Технология управления корпоративным порталом для сотрудников

Корпоративный портал Microsoft SharePoint | Управление бизнес процессами

Корпоративный портал на основе Microsoft SharePoint Online– система внутренних коммуникаций и документов компании, которая содержит всю необходимую информацию: файловые архивы, список сотрудников, контакты, внутренние бизнес процессы, структуру организации, информационные ресурсы, хранилища документов и многое другое.

Он является частью мощного бизнес — решения управления всеми процессами — Microsoft Office 365 .

Технологии корпоративного портала предназначены для эффективного управления бизнес-информацией, обеспечения быстрого доступа сотрудников к данным, управления документами и общей работы с информацией внутри и за пределами организаций.

Корпоративный портал позволяет хранить все необходимые сотрудникам документы. В живой ленте мгновенно отображаются все конфигурации по задачам.

Поиск нужного документа, фразы или заголовка выдаст все варианты, без исключения, проверит каждый документ, имеющиеся в базе портала.

Доступ к рабочим материалам можно осуществлять из любой точки, что крайне важно при работе из дома, командировках и отсутствия на рабочем месте.

Решение дает возможность сотрудникам в режиме реального времени обсуждать все рабочие вопросы, решать поставленные задачи. Внутренняя переписка в компании сохраняется, не находится на сторонних серверах.

Портал на основе Microsoft SharePoint Online дает возможность постановки и контроля задач. Их можно создавать, делегировать, наблюдать за ходом выполнения, оставлять комментарии и прикреплять документы.

Наличие корпоративного портала в разы увеличивает эффективность работы, влияя на производительность всей компании в целом.

Это надежный и универсальный инструмент для управления, как малым, так и крупным бизнесом со сложными задачами, структурой и бизнес-процессами.

Кроме штатных функций портала компания Робот икс предлагает воспользоваться собственными разработками на основе SharePoint Online – бизнес — решениями, закрывающими отраслевые потребности компаний

• Контроль состояния объектов, заполнения форм, исполнения жестко регламентированных процедур
• Тестирование знаний сотрудников со статистикой их успеваемости
• Управление продажами
• Сбор разнородной информации с филиалов или подразделений, для дальнейшей консолидации и принятия решений
• Портал приема и обработка заявок на обслуживание объектов (офисов, подразделений, филиалов) различными службами компании

Зачем нужен Корпоративный портал?

Портал как бизнес — решение призван более эффективно использовать время сотрудников компании и упрощать их работу с информацией, а именно:

Экономить рабочее время сотрудников компании:

• Значительное сокращение времени поиска необходимой информации;
• Минимизация рисков потери корпоративной информации;
• Повышение эффективности бизнес-процессов компании;
• Использование привычных инструментов коммуникации между сотрудниками;
• Уменьшение времени адаптации нового персонала.

Оптимизировать бизнес-процессы:

• Последовательная обработка документов ответственными сотрудниками компании;
• Совместная работа над документами в существующей системе документооборота;
• Экономия времени сотрудников на согласование документов;
• Повышение эффективности горизонтальных связей между подразделениями компании;
• Сокращение потерь времени и информации при территориально-распределенной структуре компании.

Повысить качество управления:

• Создание рабочих групп для совместного обсуждения и корректировки проектов;
• Прозрачность результатов и действий сотрудников компании;
• Единая база знаний компании, решение типовых бизнес-задач;
• Эффективные внутренние коммуникации компании.

Увеличить профессионализм сотрудников:

• Информирование сотрудников о событиях в компании и ее подразделениях;
• Использование накопленных знаний для профессионального роста сотрудников;
• Совместная работа над проектами в составе рабочих групп;
• Обучение новых сотрудников на основе накопленных знаний компании.

Обеспечить управление и контроль в компании:

• Прозрачность рабочего процесса компании;
• Контроль внутренней переписки сотрудников;
• График отсутствий и занятости сотрудников;
• Обратная связь с персоналом.

Достичь эффективности бизнеса:

• Повышение качества обслуживания клиентов компании;
• Рост конкурентоспособности компании на рынке;
• Формирование имиджа компании и его продвижение в глазах сотрудников, клиентов, партнеров и инвесторов.

Разработка корпоративного портала

Компания Геликон Про, ведущий российский производитель программного обеспечения, предлагает Вам построение корпоративного информационного портала на базе технологии GWAS (Gelicon Web Application Server).

Что такое корпоративный информационный портал

Преимущества, получаемые при использовании корпоративного портала
Функциональное наполнение корпоративного портала
Технологические аспекты создания портала
Построение портала на базе технологии GWAS

Что такое корпоративный информационный портал

Корпоративный информационный портал (Enterprise Information Portal — EIP) является мощным инструментом интеграции информационных ресурсов, который многократно повышает эффективность управления предприятием.

Портал представляет собой совокупность технологий и программных средств, позволяющих компаниям «расконсервировать» информацию, которая возникает и накапливается как внутри, так и вне их границ.

Одновременно портал предоставляет каждому пользователю персонифицированное «окно» для просмотра всей информации, необходимой ему для принятия обоснованных управленческих решений.

С технологической точки зрения портал представляет собой совокупность Web-интерфейсов, которые обеспечивают единообразный доступ к корпоративным данным и программам через локальные и глобальные сети.

В качестве терминала может быть использовано любое устройство с Web-браузером (стационарный или переносной компьютер), подключенное к корпоративной сети либо находящееся далеко за ее пределами. Порталы позволяют организовывать дополнительные сервисы, основанные на доступе к разнородным данным и приложениям с одной Web-странички. При этом пользователь может и не знать, с какими приложениями он работает, где и в каком формате хранятся предоставляемые ему данные и с помощью каких операционных систем они обрабатываются.

https://www.youtube.com/watch?v=DRc973s8zKU

в начало

Преимущества, получаемые при использовании корпоративного портала

Внедрение корпоративного портала обеспечивает компании серьезные конкурентные преимущества.

Приведем лишь несколько показательных фактов:

• по оценкам компании Plumtree Software норма возврата инвестиций от внедрения корпоративного портала в среднем составляет 145%;
• аналитики компании Meta Group считают, что к 2002 году 70% компаний из списка Global 2000 (крупнейшие компании мира по величине оборота) внедрят или начнут внедрять у себя корпоративные порталы;
• к 2003 году 60% компаний из Fortune 500 будут использовать корпоративный портал в качестве инструмента поддержки принятия решений, совершенствования информационных потоков и развития электронной коммерции типа B2B (Business To Business);
• по результатам опросов руководителей IT-подразделений на сегодняшний день почти 60% крупнейших предприятий России из числа участников рейтинга Top-100 одной из своих первоочередных задач считают создание корпоративного информационного портала.

Экономические и организационные эффекты от построения корпоративного портала связаны, в первую очередь, со следующими аспектами:

1. Повышение производительности

   Ваши сотрудники ежедневно получают информацию из различных источников, таких как корпоративные информационные системы, периодические печатные издания, внутренние нормативные документы, деловая переписка, электронная почта, техническая документация и ресурсы сети Internet. Используя корпоративный портал, Вы и Ваши специалисты сможете получать необходимую информацию в предельно сжатые сроки непосредственно со своего рабочего места, независимо от его географического расположения и времени суток. Использование современных технологий позволит организовать целевую доставку информации и своевременное оповещение ее получателей, обеспечив при этом необходимый уровень конфиденциальности.

2. Улучшение корпоративного взаимодействия
   Портал играет роль центрального информационного ресурса для руководства и сотрудников компании, ее заказчиков, поставщиков, дистрибьюторов, партнеров и акционеров. Оперативный обмен необходимой информацией обеспечивает более тесную связь между всеми группами сотрудников и подразделениями.
3. Управление корпоративными знаниями
   Использование корпоративного портала позволит в полной мере применить технологию управления знаниями (Knowledge Management), которая во всем мире признана наиболее эффективной формой взаимодействия сотрудников. Любой работник достаточно легко сможет найти и использовать различные отчеты, сводки, статьи, библиографические справочники, новости, методики, регламенты, аналитические обзоры и исследования вне зависимости от того, где и кем они были созданы. Накопление и сортировка всей этой информации позволит создать и использовать «базу знаний» Вашей компании, охватывающую большую часть корпоративной информации.
4. Оптимизация процесса управления
   Интеграция корпоративного портала с другими компонентами информационной системы предприятия (финансово-учетные и сбытовые программы, хранилища данных, электронный документооборот и т.п.) открывает новые возможности анализа деловой информации, сегментирования рынка и позиционирования, планирования и прогнозирования, выполнения ряда иных функций. Соответственно, менеджеры Вашей компании смогут принимать более эффективные решения, учитывающие все нюансы конкретной ситуации.
5. Оптимизация инвестиций в информационные ресурсы
   Портал — это интегрированное приложение, которое можно достаточно быстро внедрить и легко поддерживать, затрачивая при этом сравнительно скромные ресурсы по сравнению с системами со сходными функциями, но построенными на основе других концепций. Все это снижает издержки и повышает отдачу от вложений в информационную систему предприятия. Использование для визуализации информации «тонкого клиента» (обычного Web-браузера) позволяет экономить на обучении персонала и, одновременно, дает возможность не устанавливать клиентские приложения на множестве компьютеров. Сокращение затрат на приобретение и обслуживание клиентского ПО и оборудования — один из основных ресурсов снижения издержек при использовании корпоративного портала. Также важно упомянуть о минимизации затрат на аренду Internet-канала за счет того, что наиболее значительная часть информации, необходимой для пользователей портала, размещается в корпоративной сети.
6. Единая платформа для ведения электронного бизнеса
   Внедрение корпоративного портала и обеспечение доступа к нему внешних пользователей способствует укреплению деловых связей с заказчиками, партнерами, поставщиками и повышает качество обслуживания заказчиков и партнеров за счет предоставления им дополнительных возможностей и услуг.

в начало

Функциональное наполнение корпоративного портала

Описание функциональных возможностей корпоративного портала начнем с того, что доступ к корпоративному порталу может быть организован для нескольких групп пользователей:

• руководители с помощью портала получают инструмент контроля над ключевыми параметрами деятельности организации;
• сотрудники получают интегрированную внутреннюю и внешнюю информацию и доступ к корпоративным приложениям. Через корпоративный портал пользователи получают всю необходимую для работы информацию и инструменты;
• поставщики получают возможность повысить эффективность взаимодействия с компанией, оптимизировать объемы и время поставок. Таким образом, портал становится инструментом для планирования и прогнозирования расходования запасов и поставок;
• партнеры получают более эффективный инструмент по обмену информацией. Через портал они имеют доступ к маркетинговой и технической документации, планам выпуска продукции и т.п.;
• заказчики получают информацию о выпускаемой компанией продукции, новые инструменты работы с ней. Анализ действий заказчиков при работе с порталом может помочь компании принимать более взвешенные маркетинговые решения.

Для внутренних пользователей (руководителей и сотрудников предприятия) на основе корпоративного информационного портала может быть реализована следующая функциональность:

• корпоративная библиотека технико-экономической, технологической, договорной или юридической документации;
• внутренняя система подачи заявок (например, на расходные материалы, автотранспорт, и т.п.);
• справочник контактных реквизитов сотрудников предприятия;
• картотека существующих и потенциальных контрагентов;
• формы внутренней отчетности для оперативного контроля и управления производством и проектами (отчеты по использованию рабочего времени сотрудников, выполнение календарных планов и графиков проектов);
• механизмы совместной работы (форумы по различным проектам или направлениям деятельности предприятия, переговорные сессии для проведения оперативных совещаний);
• развитая система поиска информации;
• служба технической поддержки пользователей компьютеров и оргтехники ( Help Desk);
• различные новостные сервисы с персонифицированной доставкой и системой оповещения получателей (например, оперативные показатели финансовой и производственной деятельности предприятия, сводки деловой информации, корпоративные и региональные новости, прогноз погоды, меню столовой).

Для внешних посетителей портала (поставщиков, партнеров и заказчиков) могут быть созданы механизмы, включающие в себя информирование о ценах, продуктах, складских запасах, доставке и процессе выполнения заказов, а также решения типа «торговой площадки» (marketplace).

Эти решения позволяют наладить совместное планирование и прогнозирование, скоординированное производство и управление дистрибуцией.

Таким образом, корпоративный портал обеспечивает интеграцию традиционных учетных систем с приложениями для управления отношениями с клиентами (Customer Relationship Management — CRM), управления цепочками поставок (Supply Chain Management — SCM).

Безусловно, это далеко не полный перечень функциональных возможностей, которые могут быть реализованы в рамках корпоративного портала.

Следует подчеркнуть, что развитие портала представляет собой динамический процесс, который неразрывно связан с процессом формализации информационных потоков предприятия.

Соответственно, отдача от информационного портала будет увеличиваться по мере роста его функционального наполнения.

https://www.youtube.com/watch?v=ZZpcAorrpic

в начало

Технологические аспекты создания портала

Строительство и внедрение корпоративного портала практически всегда сопряжено с рядом проблем, обусловленных существующей на предприятии информационной средой:

• наличие в организации нескольких операционных систем вызывает необходимость проведения кросс-платформной интеграции;
• старые и «унаследованные» базы данных, построенные на базе архитектуры файлового сервера, не всегда могут быть интегрированы в портал;
• приложения, прежде всего написанные сторонними разработчиками и небольшими фирмами, могут не иметь Web-интерфейсов и (или) документированных API-интерфейсов, что затрудняет их интеграцию.

По этой причине в IT-индустрии де-факто сложились следующие базовые принципы интеграции корпоративных данных и приложений на основе Web-технологий:

1. Интеграция данных и приложений (финансовые, системы CRM, ERP и унаследованные) в корпоративный портал.
2. Визуализация информации при помощи Web-браузера, благодаря чему исчезает необходимость в установке и поддержке «тяжелых» клиентских приложений.
3. Гибкость, масштабируемость и открытость создаваемых решений, которые достигаются благодаря использованию XML/XSL и Java. Быстрое и легкое внедрение, оптимизация и персонификация.
4. Единый и настраиваемый интерфейс работы с данными и приложениями, возможный благодаря созданию корпоративного портала; возможность входа в портал из различных систем, в том числе территориально удаленных.
5. Реализация системы на основе технологий Java и XML, что обеспечивает переносимость и независимость приложений от операционных систем сервера и клиента. Хранение и передача данных происходит с помощью языка XML, специально созданного для организации взаимодействия с различными приложениями. Формат данных в XML не зависит от способа его дальнейшей визуализации (за это отвечают хранимые отдельно файлы таблицы стилей XSL, которые преобразуют файлы XML для их представления в виде Web-страницы).
6. Создание в процессе интеграции пользовательских Web-интерфейсов к корпоративным приложениям. При дальнейшем развитии системы обеспечивается не только доступ для чтения данных, но и полноценный документооборот.
7. Безопасность и защита информации обеспечиваются единой точкой входа и разделением прав доступа. База описаний пользователей размещается в едином кросс-платформенном каталоге, что создает унифицированную систему безопасности для всех приложений.

в начало

Построение портала на базе технологии GWAS

Предлагаемая нами технология GWAS в полной мере отвечает всем вышеназванным принципам и представляет собой инструментальную прослойку, которая объединяет известные Internet-технологии в единую технологическую цепочку на основе использования открытых стандартов. Подробное описание этой технологии Вы можете найти в разделе GWAS на нашем сайте.Таким образом, компания Геликон Про предлагает предприятиям и организациям свои услуги и инструментарий для создания и функционального наполнения корпоративного портала.в начало

Корпоративные порталы

Корпоративные порталы уже давно превратились в незаменимый инструмент бизнеса, обеспечивая сотрудников и руководство единой точкой доступа к данным, инструментами управления бизнес-процессами и средствами совместной работы и обмена информацией.

Конечные пользователи корпоративных порталов для доступа к данным и обмена информацией используют одно веб-приложение, в которое интегрируются другие корпоративные приложения, базы знаний, социальные сети и другие программные модули.

По основному своему назначению корпоративные порталы можно разделить на три большие группы:

Результат создания корпоративного портала для компании:

• Четкость и слаженность в работе.
• Документирование результатов работы.
• Практическое исключение ошибок, потерь документов, использования устаревшей информации.
• Повышение скорости и эффективности работы.
• Снижение трудозатрат.
• Возможность совместной удаленной работы сотрудников.
• Возможность наладить работу удаленных филиалов и работников в реальном времени.
• Возможность сократить офисные помещения.

1. Зарубежные компании

Как правило, это региональные представительства холдингов.

https://www.youtube.com/watch?v=8HDPvPOdR38

Основными задачами, которые ставятся при внедрении корпоративных порталов, обычно являются:

• оценка эффективности процесса взаимодействия, влияющего на производственный процесс;
• выполнение анализа накопленных данных, совершенствование производственного процесса, выстраивание логики взаимодействия и принятия управленческих решений согласно результатам анализа;
• обеспечения единого информационного пространства взаимодействия сотрудников.

Типовые функциональные блоки корпоративного портала, разработка которых на сегодняшний день наиболее часто востребована зарубежными компаниями:

• ServiceDesk/HelpDesk.
• Учет рабочего времени.
• Согласование графиков отпусков, управление заявлениями на отпуска.
• Расчеты с контрагентами.
• Начисление дистрибьютерских бонусов.
• Авансовые отчеты.
• Управление закупками.
• Согласование проектов документов.
• Управление договорами.
• Работа с локальными нормативными документами.
• Управление претензионной работой.
• Делопроизводство.
• Кредитный архив.
• Публикация аналитических отчетов.

2. Российские организации госсектора

Организации государственного сектора характеризуются тем, что их деятельность жестко регламентирована контролирующими органами и законодательством. Основной задачей таких организаций является выполнение предписанных функций и своевременное выполнение распоряжений вышестоящих органов.

Типовые задачи, решаемые при помощи корпоративных порталов:

• Оперативное информирование сотрудников (новости, вакансии, дни рождений, опросы, приказы и распоряжения и т. д.).
• Управление совещаниями, встречами, мероприятиями, организация видеоконференций.
• Управление проектной деятельностью.
• Управление внутренним аудитом и инспекционной деятельностью, контроль качества и выполнения KPI.
• Управление закупками товаров, работ и услуг для нужд организации
• HelpDesk.
• Управления заявками (IT-обслуживание, отпуск/обучение, обеспечение канцтоварами, бронирование ресурсов и т. д.).
• Планирования и согласования графика отпусков.
• Согласование проектов документов.
• Управление обучением и тестированием сотрудников.
• Базовый и расширенный поиск контента.
• Массовый ввод и учет данных, обработка корреспонденции, обращений граждан; взаимодействий по основной деятельности организации и др.
• Исполнение поручений.
• База знаний, справочная информация.

3. Российские крупные коммерческие организации

Для таких организаций характерно наличие в штате сотрудников-экспертов в предметной области с большим опытом работы. Часто это делопроизводители, архивисты, руководители, «выросшие» из государственных организаций.

На смену потребности тотального контроля исполнительской дисциплины и учета информации в крупных коммерческих организациях постепенно приходит анализ эффективности производственных процессов и, как следствие, расширение возможностей, используемых компаниями информационных платформ для полноценного управления как информацией, так и взаимодействием сотрудников.

Функциональные модули корпоративных порталов, наиболее часто запрашиваемые российскими крупными коммерческими организациями:

1. Брендирование портала. При этом требование брендирования обычно рассматривается в контексте конкретного сценария работы на корпоративном портале, который требуется учесть:

• совместная работа в корпоративной сети, использование социальных возможностей взаимодействия, сайт присутствия или деловой сайт в сети Интернет;
• сайт экстрасети с целью публикации информации в режиме чтения;
• сайт экстрасети с целью совместной работы в режимах чтения и записи;
• личные сайты и портал социальных вычислений.

2. Оперативное информирование сотрудников (новости, информеры валют, погоды, времени в разных городах страны, вакансии, дни рождений, опросы, мероприятия, инструкции, приказы, распоряжения и т. д.).

3. Система электронного документооборота (СЭД), реализованная на базе той же технологической платформы построения корпоративного портала или интеграция с СЭД, внешней по отношению к порталу.

4. Доска почета, информирование о достижениях сотрудников.

5. Управление идеями.

6. Поддержка проведения конкурсов внутри компании.

7. База знаний, форумы, блоги, справочники, FQA.

8. Обучение и тестирование сотрудников.

9. Управление подготовкой и публикацией контента для внешнего сайта
BI (аналитическая отчетность по данным из внешних систем, панелей индикаторов и др.).

10. Личные кабинеты сотрудников, партнеров по бизнесу поставщиков и пр.

11. Операционная работа (публикация каталогов продукции, управление работой с поставщиками, клиентами, управление заказами, поставками и т. д.).

12. Обратная связь, сообщения об ошибках и т. д.

13. Статистика посещений и активностей на корпоративном портале.

4. Российские средние и малые коммерческие организации

Вопрос о внедрении корпоративного портала (очень часто с одновременным внедрением системы электронного документооборота – СЭД), как правило, поднимается на этапе, когда компания начинает выходить на этап выстраивания исполнительской дисциплины, формирования корпоративной культуры. Руководители видят потребность в контроле, в понимании занятости своих подчиненных. В связи с этим наиболее остро для них стоит задача накопления – учета информации и оптимизации внутренних процессов.

https://www.youtube.com/watch?v=vxjWbnixyNE

Типовые цели внедрения корпоративного портала:

• Интеграция информационных ресурсов компании.
• Повышение уровня внутрикорпоративных коммуникаций, повышение эффективности совместной работы.
• Обеспечение информационного взаимодействия сотрудников компании.
• Сокращение времени на поиск необходимой информации.
• Реализация сервисов для публикации и обмена информацией, для накопления и управления знаниями.
• Контроль исполнительской дисциплины.

В связи с этим часто востребованным на корпоративном портале становится реализация следующего функционала:

• Брендирование портала. Как правило, требования к брендингу минимальны и ограничены соблюдением цветовой гаммы, логотипа, шрифтов и т. д. из бренд-бука компании (если есть) или дизайн-концепции внешнего сайта.
• Оперативное информирование сотрудников (новости, вакансии, дни рождений, новые сотрудники, опросы, события и др.).
• Организация удобной коллективной работы над документами и веб-контентом.
• Внедрение базовых возможностей СЭД, возможности гибкой конфигурации бизнес-процессов, включая управление совещаниями.
• Управление проектами.
• Учетные функции, связанные с исполнительской дисциплиной.
• Автоматизация сбора и обсуждения идей в организации для поддержки принятия управленческих решений.
• Управление заявками (IT-обслуживание, отпуск/обучение, обеспечение канцтоварами, бронирование ресурсов и т. д.).
• Поиск контента.

Кому в компаниях нужны корпоративные порталы?

• HR.
• Топ-менеджеры.
• Менеджеры качества.
• Юристы.
• Маркетинг.
• IT.
• Отдел делопроизводства и контроля исполнения.
• Отдел продаж.

Основные функции корпоративного портала

Корпоративные порталы получили широкое распространение благодаря своему богатому набору функций покрывающих практически все области необходимые для совместной работы сотрудников организации. Прежде всего, это:

• Внутренние и внешние коммуникации

Порталы позволяют ускорить процесс общения между сотрудниками и с клиентами благодаря привычным для нас мессенджерам и другим инструментам хорошо знакомым нам из социальных сетей. Таких как «живая лента», оповещения и т.д.

Возможность создавать различные бизнес чаты по направлениям бизнеса или проектам ускоряет процесс общения и принятия нужных решений. Многие порталы позволяют совершать звонки на телефон, тем коллегам, которых нет онлайн.

Так же современные корпоративные порталы позволяют вести общение в рабочих группах и с клиентами компании о реализуемых проектах и решать текущие вопросы.

• Управление задачами и проектами

Задачи и проекты неотъемлемая часть рабочего процесса любой организации. В корпоративных порталах, как правило, есть широкий набор удобных инструментов для работы с ними.

Начиная от постановки задачи, управления календарными сроками, механизмов делегирования, чек-листов, готовых шаблонов, заканчивая различными конструкторами и фильтрами.

Все это позволяет контролировать своевременное выполнение поставленных задач и оценивать работу сотрудников, получая от них соответствующие отчеты.

• Совместная работа с документами

Функционал многих корпоративных порталов позволяет очень удобно работать с документами. Создавать, редактировать, хранить, настраивать уровни доступа к документам и т.д.

При этом очень часто для работы с документом не нужно его скачивать на компьютер, а после завершения выгружать обратно обновленную версию. Сторонние онлайн сервисы, такие как Google Docs и MS Office позволяют работать с документами прямо на портале.

Корпоративный портал позволяет удобно делиться документами с коллегами, создавать документам внешние ссылки, как для доступа коллег, так и клиентов.

• Планирование и учет рабочего времени

Результативность работы организации во многом зависит от рабочей дисциплины. С помощью корпоративных порталов вы можете вести учет рабочего времени сотрудников. Они будут отмечать начало и конец рабочего дня, а так же всевозможные перерывы, отсутствия, командировки и т.д.

Вся эта информация поможет оптимизировать временные затраты на выполнение проектов и задач. Многие порталы содержат хороший набор инструментов для работы с совещаниями.

Массовая рассылка приглашений, планирование совещаний в календарях, а так же оповещение всех участников и итогах и задач проведенного совещания.

https://www.youtube.com/watch?v=9IJdnRxXj1U

Многие корпоративные порталы предлагают функции CRM систем, что позволяет вести базу контактов клиентов и партнеров, с которыми вы сотрудничаете. Возможность фиксации всех звонков и писем не позволит упустить самые важные моменты, а воронка продаж поможет отслеживать эффективность работы отдела продаж.

• HR: Управление персоналом

Корпоративные порталы позволяют легко представлять и управлять структурой компании. Вся необходимая информация о сотрудниках, такая как контактные телефоны, добавочные номера, email и так далее, будет всегда под рукой. Легко посмотреть кто на рабочем месте, кто отсутствует, кто в командировке и кто кого временно замещает, а у кого сегодня день рождения.

• Автоматизация бизнес-процессов

Ничего не ускоряет работу компании и не экономит время, так как это делают автоматизированные бизнес-процессы. Корпоративный портал предлагает автоматизировать ключевые бизнес-процессы, имеющиеся в компании. Рутинные операции, такие как оформление командировки, отпуска, утверждение и оплата счетов могут выполняться в разы быстрее.

Кому и зачем нужен корпоративный портал?

Корпоративный портал, прежде всего очень удобный инструмент для компаний с большим количеством удаленных сотрудников или филиальной структурой.

Там где люди не находятся в пределах одного офиса или по роду своей деятельности много передвигаются. Корпоративный портал может служить для них мобильным рабочим местом.

Но и для компаний с постоянным персоналом и единым местом локации корпоративный портал будет очень полезен по следующим причинам:

1. Экономия рабочего времени

Быстрее находить и обрабатывать необходимую информацию. Эффективнее общаться с коллегами и ускорять выполнение поставленных задач.

1. Повышайте эффективность работы сотрудников

С помощью корпоративного портала все всегда будут в курсе того, что им необходимо сделать и в какие именно сроки. Рабочие группы позволят делать это эффективнее, а все накопленные знания буду аккумулироваться, и передаваться внутри компании.

1. Оптимизируйте бизнес-процессы   

Позвольте вашим документам и информации в буквальном смысле слова летать по вашей организации, а не переползать из кабинета в кабинет.

1. Получите контроль и управляемость

Вы всегда сможете быть в курсе того, кто, где находится, над чем работает и как долго. Обратная связь с сотрудниками станет гораздо быстрее и эффективнее.

1. Повысьте качество управленческих решений и эффективность бизнеса

Отчетность по факту выполнения задач, а анализ загруженности сотрудников поможет принимать вам более качественные решения. Как следствие повысится качество работы компании и ее конкурентоспособность.

Выбор и внедрение корпоративного портала

На данный момент существует, пожалуй, три варианта на выбор:

1. Покупка готового коробочного решения
2. Корпоративный портал как облачное решение
3. Разработка портала с нуля (заказное решение)

Каждый из вариантов имеет свои плюсы и минусы, поэтому окончательное решение зависит от размера организации ее задач и целей внедрения.

Ищите инструменты для эффективной совместной работы вашей команды?

Настоящим в соответствии с Федеральным законом № 152-ФЗ «О персональных данных» от 27.07.2006, отправляя данную форму, вы подтверждаете свое согласие на обработку персональных данных. Мы, ООО «СофтФорс» и аффилированные к нему лица, гарантируем конфиденциальность получаемой нами информации. Обработка персональных данных осуществляется в целях эффективного исполнения заказов, договоров и пр. в соответствии с «Политикой конфиденциальности персональных данных»

Корпоративный портал для компании: что это и какая от него польза

Документы ведем в Word, базу клиентов и аналитические отчеты — в Excel, письма хранятся на почте, задачи — на стикерах. И если вдруг нужно поднять старый договор, найти письмо, уточнить данные по клиенту, то поиск данных может занять часы.

Когда вы ведете работу сразу в 3, 5 или 10 разных программах, даже незначительная задача превращается в квест. Если эта история про вас, то вам нужен корпоративный портал.

Что это и как работает, нам рассказал Дмитрий Соловей — человек, который создал свой корпоративный портал MyNetwork.pro. 

1. Что такое корпоративный портал
2. Зачем нужен корпоративный портал
3. Как работает корпоративный портал

Что такое корпоративный портал

Корпоративный портал для сотрудников — это внутрикорпоративная программа для управления организацией, которая обеспечивает возможность коммуникации, обмена документами, публикации достижений сотрудников и новостей компании. Отличительная черта корпоративного портала — это закрытый доступ: туда могут зайти исключительно сотрудники вашей компании.

https://www.youtube.com/watch?v=rJUiECUD4uk

Вне зависимости от специфики бизнеса, корпоративный портал содержит информацию об услугах и продуктах компании, прайс-листы, ознакомительные и обучающие материалы для новых сотрудников, организационную структуру с общим списком сотрудников, учет рабочего времени и расчет зарплаты.

Назад

Зачем нужен корпоративный портал

Сначала можно подумать, что корпоративный портал копирует CRM-систему, и может быть непонятно, зачем он нужен, если есть система. Но в отличие от CRM он умеет:

Все это выходит за рамки большинства CRM-систем.

Назад

Как работает корпоративный портал

Разберем возможности корпоративных порталов на примере сервиса MyNetwork.pro.

Единый Dashboard с показателями KPI всех сотрудников

Панель мониторинга KPI (dashboard) гораздо эффективнее таблиц, потому что она наглядно демонстрирует актуальные показатели компании, необходимые для конкретного запроса. Вам больше не нужно просматривать множество столбцов с данными, если важны лишь несколько ключевых показателей.

Дмитрий Новиков, заместитель руководителя отдела продаж ГК «РусТехно»:
— Портал помогает даже менеджерам отслеживать собственные плановые показатели, что лично мне дает возможность спланировать свой рабочий день. Также на портале имеются все необходимые документы и информация о самих продуктах. Очень удобно.

Удобнее контролировать сотрудников. Сервис позволяет отслеживать количество звонков каждого менеджера, продолжительность разговоров, количество отправленных коммерческих предложений и счетов, а также сумму оплаченных счетов.

Благодаря порталу руководитель всегда знает, кто из сотрудников работает по-настоящему, а кто только создает видимость. Управленец также видит слабые места каждого продавца, что позволяет ему своевременно помочь.

Это особенно важно при приеме на работу нового работника, потому что позволяет наставнику быстро ввести его в курс дела, а руководителю — практически сразу понять, какие пробелы в знаниях новичка необходимо заполнить для скорейшей адаптации и эффективной работы.

Доступ к KPI по компании имеют все сотрудники, в результате чего между ними создается здоровая конкуренция, ведь никто не хочет оказаться на нижней строчке в рейтинге продавцов. Руководителю же это позволит правильно мотивировать отдел.

Так выглядят наглядные графики планов по звонкам и продажам, а также другие количественные показатели в MyNetwork.pro

Расчет зарплаты для сотрудников и для всей компании

Расчет зарплаты — любимый раздел каждого менеджера. Спросите у вашего бухгалтера или руководителя отдела, как часто их спрашивает о размере своей зарплаты сотрудник, работающий по системе KPI? А сколько времени занимает расчет каждого работника перед выплатой зарплаты? Вам ответят, что такие вопросы задаются практически каждый день, а расчет каждого работника занимает длительное время.

Система автоматически рассчитывает зарплату работников с учетом всех бонусов. Сервис учитывает все договоры, акты выполненных работ, количество оказанных услуг, отгруженного товара и других показателей. Это позволяет собственнику компании видеть сумму зарплатного фонда, а подчиненному — сумму своего заработка.

Так выглядит общая таблица формирования зарплат по всем работника в MyNetwork.proДетализация зарплаты отдельного сотрудника в корпоративном портал

Учет рабочего времени

А вы знаете, кто в компании часто опаздывает на работу? Такие нарушители расхолаживают коллектив, от чего страдает дисциплина и качество работы.

Корпоративный портал Mynetwork.pro отслеживает нарушителей, чтобы их можно было своевременно наказывать. Система построена таким образом, что программа знает:

• во сколько начинается и заканчивается рабочий день;
• какие штрафы грозят опаздывающим;
• сколько нарушений можно «простить».

Сервис хранит информацию о количестве рабочих дней каждого сотрудника, времени его отпуска, больничного, официально оформленных отгулов и т.д. Это позволяет быстро рассчитать его заработную плату и выявить нарушителей трудовой дисциплины.

https://www.youtube.com/watch?v=5quQ4omMldQ

Поле учета рабочего времени по всем сотрудникам в MyNetwork.pro

Единое хранилище для обмена документацией

Бывает так, что найти нужный документ бывает сложно, особенно если в компании нет единой сети, сетевых папок или сервера. Искать его на почте или где-то на рабочем столе — очень долго, и не факт, что он окажется актуальным на текущую дату.

Единое хранилище документов в корпортале MyNetwork.pro

Система оценки заявок, минуя завалы на почте

В системе Mynetwork.pro имеется целый раздел, посвященный заявкам для оценки у экспертов. Этим может похвастаться не каждый корпоративный сервис.

В числе экспертов могут быть как специалисты компании, так и сторонние консультанты. Программа построена таким образом, что ни один пункт заявки не будет пропущен: система сама подскажет, какие данные требуются для отправки заявки на оценку.

Проблема бесконечных писем и договоренностей будет решена — теперь все находится в одном месте.

Алена Юрчак, руководитель отдела сопровождения клиентов ГК «РусТехно»:
— Корпоративный портал — удобный ресурс, где собрана вся информация, которая необходима для работы каждый день.

Работая лишь в рамках системы, я могу оценивать стоимость услуг у контрагентов, контролировать статус заявок на оценку, вести и актуализировать базу контрагентов, не теряя времени на поиск информации и необходимых документов, найти их в соответствующих разделах системы.

Кроме этого, здесь можно знакомиться с новостями компании, а также выносить на обсуждение руководства и коллег свои идеи и предложения.

Так выглядит в MyNetwork.pro раздел с заявками, направленными на оценку экспертам

Обучение, тестирование и адаптация новых сотрудников

Один из самых важных этапов при найме новых сотрудников — их обучение и адаптация. Если у вас собственная система обучения, то можно прямо на портале размещать учебные материалы, видео, тексты, презентации, записи звонков и изображения.

Разбейте курсы по разделам для удобства навигации. К каждому курсу можно назначить сложность материала и время, необходимое для его изучения. Подготовьте тестирование, используя удобный конструктор для тестов с несколькими вариантами ответов.

Все результаты тестирования хранятся в системе, что позволяет разобрать ошибки и усовершенствовать свои знания и навыки.

Список обучающих курсов в MyNetwork.pro

Интеграция с SalesapCRM

Набор функций корпоративного портала MyNetwork.pro позволяет адаптировать портал под различные отрасли и эффективно строить работу всей команды. Интеграция с облачной CRM-системой SalesapCRM дает возможность получать информацию по средствам API из CRM о звонках, прогнозах, направленных коммерческих предложениях, счетах и других важных бизнес-показателях.

При настройке интеграции автоматически синхронизируются все пользователи, зарегистрированные в вашем аккаунте CRM-системы, а после увольнения они не удаляются бесследно, а отправляются в архив.

Готовые модули системы позволяют задавать свои параметры и отслеживать результаты сотрудников. Это помогает понять, в каком направлении развивать бизнес, где его слабые стороны, позволяет контролировать подчиненных и дает возможность им быстрее взаимодействовать между собой и с руководством.

Разработчики системы прислушиваются ко всем пожеланиям и оперативно внедряют новые инструменты для работы.

Также в SalesapCRM доступна отраслевая версия с предустановленными настройками под корпоративный портал — вам не придется выполнять настройки полей, автоматизаций и данных.

Если вы уже давно пользуетесь SalesapCRM, то выполнить настройку системы под пользование порталом займет не более 20-30 минут, а оперативная поддержка MyNetwork.pro поможет с настройками или выполнит настройку под ключ абсолютно бесплатно. Просто зарегистрируйтесь в сервисе и начинайте его тестировать!

Корпоративный портал помог нам автоматизировать бизнес-процессы. Теперь мы экономим 20 млн рублей в год | Rusbase

Мы представляем собой объединенную группу совершенно самостоятельных бизнес-юнитов. В структуру холдинга входят объединенная сеть кинотеатров «Синема Парк» и «Формула Кино», онлайн-кинотеатр Okko, издательская группа «Азбука-Аттикус», более 30 ведущих медиаресурсов и сервисов страны.

Несмотря на децентрализованную систему управления, все бизнес-юниты должны работать как единый организм. Нас более 2 тысяч человек, с разными задачами и интересами. Это вызывает сложности в коммуникациях. Даже на уровне простых вопросов о том, как связаться с коллегой, как понять, где он сидит в офисе.

Мы понимали, что нужен единый канал для информирования сотрудников об организации внутренних процессов компании, позволяющий избежать длинной цепи действий для оформления заявлений на отпуск, получения справок из отдела кадров и так далее.

Внутри компании был запрос на оптимизацию трудозатрат при выполнении рутинных операционных задач. Например, такие направления работы отдела кадров, как заявления на отпуск, открытие вакансий, заявки на подбор персонала, требовали большей автоматизации.

Первоначально мы ставили себе задачу объединения сотрудников и создание единой общедоступной информационной платформы, где можно было обмениваться полезной информацией, узнавать новости компании, поднимать важные темы из корпоративной жизни и организации жизнедеятельности в офисе. Следующий шаг — автоматизировать операционную деятельность обеспечивающих подразделений.

https://www.youtube.com/watch?v=OKz8KVakTNc

Мы проанализировали имеющиеся на рынке решения и поняли, что ни один из существующих продуктов не позволяет полностью решить наши задачи. Мы знали, чего хотим. У нас было четкое понимание наших потребностей и ресурсы для решения этой задачи самостоятельно. Так собрав все «за» и «против», мы решили создавать собственный продукт.

От оценки бизнес-процессов до автоматизации

Мы начали с оценки данных для автоматизации бизнес-процессов. Нам предстояло решить, какие процессы мы можем автоматизировать. В первую очередь речь шла об электронных сервисах, которые позволяли бы с минимальными временными затратами работать над созданием и подписанием заявлений, всевозможных заявок на изготовление справок по линии отдела кадров.

Не менее обширный пласт задач лежал в сфере HR и кадрового делопроизводства. Нам предстояло автоматизировать такие рутинные процессы, как ведение вакансий, найм и увольнение сотрудников, оценка компетенций специалистов, адаптация новых членов коллектива.

Мы в том числе рассматривали возможность автоматизации проектной деятельности. Необходимо было создать витрину проектов и автоматизировать еженедельную отчетность по ним.

Цифры и факты

На старте проекта мы измерили трудозатраты на выполнение задач до автоматизации. Были проведены опросы всех департаментов, чьи бизнес-процессы планировалось затронуть.

В качестве примера возьмем расчет трудозатрат на подписание заявления на отпуск. Мы предлагали заполнить анкету со следующими вопросами:

• Сколько времени требуется на поиск шаблона заявления и его заполнения?
• Сколько в среднем требуется времени, чтобы «поймать» всех согласующих для получения подписи?
• Сколько времени в среднем уходит на обсуждение и согласование дат отпуска?
• Сколько раз в среднем в год сотрудники компании ходят в отпуск?

Имея все параметры можем рассчитать суммарные трудозатраты в год по компании по следующей формуле:

трудозатраты ДО = (Tс*Кп+То)*Кс*Ко , где

To — время на оформление заявления,

Тс — время на каждое согласование,

Кп — количество подписантов,

Кс — количество сотрудников компании,

Ко — среднее количество отпусков в год на сотрудника.

Измерение трудозатрат на те же действия после автоматизации позволит определить эффективность внедренной системы. В нашем случае математика сошлась. Автоматизация гарантировала существенную экономию на операционных затратах.

Разработка и внедрение коробочного решения

В процессе разработки решения мы составили карту портала, опираясь на несколько главных модулей системы.

Основной модуль

Основной модуль носит информационный характер. Он должен решать задачи коммуникации внутри компании, способствовать автоматизации сервисов для сотрудников, а также решать вопросы навигации по бизнес-юнитам. В основной модуль входила разработка главной страницы и главного меню портала.

Интерфейс портала

Здесь можно посмотреть профили сотрудников, воспользоваться различными сервисами – заказать визитки, оформить пропуск для автомобиля, создать заявление на отпуск, запросить справки в отделе кадров.

Мы разместили в этом разделе карту офиса, а также сервис по бронированию переговорных комнат.

В отдельный раздел вынесены корпоративные материалы – реквизиты, шаблоны официальных бланков компании, важные корпоративные документы.

HR-модуль

Модуль HR управляет электронным документооборотом и автоматизирует управление различными кадровыми процессами компании — найм и увольнение сотрудника, процесс подбора персонала, оценку его деятельности.

В модуль включена CRM для HR-отдела, а также блоки по оценке сотрудников, «Наниматор/Увольнятор», кадровые заявки.

Витрина проектов

Витрина проекта представляет собой базу всех проектов, которые ведутся в компании. Основной целью при создании раздела был сбор полной информации о каждом проекте, его команде и предоставление доступа к материалам. В зависимости от уровня доступа тот или иной участник может управлять рисками и контролировать сроки выполнения задач.   

В этом модуле представлены карточка проекта, проектная отчетность, а также опция по добавлению ссылок в ПО на проектную деятельность.

Оценка бизнес-процессов после автоматизации

Через год после внедрения системы мы решили оценить эффективность, измерив те же показатели бизнес-процессов, но уже с использованием интранета. Для этого мы вновь провели опрос и расчеты, которые делали перед разработкой системы.

https://www.youtube.com/watch?v=kawsMX4c0v8

Для оценки результатов мы почитали суммарные трудозатраты, вычислили разницу между показателями «до» и «после», определили среднюю сумму, в которую обходится сотрудник в час для компании, и рассчитали итоговую финансовую экономию, используя формулу ниже.

экономия в год = (ТрД-ТрП)*ЗП , где

TрД — трудозатраты, рассчитанные до внедрения,  

ТрП — трудозатраты, рассчитанные после внедрения,

ЗП — средняя зарплата по компании.

Результаты и выводы

Результаты использования собственного интранета говорят сами за себя. Ниже приведены показатели некоторых бизнес-процессов после внедрения системы.

Экономия на поиске информации составила 12 миллионов рублей в год. Затраты на поиск общей информации по проектам сократились на миллион рублей в год.

Экономия на затраты по осуществлению контроля проектов составила 3,5 миллиона в год.

Показатели HR-процессов также впечатляют, на оформлении отпусков мы сэкономили 1,8 миллиона, на оформлении заявок на подбор и прием сотрудников экономия составила 1,8 миллиона и миллион в год, соответственно.

Таким образом, суммарная экономия по рассчитанным параметрам составила более 20 миллионов рублей в год.  

Еще один значимый фактор в пользу коммерческой эффективности этого проекта для нас кроется в том, что мы также реализуем данный кейс на базе сторонних компаний. Фактически наша команда строит интранет «под ключ» для внешних заказчиков.

В настоящее время мы работаем с рядом крупных партнеров по этому направлению.

Поэтому, помимо внутренней экономии на операционных затратах, в копилку проекта добавляются реальные деньги за нашу экспертизу и практическую реализацию существующих у нас наработок.

Практические советы

• Проанализируйте существующие у вас бизнес-процессы.
• Оцените финансовую выгоду от внедрения внутренней информационной системы.
• Просчитайте затраты на ее разработку и интеграцию.

  Не исключено, что будет проще воспользоваться существующими на рынке решениями.

• Сформулируйте техническое задание с учетом ожиданий ключевых внутренних заказчиков.
• Будьте готовы к компромиссам в случае возникновения непредвиденных технических багов.

• Не стесняйтесь обращаться к существующему на вашем и смежных рынках опыту.
• В случае успешной реализации проекта, не бойтесь делиться экспертизой.

  Это позволит не только укрепить вашу репутацию экспертов, но и дополнительно заработать, если ваша бизнес-модель этому не препятствует.

Материалы по теме:

5 примеров того, как искусственный интеллект облегчит вам работу

Как автоматизация процессов меняет сферу общественного питания

Я хочу автоматизировать свой бизнес. Что мне нужно знать?

Как студент Бауманки придумал автоматизировать уборку помещений (и почему считает, что это получится)

Кейс: мы автоматизировали автосервис и увеличили операционные показатели в два раза

🎬 Видео