+7(499)-938-42-58 Москва
+7(800)-333-37-98 Горячая линия

Ведение кадрового делопроизводства

Содержание

Ведение кадрового делопроизводства на предприятии с нуля: пошаговая инструкция для новичков

Ведение кадрового делопроизводства

Любая компания, которая имеет наёмный труд, где бы она ни была расположена, в Москве либо ином населённом пункте, ведёт кадровое делопроизводство. Отвечает за это отдельный сотрудник, обладающий определёнными знаниями, либо специально созданная с этой целью служба.

Подобную работу в любой момент может проверить инспекция по труду, а потому важно, чтобы всё было в полном порядке, иначе организации грозит штраф. В связи с этим, если знаний у человека, который будет выполнять такие функции, ноль в рассматриваемой области – это следует немедленно исправить!

Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер. Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему — обращайтесь в форму онлайн-консультанта справа →

Это быстро и бесплатно! Или звоните нам по телефонам (круглосуточно):

Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему — позвоните нам по телефону. Это быстро и бесплатно!

Что такое кадровое делопроизводство

Основы кадрового делопроизводства гласят, что существует обязательная и рекомендованная документация. В основном предприятия самостоятельно разрабатывают свои шаблоны, опираясь на существующие рекомендации.

В целом можно определить, что кадровое делопроизводство представляет собой деятельность, направленную на организацию работы с кадровыми материалами. Рассмотрим существующие бумаги и как правильно их составить.

Нормативные документы по кадровому делопроизводству

Все нормативные документы по кадровому делопроизводству можно разделить на две основные категории:

  • локальные нормативы;
  • бумаги, что составляются при оформлении трудовых отношений.

Так, в первую категорию можно отнести следующие материалы:

  • штатное расписание;
  • положение об оплате труда;
  • правила внутреннего трудового распорядка;
  • график отпусков и др.

Ко второй группе относят такие бумаги:

  • трудовые договоры;
  • кадровые приказы;
  • материалы по учёту рабочего времени;
  • трудовые книжки, карточки сотрудников и прочее.

Шаг 1: обеспечьте кадровое делопроизводство

Сначала следует определить лиц, ответственных за рассматриваемый кусок работы. Необходимо проследить, чтобы они имели нужное обучение и знали, как справляться с поставленными задачами.

Существуют ли нормативы численности кадровиков на количество работников

Чёткого определения, сколько работающих должно заниматься подобными функциями, в нормативах не предусмотрено. Исходя из масштабов предприятия, его штата, финансовых возможностей и прочих факторов, в такой роли может выступать один кадровик, человек, работающий по совместительству (сюда входит как внутреннее, так и внешнее совмещение) либо целая кадровая служба.

Шаг 2: изучите учредительные документы

Кадровое делопроизводство с нуля начинается с изучения учредительной документации.

Первое, на что нужно обращать внимание – чтобы название организации в кадровых документах соответствовало тому, как оно прописано в учредительных бумагах.

Далее, важно установить, кто числится уполномоченным лицом, которое вправе подписывать кадровые материалы. Ошибкой будет, когда нанимателем в трудовом договоре указан один человек, а подписывает его в конце совсем другой.

Шаг 3: разработайте штатное расписание

Следующий шаг, которого требует организация кадрового делопроизводства – это составление штатного расписания. Оно отображает, в каких специалистах нуждается предприятие для выполнения поставленных задач. Нужно следить за тем, чтобы ни одна нужная должность не осталась вне штата.

Кто отвечает за разработку штатного расписания

Интересуясь, в чём заключается работа по документопроизводству, важно понимать, кто из тружеников, какие функции выполняет. Так, штатное расписание обычно составляет экономист по труду. Однако не во всех организациях, особенно небольших, есть такая должность. Тогда подобные обязанности лягут на плечи сотрудника, которого назначат ответственным за составление проекта штатного.

Шаг 4: определите необходимое количество локальных нормативных актов

Число и суть внутренних нормативов того или иного предприятия могут варьироваться исходя из особенностей его деятельности. Универсального списка, что подошёл бы абсолютно всем организациям, не существует.

Разбирая основы кадрового делопроизводства с нуля, рекомендуем учитывать следующие правила:

  1. По трудовым нормативам лишь представители микропредпринимательства вправе не составлять локальные акты. В таком случае все вопросы, которые должны регулироваться подобными материалами вносятся в положения трудового договора.
  2. Существует ряд бумаг, обязательных для всех предприятий. К ним относят, например, правила внутреннего распорядка, материалы, регламентирующие систему оплаты труда, график отпусков и некоторые другие. Иногда те или иные становятся обязательными исходя из вида деятельности. К примеру, организации, работа в которых предусматривает частые командировки, нуждаются в разработке соответствующего положения.
  3. С внутренними актами труженик ознакамливается под подпись.

Шаг 5: проверьте, как оформлен на работу руководитель

Определяя, с чего начать деятельность в новой организации, проверьте документальное оформление руководителя.

Нужно учитывать, что он обладает двойным статусом: с одной стороны, является исполнительным лицом юрлица, а с другой — выполняет обязанности, связанные с руководством.

На начальника должен быть составлен приказ о назначении его генеральным директором, а также трудовой договор и приказ о приеме на работу.

Шаг 6: разработайте проект трудового договора

Правила ведения кадрового документопроизводства гласят, что основным актом, регламентирующим трудовые правоотношения, является трудовой договор. Составляя его, важно проследить, чтобы на бумаге были прописаны все важные моменты, связанные с рабочим процессом. Не удивительно, что именно за него инспекция по труду выписывает наиболее высокие штрафные санкции.

Типовая форма соглашения существует лишь для государственных и местных органов. Частные же структуры разрабатывают такую документацию самостоятельно. Занимаясь её разработкой, стоит учитывать следующие нюансы:

1. В договор должны быть включены обязательные положения:

  • ведомости о работнике и нанимателе;
  • ведомости о материалах, удостоверяющих личность труженика и полномочия нанимателя;
  • номер налогоплательщика;
  • место и дата подписания соглашения;
  • срок действия документа (если заключается срочный);
  • гарантии и компенсации за выполняемые обязанности;
  • режим работы;
  • условия и характер труда.

2. При составлении документации учитывайте специфику работы вашего предприятия. Возможно, есть отдельные нормативы, которые регулируют именно вашу категорию деятельности.

3. Если функционирование фирмы касается материальных ценностей, желательно сразу определить лицо, которое будет за них ответственным.

Шаг 7: подготовьте материалы для заполнения трудовых книжек новоприбывших тружеников

Определите, кто будет отвечать за заполнение, сбережение, учёт и выдачу трудовых. Если это не то лицо, что ведёт делопроизводство, и такие функции прямо не прописаны в его должностной инструкции, потребуется составить отдельный приказ. Далее, работающий, что ведёт кадровый учёт, должен позаботиться о том, чтобы на предприятии было достаточно бланков трудовых и вкладышей в них.

Подобные материалы считаются документацией строгой отчётности. Представители бухгалтерии ведут приходно-расходную книгу таких бумаг. А вот ведение журнала учёта движения трудовых ложится на плечи кадровиков.

Шаг 8: подготовьте материалы для ведения кадровой работы

Кадровые процессы начинаются с оформления тружеников. Рассмотрим, что будет входить в требуемую документацию.

Список документации, что потребуется кадровику для оформления новоприбывших работников

Заключаться соглашение будет со следующим типовым набором материалов:

  • внутренние акты, с которыми следует ознакомить труженика;
  • проект трудового договора;
  • приказ о приёме;
  • личная карточка.

Если у кандидата на определённую должность нет трудовой, потребуется обратиться в бухгалтерию для её выдачи, о чём нужно сделать отметку в соответствующем журнале.

Как принять изменения к трудовому договору

Чтобы внести коррективы в такой нормативный документ, как трудовой договор, следует подготовить такие бумаги:

  • соглашение о внесении изменений либо дополнений в основной договор;
  • приказ об изменении условий труда с указанием их причин, предложение перейти труженику на другую должность и т.д., исходя из обстоятельств ситуации.

Перечень документов для оформления перевода зависит от вида перевода

Процесс перехода оформляется:

  • в случае временного перехода на иную работу – дополнительное соглашение к трудовому договору и приказ по форме Т-5 или Т-5а;
  • при окончательном переводе – допсоглашение и приказ, что имеет форму Т-2.

Материалы для оформления отпусков

Новый кадровик также обязан быть в курсе того, что организация обязана иметь определённую документацию для оформления отпусков. В неё входят:

  • график отпусков;
  • уведомление труженика о начале его отпускной кампании;
  • приказ на отпуск.

Подобный список может варьироваться в зависимости от ситуации. Так, к примеру, если человек хочет уйти в отпуск не по графику, а на основании своего заявления, письменного уведомления не будет.

Как оформить увольнение работников

При увольнении потребуется документ, на основании которого происходит расторжение трудовых отношений. Конкретный его вид будет зависеть от причины увольнения. Так, при уходе лица по собственному желанию в такой роли выступит заявление, а при соглашении сторон – соответствующее соглашение.

В любом случае потребуется составить приказ, с которым увольняющегося следует ознакомить под подпись. При невозможности это организовать, либо если лицо отказывается подписываться, в документе об этом делается соответствующая отметка.

Как правило, все подписывают бумагу, так как им нужно ещё забрать свою трудовую. Ведение трудовых предполагает внесение определённой записи в книжку на основании изданного приказа.

После её выдачи в личной карточке и книге учёта об этом делается отметка.

Ошибки при ведении кадрового делопроизводства

При ведении кадрового делопроизводства часто можно столкнуться с различными ошибками. К примеру, когда документацию составляет человек, не имеющий на то полномочий, либо подписывает бумаги не начальник, а другой сотрудник, к примеру, бухгалтер.

А также ошибки часто встречаются в несоответствии данных, указанных в кадровых материалах и тех, что содержатся в учредительной документации.

Иногда неправильно указывается срок договора с директором предприятия, когда он не соответствует реальному времени его управления.

Перед составлением документов перепроверяйте правильность их оформления, иначе в дальнейшем ошибки могут привести к негативным последствиям, в том числе и штрафным санкциям.

Итоговые рекомендации по организации кадрового делопроизводства

Начинающие кадровики могут воспользоваться следующими рекомендациями при организации документооборота в своей компании:

  • при разработке штатного расписания учитывайте потребности в кадрах, которые будут выполнять те или иные функции;
  • перепроверьте правильность оформления документов начальника;
  • разработайте собственные шаблоны трудовых договоров;
  • подготовьте комплект обязательных внутренних нормативов;
  • подготовьте материалы, требуемые для приёма человека на работу;
  • подготовьте шаблоны бумаг о процедурах передвижения персонала (отпуск, увольнение, премирование и т.д.).

Обращайте внимание на нормативы, регулирующие особенности ведения конкретно вашего вида деятельности!

Чтобы лучше понимать, в чём заключается деятельность, связанная с кадровым делопроизводством, и что обязаны знать кадровики, просмотрите представленное далее видео.

Заключение

Порядок ведения кадрового делопроизводства – важный момент в деятельности любого предприятия. Создавая новое юрлицо, стоит особое внимание обратить на человека либо людей, что будут отвечать за такой серьёзный кусок работы. От правильности оформления документации по кадрам зависит многое, в том числе и назначение штрафных санкций в случае проверки организации инспекцией по труду.

Источник: https://TrudoPrav.ru/trudovaya-deyatelnost/kadrovoe-deloproizvodstvo.html

Ведение кадрового делопроизводства

Ведение кадрового делопроизводства

Ни одно предприятие не может нормально функционировать без тщательной проработки кадрового делопроизводства.

Если компания не составляет должностные инструкции, не разрабатывает внутренние регламенты, не документирует события кадрового характера, то она неизбежно столкнется с рядом проблем.

Любые конфликты, которые инициируют сотрудники в такой ситуации, будут разрешены не в пользу компании. 

Современная судебная практика изобилует решениями, где работодатели проигрывают дела исключительно из-за неграмотности кадрового делопроизводства.

особенность кадрового документооборота такова, что он упорядочивает отношения работников и администрации. В процессе кадрового делопроизводства устанавливаются:

  • права и обязанности работодателя и подчиненных;
  • порядок (сроки, размер) выплаты зарплаты работникам;
  • условия выхода в отпуск;
  • оформление несчастных случаев на работе;
  • и многие другие важные моменты трудовой деятельности.

Профессионализм в ведении кадрового документооборота снизит риск возникновения конфликтов с работниками и обеспечит слаженность работы всего коллектива.

Ведение кадрового документооборота является обязанностью фирмы. Отсутствие документирования того или иного важного кадрового события неизбежно повлечет за собой штрафные санкции или приостановлении работы предприятия.

Органы контроля (трудовые инспекции, прокуратура) внимательно отслеживают нарушения кадрового делопроизводства. В случае их обнаружения ответственность может наступить как для компании в целом, так и для отдельных её сотрудников (директора, главного бухгалтера или иных представителей  руководящего звена). 

Директору компании могут запретить вести профессиональную деятельность в течение трех лет.

Если же учитывать обязанность любой фирмы проводить мероприятия, обеспечивающие безопасность труда ( к ним относится ведение кадрового документооборота по охране труда работников), то ответственность руководящего звена может быть вплоть до уголовной. Как правило, такие последствия наступают в случае причинения работникам тяжёлых производственных травм или смерти.

Грамотно выстроить процесс кадрового делопроизводства невозможно без высокой квалификации в сфере трудового администрирования. Привлечённый профессионал будет вовремя отслеживать важные изменения в регулировании кадрового документооборота и внимательно вести всё делопроизводство фирмы. Так вы сможете избежать негативные последствия, с которыми сталкиваются компании. 

Способы ведения кадрового делопроизводства

Существуют три способа решения проблемы документооборота:

  • самостоятельная организация кадрового делопроизводства;
  • наем специалиста кадрового администрирования;
  • аутсорсинг.

Самостоятельное ведение кадрового документооборота

проблема на этом пути – нехватка времени, с которой можно неминуемо столкнуться.

Организация делопроизводства будет отнимать основную часть трудового дня, и если вы директор фирмы, то на исполнение руководящих функций останутся лишь незначительные перерывы.

Вы не сможете заниматься развитием бизнеса, проводить переговоры, встречаться с партнёрами, ездить в командировки по важным вопросам. О росте компании придётся забыть.

Если же вы – глава кадрового департамента компании, то, погрузившись в ведение делопроизводства, вы не сможете продуктивно руководить персоналом, заниматься анализом работы сотрудников и разрабатывать схемы их мотивации.

Вы погрузитесь в рутину рядового кадрового сотрудника, составляя и оформляя трудовые договоры, личные карточки, командировочную документацию, приказы, график отпусков и множество других бумаг кадрового характера.

В итоге, вы не будете расти как руководитель, а вернётесь к исполнению обязанностей кадрового служащего.

Ведение делопроизводства штатным работником

В случае принятия такого решение, будьте готовы столкнуться с известными трудностями.

Во-первых, специалисты-кадровики высокого уровня требует заработную плату, сопоставимую с доходом руководителя среднего звена.

Учитывайте к тому же необходимость уплаты подоходного налога, отчисления в фонды, расходы на создание условий труда и другие вынужденные издержки.

Вам придётся оплачивать услуги такого работника, даже если он отправится в отпуск,  возьмёт отгул или уйдёт на больничный.

Во-вторых, вам будет нужен специалист, способный подменять кадровика в случае, когда тот отсутствует. Иначе, процесс кадрового делопроизводства остановиться и компания не сможет продолжать нормально функционировать.

В-третьих, для поиска работника, оценки его способностей и адаптации в коллективе необходимо затратить немало сил и времени. Наём нового сотрудника такого уровня – всегда риск. Если специалист кадрового делопроизводства окажется некомпетентным, то выясниться это может, только когда придёт решение уполномоченного государственного органа о рассмотрении дела в отношении вашей фирмы.

Ведение кадрового делопроизводства сторонней компанией

Популярным во всем мире способом ведения делопроизводства является аутсорсинг. Суть его заключается в том, что вы передаёте полномочия кадрового администрирования другой фирме – аутсорсинг-провайдеру. Такая фирма имеет постоянно действующий штат профессионалов кадрового документооборота.

Вы сможете получить посредством аутсорсинга следующие услуги кадрового характера:

Стандартный комплекс кадрового делопроизводства:

  • оформление приема/увольнения работников;
  • составление приказов кадрового характера;
  • ведение табеля учета рабочего времени;
  • составление штатного расписания, графика отпусков;
  • разработка типовых образцов локально-нормативных документов.

Работа с трудовыми договорами:

  • составление договора с индивидуальным подходом к каждому работнику;
  • внесение изменений в действующие трудовые договоры;
  • расторжение трудовых договоров.

Ведение делопроизводства для воинского учета:

  • создание картотеки все военнообязанных лиц в компании;
  • постановка фирмы на учет;
  • составление отчетов для военного комиссариата.

Охрана труда и обеспечение аттестации рабочего места:

  • составление необходимых в соответствии с законодательством документов;
  • ведение журналов инструктажа по техники безопасности;
  • оформление несчастных случаев на работе.

Также вы сможете дополнительно заказать те услуги по ведению кадрового делопроизводства, которые необходимы именно вашей фирме.

https://www.youtube.com/watch?v=EQ0qIzi7kI4

Преимущества передачи кадрового делопроизводства на аутсорсинг:

  • уменьшение нагрузки на работника кадрового отдела или полная его замена;
  • ведение документооборота специалистами высокой категории, которые не уходят в отпуска и не отпрашиваются в отгулы;
  • ведение кадрового документооборота и делопроизводства по правилам  трудового законодательства;
  • индивидуальный подход к конфликтным увольнениям;
  • вариативность распределения полномочий кадрового делопроизводства между работниками кадрового отдела  вашей фирмы  и аутсорсинговой компанией;
  • возможность устройства на работу иностранных специалистов, приём которых связан с необходимостью составления целого пакета документов, проверяемых государственными органами;
  • консультирование по любым вопросам кадрового делопроизводства.
  • уменьшение материальных издержек вашей фирмы;
  • возможность отказаться от рутины кадрового документооборота и сконцентрироваться на ведении основной деятельности компании.

Похожие услуги по теме

Источник: https://advokat-malov.ru/reg-uslugi/vedenie-kadrovogo-deloproizvodstva.html

Если секретарь еще и кадровик

Ведение кадрового делопроизводства

В статье мы расскажем, как секретарю заложить основу будущего отдела кадров и архива документов по личному составу, как оформить свои обязанности по ведению кадрового делопроизводства и соблюсти необходимый минимум норм трудового законодательства.

СЕКРЕТАРЬ-КАДРОВИК: ВОЗЛОЖЕНИЕ ОБЯЗАННОСТЕЙ

Согласно части первой ст. 60.2 Трудового кодекса РФ возложить на работника дополнительные обязанности, не предусмотренные трудовым договором, можно только за дополнительную оплату.

Нельзя просто так «осчастливить» секретаря новыми обязанностями. Их возложение оформляется приказом. Причем мы рекомендуем подготовить два приказа. В первом (организационном) необходимо назначить работника ответственным за ведение кадрового делопроизводства (Пример 1).

Во втором (по личному составу) – возложить обязанности, прописать размер оплаты и привести согласие работника (Пример 2).

Эти приказы содержат персональные данные, но «весовые категории» личной информации в них несоразмерны: то, что работник занимается кадровым делопроизводством, тайной не является (это вряд ли удастся скрыть от окружающих), а вот размер его вознаграждения – закрытая персональная информация, которую посторонним знать не обязательно. Оба приказа издаются одним днем.

Обязательные документы по кадрам

Существуют документы, которые обязаны быть в каждой организации – любая проверка запросит их в первую очередь.

Если секретарь теперь отвечает за кадровое делопроизводство, то обеспечить этот обязательный набор предстоит в кратчайшие сроки. Приведем перечень этих документов в виде таблицы с пояснениями.

Нумеровать документы не будем – степень их обязательности одинакова и является высшей.

Этот список не является исчерпывающим.

Так, если основной деятельностью организации является производство, то, скорее всего, понадобится разработать график сменности, утвердить нормы выработки, перечень должностей и профессий с вредными условиями труда, работа в которых дает право на дополнительный отпуск, и это далеко не все. Только разрабатывать эти документы должен уже не секретарь с возложенными на него обязанностями кадровика, а целая команда, которая включает в себя экономиста по труду и специалиста по охране труда.

Может ли секретарь разработать все перечисленные ЛНА самостоятельно? Вероятно, да. Но лучше не в одиночку, а в тандеме с главным бухгалтером или руководителем организации. В первую очередь это касается тех ЛНА, которые устанавливают порядок оплаты труда работников.

Документы по защите персональных данных

Работодатель обязан обеспечивать сохранность личной информации работников в соответствии с Федеральным законом № 152-ФЗ. Утвердить положение о персональных данных недостаточно.

Дополнительно необходимы:

• письменные разрешения работников на обработку их персональных данных;

• письменные обязательства работников, обрабатывающих персональные данные коллег, об их неразглашении;

• особый режим хранения документов, содержащих персональные данные.

Если строго следовать букве закона, то сначала работник должен дать разрешение на обработку собственных персональных данных, а уже потом заявление о приеме на работу.

Дело это добровольное, однако на практике без разрешения оформить прием на работу нельзя. Поэтому такое разрешение дают все сотрудники организации без исключения.

Установленной формы для него нет, но можно использовать такую, как в Примере 3.

Личную информацию коллег, как правило, обрабатывает секретарь, ответственный за кадровое делопроизводство, и главный бухгалтер. Они-то и должны дать обязательство не разглашать информацию о работниках (Пример 4).

Приказы по личному составу

Основной документ, в котором отражаются управленческие решения руководителя по личному составу, – приказ. Приказами оформляются приемы и увольнения, уходы в отпуск и повышения, возложения обязанностей и направления в командировки и т.д. Поэтому приказам по личному составу отводится центральное место в отделе кадров и в архиве.

Самые распространенные виды приказов по личному составу имеют уже готовые формы, которые кадровику остается только заполнить:

• приказ о приеме работника на работу (унифицированная форма № Т-1*);

• о переводе работника на другую работу (форма № Т-5*);

• о предоставлении отпуска работнику (форма № Т-6*);

• о прекращении (расторжении) трудового договора с работником (увольнении) (форма № Т-8*);

• о направлении работника в командировку (форма № Т-9*);

• о поощрении работника (форма № Т-11*).

Большинство кадровиков России используют унифицированные формы: к ним привыкли сами кадровики, работники и (что немаловажно) проверяющие из государственной инспекции труда (ГИТ). Решение использовать унифицированные формы документов должно быть зафиксировано в приказе (Пример 5).

Разработку собственных форм документов можно сравнить с изобретением велосипеда. Но если есть желание, то в разработанных формах должно быть не меньше информации, чем в утвержденных Госкомстатом.

Унифицированных форм приказов с лихвой хватит секретарю-кадровику для оформления стандартных кадровых действий. Но бывают и другие приказы по личному составу: они составляются по форме приказов по основной деятельности и никакой унифицированной формы не имеют.

Например, приказ о возложении обязанностей по ведению кадрового делопроизводства (см. Пример 2). А еще может быть приказ об изменении фамилии, установлении надбавки, отзыве или переносе отпуска.

Эти документы, составленные по форме приказа по основной деятельности, остаются приказами по личному составу: содержат персональные данные и хранятся в течение сроков, установленных для приказов по личному составу.

Хранение приказов по личному составу

Источник: https://www.profiz.ru/sr/8_2017/sekretar_kadrovik/

Ведение кадрового учёта и документооборота в ИП и ООО с нуля пошагово

Ведение кадрового делопроизводства

Трудовой процесс любой организации включает в себя деятельность сотрудников и руководства: одни выполняют свои должностные обязанности, другие обеспечивают требуемые условия труда и приемлемую заработную плату.

Для того чтобы трудовой процесс был структурированным и проходил в рамках, установленных законодательством, применяется кадровый учёт и организуется документооборот.

Что же представляют собой эти понятия, можно ли самостоятельно организовать учёт кадров, не пользуясь услугами специализированных компаний, и как сделать это максимально эффективно.

Понятие кадрового учёта и документооборота

Каждая организация, нанимающая работников, вступает с ними в официальные трудовые отношения. Приём и увольнение, выплата заработной платы и уход в отпуск — всё это сопровождается оформлением документов. И они должны строго соответствовать законодательству.

Для упорядоченной работы компании необходимо вести учёт кадров

Крупные организации, где трудится большое количество человек, формирует для таких задач отдел кадров. Но кадровый учёт не менее важен и для предпринимателя индивидуального.

ИП должен вести его в том случае, если нанимает работников. При этом не имеет значения, сколько человек трудится на него, главное, что они есть.

ИП должен вести кадровый учёт и документооборот наравне с ООО и предприятиями других форм собственности.

Кадровый учёт — это учёт деятельности всех сотрудников, занимающих определённые должности в компании. Он необходим для организации законных и максимально эффективных трудовых отношений между работником и нанимателем.

Документооборот в сфере кадров — это оформление и движение документов, фиксирующих данные о сотрудниках и условиях их труда, в частности расчёт зарплат, формирование графика рабочего времени и т. д.

В зависимости от того, чем занимается компания, учёт будет иметь свои специфические черты. Но существуют формы, обязательные для всех сфер деятельности. Они регулируются нормативными актами нашей страны.

Документооборот в организации осуществляется в соответствии с нормативной базой

Таблица: законодательные акты о кадровом документообороте

Название законодательного акта
и дата его утверждения
Характеристика документа с точки зрения делопроизводства
Трудовой Кодекс РФ (21.12.2001)Устанавливает, какие документы необходимы для оформления трудовых отношений (приём на работу, расторжение договора, отпуск и т. д. в ст. 67, 68, 84). Заявляет о необходимости установить правила внутреннего трудового распорядка и применять графики отпусков (ст. 123, 190). Здесь же рассматриваются сроки оформления документов и порядок ознакомления с ними сотрудников (ст. 14, 67, 68).
Постановление Правительства РФ «О трудовых книжках» (№ 225 от 16 апреля 2003 г.); Постановление Министерства труда и социального развития РФ «Об утверждении инструкции по заполнению трудовых книжек» (от 10.10.2003 г. № 69).Рассматривают вопросы формы, ведения и хранения трудовых книжек, а также вкладышей в них.
Общероссийский классификатор профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов ОК 016–94 (ОК ПДТР).Кодирует данные о работниках, например, сведения об образовании, занимаемой должности и т. д. Применяется для заполнения ряда учётных форм (Т-2), используемых в кадровой службе.
ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» (от 27.07.2006 г. № 149-ФЗ).Определяет, что такое документированная информация. В государственных органах, органах местного самоуправления документирование информации осуществляется в соответствии с правилами делопроизводства, установленными федеральным органом власти в сфере архивного дела и делопроизводства.
Федеральный закон «Об акционерных обществах» (ст. 89) и Федеральный закон «Об обществах с ограниченной ответственностью» (ст. 50).Определяет обязанности обществ по хранению документов и их составу. Устанавливает обязательность хранения документов в организации, а в некоторых случаях и передачи их на государственное хранение. «Общество отвечает за упорядочение документов, должно проводить работу по их сохранности в соответствии с указаниями и рекомендациями архивных органов РФ».
Приказ Минкультуры России «Об утверждении «Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения» (от 25.08.2010 №558).Содержит перечень типовых управленческих архивных документов с указанием сроков хранения, положения о кадровом обеспечении, а также об учёте и отчётности.

Источник: https://ipexperts.ru/kadry/vedenie-kadrovogo-ucheta.html

Поделиться:
Нет комментариев

    Добавить комментарий

    Ваш e-mail не будет опубликован. Все поля обязательны для заполнения.