Защита коммерческой тайны: задачи кадровой службы

Так называют особый порядок хранения и обработки данных, которые имеют большое значение для организации. Этот порядок предполагает охрану данных от разглашения. Охраняют любые внутренние сведения компании, если это позволит более эффективно вести хозяйственную деятельность, извлекать прибыль или избежать убытков. К коммерческой тайне относят сведения:

• производственные;
• технические;
• экономические;
• организационные.

Не признается охраняемой информация, указанная в статье 5 Федерального закона от 29.07.2004 № 98-ФЗ, например:

• о загрязнении окружающей среды, которое производит компания;
• о численности и составе работников, об условиях их труда;
• о нарушениях организацией действующего законодательства.

Зачем вводить режим коммерческой тайны

В организациях режим коммерческой тайны устанавливается, чтобы:

• обезопасить информацию, с помощью которой компания ведет рыночную деятельность, получает прибыль и сохраняет позиции на рынке товаров, работ или услуг;
• обезопасить компанию и сотрудников;
• избежать дополнительных расходов;
• устранить или минимизировать убытки.

Кому обязательно вводить

Законодательно не предусмотрен перечень организаций, для которых коммерческая тайна и режим конфиденциальности информации являются обязательными. Введение этого порядка в интересах организаций, но они не обязаны его устанавливать.

Кому рекомендовано

Это полезная практика для большинства организаций. В условиях рыночной конкуренции сохранение в тайне секретов, которые дают преимущества на рынке, — важное условие сохранения лидерства и стабильного получения прибыли.

Рекомендуется устанавливать охранный порядок для организаций, чьи конкурентные преимущества заключаются в инновационных разработках и внедрении уникальных способов производства. Пока эти способы остаются уникальными и не доступны другим участникам рынка, у компании есть конкурентное преимущество.

Очень важно сохранить в тайне информацию компаниям, которые занимаются производством развлекательных продуктов, например игровым и кинокомпаниям. Сохранение в секрете подробностей новых идей до релиза конечного продукта повышает потенциальную прибыль от продажи.

Компания самостоятельно определяет, какая информация для нее является ценной и нуждается в засекречивании.

Какие документы понадобятся

Порядок введения режима коммерческой тайны предполагает разработку и издание организацией документов:

• перечня охраняемых сведений;
• положения об установлении режима охраны;
• инструкции по работе с засекреченными данными;
• перечень должностей компании, допущенных к работе с тайной.

Весь пакет документов по введению режима коммерческой тайны утверждается и вводится в действие отдельным приказом об установлении секретности.

Инструкция, как установить режим охраны данных

Следуйте алгоритму установления режима коммерческой тайны, чтобы не допустить ошибок.

Шаг 1. Составление перечня данных, на которые налагается секретность. Чтобы его составить, компания должна оценить собственную производственную ситуацию и составить список того, что засекречивать.

Скачать образец перечня сведений, которые относятся к служебной тайне

Шаг 2. Подготовка необходимых документов: положения, инструкции по делопроизводству с документами, содержащими секретные сведения.

Скачать пустой бланк положения о служебной тайне

Скачать образец перечня сведений, которые относятся к служебной тайне

Шаг 3. Составление перечня должностей, которым доступна коммерческая тайна.

Шаг 4. Издание приказа о введении порядка обращения с засекреченной информацией, этот документ утверждает все подготовленные документы. Режим коммерческой тайны считается установленным после издания этого приказа.

https://www.youtube.com/watch?v=RH-yzUnj9tY

Скачать пустой бланк приказа о введении режима коммерческой тайны

Скачать заполненный образец приказа о коммерческой тайне

Шаг 5. Ознакомить сотрудников с приказом и всеми утвержденными документами. Они должны знать, что та или иная информация охраняется и разглашать ее нельзя.

Шаг 6. Маркировать охраняемую информацию грифом секретности и создать условия для ее хранения: организация сейфов, закрывающихся шкафов или охраняемых помещений.

Шаг 7. Прописать пункт о соблюдении коммерческой тайны в должностной инструкции и в трудовом договоре. Дополнительно рекомендуется разработать соглашения о конфиденциальности с сотрудниками и контрагентами.

Можно ли вывести часть информации из статуса засекреченной

Если со временем и по мере работы информация перестала представлять ценность, ее удаляют из числа охраняемой. Вот инструкция, как вывести информацию из режима коммерческой тайны:

1. Составить список сведений, которые потеряли актуальность.
2. Подготовить служебную записку на имя руководителя организации с просьбой рассекретить сведения и причинами этого. Готовит ее руководитель подразделения, которое работает с этими данными.
3. Издать приказ о выводе их из числа засекреченных.

Скачать образец приказа, чтобы рассекретить информацию

Что грозит за нарушение режима

Если работодатель правильно ввел режим секретности и ознакомил сотрудников со всеми документами, соблюдение режима коммерческой тайны — их обязанность. За разглашение охраняемых сведений работнику грозит несколько видов ответственности:

• материальная — работник возмещает прямой ущерб работодателя, возникший в связи с разглашением охраняемых сведений;
• дисциплинарная — разглашение засекреченных сведений признается Трудовым кодексом РФ грубым нарушением трудовой дисциплины, за него работодатель вправе сотрудника даже уволить;
• административная, которая наступает в порядке ст. 13.14 Кодекса об административных нарушениях РФ. Административная ответственность налагается в виде штрафа от 500 до 1000 рублей, и от 4000 до 5000 рублей, если правонарушитель — должностное лицо;
• уголовная ответственность предусмотрена статьей 183 Уголовного кодекса РФ. Вид уголовной ответственности варьируется в зависимости от тяжести совершенного преступления и опасности его последствий — от штрафа до лишения свободы до семи лет.

Как защитить информацию: вводим режим коммерческой тайны

Не прочитано

Документооборот / Образцы и комментарии

Сегодня многим компаниям приходится сталкиваться с проблемой защиты информации, используемой в процессе производственной деятельности, от различного рода конкурентов.

Одним из способов охраны ценных сведений становится установление режима коммерческой тайны.

Давайте посмотрим, как разработать положение о коммерческой тайне, как оповестить сотрудников, которые будут иметь к ней доступ, об изменении условий труда и как в связи с этим внести поправки в их трудовые договора.

Евгения МАТВЕЕВА, консультант Департамента консультирования по налогообложению и праву Представительства «Делойт и Туш Риджинал Консалтинг Сервисис Лимитед» в Москве

В законе используется два понятия – «коммерческая тайна» и «информация, составляющая коммерческую тайну (секрет производства)». Вначале определимся с тем, что означают эти понятия.

Так, под коммерческой тайной понимается режим конфиденциальности информации, позволяющий ее обладателю при существующих или возможных обстоятельствах увеличить доходы, избежать неоправданных расходов, сохранить положение на рынке товаров, работ, услуг или получить иную коммерческую выгоду1.

Информацией же, составляющей коммерческую тайну (секретом производства), следует считать сведения любого характера. Например, производственные, технические, экономические, организационные и другие. При условии, что они имеют коммерческую ценность, и в отношении их введен режим конфиденциальности2.

Работодателю, располагающему сведениями, составляющими коммерческую тайну, необходимо обеспечить их охрану от утечки и разглашения. В том числе и работниками, по долгу своих служебных обязанностей имеющих дело с такой информацией. Именно этой цели и призван отвечать режим коммерческой тайны.

С чего начать?

Для того чтобы надлежащим образом установить в организации режим коммерческой тайны, работодатель должен сделать следующее:– определить перечень сведений, которые будут составлять коммерческую тайну;– определить круг лиц, имеющих доступ к конфиденциальной информации;

– разработать и утвердить локальный нормативный акт – Положение о коммерческой тайне.

https://www.youtube.com/watch?v=VOCekwzWDxM

На швейной фабрике «Рассвет» готовились к выпуску новой линии одежды. Для того чтобы защититься от утечки информации (относительно дизайна и технологии изготовления продукции), директор принял решение ввести на предприятии режим коммерческой тайны.

Для этого был утвержден перечень «закрытой» информации, куда вошли сведения о новом оборудовании, эскизы одежды, договоры поставки тканей, планы поставок и т. д. Также был определен перечень должностей работников, которые будут обладать доступом к этой информации. Это дизайнеры, швеи, работники финансового отдела и отдела сбыта.

Затем было разработано и утверждено Положение о коммерческой тайне, с которым сотрудники, имеющие доступ к секретной информации, были ознакомлены под роспись.

Нанесите гриф «Коммерческая тайна» с указанием наименования организации или индивидуального предпринимателя – обладателя информации на все печатные документы и электронные носители информации, в которых содержится секрет производства, то есть сведения, составляющие коммерческую тайну.

Остановимся на создании локального нормативного акта. На практике режим конфиденциальности в отношении определенной информации, как правило, закрепляется единым документом.

Разработку проекта документа лучше поручить юридической службе организации, так как при составлении Положения о коммерческой тайне необходимо учитывать нормы как трудового, так и гражданского права.

При этом следует помнить, что существует определенный законом перечень сведений, которые не могут составлять коммерческую тайну (см. вставку «Цитируем закон»).

Режим коммерческой тайны не может быть установлен лицами, осуществляющими предпринимательскую деятельность, в отношении следующих сведений:

…

5) о численности, о составе работников, о системе оплаты труда, об условиях труда, в том числе об охране труда, о показателях производственного травматизма и профессиональной заболеваемости, и о наличии свободных рабочих мест;

6) о задолженности работодателей по выплате заработной платы и по иным социальным выплатам;

7) о нарушениях законодательства Российской Федерации и фактах привлечения к ответственности за совершение этих нарушений;

8) об условиях конкурсов или аукционов по приватизации объектов государственной или муниципальной собственности;

9) о размерах и структуре доходов некоммерческих организаций, о размерах и составе их имущества, об их расходах, о численности и об оплате труда их работников, об использовании безвозмездного труда граждан в деятельности некоммерческой организации;

10) о перечне лиц, имеющих право действовать без доверенности от имени юридического лица;

11) обязательность раскрытия которых или недопустимость ограничения доступа к которым установлена иными федеральными законами.

Статья 5 Закона о коммерческой тайне

В Положение о коммерческой тайне целесообразно включить следующие разделы:– Перечень сведений, составляющих коммерческую тайну;– Порядок определения информации, составляющей коммерческую тайну;– Порядок допуска к информации, составляющей коммерческую тайну;– Порядок учета, хранения, обращения и уничтожения носителей, содержащих коммерческую тайну;

– Ответственность за разглашение информации, составляющей коммерческую тайну.

В качестве приложения к Положению о коммерческой тайне можно включить инструкции по работе с документами с грифом «Коммерческая тайна» и лист ознакомления.

Как оформить доступ?

Возникает вопрос, как при установлении режима коммерческой тайны вменить в обязанности сотрудников неразглашение конфиденциальной информации, и что делать, если какая-то часть работников не согласятся на подобное изменение условий труда. Для ответа обратимся к статье 74 Трудового кодекса3.

Из нормы данной статьи следует, что об изменениях определенных сторонами условий трудового договора, а также о причинах, вызвавших необходимость таких изменений, работодатель обязан уведомить работника в письменной форме не позднее чем за два месяца.

https://www.youtube.com/watch?v=qw81gK_f_IM

Если работник согласен работать в изменившихся условиях, необходимо внести соответствующие изменения в его трудовой договор путем заключения дополнительного соглашения.

При этом необходимо упомянуть не только об обязанности сотрудника выполнять установленный работодателем порядок защиты информации, но и об обязанности не разглашать составляющие тайну сведения партнеров, если работником используется принадлежащий им секрет производства.

А также без согласия работодателя не использовать такую информацию в личных целях (см. образец ниже).

Часто на практике помимо дополнительного соглашения к трудовому договору работнику предлагают подписать обязательство о неразглашении сведений, составляющих коммерческую тайну. Этот документ не противоречит действующему законодательству при условии, что только конкретизирует те или иные положения, включенные в дополнительное соглашение, но не устанавливает новые.

Если работник против..

Вполне вероятно, что при введении режима коммерческой тайны отдельные сотрудники не захотят взять на себя дополнительные обязательства по обеспечению конфиденциальности информации, с которой работали и раньше, усматривая в этом подвох со стороны руководства или считая это по тем или иным причинам обременительным для себя. В этом случае опять же следует руководствоваться нормами статьи 74 Трудового кодекса. То есть необходимо в письменной форме предложить сотруднику другую работу4, имеющуюся у работодателя, которую он может выполнять с учетом состояния здоровья. При этом работодатель обязан предлагать работнику все отвечающие указанным требованиям вакансии, имеющиеся у него в данной местности. Предлагать работу в другой местности работодатель должен только в особых случаях. А именно: если это предусмотрено коллективным договором, соглашениями, трудовым договором.

В том случае, если работник откажется перейти на другую работу или у работодателя не будет для него подходящей вакансии, трудовой договор с ним должен быть прекращен по пункту 7 части первой статьи 77 Трудового кодекса (отказ работника от продолжения работы в связи с изменением определенных сторонами условий трудового договора).

В следующий раз мы поговорим о том, как определить вину работника в рассекречивании конфиденциальной информации (в частности, что следует считать разглашением коммерческой тайны), а также о том, как привлечь сотрудника (в том числе и бывшего) к ответственности за нарушение ранее принятых на себя обязательств.

Защита коммерческой тайны | Организация защиты коммерческой тайны на предприятии

Понятие «коммерческая тайна» в самом общем виде означает конфиденциальные сведения особой тактической или потенциальной важности.

Раскрытие информации, составляющей коммерческую тайну, приводит к финансовым убыткам и может стать причиной банкротства.

В обстоятельствах, когда угрозой становятся не только действия конкурентов, но и хакерские атаки, и вирусные эпидемии, защита коммерческой тайны – главное условие успешного ведения бизнеса.

Цели защиты коммерческой тайны

Комплекс мер по защите коммерческой информации решает одновременно несколько задач:

1. Помогает завоевать позиции в конкурентной среде, удержать, долю рынка и поток клиентов.
2. Обеспечивает защиту важных стратегических сведений на протяжении определенного времени.
3. Служит для ревизии потенциальных каналов утечки данных.
4. Предупреждает возможные риски, связанные с ротацией кадров.

Условия успешной защиты

Для эффективного функционирования системы защиты конфиденциальной коммерческой информации необходимо соблюсти несколько условий.

В первую очередь внутри компании должно быть достигнуто согласие по поводу финансовых, производственных, операционных и коммерческих аспектов деятельности.

Обеспечение информационной безопасности включает также взаимодействие между всеми структурными подразделениями компании.

Основой успешной защиты служит независимая оценка сведений и объектов, нуждающихся в защите, плюс разработка и согласование мер защиты еще до внедрения.

https://www.youtube.com/watch?v=9P8SMhtQVgE

Дополнительным усилением защиты послужит личная материальная ответственность руководителей структурных подразделений и сотрудников, выполняющих работы «закрытого уровня». Санкции за несоблюдение условий секретности и обеспечения сохранности сведений, составляющих коммерческую тайну, лучше закрепить документально.

Способы защиты коммерческой информации

Прежде чем внедрять средства защиты чувствительных дынных, важно конкретизировать объект и предмет защиты.

В качестве объекта защиты в данном случае выступает информация, которая связана с функционированием компании и представляет финансовый и стратегический интерес для конкурентов, или – другими словами – коммерческая тайна.

Под предметом защиты понимаются носители информации, на которых фиксируются сведения, составляющие коммерческую тайну, включая бумажные и электронные документы; внешние накопители информации; другие устройства хранения и передачи данных.

Качественная защита коммерческой тайны подразумевает комплекс мер, объединяющий несколько направлений. Без комплексного подхода возможно нарушение конфиденциальности стратегических сведений коммерческого характера, в том числе:

• кража;
• хищение;
• утечка;
• фальсификация;
• несанкционированное распространение сведений, представляющих интерес для компаний-конкурентов.

Для обеспечения конфиденциальности финансовой информации и защиты коммерческой тайны компании сочетают технические средства с мерами правовой защиты, организационными и социально-психологическими инструментами.

Юридические меры защиты коммерческой тайны

Меры юридического характера означают принятие внутренних нормативных документов и построения работы в соответствии с законодательством о защите информации, составляющей коммерческую ценность.

Правовые основы защиты коммерческой тайны закладываются в уставах, приказах, правилах внутреннего трудового распорядка, контрактах и трудовых договорах. В коллективном договоре или трудовом соглашении отдельным пунктом оговаривается обязанность наемного сотрудника соблюдать правила сохранности сведений, которые стали известны по службе.

Фактически правовая защита информации реализуется в устоявшихся формах, выбор которых обусловлен сферой деятельности компании. Например:

• Создание специализированного делопроизводства с особым способом хранения, передачи и доступа к документации, составляющей коммерческую тайну. Физические и электронные носители закрытой информации маркируются по установленным правилам.
• Составление списка администраторов, в компетенцию которых входит разграничение доступа к информации, связанной с коммерческой тайной.
• Ограничение круга сотрудников с доступом к информации, находящейся под защитой.
• Формирование общего порядка получения конфиденциальных сведений.
• Исполнение требований сохранности коммерческой тайны при разработке проектов, реализации решений, тестировании новой продукции, производстве изделий, реализации товаров, рекламе.
• Обеспечение сохранности данных при проведении деловых переговоров, внутренних совещаний, подписании контрактов, использовании технических средств по работе с информацией (запись, обработка, хранение, передача данных).
• Обеспечение правового взаимодействия с представителями государственных структур, уполномоченных на проведение контрольных проверок.
• Использование превентивных мер: наличие внутреннего и внешнего пропускного пункта, поста охраны.
• Обучение специалистов, имеющих дело с коммерческой тайной, правилами информационной безопасности.

Важная часть юридического оформления защиты коммерческой тайны – трудовые соглашения с сотрудниками.

В текст соглашения рекомендуют включать перечень мер по обеспечению безопасности данных, которые могут стать известны сотруднику во время выполнения обязанностей, а также меры ответственности.

При халатном отношении сотрудника к защите данных или преднамеренном вредительстве соглашение станет юридической базой для привлечения нарушителя к ответственности и возмещения убытков.

https://www.youtube.com/watch?v=DJPPcSUM7rw

Ответственность работника за разглашение сведений, составляющих коммерческую тайну, допускается прописывается в дополнительном соглашении или отдельным пунктом в трудовом договоре.

Для обеспечения сохранности стратегических сведений в документ включают:

• запрет на распространение финансовой и секретной информации, которая станет известна сотруднику во время исполнения обязанностей;
• запрет на передачу стратегических данных третьим лицам без резолюции руководителя;
• запрет на применение конфиденциальных данных компании при выполнении работ, которые могут нанести урон интересам фирмы.
• обязанность сотрудника своевременно извещать ответственных о попытке третьих лиц получить информацию, находящуюся под защитой;
• обязанность сотрудника немедленно уведомлять должностных лиц о потере или недостаче носителей секретных данных, пропуска, печати, которые могут стать причиной утечки конфиденциальной информации;
• обязанность сотрудника при увольнении сдать должностному лицу все носители с конфиденциальной информацией, которыми сотрудник пользовался для выполнения обязанностей: документы, чертежи, диски, флешки, фото- и видеоматериалы, распечатки.

Договор о неразглашении информации, относящейся к коммерческой тайне, которая стала известна сотруднику в период работы, заключается и при увольнении. Это обеспечит страховку на случай, если уволенный сотрудник решит передавать конфиденциальные ведения третьим лицам или использовать в последующей работе.

Административно-организационные меры защиты коммерческой тайны

Меры административно-организационного обеспечения сохранности коммерческой тайны включают два важных блока: наличие структурного подразделения, выполняющего роль службы информационной безопасности, и наличие пунктов пропуска и постов охраны на объектах предприятия, особо нуждающихся в защите.

Служба охраны отвечает за контроль посещений: оформление пропусков, фиксацию времени пребывания на территории организации.

Полномочия службы информационной безопасности распространяются на установление порядка рассекречивания и уничтожения информации, которая находилась под защитой.

ИБ-подразделение контролирует публикуемую информацию, обеспечивает техническими средствами защиты офисные помещения и оборудование для работы с информацией, формирует систему защиты электронных носителей информации и набор технических средств контроля пользовательских рабочих станций, принимает превентивные меры против несанкционированного доступа к закрытым сведениям.

Порядок обращения с конфиденциальными данными может стать основой политики безопасности для DLP-системы. «КИБ СёрчИнформ» содержит 250 готовых политик безопасности для организаций из разных сфер, в которых учтены особенности работы каждой компании.

Важную роль в обеспечении защиты коммерческой тайны отводится кадровой службе. При участии ИБ-специалистов специалисты по работе с персоналом проводят инструктаж по соблюдению мер безопасности при обращении со сведениями, которые являются коммерческой тайной.

HR-служба также создает условия для систематического совершенствования навыков персонала в сфере защиты данных, проверяет работников, подозреваемых в краже или несанкционированном разглашении коммерческой тайны, проводит разъяснительные беседы с сотрудниками, которые увольняются.

Социально-психологические меры защиты коммерческой тайны

Организационные и правовые меры повышения безопасности сведений, составляющих коммерческую тайну, дополняются мерами социально-психологического характера. Работа с персоналом ведется в двух направлениях:

1. Квалифицированная оценка соискателей при приеме на работу. Подбор и назначение претендентов на должности в соответствии с профессиональными и моральными качествами.
2. Материальное поощрение сотрудников, которые последовательно соблюдают регламент работы с конфиденциальной информацией.

Грамотный подбор кадров и своевременная мотивация персонала обеспечивают до 80% гарантий успешной защиты коммерческой тайны.

Технические средства защиты коммерческой тайны

В условиях «цифровизации» экономика, когда бизнес-процессы переводят в электронный формат, надежная защита коммерческой тайны невозможна без технических и программных средств обеспечения информационной безопасности. Например, DLP-система защищает бизнес от неправомерного использования коммерчески значимой информацию по нескольким направлениям:

• контролирует все информационные потоки и маршруты движения документов в компании;
• исследует содержимое корпоративной переписки и отправлений;
• оповещает о нарушениях политик безопасности;
• помогает расследовать инциденты и предупредить утечку ценных сведений.

Технические средства защиты коммерческой тайны играют важную роль в организации системы безопасности компании. Однако полноценная защита конфиденциальных данных и успешное развитие бизнеса невозможны без полного комплекса мер технического и нетехнического характера.

💥 Видео