Если на титульном листе или обложке трудовой книжки нет места, для внесения сведений – вшейте вкладыш

Оформление вкладыша в трудовую книжку и сшивание документов: правила, нюансы и частые проблемы

Вкладыш является дополнением трудовой книжки. Потребность во вкладыше возникает при наличии большого количества записей в книжке сотрудника. Существуют определенные правила заполнения документа.

Зачем нужен вкладыш

Вкладыш – это дополнение к трудовой книжке, которое вкладывается в нее при заполнении всех страниц одного из разделов документа. Обычно вкладыш необходим для продолжения внесения записей в раздел сведений о работе. При частой смене организаций либо при многочисленных переводах в пределах одной организации страницы этого раздела заполняются быстрее всего.

Без трудовой книжки вкладыш недействителен, поскольку является приложением к ней, а не самостоятельным документом. Количество вкладышей не ограничено.

Оформление

Оформлять вкладыш необходимо следующим образом:

Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему, обращайтесь через форму онлайн-консультанта или звоните по телефонам:

1. Указать на титульном листе дату заполнения именно вкладыша, а не дату заведения трудовой книжки.
2. Указать на титульном листе сведения о работнике, актуальные на момент заполнения документа. То есть при изменении фамилии, образования или иных данных, указанных на титульном листе трудовой книжки, берутся актуальные на данный момент сведения.
3. Поставить внизу титульного листа подпись ответственного за заполнение трудовых книжек сотрудника и печать организации.

Кто покупает

Предоставление вкладышей – обязанность работодателя, во время работы у которого закончились страницы одного из разделов трудовой книжки. У любой организации должны быть заключены договоры на приобретение бланков этих документов.

При оформлении сотруднику вкладыша работодатель по закону имеет право взыскать затраченную на закупку бланка величину денежных средств с сотрудника.

Делается это путем удержания суммы, равной стоимости вкладыша, с заработной платы работника.

Следует отметить, что взыскать затраченную на покупку бланка сумму с сотрудника работодатель может только на основании соответствующего приказа. Без приказа удержание денежных средств для оплаты стоимости вкладыша является незаконным.

Как вшивается

Строгих требований относительно вшивания вкладыша в трудовую книжку не предусмотрено.

На практике наиболее популярный и удобный вариант – вшивание документа в конец трудовой книжки между последней страницей и обложкой.

Посередине делаются шилом два небольших отверстия, такие же отверстия делаются на одинаковом уровне в трудовой книжке. При помощи большой иголки с прочной нитью документы сшиваются между собой.

Важным условием является прочное закрепление вкладыша, поскольку в противном случае возникает риск утери документа.

Вшить вкладыш можно не только вручную, но и при помощи швейной машинки. Для этого необходимо выбрать максимальную ширину шага стежка и прострочить документы. Такой вариант является более удобным и надежным, но не у всех работодателей есть возможность использования подобного оборудования.

Что делать, если вкладыш испорчен?

Наиболее частые причины порчи вкладыша:

Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему, обращайтесь через форму онлайн-консультанта или звоните по телефонам:

• внесение недостоверных сведений;
• неправильная печать (или поставленная не в том месте печать);
• неразборчивая подпись кадровика;
• внесение исправлений без заверения их печатью;
• порча документа в результате механического воздействия на него (намочить, порвать, поджечь и т. д.).

Если неверные сведения вносятся в титульный лист документа, испорченный вкладыш изымается и вместо него заполняется новый. В этом случае расходы за новый бланк несет работодатель, так как порча произошла по его вине.

https://www.youtube.com/watch?v=nw_W_xxIgWA

Если ошибка допущена при заполнении кадровым работником организации раздела со сведениями о работе, то замена документа не требуется. Достаточно признать ошибочную запись недействительной и далее внести верные сведения.

При механической порче документа изготавливается его дубликат. Все сведения о стаже работы сотрудника переносятся из старого вкладыша в новый.

Стоимость документа оплачивает работодатель, если порча произошла по его вине.

Если вкладыш был испорчен, когда находился на руках у гражданина вместе с трудовой книжкой, стоимость его дубликата оплачивается самим гражданином. Вкладыш заполняется в этом случае по последнему месту работы.

Дорогие читатели, информация в статье могла устареть. Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему, звоните по телефонам: Или задайте вопрос юристу на сайте. Это быстро и бесплатно!

Что должны знать кадровики о внесении записи о выдаче вкладыша в трудовую книжку?

Не все трудовые, находящиеся сегодня в отделах кадров российских предприятий, имеют достаточное количество страниц.

Это связано с тем, что многие рабочие и служащие неоднократно меняют место жительства и род занятий. Когда в книжке заканчиваются страницы в одном из разделов, в нее вшивается вкладыш.

Как внести запись о выдаче вкладыша в трудовую книжку и сделать это грамотно с юридической точки зрения?

Вкладыш в трудовой книжке

Если работодатель выдает сотруднику вкладыш в книжку, ему необходимо соблюдать все Правила ведения трудовых. Каждый типовый вкладыш, вшиваемый в книжку, имеет девять стандартных разворотов для раздела «Сведения о работе» и восемь разворотов для «Сведений о награждениях».

Снабдив документ дополнительными страницами, кадровики обязаны сделать запись в трудовой о выдаче вкладыша. На титульной странице книжки необходимо поставить штамп с надписью «Выдан вкладыш» и указать его серию и номер.

Отметка о выдаче вкладыша

В Правилах говорится о штампе.

Однако если запись о такой выдаче сделана от руки, что некоторые специалисты могут посчитать некорректным, она не будет признана недействительной, так как не каждый работодатель на момент выдачи вкладыша мог иметь этот вид штампа. Но во избежание разных бюрократических неувязок, в каждом отделе кадров данный штамп должен быть. Так гласят утвержденные правительством РФ Правила.

В них не говорится точно, с какой стороны вшивается вкладыш, и какие нитки для этого необходимо использовать. Практический опыт показывает, что кадровые работники вшивают их между последней страницей и обложкой самой книжки.

Правильное оформление

В работе со вкладышем надо быть достаточно внимательным, чтобы не допустить в нем ошибок. Его титульная страница должна дублировать следующие пункты трудовой:

• фамилия, имя, отчество сотрудника}
• дата рождения}
• степень образования}
• профессия служащего согласно данных его диплома (при отсутствии дипломных данных – профессии, специализации – строка остается незаполненной)}
• дата заполнения.

На первой странице каждого вкладыша, по образцу трудовой книжки, должна стоять фамилия кадрового сотрудника, ответственного за заполнение этих документов, и его подпись. Личная подпись сотрудника, которому вшивается вкладыш, также необходима.

Порядок внесения записей

Вкладыш – это продолжение книжки, соответственно, записи в нем осуществляются в порядке возрастания.

1. В первой графе – порядковый номер, продолжающий нумерацию последней страницы трудовой книжки.
2. В графе № 2 отмечается дата сделанной записи.
3. Графа № 3 предназначена для сведений о зачислении на работу, увольнении с нее или о переходе на другое место. Никакие сокращения в третьей графе недопустимы. Все слова должны быть написаны прописью.
4. В последней, четвертой графе, делается ссылка на документ, обосновывающий правомочность данной записи. Как правило, это приказы организаций с их номерами и датой подписания руководителями. Использование сокращенных слов в этом разделе тоже запрещено. Приказы касаются как принятия на работу, так и перевода на другую должность, и увольнения.

Когда вкладыш уже выдан, на внутренней стороне обложки самой книжки делается запись с указанием его номера и серии. Эти записи должны постоянно фиксироваться, так как вкладыши могут выдаваться неоднократно.

https://www.youtube.com/watch?v=MIioSnzZjIY

Заранее делать подобные записи не рекомендуется, поскольку в самом вкладыше может быть допущена ошибка при заполнении, и тогда его придется уничтожать. А вот места для нового штампа на обложке трудовой книжки может не хватить.

Вшивание документа

После оформления вкладыша нужно незамедлительно сделать запись в журнал выдачи трудовых с указанием его номера и серии. Инструкция по заполнению трудовых книжек гласит, что вкладыши должны быть вшитыми, но ни один документ не дает советов, как это сделать. Поэтому кадровики на предприятиях делают все по собственному усмотрению.

Особые указания

При работе со вкладышами надо быть предельно внимательным, так как страницы со сведениями о работе плавно переходят в раздел о награждениях.

Правила по ведению трудовых запрещают всякие зачеркивания в них. При обнаружении неверной записи, в следующей чистой строке под соответствующим порядковым номером, необходимо сделать пометку, что запись ошибочна.

Место для записи о выдаче вкладыша

Многих начальников отделов кадров интересует вопрос, где в книжке ставится запись о выдаче вкладыша в трудовую книжку? Конкретного ответа ни в одном государственном документе на этот вопрос нет. Но кадровики, постоянно контактирующие между собой, ставят необходимые штампы в правом верхнем углу на титульном листе трудовых.

В 2004 году изменились бланки книжек. Однако люди, чей трудовой стаж начался задолго до этой даты, продолжают пользоваться старыми образцами, которые по сегодняшний день считаются действительными.

Дубликат трудовой книжки – когда он нужен?

В жизни бывают различные ситуации. Никто не застрахован от потери или кражи своей трудовой. В таком случае рабочий или служащий должен написать заявление на получение дубликата. Дубликаты выдаются гражданам на основании представленных справок с прежних мест работы. Но на титульном листе новой книжки в верхнем углу, справа, должно быть написано слово «дубликат».

Правила оформления дубликатов остаются теми же, что и при заполнении основных трудовых книжек, однако в графе № 4 информация о приказах никакими подписями или печатями не заверяется. Со справок с предыдущих мест работы, предоставленных человеком, утратившим свою трудовую, снимаются копии, остающиеся в ОК, а оригиналы возвращаются владельцу.

Подсчет непрерывного трудового стажа производится согласно соответствующим Правилам, которые были утверждены еще Советом Министров СССР в 1973 году.

Почему важно самому проверять правильность записи

Работа в отделах кадрах, которая со стороны кажется не столь важной и существенной, на самом деле очень ответственный участок. Каждый инспектор, занимающийся внесением данных в трудовые книжки, должен быть буквоедом и бюрократом, так как от всякой его записи зависит стаж каждого работника.

Никому не будет приятно, если из-за ротозейства или неправильной записи невнимательного кадровика будет потеряно несколько месяцев или лет трудовой деятельности.

И человеку придется впоследствии писать запрос за запросом, обивать пороги различных учреждений, где ему когда-либо довелось работать, чтоб получить подтверждения о своем не прерывавшемся стаже.

Оформление пенсии – это очень долгий и трудоемкий процесс. Но, чтобы ее сумма оказалось чуть-чуть больше, все записи в трудовых должны соответствовать тому, что было на самом деле. Поэтому каждому владельцу книжки в его трудоспособные годы нельзя безразлично относиться к этому наиважнейшему документу, где фиксируется трудовая деятельность.

При увольнениях, при переходе на новые места работы надо самому внимательно просматривать уже имеющиеся записи в своих трудовых книжках. Если что-то вызывает сомнение, следует незамедлительно обращаться к специалистам: юристам или опытным кадровикам, чтобы сразу, по горячим следам, устранить какие-либо недочеты с неточностями.

Оформление вкладыша трудовой книжки сотрудника

Достаточно посмотреть на титульный лист основного документа, чтобы понять, как оформить образец вкладыша в трудовую книжку. Трудовая книжка и титульный лист вкладыша должны содержать дублирующую актуальную информацию. Заполнять титульный лист следует аккуратно.

Помарки и исправления не допускаются, в случае ошибки бланк считается испорченным и подлежит утилизации. Поскольку вкладыши — документы строгой отчетности, номер испорченного бланка обязательно фиксируется в журнале учета.

Кстати, поэтому запись о наличии вкладыша, его серию и номер в трудовую книжку рекомендуется заносить уже после вшивания правильно заполненной вкладки.

Если надпись о вкладыше была все-таки сделана заранее, то в нее необходимо внести соответствующие поправки.

https://www.youtube.com/watch?v=YdFXtvSBYVo

В дальнейшем исправления на листах вкладыша вносятся по тем же правилам, что и в основном документе. Основной образец, как заполнять вкладыш в трудовую книжку, — это сама трудовая книжка. Обязательно ставится дата заполнения титульного листа, которая соответствует началу использования вкладыша, и печать организации-работодателя.

Известны случаи, когда для продолжения записей в ТК вклеивается бланк новой трудовой книжки. Это неправильно. Трудовая книжка с номером и серией у человека может быть одна. Возможность получения новой или другой трудовой книжки взамен закончившейся законодательством не предусмотрена. Для продолжения ведения записей должен использоваться исключительно соответствующий нормам бланк вкладыша.

Иногда, чтобы не оставлять пустые страницы и не вшивать громоздкий вкладыш, кадровики вычеркивают в основном бланке в разделе «Сведения о награждениях» последнее слово, заменяют его на слово «работе» и продолжают ведение записей.

Это категорически запрещено.

Если никаких наград у работника не было, то в бланке трудовой книжки должно остаться десять чистых разворотов, предназначенных для внесения «сведений о награждениях», а записи о работе должны быть продолжены на соответствующих листах вкладыша.

Трудовая книжка и титульный лист вкладыша должны содержать одинаковую актуальную информацию. В этом вопросе необходимо следовать официальной инструкции. В центральной части титула находятся несколько граф для записи имени, отчества, фамилии работника, которому принадлежит трудовая книжка. Ниже указывается дата рождения и специализация работника.

Трудовая книжка и, соответственно, вкладыш должны содержать информацию о месте учебы сотрудника либо указываться полученное образование. Поскольку образование — это (в некоторых случаях) основание для принятия работника на соответствующую должность. Должность вписывается в графы листов «сведения о работе».

Вкладыш без основной трудовой книжки недействителен. Для качественного и надежного скрепления бланков используется метод вшивания. Вкладыш вставляется в развернутом виде между последней страницей и обложкой трудовой книжки.

[/attention]

Для расположения вкладыша специального регламента нет. Шилом делается несколько сквозных отверстий, через которые плотной нитью вставка прикрепляется к основному бланку. Концы нити закрепляются внутри переплета узлами.

[/attention]

Опечатывать эту конструкцию ни бумажной пломбой, ни тем более сургучом не требуется.

Трудовая книжка может быть дополнена любым количеством вкладышей, столько, сколько нужно для внесения необходимых актуальных сведений.

[/attention]

Для титула каждого как образец заполнения вкладыша в трудовую книжку 2021 или любого другого года служит титульный лист основной ТК.

[/attention]

Важное замечание: все вкладыши вшиваются в том виде, в каком были выпущены из типографии. Отрывать бумажную обложку с них нельзя.

Запись о вкладыше в трудовую книжку: образец заполнения

Трудовая книжка должна также иметь объявление о наличии вкладыша. Для удобства существует и часто используется небольшой прямоугольной формы штамп в три строки «Выдан вкладыш. Серия. Номер».

Если штампа нет, то допускается делать надпись от руки, используя шариковую ручку с синей или фиолетовой пастой. В обязательном порядке указываются серия и номер вкладыша.

Месторасположение надписи (штампа) четко не регламентируется, главное — ничто не должно эту отметку скрывать, запись должна быть понятной, а информация с оттиска читаемой.

Образец, как заполняется вкладыш в трудовую книжку и делается запись о его наличии

После подробного рассмотрения правил о том, как трудовая книжка может быть дополнена вкладышем, стоит свести вышеперечисленное к списку, что нужно запомнить.

Не допускается:

1. Отрывать обложку вкладыша.
2. Исправлять ошибки при первичном заполнении титульного листа вкладыша.
3. Вклеивать новый бланк трудовой книжки в закончившуюся старую книжку.
4. Актуальная трудовая книжка не может быть дополнена отдельными чистыми листами.
5. Вместо использования вставки вычеркивать в основном бланке в разделе «Сведения о награждениях» последнее слово и изменять его на слово «работе».

Важно помнить, что трудовая книжка обязательно должна быть вместе с вкладышем. Без нее сам по себе вкладыш, даже заверенный подписями и печатями, недействителен.

Из этих документов в комплексе можно будет узнавать о работе и трудовых навыках владельца.

Нумерация записей на страницах вкладыша не начинается заново, а продолжает уже начатую в основной трудовой книжке, которую следует принять за образец, как заполнить вкладыш в трудовую книжку 2021 года.

Вкладыш без основной трудовой книжки недействителен. Для качественного и надежного скрепления бланков используется метод вшивания. Вкладыш вставляется в развернутом виде между последней страницей и обложкой трудовой книжки.

[/attention]

Для расположения вкладыша специального регламента нет. Шилом делается несколько сквозных отверстий, через которые плотной нитью вставка прикрепляется к основному бланку. Концы нити закрепляются внутри переплета узлами.

[/attention]

Опечатывать эту конструкцию ни бумажной пломбой, ни тем более сургучом не требуется.

Трудовая книжка может быть дополнена любым количеством вкладышей, столько, сколько нужно для внесения необходимых актуальных сведений.

[/attention]

Для титула каждого как образец заполнения вкладыша в трудовую книжку 2021 или любого другого года служит титульный лист основной ТК.

[/attention]

Важное замечание: все вкладыши вшиваются в том виде, в каком были выпущены из типографии. Отрывать бумажную обложку с них нельзя.

https://www.youtube.com/watch?v=G1uc3dX0ChE

Трудовая книжка должна также иметь объявление о наличии вкладыша. Для удобства существует и часто используется небольшой прямоугольной формы штамп в три строки «Выдан вкладыш. Серия. Номер». Если штампа нет, то допускается делать надпись от руки, используя шариковую ручку с синей или фиолетовой пастой.

Вкладыш в трудовую книжку является ее продолжением, а следовательно, нумерация записей в нем должна продолжать нумерацию, начатую в основном документе. Если начать нумерацию в дополнении заново – бланк будет считаться испорченным и недействительным. В случае, если промежуточная запись разделена на два документа допустимо во вкладыше проставить тот же её номер, что и в трудовой.

Каждый инспектор ГИТ знает: чтобы оштрафовать компанию, достаточно проверить, как кадры ведут трудовые книжки. Есть семь ошибок в работе с трудовыми книжками, которые при проверке «срабатывают» в 90% случаев. О них рассказала Елена Ковалева, юрист с опытом работы инспектором ГИТ более 5 лет.

Когда бланк подшит, в нем можно начинать делать записи. Инструкция о том, как правильно заполнить вкладыш в трудовую книжку, содержится в упомянутых Правилах, утвержденных постановлением Минтруда. Следует обратить внимание, что нумерация этих записей не начинается сначала, а продолжает уже начатую в трудовой.

• точек в конце записи не ставить;
• использовать шариковую ручку с синими или черными чернилами;
• каждая запись заверяется подписью и ФИО уполномоченного лица и печатью (если используется).

Чтобы карьера работника продолжалась, а записи в его трудовой оставались целостными и шли в правильном порядке, были разработаны специальные вкладыши. Этот бланк строгой отчетности был введен в 1940 году. Сама же трудовая книжка появилась еще в 1919 году.

Предлагаем ознакомиться:  Долгосрочный договор аренды спецтехники

Когда был выпущен	Серия	Внешний вид
1974 год	AT-I
1981 год	AT-II
1988 год	AT-III
1995 год	AT-IV
2004 год (используются и сейчас)	BT
2010 год (последняя форма вкладышей, является действующей)	BT-I

Выдача вкладыша в трудовую книжку, образец заполнения

Заполнение трудовой книжки ведётся сотрудником отдела кадров предприятия-работодателя. В бланке, в соответствии с назначением каждой графы вписываются следующие сведения о сотруднике и его основных местах работы:

• На первой странице указываются Ф. И. О. обладателя документа, дата его появления на свет, сведения о полученном образовании и присвоенной квалификации, в соответствии с которой он трудоустраивается на предприятии. В конце главного разворота фиксируется ЧЧ.ММ.ГГГГ заполнения документа, а также подпись сотрудника отдела кадров и фирменный штамп юрлица.
• Следующие страницы содержат в себе графы, в которых указывается порядковый номер, дата кадровой операции с сотрудником, сведения о приёме на работу или освобождения от занимаемой должности, информация о повышениях, переводах, награждениях и премиях.

Важно! Ввиду того, что вкладыш является смысловой пролонгацией трудовой книжки, все номера, с которых начинается документ, проставляются не с цифры 1, а со следующего за последней записью числа.

В случае, если сотруднику требуется несколько вкладышей из-за слишком большого количества записей, их количество законом не ограничивается.

Документ считается действительным только в том случае, если он физически прикреплён к ТК, а также имеет штамп работодателя.

Действующим трудовым законодательством также оговорены требования к штампу, которые необходимо проставлять в каждом новом документе, в частности:

• Прежде всего печать в документе должна отчётливо читаться и в то же время не загораживать собой оставшиеся под ней записи.
• Если предприятие или ИП не имеют собственного фирменного штампа, его можно заменить подписью и регалиями руководителя компании.
• В установленном на законодательном уровне регламенте говорится, что печать может быть проставлена только синим цветом.

Важно! Печать, устраиваемая на титульном листе, принадлежит только тому предприятию, которое выдало документ для сотрудника. На всех прочих местах работы во вкладыше ставится печать только под записями о приёме на работу, увольнении и прочих изменениях в статусе сотрудника.

Вкладыш оформляется как часть трудовой книжки в том случае, если один из ее разделов оказывается заполненным и есть необходимость в дальнейшем внесении данных в него. Корректно оформленный вкладыш становится неотъемлемым элементом книжки и недействителен без нее.

В трудовой книжке предусмотрено 3 раздела для указания сведений о:

• работнике (именуется также титульным листом);
• работе;
• вознаграждениях сотрудника.

Таким образом, у кадровика может появиться необходимость в оформлении вкладыша, если заканчиваются поля в любом из указанных разделов. При этом, как только в книжку вшивается вкладыш, продолжать внесение записей в оставшиеся в ней пустые поля нельзя — последующие данные правомерно вносить только в разделы прикрепленного вкладыша.

https://www.youtube.com/watch?v=CAfvmlsOATo

Чаще всего кадровику приходится осуществлять следующие операции:

• заполнение вкладыша;
• вшивание вкладыша;
• юридическое оформление использования вкладыша в кадровом документообороте.

Изучим специфику данных процедур подробнее.

Легитимизация использования вкладыша как элемента трудовой книжки осуществляется посредством:

• внесения сведений о нём в книгу учета трудовых книжек и вкладышей;
• проставления в книжке штампа «Выдан вкладыш» и прописывания в его полях серии и номера вкладыша.

Решение первой задачи, как правило, не предполагает существенных проблем: всё, что нужно сделать кадровику, — вписать необходимые данные в унифицированную форму, утвержденную в приложении № 3 к постановлению Минтруда от 10.10.2003 № 69.

Определенные сложности могут возникать при проставлении штампа «Выдан вкладыш». Рассмотрим данный нюанс подробнее.

• прямоугольный контур;
• словосочетание «Выдан вкладыш»;
• слова «Серия» и «Номер»;
• линии — для удобства вписывания серии и номера вкладыша.

Законодательством не регламентировано, в какую часть книжки нужно проставлять соответствующий штамп. Чаще всего он проставляется на:

• титульном листе, при условии что не искажает существующих данных;
• странице, расположенной перед титульным листом и примыкающей к обложке книжки.

Бывает, что в распоряжении кадровика нет соответствующего штампа. В этом нет никакой проблемы — вместо штампа в книжку можно вручную вписать словосочетание «Выдан вкладыш», слова «Серия» и «Номер».

Вкладыш в трудовую книжку

Рано или поздно некоторые люди обнаруживают, что трудовая подошла к концу.

Но если нужно внести новую запись, а места для неё просто нет, то это вовсе не означает, что пришла пора заводить новую – вместо этого приобретается вкладыш в трудовую книжку, и можно продолжать вносить в неё сведения, как и прежде.

Для самих работников вкладыши важны еще и тем, что от этих документов будет зависеть их пенсия. Как минимум то, придётся ли им при выходе на неё бегать по бывшим работодателям, собирая сведения о периоде работы у них, или же все они будут чётко и аккуратно оформлены в одном документе.

Что такое вкладыш?

Если место в трудовой закончилось, то недопустимо:

• Зачёркивать графу «Сведения о поощрениях», после чего продолжать вносить в неё сведения о работе, переименовав её.
• Вклеивать в трудовую чистые листы и делать новые записи на них.
• Заводить другой бланк для внесения новых записей.

Между прочим, выше перечислены вполне реальные случаи – до вклеивания листов и переименования граф люди действительно додумывались. Но правильным и законным будет вшивание вкладыша в документ. Если же применить какой-то другой способ, то сомнению будут подвергнуты не только новые сведения, внесённые «нестандартным» способом, но и трудовая книжка как таковая.

Если в трудовой одного из работников завершилось место, или если поступил новый сотрудник с книжкой, в которой не осталось места для внесения новых записей, то нужно добавить к ней вкладыш. Однако, если это именно второй вариант, то даётся пять дней с момента вступления в должность на внесение записей.

Потому лицам, ответственным за ведение трудовых, будь они сотрудниками отдела кадров, другими работниками, уполномоченными начальниками на ведение документации (в небольших компаниях), или даже самими руководителями (в совсем маленьких), следует контролировать, чтобы в запасе всегда оставались вкладыши, которые при необходимости можно применить.

https://www.youtube.com/watch?v=XsnUN3w-l_c

Основные параметры вкладыша такие: в нём 36 страниц, его формат 88×125 миллиметров, обложка картонная, есть элементы защиты. Титульный лист похож на титульный лист трудовой книжки, а графы внутри все соответствуют трудовой.

Где приобрести бланк вкладыша?

Бланки вкладыша квалифицируются как документы строгой отчётности, но при этом приобрести их можно свободно, они продаются в канцелярских магазинах. Всё-таки желательно покупать их у проверенных посредников, занимающихся работой непосредственно с Гознаком, выпускающим трудовые и вкладыши. Также можно приобретать их и напрямую у Гознака.

Выданы вкладыши могут быть:

• Без выплаты работником компенсации – в таком случае все расходы ложатся на работодателя.
• С выплатой компенсации – она не должна быть выше, чем стоимость бланка при покупке.
• С частичной выплатой компенсации, при которой часть расходов несёт сотрудник, а часть работодатель.

Бланки выдаются безвозмездно реже, чем трудовые, поскольку этот документ всё же дополнительный, а не основной.

Обязательна бесплатная выдача лишь в том случае, если вкладыш оказался испорчен по вине заполнявшего его работника – в таком случае замена проводится за счёт организации.

Относительно размера компенсации, которую выплачивает получатель вкладыша, стоит отметить, что хотя завышение стоимости является незаконным, но в цену, по которой он отдаётся работнику, может входить не только стоимость приобретения документа, но также и транспортные, и иные расходы. Это означает, что иногда бланк на предприятии может обойтись дороже, чем в свободной продаже, хотя чаще всего он оказывается дешевле, поскольку приобретаются вкладыши компаниями оптовыми партиями, по сниженной цене.

Хранятся вкладыши обычно у ответственного за их ведение сотрудника, данные об их движении заносятся в книги учета, которые ведёт бухгалтер. Работник отдела кадров, на которого возложено ведение трудовых и вкладышей, должен предоставлять отчёт об их расходовании и докладывать о необходимости пополнить их запас.

Оформление и заполнение вкладыша

Заполняться документ должен так же, как и сама трудовая, а потому сложностей с его заполнением быть не должно, но есть немало важных нюансов, на которые стоит обратить внимание:

• Заводить вкладыш должны сотрудники того работодателя, во время работы у которого строчки в трудовой подошли к концу – увы, это правило не всегда соблюдается, из-за чего работники приходят в новую компанию с книжкой, в которой нет места для новых записей. Отметим, что отказывать им в приёме на работу по этой причине нельзя.
• Дата заполнения на титульном листе – это именно та дата, в которую занесена первая запись во вкладыш, а не в саму трудовую.
• Заводить можно много вкладышей – их количество не ограничено.
• Пронумеровать записи просто – нумерацию следует продолжать относительно той, что использовалась в трудовой. К примеру, если номер последней записи в трудовой 19, то во вкладыш заносится запись с номером 20.
• Если же место закончилось, а запись ещё не завершена, то она будет продолжаться уже во вкладыше ровно с того места, на котором прервалась.
• Данные, которые вносятся во вкладыш, должны быть строго актуальными, даже если в самой трудовой фигурируют другие. К примеру, работник мог получить новое образование уже после того, как завёл её. Если информация, которая значится на титульном листе самой трудовой, уже неверна, то изменения должны быть отражены, а сотрудника надлежит обязать предоставить документы, которые подтвердят эти изменения – копии документов вшиваются в его личное дело, а во вкладыше записываются новые данные о нём.
• После того как все необходимые сведения внесены на титульный лист, вкладыш должен быть прикреплён к трудовой, а на её титульном листе нужно поставить штамп о выдаче вкладыша с его реквизитами. Также следует сделать запись «выдан вкладыш», без которой он не будет действителен даже если его вшить.

Относительно места, в которое необходимо ставить штамп, а также куда именно подшивать вкладыш, нет никаких указаний.

Потому стоит отметить лишь, что ставить штамп стоит так, чтобы он не закрыл остальные записи и был хорошо читаем.

Вместо печати можно сделать также и отметку вручную, если у компании вообще нет печати, но всё-таки лучше, если будет стоить именно штамп. Совсем без штампа либо отметки документ также будет просто недействителен.

https://www.youtube.com/watch?v=nQDQ2NESAdk

Важный момент: если была допущена ошибка во время заведения документа на титульном листе, нельзя вносить исправления, следует просто поменять его на новый.

Старый же утилизируется, его номер вырезается и вклеивается в журнал учёта. Из-за этого не стоит подшивать вкладыш до того, как завершено заполнение титульного листа – сначала нужно убедиться, что никаких ошибок нет, а если они всё же обнаружатся, не составит труда поменять его.

Когда ошибка допускается уже в ходе дальнейшего заполнения внутри документа, то на такие радикальные меры, конечно, идти не стоит: её разрешается исправить.

Но ни в коем случае не перечёркивая ошибочную запись – здесь предписывается действовать так же, как и при заполнении самой трудовой, то есть внести новую запись, в которой сделать указание на то, что совершена ошибка, и номер записи, которую следует считать недействительной – это утверждение заверяется подписью.

Как только записи на титульном листе сделаны, их заверяет сам внёсший их сотрудник при помощи своей подписи, необходимо поставить и печать компании. Самому работнику следует проследить, чтобы печать была поставлена, поскольку, если затем обнаружится её отсутствие, а он уже будет работать в другом месте, ему самому придётся обращаться на предыдущее место работы, чтобы поставить печать.

Как прикрепить вкладыш к трудовой книжке?

После того как заполнение вкладыша, а вернее, пока что его титульного листа, завершено, наступает время вшить его в трудовую. Хотя нет никаких указаний на предмет того, как именно правильно прикреплять вкладыш в книжку, но всё же можно выделить важные правила, которых следует придерживаться:

• запрещено просто хранить его вложенным, не вшивая;
• нельзя приклеивать либо пользоваться скрепками вместо вшивания.

Надёжно скрепляет документы только вшивание, и потому оно, с одной стороны, гарантирует, что вкладыш не потеряется – только если вместе с основным документом; с другой стороны – существенно затрудняет манипуляции с ним, опять-таки, если они проводятся отдельно от основного документа.

Прикреплённые не по правилам вкладыши действительными считаться не будут.  

Подшивают вкладыш обычно в конец книжки, но есть и другие варианты: так, с точки зрения содержания правильным будет сделать это перед разделом сведений о награждениях, поскольку именно на этом месте чаще всего придется открывать книжку, и не придётся её часто пролистывать. Наиболее удобно подшить его в самой середине.

Чтобы произвести вшивание, потребуются нитки, иголка и шило – а когда они под рукой, можно начинать сам процесс. Опишем его по этапам:

• Разверните трудовую книжку там, куда будете вшивать вкладыш.
• Разверните сам вкладыш посередине.
• Возьмите шило и проколите с его помощью по паре отверстий в обоих документах. Проколов может быть и больше, главное, чтобы они имели аккуратный вид – для того и требуется шило. Важно также не повредить записи – для этого проколы следует сделать прямо у переплёта.
• Возьмите иголку с прочной ниткой и сшейте их, концы нитки при этом нужно оставлять на внутренней стороне. Важно использовать нитку высокого качества, чтобы она не порвалась и не истёрлась через несколько лет использования.
• Крепко завяжите, чтобы вкладыш был твёрдо прижат к трудовой, и обрежьте нитки. Для более аккуратного сшивания в некоторых компаниях даже имеются предназначенные именно для документов швейные машинки, с помощью которых процедура становится куда проще и менее затратной по времени.

Как сшивать вкладыш в трудовую книжку

Трудовые книжки – одни из самых важных документов граждан Российской Федерации.

Как и любой другой документ, трудовая рассчитана на максимально возможный объем информации, однако довольно часто происходит так, что всего бланка не хватает. Поэтому трудовым законодательством предусмотрен специальный вкладыш.

Этот вкладыш является полноценным документом, но без трудовой не признается действительным. Поэтому нужно знать точно, как подшивается вкладыш в трудовую книжку.

Ошибки или неправильные «вкладыши»

Когда разделы, содержащие сведения о работе или награждениях сотрудника заканчиваются, необходимо оформить и вшить вкладыш в книжку. Формально эта процедура довольно простая, но все равно многие кадровые сотрудники допускают ряд однотипных специфических ошибок:

• после завершения пустых строк и колонок в разделе сведений о работе вместо того, чтобы оформить вкладыш, продолжают вносить данные в раздел, который посвящен награждениям, не считая это ошибкой, хотя все наоборот>
• вклеивают простой белый лист бумаги в конце трудовой или после окончания раздела сведений о работе/награждениях>
• подшивание вкладыша в трудовую книжку часто заменяется простым вшиванием пустых незаполненных листов из старых трудовых.

Все вышеперечисленные действия являются грубейшими нарушениями правил и инструкций по хранению и заполнению трудовых документов. Такие ошибки могут привести к тому, что уполномоченные органы исполнительной власти данные документы признают недействительными, что повлечет за собой утрату части рабочего стажа.

Как правильно подшить вкладыш в трудовую книжку

Оформление и заверение вкладыша в трудовую книгу – это перечень юридически значимых действий, которые имеют законодательное подкрепление в специальных нормативных актах. После грамотного оформления все вкладыши должны быть закреплены в трудовой. Это нужно для того, чтобы документ не был утерян или испорчен.

https://www.youtube.com/watch?v=r_8kRB7tpyY

В актах трудового законодательства РФ не имеется четких предписаний по поводу того, в какой именно части бланка книжки пришивать вкладыши, каким должен быть цвет ниток и сколько должно быть проколов иглой или шилом. Эти вопросы не являются принципиально важными, поэтому все они решаются в отделе кадров предприятия или организации.

Характерные моменты, присущие процедуре подшивания вкладышей в трудовую:

1. Перед тем, как подшить вкладыш в трудовую книжку, на ее титульной странице нужно сделать записи о том, что был выдан вкладыш с определенным номером и серией. Лучше всего прикреплять уже заполненный и проверенный вкладыш.
2. Вкладыш должен быть именно пришитым к трудовой. Не допускается вклеивание клеем, скотчем или закрепление скобами степлера.
3. Опытными кадровыми сотрудниками принято подшивать вкладыши не в середине, не в начале трудовых, а в конце.
4. Делаются аккуратные 4-6 проколов, через которые серой прочной нитью и скрепляются данные документы.
5. Нитку необходимо завязать на крепкий узел и запломбировать сургучной печатью.

Эти мероприятия предотвращают утерю, замену или порчу листов вкладышей в трудовые книжки. Стоит напомнить, что согласно Трудовому кодексу РФ, работодатель обязуется обеспечить каждого своего сотрудника трудовой книжкой и необходимым количеством вкладышей. За них работодатель взимает с работника определенную сумму, которая может быть:

• если предусмотрено трудовым договором, вычтена из заработной платы работника>
• внесена сотрудником в кассу предприятия или на расчетный счет.

В некоторых случаях предусмотрены иные способы оплаты, зафиксированные в трудовых документах.

Как вшить вкладыш в трудовую книжку — пошаговая инструкция, требования и образец

Действующее трудовое законодательство обязывает работодателя оформлять ряд обязательных документов в процессе приема на работу сотрудника и увольнения с нее. Одним из таких документов является трудовая книжка, которая призвана подтвердить стаж работы человека. Если она заполняется полностью, то требуется вшивать вкладыш в нее.

Нужно ли вшивать вкладыш в трудовую книжку?

Работодатель обязан заполнить трудовую книжку на протяжении 5 дней с момента приема на работу соискателя. В трудовую книжку (вкладыш) вносится следующая информация:

• место работы;
• занимаемая должность;
• сведения о переводе (если он был);
• изменения наименования предприятия (если они были);
• дата увольнения;
• причина увольнения.

Читать еще:  Предварительный договор купли продажи гаража

Все записи не должны сокращаться, за исключением той информации, которая может по общепринятым правилам быть сокращена. Естественно, что со временем листы в трудовой книжке могут закончиться. И именно тогда требуется вшить вкладыш.

Как это сделать?

Как вшить в трудовую книжку вкладыш? Правилами о ведении трудовых книжек (Постановление № 225) не предусмотрен четкий регламент вшивания вкладышей.

Нет требований и к тому, куда именно вшивать вкладыш, какого цвета должны быть нитки.

Есть только одно требование – вкладыш должен составлять единый целый документ с трудовой книжкой, то есть не допускается его простое вложение без пришивания.

Если рассуждать логически, то согласно инструкции, нумерация в трудовой книжке и вкладыше должна быть сквозной, следовательно, вкладыш необходимо вшивать после последнего листа, перед обложкой.

Первый шаг

Как вшить в трудовую книжку вкладыш? Потребуются нитки, игла и шило. В обязательном порядке следует удостовериться, что действительно в трудовой книжке нет чистых листов для записи сведений о приеме или увольнении.

Вкладыш следует пришить к заднему листу обложки, лучше всего даже к самому развороту. Необходимо сделать несколько стежков, чтобы в дальнейшем вкладыш не выпал. Нитки рекомендуется использовать приглушенных тонов.

После вшивания книжка и вкладыш должны составлять единый документ. Не допускается вклеивание вкладыша либо фиксация степлером. Этот запрет закреплен в пункте 38 Инструкции по ведению трудовых книжек.

Второй шаг

Как вшить вкладыш в трудовую книжку пошагово? Теперь можно внести запись непосредственно во вкладыш. Кстати, первый и второй шаги можно поменять местами.

https://www.youtube.com/watch?v=2aY0zkyRczY

На первый лист вкладыша заносится информация о физическом лице, которому трудовая книжка принадлежит.

На титульном листе книжки необходимо сделать отметку о том, что выдан вкладыш.

Третий шаг

Как вшить в трудовую книжку вкладыш? Теперь, когда информация о сотруднике заполнена, можно переходить к внесению записи о приеме или увольнении, переводе.

В книге движения трудовых книжек также делается отметка о том, что произведена процедура выдачи вкладыша.

На этом процедура вшивания закончена.

Если не вшить вкладыш?

Как правильно вшить вкладыш в трудовую книжку, вроде бы понятно, а если этого не сделать? Прежде всего, у владельца такой книжки могут возникнуть в дальнейшем проблемы при приеме на работу в другой организации, при оформлении пенсии.

Сам вкладыш без трудовой книжки не является действительным, даже если на нем стоят печати и записи.

Требования к бланку

Как вшить в трудовую книжку вкладыш и где его взять? Сам бланк вкладыша должен быть установленного нормативными актами образца и изготовленный исключительно на предприятии «ГОЗНАК».

На предприятия возложена обязанность по закупке таких документов. Соответственно, у работодателя всегда должен быть определенный запас таких документов.

Хотя на практике обычно сам работник приобретает вкладыш, чтобы отдел кадров вшил его в трудовую книжку.

Штамп, подтверждающий выдачу вкладыша

Ни инструкцией, ни другими нормативными актами не предусмотрено место, где должен проставляться штамп о том, что выдан вкладыш. На практике такую отметку проставляют либо на первом титульном листе трудовой книжки, либо на внутренней стороне обложки.

В данном случае ни первый ни второй вариант не будут считаться нарушениями, главное, если ставится отметка на титульной странице, чтобы она не закрывала сведения о ее владельце.

Образец штампа также не предусмотрен нормативными документами. Поэтому вокруг этого вопроса множество споров.

Некоторые специалисты кадровых служб утверждают, что это должен быть именно оттиск, другие утверждают, что можно делать запись от руки и заверять печатью предприятия.

Поэтому все же рекомендуется приобрести штамп, который можно найти практически в любом магазине канцтоваров или заказать у организации, занимающейся изготовлением печатей или предоставляющей полиграфические услуги.

Главное, если проставляется штамп, то он должен быть заполнен. Эта запись должна содержать данные вкладыша. Серия и номер могут отличаться в зависимости от даты выпуска. Обычно это семь цифр и две или три буквы серии.

Вкладыши, приобретенные после 2010 года, имеют серию ВТ-I, а до 2003 года – АТ, а цифровая кодировка в таких вкладышах и трудовых книжках состоит из римских цифр.

Соответственно, запись на штампе может быть следующей:

Читать еще:  Как ИП подать декларацию онлайн

«ВЫДАН ВКЛАДЫШ. Серия АТ № IIVIV».

Как вшить второй вкладыш в трудовую книжку?

Если на предприятие пришел слишком активный сотрудник, то возможно, что все записи о его работе не поместились в самой трудовой книжке и вкладыше, тогда потребуется вшить еще один. Правила вшивания второго вкладыша такие же, как и при добавлении первого.

Его следует вшить к развороту, но уже после первого вкладыша. Далее заносятся данные о владельце и запись о приеме или увольнении.

В обязательном порядке опять проставляется штамп о том, что выдан новый вкладыш, на котором фиксируются его серия и номер с занесением этой информации в книгу учета движения трудовых книжек в организации.

Если сделана неправильная запись?

Как вшивать в трудовую книжку вкладыш, образец которого представлен выше? Без человеческого фактора в нашей жизни никуда, и если после вшивания запись испорчена, то в новом бланке не допускается вносить изменения. Придется все расшить и вставить новый бланк.

Если вкладыш был получен от работодателя, то следует составить акт о том, что бланк был испорчен, и уничтожить его. Если уже внесена запись в трудовую книжку о том, что выдан вкладыш, то потребуется внести запись о том, что штамп недействительный.

Вместо заключения

Можно ли использовать что-то другое вместо вкладыша? На этот вопрос можно однозначно ответить – нет. Не допускается использовать новую трудовую книжку. Согласно статье 66 Трудового кодекса, у физического лица может быть только одна трудовая книжка. Факт наличия второй трудовой книжки может расцениваться как подделка документов. Хотя последнее время такое встречается достаточно часто.

https://www.youtube.com/watch?v=x-kdRXctCnk

Самим же работникам кадровых служб следует быть всегда внимательными и аккуратными, так как ошибки в их деятельности могут привести к тому, что у физического лица в дальнейшем могут возникнуть проблемы в трудоустройстве в другую компанию и при оформлении пенсии.

Как правильно вшить вкладыш в трудовую книжку?

На протяжении трудовой деятельности гражданин может несколько раз сменить работу. Факты о приеме в компанию, переводе на другую должность, увольнениях, награждениях вносят в трудовую книжку. Если записей много, чистые листы заканчиваются. Поэтому возникает необходимость вшить вкладыш.

Кадровому работнику следует внимательно отнестись к этому моменту. Иначе в процессе вшивания будут допущены ошибки. Если по неосторожности документ будет поврежден, пенсионный фонд не примет его при оформлении бумаг на выплату пенсии.

Когда выдают вкладыш?

Трудовая книжка – главный документ, подтверждающий стаж гражданина. Он заполняется нанимателем по основному месту трудоустройства. Если сотрудник работает по совместительству у другого работодателя, вторая трудовая книжка не заводится. Эти сведения могут быть внесены основным нанимателем по просьбе гражданина.

После заполнения всех страниц необходимо вшить вкладыш.

🎦 Видео