Корпоративный портал для сотрудников

Видео:Корпоративный портал: как сделать центром жизни компанииСкачать

Корпоративные порталы

Корпоративный портал – это автоматизированная система управления внутренними информационными ресурсами организации, а так же для коллективной работы над проектами, задачами, документами и общения между сотрудниками и клиентами компании.

Корпоративные порталы могут быть установлены как на корпоративных серверах, так и в облаке. Так как корпоративный портал является едиными ресурсом для агрегирования и работы с информацией, его смело можно назвать внутренней корпоративной социальной сетью со всем присущим ей набором функций.

Основные функции корпоративного портала

Корпоративные порталы получили широкое распространение благодаря своему богатому набору функций покрывающих практически все области необходимые для совместной работы сотрудников организации. Прежде всего, это:

• Внутренние и внешние коммуникации

Порталы позволяют ускорить процесс общения между сотрудниками и с клиентами благодаря привычным для нас мессенджерам и другим инструментам хорошо знакомым нам из социальных сетей. Таких как «живая лента», оповещения и т.д.

Возможность создавать различные бизнес чаты по направлениям бизнеса или проектам ускоряет процесс общения и принятия нужных решений. Многие порталы позволяют совершать звонки на телефон, тем коллегам, которых нет онлайн.

Так же современные корпоративные порталы позволяют вести общение в рабочих группах и с клиентами компании о реализуемых проектах и решать текущие вопросы.

• Управление задачами и проектами

Задачи и проекты неотъемлемая часть рабочего процесса любой организации. В корпоративных порталах, как правило, есть широкий набор удобных инструментов для работы с ними.

Начиная от постановки задачи, управления календарными сроками, механизмов делегирования, чек-листов, готовых шаблонов, заканчивая различными конструкторами и фильтрами.

Все это позволяет контролировать своевременное выполнение поставленных задач и оценивать работу сотрудников, получая от них соответствующие отчеты.

• Совместная работа с документами

Функционал многих корпоративных порталов позволяет очень удобно работать с документами. Создавать, редактировать, хранить, настраивать уровни доступа к документам и т.д.

При этом очень часто для работы с документом не нужно его скачивать на компьютер, а после завершения выгружать обратно обновленную версию. Сторонние онлайн сервисы, такие как Google Docs и MS Office позволяют работать с документами прямо на портале.

Корпоративный портал позволяет удобно делиться документами с коллегами, создавать документам внешние ссылки, как для доступа коллег, так и клиентов.

• Планирование и учет рабочего времени

Результативность работы организации во многом зависит от рабочей дисциплины. С помощью корпоративных порталов вы можете вести учет рабочего времени сотрудников. Они будут отмечать начало и конец рабочего дня, а так же всевозможные перерывы, отсутствия, командировки и т.д.

Вся эта информация поможет оптимизировать временные затраты на выполнение проектов и задач. Многие порталы содержат хороший набор инструментов для работы с совещаниями.

Массовая рассылка приглашений, планирование совещаний в календарях, а так же оповещение всех участников и итогах и задач проведенного совещания.

Многие корпоративные порталы предлагают функции CRM систем, что позволяет вести базу контактов клиентов и партнеров, с которыми вы сотрудничаете. Возможность фиксации всех звонков и писем не позволит упустить самые важные моменты, а воронка продаж поможет отслеживать эффективность работы отдела продаж.

• HR: Управление персоналом

Корпоративные порталы позволяют легко представлять и управлять структурой компании. Вся необходимая информация о сотрудниках, такая как контактные телефоны, добавочные номера, email и так далее, будет всегда под рукой. Легко посмотреть кто на рабочем месте, кто отсутствует, кто в командировке и кто кого временно замещает, а у кого сегодня день рождения.

• Автоматизация бизнес-процессов

Ничего не ускоряет работу компании и не экономит время, так как это делают автоматизированные бизнес-процессы. Корпоративный портал предлагает автоматизировать ключевые бизнес-процессы, имеющиеся в компании. Рутинные операции, такие как оформление командировки, отпуска, утверждение и оплата счетов могут выполняться в разы быстрее.

Кому и зачем нужен корпоративный портал?

Корпоративный портал, прежде всего очень удобный инструмент для компаний с большим количеством удаленных сотрудников или филиальной структурой.

Там где люди не находятся в пределах одного офиса или по роду своей деятельности много передвигаются. Корпоративный портал может служить для них мобильным рабочим местом.

Но и для компаний с постоянным персоналом и единым местом локации корпоративный портал будет очень полезен по следующим причинам:

1. Экономия рабочего времени

Быстрее находить и обрабатывать необходимую информацию. Эффективнее общаться с коллегами и ускорять выполнение поставленных задач.

1. Повышайте эффективность работы сотрудников

С помощью корпоративного портала все всегда будут в курсе того, что им необходимо сделать и в какие именно сроки. Рабочие группы позволят делать это эффективнее, а все накопленные знания буду аккумулироваться, и передаваться внутри компании.

1. Оптимизируйте бизнес-процессы   

Позвольте вашим документам и информации в буквальном смысле слова летать по вашей организации, а не переползать из кабинета в кабинет.

1. Получите контроль и управляемость

Вы всегда сможете быть в курсе того, кто, где находится, над чем работает и как долго. Обратная связь с сотрудниками станет гораздо быстрее и эффективнее.

1. Повысьте качество управленческих решений и эффективность бизнеса

Отчетность по факту выполнения задач, а анализ загруженности сотрудников поможет принимать вам более качественные решения. Как следствие повысится качество работы компании и ее конкурентоспособность.

Выбор и внедрение корпоративного портала

На данный момент существует, пожалуй, три варианта на выбор:

1. Покупка готового коробочного решения
2. Корпоративный портал как облачное решение
3. Разработка портала с нуля (заказное решение)

Каждый из вариантов имеет свои плюсы и минусы, поэтому окончательное решение зависит от размера организации ее задач и целей внедрения.

Ищите инструменты для эффективной совместной работы вашей команды?

Настоящим в соответствии с Федеральным законом № 152-ФЗ «О персональных данных» от 27.07.2006, отправляя данную форму, вы подтверждаете свое согласие на обработку персональных данных. Мы, ООО «СофтФорс» и аффилированные к нему лица, гарантируем конфиденциальность получаемой нами информации. Обработка персональных данных осуществляется в целях эффективного исполнения заказов, договоров и пр. в соответствии с «Политикой конфиденциальности персональных данных»

Видео:Как создать интранет-портал за 6 шагов? Корпоративный портал для компанииСкачать

Корпоративный портал Microsoft SharePoint | Управление бизнес процессами

Корпоративный портал на основе Microsoft SharePoint Online– система внутренних коммуникаций и документов компании, которая содержит всю необходимую информацию: файловые архивы, список сотрудников, контакты, внутренние бизнес процессы, структуру организации, информационные ресурсы, хранилища документов и многое другое.

Он является частью мощного бизнес — решения управления всеми процессами — Microsoft Office 365 .

Технологии корпоративного портала предназначены для эффективного управления бизнес-информацией, обеспечения быстрого доступа сотрудников к данным, управления документами и общей работы с информацией внутри и за пределами организаций.

Корпоративный портал позволяет хранить все необходимые сотрудникам документы. В живой ленте мгновенно отображаются все конфигурации по задачам.

Поиск нужного документа, фразы или заголовка выдаст все варианты, без исключения, проверит каждый документ, имеющиеся в базе портала.

Доступ к рабочим материалам можно осуществлять из любой точки, что крайне важно при работе из дома, командировках и отсутствия на рабочем месте.

https://www.youtube.com/watch?v=C3xUofSnpro

Решение дает возможность сотрудникам в режиме реального времени обсуждать все рабочие вопросы, решать поставленные задачи. Внутренняя переписка в компании сохраняется, не находится на сторонних серверах.

Портал на основе Microsoft SharePoint Online дает возможность постановки и контроля задач. Их можно создавать, делегировать, наблюдать за ходом выполнения, оставлять комментарии и прикреплять документы.

Наличие корпоративного портала в разы увеличивает эффективность работы, влияя на производительность всей компании в целом.

Это надежный и универсальный инструмент для управления, как малым, так и крупным бизнесом со сложными задачами, структурой и бизнес-процессами.

Кроме штатных функций портала компания Робот икс предлагает воспользоваться собственными разработками на основе SharePoint Online – бизнес — решениями, закрывающими отраслевые потребности компаний

• Контроль состояния объектов, заполнения форм, исполнения жестко регламентированных процедур
• Тестирование знаний сотрудников со статистикой их успеваемости
• Управление продажами
• Сбор разнородной информации с филиалов или подразделений, для дальнейшей консолидации и принятия решений
• Портал приема и обработка заявок на обслуживание объектов (офисов, подразделений, филиалов) различными службами компании

Зачем нужен Корпоративный портал?

Портал как бизнес — решение призван более эффективно использовать время сотрудников компании и упрощать их работу с информацией, а именно:

Экономить рабочее время сотрудников компании:

• Значительное сокращение времени поиска необходимой информации;
• Минимизация рисков потери корпоративной информации;
• Повышение эффективности бизнес-процессов компании;
• Использование привычных инструментов коммуникации между сотрудниками;
• Уменьшение времени адаптации нового персонала.

Оптимизировать бизнес-процессы:

• Последовательная обработка документов ответственными сотрудниками компании;
• Совместная работа над документами в существующей системе документооборота;
• Экономия времени сотрудников на согласование документов;
• Повышение эффективности горизонтальных связей между подразделениями компании;
• Сокращение потерь времени и информации при территориально-распределенной структуре компании.

Повысить качество управления:

• Создание рабочих групп для совместного обсуждения и корректировки проектов;
• Прозрачность результатов и действий сотрудников компании;
• Единая база знаний компании, решение типовых бизнес-задач;
• Эффективные внутренние коммуникации компании.

Увеличить профессионализм сотрудников:

• Информирование сотрудников о событиях в компании и ее подразделениях;
• Использование накопленных знаний для профессионального роста сотрудников;
• Совместная работа над проектами в составе рабочих групп;
• Обучение новых сотрудников на основе накопленных знаний компании.

Обеспечить управление и контроль в компании:

• Прозрачность рабочего процесса компании;
• Контроль внутренней переписки сотрудников;
• График отсутствий и занятости сотрудников;
• Обратная связь с персоналом.

Достичь эффективности бизнеса:

• Повышение качества обслуживания клиентов компании;
• Рост конкурентоспособности компании на рынке;
• Формирование имиджа компании и его продвижение в глазах сотрудников, клиентов, партнеров и инвесторов.

Результат создания корпоративного портала для компании:

• Четкость и слаженность в работе.
• Документирование результатов работы.
• Практическое исключение ошибок, потерь документов, использования устаревшей информации.
• Повышение скорости и эффективности работы.
• Снижение трудозатрат.
• Возможность совместной удаленной работы сотрудников.
• Возможность наладить работу удаленных филиалов и работников в реальном времени.
• Возможность сократить офисные помещения.

1. Зарубежные компании

Как правило, это региональные представительства холдингов.

https://www.youtube.com/watch?v=utphSq9hlEY

Основными задачами, которые ставятся при внедрении корпоративных порталов, обычно являются:

• оценка эффективности процесса взаимодействия, влияющего на производственный процесс;
• выполнение анализа накопленных данных, совершенствование производственного процесса, выстраивание логики взаимодействия и принятия управленческих решений согласно результатам анализа;
• обеспечения единого информационного пространства взаимодействия сотрудников.

Типовые функциональные блоки корпоративного портала, разработка которых на сегодняшний день наиболее часто востребована зарубежными компаниями:

• ServiceDesk/HelpDesk.
• Учет рабочего времени.
• Согласование графиков отпусков, управление заявлениями на отпуска.
• Расчеты с контрагентами.
• Начисление дистрибьютерских бонусов.
• Авансовые отчеты.
• Управление закупками.
• Согласование проектов документов.
• Управление договорами.
• Работа с локальными нормативными документами.
• Управление претензионной работой.
• Делопроизводство.
• Кредитный архив.
• Публикация аналитических отчетов.

2. Российские организации госсектора

Организации государственного сектора характеризуются тем, что их деятельность жестко регламентирована контролирующими органами и законодательством. Основной задачей таких организаций является выполнение предписанных функций и своевременное выполнение распоряжений вышестоящих органов.

Типовые задачи, решаемые при помощи корпоративных порталов:

• Оперативное информирование сотрудников (новости, вакансии, дни рождений, опросы, приказы и распоряжения и т. д.).
• Управление совещаниями, встречами, мероприятиями, организация видеоконференций.
• Управление проектной деятельностью.
• Управление внутренним аудитом и инспекционной деятельностью, контроль качества и выполнения KPI.
• Управление закупками товаров, работ и услуг для нужд организации
• HelpDesk.
• Управления заявками (IT-обслуживание, отпуск/обучение, обеспечение канцтоварами, бронирование ресурсов и т. д.).
• Планирования и согласования графика отпусков.
• Согласование проектов документов.
• Управление обучением и тестированием сотрудников.
• Базовый и расширенный поиск контента.
• Массовый ввод и учет данных, обработка корреспонденции, обращений граждан; взаимодействий по основной деятельности организации и др.
• Исполнение поручений.
• База знаний, справочная информация.

3. Российские крупные коммерческие организации

Для таких организаций характерно наличие в штате сотрудников-экспертов в предметной области с большим опытом работы. Часто это делопроизводители, архивисты, руководители, «выросшие» из государственных организаций.

На смену потребности тотального контроля исполнительской дисциплины и учета информации в крупных коммерческих организациях постепенно приходит анализ эффективности производственных процессов и, как следствие, расширение возможностей, используемых компаниями информационных платформ для полноценного управления как информацией, так и взаимодействием сотрудников.

Функциональные модули корпоративных порталов, наиболее часто запрашиваемые российскими крупными коммерческими организациями:

1. Брендирование портала. При этом требование брендирования обычно рассматривается в контексте конкретного сценария работы на корпоративном портале, который требуется учесть:

• совместная работа в корпоративной сети, использование социальных возможностей взаимодействия, сайт присутствия или деловой сайт в сети Интернет;
• сайт экстрасети с целью публикации информации в режиме чтения;
• сайт экстрасети с целью совместной работы в режимах чтения и записи;
• личные сайты и портал социальных вычислений.

2. Оперативное информирование сотрудников (новости, информеры валют, погоды, времени в разных городах страны, вакансии, дни рождений, опросы, мероприятия, инструкции, приказы, распоряжения и т. д.).

3. Система электронного документооборота (СЭД), реализованная на базе той же технологической платформы построения корпоративного портала или интеграция с СЭД, внешней по отношению к порталу.

4. Доска почета, информирование о достижениях сотрудников.

5. Управление идеями.

6. Поддержка проведения конкурсов внутри компании.

7. База знаний, форумы, блоги, справочники, FQA.

8. Обучение и тестирование сотрудников.

9. Управление подготовкой и публикацией контента для внешнего сайта
BI (аналитическая отчетность по данным из внешних систем, панелей индикаторов и др.).

10. Личные кабинеты сотрудников, партнеров по бизнесу поставщиков и пр.

11. Операционная работа (публикация каталогов продукции, управление работой с поставщиками, клиентами, управление заказами, поставками и т. д.).

12. Обратная связь, сообщения об ошибках и т. д.

13. Статистика посещений и активностей на корпоративном портале.

4. Российские средние и малые коммерческие организации

Вопрос о внедрении корпоративного портала (очень часто с одновременным внедрением системы электронного документооборота – СЭД), как правило, поднимается на этапе, когда компания начинает выходить на этап выстраивания исполнительской дисциплины, формирования корпоративной культуры. Руководители видят потребность в контроле, в понимании занятости своих подчиненных. В связи с этим наиболее остро для них стоит задача накопления – учета информации и оптимизации внутренних процессов.

https://www.youtube.com/watch?v=kawsMX4c0v8

Типовые цели внедрения корпоративного портала:

• Интеграция информационных ресурсов компании.
• Повышение уровня внутрикорпоративных коммуникаций, повышение эффективности совместной работы.
• Обеспечение информационного взаимодействия сотрудников компании.
• Сокращение времени на поиск необходимой информации.
• Реализация сервисов для публикации и обмена информацией, для накопления и управления знаниями.
• Контроль исполнительской дисциплины.

В связи с этим часто востребованным на корпоративном портале становится реализация следующего функционала:

• Брендирование портала. Как правило, требования к брендингу минимальны и ограничены соблюдением цветовой гаммы, логотипа, шрифтов и т. д. из бренд-бука компании (если есть) или дизайн-концепции внешнего сайта.
• Оперативное информирование сотрудников (новости, вакансии, дни рождений, новые сотрудники, опросы, события и др.).
• Организация удобной коллективной работы над документами и веб-контентом.
• Внедрение базовых возможностей СЭД, возможности гибкой конфигурации бизнес-процессов, включая управление совещаниями.
• Управление проектами.
• Учетные функции, связанные с исполнительской дисциплиной.
• Автоматизация сбора и обсуждения идей в организации для поддержки принятия управленческих решений.
• Управление заявками (IT-обслуживание, отпуск/обучение, обеспечение канцтоварами, бронирование ресурсов и т. д.).
• Поиск контента.

Кому в компаниях нужны корпоративные порталы?

• HR.
• Топ-менеджеры.
• Менеджеры качества.
• Юристы.
• Маркетинг.
• IT.
• Отдел делопроизводства и контроля исполнения.
• Отдел продаж.

Видео:Корпоративный портал 2022: как запустить и вовлечь сотрудниковСкачать

Корпоративный портал: что важно знать и понимать перед внедрением

Эта статья — ответ на вопрос клиента: «Мы к вам обратились, так как вы профессионалы, внедрите нам портал?». Чаще мы слышим этот вопрос от ИТ-директора, которому поставили такую задачу, реже от HR или маркетолога.

Ответственный за задачу не знает, что делать дальше. И хуже — он не видит вектор движения, не представляет цели, к которой стремится. Это первая проблема.

Озадаченный сотрудник ищет ответ на стороне, обращается в компании, которые уже проходили эту процедуру. Кстати, чаще всего такие клиенты просят поделиться практикой внедрений, ожидая почерпнуть идею. Шаги клиента понятны и правильны: если не знаешь сам, спроси у того, кто знает. Здесь возникает вторая проблема — агентство.

Как правило, интранет-порталы внедряют агентства веб-разработки. До этого они делали сайты, потом у «Битрикса» появился продукт «Корпоративный портал», и агентства стали заниматься и ним. Открыли профильные отделы, так как разработка модулей на портале сложнее, чем на сайте.

Потом кто-то в этом преуспел, переквалифицировался и назвал себя интегратором.

Как бы ни было, агентство — технари: кто-то классно рисует дизайн, кто-то профессионал в брендинге, кто-то в маркетинговых исследованиях, кто-то хорошо кодит и знает, как интегрироваться с различными системами.

Но клиенты забывают или не осознают, что агентство — не бизнес-тренер. Перед ним не стоит задачи «выявить внутренние проблемы клиента и изменить бизнес-процессы, чтобы компания работала как часы». Агентство может их подкорректировать в момент автоматизации и наложения в ИТ-среду, подсказать удобное решение или вовсе отговорить от автоматизации, но не стать её инициатором.

Не в силах и не в компетенции агентств создавать механизмы работы чужого бизнеса, интеграторы помогают ему быть мобильным и полезным.

И, когда вы как заказчик приходите к интеграторам с просьбой всё грамотно и красиво сделать, или вы как агентство берётесь за проект внедрения корпоративного портала, возникает вопрос — куда двигаться дальше?

Первый подход. Отталкиваться от функций системы

Выглядит это так: агентство рассказывает клиенту об инструментах, которые есть в портале. Затем клиент определяет инструменты, которые бы он хотел внедрить. Агентство подробнее рассказывает обо всех возможностях, помогает в настройке, доводке под задачу.

Плюсы:

• Бюджетно — используется стандартный инструментарий.
• Быстро — по той же причине.
• Система почти не меняется, обновлять её проще.

Минусы:

• Клиент подстраивается под систему, а не система под клиента. Решение чаще получается неудобным, неполным. Каждый бизнес — новые особенности.
• Как правило, это автоматизация на уровне «фана», а не решение конкретных проблем бизнеса.
• Чаще всего сотрудники перестают пользоваться такими порталами. Портал живет за счёт контента, нет контента или он устарел — портал умер.

Такой подход — удел молодых агентств. Их цель — отгрузить лицензию, а не заработать на поддержке и развитии.

Второй подход. Отталкиваться от проблемы клиента

Клиент приходит к агентству с проблемой и, разумеется, просьбой её решить. Агентство погружается в задачу, изучает её вместе с клиентом и ищет пути адаптации существующего инструментария или варианты разработки нового. Такой вдумчивый, исследовательский подход, правильнее и эффективнее.

Плюсы:

• Система подстраивается под клиента, а не клиент под систему — решение точечное.
• Чем больше сделаешь, тем круче поедет, тем больше разовьются аппетиты, тем больше инструмент будет востребован и станет приносить пользу.

Минусы:

• Это долго. Уходит время на изучение задачи, погружение, согласование, реализацию задуманного.
• Это дорого. Индивидуальные решения и специальные разработки дороже, чем стандартная отгрузка портала.
• Выше риски, если не заработает (в первую очередь финансовые). Это напрямую связано с грамотностью разработчика, его честностью и добросовестностью агентства. Не все проблемы может решить портал, о чём желающие заработать агентства благополучно умалчивают.
• Реальность и лёгкость обновления портала в будущем напрямую зависит от «пряморукости» разработчика.

Выбор подхода — решение клиента. Если бизнес небольшой, внутренняя коммуникация не предполагает многоступенчатости и запутанности, не нужна кастомизация портала, то и переплачивать, перерабатывать нет смысла.

В противном случае, когда компания численностью сотрудников более 500, а портал должен решать вопросы не только учёта времени, постановки задач, корпоративного оповещения, но и документооборота, с интегрированными сторонними системами — решением из коробки не обойдёшься.

Что касается агентств — подход «исследователей и создателей» выбирают только крупные агентства, которые дорожат репутацией. Профи не боятся отказывать не определившимся клиентам.

Без чёткой цели нет результата, а негатив быстро распространяется. Агентств, которые круто подкованы технически, мало.

Но агентств, которые погружаются во внутреннюю кухню заказчика и потом реализуют это технически, ещё меньше.

Какой вариант выбрать — решает сам клиент, а не агентство. Но нужно понимать, что второй подход это всегда четкая постановка цели — «зачем вам портал и какие проблемы вы хотите решить с его помощью». Это главные и сложные вопросы. Дело осложняется отсутствием у клиента информации о возможностях системы, нехваткой опыта применения «на своей шкуре». Пока сам не попробуешь — не поймёшь.

Получается замкнутый круг, чтобы понять «Зачем портал?» — нужно попробовать, чтобы попробовать — нужно понять «Зачем он нужен?». Тут, кстати, выручает облачная версия «Битрикса»: для пробы регистрируйтесь, устанавливаете и тестируете облако.

Картина мира интегратора

Подобная логика (разделения на попроще и посложнее) прослеживается и в сегментации платформ. Получается очень интересная картина.

https://www.youtube.com/watch?v=rGMvSzfiUeU

Есть решение на MS SharePoint, это большие неповоротливые системы, дорогие в обслуживании и разработке. Но важно то, что разработка таких интрасетей отталкивается от потребностей клиента и его бизнеса.

Да, существуют пакеты решений, закрывающие многие типовые потребности (мессенджер, форум, карточка сотрудника, структура, фотоальбом), но, как правило, всё пишется «с нуля» под индивидуальные задачи клиента. Каждый бизнес-процесс проговаривается, затем реализуется автоматизация в системе. Такие решения в итоге имеют более долгий срок жизни, и они считаются более эффективными решениями.

Системы подобные MSS выбирают зрелые компании, у которых сформировано понимание ключевых задач — «что нужно от портала». Не сложно догадаться — внедрение MSS идёт по второму подходу.

В противовес MSS портал «Битрикс24» поставляется готовым пакетом, не претерпевая серьёзных изменений. У «Битрикс24» мало индивидуальности, он не всегда закрывает потребности клиента. Каждый бизнес хоть и похож, но каждый имеет существенные отличия. Процесс внедрения портала на «Битрикс24» в большинстве случаев — первый подход.

Напрашивается вопрос: «Почему бы не применить второй подход во внедрении „Битрикса“?». И это верная мысль.

Над её реализацией мы работаем долго и упорно. И сформировали для себя общие принципы внедрения портала. Они написаны нашим потом и кровью: с чего начинать внедрение и к чему стремиться, на какие вопросы отвечать. Ниже шаги на пути к рабочему инструменту — идеалу заказчика и агентства.

1. Определить цели и задачи внедрения

Хотя бы понять, где плохо и что хочется сделать лучше. Чем конкретнее цель, тем вероятнее её достижение.

Удачные примеры:

• Автоматизировать процесс постановки и отслеживания KPI сотрудников. Сейчас процесс реализован в бумажном виде.
• Привить культуру постановки и выполнения задач. К слову, для этого и в «Битрикс24» уже всё есть, но нет регламента. Разработка регламента — задача клиента. Познакомить с функциями платформы — задача агентства.

Неудачный пример:

• Автоматизировать внутренние бизнес-процессы компании: заказ такси, заявка на отпуск, заявка на командировку.

С одной стороны вроде конкретно, но одна проблема. Агентство может не озадачиться всерьёз этим пожеланием. Неподкованный менеджер ответит заказчику: «В „Битриксе“ уже есть стандартный бизнес-процесс заявки на командировку, можете пользоваться».

Проблема вскроется позже, когда клиент поймёт — стандартный процесс ему не подходит, не отрабатывает нужные ступени согласования. Доработка слишком дорогая или агентство в принципе некомпетентно оказывать консультацию. В итоге клиент не доволен результатом, ничего толком не работает.

Агентство, получив свою долю за лицензии, ретируется. А произошло это потому что:

• клиент не поставил чёткую цель;
• агентство не задало уточняющие вопросы, соответственно, установив минимальную стоимость;
• клиент выбрал по цене (ведь странно платить за бизнес-процесс, когда он уже идет из коробки);
• в указанный бюджет реализовать то, что хочет клиент, агентство не может — не закладывалось;
• клиент недоволен, разочарован и в агентстве, и в продукте.

Вот если задачу сформулировать хотя бы так: «Автоматизировать процесс командирования сотрудника, который происходит согласно регламенту» и обязательно приложить сам регламент, то половина агентств, скорее всего, сразу отсеется. Потому, что это сложно реализовать без соответствующего опыта.

2. Обозначить зоны ответственности

Заказчик должен чётко понимать, где заканчивается зона ответственности исполнителя. Задача исполнителя — донести это до клиента, чтобы не создавалось ложное ощущение, будто ответственность за внедрение портала лежит только на агентстве. Агентство — технарь, максимум — консультант.

А зона ответственности заказчика заканчивается на техническом исполнении. Не нужно учить агентство, как правильно использовать стандартную функцию или навязывать использование модуля списков в целях экономии средств, это не всегда правильно на дистанции (поддержка, обновления, доработки), а иногда и вовсе неудобно с точки зрения юзабилити.

https://www.youtube.com/watch?v=FeWDfZeOpsM

Развею миф: заказчик думает, что агентство при каждом удобном случае ищет путь усложнить решение и заработать больше денег, — это не так. Если у агентства достаточно работы, специалисты технически грамотны и уже имели опыт с подобными задачами, то они действительно предлагают наиболее оптимальный вариант. Доверьтесь им и не ищите подвоха.

3. Найти горящие глаза

На стороне клиента должно быть ответственное лицо, у которого «свербит». Ему хочется одно, второе, третье… Он активно пользуется порталом и втягивает коллег в процесс. Важно, чтобы у этого человека была поддержка со стороны руководства. Безынтересный, ничего не желающий крайний — не про хорошую работу. Если «горящих глаз» нет, то, скорее всего, проект провалится.

4. Расставить приоритеты

Работы по внедрению могут длиться бесконечно, совершенству нет предела. В живой организации всегда будет что автоматизировать, поэтому важно расставить приоритеты по задачам или направлениям. Лучше работать с двумя потоками. Например, электронные заявки и доработка модуля wiki.

Если работать по другому, то, во-первых, ответственному лицу со стороны заказчика сложно держать всё в голове. Во-вторых, исполнителю придётся подключать на проект новых программистов (возможны конфликты «с технической точки зрения»).

В-третьих, пользователям нужно выдавать результат порционно, а не всё сразу.

5. Внедрять частями

Вплоть до того, что сначала на портале вообще ничего нет.

Поясню почему:

• Каждым инструментом нужно научиться, а потом научить пользоваться. Создать регламент использования. На это нужно время и чистое пространство, чтобы познакомиться с функциональностью и изначально не запутаться в структуре.
• Если сразу вывалить на сотрудников всё, что может портал, они потеряются, глаза разбегутся, пользоваться не научатся.
• Вероятность, что какой-то инструмент работать не будет или будет работать криво, намного выше, если все возможности портала реализованы скопом. Каждый этап не тестировался отдельно, портал не постепенно наполнялся блоками, не выявлены ошибки — отсюда недовольство и отказ от портала.

6. Тестировать

Сначала пилотная группа тестирует портал, потом все остальные. Важно, чтобы руководство было в числе первых.

Как правило, в систему пускают HR и ИТ-специалистов, им проще адаптироваться к новым инструментам.

7. Дать порталу нагрузку

Вы покупаете новый телефон, и первые дни испытываете дискомфорт. Старый был привычнее. Но не возвращаться же к устаревшей модели! Звонишь, пишешь, скролишь, пользуешься телефоном каждые полчаса — быстро привыкаешь и со временем жить без него не можешь.

Это всё к чему?! Нужно завязывать на портале бизнес-процессы и не дать обратного пути. Появление ресурса — не волшебная палочка, по мановению которой все начнут пользоваться порталом и радоваться результатам. Хороший итог — работа обеих сторон.

Если что-то можно сделать на портале, то нужно делать это на портале, запретив остальные инструменты (но важно, чтобы это было удобно и быстро!).

Удачный пример.

Видео:Человекоцентричный корпоративный портал: как построить, управлять и извлекать пользуСкачать

Корпоративный портал для компании: что это и какая от него польза

Документы ведем в Word, базу клиентов и аналитические отчеты — в Excel, письма хранятся на почте, задачи — на стикерах. И если вдруг нужно поднять старый договор, найти письмо, уточнить данные по клиенту, то поиск данных может занять часы.

Когда вы ведете работу сразу в 3, 5 или 10 разных программах, даже незначительная задача превращается в квест. Если эта история про вас, то вам нужен корпоративный портал.

Что это и как работает, нам рассказал Дмитрий Соловей — человек, который создал свой корпоративный портал MyNetwork.pro. 

1. Что такое корпоративный портал
2. Зачем нужен корпоративный портал
3. Как работает корпоративный портал

Что такое корпоративный портал

Корпоративный портал для сотрудников — это внутрикорпоративная программа для управления организацией, которая обеспечивает возможность коммуникации, обмена документами, публикации достижений сотрудников и новостей компании. Отличительная черта корпоративного портала — это закрытый доступ: туда могут зайти исключительно сотрудники вашей компании.

https://www.youtube.com/watch?v=8HDPvPOdR38

Вне зависимости от специфики бизнеса, корпоративный портал содержит информацию об услугах и продуктах компании, прайс-листы, ознакомительные и обучающие материалы для новых сотрудников, организационную структуру с общим списком сотрудников, учет рабочего времени и расчет зарплаты.

Назад

Зачем нужен корпоративный портал

Сначала можно подумать, что корпоративный портал копирует CRM-систему, и может быть непонятно, зачем он нужен, если есть система. Но в отличие от CRM он умеет:

Все это выходит за рамки большинства CRM-систем.

Назад

Как работает корпоративный портал

Разберем возможности корпоративных порталов на примере сервиса MyNetwork.pro.

Единый Dashboard с показателями KPI всех сотрудников

Панель мониторинга KPI (dashboard) гораздо эффективнее таблиц, потому что она наглядно демонстрирует актуальные показатели компании, необходимые для конкретного запроса. Вам больше не нужно просматривать множество столбцов с данными, если важны лишь несколько ключевых показателей.

Дмитрий Новиков, заместитель руководителя отдела продаж ГК «РусТехно»:
— Портал помогает даже менеджерам отслеживать собственные плановые показатели, что лично мне дает возможность спланировать свой рабочий день. Также на портале имеются все необходимые документы и информация о самих продуктах. Очень удобно.

Удобнее контролировать сотрудников. Сервис позволяет отслеживать количество звонков каждого менеджера, продолжительность разговоров, количество отправленных коммерческих предложений и счетов, а также сумму оплаченных счетов.

Благодаря порталу руководитель всегда знает, кто из сотрудников работает по-настоящему, а кто только создает видимость. Управленец также видит слабые места каждого продавца, что позволяет ему своевременно помочь.

Это особенно важно при приеме на работу нового работника, потому что позволяет наставнику быстро ввести его в курс дела, а руководителю — практически сразу понять, какие пробелы в знаниях новичка необходимо заполнить для скорейшей адаптации и эффективной работы.

Доступ к KPI по компании имеют все сотрудники, в результате чего между ними создается здоровая конкуренция, ведь никто не хочет оказаться на нижней строчке в рейтинге продавцов. Руководителю же это позволит правильно мотивировать отдел.

Так выглядят наглядные графики планов по звонкам и продажам, а также другие количественные показатели в MyNetwork.pro

Расчет зарплаты для сотрудников и для всей компании

Расчет зарплаты — любимый раздел каждого менеджера. Спросите у вашего бухгалтера или руководителя отдела, как часто их спрашивает о размере своей зарплаты сотрудник, работающий по системе KPI? А сколько времени занимает расчет каждого работника перед выплатой зарплаты? Вам ответят, что такие вопросы задаются практически каждый день, а расчет каждого работника занимает длительное время.

Система автоматически рассчитывает зарплату работников с учетом всех бонусов. Сервис учитывает все договоры, акты выполненных работ, количество оказанных услуг, отгруженного товара и других показателей. Это позволяет собственнику компании видеть сумму зарплатного фонда, а подчиненному — сумму своего заработка.

Так выглядит общая таблица формирования зарплат по всем работника в MyNetwork.proДетализация зарплаты отдельного сотрудника в корпоративном портал

Учет рабочего времени

А вы знаете, кто в компании часто опаздывает на работу? Такие нарушители расхолаживают коллектив, от чего страдает дисциплина и качество работы.

Корпоративный портал Mynetwork.pro отслеживает нарушителей, чтобы их можно было своевременно наказывать. Система построена таким образом, что программа знает:

• во сколько начинается и заканчивается рабочий день;
• какие штрафы грозят опаздывающим;
• сколько нарушений можно «простить».

Сервис хранит информацию о количестве рабочих дней каждого сотрудника, времени его отпуска, больничного, официально оформленных отгулов и т.д. Это позволяет быстро рассчитать его заработную плату и выявить нарушителей трудовой дисциплины.

https://www.youtube.com/watch?v=ZZpcAorrpic

Поле учета рабочего времени по всем сотрудникам в MyNetwork.pro

Единое хранилище для обмена документацией

Бывает так, что найти нужный документ бывает сложно, особенно если в компании нет единой сети, сетевых папок или сервера. Искать его на почте или где-то на рабочем столе — очень долго, и не факт, что он окажется актуальным на текущую дату.

Единое хранилище документов в корпортале MyNetwork.pro

Система оценки заявок, минуя завалы на почте

В системе Mynetwork.pro имеется целый раздел, посвященный заявкам для оценки у экспертов. Этим может похвастаться не каждый корпоративный сервис.

В числе экспертов могут быть как специалисты компании, так и сторонние консультанты. Программа построена таким образом, что ни один пункт заявки не будет пропущен: система сама подскажет, какие данные требуются для отправки заявки на оценку.

Проблема бесконечных писем и договоренностей будет решена — теперь все находится в одном месте.

Алена Юрчак, руководитель отдела сопровождения клиентов ГК «РусТехно»:
— Корпоративный портал — удобный ресурс, где собрана вся информация, которая необходима для работы каждый день.

Работая лишь в рамках системы, я могу оценивать стоимость услуг у контрагентов, контролировать статус заявок на оценку, вести и актуализировать базу контрагентов, не теряя времени на поиск информации и необходимых документов, найти их в соответствующих разделах системы.

Кроме этого, здесь можно знакомиться с новостями компании, а также выносить на обсуждение руководства и коллег свои идеи и предложения.

Так выглядит в MyNetwork.pro раздел с заявками, направленными на оценку экспертам

Обучение, тестирование и адаптация новых сотрудников

Один из самых важных этапов при найме новых сотрудников — их обучение и адаптация. Если у вас собственная система обучения, то можно прямо на портале размещать учебные материалы, видео, тексты, презентации, записи звонков и изображения.

Разбейте курсы по разделам для удобства навигации. К каждому курсу можно назначить сложность материала и время, необходимое для его изучения. Подготовьте тестирование, используя удобный конструктор для тестов с несколькими вариантами ответов.

Все результаты тестирования хранятся в системе, что позволяет разобрать ошибки и усовершенствовать свои знания и навыки.

Список обучающих курсов в MyNetwork.pro

Интеграция с SalesapCRM

Набор функций корпоративного портала MyNetwork.pro позволяет адаптировать портал под различные отрасли и эффективно строить работу всей команды. Интеграция с облачной CRM-системой SalesapCRM дает возможность получать информацию по средствам API из CRM о звонках, прогнозах, направленных коммерческих предложениях, счетах и других важных бизнес-показателях.

При настройке интеграции автоматически синхронизируются все пользователи, зарегистрированные в вашем аккаунте CRM-системы, а после увольнения они не удаляются бесследно, а отправляются в архив.

Готовые модули системы позволяют задавать свои параметры и отслеживать результаты сотрудников. Это помогает понять, в каком направлении развивать бизнес, где его слабые стороны, позволяет контролировать подчиненных и дает возможность им быстрее взаимодействовать между собой и с руководством.

Разработчики системы прислушиваются ко всем пожеланиям и оперативно внедряют новые инструменты для работы.

Также в SalesapCRM доступна отраслевая версия с предустановленными настройками под корпоративный портал — вам не придется выполнять настройки полей, автоматизаций и данных.

Если вы уже давно пользуетесь SalesapCRM, то выполнить настройку системы под пользование порталом займет не более 20-30 минут, а оперативная поддержка MyNetwork.pro поможет с настройками или выполнит настройку под ключ абсолютно бесплатно. Просто зарегистрируйтесь в сервисе и начинайте его тестировать!

📸 Видео

Корпоративный портал для сотрудников - КЛЮЧИСкачать

Как внедрить корпоративный портал в крупной компанииСкачать

Корпоративный сайт: что это такое и зачем он нужен?Скачать

В чем польза корпоративного портала для сотрудниковСкачать

HR-портал на базе корпоративного портала Битрикс24Скачать

5 методов продвижения корпоративного портала среди сотрудниковСкачать

Онлайн-встреча: "Как быстро создать и развивать корпоративный портал в крупных компаниях?"Скачать

Идеальное решение: готовый корпоративный портал без затрат на разработкуСкачать

Приглашение, увольнение сотрудников в корпоративный порталСкачать

Найм и адаптация сотрудников с помощью корпоративного порталаСкачать

Вебинар «Выбираем платформу для корпоративного портала, или не Битриксом единым»Скачать

Что такое корпоративный интранет-портал и для чего он нужен?Скачать

Добавление сотрудников в корпоративный портал Битрикс24Скачать

Интранет: от корпоративного портала до МРМСкачать

Корпоративный портал Incomand: Редактор формСкачать