Должностная инструкция главного специалиста отдела (7 видео)

Должностная инструкция главного специалиста по документообороту — Документы делопроизводства предприятия

Настоящая должностная инструкция разработана и утверждена на основании трудового договора с главным специалистом по документообороту и в соответствии с положениями Трудового кодекса Российской Федерации и иных нормативных актов, регулирующих трудовые правоотношения в Российской Федерации.

Содержание

1. Общие положения
2. Должностные обязанности
3. Права
4. Ответственность
Должностная инструкция главного специалиста: обязанности и требования
Кто такой главный специалист?
Необходимые знания
Требования в сфере образования
Требования к сотрудникам муниципальных служб
Специальные требования
Необходимые профессиональные навыки
Муниципальные работники
Права сотрудников
Должностная инструкция специалиста отдела главного механика
II. Должностные обязанности
III. Права
IV. Ответственность
ссылкой:
🔍 Видео

1. Общие положения

1.1. Должность главного специалиста по документообороту относится к категории специалистов.

1.2. Назначается и освобождается от должности распоряжением руководителя организации по представлению руководителя отдела.

1.3. Квалификационные требования: высшее профессиональное образование, стаж работы по специальности не менее трех лет.

1.4. Главный специалист по документообороту подчиняется начальнику отдела кадровой политики.

1.5. Во время отсутствия главного специалиста по документообороту (командировка, отпуск, болезнь и др.) его обязанности выполняет назначаемый в установленном порядке специалист, который несет полную ответственность за их надлежащее исполнение.

1.6. В своей деятельности главный специалист по документообороту и текущему контролю руководствуется:

законодательными и нормативными документами по вопросам выполняемой работы;
методическими материалами по соответствующим вопросам;
уставом организации;
приказами и распоряжениями _____________, нормативными актами и другими руководящими документами, регламентирующими деятельность отдела;
правилами внутреннего распорядка;
правилами охраны труда и техники безопасности, противопожарной защиты;
настоящей должностной инструкцией.

1.7. Главный специалист по документообороту должен знать:

правовое обеспечение деятельности компании;
архивное дело;
структуру и руководящий состав организации;
единую государственную систему делопроизводства, правила хранения, архивирования документов, ревизии документов, уничтожения, передачи на хранение в архив компании, а также стандарты унифицированной системы организационно-распорядительной документации;
порядок составления номенклатуры дел, описей дел постоянного и временного хранения, установленной отчетности;
организационную культуру и служебную этику.

2. Должностные обязанности

Главный специалист по документообороту обязан:

2.1. Соблюдать порядок подготовки и внесения проектов приказов и распоряжений ______________________.

2.2. Контролировать оформление нормативно – правовых актов в соответствии с Инструкцией администрации по делопроизводству.

2.3. Вести регистрацию входящих исходящих и внутренних документов _______________________________.

2.4. Регистрацию Приказов и Распоряжений ________________________ проводить только при наличии листа согласования с курирующими заместителями и юридической экспертизы главного специалиста по правовым вопросам.

2.5. Вносить в реестр и подшивать в дело оригиналы приказов и распоряжений ____________ с листом согласования.

2.6. Вести обработку и хранение документов, сдачу их в установленные сроки для хранения в архив.

2.7. Вести контроль исполнения организационно-распорядительных документов от ____________________.

2.8. Выдавать под роспись исполнителям необходимые документы с печатью контроля исполнения, следить за своевременным их исполнением.

2.9. Вести регистрацию и обеспечить хранение нормативно-правовых актов администрации, соглашений, договоров.

2.10. Хранить штампы, печать общего отдела и печать для документов, обеспечивать их сохранность.

2.11. Контролировать работу факса, телефона междугородной линии.

2.12. Вести протокола планерных совещаний и ________________, производить рассылку поручений ____________.

2.13. Вести контроль исполнения поручений ___________.

2.14. Повышать профессиональный уровень, проходит обучение, подготовку и переподготовку по инициативе работодателя.

2.15. Соблюдать общие принципы корпоративного поведения служащего, запреты и ограничения, связанные с работой.

3. Права

Главный специалист по документообороту вправе:

3.1. Вносить на рассмотрение руководства предложения по совершенствованию работы, связанной с обязанностями, предусмотренными настоящей инструкцией.

3.2. Запрашивать и получать от руководителей структурных подразделений и специалистов информацию и документы, необходимые для выполнения своих должностных обязанностей.

3.3. Требовать от руководства администрации оказания содействия в исполнении своих должностных обязанностей и прав.

4. Ответственность

Главный специалист по документообороту несет ответственность:

4.1. За неисполнение и ненадлежащее исполнение своих должностных обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией, в соответствии с действующим законодательством

4.2. За разглашение информации, носящей служебный и конфиденциальный характер.

4.3. За совершенные в процессе осуществления своей деятельности правонарушения – в пределах, определенных административным, уголовным и гражданским законодательством РФ.

4.4. За причинение материального ущерба – в пределах, определенных административным, уголовным и гражданским законодательством РФ.

https://www.youtube.com/watch?v=FSfHdWbDGZQ

С инструкцией ознакомлен (а),

инструкцию получил (а) ________________________________

Видео:Типовая должностная инструкцияСкачать

Должностная инструкция главного специалиста: обязанности и требования

Главный – звучит гордо, особенно если это касается карьеры. Чем выше уровень занимаемой должности, тем лучше чувствует себя сотрудник: более значимое занимает место в структуре компании, может влиять на процессы, приносящие реальный результат, вносить свои предложения для продвижения коллектива к цели.

Чем выше уровень должности, тем выше уровень ответственности. Стремясь получить хорошую позицию, сотрудник не всегда понимает, что придется нести ответственность за выполнение и невыполнение пунктов должностной инструкции.

Чтобы избежать спорных моментов при принятии сотрудника на работу, обязательно необходимо ознакомить его с должностной инструкцией. Грамотно составленный документ должен содержать права, обязанности, ответственности, которые возлагаются на работника. Должностная инструкция главного специалиста, а также прочих сотрудников, хранится в офисе и не подлежит разглашению.

Кто такой главный специалист?

Главный специалист принадлежит к категории специалистов, назначается на занимаемую должность приказом директора организации по рекомендации начальника отдела или другого уполномоченного для этого лица.

Для назначения на должность необходимо получить высшее образование по профессии или непрофессиональное образование и соответствующие курсы переподготовки или переквалификации. Стаж работы по профессии или в соответствующих органах должен составлять не менее пяти лет.

Опыт работы по специальности – важный пункт, если составляется должностная инструкция главного специалиста администрации района. Чаще всего, не имея необходимых навыков и практического опыта применения теоретических знаний, получить должность в администрации невозможно.

Должностная инструкция главного специалиста – документ, обязательный для ознакомления при назначении на должность.

Должностная инструкция главного специалиста обязует его в работе руководствоваться нормативными, а также правовыми актами, руководящими и методическими материалами, которые регулируют соответствующую сферу деятельности. Также он руководствуется уставом, приказами и распоряжениями руководства и своей непосредственной должностной инструкцией.

Необходимые знания

В зависимости от того, в какой сфере работает главный специалист, изменяются необходимые для работы знания.

В технической сфере, например в строительстве, важными и принципиальными моментами, которые необходимо знать, являются:

методические указания, которые касаются строительства, составления смет, правил проведения монтажных работ, переделок, реконструкций, строек;
законодательство Российской Федерации, касающееся вопросов ценообразования в строительстве;
основы бухгалтерского учета, порядок составления отчетных документов;
приемы, при помощи которых анализируют хозяйственную деятельность и финансовые показатели;
правила осуществления монтажно-строительных работ, нормы ОТ И БД, а также ПБ (пожарной безопасности), производственную санитарию;
технические, экономические, социальные и экологические требования, которые предъявляют к строящимся и проектируемым объектам.

Требования в сфере образования

В сфере образования у сотрудников другие нормы и правила. Соответственно, и знания, необходимые для выполнения основных должностных обязанностей, должны быть другие.

https://www.youtube.com/watch?v=Cn_9FxS_Ztc

Должностная инструкция главного специалиста отдела образования обязует его знать:

Конвенцию о правах детей;
педагогику;
основы гигиены и физиологии;
теорию, а также методы управления в образовательных системах;
технологии диагностики конфликтных причин и способы их разрешения;
правила внутреннего рабочего распорядка в образовательных учреждениях;
привила ТБ, ОТ, ПБ;
законодательство в сферах, касающихся образовательной части.

Если сравнить пункты, видно, что должностная инструкция главного технического специалиста и специалиста в сфере образования содержит как одинаковые моменты, так и принципиально разные.

На основании этого можно предположить, что для любой должности, которая предполагает высокий уровень ответственности, важными и обязательными являются знание как общепринятых норм, которые касаются общих правил поведения, безопасности и охраны труда, так и специфических актов и положений, норм, правил и документов, регламентирующих конкретную сферу деятельности.

Требования к сотрудникам муниципальных служб

К сотрудникам муниципальных служб и администраций требования к квалификации предъявляются наиболее жесткие. В силу того, что данным сотрудникам приходится постоянно коммуницировать с людьми, то кроме образования и знаний, специалисты должны обладать еще и личностными компетенциями определенного характера.

Требования, которые предъявляют к профессиональным знаниям:

знание Федеральных законов, Конституции, указов Президента РФ, постановлений и распоряжений Правительства;
нормативных актов и постановлений, служебных документов, которые регулируют сферу деятельности в применении к исполнению конкретных обязанностей;
основ организации труда и правления;
необходимых особенностей процесса прохождения службы;
правил, а также норм делового этикета;
общих вопросов документооборота, порядка хранения и передачи служебной информации.

Требования, которые предъявляют к профессиональным навыкам, должностная инструкция главного специалиста муниципальной службы перечисляет подробно и доступно. Главный специалист обязан:

иметь навыки деятельности в сфере, которая соответствует направленности соответствующего подразделения;
планирования служебного времени, проведения анализа в ответственной сфере;
применение опыта более квалифицированных коллег;
использование современных средств коммуникации и подготовки материалов.

Специальные требования

Кроме общих требований, к специалистам муниципальных учреждений предъявляются специальные требования, являющиеся дополнительными. Должностная инструкция главного специалиста должна содержать перечень этих требований.

К ним относятся:

знание систем, которые помогают взаимодействовать с организациями и гражданами;
знание учетных систем, работа с которыми обеспечивает поддержку, необходимую для выполнения федеральными органами основных вопросов, а также функций;
знание систем взаимодействия между ведомствами;
знание систем, с помощью которых осуществляется управление информационными ресурсами государства;
знание информационно-аналитических концепций, которые обеспечивают подготовку, обработку, анализ данных и их хранение;
знание систем, которые обеспечивают информационную безопасность;
знание систем и программ управления эксплуатацией.

Необходимые профессиональные навыки

Важные моменты, необходимые в работе профессиональные умения прописываются в должностные инструкции. Главного специалиста администрации, назначаемого руководством администрации, в работе особенно часто интересуют навыки, связанные с работой с людьми. Среди требований, относящихся к профессиональным, значатся:

умение работать с системами взаимодействия с организациями и гражданами;
навык работы с системами взаимодействия между ведомствами;
опыт работы с электронными архивными системами хранения и обработки данных.

Муниципальные работники

Гражданин Российской Федерации, в согласованном и установленном порядке выполняющий обязанности муниципальной службы за денежное вознаграждение, называется муниципальным служащим.

https://www.youtube.com/watch?v=8uERw9Oos-k

Муниципальные службы – это службы местного самоуправления. К таким относятся госсоветы и городские исполнительные комитеты.

Сотрудники, которые работают в этих подразделениях, представляют собой муниципальных служащих. Требования, которые предъявляются к ним, достигают высокого уровня. Сотрудники данных инстанций должны обладать коммуникативными и профессиональными качествами. Представляя власть в своем городе, эти работники обязаны соответствовать самым сложным требованиям.

Регламентирует права и обязанности данных сотрудников должностная инструкция муниципального служащего. Главного специалиста при этом выделяют как наиболее ответственное лицо.

Права сотрудников

Кроме обязанностей, каждый сотрудник обладает правами. Муниципальные служащие – не исключение.

У сотрудника есть право:

знакомиться с бумагами, которые устанавливают его обязанности, права в занимаемой должности;
знакомиться с критериями оценки качества его работы;
получать обеспечение материально-технической основой, необходимой для выполнения его непосредственных обязанностей;
получать оплату труда и прочие выплаты соответственно с трудовым правом, трудовым договором и законом о муниципальной службе;
на отдых, который обеспечивается установлением стандартной продолжительности рабочего времени, а также предоставлением дней отдыха и оплачиваемого отпуска каждый год;
получать в установленном порядке материалы и информацию, которые нужны для выполнения официальных обязанностей;
вносить предложения по совершенствованию органов регионального самоуправления;
принимать по своей инициативе участие в конкурсах на замещение должностей на конкурсной основе;
за счет средств бюджета получать образование, являющееся дополнительным, для повышения своей квалификации.

Должностная инструкция главного специалиста отдела должна также содержать четкое перечисление актов и положений, которые регламентируют работу отдела и сотрудников, входящих в него.

Видео:Должностные инструкции - Елена А. ПономареваСкачать

Должностная инструкция специалиста отдела главного механика

На должность специалистаотдела главного механика назначается лицо, имеющее высшее образование –бакалавриат или высшее образование — бакалавриат (непрофильное) идополнительное профессиональное образование по программе профессиональнойпереподготовки по профилю деятельности или среднее профессиональное образование по программеподготовки специалистов среднего звена или среднее профессиональное образованиепо программе подготовки специалистов среднего звена (непрофильное) идополнительное профессиональное образование по программе профессиональной переподготовкипо профилю деятельности.

2. Опыт работы не менее трех летдля специалистов со средним профессиональным образованием. Без требования копыту практической работы для специалистов с высшим образованием

3. Назначение на должность специалистаотдела главного механика, а также освобождение от нее производится приказом руководителяорганизации.

4. Специалист отдела главногомеханика должен знать:

4.1. Нормативные технические иметодические документы по материально-техническому обеспечению строительнойорганизации

4.2. Основныетехнологии строительства, строительные машины и механизмы, применяемые припроизводстве различных видов строительных работ

4.3. Нормативныепоказатели потребности строительного производства в строительных машинах имеханизмах

4.4. Методы расчета потребности строительного производства в строительныхмашинах и механизмах, включая детерминированные, стохастические, оценочные

4.5. Требованиялокальных нормативных актов, методических документов к составлению и оформлениюдокументации на отпуск материально-технических ценностей подразделенияморганизации

4.6. Методыпланирования материально-технического обеспечения строительного производства

4.7. Основныеприкладные программы автоматизированного планирования и управленияматериально-техническим обеспечением организации

4.8. Состояниерынка строительных машин и механизмов и тенденции его развития

4.9. Типыпоставщиков строительных машин и механизмов, включая производителей, дилеров,арендодателей, лизингодателей

4.10.Методы сбора данных о поставщиках строительных машин и механизмов

4.11.Основные критерии выбора поставщиков строительных машин и механизмов

4.13.Технические характеристики и конструктивные особенности различных видовстроительных машин и механизмов

4.14.Методики определения оптимального объема заказов

4.15.Требования и оформлению спецификаций на строительные машины имеханизмы

4.16.Требования законодательных и нормативных правовых актов Российской Федерации ксодержанию и оформлению технической документации и сертификатов соответствия наразличные виды строительных машин и механизмов

4.17. Методы и средствапроизводственной, бизнес- и персональной коммуникации

4.18. Основы этики деловогообщения

4.19. Требованиянормативных правовых актов, методических документов, регламентирующихсодержание, оформление и порядок заключения договоров поставки, договороваренды и договоров лизинга

4.20. Критерии и методыконтроля исполнения договоров поставки, договоров аренды, договоров лизинга

4.21. Требованиянормативных технических документов к комплектности, содержанию и оформлениюсопроводительной и технической документации на строительные машины и механизмы

4.22. Порядок и срокивыставления претензий по договорам поставки, аренды, лизинга; требования кдокументации, подтверждающей нарушение поставщиками договорных условий

4.23. Виды документации,подтверждающей обоснованность претензий к поставщикам по несоблюдению сроков иобъемов поставки, несоответствию качества поставляемых строительных машин имеханизмов техническим условиям, а также правила ее оформления

4.24. Локальные нормативныеакты, методические документы, определяющие порядок проведения инвентаризацииосновных средств производства

4.25. Методы проведенияинвентаризации основных средств производства

4.26. Назначение,технические характеристики и конструктивные особенности различных видовстроительных машин и механизмов

4.27. Методы выявлениявнешних дефектов строительных машин и механизмов

4.28. Правила заполненияинвентарных описей основных средств производства

4.29. Технико-экономическиепоказатели морального устаревания строительных машин и механизмов

4.30. Назначение,технические характеристики и конструктивные особенности различных видовстроительных машин и механизмов

4.31. Требованиянормативных технических документов к эксплуатации различных видов строительныхмашин и механизмов

4.32. Средства и методывыявления внутренних дефектов строительных машин и механизмов

4.33. Требования охранытруда при проведении осмотров строительных машин и механизмов

4.34. Методики оценкитехнического состояния строительных машин и механизмов

4.35. Технические критериипредельного состояния, устанавливающие потребность строительных машин имеханизмов в капитальном ремонте

4.36. Требованиянормативных технических документов к техническому обслуживанию и ремонтуразличных видов строительных машин и механизмов

4.37. Виды техническогообслуживания строительных машин и механизмов

4.38. Виды плановогоремонта строительных машин и механизмов

4.39. Порядок составления иоформления технической документации о сдаче строительных машин и механизмов натехническое обслуживание и в ремонт

4.40. Нормы времени работыи простоя различных видов строительных машин и механизмов, а также основныепричины, приводящие к внеплановым простоям

4.41. Факторы, оказывающиевлияние на эффективность использования строительных машин и механизмов

4.42. Общие и частныепоказатели эффективности использования строительных машин и механизмов иметодики их расчета

4.43. Методытехнико-экономического анализа и оценки основных показателей использованиястроительных машин и механизмов

4.44. Технические,организационные и экономические методы повышения эффективности использованиястроительных машин и механизмов

4.45. _____________________________________________________________________

5. Специалист отдела главногомеханика подчиняется непосредственно главному механику.

6. На время отсутствия специалистаотдела главного механика (отпуск, болезнь, пр.) его обязанности исполняет лицо,назначенное в установленном порядке. Данное лицо приобретает соответствующиеправа и несет ответственность за надлежащее их исполнение.

7.________________________________________________________________

II. Должностные обязанности

В обязанности специалиста отдела главного механика входит:

1. Планирование обеспеченияпроизводства участка строительства строительными машинами и механизмами:

— Определениеплановой потребности производства участка строительства в строительных машинахи механизмах

— Приеми обработка заявок на строительные машины и механизмы от производства участкастроительства

— Определениевозможности покрытия потребности производства участка строительствастроительными машинами и механизмами, находящимися в собственности или впользовании строительной организации

— Составлениетекущих планов обеспечения производства участка строительства строительнымимашинами и механизмами

2. Формированиезаказов на поставку строительных машин и механизмов и контроль выполненияусловий договоров поставки:

— Анализпредложений рынка строительных машин и механизмов, разработка рекомендаций повыбору поставщиков строительных машин и механизмов

— Определениеноменклатуры и объема заказов на приобретаемые и (или) получаемые в пользованиестроительные машины и механизмы

— Составлениеспецификаций на приобретаемые и (или) получаемые в пользование строительныемашины и механизмы

— Проверканаличия необходимой технической документации и сертификатов соответствия наприобретаемые и (или) получаемые в пользование строительные машины и механизмы

— Согласованиес поставщиками условий и сроков получения строительных машин и механизмов

— Подготовкапроектов договоров с поставщиками строительных машин и механизмов

— Контрольсоответствия графика поставки строительных машин и механизмов договорнымусловиям

— Подготовкаматериалов для выставления претензий поставщикам строительных машин имеханизмов в случаях нарушения ими договорных обязательств

3. Учети оценка состояния строительных машин и механизмов, используемых на участкестроительства:

— Подготовкаинвентаризации строительных машин и механизмов

— Инвентаризациястроительных машин и механизмов

— Обработкарезультатов инвентаризации строительных машин и механизмов

4. Планированиеи контроль проведения мероприятий по техническому обслуживанию и ремонтустроительных машин и механизмов, используемых на участке строительства:

— Контрольсоблюдения правил эксплуатации строительных машин и механизмов, используемых научастке строительства

— Проведениеплановых осмотров и проверок технического состояния строительных машин имеханизмов, используемых на участке строительства

— Планированиемероприятий по техническому обслуживанию и ремонту строительных машин имеханизмов

— Подготовкатехнической документации, необходимой для передачи строительных машин имеханизмов на техническое обслуживание и в ремонт

5. Планированиеи контроль проведения мероприятий по повышению эффективности использованиястроительных машин и механизмов на участке строительства:

— Выявлениесверхплановых простоев и использования строительных машин и механизмов не попрямому назначению

— Расчети анализ показателей эффективности использования строительных машин имеханизмов на участке строительства

— Разработкаи контроль проведения мероприятий по повышению эффективности использованиястроительных машин и механизмов на участке строительства

— Оценкарезультатов мероприятий, направленных на повышение эффективности использованиястроительных машин и механизмов на участке строительства

6. Составлениеи оформление учетной и отчетной документации по обеспечению участковстроительства строительными машинами и механизмами:

— Ведениеучетной документации по выполнению договоров поставок строительных машин имеханизмов

— Составлениеи оформление учетной документации по результатам инвентаризаций строительныхмашин и механизмов

— Подготовкаи оформление отчетной документации о выполнении планов обеспечения участковстроительства строительными машинами и механизмами

III. Права

Специалист отдела главного механика имеет право:

1. Запрашивать и получатьнеобходимую информацию, а также материалы и документы, относящиеся к вопросамсвоей деятельности.

2. Повышать квалификацию,проходить переподготовку (переквалификацию)

3. Принимать участие вобсуждении вопросов, входящих в его функциональные обязанности.

4. Вносить предложения изамечания по вопросам улучшения деятельности на порученном участке работы.

5. Требовать от руководстваорганизации оказания содействия, в том числе обеспеченияорганизационно-технических условий и оформления установленных документов,необходимых для исполнения должностных обязанностей.

6. Принимать самостоятельныерешения, руководствуясь квалификационными требованиями и должностнымиобязанностями

7. ___________________________________________________________

IV. Ответственность

Специалист отдела главногомеханика несет ответственность:

1. За ненадлежащее исполнениеили неисполнение своих должностных обязанностей, предусмотренных настоящейдолжностной инструкцией, — в пределах, определенных действующим трудовымзаконодательством Российской Федерации.

2. За правонарушения,совершенные в процессе осуществления своей деятельности, — в пределах,определенных действующим административным, уголовным и гражданским законодательствомРоссийской Федерации.

3. За причинение материальногоущерба — в пределах, определенных действующим трудовым и гражданскимзаконодательством Российской Федерации.

4.____________________________________________________________________

Настоящая должностнаяинструкция разработана в соответствии с положениями (требованиями) Трудовогокодекса Российской Федерации от 30.12.2001 г.

№ 197 ФЗ (ТК РФ) (с изменениями идополнениями), профессионального стандарта «Специалист в области обеспечения строительногопроизводства строительными машинами и механизмами»утвержденного приказом Министерства труда и социальной защиты РоссийскойФедерации от 18 июля 2021г. №505н и иных нормативно–правовых актов,регулирующих трудовые отношения.