Новый документ, который заменит трудовую книжку

Предположим, оказалось, что у работника нет трудовой книжки. Но не потому, что он устраивается к вам на свое первое место работы, а потому, что он ее, например, потерял. Что делать кадровому специалисту?

При заключении трудового договора будущий работник в соответствии со статьей 65 ТК РФ предъявляет обязательный пакет документов:

• паспорт или иной документ, удостоверяющий личность;
• трудовую книжку (за исключением случаев, когда трудовой договор заключается впервые или работник поступает на работу на условиях совместительства);
• страховое свидетельство государственного пенсионного страхования;
• документы воинского учета – для военнообязанных и лиц, ­подлежащих призыву на военную службу;
• документ об образовании, о квалификации или наличии специальных знаний – при поступлении на работу, требующую специальных знаний или специальной подготовки.

Но, предположим, оказалось, что у работника нет трудовой книжки. Но не потому, что он устраивается к вам на свое первое место работы, а потому, что он ее, например, потерял. Что делать кадровому специалисту? Ему придется завести работнику новую трудовую книжку, потому что в статью 65 ТК РФ после октябрьских поправок был внесен дополнительный абзац, прямо указывающий на это.

Фрагмент документа

Эта норма вызывает немало трудностей у кадровиков. Дело в том, что не ясно, чем будет эта «новая» трудовая книжка – дубликатом или полноценным документом. Давайте разберемся.

Как будем оформлять трудовую книжку

До внесения поправок в Трудовой кодекс РФ мы все руководствовались правилами оформления трудовых книжек, установленными в постановлении Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225 «О трудовых книжках».

Фрагмент документа

То есть ранее был установлен следующий порядок. Трудовая книжка выдавалась только работнику, принятому на работу впервые . Если трудовая книжка пострадала или была утеряна, то в установленном порядке работнику выдавали дубликат трудовой книжки.

Теперь же работодатель обязан оформить работнику новую трудовую книжку в случае ее порчи или утраты. С введением этого требования появился целый ряд проблем. Единственное условие, которое установлено при этом, – работник должен написать заявление с указанием причин отсутствия трудовой книжки при приеме на работу.

https://www.youtube.com/watch?v=8JrCWP9_aSs

Пример 1

Виновные действия

Если прежний работодатель внес вашему работнику запись в трудовую книжку о расторжении трудового договора по инициативе работодателя из-за виновных действий работника, тогда, возможно, при трудоустройст­ве к вам он скажет, что потерял трудовую книжку. А вы уже не сможете отправить его к последнему работодателю за оформлением дубликата. Вам придется завести ему новую трудовую книжку.

Кроме того, раньше при оформлении дубликата предыдущий работодатель внес бы в трудовую книжку запись о причине расторжения трудового договора с работником.

Значит, работники больше не боятся внесения в трудовую книжку записи о расторжении трудового договора по его виновным действиям. При этом в связи с тем, что вступил в силу Федеральный закон от 21 января 2007 г.

152-ФЗ «О персональных данных» у работодателя окончательно была утрачена возможность запросить информацию о работнике у его последнего (или любого другого) работодателя.

Таким образом, единственный вариант защиты работодателя в данной ситуации – просить работника предоставить рекомендации с предыдущих мест работы.

При этом работодателю не надо забывать, что предоставление рекомендации – это право, а не обязанность соискателя при трудоустройстве.

Работодатель даже в случае отказа работника предоставить рекомендации не сможет на данном основании отказать работнику в приеме на работу.

Дисквалификация

Аналогичная ситуация возникает в том случае, если работнику в трудовую книжку была внесена запись о дисквалификации его с определенной должностной позиции. Работник придет устраиваться к вам, как к ­следующему работодателю, с заявлением о потере трудовой книжки.

При этом для подстраховки от незаконного приема на работу работника, который был дисквалифицирован по решению суда и запись в трудовую книжку которого не была внесена, работодатель не просто может, а обязан провести проверку при приеме на работу на дисквалификацию.

Фрагмент документа

Информация, содержащаяся в реестре дисквалифицированных лиц, является открытой для ознакомления. Заинтересованные лица вправе получить за плату информацию из реестра дисквалифицированных лиц в виде выписок о конкретных дисквалифицированных лицах.

Когда у работника несколько трудовых книжек

Предположим, кандидат «найдет» трудовую книжку и придет к вам сразу с несколькими экземплярами на выбор. Ведь из статьи 65 ТК РФ можно сделать вывод, что на основании письменного заявления работник может оформлять на каждом новом месте работы именно новую трудовую книжку.

Какую же из них нужно принимать и в какую вносить запись? Целесообразно вносить запись в одну из предъявленных трудовых книжек.

А вот принимать придется все-таки все трудовые книжки, так как по записям, внесенным в трудовую книжку, работодателю будет необходимо рассчитывать страховой стаж для оплаты листов нетрудоспособности.

При этом если получится так, что стаж будет накладываться в нескольких трудовых книжках, то для расчета страхового стажа работодатель будет учитывать только один период (ст. 16 Федерального закона от 29 декабря 2006 г. № 255-ФЗ, п. 8 приказа Минздравсоцразвития РФ от 6 февраля 2006 г. № 91).

Фрагмент документа

При расторжении договора работодатель будет обязан выдать все взятые у работника на хранение трудовые книжки под его подпись.

…и несколько основных мест работы

Работники могут теперь фактически иметь несколько именно основных мест работы, оформляя на каждом рабочем месте на основании заявления трудовые книжки. Каким же образом будут исчислять стаж следующие работодатели, ведь им нужно будет проводить сравнение и не учитывать повторно периоды наложения стажа, описывалось выше.

*   *   *

С принятыми в октябре 2006 г.

поправками в Трудовой кодекс РФ и изменением законодательства по оплате листков нетрудоспособности, опирающегося на расчет страхового стажа, значение трудовой книжки возросло, но в то же время она перестала существовать в единственном экземпляре! Данные изменения ставят перед практикующими специалистами много вопросов, разрешить которые собирается в ближайшие годы законодатель, отменив институт трудовой книжки в принципе. Но до момента фактического отказа от трудовой книжки как документа, подтверждающего трудовой стаж работника, надо как-то выходить из сложных ситуаций, в которых сейчас оказались многие кадровики. Автор рассказала, как справиться с самыми распространенными из них.

https://www.youtube.com/watch?v=elxfJKHdWGQ

Автор —  к.э.н., руководитель программы «Делопроизводство в кадровой службе» компании Центр абонентского обслуживания по трудовому законодательству, практикующий консультант по вопросам постановки и оптимизации делопроизводства

Видео:КАК ПОСМОТРЕТЬ ЭЛЕКТРОННУЮ ТРУДОВУЮ КНИЖКУ? СМОТРИМ СВОЮ ТРУДОВУЮ КНИЖКУСкачать

Как заверять копии трудовых книжек по новым правилам

Подтвердить трудоустройство придется при обращении в службы социальной поддержки при оформлении субсидий и пособий или в ПФР. Банки просят подтверждение, чтобы принять решение о выдаче кредита или ипотеки. Подтверждает стаж работы и факт трудоустройства образец заверения копии трудовой книжки.

Если вы работаете, то заверенную копию сделает сотрудник отдела кадров или иное уполномоченное приказом по предприятию лицо, например, юрист или бухгалтер. При их отсутствии — руководитель. Копия предоставляется в трехдневный срок без взимания платы. Для безработных подлинность подтвердит нотариус (за деньги).

Где прописан порядок заверения

В 2021 году применяется новый ГОСТ Р 7.0.97-2021, который устанавливает правила оформления документов и образец, как заверить копию трудовой книжки в 2021 году. Процедура заверения копии трудовой достаточно проста.

Шаг 1. Снять копии со всех заполненных листов.

Шаг 2. На каждом поставить запись «верно», указать ФИО лица, осуществившего запись, и дату.

Вот образец, как заверить трудовую книжку «Работает по настоящее время».

Так выглядит образец копии трудовой книжки, заверенной работодателем, чтобы предоставить в стороннюю организацию:

Что поменял ГОСТ Р 7.0.97-2021

Обратимся к ГОСТу Р 7.0.97-2021. Основное отличие — особенности заверения будут зависеть от цели. Их две: для внутреннего обращения или для сторонней организации.

Рассмотрим первый вариант. Инструкция, как заверить трудовую книжку по новым правилам для внутреннего обращения, не изменилась. В копии по-прежнему указываются:

• «верно»;
• данные специалиста;
• дата.

Если же сканкопия нужна для сторонней организации, новые правила заверения копии трудовой книжки отличается наличием дополнительной фразы, указывающей на место хранения документа в оригинале.

Например, фраза звучит так: «Оригинал хранится в отделе кадров МУДО ДЮСШ Аллюр».

Если бы речь шла не о трудкнижке, то по правилам следовало бы указать номер дела, в котором хранится подлинный экземпляр.

Не забудьте проставить печать организации, которая подтверждает подлинность подписи должностного лица (п. 5.24 ГОСТа Р 7.0.97-2021).

Так как с 2015 года акционерные общества и ООО не обязаны иметь печать, то и ставить ее на сканкопию необязательно. Если же печать имеется, то к ее расположению предъявляются определенные требования (согласно новому ГОСТу):

• заверять необходимо только печатью организации;
• она не должна перекрывать подпись заверившего лица;
• не должна захватывать подпись удостоверяющего;
• может заходить на наименование должности, если не хватает места;
• должна ставиться в специально отведенное место в пометкой МП — «Место печати» (п. 5.24 ГОСТ Р 7.0.97-2021).

Способы заверить копию трудовой книжки

Существуют два варианта сделать образец заверения трудовой книжки с 2021 года:

• у работодателя;
• у нотариуса.

Те, кто работает, обращаются с заявлением в отдел кадров, где хранится оригинал. Выдать ксерокопию вправе и бухгалтер, если в его зоне ответственности ведение кадрового документооборота. Это часто случается в небольших организациях, где отсутствует отдел кадров. Скан трудкнижки выдадут в течение трех дней после подачи заявления. Отказать не имеют права.

https://www.youtube.com/watch?v=nw_W_xxIgWA

Если же человек временно не работает, то ему следует обратиться к нотариусу. Понадобится предъявить паспорт и саму трудкнижку. Нотариус сам отксерокопирует нужные страницы, проставит на них печати и подписи.

Сколько действует копия

Как правило, заверенная работодателем трудкнижка действительна в течение одного месяца. Если же копия заверена нотариально, то она действительна неограниченное время. Это правило и образец, как по новому заверить трудовую книжку, актуальны в 2021 году.

Имейте в виду, что если в оригинал внесли какие-то записи или изменения, то любой дубликат, в том числе и нотариальный, автоматически становится недействительным, независимо то того, когда заверена.

Частые ошибки

Одна из самых распространенных ошибок — печать организации захватывает текст и подпись кадровика. Это неправильно. Недопустимы ошибки, помарки или исправления.

Если образец, как правильно заверить трудовую книжку в 2021 году, оформлен неправильно, то его не примут, так как посчитают недействительным.

Чтобы исправить ошибку, придется заново отсканировать испорченные страницы и заверить их.

Скачать ГОСТ Р 7.0.97-2021

Скачать

Видео:Учет электронных трудовых книжекСкачать

Новый документ который заменит трудовую книжку

Лицо, утратившее, обязано немедленно заявить об этом работодателю по последнему месту работы. Работодатель выдает работнику дубликат книжки не позднее 15 дней со дня подачи работником заявления. Трудовая оформляется в установленном порядке и возвращается ее владельцу. В таком же порядке выдается дубликат, если (вкладыш) пришла в негодность (обгорела, порвана, испачкана и т.п.).

То есть ранее был установлен следующий порядок.

Восстанавливаем трудовую книжку

— лицевые счета и ведомости на выдачу заработной платы; — решение суда об установлении стажа.

Могут ли иные документы подтверждать стаж работника, нам разъяснили в Минздравсоцразвития России. Из авторитетных источников Ковязина Н.З., Минздравсоцразвития России После представления бывшим работником подтверждающих его стаж документов вам нужно внести эти данные в дубликат. Оформляем дубликат

7.2.

Инструкции по заполнению книжек, утв. Постановлением Минтруда России от 10.10.2003 N 69).

Если работником утрачена книжка, то при приеме на работу по его письменному заявлению работодателем также может быть оформлена новая трудовая книжка (ч.

5 ст. 65 ТК РФ). Какую ответственность несет работодатель в случае утери трудовой книжки сотрудника? Нарушение правил хранения, комплектования, учета или использования архивных документов влечет предупреждение или наложение административного штрафа на граждан в размере от 100 до 300 руб.; на должностных лиц – от 300 до 500 руб.

Вышеуказанные данные требуются для того.

чтобы заполнить титульный лист книжки о труде. А вот заявление на выдачу бланка книги о труде не требуется, так как оговоренный документ выдается работнику на основании закона, а не по его личной просьбе.

Однако в некоторых организациях, для подтверждения использования бланков книжек заявления все же оформляются, но только в том случае, если была утеряна и следует выдать дубликат и в случае, если подача заявления предусмотрена локальными актами предприятия.

Как грамотно оформить выдачу новой трудовой книжки и дубликата прежней книжки

Очевидно, что заявление о выдаче дубликата должно быть письменным: Директору ООО «Сарагон» Е.Н. Дубова 26 декабря 2011 года. Ошибочные записи Выглядеть оно может, например, так: от старшего экономиста Дургилиева О.П.

26 декабря 2011 года. Обратите внимание, что в этом случае работник в силу прямого указания в пункте 48 Правил ведения и хранения трудовых книжек не обязан оплачивать стоимость бланка трудовой книжки.

Трудовая книжка и пенсия

Персональная запись в системе государственного пенсионного страхования содержит значительно более полную информацию о трудовой деятельности будущего пенсионера, чем отражено в.

https://www.youtube.com/watch?v=wmCSKCxdVd8

Кроме того, в результате пенсионной реформы размер трудовой пенсии граждан РФ рассчитывается на основании поступлений на их индивидуальный лицевой счет в Пенсионном фонде РФ, а не только на основании трудового стажа.

Замена трудовой книжки!

Pipa 18 марта 2010 в 12:02

И что обычно делают в следующих случаях:

1.

На первом месте работы оформлена трудовая неправильно, и принятие и увольнение записаны неверно.

2.

Если на работе утеряли трудовую?

Наталья 18 марта 2010 в 12:25

2. Если утерял работодатель, должен восстанавливать самостоятельно. Надо знать на кого была возложена обязанность по хранению и ведению трудовых — с него и спрашивайте.

Pipa (автор темы) 18 марта 2010 в 12:27

Nasty 18 марта 2010 в 12:28

Pipa (автор темы) 18 марта 2010 в 12:37

Как правильно оформить дубликат книжки?!

У меня с — беда совсем, хочу сама ее переделать, есть возможность поставить и подписи и печати и на первом месте работы, где работала чуть больше года, и на настоящем, где сейчас работаю.

Как мне лучше поступить?

Сделать дубликат (если да — то как правильно?) или просто переставить все записи и печати, но уже без ошибок.

Есть чистая трудовая книжка с того же региона, где она изначально оформлялась, и того-же года выпуска (2003).

Как лучше сделать??

Ел 18 марта 2010 в 13:50

Pipa (автор темы) 18 марта 2010 в 15:37

Отдел кадров 18 марта 2010 в 16:17

ВЕДЕНИЯ И ХРАНЕНИЯ КНИЖЕК, ИЗГОТОВЛЕНИЯ

БЛАНКОВ И ОБЕСПЕЧЕНИЯ ИМИ РАБОТОДАТЕЛЕЙ

от 16 апреля 2003 г. N 225

в трудовую.

Видео:Трудовые книжки: новые правила в 2023 годуСкачать

Как заверить копию трудовой книжки по новым правилам с 1 июля 2021 года и как это было раньше

В настоящее время одним из ведущих регистров, в каком происходит фиксация даты поступления на работу и увольнения сотрудника, считается его трудовая.

Этот документ относится к категории БСО, его нужно хранить в специальном защищенном месте в компании-работодателя. Однако периодически работающие обращаются с запросами на получение копии.

Поэтому требуется знать, как заверить трудовую книжку по новым правилам в 2021 году.

Основные правила заверения трудовой книжки

При составлении копии и ее заверении надо руководствоваться порядком который был установлен действующими нормативами.

Основанием для выдачи копии трудовой является поданное сотрудником заявление в письменном виде. Исключение составляют только предприятия, отнесенные к малому бизнесу.

Им дано право выдавать копии этого документа по устному заявлению работника. Однако, для избежания проблем в будущем рекомендуется все же получать предварительно у сотрудника заявление.

Копировать необходимо все развороты, на которых есть записи. Делать копии надо с начального листа, где размещается информация о работающем, а заканчивать листом, на каком присутствует запись о текущем на данный момент приеме на работу.

Копии скрепляются и на завершающей странице ставятся отметки «Верно». При этом снятые копии нужно сшить и скрепить подписью и печатью с указанием количества листов. После этого ответственное лицо указывает свою должность ставит подпись и делает ее расшифровку.

Далее указывается следующий по очередности номер записи, записывается текущая дата. Затем фиксируется следующая фраза: «Продолжает работать по настоящее время».

Подписать эту запись должен отдел кадров, при его отсутствии — главный бухгалтер или директор. При использовании печати – она должна присутствовать здесь.

Важно! Копия трудовой должна быть выдана сотруднику не позднее трех дней с момента поступления просьбы от него. Отдавать трудовую на руки сотруднику не следует, так как на весь этот период ответственность за сохранность бланка возлагается на руководство компании.

Новые правила заверения трудовых книжек с 1 июля 2021 года

Все выше перечисленные правила также существовали и до вступления ГОСТ Р 7.0.97-2021. Новый определяющий акт установил обязанность работодателя при заверении трудовой обязательно делать еще одну запись на последнем листе.

https://www.youtube.com/watch?v=XBRwGUSu0UY

Такой порядок в текущее время является рекомендованным, то есть компания может применять его или использовать старую методику.

Однако, рекомендованный характер имеет ограничение по времени. Законодательством закреплено, что с 01 июля 2021 года все работодатели, как юрлица так и ИП, должны применять новый ГОСТ в строгом соответствии.

Главное отличие новых правил заключается в том, что теперь необходимо обязательно при заверении трудовой указывать, где хранится этот документ. Можно делать следующую отметку: «Подлинник трудовой хранится в сейфе отдела кадров [наименование работодателя]».

Внимание! Отсутствие данной записи приведет к тому, что копию трудовой не примут по месту запроса, и ее нужно будет делать заново, но уже по действующим правилам.

Чаще встречающимся органом, который запрашивает у гражданина предоставление копии своей трудовой, является банк, например, Сбербанк или иное кредитное учреждение.

Они чаще всего делают это при следующей необходимости:

• Подтвердить, что у потенциального заемщика есть источник дохода, и он сможет вернуть кредит;
• Если платежи по кредиту не будут поступать вовремя, то по решению суда необходимую сумму могут снимать с его зарплаты;
• Для подтверждения сведений, которые были указаны в анкете;
• Определить степень постоянства работы — клиенты, которые редко меняют своих работодателей, вызывают большее доверие у банков;
• Определить причины увольнения — в случае расторжения договора по «плохим» причинам (прогулы, нарушение дисциплины и т. д.) банк может отказать в выдаче кредита.

Второй по популярности организацией, которая запрашивает трудовую, является отдел ОФМС при выдаче загранпаспорта. Сюда необходимо предоставлять заверенную копию трудовой, хотя основное значение имеют только места работы за последние 10 лет.

Несмотря на то, что приказ МВД отменил необходимость предоставления документа, многие отделы все равно продолжают его запрашивать. Незаконность этого решения можно будет оспорить только через суд.

Иногда копия трудовой необходима для получения визы на въезд в государство.

Иногда копию документа запрашивает кадровая служба компании, в которую осуществляется трудоустройство. Это особенно актуально, если поиск работы производится без прекращения действия договора на старом месте, а возможность показать подлинник отсутствует.

Благодаря копии новый работодатель сможет оценить предыдущие места работы и должности, как часто происходила смена работы, по какой причине проводились увольнения и т.д.

Образец заверения трудовой книжки

До 1 июля действует еще старый порядок по заверению копий этих бланков. Поэтому, не будет считаться ошибкой, если ответственное лицо выполнить процедуру без нововведений.

Рассмотрим образец заверения трудовой книжки, действующий до 1 июля 2021 года:

Видео:Как вносятся сведения в электронную трудовую книжку при трудоустройстве и увольнении?Скачать

Нужна ли в современных условиях трудовая книжка?

В 2012 году руководством страны был поднят вопрос о том, нужна ли трудовая книжка. Многие государственные чиновники утверждают, что этот документ является устаревшей формой подтверждения профессиональной деятельности субъекта и его трудового стажа.

Некоторые кадровики считают, что записи, сделанные в трудовой, не всегда отражают реальное положение дел.

Пойдя навстречу не совсем добросовестному работнику, сотрудники отдела кадров вместо указания статьи, по которой он уволен, пишут, что увольнение произошло по взаимному согласию сторон.

Почему появился вопрос об отмене трудовых?

Весомым фактором, который не свидетельствует в пользу продолжения ведения трудовых книжек, является бумажная волокита.

Сейчас в законодательстве, регламентирующем трудовые отношения, установлено, что работодатель должен завести (при первичном трудоустройстве) либо вести (при последующей смене места работы) трудовую книжку на каждое лицо, которое проработало у него более 5 дней.

В случае его перевода на другую должность, в другое подразделение, награждение или поощрение, не говоря уже об увольнении, все это должно быть отражено в данном документе. Поскольку все записи совершаются вручную, это занимает много времени. Кроме того, ответственность за правильное ведение и сохранность трудовых книжек полностью лежит на работодателе в лице кадрового работника.

https://www.youtube.com/watch?v=5rcWIfKKjwM

Работодатели и потенциальные работники, особенно из числа школьников, достигших 14 лет, студентов или пенсионеров, желающих подзаработать, все чаще сталкиваются с ситуацией, когда при оформлении на работу заключается не трудовой, а гражданско-правовой договор. Следовательно, в трудовую книжку не вносятся данные о стаже и выполняемых функциональных обязанностях. Период, в течение которого работник выполняет свою деятельность по такому виду договора, естественно, не учитывается при расчете будущей пенсии.

Доводы в пользу ведения трудовых

Однако существуют и сторонники, которые на вопрос о том, нужны ли сейчас трудовые книжки, дают положительный ответ.

Это обусловлено тем, что опытный специалист, едва открыв трудовую, получает всю необходимую информацию о лице, намеревающемся занять место в конкретной организации.

С ее помощью можно отследить трудовую деятельность, сроки, в течение которых работник занимался определенным видом деятельности, поощрения, которые он получал, а также любые другие моменты.

Российское законодательство о трудовых книжках

Действующее российское законодательство содержит правовые нормы, свидетельствующие о том, что ключевым документом, подтверждающим стаж и трудовую деятельность конкретного лица, является трудовая книжка.

Основные положения закреплены в следующих нормативно-правовых актах:

1. Трудовой кодекс РФ;
2. Постановление Правительства РФ «О трудовых книжках»;
3. Постановление Минтруда РФ «Об утверждении Инструкции по заполнению трудовых книжек».

Все эти документы, а также приложения к ним дают положительный ответ на вопрос о том, нужна ли сейчас трудовая книжка.

Для чего нужна трудовая книжка?

Несмотря на то, что в последнее время активизировалась дискуссия относительно нецелесообразности ведения трудовых книжек, этот документ продолжает играть весьма важную роль. Многие организации требуют у работников предоставить трудовую книжку. Это происходит в следующих случаях:

1. при поступлении на работу или на службу;
2. при расчете различных выплат, например, пособий по временной нетрудоспособности, беременности и родам, выплат по больничному листу, отпускных и т.д.
3. при оформлении трудовой пенсии;
4. при получении кредита;
5. при оформлении заграничного паспорта и в иных случаях.

Чем заменить трудовую книжку

Нигде в мире для подтверждения трудового стажа работника не используется трудовая книжка. На Западе большее внимание уделяется предоставленному резюме лица, которому работодатель доверяет.

Однако если у последнего возникли некоторые сомнения относительно записей, содержащихся в портфолио, менеджер по персоналу может попросить предоставить ему рекомендации с предыдущих мест работы либо контакты, по которым он сможет самостоятельно связаться с руководством последнего места трудоустройства.

В России такая практика не получила должного распространения, за исключением случаев, когда о потенциальном сотруднике «замолвили словечко» знакомые или родственники.

К сожалению, в России резюме и письменные характеристики бывших работодателей не имеют никакой юридической силы.

Несмотря на то, что трудовой договор, заключенный при поступлении на работу (службу) между работником и работодателем, устанавливает основные права и обязанности обеих сторон соглашения, размер заработной платы, порядок ее выплаты и некоторые другие моменты, он не может быть использован органами Пенсионного фонда при начислении пенсии. Для этих целей все равно придется предоставить трудовую книжку.

В качестве аналога действующей в настоящее время трудовой книжки предлагается ввести электронную пластиковую карту, на которой будет храниться вся необходимая информация о лице как о работающем гражданине, а именно:

• паспортные данные;
• пенсионная карта;
• идентификационный номер налогоплательщика.

Главным преимуществом ее создания и использования является удобство и отсутствие необходимости собирать пакет документов.

https://www.youtube.com/watch?v=THC6TKOx3xw

Однако на внедрение в практическую деятельность электронного инструмента, подтверждающего трудовую деятельность конкретного лица, потребуется достаточно продолжительный период времени. Это повлечет необходимость внесения соответствующих изменений не только в практическую деятельность кадровых служб, но и в законодательство различного уровня.

Таким образом, единственно возможным документом, содержащим основные сведения о стаже работника, его должности, функциональных обязанностях, награждениях за трудовые успехи и причины увольнения, продолжает оставаться трудовая книжка.

Видео:Документы при увольнении с 2023 - Елена ПономареваСкачать

Электронные трудовые книжки: как это будет

Часто обращение работника в ПФР о назначении ему пенсии превращается в квест. Выясняется, что какой-то работодатель давным-давно не внёс нужные сведения в трудовую книжку, потерял их или ошибся.

Сотруднику приходится обращаться за информацией на прежнее место работы, но там пожимают плечами: архивы в 1991 году сгорели, а потом утонули.

В результате законный запрос о назначении пенсии становится бесконечной чередой обращений в разные инстанции, а всё из-за того, что данные потерялись.

Чтобы сохранить и сделать доступнее информацию о стаже, в России решили внедрить электронные трудовые книжки (ЭТК). 3 декабря 2021 года закон о них принят в третьем чтении.

Сведения о трудовой деятельности

Нововведение потребует масштабных поправок в законодательстве: придётся менять ТК РФ, КоАП и федеральные законы. Например, вместо понятия «трудовая книжка» появится новое — «сведения о трудовой деятельности» (ст. 66.1 ТК РФ в новой редакции).

В ЭТК будут фиксировать все изменения в трудовых отношениях конкретного человека после 31 декабря 2021 года. Это приём на работу, перевод, увольнение, обучение по время работы и многое другое. Кроме того, в ЭТК будут вносить работу по совместительству. Раньше такую информацию вносили в трудовые книжки только по просьбе работника.

Собирать эти сведения и передавать их в ПФР организации будут самостоятельно. Информация обо всех местах, где человек работал с 01.01.2021, будет храниться на индивидуальных лицевых счетах в Пенсионном фонде. Получить её можно будет в личном кабинете на сайте ПФР или на портале «Госуслуги».

Преимущества ЭТК

Электронные трудовые книжки выигрывают перед бумажными.

1. Сведения о трудовой деятельности — это часть индивидуального лицевого счёта человека, поэтому они будут храниться в ПФР в течение всей его жизни.
2. Сотрудник в любой момент сможет получить сведения из информационной системы ПФР, а затем обратиться к работодателю, если обнаружит несоответствия. 
3. Дистанционные работники смогут представить сведения о предыдущей деятельности в электронном виде. Это даст им дополнительные возможности для трудоустройства.

Что делать с бумажными трудовыми

Те, кто уже работает, до конца 2021 года смогут выбрать, сохранить бумажную трудовую книжку или перейти на электронную. Если сотрудник окажется в это время на больничном или в длительном отпуске, он сможет «выбрать» трудовую до 2021 года.

Если сотрудник предпочтёт бумажную трудовую, работодатель всё равно обязан вести сведения о его трудовой деятельности в электронном виде и передавать их в ПФР. При этом сотрудники могут в любой момент написать заявление и отказаться от бумажной трудовой книжки. А вот если он сразу выбрал электронную трудовую, то вернуться к старой форме уже не сможет.

У тех, кто заключит первый в жизни трудовой договор после 31 декабря 2021 года, бумажных трудовых книжек уже не будет.

Как получить сведения о своей трудовой деятельности

Работник сможет получить сведения о своём стаже тремя способами.

1. У работодателя по последнему месту работы

Если у сотрудника нет бумажной трудовой, работодатель должен будет выдать ему заверенные сведения о трудовой деятельности в бумажном или электронном виде.

Сделать это нужно будет в течение трёх рабочих дней после подачи заявления или в день прекращения трудового договора.

Если  в день увольнения сотрудник за сведениями не пришёл, их нужно будет направить ему в бумажном виде заказным письмом с уведомлением.

https://www.youtube.com/watch?v=41lnfl1MwII

Работодатель может сообщить данные только за тот период, когда сотрудник работал у него.

Выдать сведения о трудовой деятельности могут как на бумаге, так и в электронном виде — с усиленной квалифицированной электронной подписью. 

1. В МФЦ или на портале «Госуслуги»

МФЦ будет выдавать сведения только на бумаге, «Госуслуги» — только в электронном виде.

Новый вид отчётности — форма СЗВ-ТД

Чтобы ПФР регулярно получал новые сведения о стаже работников, появляется новый вид отчётности по форме СЗВ-ТД. Заполнять её нужно на всех официально трудоустроенных или уволенных работников, а также фиксировать там другие кадровые изменения и отражать информацию о поданном заявлении о выбранном формате трудовой. 

На бумаге отчёт СЗВ-ТД  смогут сдавать только те компании, у которых 25 и менее застрахованных сотрудников. Все остальные должны будут представлять эти сведения в электронном виде с усиленной квалифицированной электронной подписью.

Новый отчёт СЗВ-ТД работодатели должны будут сдавать уже с 1 января 2021 года. Порядок сдачи у него такой же, как у СЗВ-М, — до 15-го числа каждого месяца.

Если учитывать выходные, то первый отчёт СЗВ-ТД за январь нужно будет сдать до 17 февраля 2021 года. При первичной подаче сведений о работнике работодатель должен будет внести в форму последнюю запись из его трудовой книжки по состоянию на 01 января 2021 года.

С 2021 года в компаниях с большой текучкой сдача СЗВ-ТД может стать ежедневной.

Требования к заполнению формы

Бланки заполняются чернилами, шариковой ручкой печатными буквами или при помощи средств вычислительной техники без помарок и исправлений.

При этом можно использовать любые цвета, кроме красного и зелёного.
Документ по форме СЗВ-ТД заверяется подписью руководителя или доверенного лица и печатью организации.

Работодатель, который не является юрлицом, заверяет документы личной подписью. 

Сведения о работниках, о страхователе, об отчётном периоде (для формы СЗВ-ТД при ежемесячном представлении), а также сведения о трудовой деятельности работников заполнять обязательно. «Нулевая» форма не представляется.

В графе 1 таблицы формы СЗВ-ТД нумерация сквозная. Номера должны указываться в порядке возрастания и не повторяться. 

Значения в графах «Дата (число, месяц, год) приёма, перевода, приостановления, увольнения» и «Дата» в подразделе «Основание» указываются в формате ДД.ММ.ГГГГ. При ежемесячном представлении формы СЗВ-ТД они должны находиться в пределах отчётного периода, который указан в поле «Отчётный период».

Реквизиты работодателя

В поле «Регистрационный номер в ПФР» нужно будет указать номер, присвоенный страхователю при регистрации. Он должен состоять из 12 цифр по следующему формату: XXX-XXX-XXXXXX.

В поле «Наименование организации / индивидуального предпринимателя» следует указать то же название компании, что и в учредительных документах, название ОП или филиала иностранной компании, которая работает в России. Если такие сведения представляют ИП, адвокат или нотариус, то они должны будут полностью указать фамилию, имя и отчество — как в паспорте. 

В поле «ИНН» указывается ИНН работодателя — организации (10 символов) или физлица (12 символов).

Значение в поле «КПП» должно состоять из 9 цифр или отсутствовать.

Сведения о работнике

Фамилию, имя и отчество работника нужно будет заполнить русскими буквами в именительном падеже. Кроме того, обязательно введите номер СНИЛС. Сведения о сотрудниках должны совпадать с теми, что указаны в страховом свидетельстве или в форме АДИ-РЕГ.

Сведения о поданном заявлении

Здесь нужно указать, какой способ ведения трудовой книжки выбрал работник — бумажный или электронный, а также дату подачи заявления.

Обратите внимание: заявление, в котором сотрудник выбирает предпочтительную форму трудовой книжки, — это уже основание для подачи СЗВ-ТД.

Сведения об отчётном периоде

Поле «Отчётный период» заполняется при ежемесячном представлении формы. Номер месяца указывается в формате ММ. Также в этом разделе нужно указать год в формате ГГГГ, к которому относится отчётный месяц. Он должен быть больше или равен «2021».

Сведения о трудовой деятельности работника

В графе «Дата (число, месяц, год) приёма, перевода, приостановления, увольнения» нужно указать дату кадрового мероприятия в формате ДД.ММ.ГГГГ. В отдельной графе также следует указать вид кадрового мероприятия:

1 — приём на работу; 2 — перевод; 3 — увольнение; 4 — переименование работодателя; 5 — обучение во время работы (повышение квалификации, переквалификация); 6 — установление второй и последующих профессий или разряда;

7 — запрет занимать должность.

Заполнение подраздела «Наименование»

Графу «Должность, специальность, профессия, квалификация» нужно заполнять по штатному расписанию. Для некоторых должностей предусмотрены льготы или ограничения, поэтому их надо называть так, как требуют квалификационные справочники.

https://www.youtube.com/watch?v=YdFXtvSBYVo

В графе «Структурное подразделение» нужно указать наименование структурного подразделения организации по штатному расписанию. При приёме на работу заполняется обязательно. 

В графе «Наименование документа» указывается вид документа (приказ, распоряжение, иное решение работодателя), а в графах «Дата» и «Номер документа» — дата и номер приказа или распоряжения, по которому сотрудник принят на работу (переведён, уволен и т.д.).  

Дата указывается в формате ДД.ММ.ГГГГ, а номер документа — без указания знака «№». 

Если за время работы наименование организации меняется, то в графе «Вид мероприятия» раздела «Сведения о трудовой деятельности работника» отдельной строкой нужно указать «Переименование».

В графах подраздела «Основание» проставляются данные документа,  на основании которого компанию переименовали, а в графе «Должность, профессия, специальность, квалификация, структурное подразделение» указывается, что «старое наименование страхователя» с конкретного числа переименовано в «новое наименование страхователя».

Если нужно отменить запись о трудовой деятельности по зарегистрированному лицу, страхователь представляет форму СЗВ-ТД, заполненная в полном соответствии с первоначальными сведениями, которые требуется отменить, при этом  в графе «Признак отмены мероприятия» проставляется знак «X».

Ответственность за непредставление СЗВ-ТД

Если страхователь не представит сведения по форме СЗВ-ТД, представит их не вовремя или с ошибками, то ПФР сообщит об этом в трудовые инспекции. За неоднократные нарушения при сдаче отчётности должностным лицам будет грозить административная ответственность: предупреждение для должностных лиц (ст. 5.27 КоАП). А ещё это может привести к внеплановой проверке инспекции.

Что должен сделать работодатель

Чтобы переход на систему электронных трудовых книжек прошёл без проблем, организации должны в течение 2021 года предпринять ряд несложных действий.

1. Подготовить, принять или изменить локальные нормативные акты, а при необходимости внести изменения в соглашения и коллективные договоры.
2. Подготовиться к тому, чтобы передавать сведения в ПФР через интернет, если не делали этого раньше. Подойдёт любая система электронной отчётности.
3. До 1 июля 2021 года письменно сообщить работникам об изменениях в законодательстве и праве работников выбрать бумажную или электронную трудовую книжку.

Кроме того, мы рекомендуем назначить ответственных за уведомление работников, за ведение сведений о трудовой деятельности в электронном виде, за выдачу этих сведений по заявлению работников и за сдачу отчётности СЗВ-ТД в ПФР.

Елена Кулакова, эксперт Контур.Экстерна
Вячеслав Шинкарёв, эксперт Контур.Зарплаты

📹 Видео

Как получить выписку из трудовой книжки на госуслугахСкачать

Изменения в электронной трудовой книжке с 01.01.2024Скачать

Обзор новой инструкции ведения трудовых книжек - Елена А. ПономареваСкачать

Как заполнять трудовые книжки (2023)Скачать

ТОП-7 трудовых прав, о которых вы НЕ ЗНАЕТЕСкачать

КАК ЗАВОДИТЬ ТРУДОВУЮ КНИЖКУ НА НОВОГО РАБОТНИКА в 2021 году ?Скачать

Как обратно перейти на бумажную трудовую книжку?Скачать

Чем заменили трудовую книжку (форма СТД) - Елена А. ПономареваСкачать

Какую трудовую книжку выбрать электронную или бумажную? ТК или ЭТК?Скачать

Как заверять копию трудовой книжкиСкачать

Как оформить дубликат трудовой книжки?Скачать

Плюсы и минусы перехода на Электронные Трудовые книжкиСкачать

Электронные трудовые книжки. Как перейти на новый формат сведений о трудовой деятельностиСкачать

Находим ответ. Как внести изменения в трудовую книжкуСкачать

Вкладыш в трудовую книжку по новым правилам - Елена А. ПономареваСкачать