Учет рабочего времени сотрудников в таблице Excel (6 видео)

Как автоматизировать табель учета рабочего времени Т-12

ВНИМАНИЕ: Прежде чем пользоваться предложенным автоматизированным табелем, убедитесь в том, что у вас в Excel настроен автоматический режим обновления ячеек.

* Табель работает со следующими кодами явки: 01 (явка), 02 (ночное время), 03 (работа в выходные дни), 04 (сверхурочная работа), 05 (вахтовый метод), 06 (командировка), 12 (сокращенный рабочий день), 21 (сокращенный рабочий день). Если вы используете другие коды явки, необходимо внести изменения в формулу.

** Табель работает со следующими кодами явки: Я (явка), Н (ночное время), РП (работа в выходные дни), С (сверхурочная работа), ВМ (вахтовый метод), К (командировка), УВ (сокращенный рабочий день), ЛЧ (сокращенный рабочий день). Если вы используете другие коды явки, необходимо внести изменения в формулу.

Как известно, Табель учета рабочего времени — это главный документ, в соответствии с которым начисляется заработная плата. Т.е.

документ этот очень важный и допускать ошибки в нем крайне нежелательно.

Мало того, что нужно внимательно занести данные о явках, больничных, отгулах, работе в выходные дни, нужно еще и посчитать общее количество отработанных дней и часов для каждого работника.

Сегодня мы будем автоматизировать в Excel Табель учета рабочего времени, а именно вторую его страницу. Заведем формулы в ячейки, где считаются итоговые значения. Таким образом, при внесении изменений, итоговые данные будут пересчитываться автоматически.

проблема, с которой мы столкнемся, — это специальные коды, которые используются для обозначения дней. Так день явки обозначается как «Я» или «01», больничный — «Б» или «19», работа в выходной день — «РП» или «03» и т.д.

Содержание

Каким же образом можно сосчитать буквы или цифры в текстовом формате?
Текстовый формат ячейки в Excel
Как скопировать лист и вставить в существующий файл
Учет рабочего времени сотрудников
Что относится к рабочему времени?
Кто может претендовать на неполный рабочий день?
Как ведётся система учёта рабочего времени сотрудников?
Как выглядит таблица учёта рабочего времени сотрудников?
Учет рабочего времени в excel – Лучший табель учета рабочего времени в Excel
Построение табеля учета рабочего времени в excel
Ведение табеля учета рабочего времени в excel
Послесловие
Составляем графики работы и учета рабочего времени
В каких случаях оформляется рабочий график
Какие бывают графики работы
Гибкий
Сменный
Суммированный учет
🎬 Видео

Каким же образом можно сосчитать буквы или цифры в текстовом формате?

Для того, чтобы сложить значения, необходимо присвоить всем явочным дням значение единицы, а неявочным — нуля.

Для решения этой задачи, вновь воспользуемся логическим оператором «ЕСЛИ», который имеется в функциях Excel (Функции (обведено красным) => Другие функции => Логические => ЕСЛИ).

Логический оператор «ЕСЛИ» поможет нам преобразовать буквенные или числовые выражения в текстовом формате в цифры.

Однако, размещаться эти цифры будут не в поле Табеля учета рабочего времени, а за его пределами. Необходимо выделить для этого поле, равное по размерам полю учета рабочих дней и часов Табеля, в любом месте страницы. Именно там мы и будем колдовать.

Начнем в того, что закрепим поля, чтобы нам было удобно работать (оставим в закрепленном поле несколько столбцов учета рабочих дней, так как на них мы будем ссылаться).

Ну, а теперь справа от всех полей Табеля начнем заводить формулы с помощью оператора «ЕСЛИ». Выбираем любую ячейку на уровне соответствующего поля таблицы и вызываем оператор.

Заполняем поля оператора.

Смысл операции заключается в том, чтобы присвоить текстовому формату «01» (либо «Я») значение равное «1». Итак, логическое выражение будет выглядеть следующим образом:
если адрес преобразуемой ячейки (в нашем случае D8) = «01», то значение ячейки AV8 будет считаться равным «1»

Прописываем данное выражение в полях оператора. Значение, которому присваивается число (в нашем случае «01») обязательно нужно взять в кавычки:

Поле Значение_если_ложь можно оставить пустым, либо записать в него «0». Мы оставим его пустым.

Теперь только после появления в ячейке D8 значения «01» в ячейке AV8 появится единица. В противном случае мы увидим надпись «ложь» (либо ничего, в случае, если бы мы поставили «0» в поле оператора Значение_если_ложь). Например:

Текстовый формат ячейки в Excel

Стоит обратить внимание на один существенный момент. Если вы вводите в ячейку значение «01», а в ней появляется «1», значит, формат ячейки является числовым, а не текстовым. Его нужно поменять. Иначе формула работать не будет.

https://www.youtube.com/watch?v=kLdV7x7JuVc

Выделяем нужную ячейку, вызываем правой кнопкой мыши меню и выбираем «Формат ячеек». В закладке «Число» выбираем «текстовый» формат.

После смены формата нужно еще раз ввести значение в ячейку.

Если нужно сменить формат сразу во всех ячейках поля, выделить нужно все эти поля и поменять формат одновременно во всех с помощью той же функции.

На заметку: если после смены формата формулы не работают, значит, в ваших параметрах обновление стоит в ручном режиме.

В этом случае необходимо обновить ячейку с формулой вручную (щелкнуть по ней два раза и нажать «enter») либо нажать кнопку F9, которая одновременно обновляет весь лист Excel.

Если вы хотите настроить автоматическое обновление страницы (а это просто необходимо сделать в нашем случае, иначе каждый раз придется вручную обновлять все ячейки), зайдите в «Сервис» => «Параметры» => «Вычисления» и выберите вариант «автоматически»:

Итак, мы ввели в ячейку одно условие. Но как быть со всем остальным списком обозначения дней?

Все довольно-таки просто! В строке состояния копируем все выражение кроме знака «=»,

ставим «;» перед последней скобкой выражения и вставляем после него скопированное выражение:

Исправляем во втором выражении «01» на «03» (работа в выходной день):

Готово! Смысл этого выражения будет звучать так:Если значение ячейки D8 соответствует “01”, то значение ячейки AV8 нужно считать за 1, если нет, то действует новое условие: [если значение ячейки D8 соответствует «03», то значение ячейки AV8 нужно считать за «1»].

И так со всеми последующими условиями.

Теперь добавим любой код дня неявки. Скопируем второе выражение, сразу захватив «;»:

и вставим опять же перед всеми скобками:

Исправляем «03» на «16» (отпуск за свой счет), и «1» на «0», чтобы этот день не учитывался как отработанный:

Вот и всё! Все остальные коды проставляем аналогичным образом.

Учтем, что логический оператор «ЕСЛИ» позволяет использовать не более 7-ми аргументов, поэтому если количество используемых вами кодов больше 7-ми, можно проставить коды только для явочных дней. Все остальные коды Excel в любом случае посчитает как «0».

Копируем полученную формулу и вставляем во все ячейки, которые соответствуют ячейкам Табеля учета рабочего времени:

Теперь можно считать итоговые значения. Выделяем ячейку с итоговой суммой за первую половину месяца и с помощью автосуммы складываем значения, полученные в поле справа от Табеля учета рабочего времени:

То же самое делаем со второй половиной месяца.

Далее считаем количество часов за каждую половину месяца. Можно сделать это с помощью автосуммы, т.к. в ячейках, где указаны часы, применен числовой формат:

Однако на практике можно столкнуться с тем, что при работе с табелем (копирование, вставка, вырезание ячеек) происходит сбой формата ячеек. Поэтому отметим одну особенность подсчета суммы в Excel.

Для того, чтобы сосчитать значения в любом формате нужно пользоваться ручным суммированием. Автосумма считает только значения в числовом формате.

Используем в нашем табеле эту особенность:

Теперь складываем количество дней за первый и второй период, потом — количество часов.

Для этого активизируем ячейку, в которой хотим создать формулу, и пишем в ней БЕЗ ПРОБЕЛОВ соответствующие знаки или активизируем (выделяем левой клавишей мыши) соответствующие ячейки в следующем порядке:

= [Количество дней(часов) за 1 половину месяца] + [Количество дней(часов) за 2 половину месяца] ENTER

При желании можно автоматизировать столбец «Количество неявок». Для этого вне поля Табеля учета рабочего времени выделим ячейку, в которой будем проставлять количество календарных дней в текущем месяце.

С помощью абсолютной ссылки посчитаем дни неявки:

и часы неявки по формуле:

= [Количество дней в месяце] * [Количество часов в день] — [Отработанное количество часов] ENTER

Все полученные формулы копируем и вставляем в соответствующие ячейки табеля до конца списка сотрудников.

Все, что можно было автоматизировать, мы автоматизировали. Теперь можно скрыть столбцы, которые находятся справа от Табеля учета рабочего времени.

https://www.youtube.com/watch?v=meJR-8WMeSM

Остался один маленький нюанс. В случае, если количество сотрудников превышает число строк готового табеля, необходимо скопировать готовый лист и добавить столько его копий в файл, сколько необходимо для внесения всех сотрудников.

Как скопировать лист и вставить в существующий файл

Активизируем нужный нам лист (внизу страницы нажимаем на него левой клавишей мыши), вызываем меню правой клавишей мыши и выбираем «Переместить/скопировать»:

Выбираем лист, перед которым нужно поместить копируемый лист и стмечаем галочкой квадратик «создавать копию»:

Нажимаем ОК и получаем новый лист, полностью идентичный копируемому. Созданная копия помечается цифрой 2, заключенной в скобки — (2).

Полученный лист можно переименовать. Таких листов можно сделать неограниченное количество.

Видео:Excel. Урок 59. Табель и учет рабочего времени. Расчет заработной платыСкачать

Учет рабочего времени сотрудников

Организацию трудовой деятельности на предприятии невозможно представить без учёта рабочего времени всех нанятых сотрудников.

Грамотное ведение данного учёта позволяет поддерживать трудовую дисциплину на соответствующем уровне и платить работнику за реально выполненные задачи.

Что относится к рабочему времени?

Промежуток дня, в течение которого гражданин находится на рабочем месте и выполняет свои служебные обязанности, относится к трудовому (иначе рабочему) времени. Сотрудник обязан выполнять условия дисциплины, установленные трудовым законодательством и внутренними актами компании.

Учёт отработанного лицом времени ведётся в следующих целях:

для фиксации прогулов;
для определения времени простоя, отпускных и больничных;
для регистрации времени прихода лица на работу и его ухода с трудового места;
для осуществления контроля за выполнением служебных обязанностей персоналом организации и соблюдением норм внутреннего распорядка;
для выявления опозданий.

Стоит отметить, что на территории Российской Федерации прогулом считается отсутствие лица на рабочем месте в течение 4 часов и более без наличия уважительных оснований.

Однако на практике всё не так просто. Некоторые категории лиц могут рассчитывать на предоставление им сокращённого трудового времени или неполного рабочего дня.

Кто может претендовать на неполный рабочий день?

Перечисленные ниже граждане вправе обратиться к руководству организации, в которой они трудоустроены официально, и запросить уменьшения продолжительности трудового дня:

беременные сотрудницы;
персонал, имеющий несовершеннолетнего ребёнка, не достигшего четырнадцати лет;
работники, вынужденные ухаживать за больным родственником;
персонал, имеющий детей с группой инвалидности, не достигших совершеннолетия.

Претендовать не уменьшение продолжительности рабочей недели вправе все перечисленные выше граждане. Отказ руководителя воспринимается как нарушение норм трудового законодательства.

Кроме этого, уменьшить трудовой период способны и иные лица, если руководство предприятия или ИП, у которого трудоустроен гражданин, не возражают против этого.

Отдельные категории сотрудников также могут уменьшить свою трудовую неделю:

до 24 часов (если работник не достиг шестнадцатилетнего возраста);
до 35 часов (для сотрудников в возрасте от 16 до 18 лет);
до 35 часов (при найме работника с первой или второй группой инвалидности);
до 36 часов (если гражданин работает в опасных условиях, наносящих вред его здоровью).

Сокращение времени работы сотрудника может быть осуществлено не только по запросу трудоустроенного гражданина, но и по инициативе руководства.

Как ведётся система учёта рабочего времени сотрудников?

Для регистрации времени прихода и ухода каждого работника ведётся соответствующий документ, известный как журнал учёта рабочего времени сотрудников.

Время, фактически отработанное лицом, должно быть занесено в данный документ. Кто должен быть ответственен за осуществление учёта, решает руководство предприятия.

https://www.youtube.com/watch?v=Xec81EXlYKI

Ответственное лицо назначается приказом директора организации. Условие о ведении журнала может быть изначально прописано в трудовом договоре, заключаемом с сотрудником.

Отчётность допускается составлять как на бумажном носителе, так и в электронном варианте. Ознакомиться с образцом типового журнала учёта рабочего времени сотрудников можно на сайте.

В журнале указываются следующие данные:

порядковый номер записи;
ФИО работника;
дата внесения записи;
время появления сотрудника на рабочем месте;
время ухода лица в связи с окончанием работ;
место отбытия работника (если причина ухода связана с выполнением служебных обязанностей);
подпись уполномоченного на заполнение документа лица.

Ведение записей в журнале осуществляется одним из трёх способов.

Первый является традиционным и подразумевает ежедневный учёт. Подобный вариант ведения отчётности используется, если рабочий день сотрудника нормирован (то есть время работы ежедневно не изменяется).
Второй вариант – еженедельный. Он применяется в случае, если гражданин в течение недели отрабатывает определённый промежуток времени, зафиксированный трудовым договором. Иными словами, еженедельный учёт используется, если сотрудник работает не каждый день.
Последний способ ведения отчётности – суммарный. Он подразумевает наличие у гражданина гибкого рабочего графика. Данным вариантом пользуются предприятия, специализирующиеся на выполнении специфических видов работ.

На основании данных из журнала заполняется табель учёта рабочего времени сотрудников, о котором пойдёт речь ниже.

Как выглядит таблица учёта рабочего времени сотрудников?

Вся информация о неявках и фактически отработанном времени из журнала вносится в соответствующую таблицу (иначе график) учёта. Его заполнение может осуществляться от руки уполномоченным должностным лицом или с помощью специальных программ, функционирующих в автоматическом режиме.

Выделяют 2 формы бланка данного документа:

Т-12 (применяется при заполнении таблицы от руки);
Т-13 (используется в организациях с автоматизированной системой ведения отчётности).

Табель ведётся по всему предприятию или по каждому отдельному подразделению организации. Данные вносятся ежедневно, по итогам недели или месяца. Документ оформляется в единичном экземпляре, а после заполнения предоставляется в бухгалтерию. Обе формы бланка имеют практически идентичные сведения.

В табеле указываются следующие данные:

наименование предприятия;
номер документа;
дата внесения записей;
отчётный период;
порядковый номер сотрудника;
персональные данные работника (его ФИО, занимаемая должность);
сведения о прогуле или неявке гражданина на работу;
количество отработанных лицом часов и дней;
данные, необходимые для начисления соответствующей зарплаты;
причины пропуска работы;
количество нерабочих дней в отчётном периоде (выходных, праздников).

Вторую часть табеля, касающегося расчёта с персоналом, должна заполнять бухгалтерия. В документе ставятся подписи лица, уполномоченного на оформление таблицы, бухгалтера, кадровика, руководителя подразделения фирмы или директора предприятия.

Не нашли ответа на свой вопрос?
Узнайте, как решить именно Вашу проблему — позвоните прямо сейчас или заполните форму онлайн:

+7 (499) 350-80-69 (Москва)

+7 (812) 309-75-13 (Санкт-Петербург)

Это быстро и бесплатно !

Видео:Простой метод учета рабочего времени в Excel. Эксель для начинающихСкачать

Учет рабочего времени в excel – Лучший табель учета рабочего времени в Excel

Скачать табель учета рабочего времени в excel.

24.11.2021 табель был обновлен до версии 2.0 с учетом всех Ваших пожеланий и замечаний. Скачивайте, пользуйтесь, оставляйте свои комментарии под статьей.

Здравствуйте, дорогие друзья!

Сегодня я представлю Вашему вниманию свой вариант реализации одной из насущных проблем – табель учета рабочего времени в excel. В данной статье Вы найдете описание основных концепций построения табеля, инструкцию по его ведению, а также сможете скачать программу с помощью ссылок в начале и в конце статьи. Скачивайте, пользуйтесь, автоматизируйте свой ручной труд =).

Построение табеля учета рабочего времени в excel

Скачав и открыв табель, Вы попадаете на главную страницу построения «Настройки» (Рисунок 1).

Начиная со второй строки, необходимо заполнить список сотрудников, по которым Вы будете вести табель. Укажите уникальный номер сотрудника, ФИО, должность(не обязательно), норму рабочего дня в часах(не обязательно).

Норма рабочего дня используется при расчете переработок и недоработок сотрудников в течении месяца, если Вы не заполнили это поле вначале, его можно будет отредактировать в построенном табеле.

В ячейках «F2» и «F3» с помощью выпадающего списка выберите год и месяц для построения. Выпадающий список появляется при выборе ячейки.

https://www.youtube.com/watch?v=MyOawJqZ3CY

После того как все данные введены нажмите кнопку «Создать табель» и программа сгенерирует табель учета рабочего времени за указанный месяц и год (Рисунок 2).

Табель учета рабочего времени в excel состоит из следующих областей:

Легенда таблицы – строка 1, в которой указан месяц и год построения, а также условные обозначения табеля.
Список сотрудников (колонка «А»), заполненный нами на листе «Настройки».
Шапка таблицы с проставленными числами и днями недели, выходные дни (Сб и Вс) для наглядности выделены светло-зеленым цветом.
Область управления, в которой проставляются условные обозначения.
Расчетные столбцы – столбцы формул для учета основных показателей.

Ведение табеля учета рабочего времени в excel

Табель учета рабочего времени необходимо вести используя стандартные условные обозначения:

Рабочий день отмечается цифрой от 1 до 24, которая обозначает количество часов, отработанных сотрудником за день. Отмеченный день автоматически подкрашивается светло-синим цветом с помощью правил условного форматирования.
День отпуска отмечается сокращением оп. Автоматически подкрашивается светло-розовым цветом.
Праздничный день отмечается сокращением пр. Автоматически подкрашивается салатовым цветом.
Прогул отмечается обозначением пг. Автоматически подкрашивается серым цветом.
Отгул обозначается сокращением ог. Автоматически подкрашивается бледно-оранжевым цветом.
Отпуск без содержания обозначается сокращением обс. Автоматически подкрашивается сиреневым цветом.
Учебный отпуск обозначается буквой у. Обозначение подкрашивается желтым цветом.
Командировка обозначается буквой к. Подкрашивается зеленым цветом.
Больничный отмечается маленькой буквой б. Автоматически подкрашивается светло-желтым цветом.

Пример заполненного табеля учета рабочего времени в excel можно увидеть на Рисунке 3 ниже:

Формульный блок расчетных показателей (столбцы «AG:AJ») добавлен для удобства подведения месячных итогов. Данный блок состоит из четырех столбцов:

Рабочих дней – количество дней, отработанных сотрудником за отчетный месяц (количество синих ячеек).
Рабочих часов – количество часов, отработанных сотрудником в отчетном месяце (сумма значений синих ячеек).
Дней отпуска – количество дней отпуска, использованных сотрудником за отчетный месяц (количество ячеек с обозначением оп).
Дней больнич.– количество дней, которые сотрудник провел на больничном (количество ячеек с обозначением б).
Перераб. часов — кол-о часов переработки. Считает часы, которые превышают норму дневной выработки, указанной в столбце «раб. день (ч.)»
Недораб. часов — кол-о часов, которых не достает до нормы дневной выработки. Пример расчета: норма 8ч, стоит 6ч, недоработка — 2ч; норма 8ч, стоит 12ч, переработка — 4ч; норма 8ч, стоит 1й день 6ч, 2й день 10ч, переработка — 0ч, недоработка — 0ч.
Отгулов — количество дней,в которые сотрудник брал отгулы (количество ячеек ог).
Празд. дней — кол-о праздничных дней в месяце. Праздничные дни отмечаются сокращением пр.
Прогулов дней — кол-о прогулов, отмечается сокращением пг.
Отп. без содержан. — кол-о дней, которые сотрудник провел в отпуске без содержания. Обозначение — обс.
Учебного отпуска — кол-о дней учебного отпуска, обозначение у.
Дней командир. — кол-о дней, которые сотрудник провел в командировке. Обозначение к.

Послесловие

Видео:Создание графика работы в Excel / Урок эксель для начинающихСкачать

Составляем графики работы и учета рабочего времени

Рабочий график — это распорядок, который должен соблюдаться в каждой организации. Продолжительность рабочей недели и(или) смены, в соответствии со ст. 100 ТК РФ, устанавливается колдоговором, трудовым договором, правилами внутреннего трудового распорядка.

КонсультантПлюс ПОПРОБУЙТЕ БЕСПЛАТНО

Получить доступ

В кадровом делопроизводстве существуют два сходных по звучанию, но разных по смыслу понятия: график работы (планируемый) и график учета работы, или табель (составляемый по окончании месяца, с его использованием подводятся итоги). Определимся с базовыми понятиями, рассмотрим варианты оплаты труда с различными режимами труда и образец графика выхода на работу сотрудников, а также другие примеры документов.

Итак, в соответствии со ст. 91 ТК РФ, нормальная продолжительность рабочего времени не должна превышать 40 часов в неделю. Планирование и учет рабочего времени, отработанного каждым сотрудником, организуеут работодатель. Обычно для такого учета пользуются унифицированными формами Т-12 или Т-13. Скачать образец графика рабочего времени на месяц по унифицированным формам можно в конце статьи.

В каких случаях оформляется рабочий график

Если в организации для всех сотрудников принят единый режим рабочего времени (40-часовая рабочая неделя (пятидневка) с двумя общими выходными), такой документ оформлять не нужно.

https://www.youtube.com/watch?v=6F96a6OOSxE

Необходимость ведения графика учета рабочего времени возникает в случаях:

График производства работ в этих случаях составляется с целью контроля за соблюдением нормальной продолжительности рабочего времени за весь учетный период (месяц, квартал и другие, но не более одного года). На основании данных по каждому сотруднику за определенный учетный период происходит начисление заработной платы, в том числе с учетом времени переработки или недоработки.

Чтобы не тратить время на составление собственной формы графика, рекомендуем специалисту по кадрам скачать пустой бланк — образец графика работы на месяц, подготовленный экспертами (он прикреплен в конце статьи).

Продолжительность учетного периода должна устанавливаться каждой организацией.

Следует учитывать, что в качестве месяца целесообразно устанавливать учетный период, если работник ежемесячно отрабатывает количество часов, соответствующее нормальной продолжительности рабочего времени, либо больше часов, чем это предусмотрено нормой (т. е. изначально заложены сверхурочные часы). Это позволит ежемесячно определять количество сверхурочных часов и производить соответствующую доплату.

Если же по графику работника видно, что в некоторых месяцах он отрабатывает больше часов, а в некоторых меньше, чем следует по норме, будет справедливым, чтобы переработка в одном месяце компенсировалась недоработкой в другом.

В этом случае продолжительность учетного периода целесообразно установить более одного месяца. Количество же месяцев в учетном периоде следует установить так, чтобы сумма рабочих часов по учетному документу совпала с нормой рабочего времени.

Определение количества сверхурочных часов производится не помесячно, а один раз за весь учетный период в целом.

Какие бывают графики работы

Рассмотрим подробнее, что чам отличаются гибкий график работы, ненормированный рабочий день, сменный режим, суммированный учет рабочего времени и раздробленный рабочий день.

Гибкий

Гибкий рабочий режим предполагает самостоятельное регулирование сотрудниками начала и окончания длительности смены. Важно отработать конкретное количество часов, установленное для определенного учетного периода.

Ненормированное рабочее время предусматривает периодическое привлечение к трудовым обязанностям за пределами стандартного трудового дня. Перечень должностей с таким временем работы закрепляется коллективным договором или внутренними правилами организации.

Сменный

Сменная работа предусматривает работу в две, три или четыре смены в течение суток. Он нужен, когда продолжительность рабочего цикла превышает норму для одного человека. В этом случае сотрудники сменяют друг друга.

В таком случае в компаниях составляются графики работы — шаблон показан ниже. Такой локальный акт утверждается руководителем предприятия. Работники же должны подтвердить факт ознакомления и согласия с работой по утвержденному распорядку, поставив подписи.

Суммированный учет

Суммированный учет рабочего времени позволяет засчитывать более продолжительные сроки работы. Суть в том, что средняя продолжительность труда в течение дня должна равняться норме за период. Таким периодом может быть неделя, месяц, квартал, год.