Проект документа: стадия согласования

Проекты подготовленных документов перед подписанием в ряде случаев согласовываются с заинтересованными учреждениями, структурными подразделениями, отдельными должностными лицами.

Это делается для проверки целесообразности и своевременности , соответствия действующим законодательным и нормативным актам и является, по существу, оценкой проекта.

Согласование проводится внутри учреждения и вне его.

Виза согласования документа

Внутреннее согласование проводится с теми подразделениями, участие которых предусмотрено при реализации данного документа. В учреждениях, имеющих юридическую службу, документы до подписания согласовываются с юристом. Документ может быть также согласован с заместителем руководителя учреждения, курирующим вопросы, отраженные в документе.

Если выполнение документа связано с финансовыми затратами, требуется согласование с финансовой службой (главным бухгалтером).

Обычно это договоры и соглашения, заключаемые организацией (фирмой) на получение или отпуск товарно-материальных ценностей, выполнение работ и услуг; приказы об установлении должностных окладов, надбавке к заработной плате, премировании и т.д. Таким образом, виза бухгалтера предусмотрена на большом количестве документов.

Внутреннее согласование оформляется визой согласования документа, состоящей из указания должности визирующего, его подписи, ее расшифровки (инициалы и фамилия) и даты.

В случае несогласия с документом, наличия замечаний и дополнений к проекту они излагаются на отдельном листе, подписываются и прилагаются к документу. В этом случае виза оформляется так:

Место визы: если подлинник документа будет отправлен, то виза располагается ниже подписи или на левом поле последнего листа того экземпляра копии, который будет оставлен в учреждении.

Для документов, подлинники которых остаются в организации (это прежде всего внутренние документы), виза проставляется на оборотной стороне последнего листа первого экземпляра подлинника документа.

В учреждении должен быть перечень важнейших документов с указанием лиц, визы которых необходимы при оформлении. Такой перечень целесообразно дать в приложении к . Работники службы делопроизводства должны хорошо знать, без чьих виз документ не может быть представлен на подпись руководителю.

При наличии компьютерной сети согласование текста документа можно провести одновременно с несколькими специалистами без его распечатки на бумаге.

Гриф согласования документа

Внешнее согласование в зависимости от содержания может проводиться с подчиненными и неподчиненными органами, если содержание документа затрагивает их интересы, с научно-исследовательскими организациями, общественными организациями, органами государственного и ведомственного контроля, вышестоящими органами.

Внешнее согласование документа может быть оформлено протоколом согласования или обсуждения проекта документа, справкой, но чаще всего грифом согласования документа.

Гриф согласования имеет два варианта: согласование с конкретным должностным лицом и согласование, другим документом, чаще всего письмом, протоколом и т.п.

В первом случае после слова СОГЛАСОВАНО указывается наименование должности, включая наименование организации, ставится личная подпись, дастся ее расшифровка и указывается дата. Во втором случае после слова СОГЛАСОВАНО указываются вид документа, его дата и номер.

Слово СОГЛАСОВАНО пишется прописными буквами без кавычек.

При необходимости согласования с несколькими организациями может составляться отдельный лист согласования.

Лучше перебдеть, чем недобдеть.

Народная мудрость

Думаю, что не ошибусь, если скажу, что любого секретаря, работающего в организации, где отсутствуют четкие правила ведения документооборота или эти правила недостаточно тщательно проработаны, неоднократно посещали мысли о высокой ответственности, которую он несет на своих плечах при подготовке того или иного организационного, распорядительного или коммерческого документа.

https://www.youtube.com/watch?v=fS2pjxZo2eE

Я вполне разделяю это беспокойство. Ведь вопросы, затрагиваемые в документах, подчас лежат в настолько различных плоскостях, что одному человеку, будь он даже семи пядей во лбу, зачастую непросто или даже невозможно разобраться во всех тонкостях, скрытых нюансах и возможных последствиях, которые повлечет за собой подписание того или иного документа.

Выходом для делопроизводителя (секретаря) в данном случае будет являться процедура согласования проекта документа перед утверждением его руководящим лицом компании.

Давайте попробуем выработать, отладить, утвердить и запустить в действие жизнеспособный механизм согласования проектов документов, способный снять с сотрудника службы делопроизводства или канцелярии бремя ответственности и свести к минимуму ошибки при составлении и утверждении тех или иных документов компании.

Наша справка

Существуют две формы согласования: внутренняя и внешняя.

Внутреннее согласование — это анализ и оценка ведущими специалистами (руководителями соответствующих служб или подразделений организации) проекта документа с целью проверки корректности формулировки содержания, возложения ответственности, сроков исполнения, финансовых выгод или потерь, проверки соответствия данного документа действующему законодательству и локальным нормативным актам компании.

Внешнее согласование — это согласование документа со сторонними организациями или их должностными лицами.

Внешнее согласование, в зависимости от содержания документа, может проводиться как с подчиненными, так и с неподчиненными органами (если содержание документа затрагивает их интересы), научно-исследовательскими организациями, различными комитетами и общественными организациями, контролирующими органами и т.д.

1.Каким документом в организации регулируется процедура согласования того или иного документа?

Извлечение

3.3.4. Подготовка нормативных правовых актов федерального

органа исполнительной власти

[…] В Инструкции по делопроизводству раскрывается:

состав реквизитов нормативного правового акта и порядок их оформления;

порядок и сроки подготовки проекта нормативного правового акта;

порядок его согласования (согласование нормативного правового акта с должностными лицами федерального органа исполнительной власти, согласование проекта акта с другими органами федеральной исполнительной власти, если в нем содержатся положения, нормы и поручения, касающиеся других федеральных органов исполнительной власти, иных органов и организаций, порядок согласования проекта нормативного акта, подготовленного федеральной службой или федеральным агентством, с федеральным министерством, в ведении которых они находятся);

состав документов, сопровождающих проект, и приложений к нему, правила их оформления;

порядок представления нормативного правового акта на экспертизу в Министерство юстиции Российской Федерации;

порядок принятия (подписания, утверждения) нормативных правовых актов;

порядок доведения нормативного правового акта до исполнителей. […]

Таким образом, основным руководством к действию, в котором должен быть прописан порядок согласования документов, является инструкция по делопроизводству.

Как показывает мой опыт работы, далеко не во всех организациях этот документ составлен должным образом и с детальной проработкой процесса. Многие организации не имеют не то что отработанной процедуры согласования, но и самой инструкции. Поэтому рассмотрим этот, самый неприятный для нас случай.

У секретаря или делопроизводителя такой организации сразу возникает целый ряд вопросов.

2. В каких случаях и проекты каких видов документов на стадии создания требуют согласования?

Видео:Вебинар «Согласование документа в 1С:Документооборот 3.0 (на примере согласования Договора)»Скачать

Согласование (внутреннее и внешнее). Проект документа: стадия согласования Согласование замечаний

Тема сложная и интересная. Я и сама не так давно в ней разобралась. Раньше, например, думала, что гриф «Для служебного пользования» может применяться во всех организациях. Оказалось, нет.

Правила применения грифа ограничения доступа есть и они меняются, в связи с введением новых нормативных актов. Например, статья 139 ГК РФ «О служебной и коммерческой тайне» утратила силу.

Теперь действуют ФЗ «О коммерческой тайне» и «Положение о порядке обращения со служебной информацией» (ссылки ниже). А методические рекомендации к ГОСТ Р 7.0.97 -2021 наконец разъяснили правила оформления грифа.

И это порадовало.

https://www.youtube.com/watch?v=b9sKQZ4mSek

Давайте разберемся какие бывают грифы ограничения доступа и в каких случаях их нужно применять.

Гриф ограничения доступа — это реквизит документа, который ограничивает распространение информации. Его применяют при оформлении конфиденциального документа. Именно это и отличает конфиденциальный документ от обычного.

Конфиденциальный документ — носитель документированной информации, оформленный определенным образом и содержащий сведения, которые относятся к коммерческой, служебной или иной тайне, доступ к которому охраняется законодательством и его обладателем.

Конфиденциальная информация отличается от конфиденциального документа тем, что может быть и устной. А устную информацию контролировать довольно трудно. С материальными носителями все проще. Поэтому для документов, флешек, дисков существует гриф ограничения доступа.

Работодатель сам решает (кроме гостайны) какую информацию следует отнести к конфиденциальной, но это не должно противоречить законодательству. Поэтому нужно сначала изучить нормативные акты по этому вопросу.

После изучения нормативных документов работодатель должен решить какой гриф(ы) ограничения доступа будет использоваться в организации и будет ли. Затем правила работы с конфиденциальной информацией и использования грифа следует закрепить в нормативных документах организации. Тогда сотрудники будут знать какая информация относится к конфиденциальной и как с ней работать.

Виды грифов ограничения доступа:

«Секретно», «Совершенно секретно», «Особой важности».
Использование этих грифов допускается только для засекречивания информации, составляющей государственную тайну. Применяется в основном в государственных организациях или организациях, осуществляющих государственное управление. Правила отнесения сведений к гостайне определяет Правительство Российской Федерации.

Совершенно секретно
Экз.№ 1

Государственная тайна — это защищаемые государством сведения в области его военной, внешнеполитической, экономической, разведывательной, контрразведывательной и оперативно-розыскной деятельности, распространение которых может нанести ущерб безопасности Российской Федерации.

«Для служебного пользования».
Используется для работы со служебной информации ограниченного распространения (служебная тайна). Этот гриф используется только в федеральных органах исполнительной власти для работы с информацией, которую можно отнести к несекретной.

Какую информацию отнести к несекретной определяет исполнитель и должностное лицо, подписывающее документ. Они несут ответственность за обоснованность этого решения и за соблюдение ограничений в отношении этой информации.

Для служебного пользования
Экз.№ 1

«Коммерческая тайна»
Используется для информации, которая позволяет организации увеличить доходы, сократить расходы, сохранить положение на рынке и получить коммерческие выгоды.

Коммерческая тайнаАкционерное общество «ИнтелИнвест»Норвежская ул., д. 24,

г. Казань, 657533

В документах, содержащих сведения, составляющие коммерческую тайну, указывается полное наименование юридического лица и место его нахождения.

«Конфиденциально» или «Конфиденциальная информация»
Если в организации есть конфиденциальные документы, которые не отвечают признакам какой-либо тайны, то организация вправе сама определить форму грифа. Например, ввести гриф «Конфиденциально» или «Конфиденциальная информация».

Конфиденциально
Экз.№ 2

Это самые распространенные грифы ограничения доступа. Организация также может установить грифы, связанные с профессиональной деятельностью — «Банковская тайна», «Налоговая тайна», «Врачебная тайна» и другие. На практике встречается и гриф «Персональные данные», но в 80% случаях для ограничения доступа к этой информации организации используют гриф «Конфиденциально».

Утвержденный порядок согласования документов в организации позволяет не только упорядочить документооборот, но и существенно повысить качество принимаемых на предприятии экономических, организационных и управленческих решений.

Согласование документа — это не только подтверждение его юридической значимости

Согласно требованиям государственных стандартов к оформлению организационно-распорядительной документации, гриф согласования относится к числу реквизитов, являющихся обязательными для некоторых формуляров документов. В том случае, когда такой гриф является обязательным, согласование документа — это подтверждение правильности оформления и, следовательно, юридической силы документа.

https://www.youtube.com/watch?v=HZwm-RIYew8

Но современная практика делопроизводства считает такой подход формальным и предлагает рассматривать порядок согласования проектов документов как гарантию качества излагаемых в них технологических, организационных и управленческих решений. Ведь по сути, согласование документа, при неформальном подходе, означает, что все заинтересованные лица, чье экспертное мнение должно быть учтено при его разработке, ознакомились с ним и согласились с его положениями.

Процедура согласования документа — это подтверждение его необходимости, а также юридической, финансовой, экономической, технологической и методологической актуальности. Согласующие подписи, поставленные ответственными специалистами в своих областях, позволяют свести к минимуму принятие неверных и неграмотных решений, обеспечивают обязательность исполнения положений документа.

При этом, согласование документа — это часть делопроизводства организации, ее документооборота. Эта процедура предусматривает постоянный контроль времени исполнения и маршрута движения документа.

Все это должно быть учтено в локальном регламенте, устанавливающем порядок согласования и утверждения документов в организации.

Такой комплексный подход к процедуре позволит не только ускорить процесс согласования, но и обеспечит качество реализуемых решений.

Наличие локального нормативного акта, регламентирующего порядок согласования документов в организации, позволит на практике реализовать системный подход к процедуре согласования, разграничить зоны ответственности между ведущими специалистами и упростить взаимодействие между структурными подразделениями предприятия.

Существует две формы согласования документа — это:

1. внутреннее согласование — при котором проект разработанного документа анализируется, оценивается и редактируется специалистами — руководителями служб и подразделений.

   Они проверяют содержание документа на соответствие нормам оформления и закона, корректность используемых формулировок и приведенных расчетов, правильности технологических или управленческих решений;

2. внешние согласование — при котором согласующие подписи на документе должны поставить должностные лица сторонних организаций, чьи интересы затрагивает документ. Это могут быть как вышестоящие, так и подчиненные организации, контролирующие органы, общественные или научно-исследовательские организации, различные комитеты.

Мы более подробно остановимся на нутренней форме согласования документов, поскольку в этом случае организации самостоятельно следует разработать и утвердить локальным нормативным актом порядок согласования и утверждения документов.

Видео:Вебинар «Согласование документа в 1С:Документооборот 3.0 (на примере согласования Договора)»Скачать

Порядок согласования документов

Сотрудник готовит документ. Если этот документ — ответ, то согласование проекта документа нужно осуществлять с теми отделами, которые указаны в резолюции. Можно добавить другие отделы, если возникла необходимость в ходе подготовки проекта.

Если ваша организация-инициатор документа, то решение, кто будет его согласовывать, принимает сотрудник и начальник его отдела. Решение принимается на основании инструкции по делопроизводству организации, где должны быть прописаны основные моменты согласования документов.

Главные правила согласования документов:

1. Документ визирует начальник подразделения, подготовившего документ.
2. Заместитель руководителя организации, курирующий данный отдел.
3. Если документ касается финансовых вопросов, то визирует его главный бухгалтер.

4. Если требуется правовая оценка, то согласовываем документ с юридическим отделом
5. Последним документ визирует начальник службы делопроизводства. Он проверяет орфографию, стилистику, оформление документа и наличие всех виз.

6. Ответственность за своевременное направление документа на согласование несёт исполнитель.

Самый длинный путь согласования проходят распорядительные документы, договоры, соглашения, государственные контракты.

Для писем обычно достаточно начальника отдела и курирующего заместителя. Письма, отправляемые во внешние организации лучше согласовывать со службой делопроизводства.

Виды согласования документов

1. Внутреннее согласование. То есть документ согласовывается внутри организации. На документе оформляется виза согласования на последнем листе 2 -го экземпляра, если документ уходит из организации и с оборотной стороны 1-го, если остаётся. К распорядительным документам прикладывается лист согласования.

   https://www.youtube.com/watch?v=hemGnii3WIA

   Начальник финансового отдела

   подпись А. Г. Резникова

   24.04.2015

2. Для внешнего согласования, то есть, когда документ уходит из организации используют гриф согласования. ГОСТ Р 6.30–2003 разъясняет, что документ может быть согласован должностным лицом или другим документом.

   СОГЛАСОВАНО

   Генеральный директор ООО «Свобода»

   подпись C. А. Красавин

   31 декабря 2013 г.

   или

   СОГЛАСОВАНО

   приказом ОАО «Радость»

   от 01.04.2014 № 01–02/75

На внутренних документах тоже можно использовать гриф согласования. На практике это встречается на докладных и служебных записках.

Сроки согласования документов

Документы согласовывается от 1 до 5 рабочих дней. Это зависит от вида документа и это нужно прописать в инструкции по делопроизводству во избежание конфликтных ситуаций.

На практике документы с пометкой «Срочно», «Незамедлительно» визируются в день принесения документа на согласование, срок визирования приказов по основной деятельности — не более 5 рабочих дней, по личному составу — не более 2-х рабочих дней. Остальные документы согласовываются в течение 3-х рабочих дней.

Если у кого-либо из визирующих есть замечания к документу, то он согласовывает документ с отметкой «замечания прилагаются».

Замечания прилагаются

Начальник отдела информатизации

подпись Р. С. Баков

09.02.2021

Порядок согласования документов определяется внутри организации. Можно ходить с одним проектом документа от визирующего к визирующему.

Можно распечатать несколько копий, «дать почитать» параллельно нескольким согласовывающим, а потом принести завизировать оригинал.

Можно воспользоваться системой электронного документооборота и отправить документ на согласование в электронном виде. Выберете свой наиболее действенный путь.

Узнайте как согласовать документ в электронном виде>>

«,»author»:»ÐÐ²Ñ‚ор: Инна»,»date_published»:»2021-01-04T00:00:00.000Z»,»lead_image_url»:»https://3.bp.blogspot.com/-mwbLB5Kmv7o/Vv__qHEjVFI/AAAAAAAADTM/5GfYGiMd2600SDCNx5AlYl7yNsjfgRM3Q/w1200-h630-p-k-no-nu/%25D1%2581%25D0%25BE%25D0%25B3%25D0%25BB%25D0%25B0%25D1%2581%25D0%25BE%25D0%25B2%25D0%25B0%25D0%25BD%25D0%25B8%25D0%25B5%2B%25D0%25B4%25D0%25BE%25D0%25BA%25D1%2583%25D0%25BC%25D0%25B5%25D0%25BD%25D1%2582%25D0%25BE%25D0%25B2.png»,»dek»:null,»next_page_url»:null,»url»:»http://www.docdelo.ru/2021/04/poryadok-soglasovaniya-documentov.html»,»domain»:»www.docdelo.ru»,»excerpt»:»Ð“лавные правила согласования документов. Когда ставится гриф согласования, визы согласования документов с примерами на docdelo.ru..»,»word_count»:425,»direction»:»ltr»,»total_pages»:1,»rendered_pages»:1}

Видео:ВСЕ разделы проектной документации в строительстве| От идеи до экспертизыСкачать

Согласование проекта документа: 7 главных вопросов

Лучше перебдеть, чем недобдеть.

Народная мудрость

Думаю, что не ошибусь, если скажу, что любого секретаря, работающего в организации, где отсутствуют четкие правила ведения документооборота или эти правила недостаточно тщательно проработаны, неоднократно посещали мысли о высокой ответственности, которую он несет на своих плечах при подготовке того или иного организационного, распорядительного или коммерческого документа.

https://www.youtube.com/watch?v=fS2pjxZo2eE

Я вполне разделяю это беспокойство. Ведь вопросы, затрагиваемые в документах, подчас лежат в настолько различных плоскостях, что одному человеку, будь он даже семи пядей во лбу, зачастую непросто или даже невозможно разобраться во всех тонкостях, скрытых нюансах и возможных последствиях, которые повлечет за собой подписание того или иного документа.

Выходом для делопроизводителя (секретаря) в данном случае будет являться процедура согласования проекта документа перед утверждением его руководящим лицом компании.

Давайте попробуем выработать, отладить, утвердить и запустить в действие жизнеспособный механизм согласования проектов документов, способный снять с сотрудника службы делопроизводства или канцелярии бремя ответственности и свести к минимуму ошибки при составлении и утверждении тех или иных документов компании.

Наша справка

Существуют две формы согласования: внутренняя и внешняя.

Внутреннее согласование – это анализ и оценка ведущими специалистами (руководителями соответствующих служб или подразделений организации) проекта документа с целью проверки корректности формулировки содержания, возложения ответственности, сроков исполнения, финансовых выгод или потерь, проверки соответствия данного документа действующему законодательству и локальным нормативным актам компании.

Внешнее согласование – это согласование документа со сторонними организациями или их должностными лицами.

Внешнее согласование, в зависимости от содержания документа, может проводиться как с подчиненными, так и с неподчиненными органами (если содержание документа затрагивает их интересы), научно-исследовательскими организациями, различными комитетами и общественными организациями, контролирующими органами и т.д.

1. Каким документом в организации регулируется процедура согласования того или иного документа?

Вот что говорится в Методических рекомендациях по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденных приказом Росархива от 23.12.2009 № 76:

Извлечение

из Методических рекомендаций

3.3.4. Подготовка нормативных правовых актов федерального

органа исполнительной власти

[…] В Инструкции по делопроизводству раскрывается:

состав реквизитов нормативного правового акта и порядок их оформления;

порядок и сроки подготовки проекта нормативного правового акта;

порядок его согласования (согласование нормативного правового акта с должностными лицами федерального органа исполнительной власти, согласование проекта акта с другими органами федеральной исполнительной власти, если в нем содержатся положения, нормы и поручения, касающиеся других федеральных органов исполнительной власти, иных органов и организаций, порядок согласования проекта нормативного акта, подготовленного федеральной службой или федеральным агентством, с федеральным министерством, в ведении которых они находятся);

состав документов, сопровождающих проект, и приложений к нему, правила их оформления;

порядок представления нормативного правового акта на экспертизу в Министерство юстиции Российской Федерации;

порядок принятия (подписания, утверждения) нормативных правовых актов;

порядок доведения нормативного правового акта до исполнителей. […]

Таким образом, основным руководством к действию, в котором должен быть прописан порядок согласования документов, является инструкция по делопроизводству.

https://www.youtube.com/watch?v=gPcxh-mU_zE

Как показывает мой опыт работы, далеко не во всех организациях этот документ составлен должным образом и с детальной проработкой процесса. Многие организации не имеют не то что отработанной процедуры согласования, но и самой инструкции. Поэтому рассмотрим этот, самый неприятный для нас случай.

У секретаря или делопроизводителя такой организации сразу возникает целый ряд вопросов.

2. В каких случаях и проекты каких видов документов на стадии создания требуют согласования?

Видео:Урок 13. Общие принципы обработки документов. Согласование документов.Скачать

Работа с проектами документов

• Документация
• /
• Руководство пользователя
• /
• Работа с проектами документов

С помощью механизма подготовки и согласования проектов документов Системы вы сможете создавать из проекта документы различных типов.

Механизм работы с проектами документов

Система предоставляет эффективный механизм создания документа на основе его проекта. При этом предполагается, что проект может пройти несколько этапов согласования с фиксацией результата каждого этапа в новой версии проекта документа.

На рисунке ниже изображена схема работы с проектом документа:

Примерная схема согласования проекта документа и создание нового документа на основе проекта

Автор проекта будущего документа создает проект и отправляет его на согласование одному или нескольким сотрудникам. После получения результатов согласования от данных сотрудников автор может учесть высказанные замечания и создать новую версию проекта на базе данной версии.

Процесс согласования и создания новых версий может продолжаться до тех пор, пока все заинтересованные лица не согласятся с предложенной версией проекта документа.

При необходимости автор может снять проект с согласования у того или другого сотрудника или вообще отменить выбранные маршруты подготовки проекта. Согласованный проект отправляется на подпись руководителю(-ям), то есть пользователям, обладающих правом подписи проектов документов.

Далее проект передается на регистрацию. После регистрации проект становится полноценным документом, который может подлежать исполнению.

Создание проекта документа

Для создания проекта нового документа выполните следующие действия:

• выберите папку «Проекты документов»;
• нажмите Создать на панели инструментов, в результате появится диалог:

Диалог для выбора типа документа для создания его проекта

• Выберите в данном диалоге тип документа, проект которого будет создан. Нажмите ОК.
• в результате появится карточка выбранного типа документа, который до его регистрации будет считаться проектом документа:

Пример карточки проекта документа «Исходящее письмо»

• Заполните обязательные для заполнения поля для данного типа документа, вставьте вложенный файл и нажмите Сохранить изменения.

Согласование проекта документа

После заполнения всех необходимых полей в проекте документа его можно отправить на согласование, выбрав соответствующий вид поручения «На согласование». Выполните действия с Мастером отправки поручений, как описано выше. В закладке «Маршруты» можно проконтролировать правильность создания поручений на согласование.

Пример маршрута согласования проекта

Пользователь, получивший проект документа на согласование, видит в папке «Входящие документы» поручение «На согласование».

Папка «Входящие документы» пользователя, которому пришел проект на согласование

Открыв документ, его можно просмотреть, а на закладке «Маршруты» высказать свое мнение о проекте документа:

Проект документа, пришедший на согласование

Нажмите Согласен, если у Вас нет замечаний к проекту документы или они некритичны. Если у Вас есть замечания, Вы можете перейти на закладку «Отчет» и записать свое мнение:

Проект документа. Закладка «Отчет»

Нажмите Не согласен, если считаете, что проект документа в данной редакции неприемлем.

Необходимо учитывать, что пользователи, которым пришел проект на согласование, не могут править вложенные автором проекта файлы.

Для того, что бы представить свои варианты содержимого данных файлов, необходимо скопировать эти файлы (средствами Windows —Copy-Past) на закладку «Вложенные файлы» своего поручения и там с ними можно работать:

Проект документа. Закладка «Вложенные файлы»

Состояние проекта документа можно отслеживать в папке «Проекты документов». Оно может принимать следующее значение:

• новый — вновь созданный проект;
• на согласовании — проект, по которому процесс согласования еще не завершен;
• не согласованный — проект, по которому хотя бы один из пользователей, участвующих в согласовании, высказал мнение «Не согласен»;
• согласованный — проект, по которому все участники согласования высказались «Согласен»;
• подписан — проект, который подписан;
• не подписано — проект, подпись которого отклонена.

Папка «Проекты документов». Состояние проекта

https://www.youtube.com/watch?v=BS58irdvEEI

Вы можете открыть документ и ознакомиться с мнением каждого из участников согласования:

Проект документа. Состояние согласования

При необходимости можно создать новую версию проекта документа, в которой будут учтены высказанные замечания, и отправить его на повторное согласование. Для создания новой версии проекта документа нажмите Создать новую версию на панели инструментов проекта документа, закладка «Карточка».

Система предложит создать следующую версию проекта документа с возможностью выбора файлов, которые будут скопированы в новую версию проекта:

Проект документа. Создание новой версии проекта

После создания новой версии и внесения нужных правок Вы можете вновь отправить проект вновь на согласование, но уже в новой версии. При этом у Вас есть возможность просмотреть историю версий, замечания каждого участника согласования по каждой из версий и т.д. на закладке «Журнал версий»:

Проект документа. Журнал версий

После окончания этапа согласования документ может быть отправлен на подпись. Для этого нужно отправить проект на подпись, выбрать соответствующий вид поручения. Появится диалог выбора исполнителей.

Выберите подписывающее лицо и пройдите оставшиеся диалоги Мастера отправки поручений.

Сотруднику, которому придет проект на подпись, следует открыть его и просмотреть сам проект и результаты его согласования, а также, при желании, предыдущие версии проекта.

Подписывающее лицо может подписать проект документа, нажав Подписать или отклонить, нажав Не согласен:

Проект документа. Подпись проекта

Проект документа. Просмотр результатов согласования

У автора проекта в папке «Проекты документов» будет отображено состояние проекта («Подписан» или «Не подписано»):

Состояние проекта «Подписан»

Если проект будет в состоянии «Не подписано», то с ним вновь можно работать, создавая новые версии проекта. Если проект подписан, то его можно отправить на регистрацию.

Регистрация проекта документа

Подписанный проект можно отправить на регистрацию (Отправить по маршруту – На регистрацию):

Проект документа. Отправка на регистрацию

Проект документа попадает к регистратору в папку «На регистрацию». Регистратору следует открыть проект и перейти на закладку «Регистрационные записи»:

Проект документа. Закладка «Регистрационные записи»

Регистратор регистрирует документ, нажав Зарегистрировать документ. Появится диалог:

Диалог регистрации документа

Сохраните введенные данные.

Запись о факте регистрации вносится на закладку «Регистрационные записи»:

Проект документа. Новая запись о регистрации

Сам документ перемещается в папку для хранения соответствующих типов документов:

Папка «Исходящие» с новым зарегистрированным документом

Вы можете на базе существующего документа создать проект нового документа. При этом часть информации из полей существующего документа перейдут в проект. Для создания проекта из документа выберите нужный документ и выполните пункт Создать документ на базе данного документа из меню Действия (Дополнительно) или нажмите соотв. кнопку на панели инструментов.

В результате появится диалог выбора типа документа. Выберите в этом диалоге нужный тип документа и нажмите ОК.

Далее с проектом можно выполнять действия, как описано выше.

Видео:Directum RX. Демонстрация правил согласования для внутренних документов (веб-клиент)Скачать

Стадии проектирования

Процесс проектирования включает масштабный комплекс работ от сбора исходных данных до формирования комплекта рабочей документации. В обязанности проектной организации входит:

• обеспечение высокого технического уровня принятых проектных решений;
• соблюдение действующих законодательных актов, нормативных документов, технических условий, стандартов, строительных норм и правил;
• обеспечение экономической эффективности проектируемого объекта капитального строительства.

В зависимости от технической сложности и масштабов объекта проектирование осуществляется в одну или две стадии.

Одностадийное проектирование

Одностадийное проектирование подразумевает принятие проектных решений параллельно с созданием рабочей документации. Результаты работы отображаются в «Рабочем проекте».

Одновременно и параллельно решаются вопросы общего и частного характера. Утверждению подлежит только наиболее значимая часть проекта. Утверждаемая документация направляется в экспертные организации для согласования.

Рабочие чертежи разрабатываются еще до получения экспертного заключения.

https://www.youtube.com/watch?v=oFFQHUqifhE

Преимущество одностадийной схемы – сокращение срока проектирования в полтора-два раза и снижение стоимости разработки проекта на 40-50%.

Однако такой подход не дает никакой гарантии, что готовые чертежи не потребуют доработки.

Поэтому одностадийное проектирование практикуется в исключительных случаях — для простых, типовых или повторно строящихся объектов. Также из одной стадии состоит разработка проекта капитального ремонта.

Двухстадийное проектирование

Процесс двухстадийного проектирования делится на два этапа: разработка проектных решений и формирование рабочей документации. На стадии «Проект» рассматриваются общие и принципиальные вопросы.

Готовый комплект проектной документации направляется на экспертизу в государственную или негосударственную службу.

При необходимости, по рекомендациям экспертов в раздел «П» вносятся изменения, устраняются недочеты.

Только после согласования проектных решений в экспертных организациях разрабатываются рабочие чертежи, которые используются на стройплощадке для выполнения строительно-монтажных работ (стадия «Р» или «Рабочая документация»).

Для технически сложных объектов перед разработкой проектных решений составляется предпроектное (концептуальное, эскизное) предложение.

Двухстадийный принцип избавляет от необходимости многократной переработки рабочих чертежей, гарантирует высокое качество проекта и его полное соответствие требованиям технического задания и нормативным документам.

Состав проектной документации

Одно- и двухстадийное проектирование отличается лишь последовательностью разработки проектных решений и рабочей документации. В первом случае эти два этапа выполняются параллельно, во втором – последовательно. Состав проекта не зависит от количества стадий проектирования.

Состав разделов проектной документации утвержден Постановлением Правительства Российской Федерации № 87. В документе выделено 12 разделов:

1. Пояснительная записка – текстовый документ, в котором приводится описание и обоснование принятых проектных решений.
2. Генеральный план – планировочная схема организации выделенного под застройку земельного участка.
3. Архитектурные решения – пространственная и планировочная организация здания, его визуальные и функциональные характеристики.
4. Конструктивные и объемно-планировочные решения – проработка несущих конструкций здания.
5. Сведения об инженерно-технических сетях и оборудовании для систем водоснабжения, водоотведения, газоснабжения, связи, вентиляции и кондиционирования, электроснабжения, тепловых сетей. Также в этот раздел входят «Технологические решения», разрабатываемые с целью согласования архитектурных и конструктивных решений с особенностями технологических процессов, реализуемых в здании.
6. Проект организации строительства – требования к составу и последовательности выполнения работ на строительной площадке.
7. Проект организации работ по демонтажу или сносу зданий, последовательность выполнения демонтажных работ.
8. Мероприятия по охране окружающей среды, комплекс мероприятий по обеспечению пожаробезопасности.
9. Обеспечение доступа для людей с ограниченными возможностями.
10. Мероприятия по повышению энергоэффективности здания.
11. Прочая документация, состав которой определяется в индивидуальном порядке в соответствии с требованиями федерального законодательства.

Предпроектное предложение

Это комплект первичных документов, в которых отражен комплекс концептуальных решений в виде эскизов или компьютерных 3D-моделей. В ходе разработки предпроектного предложения:

• определяется схема размещения здания на земельном участке;
• проводятся технико-экономические расчеты для обоснования инвестиционной привлекательности объекта;
• разрабатывается общая концепция архитектуры здания;
• прорабатываются общие вопросы стилистики, конструкции, функциональности здания.

Стадия «Проект»

Это самый ответственный, длительный и объемный этап проектирования. На стадии «П» обеспечивается надежность всех строительных конструкций и соответствие проектных решений требованиям нормативных документов.

В ходе проектирования подробная детализация узлов не производится. Проектная документация состоит из двух основных частей – текстовой и графической.

В текстовой части содержится информация о принятых технических решениях с пояснениями и ссылкам на нормативные документы, результаты расчетов для обоснования принятых решений.  

В состав графической части входят чертежи, схемы, планы, 3D-модели. Проектные решения подвергаются экспертной оценке.

После получения положительных заключений от организаций, которые проводят государственную или негосударственную экспертизу, проект переходит на стадию «Р».

Утвержденная документация стадии «П» используется для разработки комплекта рабочих чертежей и уточненной сметной документации.

Стадия «Рабочая документация»

На стадии «Р» проектные решения прорабатываются более детально, на основании чего разрабатывается:

• комплекты чертежей по маркам;
• сметая документация;
• спецификации оборудования;
• ведомости потребности в материалах;
• ведомости объемов строительно-монтажных работ;
• прочие прилагаемые документы.

Рабочая документация используется строительно-монтажными бригадами для выполнения работ на объекте. Чертежи и спецификации необходимы специалистам по авторскому и техническому надзору.

Общий состав рабочей документации определяется в зависимости от специфики объекта и уточняется в договоре на проектирование.

Состав рабочих чертежей соответствует требованиям специальной системы стандартов СПДС (Система проектной документации для строительства), в частности:

• ГОСТ 21.101-93 «СПДС. Основные требования к рабочей документации»;
• ГОСТ 21.110 «СПДС. Правила выполнения спецификации оборудования, изделий и материалов».

Марки комплектов рабочих чертежей

Приведем краткий перечень наиболее часто используемых марок рабочих чертежей.

https://www.youtube.com/watch?v=6vTM1nawwi4

ГП – генеральный план. Разбивочный чертеж, планы земляных масс, организации рельефа, размещения инженерных сетей, благоустройства территории.

АР – архитектурные решения. Поэтажные планировки, разрезы, чертежи фасадов.

КР – конструкции решения. Чертежи фундаментов, стен, перекрытий, лестниц, металлических конструкций.

ОВ – отопление, вентиляция, кондиционирование воздуха. Планы, схемы размещения, спецификации отопительного, кондиционирующего и вентиляционного оборудования.

ВК – водопровод и канализация. Планы, схемы, спецификации оборудования систем водоснабжения и водоотведения.

ЭОМ – электрооборудование и освещение. Планы, спецификации, схемы размещения осветительных приборов и электрооборудования.

ТХ– технологические решения. Технологические схемы планировки помещений, планы размещения и спецификации технологического оборудования.

Выполнение всех этапов проектирования в соответствии с государственными стандартными и нормами – это главное условие качественного проектирования. Именно этим принципом руководствуется компания «PNProject» в ходе разработки проектов зданий и сооружений различного назначения.

🎥 Видео

Процесс проектирования и согласования проектной документации для объектов культурного наследияСкачать

Как согласовать перепланировку? Правила и нормы, порядок действий, документы и ценыСкачать

Проектная документация. Рабочая документация. Отличия проектной и рабочей документации.Скачать

Согласование эскизного проекта/Егов/egov.kz/строительствоСкачать

Как самостоятельно согласовать перепланировку квартиры. Пошаговая инструкция. 4 мифа о согласованииСкачать

Directum RX. Демонстрация правил согласования для договоров (веб-клиент)Скачать

Согласования в Pyrus: последовательные и параллельныеСкачать

1С:Документооборот 3.0. Создание договора. Отправка договора на согласование.Скачать

Как самостоятельно согласовать перепланировку в квартире 2023Скачать

Вебинар «Согласование документа в 1С:Документооборот 2.1 (на примере согласования Договора)»Скачать

1С Управление Холдингом, 8 Универсальные процессы согласование документа, Учебный курсСкачать

Бизнес процессы на Диске в группе/проекте с визуальным Канбаном статусов согласованияСкачать

Согласование документаСкачать

Клиент Создание служебной записки и отправка на согласованиеСкачать

Правила согласования. Корреспонденция и внутренние документы (десктоп-клиент)Скачать