Взгляд на HR-процессы как на бизнес-проекты

Видео:Как оптимизировать бизнес процессы. Что такое оптимизация процессов. Роль HR. Реальные кейсыСкачать

Бизнес-процессы и KPI. Как правильно и эффективно их составить

В современном мире бизнеса и предпринимательства огромная роль отведена вопросу решения проблем и минимизации рисков, связанных с увеличением затрат компании, наведением порядка и структуризацией деятельности персонала. Любой бизнес должен стоять на плотном фундаменте в виде некой структурированной системы, которая будет сигнализировать обо всех сбоях внутри компании собственнику.

Как правильно выстроить бизнес-процесс

В данной статье речь пойдет о некоторых важнейших инструментах этой системы, а именно о том, как правильно выстроить бизнес-процессы и каким образом отслеживать нарушения в них. Пойдем от общего к частному.

Далеко не всегда менеджмент компании в принципе знает что-то конкретное о построении бизнес процессов, а также о практическом их применении. Иногда бывают ситуации, когда персонал сознательно саботируют попытки любой систематизации внутри фирмы.

Так или иначе, даже когда стоит четкая задача, связанная с построением и формализацией бизнес-процессов, пути ее решения значительно отличаются друг от друга в различных организациях.

Не говоря уже о том, что каждый владелец бизнеса пришел к решению систематизации своей компании по определенным причинам: желание сократить затраты, минимизировать свое личное участие в оперативных вопросах компании, желание выйти на международный рынок, увеличить стоимости продажи компании и т.д. Задача состоит в том, как выбрать самый эффективный механизм и достичь поставленных целей.

Кого назначить ответственным за построение системы бизнес-процессов

Далее возникает два основных вопроса: кого назначить ответственным за построение системы бизнес-процессов и каким образом будет выполнен проект? Построение системы управления и разработка бизнес-процессов – это сложная и дорогостоящая задача, ее решение с помощью привлечения среднерыночного менеджера является самообманом.

По этому пути изначальной экономии расходов идут некоторые фирмы, но тот результат работы, который получается в итоге невозможно назвать системой. На выходе имеем какие – то фрагменты документов, которые абсолютно не решают изначальную проблематику. В итоге компания теряет временные и финансовые ресурсы безрезультатно.

Почему так происходит? Очевидно, что специалист, которому поручено выполнить проект по реинжинирингу бизнес-процессов и построению системы управления должен обладать навыками гораздо шире, чем знание основ регламентации и описания документов. Ведь комплексный проект это далеко не только описанная модель компании.

Здесь мы подходим ко второму важному вопросу – как эффективно выполнить проект по систематизации бизнеса?

Чтобы ответить на этот вопрос, необходимо выстроить четкий и правильный алгоритм построения системы. На нулевом этапе, перед стартом комплексного проекта, нужно определить и зафиксировать основные стратегические показатели эффективности (ключевые цели) самой компании.

Это возможно сделать с использованием BSC-модели по основным блокам: финансы, рынок, бизнес-процессы, персонал. На самом деле определение стратегических KPI компании достаточно сложная и кропотливая задача, которая зачастую решается с применением мощного мозгового штурма и анализа.

Но чем качественнее она будет выполнена, тем точнее пойдет построение системы.

Далее происходит этап разработки цепочки создания ценностей (ЦСЦ). Она представляет собой взаимосвязанный набор процессов, необходимых для получения прибыли и поставки продукции внешним потребителям.

Это некая структура абсолютно всех бизнес-процессов компании, в которой отражена их последовательность, декомпозиция и определены владельцы бизнес-процессов. Цепочка создания ценности гораздо важнее и приоритетней, чем организационная структура компании, т.к. управление ею напрямую связано с финансовыми показателями бизнеса.

Уже на этом этапе возникает множество вопросов по каждому из перечисленных действий, т.к. для качественного их выполнения необходимо профессионально владеть определенными знаниями и иметь практический опыт. Правильно декомпозировать процессы и определить их иерархию, последовательность и взаимосвязи, это достаточно непростая задача.

Верно и эффективно сформированная модель процессов – цепочка создания ценностей, является важнейшим элементом на этапе построения системы.

Каким инструментом пользоваться для визуализации процессов

Следующий этап заключается в самой регламентации бизнес-процессов и разработке их ключевых показателей эффективности KPI. Не следует путать с показателями эффективности персонала.

В рамках этой работы возникает вопрос – каким инструментом пользоваться для визуализации процессов? Все зависит от размера компании и выбранной методики дальнейшего управления. На рынке существуют различные программные продукты, обеспечивающие автоматизацию процессов. Но они решают лишь часть задачи. Вопросы управления, контроля и анализа всегда остаются за персоналом.

На рисунке представлен, на наш взгляд, один из наиболее удачных примеров визуализации бизнес-процесса, т.к. в одном документе учтены все необходимые параметры.

1. Назначение владельцев бизнес-процессов. За каждым бизнес-процессом компании должен быть закреплен сотрудник, который будет нести ответственность за качество его выполнения. Это означает, что его задача — эффективно управлять ресурсами, ключевыми показателями процесса (KPI) и технологией. Отвечать за конечный продукт бизнес-процесса.

2. Описание пошагового алгоритма бизнес-процесса и назначение лидеров операций.

Каждый бизнес-процесс представляет собой определенную последовательность операций, совокупно направленных на достижение нужного результата.

Если за общий результат процесса отвечает его владелец, то за каждую операцию несет ответственность ее лидер. В бизнес-процессе может быть абсолютно любое количество лидеров операций, но владелец бизнес-процесса всегда один.

3. Сроки, контроль, выходные документы. Каждой операции бизнес-процесса необходимо присвоить такие параметры, как: сроки выполнения, точки контроля (контрольные параметры, показывающие точность и качество выполнения операций); назначить лиц, выполняющих контроль; фиксировать выходного продукт/документ из каждой операции.

https://www.youtube.com/watch?v=wPBpXBmbEjA

Такие схематические бизнес-процессы могут являться отличным техническим заданием для визуализации в специализированных программах, так и использоваться отдельно в данном виде. Наличие и управление всеми вышеперечисленными параметрами дает право предполагать, что погрешность неправильного выполнения бизнес-процесса или сбоя в нем минимальна.

Почему необходимо привлекать высококвалифицированных специалистов

Мы в своей практике используем методологию, основанную на двенадцати ключевых категориях бизнес-процессов верхнего уровня (развитие видения и стратегии, управление продукцией, выполнение маркетинга и продаж, управление обслуживанием потребителей и др.

), которые в свою очередь делятся на подкатегории, структуры и непосредственно базовые бизнес-процессы. Итого любой бизнес состоит из порядка четырехсот базовых бизнес-процессов. Четверть из которых относится к группе критических процессов и именно их необходимо включать в ЦСЦ и разрабатывать.

Обычный линейный менеджер очень часто даже не подразумевает о полном наборе бизнес-процессов компании, не говоря уже об их описании и формировании ключевых показателей эффективности. Вот почему, когда целью стоит построение качественной системы управления, необходимо привлекать высококвалифицированных специалистов.

Если описать только лишь часть системы и не учесть все основные процессы, компания будет нести финансовые потери.

Формирование KPI процессов и разработка процессов должны идти параллельно

В данной статье используется такое важное определение, как ключевые показатели эффективности бизнес-процессов (KPI бизнес-процессов). Давайте остановимся на этом более подробно. Каждый из процессов необходим для достижения определенных целей.

По результатам достижения этих целей собственно и происходит оценка эффективности самого бизнес-процесса. Формирование KPI процессов и разработка процессов должны идти параллельно.

Следует отметить важный момент, что цели всех бизнес-процессов верхнего уровня должны соответствовать стратегическим целям компании. В таблице указан пример ключевых показателей одного из процессов. Аналогичные показатели должны быть определены абсолютно для всех бизнес-процессов.

Управляя ими вы сможете влиять на сокращение операционных затрат (минимизация стоимости процессов) и достижение финансовых целей.

После того, как будут внедрены и задокументированы ключевые показатели эффективности процессов, вы можете перейти к формированию KPI сотрудников и разработке системы мотивации. Следует также отметить, что весь проект, связанный с построением системы управления должен быть пропитан работой с персоналом.

Вы строите живую систему, в которой будут участвовать живые люди. А это означает, что вам просто необходимо проводить рабочие группы и доносить все важные вопросы и нововведения, которые будут в компании. Иначе в конце проекта может получиться огромная пропасть между той моделью, которая описана на бумаге и реальностью.

Поэтому обучать сотрудников необходимо параллельно с разработкой системы.

Кто такой бизнес-инспектор

Для того, чтобы система управления была актуальной, ее необходимо поддерживать. Это возможно осуществить несколькими способами. Мы в своей практике используем такой инструмент, как бизнес-инспектор.

Это специально обученный сотрудник компании, который осуществляет контроль за технологией выполнения бизнес-процессов, занимается актуализацией регламентирующих документов и анализом достижения показателей.

Его основной задачей является проведение внутреннего аудита системы, составления отчетности и влияние на недопущение сбоев в дальнейшем.

Описание бизнес-процессов, контроль за их показателями — это один из основных элементов для построения системы управления. Но есть и другие: мотивация персонала, система бюджетирования и т.д.

В книге «Заряди свой бизнес! Сделай персонал продуктивным» описан, на наш, взгляд один из примеров эффективной системы менеджмента.

В его основу заложен принцип управления человеческими ресурсами на базе внутреннего аутсорсинга.

http://uspep.co



Одним из важнейших компонентов слаженной работы любого крупного бизнеса является правильная организация управления персоналом. Когда сотрудники предприятия чувствуют себя комфортно на рабочем месте, это повышает их результативность и приносит пользу всему предприятию в целом. Поиском персонала и формированием команды на крупных предприятиях занимается HR-отдел.

С точки зрения сотрудников, работа HR-отдела сводится к упрощенной схеме «прием на работу – работа – увольнение», в то же время функции кадровой службы и количество бизнес-процессов в сфере управления персоналом не настолько ограничены, как кажется. 

Пример бизнес-процесса — Выход на работу нового сотрудника:

Поскольку бизнес-процессы в HR являются внутренними для предприятия, то потребителем, на которого они направлены, является штатный сотрудник, а не клиент. Чтобы правильно сформировать процесс, важно иметь полную информацию о потребителе.

https://www.youtube.com/watch?v=l9SNfyoqtYc

Перечислим основные кадровые бизнес процессы, каждый из которых может быть раздроблен на дополнительные этапы:

•  поиск и подбор персонала;
•  адаптация сотрудника;
•  оценка способностей работника;
•  обучение и развитие персонала;
•  управление карьерой;
•  мотивация через заработную плату;
•  кадровый учет.

Пример бизнес-процесса — Подбор персонала:

Важным этапом модернизации современных предприятий с большим количеством сотрудников является внедрение механизмов автоматизации бизнес-процессов в HR.

Автоматизация бизнес-процессов HR

Автоматизация бизнес-процессов в HR имеет следующие преимущества:

•  сокращает расход времени на типовые кадровые процедуры. Заявки разных типов могут подаваться и обрабатываться в автоматическом режиме. Ключевые HR-процессы, включая поиск и наем работника, его обучение и перемещение внутри организации, высвобождение кадров, фиксацию вакантных мест могут также выполняться автоматизированными системами;
•  упрощается взаимодействие персонала. За счет внедрения механизмов автоматизации HR-процессов снижается потребность в личных контактах сотрудников в ходе выполнения кадровых задач и согласовательных процедур, что особенно важно для организаций с большим количеством сотрудников и сложной схемой согласований, а также для компаний с разветвленной структурой отделений, офисов и филиалов;
•  надежная сохранность кадровых данных. Благодаря автоматизированным системам первичные кадровые данные о работниках не потеряются, а их гибкие настройки обеспечат распределение прав доступа к документам и адресное использование информации;
•  улучшается исполнительская дисциплина персонала. Автоматизированные системы оснащены регулярными напоминаниями, работающими в автоматическом режиме, что позволяет отслеживать сроки и состояния текущих кадровых заданий, благодаря этим решениям обеспечивается своевременное и полное выполнение персоналом обязательных или плановых HR-процедур. Для крупного бизнеса это важно, поскольку улучшается общая исполнительская дисциплина сотрудников, сокращается число ошибок в работе, исключается нарушение законов о труде с последующим применением финансовых санкций;
•  обеспечивается прозрачность кадровых процессов. В современном бизнесе политика управления персоналом должна быть не только эффективной, но и соответствующей принципам честности, прозрачности и открытости, что подразумевает под собой уменьшение степени влияния «человека» в ходе принятия управленческих решений.

Примеры популярных HR-процессов

Рассмотрим самые популярные бизнес-процессы в HR, автоматизация которых поможет повысить эффективность работы компаний с большим штатом сотрудников. Самый яркий пример – прием сотрудника на работу. За счет внедрения механизма автоматизации этот процесс будет выполняться следующим образом:

•  эффективно планируется и проводится серия собеседований с разными претендентами на должность;
•  подготавливается предложение о вакантной должности и контролируется статус решений, которые принимают кандидаты;
•  на e-mail отправляется приглашение на собеседование и его результат;
•  формируется резервный список кандидатов.

Пример бизнес-процесса – Увольнение сотрудника:

Не менее популярным бизнес-процессом, который требует внедрения автоматизированных систем, является заявка на отпуск. В режиме автомата могут обеспечиваться следующие процедуры:

•  учитываются заявки на отпуск сотрудников компании;
•  визируются заявки на отпуск непосредственным руководством работника;
•  данные об отпуске отображаются в расписании работника.

Пример бизнес-процесса – Заявка на отпуск:

Автоматизация работы HR не будет мешать ходу других актуальных бизнес-процессов компании, поскольку современные системы обладают мощными интеграционными возможностями и способны легко синхронизироваться с кадровыми, финансовыми и другие системами предприятия.

https://www.youtube.com/watch?v=i0ZiopVqeKE

Примеры бизнес-процессов были построены в системе bpm’online от компании Террасофт, детальней на сайте — www.terrasoft.ru/crm/bpms

Постоянный адрес материала: http://www.hr-life.ru/article/33768

Видео:Вебинар "Построение HR функции с нуля/в новой компании"Скачать

Бизнес-процессы HR-департамента

2 февраля 2021

Есть расхожая фраза: кадры – основной ресурс компании. Однако на практике автоматизация процессов, которые так или иначе связаны с управлением кадрами, решается в самую последнюю очередь. Прежде всего улучшают основной бизнес-процесс компании, который приносит прибыль.

Автоматизируют процессы бухгалтерии, документооборот предприятия. Что касается кадровой работы, она ведется по однажды сложившимся и уже привычным сценариям. Соблюдение порядка поддерживается требованиями к кадровой документации и усилиями самих сотрудников отделов кадров.

Сегодня эта ситуация начала меняться. По статистике запросов и внедрений ELMA BPM, спрос на улучшение HR-процессов увеличился и продолжает расти. Разберемся, почему все больше компаний осознают потребность в оптимизации работы кадровой службы. Выделим основные бизнес-процессы HR-департамента и рассмотрим, какие из них стоит автоматизировать с помощью BPM.

Потребность в автоматизации

В общей структуре компании работа HR-департамента – это группа сервисных бизнес-процессов. Они обеспечивают основной процесс и процессы управления компанией необходимыми ресурсами.

Операционная деятельность компании. Структура бизнес-процессов

С точки зрения автоматизации, цели улучшения процессов разных уровней имеют отличия.

Процессы управления отвечают за маневренность компании, чуткость к изменениям условий рынка и развитию бизнеса.

Автоматизация основного бизнес-процесса позволяет снизить издержки на каждую транзакцию, увеличить скорость и качество их выполнения, а главное прибыль компании.

Цена ошибки при неверной или неотлаженной организации основного процесса велика – потеря заказа, клиента, прибыли. Именно поэтому автоматизацию бизнес-процессов как правило начинают с основного процесса.

Что касается кадровой работы и других обеспечивающих бизнес-процессов (АХО, IT и другие) – это всегда накладной расход. Но цена ошибки здесь не велика. Ресурсы, которые требуются, например, на закрытие вакантной должности, тоже. Для чего вкладываться в автоматизацию?

Дело в том, что самих обеспечивающих процессов и транзакций по каждому из них в компании много. В итоге небольшие потери в процессе при большом количестве транзакций приводят уже к значительным рискам. Выстроенный и автоматизированный обеспечивающий процесс исключает эти потери, что сказывается на эффективности всей компании.

BPM как инструмент автоматизации HR-процессов

На практике компании по-разному подходят к организации работы с кадрами. Самый популярный сегодня инструмент автоматизации – его отсутствие. Обычно кадровые процессы неформализованы или слабоформализованы. Существуют должностные инструкции. Для управления кадрами используют Excel, формируют реестры, издают приказы, служебные записки и т.д.

Среди IT-решений для автоматизации HR можно выделить:

• Инструменты KPI, ЭДО, 1С для решения отдельных кадровых задач;
• Коробочные программы и приложения, закрывающие совокупность задач по управлению кадрами;
• HRM-модули для ERP (расширяют функционал ERP, которая как правило уже есть, если компания достаточно крупная);
• Полноценные HRM-системы – мощные и дорогие решения;
• BPM-системы для автоматизации бизнес-процессов, в том числе процессов HR-департамента.

Инструменты автоматизации HR

Инструментов много. Единого мнения по функционалу HRM-решений не существует. Например, одни инструменты включают расчет зарплаты, другие считают это функционалом ERP. Все инструменты класса HRM подходят к автоматизации кадровой работы по-разному.

ВPM-система не является решением, специализированным для автоматизации HR, однако за счет своих возможностей имеет несколько преимуществ.

Во-первых, ВPM позволяет выстраивать автоматизированные процессы кадровой работы так, как необходимо каждой конкретной компании. Моделировать процессы различного уровня детализации, логики построения.

При этом гибкость системы позволяет оперативно изменять составляющие этапы и настройки процессов. В итоге информационная система решает конкретные, нужные компании задачи.

Во-вторых, в случае BPM компания использует одну систему для автоматизации и кадровых, и других бизнес-процессов. Ей не нужно расширять ИТ-парк новыми инструментами, что очень удобно для сотрудников. Например, в случае ELMA BPM сотрудники могут запускать любые автоматизированные процессы с помощью одного интерфейса системы.

Пример веб-интерфейса ELMA BPM, в котором сотрудник может выбрать и запустить в работу нужный автоматизированный бизнес-процесс

По опыту ELMA, BPM-систему редко внедряют с целью автоматизировать исключительно кадровые процессы. При этом 3/4 компаний постепенно включают HR в работу системы. Если идет автоматизация финансовой части, подтягиваются подотчетные расходы на командировки.

Если это документооборот, появляются кадровые документы, которые также удобно генерировать и отправлять по маршрутам согласования с помощью одной информационной системы. Есть проекты, когда BPM-система интегрируется с имеющимися у компании HR-решениями («Босс-Кадровик», 1С-конфигурации и т.д.).

В целом любой проект внедрения так или иначе включает HR-процессы в контур автоматизации.

Структура HR-процессов и примеры автоматизации в BPM

Рассматривая бизнес-процессы HR-департамента, мы не затрагиваем творческую часть работы кадровой службы, которую сложно формализовать как процесс (например, развитие корпоративной культуры, решение конфликтных ситуаций).

Мы сконцентрируемся на повторяющихся, довольно рутинных процессах кадровой службы, таких как подбор, прием и увольнение сотрудников, формирование графика отпусков, организация командировок и т.д.

Такие процессы очень удобно моделировать и автоматизировать с помощью BPM.

Бизнес-процессы HR-департамента

В целом HR-департамент любой компании решает три основные задачи – найм персонала, сопровождение работы и увольнение сотрудников.

В более крупных компаниях сюда добавляются процессы планирования кадровой политики – сколько людей необходимо предприятию, и когда они потребуются с учетом роста компании.

В зону ответственности кадровой службы также входит группа задач по учету кадров/вакансий и кадровому делопроизводству.

Найм персонала

Бизнес-процесс найма персонала можно разбить на несколько составляющих. Это подбор соискателей, который включает формирование заявки на поиск сотрудника, поиск и испытание кандидатов.

К процедурам найма относят оформление утвержденного кандидата в штат и последующие процедуры по адаптации и обучению нового сотрудника.

Разумеется, автоматизация предполагает возможность мониторинга за текущей работой по процессу.

Совокупность процессов найма персонала

BPM позволяет моделировать собственный маршрут найма персонала, включать в него те этапы, которые необходимы.

Например, компания может автоматизировать только подачу и согласование заявки на поиск сотрудников по новой вакансии – когда менеджер формирует заявку в веб-интерфейсе системы, затем она автоматически отправляется на согласование руководителю и поступает в кадровую службу.

Может включить в процесс процедуры приема кандидата в штат – сотрудники будут параллельно получать задачи по оформлению документов соискателя, организации рабочего места, выдаче доступов в корпоративные ИТ-системы и т.д. В каждой компании один и тот же процесс может иметь значительные различия.

Пример процесса проведения собеседований

Пример процесса подбора кандидатов по заявке на вакансию

Работая в системе, сотрудники могут отслеживать, на каком этапе ведется работа по каждому запущенному экземпляру процесса. Например, автор заявки на поиск сотрудника видит, что HR-департамент уже отобрал несколько кандидатов на эту должность, и в данный момент они проходят собеседования.

BPM-система позволяет внести дату и время собеседований в календари специалистов (предварительно им будет отправлена задача подтвердить указанное время встречи), отправить тестовое задание на рассмотрение ответственным сотрудникам. По итогам испытаний руководители оценивают кандидатуру – это позволяет быстро собрать мнения о соискателе и принять объективное решение по трудоустройству.

Собеседование с кандидатом на вакансию вносится в календарь руководителя

Рассмотрение тестового задания, выполненного соискателем (мини-ролик)

Для самого HR-специалиста система также становится удобным инструментом, помогающим в работе. В одном информационном окне сотрудник видит все открытые вакансии и их приоритетность. Подобная статистика доступна руководителю HR-отдела и руководству предприятия.

Информационное окно для сотрудника HR cо списком актуальных вакансий

Система исключит повторную обработку соискателей из «черного списка», позволит быстро формировать и просматривать банк отложенных ранее кандидатов. Это исключает повторное рассмотрение резюме. Если подходящий специалист уже есть в банке кандидатов, искать человека не потребуется вовсе.

Формирование списка кандидатов на вакансию / банка резюме

Создание карточки нового соискателя

Управление отпусками и периодами отсутствия (отгулы, больничные, опоздания)

Жизнь любого трудового коллектива предусматривает ежегодные оплачиваемые отпуска. Иногда сотрудники вынуждены отсутствовать на рабочем месте вне запланированного периода. Специалист может заболеть, задержаться в пробке – непредвиденные обстоятельства, которые могут случиться в каждым, не должны влиять на рабочий процесс.

BPM-система позволяет автоматизировать процесс согласования не только плановых, но и непредвиденных отсутствий сотрудников на рабочем месте.

Понимая, что не сможет прибыть вовремя, сотрудник с мобильного или компьютера запускает процесс согласования отсутствия – система автоматически уведомит руководителя и перестроит срочные бизнес-процессы, отправляя задачи не отсутствующему сотруднику, а замещающему его исполнителю.

https://www.youtube.com/watch?v=gXDM0VIK9uE

При этом сам сотрудник получит задачу распечатать заявление на фактический период отсутствия (заявление уже сгенерировано и прикреплено к задаче), подписать и занести оригинал в отдел кадров. Чтобы обеспечить соблюдение этого требования, срок выполнение задачи ограничен. Как правило компании устанавливают период в три рабочих дня.

Пример процесса оформления отсутствия

Что касается плановых отпусков, достаточно сложной задачей HR-департамента является формирование ежегодного графика. Особенно трудно это дается крупным предприятиям. С помощью BPM составить график отпусков, согласовать его и, более того, корректировать в течение года становится проще.

Пример процесса формирования графика отпусков

Система отправляет сотрудникам задачи о необходимости спланировать даты отпусков. Она автоматически рассчитывает лимиты имеющихся дней отпуска, работникам не нужно запрашивать эти сведения в кадровом отделе. Когда штат компании исчисляется сотнями и тысячами специалистов, только эта функция уже значительно упрощает процесс.

Задача выбрать время отпуска

Система аккумулирует данные по всем сотрудникам компании, проверяет запланированные даты на возможность пересечений с «замещающими» специалистами. В случае совпадения дат, отправляет задачу с просьбой скорректировать даты отпуска. Сведения по отпускам утверждаются на уровне руководителей отделов, поступают в кадровую службу для формирования сводного графика отпусков.

График отпусков и дней отсутствия, сформированный в BPM-системе

Система автоматически проверяет график отпусков и выявляет сотрудников, которые выходят в отпуск в ближайшие две недели. Они получают соответствующие уведомления с просьбой оформить и передать заявление на отпуск в кадровую службу, либо скорректировать даты отпуска.

В небольших компаниях, которые не составляют ежегодный график отпусков, для эффективного управления отсутствиями бывает достаточно автоматизировать процесс подачи и согласования заявления на отгул или отпуск, с последующей передачей в кадровую службу.

Отправка заявки на отпуск по маршруту согласования

Для удобства руководителей отделов, менеджеров проектов система предоставляет сводный отчет – кто из сотрудников отсутствует на рабочих местах, в какое время и по каким причинам. Это удобно для планирования работы, быстрого распределения задач.

Сведения о периодах отсутствия сотрудников

Посмотрите запись трансляции, посвященной автоматизации процессов HR-департамента. Эксперты ELMA разбирают описанный нами материал, более детально рассказывают о процессах найма персонала, управления отсутствиями. Приводят много примеров моделей процессов и интерфейсов, с которыми непосредственно работают сотрудники после внедрения системы.

Кроме того, спикеры рассматривают процессы увольнения сотрудников, организации командировок, кадрового делопроизводства. Раскрывают возможности BPM по учету кадров, открытых вакансий и банка резюме.

запись онлайн-конференции

Видео:HR-инструменты в Битрикс24 | Автоматизация отдела кадровСкачать

Бизнес Консалт — центр кадровых технологий

24.08.2011

В последнее время многие собственники и руководители компаний ищут рецепты получения максимального результата от собственных работников — увеличить эффективность, производительность труда, оптимизировать численность персонала, повысить прибыль. Не правда ли, знакомые задачи?

Одно из направлений, которое может помочь повысить эффективность — это грамотно выстроенный процесс управления сотрудниками вашей компании. Данный процесс называется Управление Персоналом (Human Resources Management), можно встретить также название Управление человеческими ресурсами.

Какие же бизнес-процессы входят в систему Human Resources Management?

 На мой взгляд, процесс управления персоналом можно представить схематично в виде многочисленных взаимосвязанных процессов организации, направленных на реализацию HR-политики компании.

 Суть заключается в том, что нельзя выбросить из этой схемы ни одного элемента без значительного ущерба целой системе.

Главным результатом внедрения системы HR должна стать прозрачная, понятная система управления, то есть свод законов, обязательных для всех — от руководителя до сотрудников компании.

https://www.youtube.com/watch?v=cCmLCWxqIYk

Как целостная система, HR дает получение наибольшей результативности производительности сотрудников, если в компании эффективно работают все элементы HR — системы.

Давайте теперь зададим себе вопрос — а что из данной схемы есть у меня в компании? И Как это работает?

Ответ прост — если у Вас в компании есть два-три процесса из схемы и они работают — это уже очень хорошо и Вам не все равно, как работает ваш бизнес! Из личного опыта, лишь в трети Российских компаний отстроены процессы подбора, адаптации. Реже встречается эффективная система мотивации. Обучение происходит вне системы, хаотично. Половина Российских компаний не имеет ни один выстроенный элемент системы. И только одна из десяти компаний может гордиться грамотной HR-политикой.

Если брать иностранные компании, то там наблюдается обратная ситуация. Почти все процессы HR четко регламентированы, доля компаний с развитой HR-функцией существенно выше.
Мы пока находимся на пути к совершенствованию данного направления, как и во многих других сферах бизнеса.

С чего же начать, если есть желание сделать свою компанию наиболее эффективной с помощью грамотного управления персоналом?

Наиболее важный процесс для компании, если Вы хотите повышения эффективности — это подбор сотрудников в компанию. С чего начать? Не с собеседования, а с того, что взять чистый лист и определить необходимые компетенции нового сотрудника.

Кстати, у опытных HR-специалистов существуют целые библиотеки компетенций, которые используются для оценки кандидатов разного уровня.

Компетенции также могут делиться на группы. К компетенциям руководителей относятся несомненно планирование, умение мотивировать, постановка задач, делегирование, лидерство. Можно выделить группу профессиональных компетенций — это навык работы в 1:С, знание технологии пищевого производства, знание ТК РФ.

Также выделяют группу личностных компетенций. К ней можно отнести честность, ответственность, ориентацию на результат, ориентацию на процесс, ориентацию на развитие, позитивность, работу в команде, обучаемость.

Группа личностных компетенций как раз составляет срез корпоративной культуры компании. Например, в одной компании — все как на подбор — лишь бы отсидеть и уйти с работы. В другой — уже давно шесть часов, а сотрудники все обсуждают, как сделать лучше проект или решить производственную задачу.

А каких сотрудников хотите видеть вы? какую компетенцию необходимо проверять на собеседовании?

Правильно, конечно это ориентация на результат, работа в команде, позитивность. Именно эти качества (плюс некоторые другие) правильно подобранных сотрудников приведут вашу компанию к успеху! Поэтому по ним нужно отбирать сотрудников в команду. Это они — ваши единомышленники — и приносят Вам доход.

После определения от 8 до 20 компетенций для оценки на собеседовании, Вы должны подготовить систему проверки данных компетенций на собеседовании. А для этого составляется профиль должности, но это тема отдельного разговора.

Конечно, данные подходы используются опытными HR-специалистами без каких-либо бумаг, все процессы отработаны годами — по итогам собеседования такие специалисты готовы Вам предоставить отчет по 25-35 параметрам на каждого кандидата.

Но даже опытные специалисты не дадут 100% гарантии правильности подбора. Самый достоверный способ оценки на данный момент — это проведение ассессмент-центров — он дает порядка 65-80% достоверности подбора.

Данный метод включает в себя несколько процедур оценки на основе компетенций.

На моей практике часто на этапе набора сотрудников, руководители допускают ошибку — не понимают, какого человека они ищут. Людей берут просто так, без оценки, а потом через полгода возвращаются к «разбитому корыту». Метод компетенций позволяет снизить ваши риски взять «не того» человека изначально, без серьезных временных затрат.

В рамках данной публикации, полную систему компетенций описать очень сложно. Это огромный и фундаментальный пласт HR-политики. Его можно сравнить с основой, на которой будет строиться ваш коллектив, команда. Надеюсь, что этот маленький экскурс в систему HR даст Вам материал для практического применения в ваших компаниях.

https://www.youtube.com/watch?v=CricyhSZP6U

В следующих выпусках Бизнес-журнала, мы продолжим в кейсово-тренинговом формате разговор об актуальном и эффективном HR вашей компании.

Если Вы хотели бы разобрать конкретные ситуации, которые волнуют Вас или Ваших коллег, Вы можете направить на director@bc-center.ru, а мы предложим возможные пути решения!

Полина Коннова

Видео:Как автоматизировать HR процессы с Yandex TrackerСкачать

HR-процессы в компании

Эффективная работа по подбору персонала никак не может быть произведена без HR-процессов, которые лежат в самой основе.

Human Resource – это не только испытания кандидатов в виде интервью, но и последующее обучение, адаптация к новому месту, установка мотиваций.

Если все этапы запущены, то производительность компании с новым сотрудником значительно улучшится. Немного подробнее о каждом из них.

Организация управления кадрами

Обычному человеку не видны все действия кадрового агентства, которых на самом деле очень много. Ведь простая схема «Устройство на работу – Работа – Увольнение» включает в себя гораздо больше аспектов, если подбором персонала, конечно, занимается профессионалы. Ниже приведен список основных HR-процессов в компании, которые также могут иметь и свои подразделы:

• Поиск кандидатов на должность.
• Отбор сотрудников.
• Адаптация работников к новому месту работу.
• Оценка возможностей сотрудников.
• Развитие навыков у персонала (в том числе обучение).
• Управление карьерой.
• Установки мотиваций путем оплаты.
• Учет кадров.

Подбор персонала на предприятие

Большинство компаний все чаще выбирают в качестве новых сотрудников на свои вакансии молодые и неопытные кадры.

Таким образом они ищут неподготовленных людей, которых будет проще обучить своим установкам и правилам, замотивировать и ввести в свой круг.

Однако кадровая политика HR-агентств уверяет в обратном: человек, имеющий некий опыт и профессиональную подготовку будет куда лучше развивать сферу деятельности компании, просто его необходимо правильно направить.

Первый вариант с набором непрофессионалов подходит для некрупных организаций, таких как торговые точки, автозаправки и другие, обучив нового сотрудника лишь основам коммуникации с клиентами.

Что же касается крупных предприятий, то здесь важно выбрать того, кто действительно будет и дальше развивать уже поставленный бизнес. Хорошей мотивацией для этого является продвижение по карьерной лестнице, премии и другие бонусы, предоставляемые компанией.

Именно поэтому необходим так называемый фильтр при подборе персонала, который часто доверяют именно HR-агентствам.

Преимуществом этого процесса является то, что специалисты проводят ряд собеседований, в которых поэтапно выявляют сильные и слабые стороны человека. Только после полного прохождения конкурса, успешный кандидат переходит к следующему этапу – адаптации сотрудников.

Адаптация сотрудников на новом месте

Новый работник компании будет работать эффективнее, если его предварительно адаптировать к условиям работы. Помогает в этом процесс управления персоналом, называемый курсом ориентации. Во время этого курса в совершенно любой форме происходит погружение персонала в культуру предприятия.

Во время такого курса демонстрируются ценности компании, основы общения с клиентами, возможные конфликтные ситуации и пути выхода из них.

При этом специалисты должны помнить о главном: клиенту совершенно неважно, кто его обслуживает – опытный работник или стажер. Для него всегда важно получить услугу в том виде, в котором предлагает компания.

Соответственно в интересах любого кадрового агентства как можно лучше донести основные моменты до нового работника.

Обучение и развитие персонала

Еще одним немаловажным HR-процессом является обучение и дальнейшее развитие всех сотрудников компании. Необходимо, чтобы это происходило регулярно, особенно, если компания не стоит на месте, а постоянно внедряет новые технологии и способы реализации задач. Данный этап включает в себя различные мероприятия:

• производственные курсы;
• школы с новаторскими методами;
• курсы второй профессии или специальности;
• факультеты повышения квалификации.

Каждый из методов способен повысить навыки персонала, а значит улучшить производительность всей компании. Это же немаловажно и для продвижения по карьерной лестнице индивидуальных сотрудников. Поэтому следует вовлечь в процесс всех работников, правильно замотивировать и проставить цели.

Оценка возможностей сотрудников

Следующим шагом в управлении персоналом становится его оценка. Очень важно не только затрачивать усилия и средства на обучение и развитие, но также понимать, что все это идет на пользу. Аттестации должны назначаться регулярно. Для этого необходимо собрать команду из независимых судей и провести ряд мероприятий.

https://www.youtube.com/watch?v=5bjPlb6DyAo

По итогам аттестации руководство предприятия получает подробную справку о каждом сотруднике. Исходя из нее уже можно будет делать дальнейшие выводы – сохранить работника, назначить ему курсы повышения квалификации или же начать поиск нового кандидата на эту должность.

Карьерный рост или увольнение?

В работу кадрового агентства также входит и такой важный процесс, как увольнение сотрудника или же его продвижение вверх. В этом вопросе очень важно чувствовать тонкую грань и не дать повода другим сотрудникам беспокоиться о своем месте. Так, например, причина увольнения одного работника за совершение грубой ошибки, должна быть четко разъяснена остальным сотрудникам.

То же самое касается и повышения: не всегда тот или иной сотрудник, который хорошо владеет навыками продаж, сможет так же успешно выполнять руководящие задачи. Именно поэтому необходима помощь кадрового агентства, которое сможет профессионально распознать возможности работника для повышения эффективности всей компании.

Автоматизация HR-процессов – это важная составляющая сервиса кадровых агентств, которые должны присутствовать на любом этапе работы с персоналом. Не только подбор новых кандидатов, но и увольнение работников со стажем должны происходить под четким наблюдением профессионалов.

Любая крупная компания, ценящая свое время и кадры, должна внедрять HR-процессы, как основу для лучшей производительности. Крупные международные предприятия уже давно отмечают связь работы HR-агентств с их успехом на рынке, а также общей удовлетворенностью сотрудников. Если персонал доволен своей работой, он будет оказывать максимальный сервис посетителям.

Поэтому работа HR-департамента с персоналом гарантирует компании хороший сервис на выходе.

Как изменить HR-процессы:

🔥 Видео

От менеджера по персоналу до HR бизнес партнера и директора. Светлана ИвановаСкачать

📐HR Аудит работы компанииСкачать

Кто такой HR бизнес-партнер и чем занимается HRBP?Скачать

HR-процессы в компании, как инструмент развития бизнесаСкачать

Q&A сессия "Построение HR-отдела с нуля"Скачать

Цветочный Бизнес. Открытие, вложения, прибыль / Как все устроено изнутриСкачать

Раскрытие HR-директоров: Что вам нужно знать И 2024 тенденции, которые нельзя игнорировать!Скачать

Цифровая трансформация HR-процессов: законодательство, тренды, инструментыСкачать

Пресс-конференция "Вызовы и тренды рынка труда для бизнеса и HR в 2024 году"Скачать

Как УСКОРИТЬ процесс подбора персонала? #персонал #hr #найм #автоматизация #1сСкачать

HR Talk ⚡️ Карьера и HR-вызовы нового времениСкачать

Роль директора по персоналу в компании? Что должен директор по персоналу HR или HRD?Скачать

БИЗНЕС ПЛАН! Это круче БМ🔥 Как составить бизнес план для своей идеи в 2019Скачать

Полный Абзац | 06.03.24Скачать

Как ПРАВИЛЬНО проводить Performance Review? #бизнес #продажи #предприниматель #персонал #hr #hrdСкачать

Как провести HR аудит для разработки HR стратегии? Чек-лист аудита для всех HR бесплатно!Скачать