Табель учета рабочего времени: унифицированная форма Т-12

На основании табеля учета рабочего времени работодатели начисляют зарплату своим работникам. На практике используют две унифицированные формы документа — Т-12 и Т-13. Рассмотрим бланки, образцы их заполнения в бумажном виде, а также порядок заполнения в программе БухСофт.

Основные функции документа

Работодатель обязан вести учет рабочего времени своего персонала (ст. 91 ТК РФ). Согласно трудовому законодательству продолжительность работы в неделю не должна превышать 40 астрономических часов. Отработанное время отражают по каждому работнику в табеле учета рабочего времени.

Воспользуйтесь этими документами для заполнения табеля учета рабочего времени. Наши справочники и образцы спасут от обидных штрафов и защитят от ошибок. Актуальность подтверждена экспертами программы БухСофт. Скачивайте бесплатно:

Есть два основных способа подсчета рабочего времени. Приведем их в таблице 1:

Таблица 1. Виды подсчета рабочего времени

Для кого заполнение табеля рабочего времени — обязанность?

Как правило, это делают специалисты отдела кадров на основании приказа директора.

В небольших компаниях или у ИП могут назначить любого работника, в частности, бухгалтера.

Программа БухСофт учитывает все эти нюансы. Она автоматически заполнит табель и выведет его на печать. Благодаря удобному интерфейсу, программу может использовать любой работник компании.

Заполнить табель онлайн и скачать ⟶

Разновидности бланков табеля учета рабочего времени

Бланки табеля рабочего времени делятся на два вида:

1. Унифицированные. Формы Т-12 и Т-13 утверждены пост. Госкомстата от 05.01.2004 № 1. Не являются обязательными.
2. Разработанные самостоятельно.

В самостоятельно разработанную форму табеля включите все обязательные реквизиты, предусмотренные Федеральным законом № 402-ФЗ. Закрепите форму в приложениях к учетной политике.

Форма Т-12

Табель учета рабочего времени и расчета оплаты труда:

Форма Т-13

Видео:Табель Т12Скачать

Табель учета рабочего времени:

Образец табеля учета рабочего времени

Заполненный образец формы Т-12:

Заполненный образец формы Т-13:

Способы заполнения 

Документ можно заполнять двумя способами:

1. Путем регистрации всех явок и неявок работников.
2. Регистрировать только отклонения: отпуска, временную нетрудоспособность, иные неявки, сверхнормативную работу и т. д.

Работодатель вправе выбрать любой из них.

Первый метод, как правило, используют при суммированном учете рабочего времени. Если недоработка в одни дни компенсируется переработкой в другие. Можно установить количество всех переработок и недоработок за учетный период.

Второй метод целесообразно использовать, когда продолжительность рабочего дня известна и не меняется. Удобно регистрировать только отклонения. Легко установить количество рабочих часов в каждом рабочем дне.

Гость, получите бесплатный доступ к программе БухСофт

Полный доступ на месяц! — Формируйте документы, тестируйте отчеты, пользуйтесь уникальным сервисом экспертной поддержки «Системы Главбух».

Позвоните нам по телефону 8 800 222-18-27 (бесплатно).

Особенности заполнения

Порядок заполнения регулируют Указания по применению и заполнению форм документации по учету труда (утв. пост. Госкомстата от 05.01.2004 № 1).

Отработанное время указывают:

• в форме Т-12 — графах 4 и 6;
• в форме Т-13 — в графах 4, 15 и 16.

Верхняя строка табеля учета рабочего времени содержит условные обозначения (коды). Нижняя — продолжительность отработанного и неотработанного времени в часах и минутах по соответствующим кодам.

Видео:Табель учета рабочего времени - Елена ПономареваСкачать

https://www.youtube.com/watch?v=wtlE2TIFp6c

В форму табеля учета рабочего времени можно добавлять дополнительные графы. Они могут потребоваться для информации по режиму работы, который отличается от обычного. Например, для времени начала и окончания смены.

Верхние строки граф 5 и 7 формы Т-12 предназначены для количество отработанных дней. Нижние — для отработанных часов.

В верхней строке также проставляют дни неявки или отклонения. Например, временная нетрудоспособность или отпуск.

Раздел формы Т-12 предназначен для суммы оплаты. В нем также приводят корреспондирующий счет начисления зарплаты персоналу. Как правило, это счета 20, 26, 44, 91. Форма Т-13 для указания информации о зарплате имеет графу 8.

Кодировка 

Правила заполнения табеля учета рабочего времени предусматривают кодирование информации. Все коды мы собрали в таблице 2.

Таблица 2. Коды для заполнения табеля

Приведем примеры:

1. Кодировка рабочего времени при сдельной системе оплаты труда:

1. Коды перерывов на кормление ребенка:

Пример заполнения табеля рабочего времени

Менеджеру установлен суммированный учет рабочего времени. Учетный период — месяц. График 2 через 2 по 10 ч. в день. Так он выглядит в июне:

По производственному календарю норма рабочего времени в июне — 159 ч.Чтобы не превысить это количество, некоторые смены сократили до 8 и 9 ч.С 1 по 7 июня менеджер был в командировке. Работодатель не издавал приказ о привлечении к работе в выходной.

В командировке менеджер трудится по графику компании, в которую был направлен. Но при расчете среднего заработка за дни командировки бухгалтер взял количество часов согласно плановому графику.Менеджер находился в пути к месту командировки и обратно 1 и 7 июня.

При этом 7 июня является для него выходным. Дни нахождения в пути в выходной для целей расчета зарплаты приравнивают к дням работы в выходной. Время определяется от момента отправления транспорта до окончания суток выезда. В рассматриваемом примере — 9 ч.

Дни с 8 по 30 июня менеджер отработал в плановом порядке:

Норма рабочего времени в июне:159 ч – (10 ч × 4 дн.) = 119 ч.Исключили время, время работы запланированное на период командировки.Количество времени, фактически отработанного после командировки — 128 ч., что меньше 159 ч. Поэтому доплата за сверхурочные часы не полагается. 128 ч. оплатят согласно окладу.Время, пропущенное в командировке (в том числе дни прибытия и отъезда) составляет 49 ч.:

• 40 ч. оплатят исходя из среднего заработка;
• 9 ч. оплатят как работу в выходной.

Заполнение в программе БухСофт

Программа БухСофт автоматически заполнит табель и выведет его на печать. Благодаря удобному интерфейсу, программу может использовать любой работник компании.

Видео:Табель учета рабочего времени Т 13Скачать

Заполнить табель онлайн и скачать ⟶

Шаг 1. Создать табель за месяц

Зайдите в раздел «Зарплата» (1) и кликните на ссылку «Табель» (2). Откроется окно формирования табеля рабочего времени.

https://www.youtube.com/watch?v=_wyYsnQ5vMg

В левом верхнем углу окна вы видите дату, которая определяет период формирования табеля. В поле «График» (3) установите режим работы вашего предприятия, например «Пятидневная рабочая неделя». Далее нажмите кнопку «Списком» (4) и выберете нужное значение.

Если вы укажете «Рассчитать для всех», то табель автоматически заполнится по всем сотрудникам в соответствии с графиком работы.

Если вы выберете «Рассчитать для одного», то табель заполнится только по одному сотруднику, который помечен темным цветом в списке сотрудников.

После выбора режима заполнения табеля откроется окно «Заполнение табеля».

В окне «Заполнение табеля» указан период, за который будет сформирован табель. В поле «график» по умолчанию указано значение «Установленный в табеле» (5). Это означает, что табель заполнится по графику, который вы указали ранее. При необходимости здесь можно выбрать другой график, например «Шестидневная рабочая неделя» или «Индивид график».

Для завершения заполнения нажмите кнопку «Заполнить». Табель сформируется за указанный период по выбранному графику.

Теперь в табеле по каждому работнику видны данные по рабочим и выходным дням. Также в заполненном табеле учтены введенные за период начисления:

• Отпуска;
• Больничные;
• Командировки;
• Сверхурочные часы работы и работе в выходные дни.

В сформированный табель при необходимости можно внести изменения. Для этого выберете мышкой нужного сотрудника (6) и в правой части окна кликните на дату (7), в которой нужно исправить данные. Откроется окно «Редактирование данных табеля».

В открывшемся окне исправьте данные, например код события (8) или часы работы (9). Для сохранения изменений нажмите кнопку «Сохранить».

Видео:Табель учета рабочего времени в Excel 2021Скачать

В следующей главе напишем, как используется табель для начисления зарплаты.

Шаг 2. Произвести расчет зарплаты по табелю

Зайдите в раздел «Зарплата» (1) и кликните на ссылку «Расчет зарплаты» (2). Откроется окно для расчета.

В открывшемся окне укажите месяц начисления (3). Далее нажмите на кнопку «Начислить» (4), выберете «Списком» и кликните на «Оклад всем». Расчет зарплаты заполниться начислениями с учетом рабочих и нерабочих дней, указанных в табеле рабочего времени.

Если вы внесли изменения в табель после начисления зарплаты, то нужно обнулить начисление зарплаты и потом сделать начисление заново. Для обнуления начислений нажмите кнопку «Удалить» (5), выберете «Списком» и кликните на «Все начисления для всех». Данные за период обнулятся. Затем снова начислите зарплату.

Также читайте:

Как правильно заполнить табель Т-12: образец документа

Ведение работодателем табеля учета времени работы сотрудников — это одна из обязанностей. Хотя форма ведения табеля Т-12 не определена нормативными актами, можно воспользоваться предлагаемым образцом заполнения.

Назначение

Назначение формы ведения учета рабочего времени Т-12

Унифицированная форма ведения учета рабочего времени Т-12 составляется из отдельных частей:

1. В одной из колонок указываются основания отсутствия работника и неисполнения им трудовых функций, например: по причине нахождения его в отпуске, на больничном или в отгуле за отработанное время, либо он взял день без содержания. Эта графа именуется «Учет времени работы «
2. Расчет по финансовым выплатам за отработанное время именуется  «Расчет с сотрудниками». На практике этот раздел заполняется редко, так как ответственность за начисления возлагается на иные службы, а также этот процесс автоматизирован.

То есть заполнение производится лишь по учету времени работы, но не стоит забывать , что данный документ является важным для работодателя.

https://www.youtube.com/watch?v=Xec81EXlYKI

Следит за учетом отработанного времени на производстве представитель от кадровой службы или табельщик. На первой странице заполняются номер самого табеля, данные об организации, датах и периодах его ведения.

Его можно составлять согласно штатному расписанию, на всех работников или по каждому подразделению в отдельности. Заполнение производится каждый месяц.

На той же первой странице указываются коды, обозначающие сведения о выходе либо невыходе на работу. Дополнительные коды не возбраняется придумывать самостоятельно.

После размещается таблица, графы которой содержат информацию о фамилии и инициалах работника, и ведется учет рабочего времени. В верхней строке следует указать причину отсутствия, а в нижней — количество отработанных часов.

При отсутствии сотрудника нижнюю строку рекомендуется не заполнять вообще. Не исключено заполнение лишь только за невыход на работу, но опять же незаполненные строки могут являться причинами грядущих ошибок.

Видео:Автоматическое заполнение Табеля учета рабочего времени (Т-13) в 1С: Бухгалтерии 3.0Скачать

Раз в полмесяца подытоживается информация о количестве отработанных дней, а по завершении месяца становиться ясна более наглядная картина. Под таблицей обязательно проставляется подпись табельщика либо иного лица, ответственного за учет и ведение рабочего времени.

Как вносить информацию

Внесение информации в табель

Чтобы заполнить табель правильно и информацию, занесенную в него, можно было понять без труда, рекомендуется:

• праздничные или выходные дни обозначать буквой В;
• излишние дни достаточно обозначить через «Х»

Внесение фамилии и инициалов сотрудника производится с начала его работы на данном предприятии и до окончания трудовой деятельности. В период увольнения составляется отдельный табель.

По причинам невыхода на работу на предприятии должны быть оправдательные документы: больничный лист, заявление и иные. При нахождении сотрудника в командировке эти сведения так и фиксируются, обычно обозначаются буквой К.

Если нет на данный момент этих документов, то в табеле можно поставить карандашом буквы Н или НН. Если же после они были предъявлены, то данные обозначения стираются.

При невыходе на работу по причине нахождения в отпуске или на больничном в табеле обозначаются все дни без исключения, независимо относятся они к выходным дням или нет. При нахождении в командировке учитываются и выходные и праздничные дни тоже.

Если по условиям трудового процесса работнику положено работать неполный рабочий день, то в табеле нужно выставлять фактически отработанное время. При производственной необходимости осуществления трудовой деятельности сверхурочно должен быть издан распорядительный документ.

При внутреннем совместительстве необходимо дважды вести табель на одного и того же работника, то есть учитывается рабочее время по основной работе и отдельно по иной. В организациях могут быть приняты и иные формы заполнения табеля рабочего времени.

Образец ведения

Образец ведения формы Т-12

Итак, форма заполнения Т-12 состоит из двух разделов:

• учет времени работы;
• расчет за фактически отработанное время.

Видео:Табель учета рабочего времени в 1С Бухгалтерия 8.3. Пошаговая инструкцияСкачать

В документе подробно расписывается вся информация о рабочем времени:

Явки либо неявки. В 4 графе при сверхурочной работе, в том числе в выходной либо в праздничный день рекомендуется указать как нормальную продолжительность трудового дня, так и дополнительное время, проведенное на работе.

Для этого в ячейке следует указать 8/4, то есть 8 — это время отработанное фактически на нормированный день, а 4 — это как раз составляет сверхурочная работа. Можно отразить часы работы сверх нормальной продолжительности в 4 графе. При этом распорядительного документа об изменении заполнения табеля издавать специально не нужно.

Фиксировать изменения предлагается только по причине отклонений времени трудового процесса. В 4 графе можно поставить букву С, если в эти дни была сверхурочная работа, и ее продолжительность указывается рядом, совместно с этим ходом.

📸 Видео

Табель учёта рабочего времениСкачать

Табель учета рабочего времениСкачать

Простой метод учета рабочего времени в Excel. Эксель для начинающихСкачать

Табель учёта рабочего времени в ExcelСкачать

Excel. Урок 59. Табель и учет рабочего времени. Расчет заработной платыСкачать

Табель учёта рабочего времени. План-ФактСкачать

Табель учета рабочего времени НОВОЕСкачать

Командировка. Табель учета рабочего времени | Елена Боровкова. РУНОСкачать

Табель учета рабочего времени в 1С:Бухгалтерия 8.3Скачать

Табель учета рабочего времени 1С ЗУП 8 (3.1) - Елена ПономареваСкачать

Табель учёта рабочего времени под КЛЮЧ. Хорошо продуман.Скачать

Создание графика работы в Excel / Урок эксель для начинающихСкачать

Табель учета рабочего времени и оплата в выходные дниСкачать