Создание кадровой службы. Шаг 2

Кадровая работа (делопроизводство и управление персоналом) стратегически важный участок в любой компании. Однако возникают вопросы.

Например, такие: стоит ли создавать отдельное структурное подразделение, отвечающее за кадры? Или для этого достаточно выделить одного специалиста? Как изменить кадровую службу при слиянии компаний? И как в этом случае организовать работу ее сотрудников? Найдем ответы.

Первые шаги

Работа любой организации невозможна без подбора сотрудников, управления ими, ведения, учета документов. Решение этого вопроса — создание службы или отдела по управлению персоналом.

Однако если компания небольшая или только появилась, отдельное подразделение можно не создавать, возложив обязанности на главного бухгалтера или даже на рядовых сотрудников. Необходимо включить соответствующий пункт в должностные их инструкции и закрепить такое положение в трудовом договоре. 

В каждой организации работа с персоналом строится по-разному. Поэтому процесс и система организации зависит от того, какие конкретные задачи будет необходимо решать кадровой службе.

Цели и задачи кадровой службы      

Основанная цель — организация работы всех сотрудников, при которой данная компания будет наиболее эффективно работать. Среди основных задач можно условно выделить несколько направлений.

1. Во-первых, это организационная деятельность. Например, разработка, оптимизация штата.
2. Во-вторых, работа с персоналом: подбор, адаптация, мотивация работников, планирование карьеры и разработка обучающих программ.
3. В-третьих, учет, контроль, а именно организация оборота документов, ведение кадрового делопроизводства, учет рабочего времени, контроль соблюдения трудового права. 

В зависимости от того, какие конкретно цели ставятся перед данным структурным подразделением, больше внимания будет уделяться тому или иному направлению деятельности. 

Как распределить роли?

Способ организации работы, распределение обязанностей  зависят от нескольких параметров. Во-первых, от целей и задач самой компании, во-вторых, от размеров компании. Так, например, на малом предприятии кадровая служба может быть представлена одним менеджером по персоналу, который ведет делопроизводство, осуществляет подбор и адаптацию персонала, когда это требуется.

Численность сотрудников малых предприятий не превышает ста человек, среди малых предприятий выделяются микропредприятия — до пятнадцати человек.

Если компания будет развиваться, и численность сотрудников будет увеличиваться, то имеет смысл создавать службу, состоящую из специалистов по кадровому делопроизводству и по управлению персоналом.

При разделении обязанностей между специалистами их круг ответственности и обязанности не будут пересекаться. Но при необходимости разрешать сложные и проблемные вопросы они будут дополнять друг друга.

Это будет способствовать эффективной и четкой работе.

При желании управление персоналом и ведение соответствующего делопроизводства можно поручить разным структурным подразделениям. Но при такой организации работы следует четко закрепить в локальных актах порядок взаимодействия  отделов или департаментов.

Практический опыт показывает, что в больших компаниях удобнее разделить кадровую службу на несколько подструктур. Например, на отдел подбора персонала, отдел кадров, отдел обучения персонала и т.д. Численный состав отдела зависит от различных явлений, в том числе и от политики компании, но обычно это не менее 4-6 сотрудников.

Как определить состав?

Как мы уже упоминали, состав работников, структура подразделения будут зависеть от сферы деятельности компании, ее размеров.   Рекомендуем включить в состав следующих специалистов:

1. Во-первых, это руководитель, который возглавит эту структуру и обеспечит ее функционирование.
2. Во-вторых, специалист по персоналу. Он изучает рынок труда и организует собеседования, тестирования при приеме на работу.
3. В-третьих, инспектор по кадрам, осуществляющий ведение профильного делопроизводства. 

При необходимости в состав службы можно включить юриста (специалиста) по вопросам трудового права, архивариуса. Дополнительно привлекают ответственного за ведение системы хранения и учета документов организации, делопроизводителя, ответственного за обработку и учет корреспонденции, создание справочной базу документов организации.

https://www.youtube.com/watch?v=KXeLytxBhAY

Если юрист в компании помимо курирования своей основной деятельности (в том числе и вопросов трудового права) ведет кадровое делопроизводство, то лучше оформить это как работу по совместительству.

Речь про двойное подчинение: руководителю юридического отдела и руководителю службы персонала.

Это, обеспечит единообразие при ведении кадрового делопроизводства, дополнительный контроль со стороны главного юриста компании.

Следует иметь в виду, что какая бы система организации не была выбрана, сама процедура создания этой структуры не измениться. 

Упрощенный алгоритм создания кадровой службы:

·         Направление служебной записки, обосновывающей необходимость создания кадровой службы, на имя руководителя организации. В качестве приложения к такой записке прилагается расчет численности работников кадровой службы, а также организационная структура кадровой службы.

·         Отражение численного состава работников кадровой службы в штатном расписании;

·         Издание руководителем компании приказа о создании кадровой службы и приказа о назначении ее должностных лиц;

·         Утверждение руководителем организации Положения о кадровой службе.

Как быть при слиянии компаний? 

Если в вашей компании происходит реорганизация в форме слияния или присоединения другого юридического лица (Ст. 57 ГК РФ),  то кадровая служба новой компании может быть создана по схеме, о которой  мы говорили выше, с учетом особенностей «старых» кадровых структур.

Пример

По решению собственника имущества произошло слияние ЗАО «Цветовод» и ЗАО «Цветочный базар» в одну компанию. Перед руководством новой организации встал вопрос — как выстроить единую кадровую структуру.

Дело в том, что в ЗАО «Цветовод» был отдел кадров, в состав которого входил, делопроизводитель, инспектор по кадрам, специалист по охране труда и юрист по трудовым спорам, а подбор сотрудников осуществлялся с помощью кадровых агентств.

А в ЗАО «Цветочный базар» работали специалисты по подбору персонала, менеджеры по организации профессиональной переподготовки и обучению работников, специалисты по корпоративной культуре, менеджеры по социальным вопросам, а делопроизводство вели специализированные компании по отдельным договорам.

В итоге генеральный директор новой компании решил, что будет создана кадровая служба, состоящая из двух отделов – отдела по управлению персоналом и отдела кадров.

 В отдел управления персоналом будут переведены специалисты из ЗАО «Цветочный базар», а в отдел кадров — специалисты ЗАО «Цветовод».

Возглавят отделы их прежние руководители (на правах заместителей), которые будут подчиняться непосредственно начальнику кадровой службы, назначенному генеральным директором.

Обратите внимание, что в случае слияния компаний и образования нового юридического лица отношения с работниками с их согласия продолжаются (ст. 75 ТК РФ). О том, как при этом уведомить персонал о предстоящих переменах мы рассказывали в № 5, за 2009 г.

Кадровая служба на аутсорсинге

В последнее время многие российские и иностранные компании, имеющие собственные представительства в России, начали передавать функции кадровой службы на аутсорсинг.

Как показывает практика, этот инструмент позволяет существенно сократить издержки на ведение кадрового производства, избежать рисков при проверках трудовых и налоговых органов (риски берет на себя компания-провайдер), и в целом, вести бизнес более эффективно.

Сотрудники отдела персонала при этом не тратят время на рутинные процессы и имеют возможность заняться решением стратегических задач, кроме того, кадровое администрирование на аутсорсинге позволяет развивать корпоративную культуру, удерживать и мотивировать персонал, правильно выстраивать систему оплаты труда, что в результате ведет к снижению текучести кадров. 

Часто услуга комплексная – бухучет, расчет заработной платы, кадровое делопроизводство. Поскольку провайдер работает с массой клиентов, в его активе уже сформированы универсальные решения для различных типов бизнеса клиента. Это позволяет предприятиям все чаще обращаться за услугами в специализированные компании.

А как у вас?

Мы спросили наших читателей:

Какова структура кадровой службы в Вашей компании? Сколько сотрудников в нее входит и как распределяются между ними обязанности?

Наталья Васильевна, начальник отдела кадров, автотранспортное предприятие (таксомоторный парк)

– Нас в отделе кадров шестеро – на семьсот работников. Структура следующая: в отделе два сектора: первый — подбора и обучения, второй — учетной документации. В первом секторе один специалист по кадрам, который занимается подбором, повышением квалификации и аттестацией сотрудников.

Во втором – два инспектора по кадрам (один оформляет прием-перевод, направление на медосмотры, а другой – увольнение и отпуска); табельщик, который заполняет первичные табели для бухгалтерии; делопроизводитель, который оформляет дисциплинарные взыскания и документы для архива.

Есть еще начальник отдела кадров (это я) для общего руководства отделом и взаимодействия с ФМС, ПФР, ФОМС, военкоматом. У нас большая текучесть кадров, поэтому пришлось разделить функции, и теперь мы справляемся с работой.

Ирина, менеджер по персоналу, коммерческий банк

– Наш банк небольшой, всего 250 сотрудников, и на кадровой работе я одна. Занимаюсь подбором персонала и веду весь кадровый документооборот. Два раза в месяц сдаю отчеты для бухгалтерии – формирую в программе и прилагаю к каждому отчету копии первичных документов – приказы и основания к ним. Разрабатываю или корректирую локальные нормативные акты.

Татьяна, директор по персоналу, аптечная сеть

– Мы полностью передали кадровый учет и расчет заработной платы, на аутсорсинг консалтинговой компании и очень довольны! Получилось дешевле, чем держать в штате кадровиков и бухгалтеров по этому направлению. В нашей службе персонала остались отдел обучения и развития, отдел по внутрикорпоративным коммуникациям, комиссия по корпоративной этике, юрист.

Зульфия Юпашевская, директор Департамента кадровых услуг

Аутсорсинговое подразделение BDO

Полную версию статьи вы можете прочитать в журнале «Кадровое дело», август 2009 г.

1. Как распределить функции внутри кадровой службы?

Видео:2.2. Кадровая служба и виды кадровой политикиСкачать

Кадровое планирование в 1С:ЗУП КОРП

 1С:ЗУП КОРП  Кадровое планирование  Мотивация и льготы  Обучение и оценка  Охрана труда  Рабочее место сотрудника

Эффективность компании определяют качество подбора и расстановки работников. Планирование кадров – первый шаг в процессе управления персоналом. Цели планирования кадров — это:

• Определить человеческие ресурсы, нужные предприятию для эффективной работы, и затраты, требуемые для обеспечения данными ресурсами, и их содержание.
• Планировать необходимое количество работников определенной квалификации в определенные сроки и формировать требований к службе подбора персонала.

Планирование кадров и подбор персонала в программе «1С:Зарплата и управление персоналом 8 КОРП» включает:

• Сбор сведений о потребностях организации в человеческих ресурсах: заявки, полученные от руководителей, или обобщенный план от руководства предприятия;
• Построение профилей должностей, на которые открыты вакансии в виде должностных обязанностей, условий труда, а также квалификационных требований и компетенций, необходимых для эффективного выполнения обязанностей;
• Формирование кадрового плана с перечнем вакансий — должностей, на которые нужно подобрать персонал, и необходимого количества сотрудников;
• Опубликование вакансий;
• Получение откликов на вакансии
• Работу с кандидатами;
• Формирование кадрового резерва;
• Получение отчетности о состоянии кадрового резерва и эффективности подбора персонала и анализ качества исполнения кадрового плана за определенный срок.

Работа с вакансиями в 1С ЗУП

 Программа 1С Зарплата и управление персоналом 8 КОРП дает возможность пользователю управлять вакансиями.

https://www.youtube.com/watch?v=0OvzhPJNmpo

В программе сохраняются сведения о вакансиях организации с подробным описанием требований, предъявляемых к кандидатам, их должностных обязанностей и условий приема на работу.

Информация, включенная в вакансию:

• профиль должности — совокупность требований, должностных обязанностей и условий труда;
• позиция штатного расписания, на которую подбираются сотрудники;
• дата открытия и планируемая дата закрытия вакансии;
• причина открытия вакансии, заявитель и ответственный за подбор;
• приоритет и сложность поиска кандидатов.

Бывает, когда для создания новой вакансии требуется согласование с руководителем, тогда основанием для открытия такой вакансии становится Заявка на подбор персонала.

Заявку, в отличие от вакансии, можно создать без привязки к конкретной позиции штатного расписания; она может иметь один из статусов:

·        на рассмотрении,

·        на согласовании,

·        отклонена.

Возможность интеграции с рекрутинговыми сайтами (HeadHunter.ru, SuperJob.ru) повышает эффективность поиска специалистов. «1С: Зарплата и управление персоналом 8 КОРП» дает возможность в полном объёме вести работу с вакансиями и резюме, которые размещаются на ведущих интернет-сайтах. С помощью функционала программы пользователь может:

• публиковать вакансии и обновлять публикации, если сведения о вакансиях меняются в программе;
• сопоставить существующие в программе вакансии с данными на сайте и при необходимости загружать сведения о вакансии из Интернета;
• получить отклики на вакансии и регистрировать кандидатов в программе;
• производить поиск подходящих резюме в Интернете по заданным критериям;
• закрывать вакансии;
• автоматически отклонять всех остальных соискателей при закрытии вакансии и утверждении прошедшего отбор кандидата;
• формировать отчеты по подбору персонала.

Работа с кандидатами в 1С ЗУП

В программе  «1С: Зарплата и управление персоналом 8 КОРП» автоматизирована работа с кандидатом на вакантную должность, при этом сохраняется информация о текущем этапе работы с каждым кандидатом и принятом решением.

Все этапы работы с кандидатом будут отражены в его карточке. В программе хранится информация:

• о личных данных кандидата,
• его резюме,
• об опыте работы,
• об ожидаемом доходе,
• о вакансиях, на которые претендует кандидат,
• о присвоенном ему рейтинге,
• об источнике и дате получения информации о кандидате.

После рассмотрения кандидат может быть утвержден или отклонен.

Утвержденный кандидат регистрируется в качестве сотрудника, оформляется его прием на работу, а отклоненный – при необходимости зачисляется в кадровый резерв.

Отчеты по подбору персонала позволяют анализировать разные аспекты результативности подбора персонала.

В отчете о показателях эффективности подбора персонала отражается информация:

·       о количестве открытых, закрытых и отмененных вакансий,

·        среднее количество дней просрочки по вакансиям,

·        средний срок закрытия одной вакансии.

·        о количестве кандидатов, принятых на работу.

В программе 1С Зарплата и управление персоналом 8 КОРП можно выполнить анализ статистики подбора персонала и оценить востребованность вакансии и эффективность этапов отбора кандидатов.

Кадровый резерв в 1С ЗУП КОРП

В программе «1С: Зарплата и управление персоналом 8 КОРП» можно работать с кадровым резервом и управлять подготовкой персонала при открытии вакансий.

Работник из кадрового резерва может стать кандидатом на одну или несколько должностей. Программа 1С ЗУП КОРП способна автоматически выдвигать кандидатов на открывающиеся позиции.

Кадровый резерв является важным источником для подбора персонала. Он обеспечивает потребности предприятия квалифицированными кадрами, решает задачи мотивации сотрудников и снижения текучести персонала.

В «1С: Зарплате и управлении персоналом 8 КОРП» предусмотрено

• выделение ключевых позиций организации для подготовки кадрового резерва;
• описание требований к резервистам;
• создание позиций кадрового резерва для конкретных позиций штатного расписания  и без привязки к позициям;
• регистрация заявок на включение в резерв;
• включение кандидата в кадровый резерв на основе заявки, по результатам аттестации сотрудника или на основе списка требований;
• исключение из резерва при назначении сотрудников на позиции или при увольнении;
• сохранение сотрудников в составе резерва после увольнения;
• анализ состояния кадрового резерва.

Позиции кадрового резерва описывают требования к кандидатам: образование, стаж, возраст и уровень компетенции.

https://www.youtube.com/watch?v=TlZi-V3I_Gc

Создание позиций кадрового резерва, заявки на включение в резерв, включение и исключение из резерва возможно непосредственно из позиций штатного расписания.

На основе заявок на включение в резерв сотрудники приобретают статус кандидатов в резерв. Включение в кадровый резерв можно осуществлять как кандидатов в резерв, так и на основе проведенной аттестации, если выбрать соответствующее решение комиссии.

Программа 1С ЗУП КОРП позволяет анализировать состояние кадрового резерва, дать оценку различным количественным показателям (количеству резервистов на позиции, их средний возраст, статус и пр.), получить сведения обо всех позициях с развернутыми данными об их составе.

 Дальше
 Предыдущий

Видео:Перевод кадровой службы в цифру: алгоритм перехода на кадровый ЭДОСкачать

Восстановление КДП на предприятии. Пошаговая инструкция

Работники, впервые столкнувшиеся с этой аббревиатурой, могут задаться вопросом: что такое восстановление КДП.

Этим термином кадровики называют процесс, направленный на исправление ошибок и недочетов, допущенных при ведении кадрового делопроизводства.

Оформление всех кадровых бумаг должно происходить согласно нормам и правилам действующего трудового законодательства, но не все компании уделяют этому достаточное внимание.

После того как мы разобрались с тем, КДП — что это в кадрах, рассмотрим ситуации, когда восстановление кадрового делопроизводства необходимо:

• в организации отсутствует специалист по ведению кадрового делопроизводства;
• грядет проверка деятельности фирмы контролирующими органами;
• если нередко возникают трудовые споры с работниками и т. д.

Если на вашем предприятии имеют место быть подобные явления, стоит задуматься о том, как исправить ситуацию и как восстановить КДП.

Шаг 1. Восстанавливаем КДП: основные документы

Для восстановления КДП придется провести аудит состояния дел. Вначале определим перечень основных документов. В каждой организации, сколько бы работников в ней ни было, должны быть:

Этот не полный список, но то основное, с чего можно начать восстановление КДП. Когда этот этап будет окончен, перечень расширится, но об этом позже.

Шаг 2. Анализируем имеющиеся документы

Эта задача вроде бы несложная — собрать все, что имеется, рассортировать по видам и сравнить со списком. Но это если большинство документов есть в наличии.

Когда бумаг много, но трудно понять, чего не хватает, можно поступить так: чтобы систематизировать собранную информацию, составьте таблицу со списком работников и отмечайте, что имеется на каждого из них, а чего нет.

По мере восстановления в таблице можно делать пометки: так объем сделанной работы будет заметен, так же как и оставшиеся пробелы. Актуальный список сотрудников можно взять у бухгалтера по расчету заработной платы.

Начать разумно со штатной расстановки, а если она не составлялась, сделать ее можно, имея список отделов с фамилиями и должностями. Наверняка он есть у руководства или главного бухгалтера.

Шаг 3. Восстанавливаем историю трудовых отношений

Отсутствие трудовых договоров — частое явление в компаниях, пренебрегающих КДП. Что уж говорить об изменениях к ним. И даты приемов на работу, и изменения условий обычно известны бухгалтерии.

Зачастую учет ведется в 1С или другой аналогичной программе, которая позволяет сформировать отчет с датами начала работы. Кадровые изменения также можно отследить в этой программе.

Определите, какие изменения должны были оформляться дополнительным соглашением, и что из этого было составлено. Внесите все данные в таблицу и сравните с тем, что есть в наличии.

Если трудового договора нет

Его необходимо заключить. В зависимости от ситуации, в компании вариантов может быть два:

1. Генеральный директор не менялся, и можно восстановить договоры задним числом.
2. Руководство сменилось, и взять подпись директора за прошедший период негде.

В обоих вариантах начать процедуру лучше так: составить письменное уведомление сотруднику о том, что с ним не был заключен трудовой договор при приеме на работу и необходимо это сделать.

https://www.youtube.com/watch?v=3XMGroAYf5g

Если руководство сменилось, порядок действий таков: договор составляется текущей датой, указывается реальная дата начала работы (пусть даже несколько лет назад) и действующий оклад, подписывает его действующий директор. Прикладываем уведомление о необходимости заключить договор, оно объяснит несовпадение дат.

Если договор есть, но нет изменений к нему

Исходим из соображений целесообразности. Для сотрудника, работающего многие годы, за которые неоднократно сменилось руководство, сделать все допсоглашения вряд ли получится.

Поэтому восстанавливаем с того момента, с которого это не вызывает трудностей, так, чтобы текущие условия были согласованы и с работником, и с гендиректором.

В компании, не менявшей руководителей, восстанавливаем все по максимуму.

Шаг 4. Восстанавливаем Т-2 и кадровые приказы

Личные карточки по форме Т-2 — обязательный кадровый документ. Удобнее всего их распечатывать из вспомогательных кадровых и бухгалтерских программ, эта форма там имеется. Но чтобы личные данные были полными, их нужно вначале туда внести.

Поэтому нужно проверить заполнение уже имеющихся форм и определить, чего не хватает по каждому сотруднику. Распечатать Т-2 на каждого работающего имеет смысл потому, что в ней отражаются все отпуска, прием и переводы за весь период работы.

Подписывая договоры, ознакомьте работников под подпись также и с Т-2.

В имеющиеся в наличии формы Т-2 просто допишите вручную недостающую информацию.

Перечень кадровых приказов отражается в журнале, он может быть и электронным. Удобнее отслеживать их наличие, разделив на виды. Не забудьте, что приказы на отпуск хранятся 3 года, более ранние восстанавливать не нужно.

А вот прием и увольнение нужно возродить полностью. Там, где подписи взять уже невозможно, подшейте в дело неподписанный приказ с пометкой «восстановлено».

Если и работник, и руководитель работают, предложите им бумаги на подпись.

Шаг 5. Уведомляем работников

Собирать подписи под распоряжениями с давно прошедшей датой непросто: это вызывает много вопросов, а иногда и недовольство коллектива.

Поэтому издаем приказ о проведении кадрового аудита и приведении КДП к нормам ТК РФ за весь период работы организации. Знакомим с содержанием приказа всех сотрудников лично или через руководителей.

Разъясняем, что точность и правильность всех договоров и приказов — в интересах работников. Так они смогут подтвердить свой стаж, зарплату и профессиональные навыки.

Заодно можно попросить всех принести недостающие документы: трудовые книжки, дипломы об образовании, свидетельства о рождении детей и т. д.

Конечно, начинать шаг 5 нужно, когда все документы для подписей готовы.

Шаг 6. Смотрим, в каком состоянии трудовые книжки

Для начала нужно выяснить, есть ли в компании совместители, на которых трудовые книжки не ведутся. На всех остальных трудовые книжки должны быть в наличии, и в них должны быть внесены записи о работе и переводах (постоянных). Кроме этого, проверьте наличие журнала учета движения трудовых книжек и записи в нем. От того, в каком это все состоянии, зависит порядок ваших действий.

Бывает, что в журнале запись имеется, а самой книжки нет. Возможно, она утеряна, а возможно, просто выдана на руки в нарушение всех правил. Это предстоит выяснить по каждому случаю. Еще одна нередкая ситуация — требовалось завести новую трудовую, а бланки закончились. Время шло, а вопрос так и не был доведен до конца. В результате новый кадровик разыскивает несуществующий документ.

Журнал учета трудовых книжек — обязательный регистр. Если он не велся или имеет нестандартную форму, не опломбирован, стоит завести новый. В него переносятся данные на всех работающих сотрудников с датами их приема. В старом журнале делается пометка «данные перенесены в журнал установленной формы» с датой и подписью кадрового работника.

Шаг 7. Создаем или корректируем штатное расписание, графики отпусков, табели

Все указанные документы можно восстановить в любое время, сложность заключается лишь в сборе подписей в графике отпусков.

https://www.youtube.com/watch?v=EtqvFgZtIS8

Делать множество изменений к старому штатному расписанию не имеет смысла, так что составляем актуальное, утверждаем приказом.

График отпусков за прошедший год составляем по факту использованных отпусков, данные о них есть у бухгалтера, который выплачивал отпускные. За предыдущие годы воссоздавать графики отпусков не нужно, так как хранятся они всего 1 год. За текущий год утверждаем от середины декабря прошлого года, вносим даты прошедших и планируемых отпусков.

Табели учета рабочего времени иногда делает бухгалтер. Если они не распечатывались, нужно сделать это. Программа 1С позволяет формировать табели за любой период.

Шаг 8. Принимаем локальные нормативные акты

К обязательным ЛНА относятся Правила внутреннего трудового распорядка и Положение о премировании, если премии когда-либо выплачивались.

Правила трудового распорядка можно взять типовые, дополнив текст особенностями организации. Обязательно нужно ознакомить с ними всех сотрудников под подпись. Не будет нарушением, если вы сделаете это текущей датой, важно, что требование закона выполнено.

Положение о премировании лучше обсудить с руководством и главным бухгалтером. Подготовьте стандартный текст и попросите внести коррективы. С этим документом также нужно ознакомить всех работников.

Стоит проверить также наличие Положения о защите персональных данных. Если его нет, нужно его разработать, приложить согласие сотрудников на обработку таких данных и подписать с каждым сотрудником.

Шаг 9. Как быть с уже уволенными

Эта ситуация всегда вызывает затруднения: работники уже уволились, а их бумаги оформлены неправильно, подписей нет и взять их теперь негде. Как быть? Самый логичный путь — заархивировать все в том виде, в котором есть.

Как правило, проверяющие интересуются работающим персоналом, и старые ошибки не будут выявлены. На случай, если пробелы всплывут, составьте акт о передаче дел и о том, в каком состоянии они передавались. Или издайте приказ о восстановлении КДП.

Так вы снимете с себя ответственность за те нарушения, что были допущены до начала вашей работы в организации.

Шаг 10. Расширяем список

Когда самое важное уже сделано, можно заняться и остальными делами. Проверьте наличие документов по направлению охраны труда и воинскому учету:

Особое мнение

Я бы отметил два главных фактора риска плохого ведения КДП в компании:

1. Плановые и внеплановые проверки Государственной инспекции труда.

Общая сумма административных штрафов, взысканных Государственной инспекцией труда в городе Москве за 9 месяцев 2021 года с юридических и должностных лиц, увеличилась на 13 %, по сравнению с аналогичным периодом 2021 года и составила 176 млн 784 тыс. руб. (информация взята с сайта ГИТ города Москвы). В регионах цифры, конечно, скромнее, но тоже весьма значительные. Так, в Саратовской области за 11 месяцев 2021 года общая сумма наложенных штрафов составила 46 млн рублей.

2. Трудовые споры с работниками.

Основные материалы при рассмотрении споров работников и работодателей в суде — это кадровые документы. Неграмотное оформление приема на работу и несоблюдение процедур наложения административного взыскания или увольнения делает компанию уязвимой в суде и заканчивается восстановлением работника, оплатой вынужденного простоя, морального ущерба и штрафов.

Как восстановить кадровое делопроизводство на предприятии, видео

Видео:Как создать кадровый отдел с нуля без опыта работы в кадрахСкачать

Документирование функций кадровой службы

Документация кадровых служб включает большое количество документов, относящихся к различным унифицированным системам управленческой документации. Совокупность этих документов можно разделить на две существенно отличающиеся по назначению группы:

1. документы, фиксирующие движение кадров (от приема на работу до увольнения) и учитывающие личный состав организации;
2. документы, связанные с процедурами управления персоналом (планы, аналитические справки, анкеты, документация по вопросам мотивации труда, оценки персонала, повышения квалификации и переподготовки кадров и т.п.).

К обязательным документам кадровой службы относится документация первой группы, о ней пойдет речь ниже.

Всю совокупность документов, фиксирующих движение кадров, в свою очередь, можно также разделить на две группы:

1. документы, которые предъявляет гражданин при приеме на работу, а также работник в процессе трудовой деятельности;
2. документы, которые создает работодатель.

Документы, предъявляемые гражданами

Документами, предъявление которых обязательно, независимо от специфики будущей работы, являются (ст. 65 ТК РФ):

• удостоверение личности;
• трудовая книжка;
• пенсионное удостоверение;
• военный билет (для военнообязанных).

К документам, предъявление которых обусловлено спецификой выполнения будущей работы, относятся:

• документ об образовании;
• медицинская книжка;
• список научных трудов;
• справка об условиях труда на основном месте работы и др.

Один из важнейших личных документов работника – трудовая книжка, которая является основным документом о трудовой деятельности рабочих и служащих.

https://www.youtube.com/watch?v=ALxGOxRlPvs

Работа с трудовой книжкой регламентируется ТК РФ, Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225 «О трудовых книжках», Постановлением Минтруда России от 10.10.2003 № 69 «Об утверждении Инструкции по заполнению трудовых книжек».

В соответствии с п. 45 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей (далее – Правила) работодатель должен издать приказ (распоряжение) о назначении ответственного за ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек.

Работник кадровой службы, отвечающий за ведение трудовых книжек, должен:

• принять по акту трудовые книжки работников, имеющиеся в наличии в кадровой службе;
• проверить наличие и правильность ведения Книги учета движения трудовых книжек и вкладышей в них;
• проверить наличие и сохранность трудовых книжек работников. При выявлении фактов отсутствия отдельных трудовых книжек необходимо выяснить причины их отсутствия. Для розыска отсутствующих документов создается комиссия, результаты работы которой оформляются актом с указанием проведенных мероприятий и сделанных выводов;
• проверить наличие необходимого запаса бланков трудовых книжек и вкладышей в них (п. 44 Правил).

Вариант 1. Трудовая книжка у работника есть, и он предъявляет ее работодателю при приеме на работу.

ЭТАП 1. Принять у работника трудовую книжку.

ЭТАП 2. Внести в трудовую книжку работника запись о приеме на работу.

Вариант 2. Работник поступает на работу впервые, и трудовой книжки у него нет. Работодатель обязан оформить трудовую книжку работнику, принятому на работу впервые. Трудовая книжка впервые поступающему на работу должна быть оформлена не позднее недельного срока со дня приема на работу.

Шаг 1. Оформить титульный лист.

Шаг 2. Подписать титульный лист.

Шаг 3. Внести в трудовую книжку работника запись о приеме на работу.

Вариант 3. Работник не имеет трудовой книжки в связи с ее утратой, повреждением или по иной причине и просит работодателя оформить новую трудовую книжку.

В случае отсутствия у лица, поступающего на работу, трудовой книжки в связи с ее утратой, повреждением или по иной причине работодатель обязан по письменному заявлению этого лица оформить новую трудовую книжку.

Шаг 1. Получить заявление лица, поступающего на работу, о выдаче ему новой трудовой книжки.

В таком заявлении работник должен изложить причины отсутствия у него трудовой книжки.

Шаг 2. Оформить титульный лист.

Шаг 3. Подписать титульный лист.

Шаг 4. Внести в трудовую книжку работника запись о приеме на работу.

Вариант 4. Работник не имеет трудовой книжки в связи с ее утратой, повреждением или по иной причине, но желает оформить дубликат трудовой книжки.

Дубликат трудовой книжки оформляется по последнему месту работы, и, значит, будущий работодатель не имеет права оформлять дубликат. Работник должен обратиться с просьбой о выдаче дубликата трудовой книжки на предыдущее место работы.

Вариант 5. Работник поступает на работу по совместительству

У данной категории работников трудовые книжки хранятся по основному месту работы и при приеме на работу по совместительству не предъявляются. Такому работнику по основному месту работы может быть по его желанию сделана запись о работе по совместительству на основании документов работодателя, у которого работник работает по совместительству.

Записи в трудовые книжки должны вноситься в соответствии с Инструкцией по заполнению трудовых книжек (далее – Инструкция). Обратите внимание: в трудовую книжку не переписываются тексты приказов о приеме на работу, о постоянном переводе на другую работу или об увольнении. В трудовую книжку работника делается выписка из приказов работодателя.

В период действия трудового договора трудовая книжка хранится у работодателя. Работодатель обязан вести учет трудовых книжек и вкладышей в них в специальных учетных формах. В день прекращения трудового договора работодатель обязан выдать работнику трудовую книжку.

Шаг 1. Внести запись об увольнении в трудовую книжку

https://www.youtube.com/watch?v=cZoO-3ioOUU

Запись в трудовую книжку об основании и причине прекращения трудового договора должна производиться в точном соответствии с формулировками ТК РФ или иного федерального закона и со ссылкой на соответствующие статью, часть статьи, пункт статьи ТК РФ или иного федерального закона.

При прекращении трудового договора все записи, внесенные в трудовую книжку работника за время работы у данного работодателя, заверяются подписью работодателя или лица, ответственного за ведение трудовых книжек, печатью организации (кадровой службы) и подписью самого работника.

Шаг 2.Вариант 1. Выдать трудовую книжку работнику и внести запись в Книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей в них.

При выдаче трудовой книжки работнику при увольнении в графе 12 Книги учета движения трудовых книжек и вкладышей в них ставится дата выдачи книжки. В графе 13 Книги учета работник должен расписаться в получении трудовой книжки.

Шаг 2.Вариант 2. Направить уведомление работнику с предложением явиться за трудовой книжкой либо дать согласие на ее отправление по почте.

В случае, когда в день прекращения трудового договора выдать трудовую книжку работнику невозможно в связи с его отсутствием либо отказом от ее получения, работодатель обязан направить работнику уведомление о необходимости явиться за трудовой книжкой либо дать согласие на ее отправление по почте. Со дня направления указанного уведомления работодатель освобождается от ответственности за задержку выдачи трудовой книжки.

Документы, создаваемые работодателем

Документы, которые разрабатываются и оформляются работодателем в установленном порядке, можно разделить на две группы:

1. локальные нормативные акты;
2. документы, создаваемые при осуществлении кадровой службой своих функций.

Порядок разработки и утверждения локальных нормативных актов был рассмотрен выше. Определим состав тех локальных нормативных актов, которые должны разрабатываться работодателем в обязательном порядке, в силу прямого указания законодателя.

Помимо перечисленных локальных нормативных актов работодатель по своему усмотрению разрабатывает и утверждает иные документы: положение о персонале, положение об аттестации, положения о структурных подразделениях, должностные инструкции, положение о повышении квалификации и др.

Документы, создаваемые кадровой службой при осуществлении функции документирования движения кадров, можно условно разделить на несколько групп.

При составлении и оформлении этих видов документов необходимо учитывать следующее.

Таблица 1

Таблица 2

Договорные документы – это двусторонние документы, составляемые в двух идентичных подлинных экземплярах. Особенностью договорных документов является их совместное составление, а также внесение изменений или расторжение только по соглашению сторон.

https://www.youtube.com/watch?v=oQYjdWNmfM4

Составление и оформление договорных документов осуществляется по следующей процедуре (на примере трудового договора).

Шаг 1. Определить форму трудового договора.

Общепринятой унифицированной формы для составления трудового договора или дополнительного соглашения к трудовому договору нет. Трудовой договор, соглашения к нему составляются по форме, разработанной работодателем.

Необходимо обратить внимание на обязательное наличие в трудовом договоре следующих реквизитов:

• вид документа (трудовой договор);
• дата регистрации трудового договора;
• регистрационный номер;
• место составления договора (наименование местности, где находится работодатель, с учетом административно-территориального деления);
• реквизиты сторон договора – работодателя и работника, включая наименование работодателя, адрес, телефон, идентификационные реквизиты (ИНН / КПП, ОКПО), должность, личную подпись представителя работодателя с расшифровкой и оттиск печати, паспортные данные работника, его подпись и расшифровку подписи, дату подписания договора.

Шаг 2. Определить содержание трудового договора.

Содержательная часть трудового договора должна соответствовать требованиям ст. 57 ТК РФ. (Подробно об условиях трудового договора – в Методическом пособии 2 « трудового договора»).

Шаг 3. Подписать трудовой договор.

Трудовой договор должен быть подписан обеими сторонами трудовых отношений.

Шаг 4. Зарегистрировать трудовой договор.

Подписанный работником и работодателем трудовой договор регистрируется кадровой службой в специальной учетной форме – Книге регистрации.

Распорядительные документы

Организационно-распорядительные документы – это приказы или распоряжения, которые имеют одинаковую юридическую силу.

Приказы (распоряжения) по личному составу ведутся отдельно от приказов по основной деятельности. Некоторые виды кадровых приказов унифицированы, их формы утверждены Постановлением Госкомстата России от 05.01.

2004 № 1 «Об утверждении форм первичной учетной документации об учете труда и его оплаты»: о приеме на работу (Т-1, Т-1а), о переводе на другую работу (Т-5, Т-5а), о предоставлении отпуска (Т-6, Т-6а), о прекращении трудового договора (увольнении) (Т-8, Т-8а), о командировании работника (Т-9, Т-9а), о поощрении (Т-11, Т-11а).

При отсутствии унифицированной формы (например, для приказов о применении дисциплинарного взыскания, об отстранении от работы, об установлении надбавки к должностному окладу, об изменении фамилии и др.

) текст приказа составляется по усмотрению организации в строгом соответствии с требованиями ТК РФ и излагается на бланке приказа, разработанном в организации и применяемом для подготовки приказов по основной деятельности.

Бланк документа – это набор реквизитов, идентифицирующих автора официального письменного документа.

📺 Видео

Семинар: "Кадровое делопроизводство для начинающих" Дмитрищук С.А.Скачать

2.3. Кадровое планирование и кадровая работаСкачать

"Один день из..." кадровая служба МВД РоссииСкачать

Алгоритм ведения кдп. Шаг 3. Разработка локальных нормативных актов организацииСкачать

2.1. Понятие кадровой политики и ее спецификаСкачать

Основные функции кадровой службы. Нормативная база_часть 1Скачать

Профессия "Руководитель кадровой службы." День открытых дверейСкачать

Презентация курса "Построение эффективной кадровой службы.Курс для руководителя кадровой службы"Скачать

Организация работы отдела кадровСкачать

Алгоритм ведения КДП. Шаг 1. Разработка штатного расписания и структуры.Скачать

Как перейти на кадровый ЭДО: 5 шаговСкачать

Шаг 2. Медицинские осмотры и освидетельствованияСкачать

Кадры: Семинар для руководителей кадровой службыСкачать

Первые шаги специалиста по кадрам в новой компанииСкачать

2.1. Кадровая политикаСкачать

3.3. Принципы государственной службы (2)Скачать

Бесплатное занятие онлайн-курса «Кадровое делопроизводство»Скачать