива. Основная его задача — грамотная организация работы архивного отдела и документооборота. Так как архивариус — должностное лицо, ему присущи особые права и обязанности, а деятельность на предприятии устанавливает должностная инструкция.

Для решения вашей проблемы ПРЯМО СЕЙЧАС получите бесплатную ЮРИДИЧЕСКУЮ консультацию:

+7 (499) 938-51-93 Москва

Показать содержание

Профстандарт

На сегодняшний день разработан профессиональный стандарт для работников архива, утвержденный Приказом Министерства труда и социальной защиты РФ от 19.04.2021 №266н для «Специалиста по формированию электронного архива» — код 07.009.

Согласно документу, это квалификационная характеристика, которая необходима работнику для исполнения определенного вида профессиональной деятельности, в том числе выполнения установленной трудовой функции. Под квалификацией работника подразумевается определенный уровень профессиональных знаний, умений, навыков и опыта.

В документе содержится подробная информация об:

особенностях профессии;
содержании труда;
знаниях специалиста;
его обязанностях и т.д.

Согласно профстандарту, функции архивариуса формируют целостную, завершенную, автономную систему, а данная профессия считается единицей руководящего блока, со свойственными ей обязанностями и полномочиями.

Тип деятельности — ручной, в основном требующий нахождения в помещении. Архивист осуществляет однотипную работу, выполняет стандартные задачи по установленному образцу, соблюдая нормы, правила и инструкции.

https://www.youtube.com/watch?v=J_bSv6ocxIw

Основная задача работника — систематизирование и учет различных материалов и документов. Архивариус способен работать по специальности в архивных отделах и заведениях городского, районного или национального значения и прочих учреждениях и службах, которые занимаются архивными делами (частного или ведомственного типа).

Архивариус обязан владеть:

знаниями в области правовой документации, используемой в работе;
порядком приема, выдачи, хранения и использования бумаг;
навыками составления описей и др.

Кто должен разрабатывать инструкцию?

Список обязанностей, прав и основных функций сотрудников отражаются во многих документах. Одним из них является должностная инструкция. Как правило, она разрабатывается юрисконсультом и работником отдела кадров и утверждается начальником предприятия.

Затем принимаемому на должность человеку предоставляется возможность ознакомиться с документом (факт подтверждается личной подписью) и выдается на руки при подписании трудового договора.

Должностная инструкция архивариуса представляет собой внутренний локальный акт предприятия. Положение о структурном подразделении — база для его разработки. При составлении также используются:

Правила оформления

Согласно Письму Роструда № 3042-6-0 это не формальная бумага, а документ, регламентирующий организационно-правовой статус сотрудника. Этим обусловлен и строгий порядок оформления данной служебной инструкции.

В этом разделе должностной инструкции значатся навыки, которыми обязан обладать архивариус. Требуемый квалификационный уровень в сфере делопроизводства напрямую зависит от размеров и специфики организации.

Помимо этого, в общих положениях должно отражаться сообщение о том, что назначение и увольнение работника осуществляет непосредственно руководитель учреждения.

Также в разделе прописано, что архивист:

причисляется к категории технических специалистов;
подчиняется заведующему архивным отделом;
должен иметь начальное профессиональное или среднее (полное) образование и специальную подготовку по установленной программе (требования к стажу работы не предъявляются) и др.

Более того, в общих положениях обязательно упоминание о должностном лице, которое примет на себя обязанности работника архива, в случае его временной нетрудоспособности или отпуска.

Обязанности

Архивариус исполняет такие должностные обязанности, как:

Прием и регистрация документов, которые поступают на хранение.
Обеспечение сохранности бумаг.
Участие в процессе их оформления при передаче в архив (разработка номенклатуры, систематизация, размещение и учет дел).
Подготовка сводных описей, актов для передачи, списания и уничтожение материалов.
Создание справочного аппарата.
Участие в экспертизе ценности архивных документов.
наблюдение за состоянием бумаг и своевременное их восстановление.
Поддержание требуемых условий для содержания дел и соблюдение мер по пожарной безопасности.
Выдача архивных копий и документов в соответствии с поступающим запросом, составление справок и подготовка отчетности и др.

Права

За специалистом архива закреплены следующие права:

Ознакомление с теми решениями руководства, которые имеют отношение к его работе.
Внесение предложений по улучшению деятельности учреждения.
Уведомление заведующего архивом об обнаружении недостатков в деятельности структурных подразделений и отдельных работников учреждения и внесение предложений по их устранению (согласно компетенции архивариуса).
Запрос информации и документов, требующихся для выполнения обязанностей (лично или по поручению заведующего архивом).
Требование проявления содействия в исполнении обязанностей и прав.

Ответственность

Прямой доступ к ценным бумагам и важным документам предприятия, накладывают на специалиста особую ответственность.

Так, ему может грозить административное, дисциплинарное и материальное (в отдельных случаях, предусмотренных законодательством РФ, — и уголовное) наказание за:

Невыполнение или ненадлежащее выполнение служебных указаний, трудовых функций и порученных задач.
Злоупотребление предоставленными полномочиями.
Предоставление недостоверной информации о статусе выполнения порученной ему работы.
Пренебрежение правилами техники безопасности.
Несоблюдение трудовой дисциплины.
За разглашение персональных данных сотрудников и др.

Знакомство и дальнейшее следование должностной инструкции архивариуса поможет человеку, который претендует на данную должность, правильно осуществлять свою деятельность на предприятии.

, пожалуйста, выделите фрагмент текста и нажмите Ctrl+Enter.

Для решения вашей проблемы ПРЯМО СЕЙЧАС получите бесплатную ЮРИДИЧЕСКУЮ консультацию:

+7 (499) 938-51-93 Москва

Видео:Специальность "Архивариус". НКТС.Скачать

Должностные обязанности архивариуса и требования к сотруднику

Трудовое законодательство постановляет необходимость всех предприятий разных форм собственности содержать деловые бумаги в сохранности в соответствующем состоянии на протяжении разного количества лет, определенного в законодательстве.

Нахождение документов в сохранности на предприятии обеспечивает специальный штатный работник – архивист или архивариус.

При этом нанимателю необходимо четко знать, а впоследствии закрепить документально в соответствующей инструкции, перечень должностных обязанностей архивариуса.

1. Нюансы работы архивариуса 2. Должностные обязанности работника архива 3. Архивариус: должностные обязанности и требования

Архивариус – это специалист, являющийся экспертом в обеспечении сохранности и классификации деловых бумаг, изъятых из документооборота компании. Данному работнику также доверяется хранение конфиденциальной информации. Получение соответствующего образования занимает у гражданина около пяти лет, после чего он вправе трудоустраиваться на подобную должность.

https://www.youtube.com/watch?v=Cn_9FxS_Ztc

Обозначенный сотрудник является востребованным кадром в рамках государственных предприятий, а также для коммерческих компаний, которым особенно важна налаженная система документооборота и классификации. Архивариусы являются востребованными сотрудниками в сфере медицинских государственных учреждений, в ЗАГСах, музеях, и т.д.

В образовательной сфере такие кадры также нужны. В их обязанности входит систематизация и обеспечение сохранности трудовых книжек учителей, преподавателей и подготовка дипломов к выдаче студентам.

Также нередко архивариусы требуются частным лицам. В подобных обстоятельствах специалисты должны создавать генеалогические древа, хранить семейные записи и, в соответствующей ситуации, оперативно предоставить заказчику нужные бумаги.

Особенно уместно подчеркнуть важность сотрудников архивного дела в контексте сохранности документов по охране труда. Законодательство четко фиксирует требование, в соответствии с которым подобные бумаги должны храниться не одно десятилетие в надлежащем состоянии.

При этом потребность в их изъятии из архива и использование, например, в судебной тяжбе, может потребоваться спустя годы с момента их создания.

Поэтому сотрудник архива должен четко исполнять все требования должностной инструкции, знать множество законодательных положений, а также содержать все вверенные ему на хранение документы в соответствующем состоянии.

Должностные обязанности работника архива

К стандартным должностным обязанностям архивариуса относятся такие задачи:

организация сохранности документов, изъятых из документооборота и переданных в архив;
прием и регистрация бумаг, поступающих к архивариусу на сохранение;
принятие участия в создании номенклатуры дел, проверка грамотности оформления и заполнения соответствующих документов;
на основании принятых норм законодательства, архивариус должен шифровать единицы хранения, систематизировать и располагать дела в соответствующем помещении, вести их учет;
формирование описей архивных бумаг постоянного и временного характера хранения, а также актов для передачи бумаг на государственное хранение, на списание или ликвидацию, если период сохранности документов истек;
формирование справочников (включая электронные версии, с помощью программиста, если подобное необходимо) для облегчения поиска нужных документов в архиве;
принятие участия в экспертизе относительно выявления ценности конкретных документов;
осуществление контроля за состоянием бумаг, а также за условиями их содержания, в соответствии с установленными в законодательстве нормами;
контроль за соблюдением норм противопожарной безопасности в помещении архива;
выдача документов на основании поступивших запросов, формирование соответствующих справок, подготовка сведений для составления отчетности по работе отдела;
принятие необходимых мер по эксплуатации технических средств для упрощения работы самого архивариуса.

В свою очередь, права архивариуса тесно связаны с его должностными обязанностями. При формировании должностной инструкции рассматриваемого специалиста, кадровый сотрудник должен опираться на задачи архивариуса. Исходя из них, в свою очередь, фиксируются права, которые в дальнейшем облегчат труд указанного сотрудника.

Архивариус: должностные обязанности и требования

Работник архива, который несет ответственность за сохранность документов, должен обладать спокойным темпераментом, быть терпеливым, осмотрительным, наблюдательным и аккуратным. Для подобной профессии, в частности, характерны такие черты личности, как дисциплинированность и организованность. Помимо уже обозначенного, архивариус должен:

быть ознакомленным с основами делопроизводства;
отточить навык регистрации документов;
ознакомиться с правилами ведения архива.

Фактически, к данным сотрудникам не предъявляются специфические требования. Архивариусы не контактируют с клиентами, а их активное участие в отношениях между отделами минимально.

Ввиду этого к подобным работникам не применяют особые требования касательно внешнего вида и поведения.

Основными требованиями при трудоустройстве являются аккуратность и внимательность субъекта, что относится к личным качествам.

https://www.youtube.com/watch?v=3kY7ee9h1Co

Касательно профессиональных характеристик, то трудоустраиваемый субъект должен иметь, как минимум, начальное профессиональное образование. Стаж также не является обязательным в контексте найма архивариуса.

Таким образом, должностные обязанности рассмотренного эксперта связаны с обеспечением сохранности деловых бумаг, оформляемых в компании. Нанимателю следует детально проработать текст должностной инструкции субъекта, а работнику – следовать правилам, зафиксированным в локальном нормативе.

(16 голос., 4,56 из 5)
Загрузка…