Номенклатура дел: значение, виды и форма

Номенклатура дел: значение, виды и форма Кадровое делопроизводство и документы
Содержание
  1. Номенклатура дел: как навести порядок в документах. Часть I
  2. Типы и виды номенклатур дел
  3. Номенклатура дел структурного типа
  4. Номенклатура дел производственно-отраслевого и функционального типа
  5. Номенклатура дел организации: функции, структура, порядок утверждения
  6. Другие справочники по работе с документами
  7. Кадровый документооборот — онлайн
  8. Что важно знать о хранении документов
  9. Номенклатура дел организации
  10. Типовая номенклатура дел организации
  11. Структура номенклатуры дел организации
  12. Пример номенклатуры дел организации
  13. Как утвердить номенклатуру дел организации
  14. Методические рекомендации по разработке примерных номенклатур дел, Методические рекомендации Росархива от 05 августа 2005 года
  15. Общие положения
  16. 1.1. Основные понятия
  17. 1.2. Основные задачи примерной номенклатуры дел
  18. Номенклатура дел понятие, виды, особенности формирования и оформления
  19. Основные понятия
  20. Основные функции номенклатуры дел
  21. Виды номенклатуры дел
  22. Типовая
  23. Примерная
  24. Индивидуальная
  25. Содержательная часть номенклатуры
  26. Индекс дела
  27. Заголовок дела
  28. Количество единиц хранения
  29. Срок хранения дела, перечень статей
  30. Примечания
  31. Заключение
  32. Виды номенклатуры дел, их особенности и назначение
  33. Номенклатура дел: понятие, виды, содержание, значение
  34. Общая характеристика
  35. Специфика составления
  36. Типы документов
  37. Общий порядок
  38. Определение формулировок для заголовков
  39. Акты по одному вопросу
  40. Переписка
  41. Документы, относящиеся к конкретным местностям
  42. Дополнительно
  43. Упорядочение
  44. Определение сроков
  45. Присвоение индексов
  46. 📽️ Видео

Видео:Что такое номенклатура дел? Виды номенклатур.Скачать

Что такое номенклатура дел? Виды номенклатур.

Номенклатура дел: как навести порядок в документах. Часть I

Перефразируя известное высказывание, напомним: порядок в документах — порядок в управлении. Первый шаг в этом процессе — разработка номенклатуры дел. О значении данного нормативного документа в вопросах систематизации информации рассказывает опытный специалист по делопроизводству В.С. Иритикова.

Номенклатура дел – систематизированный перечень наименований дел, заводимых в организации, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке . В переводе с латинского nomenclature означает «перечень, роспись имен», а nomen – имя, название, наименование. 

Цель создания номенклатуры дел – закрепить структуру документального фонда организации и схему группировки документов, возникающих по всем вопросам деятельности, в первичные комплексы, т.е.

в дела с конкретными, точными и исчерпывающе понятными исполнителям названиями (заголовками дел).

Группировка документов в дела в соответствии с номенклатурой дел называется формированием дел и осуществляется с целью их систематизации, классификации, учета, быстроты поиска и обеспечения сохранности.

Номенклатура дел всегда является одним из основных классификационных справочников организации.

Она устанавливает систематизацию дел и документов в делах в соответствии с определенной классификационной схемой, которая закрепляется в форме главной таблицы номенклатуры дел.

Индексы, присвоенные делам по номенклатуре, могут быть непосредственно использованы как основа (часть индекса) в процессе регистрации поступающих и отправляемых документов при формировании их конкретных регистрационных номеров. 

На основе хорошо составленной номенклатуры дел могут быть разработаны другие классификаторы, необходимые в делопроизводстве организации, например, классификатор участков и вопросов деятельности для осуществления предварительного рассмотрения документов, схема классификации исполненных документов (в электронном документообороте – «навигаторы», «представления» по структурным подразделениям, вопросам, исполнителям и т.п.), классификатор документов, подлежащих обязательному контролю за исполнением, классификатор сроков хранения документов организации, список/классификатор ответственных за обеспечение сохранности и т.п. 

Номенклатура дел является также плановым документом, т.к. содержит заголовки дел, которые будут сформированы и учтены по направлениям деятельности или функциям организации в следующем году (и на перспективу, если эти направления деятельности не будут существенно изменяться в течение примерно 5 лет).

Плановый характер номенклатуры дел (как и её значение в качестве одной из форм классификации документов) был заложен исторически в определение этого термина: «номенклатура дел представляет собой список конкретных наименований дел, заводимых учреждением или его структурным подразделением на будущий год» («Основные правила постановки документальной части делопроизводства и работы архивов учреждений, организаций и предприятий СССР». М., 1964) 

На практике номенклатура дел рассматривается прежде всего как учетный документ, поскольку в ней каждому заголовку дела присваивается свой индекс (номер), а в конце года в итоговой записи номенклатуры дел о категориях и количестве дел, заведенных в конкретном делопроизводственном году, фиксируется, сколько дел и сколько томов каждого дела заведено, т.е. фиксируются итоговые количественные характеристики документального фонда организации или структурного подразделения.

По номенклатуре дел как учетному документу могут быть сданы в архив организации дела временного (до 10 лет включительно) срока хранения. На основании номенклатуры дел составляются описи дел постоянного и временного (свыше 10 лет) сроков хранения, опись дел по личному составу, акты о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению.

Следует отметить, что первый этап экспертизы ценности документов организации начинается в процессе разработки номенклатуры дел, когда формулируются заголовки дел и намечаются сроки их хранения.

Таким образом, номенклатура дел позволяет соблюдать принцип единства в учёте, систематизации, описании и поиске документов и в делопроизводстве, и в архиве организации. 

Номенклатуру дел можно рассматривать и в качестве организационного документа.

Классификационная схема (главная таблица) номенклатуры дел закрепляет организационный аспект формирования документального фонда организации, отражает или схему оргструктуры (но не всегда обязательно должна быть идентична ей) или основные направления (функции) её деятельности, фиксирует комплексы документов (дела), устанавливает сроки их хранения. 

Номенклатура дел является обязательным для составления локальным нормативом в государственных органах, их подведомственных территориальных организациях, и органах местного самоуправления, документы которых подлежат передаче в установленном порядке в государственные или муниципальные архивы. 

В негосударственных организациях номенклатура дел в полной мере выполняет свою роль многофункционального документа и инструмента управления документальным фондом, что соответствует концепции управления документами и требованиям ГОСТ Р ИСО 15489-1 – 2007.

Типы и виды номенклатур дел

Как классификатор номенклатура дел может быть структурного типа, производственно-отраслевого типа, функционального типа. 

Номенклатура дел структурного типа

Если названиями разделов номенклатуры дел (классами в её главной таблице) являются названия структурных подразделений организации, то она представляет собой классификационный справочник структурного типа. 

Названия разделов, которые представляют собой названия структурных подразделений в номенклатуре дел структурного типа, должны быть расположены по степени значимости подразделений в деятельности организации, в последовательности, соответствующей (но не идентичной) утвержденной схеме организационной структуры и штатному расписанию. Лучшие практики рекомендуют в качестве первого названия раздела (класса 01. в главной таблице) выделять название подразделения, в котором происходит группировка в дела организационно-распорядительной документации на уровне управления всей организацией, на уровне руководства.

Так, в государственных органах и органах местного самоуправления, которые в соответствии с требованиями Правил делопроизводства разрабатывают номенклатуры дел структурного типа, в качестве названия первого раздела могут быть использованы названия: «Управление делами», «Управление документооборота и контроля», «Департамент Генерального секретариата»,«Административное управление», «Секретариат», «Общий отдел» или другие, которые используются для названия службы делопроизводства. А завершает состав разделов номенклатуры дел обычно название общественной организации, например, «профсоюзный комитет», «профсоюзная организация», «организация ветеранов предприятия»

Например, организация имеет организационную структуру, закрепленную в штатном расписании. В главной таблице номенклатуры дел сначала должны быть перечислены так называемые «инфраструктурные» подразделения, которые обеспечивают общие функции управления, а далее – подразделения по основным направлениям деятельности по степени их значимости: 

Структура по штатному расписанию:

1. Генеральный директор 

2. Коммерческий директор 

3. Заместитель генерального директора по экономике и финансам 

4. Заместитель генерального директора по качеству 

5. Заместитель генерального директора по безопасности, режиму, гражданской обороне и чрезвычайным ситуациям 

6. Главный бухгалтер 

7. Отдел правового обеспечения и корпоративного управления 

8. Аппарат генерального директора 

9. Склад сырья и готовой продукции

10. Отдел кадров 

11. Отдел информационно-технологического обеспечения 

12. Отдел логистики 

13. Отдел бухгалтерского учета 

14. Отдел сетевых продаж 

15. Отдел региональных продаж 

16. Отдел маркетинга 

17. Финансовый отдел 

18. Планово-экономический отдел 

19. Лаборатория контроля качества сырья 

20. Отдел контроля качества готовой продукции 

21. Производственный отдел

таблица номенклатуры дел структурного типа: 

01. Аппарат 

02. Отдел правового обеспечения и корпоративного управления

03. Отдел внутреннего аудита 

04. Отдел кадров 

05. Планово-экономический отдел 

06. Финансовый отдел 

07. Отдел бухгалтерского учета 

08. Отдел информационно-технологического обеспечения 

09. Отдел маркетинга 

10. Производственный отдел 

11. Лаборатория контроля качества сырья 

12. Отдел контроля качества готовой продукции 

13. Склад сырья и готовой продукции 

14. Отдел логистики 

15. Отдел сетевых продаж 

16. Отдел региональных продаж 

Таким образом, при разработке номенклатуры дел структурного типа необходимо обращать внимание и на «гармонизацию» индексов, принять решение о том, в каких деловых процессах какие индексы должны применяться для идентификации документов.

Номенклатура дел производственно-отраслевого и функционального типа

В номенклатуре дел производственно-­отраслевого типа основаниями для классификации и названиями разделов в главной таблице являются направления деятельности организации, закрепленные уставом. Функции, выполняемые организацией, закрепляются в качестве названий разделов (классов) в главной таблице номенклатуры дел функционального типа. Например:

таблица номенклатуры дел производственно-отраслевого типа:

01. Организация деятельности

02. Управление кадрами

03. Правовое обеспечение

……………………

10. Производственная деятельность

10.1 ….по видам продукции

таблица номенклатуры дел  функционального типа:

01. Руководство

02. Подбор, прием, перемещение, увольнение и учет кадров

03. Контроль соблюдения действующего законодательства

………………………

10. Производство … вида продукции

11. Производство …. вида продукции

Номенклатуру дел структурного типа разрабатывать легче, но она подлежит более частому пересмотру и переработке в связи с каждым изменением структуры организации.

Номенклатуры дел производственно­-отраслевого и функционального типов разрабатывать сложнее, для этого необходимо знать основы организационного развития, процессного управления и построения организационных структур, но они более стабильны и могут пересматриваться, действительно, только 1 раз в 5 лет, как и другие документы, относящиеся к организационным. 

Различают три вида номенклатур дел: индивидуальная номенклатура дел конкретной организации, типовая и примерная

Индивидуальная номенклатура дел представляет собой систематизированный перечень конкретных заголовков дел, намеченных к заведению в делопроизводстве одной организации или ее структурного подразделения. Номенклатура дел организации, составленная на основе номенклатур дел ее структурных подразделений, называется также сводной номенклатурой дел

Типовая и примерная номенклатуры дел являются систематизированными перечнями однотипных (унифицированных) заголовков дел, заводимых в делопроизводстве определенной категории организаций с однотипным составом образующихся в процессе их деятельности документов. 

В типовой номенклатуре дел устанавливаются типовой состав дел, единая индексация этих дел, единые сроки хранения для однотипных документов. Типовая номенклатура дел является нормативным документом и имеет обязательный характер. 

Примерная номенклатура дел устанавливает примерный состав дел (с указанием их примерных индексов), заводимых в делопроизводстве организаций, на которые она распространяется, и имеет рекомендательный характер.

Видео:Тема 2. Виды номенклатуры делСкачать

Тема 2. Виды номенклатуры дел

Номенклатура дел организации: функции, структура, порядок утверждения

Номенклатура дел: значение, виды и форма

Номенклатура дел организации – это документ для учета и систематизации дел, то есть единиц хранения архивных бумаг. В статье – подробно про составление номенклатуры, ее типовые образцы, а также полезные справочники по работе с документами.

Гость, получите бесплатный доступ к программе БухСофт

Полный доступ на месяц! — Формируйте документы, тестируйте отчеты, пользуйтесь уникальным сервисом экспертной поддержки «Системы Главбух».

Позвоните нам по телефону 8 800 222-18-27 (бесплатно).

Понятие номенклатуры дел организации рассматривается в Правилах работы архивов организаций, которые одобрила Коллегия Росархива своим решением, датированным 6 февраля 2002 года.

В Правилах номенклатура дел организации определена как список наименований дел с указанием длительности хранения этих дел.

Причем под делом понимается единица хранения бумаг после того,  как они созданы или получены и выполнили свою функцию, то есть завершили движение в рамках документооборота организации.

https://www.youtube.com/watch?v=5PSSRIzEXfE

В повседневной работе с кадровыми документами используйте эти справочники. Они спасут от обидных штрафов и защитят от ошибок. Актуальность подтверждена экспертами программы БухСофт. Скачивайте бесплатно:

Далее в статье – подробно про типовую номенклатуру дел организации, в том числе бланки и образцы, которые можно скачать для использования в работе.

Другие справочники по работе с документами

Ознакомившись с типовой номенклатурой дел организации, посмотрите следующие памятки, они помогут работать с документами, в которых есть ошибки:

Кадровый документооборот — онлайн

При ведении типовой номенклатурой дел организации значительную часть документооборота и архива составляют кадровые бумаги. Такие документы подтверждают для каждого работника:

  • факт работы по найму,
  • профессиональный путь,
  • достижения и стаж.

Поэтому их составлению и заверению уделяется серьезное внимание. Ведь только правильно оформленные кадровые бланки имеют юридические последствия для работодателя и работника, а также принимаются во внимание государственными органами. Вот почему, чтобы не было проблем с документами, лучше формировать их автоматически – в программе БухСофт.

Программа БухСофт автоматически формирует личную карточку и другие обязательные кадровые документы в полном соответствии с требованиями Роструда. Вы сможете их скачать и распечатать в 3 клика. Попробуйте бесплатно:

Оформить личную карточку онлайн

Что важно знать о хранении документов

В деятельности любой фирмы или предпринимателя не обойтись без оформления документов, в числе которых:

  • кадровые формы;
  • договоры и соглашения с контрагентами;
  • первичка;
  • платежные и кассовые документы и т.д.

Большинство из этих бумаг подлежит более или менее длительному хранению – в зависимости от вида документа и его назначения. Установленную для каждой формы длительность хранения определяет Перечень из приказа Минкультуры, датированного 25 августа 2010 года № 558. К примеру, заполненные бланки об оплате труда следует сохранять в течение 75 лет.

В связи с возложенными на фирмы и предпринимателей обязанностями по сохранению бумаг, прежде всего кадровых и подтверждающих взаиморасчеты по налогам, бизнесменам приходится заниматься хранением документации. Основные принципы, как организовать эту работу, изложены в:

  • Основных положениях, которые одобрены коллегией Главархива СССР 27 апреля 1988 г.
  • Правилах организации хранения из приказа Минкультуры, датированного 31 марта 2015 года № 526;
  • Правилах работы архивов, одобренных решением Коллегии Росархива, датированным 6 февраля 2002 года.

Любой документ, изданный в организации или полученный извне, находится в процессе использования или исполнения, после чего передается в сохранение.

Из таких бумаг, выполнивших свою функцию, формируются дела – структурные единицы хранимого объема бумаг.

Чтобы вести учет дел и ориентироваться в их наличии и местонахождении, нужно завести номенклатуру дел организации образец которой приведен далее.

Номенклатура дел организации

Основная функция номенклатуры – систематизировать хранящиеся документы для того, чтобы было проще:

  • сдавать бумаги на хранение;
  • обращаться к ним в месте хранения;
  • передавать их в госархив.

Поэтому в номенклатуре дел организации образец которой приведен далее приводится строго определенная информация, которая помогает работать с хранящимися бумагами, выделенными в дела. Качественная номенклатура как основной систематизатор дел включает в себя, как минимум, следующую информацию:

  • систематизирующие индексы дел;
  • названия дел, приведенные в виде систематического перечня;
  • сроки хранения каждого дела.

Формировать дела для сохранности необходимых бумаг и заполнять номенклатуру дел организации необходимо с учетом аналогичных форм, заполненных в прошлые годы. Кроме того, при внесении сведений в этот систематизирующий бланк необходимо учитывать:

  • требования нормативных документов по хранению документации,
  • формулировки устава фирмы;
  • тест положения о подразделениях фирмы;
  • ее штатное расписание.

Типовая номенклатура дел организации

Нормативные акты по ведению архивов определяют три основных вида номенклатуры дел организации:

  • типовая;
  • примерная;
  • индивидуальная.

Под типовой номенклатурой дел организации понимается документ, подходящий для группы фирм с одинаковым характером бизнеса и сходной структурой. Например, типовая номенклатура дел организации подойдет для фирм без обособленных подразделений, ведущих деятельность в одной и той же отрасли. На сегодняшний день типовая номенклатура дел организации имеет статус нормативного документа.

Структура номенклатуры дел организации

Чтобы наглядно показать структуру номенклатуры дел организации, приведем бланк этого документа, который можно скачать по ссылке:

Как видно из приведенного шаблона, структура номенклатуры дел организации включает несколько обязательных граф.

  1. Индекс дела.
  2. Заголовок дела.
  3. Количество дел.
  4. Срок хранения.
  5. Примечание.

Индекс дела в структуре номенклатуры дел организации присваивается в зависимости от того, если ли в организации структурные подразделения и от того, сколько томов содержит соответствующее дело. При формировании индекса в нем арабскими цифрами кодируют информацию:

  • о структурном подразделении;
  • о номере дела в пределах соответствующего подразделения.

Пример 1

У ООО «Символ» есть головной офис в г. Москве и складское помещение в ближайшем Подмосковье. С целью архивирования документов головному офису присвоен цифровой код 01, а складскому помещению – цифровой код 02.

Предположим, что головной офис и склад формируют распорядительные документы – приказы, и делам, содержащим приказы, присваивается цифровой код 05. Тогда индексы дел с приказами в структуре номенклатуры дел организации «Символ» могут быть такими:

  • 01-05 – дело с приказами головного отделения;
  • 02-05 – дело с приказами складского подразделения.

К заголовкам в структуре номенклатуры дел организации также предъявляются единые требования. Прежде всего, заголовки должны ясно отражать, какие документы хранятся в каждом из дел. Чтобы выполнить это требование, необходимо отказаться от употребления в тексте заголовка:

  • неконкретных формулировок;
  • вводных слов;
  • сложных синтаксических оборотов.

Пример 2

Головной офис ООО «Символ» сдает на сохранение переписку с вышестоящей структурой. В таком случае заголовком дела, в котором предполагается хранить эту переписку, не могут быть слова «Общая переписка», так как это неконкретная формулировка.

https://www.youtube.com/watch?v=i_1CZQyHwqw

Заголовки положено перечислять в зависимости от важности хранимых бумаг и с учетом их взаимосвязи. Следуя этому принципу, располагать заголовки дел нужно в следующем порядке:

  • организационно-распорядительные бумаги вышестоящих структур, в том числе постановления и приказы;
  • организационно-распорядительные бумаги руководителя;
  • плановые и отчетные формы.

В графу 3 итоговую информацию о количестве дел вносят в конце года. А графу 4, предназначенную для сроков хранения дел, заполняют в соответствии с нормативными документами РФ, регулирующими эти сроки.

Пример 3

ООО «Символ» архивирует личные дела персонала. При заполнении графы 4 в номенклатуре дел организации личные дела можно указать:

  • или одной строкой;
  • или двумя разными сроками – «Личные дела руководителей» и «Личные дела работников».

Примечания в графе 5 в структуре номенклатуры дел организации предназначены для дополнительных сведений о поступлении, перемещении и выбытии дел в течение года.

Пример номенклатуры дел организации

В качестве примера номенклатуры дел организации приведем фрагмент, включающий основную кадровую документацию, в том числе:

  • должностные инструкции;
  • Правила трудового распорядка;
  • штатное расписание;
  • приказы руководителя и т.д.

Этот пример номенклатуры дел организации приведен ниже, данную форму можно скачать по ссылке:

Как утвердить номенклатуру дел организации

Чтобы утвердить номенклатуру дел организации, ее надо согласовать с архивной службой, причем проводить такое согласование нужно не реже чем каждые пять лет. В промежуточные периоды документ нужно уточнять в конце каждого года.

Крайний срок, чтобы утвердить номенклатуру дел организации на предстоящий год — последний квартал текущего года.

Полномочиями на то, чтобы утвердить номенклатуру дел организации, наделен руководитель, который визирует документ.

Гриф об утверждении включает слово «Утверждаю», а также указание должности руководителя, его роспись с расшифровкой и дату заверения документа. Каждая новая номенклатура вводится в действие с 1-го января наступающего года. 

Видео:Номенклатура дел. Часть 1 - Елена ПономареваСкачать

Номенклатура дел. Часть 1 - Елена Пономарева

Методические рекомендации по разработке примерных номенклатур дел, Методические рекомендации Росархива от 05 августа 2005 года

Номенклатура дел: значение, виды и форма

УТВЕРЖДАЮРуководитель РосархиваВ.П.Козлов

5 августа 2005 года

СОГЛАСОВАНОЗаместитель начальникауправления комплектования,организации услуг и архивных технологий,начальник отдела комплектования РосархиваТ.А.Мещерина4 августа 2005 года

Общие положения

Методические рекомендации по разработке примерных номенклатур дел (далее — методические рекомендации) имеют своей задачей оказать помощь специалистам организаций при упорядочении или совершенствовании документационного обеспечения управленческой деятельности.

Методические рекомендации основываются на действующей нормативной и методической базе в области документационного обеспечения управления (ДОУ) и архивного дела, учитывают использование в ДОУ компьютерных информационных технологий.

Методические рекомендации предназначены для использования работниками служб ДОУ и архивов органов государственной власти Российской Федерации, субъектов Российской Федерации, органов местного самоуправления, юридических лиц независимо от форм собственности, имеющих в своем подчинении организации, учреждения, предприятия (далее — организации) с однородными функциями и однотипным составом документов, при разработке примерных номенклатур дел для этих организаций.

1.1. Основные понятия

Номенклатура дел — систематизированный перечень заголовков (наименований) дел, заводимых в организации в определенном году, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке.

Номенклатура дел структурного подразделения — систематизированный перечень заголовков дел, которые должны быть заведены в делопроизводстве конкретного структурного подразделения организации в определенном году.

Сводная номенклатура дел организации составляется на основе номенклатур дел структурных подразделений и утверждается руководителем организации.

Примерная номенклатура дел — номенклатура дел, образующихся в делопроизводстве определенных видов организаций с однородными функциями и однотипным составом образующихся в их деятельности документов. Примерная номенклатура дел носит рекомендательный характер.

Типовая номенклатура дел — номенклатура дел организаций, однородных по характеру деятельности и структуре.

Типовая номенклатура дел является нормативным документом.

Дело — совокупность документов или документ, относящихся к одному вопросу или участку деятельности, помещенных в отдельную обложку и имеющих единые сроки хранения.

1.2. Основные задачи примерной номенклатуры дел

Примерная номенклатура дел предназначена для того, чтобы облегчить работу по составлению номенклатур дел конкретных организаций, обеспечить качество этих номенклатур и унифицировать их структуру, организовать хранение и учет документов и дел.

Примерные номенклатуры дел отражают схему документирования деятельности ряда организаций, их однородных функций и задач, тем самым обеспечивая полноту сохраняемых информационных ресурсов организаций.

Примерная номенклатура является рекомендацией, ориентиром для достижения высокого качества разрабатываемой в организации номенклатуры дел.

Примерная номенклатура дел способствует унификации структуры систем документирования различных организаций и их сопоставимости в условиях информатизации.

Примерная номенклатура дел является базой (основанием) для создания номенклатур дел конкретных организаций.

Однотипность состава документов, входящих в унифицированные системы, и сроков их хранения является основой унификации структуры формирования дел, т.е. построения примерных номенклатур дел.

В них определяется примерный перечень наименований дел, соответствующий порядку документирования типовых функций.

В примерных номенклатурах программируется наиболее эффективная систематизация дел, информативность наименований, порядок (очередность) расположения и сроки хранения на основании нормативных документов.

При проектировании автоматизированных систем ДОУ (АС ДОУ) примерная номенклатура дел и составленные на ее основе номенклатуры дел организаций могут быть использованы в качестве классификаторов документированной информации.

В условиях развивающихся электронных делопроизводственных технологий примерная номенклатура дел, как и индивидуальная, должна включать документы как в традиционном, так и в электронном виде, о чем делается соответствующая отметка в графе «Примечания».

В результате использования примерных номенклатур дел организациями достигается существенный экономический эффект за счет снижения трудоемкости работ по составлению номенклатур дел.

Видео:Урок 21. Текущее хранение документов. Формирование и индексация дел. Разработка номенклатуры дел.Скачать

Урок 21. Текущее хранение документов. Формирование и индексация дел. Разработка номенклатуры дел.

Номенклатура дел понятие, виды, особенности формирования и оформления

Номенклатура дел: значение, виды и форма

Номенклатура дел это собирательное понятие. Это дела организации, оформленные и хранящиеся по ГОСТу.

Что включает это понятие, как ее составить, какие функции и разновидности имеются?

Рассмотрим все подробнее далее.

Основные понятия

Делом в службе ДОУ обозначают один пакет документов или их подборку, которая объединена по какому-либо фактору и хранится вместе. Они формируются в ДОУ либо в отделении структурного подразделения компании.

https://www.youtube.com/watch?v=RP3u78pK9WI

В отделе компании сохраняются в упорядоченном виде с соответствующим списком. Это именуется номенклатурой дел.

В подобные дела попадают:

  • документы, хранящиеся временно до их замены новыми (ДЗН) или хранящиеся постоянно до минования надобности (ДМН), срочные и несрочные,
  • входящие и исходящие, сложные и простые документы, оригиналы и копии,
  • документы личного состава, исполнительные, отчетные, организационно-распорядительные, финансовые,
  • документы экспертной комиссии (расшифровка ЭК) и документы экспертной проверочной комиссии (ЭПК),
  • документы ТП либо списка документации, который образуется при работе государственного комитета с указанием сроков сохранности.

Основные функции номенклатуры дел

Номенклатура дел позволяет оперативным образом:

  • размещать в папки и искать важные бумаги в отделе архива,
  • закреплять индексы на документацию,
  • ставить сроки на документах и проводить проверку их ценности,
  • учитывать число пакетов дел в фирме,
  • избавляться от бумаг с закончившимся сроком годности,
  • распределять поступающую документацию в отдел архива,
  • получать информацию о состоянии и наличии каких-то бумаг,
  • получать информацию о составе с содержанием конкретной документации для рабочего процесса.

Виды номенклатуры дел

Имеется три разновидности номенклатуры дел в службе ДОУ. Каждая из них имеет свое определение, создается отделом ДОУ и выполняет конкретную функцию в нем.

Типовая

Призвана назначать состав дел, которые образуются в службе ДОУ и отделе архива у однотипного отдела компании. В ней находятся базовые разделы, которые впоследствии станут примером для создания аналогичных бумаг.

Эта номенклатура образец. Она есть у всех лиц фирмы документоведов. Но для ее создания требуется отправная точка примерный вид номенклатуры.

Примерная

Призвана установить неточный состав дел в компании, порядок их составления. Обычно обладает рекомендательным характером. По сути считается черновиком для документоведа и секретаря, которые составляют типовую номенклатуру.

В качестве примера берутся общие примеры, созданные по ГОСТу, и условно перепечатываются под текущую структуру организации и ее запросы. Как и типовая, примерная создается службой ДОУ. Впоследствии становится методическим справочником для работников компании.

Индивидуальная

Призвана установить конкретный список дел для будущего состава документов. Для ее формирования в организации может применяться два принципа составления: структурный и функциональный.

Первый применяется, когда нужно разработать номенклатуру районного, городского отдела. Второй используется, когда нужно распределить основные направления работы у структурных подразделений, служб и отдельных исполнителей.

При создании любой номенклатуры за образец идет учредительная организационная документация: уставы с положениями компании, расписаниями штатных единиц, положениями об отделах, плановыми бумагами, отчетными бумагами, перечнями документации со сроками списания, номенклатурой дел за прошедшее время.

Содержательная часть номенклатуры

Номенклатура включает в себя четкие разделы отделов, которые в нее входят. Первый служба ДОУ.

В малых компаниях, где не выработана организованная структура упорядочивания дел, в разделах представлены все направления ее работы в виде управленческого и приказного направления, финансов, бухгалтерии, отдела менеджмента, кадров и т. д.

В нее входят заголовки дел для группирования входящей и исходящей документации, индексы для справочных бумаг. Не входят в нее электронная документация, книги, буклеты и брошюры.

По содержанию она выглядит как таблица с пятью графами.

Индекс дела

Идет первым и состоит из назначенного и подтвержденного в компании арабского кода ее направления работы по ГОСТу и порядкового арабского номера отделения. Например, у колледжа по учебной части номер 2 и код 02, как и в любом образовательном учреждении и библиотеке.

Заголовок дела

В заголовке четко должна быть отражена содержательная и составная часть документации, находящаяся в пакете с делами. Часто заголовок представлен с наименованием разновидности пакета, отправителя либо получателя, небольшим содержанием документации, наименованием места, где находятся дела, временем и копийностью.

https://www.youtube.com/watch?v=O_a_B6QOc0o

В нем не должно быть неправдивых, невнятных названий, не связанных между собой по смыслу. Внутри разделов они прописываются по значению. Вначале помещаются заголовки управленческой и приказной документации. Потом идут названия планов, отчетов, информационной документации, бухгалтерских документов.

Количество единиц хранения

Ее заполняют по наступлению конца года в делопроизводстве, указывая количество документов в папке. Так, в одной папке может находиться не больше 250 штук бумаг. Если их больше, то заводят еще одну. Чтобы не запутаться в них, применяют дополнительный символ.

Срок хранения дела, перечень статей

Он прописывается в соответствие с базовым ГОСТом сохранности дел. В одном деле не могут находиться документы с временным и постоянным сроком хранения. Также прописывается перечень статей под сроками.

Примечания

В последней графе проставляются отметки о том, что было заведено дело, переведено в другой отдел, отредактировано, передано в другую организацию, передано на уничтожение, дополнено новыми бумагами и тому подобное. Отметки для электронных дел, в том числе их дата заведения, также ставятся.

По заполнению всех граф номенклатуру подписывает руководитель ДОУ, согласовав свои действия с отделением архива. Затем дается на утверждение начальнику. Только потом она вводится в действие и входит в состав бумаг организации.

Заключение

В целом, номенклатура дел представляет собой четкий перечень дел в компании. Она предназначена систематизировать всю документацию для упрощения работы с ней, нужна для наведения порядка в бумагах. Бывает типовой, примерной и индивидуальной и состоит из 5 граф, обязательных к заполнению.

Видео:Как заполнить табличную часть номенклатуры дел - Елена ПономареваСкачать

Как заполнить табличную часть номенклатуры дел - Елена Пономарева

Виды номенклатуры дел, их особенности и назначение

Номенклатура дел: значение, виды и форма

Организация эффективного документооборота на предприятии невозможна без формирования соответствующих для него условий. Одним из них выступает номенклатура дел в электронном виде или на бумажных носителях.

Если специалиста, чья деятельность связана с документами, попросить: «Назовите виды номенклатуры дел», — то он должен безошибочно назвать их.

Дело в том, что такие работники обязаны знать классификацию для того, чтобы быстро ориентироваться в массиве документации.

Номенклатура дел: понятие, виды, содержание, значение

Прежде чем описывать порядок создания, следует разобраться с терминологией.

Виды номенклатуры дел представляют собой категории разработанных в установленной форме систематизированных перечней наименований комплексов документов, формируемых на предприятии в процессе его деятельности с указанием периодов хранения.

Они необходимы для оперативного поиска нужных актов. От качества номенклатуры будет зависеть скорость работы с бумагами. Перечни используются для распределения и группировки реализованных актов в папки, закрепления индексации, установления периодов хранения.

Они обеспечивают создание справочной картотеки и выступают как источник учетной информации. На практике используются такие виды номенклатуры дел, как типовая, примерная, индивидуальная. Предприятие обязано самостоятельно разработать перечень с учетом специфики своей деятельности.

Учитывая виды номенклатуры дел, их особенности и назначение, нормативными актами определены правила, применяемые при их составлении. При формировании перечней следует:

  1. Соблюдать единство подходов к организации учета, описанию, систематизации, поиску и хранению документации.
  2. Использовать индексацию. Она обеспечивает внесение изменений, исправлений и добавлений в соответствующие разделы перечней.
  3. Контролировать стабильность индексов.

Общая характеристика

Рассмотрим кратко назначение и виды номенклатуры дел, указанные выше. Индивидуальные перечни разрабатываются для конкретной организации. Они отражают документацию, используемую при повседневной ее деятельности. В одной отрасли, как правило, задействованы предприятия, использующие однотипные акты.

Для их унификации и группировки используются типовые и примерные номенклатуры дел. Последние обладают рекомендательным характером. Типовые виды номенклатуры дел являются обязательными. Ими обычно устанавливается единая индексация для предприятий всей отрасли (системы). Типовые и примерные номенклатуры составляются вышестоящими организациями.

Они выступают как основа для формирования индивидуальных перечней для конкретных предприятий. Они, в свою очередь, подлежат согласованию с вышестоящими структурами. Виды номенклатуры дел и их оформление находятся в ведении квалифицированных специалистов. Они привлекаются для составления перечней и организации работы с ними.

Сформированные номенклатуры должны быть согласованы с канцелярией и архивом предприятия.

https://www.youtube.com/watch?v=GyV_yhmUYtM

Номенклатура дел должна присутствовать на каждом предприятии, вне зависимости от существования типового или примерного перечня. Для организации оптимальным считается разработка сводного документа.

В него включаются все виды номенклатуры дел подразделений. Сводный перечень согласовывается с соответствующим архивом.

После его утверждения руководителем в структурные подразделения передаются выписки разделов для применения в работе.

Специфика составления

Для сотрудников, разрабатывающих перечни, важно знать не только то, какие существуют виды номенклатуры дел, но и состав, количество документов, используемых на предприятии.

В своей деятельности специалисты используют положения об организации, действующие и прошлогодние списки актов, штатные расписания, классификаторы, описи, справочные картотеки и пр. Классификационная схема номенклатуры будет зависеть в первую очередь от структуры предприятия.

Немалое значение имеют и функции, которые реализует организация. В этой связи в качестве классификационных категорий могут выступать как внутренние подразделения, так и управленческие задачи.

Типы документов

Номенклатура дел должна содержать все акты, отражающие деятельность предприятия. Документы, которые используются общественными объединениями, включаются в перечни организации, при которой они были созданы.

В номенклатуре могут присутствовать и незавершенные дела, которые поступили от стороннего предприятия для решения, справочные картотеки. Не включаются в перечень печатные издания. К ним, в частности, относят сборники постановлений, бюллетени, справочники, реферативные журналы, брошюры, указатели и так далее.

Не включают в номенклатуры алфавиты и прочие вспомогательные материалы, которые не отражают основные направления работы организации.

Общий порядок

Текст номенклатуры дел оформляется в виде списка разделов и подразделов классификационной схемы. При этом указываются заголовки комплексов документов. Необходимые сведения из документов фиксируются в форме выписок. Впоследствии они применяются при формировании проекта номенклатуры. Перечень может выглядеть в виде таблицы. Например:

Номенклатура дел в коррекционной школе 8 вида

Индекс

Заголовок

Количество единиц

Срок хранения

Примеч.

1

2

3

4

5

6

Наименование раздела

Определение формулировок для заголовков

Оно осуществляется согласно установленным правилам. В частности, они должны:

  1. В обобщенной форме четко отражать содержание дела, состав документов, помещаемых в него, видовую и функциональную принадлежность.
  2. Включать обязательные элементы, расположенные в четкой последовательности:
  • Наименование типа или подтипа. Это может быть переписка, журнал, приказы, протоколы и так далее.
  • Название организации/структурного подразделения. Здесь указываются сведения о разработчике/авторе документа.
  • Наименование предприятия, которому будут адресованы или от которого предполагается получить акты, помещаемые в данное дело.
  • Краткое описание документов.
  • Наименование территории, с которой связано содержание актов.
  • Период (дата), к которому относится документация, помещаемая в дело. Здесь же приводится информация о наличии копий.

Акты по одному вопросу

При формулировании заголовков дел, в которых присутствуют такие бумаги, если они не связаны последовательностью выполнения, используется слово «документы», а в конце (в скобках) указывают их основные типы. Это могут быть доклады, планы и пр. Формулировка, например, может быть такой: «Документы о проведении семинаров по архивному делу на предприятии (перечни рекомендуемых учебно-методических изданий, списки)».

Переписка

Заголовки дел, в которых она содержится, включают соответствующий термин. После слова «переписка» указывают, по какому вопросу и с кем она велась. В заголовке дел, в которых присутствуют письма однородных корреспондентов, названия их не приводятся. Вместо этого указывают их общую видовую принадлежность.

Формулировка, например, может быть такая: «Переписка с филиалами организации по вопросам ежегодной отчетности и планирования». Если в деле присутствуют письма разнородных корреспондентов, они также не перечисляются. В этом случае следует указывать только предмет общения. К примеру: «Переписка по вопросам, связанным с адаптацией персонала».

Название конкретного корреспондента указывают только тогда, когда в деле содержатся письма только к нему и от него.

Документы, относящиеся к конкретным местностям

Если формируются дела из таких актов, то в заголовках указываются наименования соответствующих административно-территориальных единиц. При этом следует учитывать ряд нюансов:

  1. Если содержание комплекса документов касается нескольких однородных местностей, то их конкретные наименования не перечисляются. В этом случае приводится их общее типовое название. Формулировка может быть такой: «Документы по организации взаимодействия глав МО по борьбе с терроризмом».
  2. Если содержание относится к одной административно-территориальной единице, ее наименование указывают в заголовке.

Дополнительно

В заголовках дел, в которые включатся документы по планированию/отчетности, указываются данные о периоде, за который они составлены. Это может быть квартал, год, полугодие. В заголовках дел, используемых для обобщения однородных документов, название последних указывается во множественном числе. К примеру: «Приказы о поощрении сотрудников организации».

В случаях, когда предполагается, что дело будет формироваться из нескольких частей (например, при значительном объеме документации), в первую очередь формулируется общий заголовок, а после этого (при необходимости) — названия для его частей. Последние выполняют уточняющую функцию. Например: «Служебные записки за 2015 г.», «Том 1.

Служебные записки за 1 полугодие 2015 г.». По ходу формирования и оформления комплексов документов заголовки могут уточняться. При этом запрещено включение в них обтекаемых, неконкретных формулировок. В частности, не допускается использование таких слов, как «разное», «общая переписка» и так далее.

Рекомендуется избегать применения сложных оборотов и вводных слов.

Упорядочение

Оно может осуществляться двумя способами:

  1. В процессе формирования номенклатуры всей организации в начало перечня выносят заголовки по делам, включающим организационно-распорядительные акты. Далее в порядке уменьшения их значимости указывают названия для прочих категорий (договорных, планово-отчетных и пр.). Объединение дел в структуре разделов, а также присвоение последним наименований осуществляется с учетом видовой и функциональной взаимосвязи актов внутри них.
  2. При формировании сводного перечня названиями разделов будут выступать непосредственно наименования подразделений, на основе классификационных схем которых он составляется. Названия располагают в соответствии со штатным расписанием.

Определение сроков

Предварительное установление периодов необходимо для обеспечения организации регулярного контроля их соблюдения, своевременной корректировки режимов хранения. К примеру, срок может измениться с временного на постоянный, если для этого имеются основания.

Установление периодов осуществляется в соответствии со сведениями типового (ведомственного) перечня документов, которые создаются в процессе работы предприятия. Если такой список отсутствует, используется примерная/типовая номенклатура.

Определение сроков хранения может также осуществляться по согласованию с уполномоченными органами Федерального архива.

Присвоение индексов

Оно осуществляется для оперативной и безошибочной идентификации дел, а также документов, включенных в них. Индекс представляет собой условное обозначение, выполненное с использованием арабских цифр.

Он может включать код подразделения с добавлением порядкового номера соответствующего дела (через дефис). Например, бухгалтерскому отделу присвоен код 05. В качестве документа, открывающего раздел, выступает годовой отчет.

Соответственно, делу, содержащему данный акт, в составе сводного перечня присваивается индекс 05-01.

📽️ Видео

Оформление номенклатуры дел. Практика | Альфия Левина. РУНОСкачать

Оформление номенклатуры дел. Практика | Альфия Левина. РУНО

Как правильно оформлять номенклатуру делСкачать

Как правильно оформлять номенклатуру дел

1 часть: Архивное хранение документов - НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ (новая, с новыми примерами)Скачать

1 часть: Архивное хранение документов - НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ (новая, с новыми примерами)

Ролик «Номенклатура дел и учет мест хранения документов в 1С Документооборот 3.0»Скачать

Ролик «Номенклатура дел и учет мест хранения документов в 1С Документооборот 3.0»

Подбор номенклатурыСкачать

Подбор номенклатуры

Номенклатура дел и описиСкачать

Номенклатура дел и описи

Номенклатура дел кадровой службыСкачать

Номенклатура дел кадровой службы

Номенклатура дел: создание, внесение изменений, утверждение, закрытиеСкачать

Номенклатура дел: создание, внесение изменений, утверждение, закрытие

"Правильное делопроизводство" выпуск третийСкачать

"Правильное делопроизводство" выпуск третий

Номенклатура дел. Лекцию проводит Волкова Ольга ГеоргиевнаСкачать

Номенклатура дел. Лекцию проводит Волкова Ольга Георгиевна

Видеоурок «Номенклатура дел: Последние изменения законодательства»Скачать

Видеоурок «Номенклатура дел: Последние изменения законодательства»

1С:ERP Урок 6. Виды номенклатурыСкачать

1С:ERP Урок 6. Виды номенклатуры

Требования к составлению номенклатуры делСкачать

Требования к составлению номенклатуры дел

Урок 2. Документ. Основные понятия и типология документов. Правильный выбор вида документа.Скачать

Урок 2. Документ. Основные понятия и типология документов. Правильный выбор вида документа.

Формы правления. Все о республиках и монархияхСкачать

Формы правления. Все о республиках и монархиях
Поделиться или сохранить к себе: