Достаточно ли доверенности для передачи полномочий?

Должны ли в должностной инструкции быть права из доверенности

Полномочия по утверждению таких инструкций относятся к полномочиям работодателя. До утверждения лицом, осуществляющим полномочия работодателя в организации, проект должностной инструкции должен быть согласован всеми руководителями (непосредственным и вышестоящими), в чьем подчинении находится данная должность.

Должностная инструкция может быть утверждена путем проставления грифа «утверждаю» на ее первой странице либо путем издания приказа об утверждении должностных инструкций.

Инструкция вступает в силу с момента утверждения руководителем организации или иным лицом, осуществляющим полномочия работодателя в отношении сотрудника, замещающего эту должность, и действует до замены новой должностной инструкцией.Ознакомление работника с должностной инструкцией.

Работника при заключении трудового договора, переводе на другую должность, а также при временном исполнении обязанностей по должности с момента назначения на должность следует ознакомить с должностной инструкцией (должностным регламентом) по соответствующей должности под подпись.

Заверенная в установленном порядке копия должностной инструкции или один экземпляр в случае, когда данный документ специально составляется в двух экземплярах, выдаются под подпись лицу, замещающему соответствующую должность.

Работник может проставить подпись об ознакомлении с должностной инструкцией и получении ее копии на последнем листе самой инструкции или для этих целей может быть составлен специальный лист ознакомления, который прилагается к инструкции.

Должностная инструкция или доверенность

Важно

При этом руководитель филиала может передать свои полномочия иному лицу, например, сотруднику филиала, в том случае, когда передоверие разрешено доверенностью на наделение полномочий руководителя филиала.

Положение о том, что передоверие руководителем филиала оформляется в простой письменной форме и не требует нотариального удостоверения, является новеллой гражданского законодательства9.

В случае подписания договора от имени компании его сотрудником, действующим на основании доверенности, выданной в порядке передоверия руководителем филиала юридического лица, необходимо предоставить другой стороне сделки две доверенности: первоначальную на руководителя филиала и доверенность, выданную в порядке передоверия.

КАК ОФОРМЛЯЕТСЯ ПЕРЕДОВЕРИЕ ПОЛНОМОЧИЙ ПРЕДСТАВИТЕЛЯ В СУДЕ? Ответ: По общему правилу передоверие полномочий осуществляется посредством выдачи доверенности новому представителю.

Доверенности

НЕОБХОДИМО ЛИ ПРОСТАВЛЯТЬ ПЕЧАТЬ ОРГАНИЗАЦИИ НА ДОВЕРЕННОСТИ ПРИ ПРЕДСТАВЛЕНИИ ИНТЕРЕСОВ ЮРИДИЧЕСКОГО ЛИЦА В СУДЕ? Ответ: В связи с отменой печати хозяйственных обществ11 Верховный Суд РФ пояснил, что доверенность на представление интересов организации в суде должна быть удостоверена печатью организации только в двух случаях:

• если федеральный закон содержит требование о наличии печати для юридического лица определённой организационно-правовой формы (например, такая обязанность установлена для унитарных предприятий12);
• если в учредительных документах организации содержатся сведения о наличии у данного юридического лица печати.

В остальных случаях удостоверение доверенности на представление интересов в суде печатью не требуется13.

Верховный суд разъясняет… или всё о доверенности

Внимание

Так как же быть нанимателю, если возникла необходимость поручить работнику совершить некое действие, которое не прописано ни в трудовом договоре, ни в должностной инструкции? Выход один: не ущемляя прав работника, действовать по закону.

Ситуация 1 Работнику необходимо поручить дополнительную работу по другой профессии (должности) или исполнить обязанности временно отсутствующего сотрудника без освобождения от своей основной работы. В этом случае следует руководствоваться ст. 67 ТК.

Под совмещением профессий или должностей понимается выполнение работником наряду со своей основной работой, указанной в трудовом договоре, дополнительной работы по другой, вакантной должности в одной и той же организации и в одно и то же рабочее время.

Доверенность: понятие, виды, полномочия

В случае отказа работника от продолжения работы с изменившимися существенными условиями труда трудовой договор прекращается по п. 5 части второй ст. 35 ТК. ЭТО ВАЖНО! Совмещение профессий (должностей) применяют при наличии в штатном расписании вакантной штатной единицы (ее доли) соответствующей профессии (должности).

Возложение обязанностей временно отсутствующего работника не требует дополнительного введения такой единицы (ее доли).

Срок, в течение которого работник будет выполнять дополнительную работу, ее содержание и объем, а также размер доплаты (кроме бюджетных организаций) устанавливаются в соглашении между работником и нанимателем.

Достаточно ли доверенности для передачи полномочий?

Необходимо заметить, что доверенность на право участия в рассмотрении дела не требует нотариального удостоверения4.

МОЖЕТ ЛИ ДОВЕРЕННОСТЬ БЫТЬ ВЫДАНА НА ПРЕДСТАВЛЕНИЕ ИНТЕРЕСОВ ДОВЕРИТЕЛЯ НЕСКОЛЬКИМИ ПРЕДСТАВИТЕЛЯМИ ОДНОВРЕМЕННО? Ответ: По мнению Верховного Суда РФ, законодательство позволяет выдавать одному лицу доверенность нескольким лицам5.

При этом необходимо учитывать, что, если в доверенности отсутствует прямо выраженная оговорка о совместном представительстве, представители осуществляют полномочия раздельно.

https://www.youtube.com/watch?v=V9X0aQeq_Lw

В этом случае отказ от полномочий одного из представителей или отмена его полномочий представляемым влечёт прекращение доверенности только в отношении указанного представителя. Доверенность в отношении остальных представителей действительна.

Должностные инструкции: иметь или не иметь (тишин а.п.)

Функции. 3. Должностные обязанности. 4. Права. 5. Ответственность. В дополнение к основным разделам должностной инструкции может быть введен раздел, регулирующий трудовые взаимоотношения между должностными лицами.

Этот раздел может устанавливать круг служебных связей, порядок предоставления отчетов, планов и других документов, периодичность предоставления отчетной информации и др.

Хранятся должностные инструкции 3 года после замены новыми (статьи 55, 56 «Перечня документов с указанием сроков хранения»).

Доверенность – документ о предоставлении права доверенному лицу на совершение каких-либо действий от лица доверителя (предприятия или гражданина). По своему назначению доверенность является документом для представительства доверенного лица от имени доверителя перед третьими лицами.

Доверенность vs должностная инструкция

Внесение изменений в должностную инструкцию Этот вопрос рассматривался Рострудом в Письме от 31.10.2007 N 4412-6, в котором отмечено, что, поскольку порядок составления инструкции нормативными правовыми актами не урегулирован, работодатель самостоятельно решает, как ее оформить и вносить в нее изменения.

Порядок действий зависит от порядка принятия первоначального варианта должностной инструкции.Если инструкция является частью трудового договора, то внесение изменений в данном случае связано с изменением обязательных условий трудового договора.

При этом должны быть соблюдены требования о заблаговременном письменном уведомлении об этом работника.

Должностная инструкция, разработка и содержание

Также Верховный Суд РФ уточнил, что правила о публикации сообщения об отмене доверенности применяются также при отмене доверенности на представление интересов в суде. В ходе судебного разбирательства заинтересованное лицо вправе ссылаться на наличие такой публикации.

К другим случаям выполнения дополнительной работы, в отношении которых применяются те же правила установления, что и при совмещении профессий (должностей) относятся: расширение зон обслуживания, увеличение объема работ, выполнение обязанностей временно отсутствующего работника. Так как совмещение профессий (должностей) является существенным условием труда (часть вторая ст. 32 ТК), то о совмещении профессий (должностей) (расширении зоны обслуживания и увеличения объема выполняемых работ, уменьшении или отмене доплат) нужно предупредить работника письменно не позднее чем за 1 месяц. Также надо внести необходимые изменения и дополнения в локальные нормативные правовые акты, в трудовой договор (контракт), если в нем изначально не содержатся дополнительные условия о совмещении профессий (должностей).

Доверенность с правом передоверия: инструкция по оформлению

Оформление документов с делегированием полномочий — частое явление в юридической практике. В зависимости от целевого назначения они заверяются нотариально или составляются произвольно в письменной форме.

Например, чтобы бабушка забрала внука из детского сада, достаточно записки от родителей. Но в большинстве случаев нужна виза нотариуса. Одной из разновидностей подобных бумаг является доверенность с правом передоверия.

Об особенностях составления читайте далее.

Доверенность с правом передоверия

Виды доверенностей

Если присутствует необходимость поручить другому человеку выполнение юридических действий, оформляется доверенность. Этот документ является официальным и предусмотрен ГК РФ. Представитель наделяется правом действовать в интересах доверителя в государственных органах и прочих инстанциях.

https://www.youtube.com/watch?v=Z1uwz13N6uE

ГК РФ Статья 185. Общие положения о доверенности

Общие положения

Диапазон делегирования полномочий физических и юридических лиц практически не ограничен. Доверитель вправе поручить другому гражданину выполнение следующих действий:

• совершение любых сделок;
• дача пояснений;
• подписание бумаг и предоставление их в соответствующие учреждения.

Этим перечнем возможности поручительства не исчерпываются. Осуществление представителем любых манипуляций не отменяет ответственности доверителя за их совершение.

Чтобы защитить делегирующее полномочия лицо, законодательство разрешает представителю действовать от его имени исключительно в обозначенных в доверенности пределах. В противном случае его действия будут обжалованы в судебном порядке.

Особенности доверенностей:

1. Письменный документ, выдаваемый уполномоченному для представления интересов доверителя в определенных инстанциях.
2. Оформление этой бумаги от имени недееспособных или несовершеннолетних происходит от лица их законных представителей. Чаще всего в этой роли оказываются опекуны или родители.
3. Делегирование полномочий нескольким гражданам возможно, но с одной оговоркой. Они вправе представлять интересы лишь при отсутствии директив, что доверители и доверенные лица выполняют функции совместно.

Представляемым может быть правоспособное юридическое лицо или дееспособное физическое.

Согласно законодательству РФ доверенность может быть выпущена с правом передоверия

Разновидности доверенностей

В зависимости от содержания и назначения разработано несколько вариантов подобных бумаг.

Таблица 1. Типы доверенностей

Параметр оценкиВиды

По количеству представителей и доверителей	односторонние — представляемый и поверенный представлены в единственном лице; многосторонние — доверителей и/или доверенных лиц 2 и более.
По диапазону делегируемых полномочий	разовая — для совершения одной определенной задачи; общая (генеральная) — для выполнения любых действий перед третьими лицами, т.е. без ограничения объема полномочий; специальная — для проведения одиночной манипуляции.
По сроку действия	срочная — оформляется на оговоренный временной промежуток; бессрочная — юридически действительна на срок до 100 и более лет.
По форме	письменная — создается на бумаге и заверяется подписью руководителя компании или физического лица; нотариально заверенная — оформляется на специальным бланке и дополнительно визируется нотариусом. Если выдается от имени юрлица, нужна печать организации.

Согласно ГК РФ не заверенные нотариусом доверенности имеют юридическую силу. Но на практике они практически не применяются.

Например, несколько лет назад, если человек пребывал на стационарном лечении в медицинском учреждении, письменный документ давал право на получение от его имени следующих благ:

• пенсии;
• корреспонденции;
• материальных пособий;
• стипендий;
• заработной платы.

Документ заверялся главным врачом клиники.

Сейчас возможность передоверия документа администрацией лечебного учреждения, компетентного должностного лица с места учебы запрещена.

Требование о нотариальном заверении прописано в отношении следующих видов:

• для оформления сделок, предполагающих нотариальное оформление;
• для совершения действий в интересах представителя за рубежом;
• для выпуска доверительного акта в порядке передоверия.

Нотариально заверенный документ обладает большей юридической силой

Таким образом, виза нотариуса нужна в следующих обстоятельствах:

• совершение требующих государственной регистрации соглашений;
• отчуждение находящегося в собственности недвижимого имущества;
• регистрация ИП и соглашения об аренде нежилого помещения.

Нотариальное заверение гарантирует юридическую чистоту документа.

Особенности доверенности

Особый тип доверенностей, дающий возможность представителям делегировать выполнения определенных действий другим лицам при своевременном уведомлении об этом событии доверителя. Это возможно при отсутствии в формулировке документа запрета на совершение подобных манипуляций.

https://www.youtube.com/watch?v=EasWldKvV3M

Согласно тексту этой бумаги доверенное лицо вправе перепоручать любые действия, включая защиту интересов представляемого и получения соответствующих бумаг в суде.

Выпуск доверительного акта с правом передоверия — удобный способ избежать бюрократических проволочек

Форма документа

Несмотря на то, что доверенность по передаче своих полномочий третьим лицам не требует заверения нотариуса, для передоверия оно необходимо.

Правило нотариального удостоверения такой доверенности не относится к выпускаемым в порядке передоверия юрлицами, их представителями и директорами филиалов.

Особенности документа:

1. Если полномочия передаются между юрлицами, печати компании и подписи ее директора достаточно.
2. Подобная доверенность не должна включать больше делегируемых функций, нежели оригинал.
3. По истечению срока действия документ возвращается представляемому лицу.

Представитель вправе уполномочить третье лицо на совершение действий, которые ему поручил доверитель, предварительно уведомив последнего. Если он не проинформирует представляемого о передоверии обязательств, юридически несет полную ответственность в рамках документа.

Перед началом работы с текстом доверенности нотариус должен проверить следующее:

• годность нотариального бланка;
• правомочность поверенного передоверять свои полномочия;
• действительность основного документа согласно Единому реестру.

Последний каталог представляет собой электронную базу всех выдаваемых доверенностей.

Двойное передоверие запрещено

Запреты на выпуск доверенности

В следующих ситуациях выпуск доверенности с правом передоверия невозможен:

• наличие в первоначальном документе ремарки, запрещающей делегирование полномочий третьим лицам;
• безотзывной вид доверенности;
• присутствие в тексте ремарки о возможности совершения денежных операций от имени доверителя;
• обстоятельства, угрожающие охране интересов представляемого.

Этот тип документа не относится к категории распространенных.

В большинстве случаев доверители сразу оговаривают количество представителей и при необходимости оформляют несколько одинаковых доверенностей на разных лиц

Пошаговая инструкция по оформлению

Процесс не является сложным. Важно лишь изучить основные требования к документу.

Шаг 1. Ознакомление с полномочиями представителя

Главные моменты:

1. Доверенное лицо обязано проинформировать представляемого до начала выполнения действий в рамках подобной доверенности или до того, как это лицо может изменить ход событий. В противном случае документ не обладает юридической силой.
2. Информация о выпуске новой доверенности должна быть отправлена в письменном виде с помощью Почты России с уведомлением о вручении. В этой бумаге нужно указать сведения о третьем лице.
3. Если представитель не уведомил доверителя о своем решении, он автоматически становится ответственным за все действия третьих лиц, совершаемых в рамках этого документа.
4. При передоверии полномочий, первое доверенное лицо вправе выполнять поручения, обозначенные в изначальной доверенности. Исключение — специально прописанный запрет на подобные действия.
5. В тексте указывается исчерпывающий перечень делегируемых полномочий. Диапазон передаваемых функций не может превышать первоначальный.
6. Права представителя по передоверию могут передаваться полностью или частично.

Лицо, поручившее исполнение определенных действий представителю по передоверию, не теряет своих прав по выполнению указанных в документе функций. Исключение — прописанная в тексте оговорка, лишающая представителя подобных полномочий.

Представитель обязан уведомить доверителя о перепоручении своих полномочий

Шаг 2. Установления сроков действия

Предельный срок действия доверенности с правом передоверия на законодательном уровне не оговорен. Еще несколько лет назад он составлял 3 года.

Нюансы:

1. Временной отрезок не должен превышать установленный в первоначальной бумаге.
2. Срок действия может быть меньше указанного в основном документе.
3. Если период не прописан, доверенность действительна на протяжении 1 года с момента выдачи.
4. Если не указана дата составления документа, он признается недействительным.

В тексте доверенности запрещено писать «бессрочно». Согласно разъяснениям Федеральной нотариальной палаты срок действия может быть любым, но количество лет нужно указывать, например — 100.

Срок действия доверенности с правом передоверия не может превышать первоначальный

Шаг 3. Подготовка документов

Таблица 2. Бумаги для оформления доверенности

Для физических лицДля юридических лиц

оригинал основной доверенности; паспорт или другой удостоверяющий личность документ; для несовершеннолетних — свидетельство о рождении; регистрационный номер учетной карточки налогоплательщика; если гражданин не достиг 18-летия — письменное согласие родителей или разрешение попечительского органа.

оригинал основной доверенности; уставные документы компании, включая учредительное соглашение, устав, свидетельство о государственной регистрации или выписку из Единого реестра юрлиц и ИП, справка о присвоении ЕГРПОУ; паспорт представителя интересов организации; документ, подтверждающий право доверенного лица действовать от имени компании, — протокол общего собрания, доверенность или приказ о назначении на должность.

Образец доверенности

Шаг 4. Оформление доверенности

В тексте документа прописываются следующие пункты:

• ФИО и контактные данные составившего доверенность нотариуса;
• зафиксированный в реестре № основного документа;
• сведения о первом доверителе;
• список перечисленных в первоначальной бумаге полномочий;
• срок действия.

Также прописываются права и обязанности третьего лица, делегируемые по праву передоверия.

https://www.youtube.com/watch?v=wz6fybLEDno

При составлении доверенности нотариус обязан сделать следующее:

• проверить достоверность удостоверяющих личность бумаг;
• заверить документ и занести соответствующие сведения в реестр;
• проконтролировать корректность делегирования полномочий;

Также нужно верифицировать печать на главном доверительном акте.

Образец доверенности с правом передоверия

Расторжение доверенности с правом передоверия

Согласно ст.188 ГК РФ поводом для признания документа недействительным являются следующие ситуации:

• окончание срока действия;
• банкротство юрлица, в интересах которого действовал представитель;
• отзыв доверенности главным представляемым;
• признание недееспособным или без вести пропавшим одного из участников соглашения;
• отказ от делегирования полномочий гражданина, наделенного подобными привилегиями.

В любой момент доверитель может аннулировать доверительный акт, предъявив веские основания.

ГК РФ Статья 188. Прекращение доверенности

При отмене основной доверенности, последующая считается недействительной.

Схема действий при расторжении:

1. Представляемый информирует доверенное лицо о принятом решении.
2. Представитель доверителя ставит в известность человека, на которого передоверяются функции, о намерении прекратить действие передоверенного акта.
3. Документ аннулируется в присутствии нотариуса.
4. Сведения о расторжении соглашения заносят в специальный реестр.
5. По окончанию процедуры оригинал доверенности передается собственнику.

Каждая из сторон соглашения должна быть проинформирована о подобном решении.

Уведомление о расторжении желательно отправлять Почтой России

Действующее в России законодательство позволяет автовладельцам передавать управление собственным автомобилем другим лицам. Легальность езды на них обеспечивает доверенность на право управления транспортным средством. Документ может иметь различную форму оформления. Подробнее в специальной статье.

— Когда доверенность можно передоверить

Как оформить доверенность, чтобы в отчетность не возникло проблем

Как составить доверенность на сдачу отчетности в налоговую?

Как составить доверенность на сдачу отчетности в ПФР, ФСС и Росстат?

Можно ли в одной доверенности указать несколько бухгалтеров?

Может ли представитель отозвать выданную на его имя доверенность?

Как быть, если ИФНС заносит в инфоресурс дату входящего документа?

Можно ли в доверенности не указывать паспортные данные представителя?

Как сообщить в налоговую о доверенности?

Сколько времени нужно закладывать на отправку доверенности в инспекцию?

Как правильно сформулировать полномочия доверенного лица?

Как составить доверенность на сдачу отчетности в налоговую?

Унифицированной формы для передачи полномочий налоговая не утвердила. Это значит, что организации и ИП вправе оформлять доверенность в произвольном виде.

Главное, чтобы в документе были указаны дата и место составления; сведения о том, чьи интересы представляет уполномоченное лицо; информация о нем самом и его правах, перечень операций, которые ему доверяют. Также нужно прописать срок действия доверенности.

Если этого не сделать, она будет действовать один год с даты составления. Готовая бумага должна быть заверена директором организации или ИП.

Как составить доверенность на сдачу отчетности в ПФР, ФСС и Росстат? 

Доверенность в фонды оформляется по тем же правилам, что и для налоговой. Вы можете составить единую доверенность для представления в разные контролирующие органы: ФНС, ПФР, ФСС и Росстат. Выдать ее можно на любой срок.

Можно ли в одной доверенности указать несколько бухгалтеров для одного и того же представителя?

Да, представлять организацию может сколько угодно лиц. Главное — однозначно их идентифицировать, указать, сотрудниками какой компании они являются.

Может ли представитель отозвать выданную на его имя доверенность?

По гражданскому кодексу отозвать доверенность может только тот, кто ее выдал. Вместе с тем ваши взаимоотношения с клиентом строятся на договорной основе.

Соответственно, как только договор прекращает свое действие, вы можете потребовать, чтобы клиент отозвал доверенность.

Кроме того, можно сообщить инспекции о том, что доверенность пора отозвать, поскольку вы больше не обслуживаете клиента.

https://www.youtube.com/watch?v=8TB4v2XiQ4I

Направьте два письма: клиенту и инспекции. Клиенту сообщите, что вы прекратили с ним работу и требуете отозвать доверенность. Инспекции — что вы более не представляете интересы клиента. Для инспекции это будет достаточным основанием, чтобы аннулировать доверенность в инфоресурсе.

Административный регламент по занесению доверенностей для всех инспекций един, и все обязаны его придерживаться. Дата регистрации доверенности в налоговой не имеет никакого отношения к дате начала действия доверенности.

Представьте, что это была бы доверенность не на представление налоговой отчетности, а на совершение сделок с недвижимостью. Очевидно, что она действует в даты, которая в ней прописана — независимо от того, когда и куда она представлена.

С отчетностью точно так же.

Если вместо даты, когда доверенность начинает действовать, инспектор заносит в систему дата входящего документа, это явное нарушение или ошибка. Рекомендуем обратиться к руководителю инспектора. Скорее всего, этого будет достаточно. Если ситуация не разрешится, можно направить официальное письмо руководителю инспекции или в вышестоящий налоговый орган. В 99,99 % это срабатывает.

Можно ли в доверенности на право сдачи отчетности не указывать паспортные данные представителя?

Инспектор может взять паспортные данные только из доверенности или сообщения о представительстве. Но внести данные в систему он обязан только на основании доверенности. Взять их из сообщения о представительстве он может только по доброй воле. Так что единственный способ правильно оформить данные уполномоченного лица — это прописать их в доверенности.

Бояться скомпрометировать паспортные данные не стоит. Инспекция — такой же оператор по обработке персональных данных, как и любой другой контролирующий орган.

Риск есть, скорее, в том, что доверенность остается в распоряжении вашего клиента, интересы которого вы представляете.

Если это беспокоит, в договоре с ним стоит прописать, какую ответственность несут стороны в случае разглашения персональных данных.

Отчитывайтесь через Экстерн за свою компанию или клиентов, если у вас бухгалтерская фирма. Удобные таблицы помогают держать под контролем все отчеты, платежи и расчеты с бюджетом. 3 месяца бесплатно.

Начать пользоваться

Как сообщить в налоговую о доверенности?

Доверенность нужно предоставить на бумаге. Дополнительно можно передать ее через интернет в виде скана, подписав ее электронной подписью уполномоченного представителя. Но скан лишь уведомляет инспекторов о том, что оригинал отправлен и его надо отыскать. Инспекция имеет право не принять скан, пока не будет доверенности на бумаге.

Если бумажная доверенность затерялась, можно обратиться в налоговую — напрямую к инспектору, если с ним налажены взаимоотношения, либо с официальным письмом. А если вы отчитываетесь через Контур.Экстерн, можете обратиться к нам: мы поможем инспекции найти доверенность и занести данные по ней.

Сколько времени нужно закладывать на отправку доверенности в инспекцию?

Сотрудники налоговой обязаны внести в систему данные новой доверенности в течении 3 рабочих дней. Но никогда нельзя исключить технические или юридические сложности. Чтобы не рисковать, лучше передать доверенность хотя бы за 10 дней до сдачи отчетности.

Когда доверенность заменяют старую, ее нужно передать не позже чем за 15 дней до истечения срока предыдущего документа. Это позволит избежать блокировки счетов, если в период «между доверенностями» ФНС направит клиенту требование.

Чтобы убедиться, что данные о доверенности внесены, рекомендуем до сдачи отчетности сделать ИОН-запрос. Если в ответ придет квитанция, все в порядке — можно отчитываться.

Как правильно сформулировать полномочия подписанта в доверенности, чтобы у налоговой не возникло вопросов?

В доверенности нужно указывать в явном виде все действия, которые клиент доверяет вам совершать от его имени. Если это сдача отчетности, нужно перечислить, о каких видах отчетности идет речь (бухгалтерская, налоговая, статистическая). Если клиент доверяет вам получать и представлять документы, это тоже нужно оговорить.

https://www.youtube.com/watch?v=ybIwXNZ4ySE

Посмотрите образцы заполнения доверенности для разных случаев:

Скачать образец доверенности на сдачу отчетности в налоговую для ИП.

Скачать образец доверенности на сдачу отчетности в налоговую для сторонней организации — бухгалтерской фирмы.

Скачать образец доверенности на сдачу отчетности в налоговую для бухгалтера.

Как делегировать полномочия по работе с документами

В небольшой компании, где документов не так уж много, генеральный директор справляется с ними сам, возможно, при помощи секретаря.

Но с развитием бизнеса количество документов растет, количество дел первого лица тоже не уменьшается, и в один прекрасный момент принимается решение передать полномочия по работе с документами заместителям и другим топ-менеджерам. В этой статье рассмотрим, как сделать и оформить это правильно.

Документы документам рознь. Конечно, основная их масса – рутина, на которую тратить время генерального директора действительно жалко. Но среди этой рутины может проскочить и нечто важное, чего пропустить никак нельзя.

Какова роль секретарей?

Помощник генерального директора, секретари (помощники) других топов, а также делопроизводители в канцелярии, которые отвечают за прием документов, должны, без преувеличения, наизусть знать систему распределения документов в организации. Это часть их работы.

Делопроизводитель, получая и регистрируя входящие, должен сразу определить, кому это письмо попадет, и передать его «нужному» секретарю. Секретарь, в свою очередь, прекрасно знает, какие документы может подписывать его шеф, а какие нет.

Часто он должен знать это даже лучше шефа, чтобы быть готовым ответить на его вопрос: «А я точно должен это подписывать?».

Таким образом, прежде чем попасть в папку «На подпись» к директору по направлению или заместителю генерального, документ проходит фильтр в лице секретаря. При малейших сомнениях отыскиваются старые документы, в которых подробно указано, кто и что должен подписывать.

Далее мы разделим все документы, попадающие на подпись к топ-менеджерам, на несколько групп и опишем нюансы передачи полномочий по каждой из них.

Рассмотрение входящей корреспонденции

Первое, что генеральный директор может безболезненно перепоручить подчиненным – работу с документами общего делопроизводства, в частности, с входящими.

Фильтровать входящие для представления на рассмотрение можно:

а) по темам;

б) по контрагентам.

По темам, или направлениям деятельности, документы распределяют чаще всего. Логично, что все письма по маркетинговой тематике отправляются к директору по маркетингу, по производственной деятельности – директору по производству и т.п. Это экономит время и сокращает маршрут письма в организации, все равно ведь генеральный директор вынесет аналогичные резолюции.

По контрагентам документы распределяют реже, но такой способ организации работы тоже существует, когда, независимо от основной деятельности топ-менеджера, он ведет несколько ключевых клиентов или занимается представительской деятельностью со «своим» списком администраций районов области. Тогда все письма от определенного перечня организаций передаются соответствующему топу, независимо от того, реклама там или строительство. Топ-менеджер будет исполнять запрос путем внутренней переписки. Это не самый рациональный подход к организации дел, но им тоже пользуются.

Подписание исходящей корреспонденции

По тем же самым соображениям – сократить маршрут документов – генеральный директор поручает своим заместителям подписывать и исходящие письма. Если содержание письма касается узкоспециальных вопросов, в которых заместители генерального директора разбираются явно лучше его самого, то подписывать письмо без визы заместителя-специалиста директор не будет.

https://www.youtube.com/watch?v=XqpbHXVI7-k

За своей подписью генеральный директор может оставить только особенно важные исходящие документы, содержание которых имеет принципиальное значение для организации.

Поручать ли заместителям подписывать приказы по основной деятельности?

Нет. Приказ по основной деятельности издается в условиях единоличного принятия решений генеральным директором. Поэтому если генеральный здравствует и находится на рабочем месте, то приказы должен подписывать он сам. В отсутствие директора подписание приказов (всех или только некоторых) может быть передано заместителю по доверенности.

Кадровое делопроизводство

Несмотря на большое количество заместителей (непосредственный руководитель, начальник отдела кадров и т.д.), работодателем является руководитель организации. Именно он принимает решения о приеме и увольнении работников, наложении дисциплинарных взысканий, предоставлении отпусков и множестве других вещей, касающихся обеспечения трудовых прав и обязанностей работников.

Очевидно, что таких документовочень много. Например, оформление ежегодного оплачиваемого отпуска, которое во многих организациях начинается с того, что работник пишет заявление.

В трудовом законодательстве такой документ вообще не фигурирует, да и если полностью следовать букве закона в плане предоставления работникам ежегодных отпусков, он не особенно и нужен. Однако заявления вполне благополучно «живут» и составляют большую часть массива кадровых документов.

Потом оформляется приказ, итого уже два документа нужно подписать генеральному директору относительно только одного отпуска только одного работника…

Понятно, что чем больше организация, тем меньше интересен генеральному директору тот факт, что работник хочет в отпуск. Директору интересно, чтобы в отсутствие человека не остановился производственный или бизнес-процесс.

Все остальное для него по большому счету неважно: совпадает ли желание работника с графиком отпусков, есть ли в отделе замена работнику на то количество дней, в течение которых он будет отсутствовать. На все эти вопросы может ответить руководитель, в подчинении которого работник трудится.

В этой ситуации логично поручить именно ему как минимум рассмотрение заявлений, а впоследствии – и подписание приказов. Как вариант, эти полномочия может взять на себя директор по персоналу.

Отметим, что даже при условии передачи права подписи кадровых документов заместителю работодателем все равно остается руководитель организации. Он всего лишь передал право подписи, но никак не право принятия решений, особенно если это решение связано с оплатой труда и должно быть принято срочно.

Договорная документация

Очень тщательно нужно подойти к передаче права подписи договоров. Если в плане общего делопроизводства негосударственная организация может устанавливать удобные для себя правила, т.к. большинство вопросов в этой сфере не регулируются нормативными документами, то здесь подключается Гражданский кодекс.

Право заключать договоры от имени организации однозначно должно быть передано на основании доверенности. В ней подробно перечисляются виды сделок, которые может совершать представитель организации, иногда – предельные суммы этих сделок. Если сумма превышает заявленную в доверенности, то договор  подписывает генеральный директор.

При подготовке текста договора нужно проследить за тем, чтобы в его преамбуле фигурировало то же должностное лицо, которое будет подписывать документ.

Не допускается, чтобы в начале со стороны «Заказчика» или «Исполнителя» был заявлен генеральный директор, действующий на основании Устава, а подписывал коммерческий, пусть и по доверенности.

Следует внести должность и персональные данные подписанта в преамбулу:

Как правильно делегировать право подписи гражданско‑правовых договоров и кадровых документов

Начнем с самого простого варианта — подписание различных гражданско-правовых договоров. Тут в полной мере действует общее правило о том, что договор от лица компании подписывает ее руководитель (ст. 53 ГК РФ). Но при этом директор может делегировать данное право любому другому лицу. Для этого достаточно оформить от лица организации соответствующую доверенность (ст. 185 ГК РФ).

 Обратите внимание, что доверенность можно составить не только на работника организации, но и на человека, который не состоит в штате организации и даже не имеет с ней гражданско-правового договора. Более того, выдать доверенность можно и юридическому лицу.

В этом случае действовать от имени компании сможет руководитель уполномоченной фирмы или назначенное им лицо (также на основании доверенности).

Бесплатно составлять договоры в Контур.Эльбе по готовым шаблонам

Общие правила оформления доверенности на подписание договоров приведены в  статье 185.1 Гражданского кодекса(заметим, что эти же положения применяются и при оформлении доверенностей для большинства иных целей, например, для налоговых).

Итак, доверенность от имени юрлица выдается в простой письменной форме (за исключением случаев, когда полномочия передаются для совершения сделки, требующей нотариального удостоверения, либо для подписания различных документов, связанных с зарегистрированными объектами недвижимости — в этих случаях доверенность придется заверить у нотариуса). Никаких унифицированных форм для доверенности не установлено. Это значит, что компания может сама разработать необходимые образцы. Утверждать их каким-либо внутренним распорядительным документом не нужно. Объясняется это тем, что доверенность не является первичным учетным документом, так как никаких хозяйственных операций сама по себе не подтверждает. Таким образом, в случае необходимости компания всегда может оперативно дополнить или изменить форму доверенности.

https://www.youtube.com/watch?v=7kFgVoR8Ntg

Из обязательных реквизитов для доверенности ГК РФ называет только подпись руководителя организации и дату выдачи документа (п. 4 ст. 185.1 ГК РФ и п. 1 ст. 186 ГК РФ). Ни срок действия доверенности, ни образец подписи уполномоченного лица, ни основания передачи полномочий не являются обязательными реквизитами, но могут включаться в текст документа, если доверитель считает это необходимым.

Из общих положений о доверенности следует, что она должна содержать суть делегируемых полномочий, а также данные уполномоченного лица и лица, выдавшего доверенность.

На практике для идентификации в доверенности юридического лица (как доверителя, так и уполномоченного) указывается его организационно-правовая форма, фирменное наименование, ОГРН и ИНН.

А для идентификации физического лица в качестве доверенного — его фамилия, имя и отчество (полностью), дата и место рождения, место жительства, а также данные паспорта (серия, номер, дата выдачи и данные подразделения, выдавшего документ (наименование и номер)).

Соответственно, доверенность будет действительна только при предъявлении паспорта уполномоченного лица (где, кстати, имеется и образец подписи — именно поэтому в доверенности он необязателен).

Дополнительно в доверенности можно отразить срок ее действия. Если этого не сделать, то она будет действовать ровно один год с момента выдачи (п. 1 ст. 186 ГК РФ). Обратите внимание, что в доверенности можно указать абсолютно любой срок: ни минимальных, ни максимальных значений законодательство не предусматривает.

При этом устанавливать срок доверенности в виде события (например, получение товара или подписание договора) нельзя, так как такой подход противоречит общим правилам статьи 190 ГК РФ. Эта статья разрешает определять срок указанием только на такое событие, которое должно наступить неизбежно, то есть оно не может зависеть от воли и действий сторон (п.

 4 информационного письма Президиума ВАС РФ от 11.01.02 № 66).

Резюмируем. Право подписывать гражданско-правовые документы от имени организации можно передать любому лицу. Передача оформляется письменной доверенностью за подписью руководителя организации. Унифицированной формы данного документа не установлено. Срок действия доверенности организация определяет самостоятельно, исходя из конкретных обстоятельств.

Подписание кадровой документации

Трудовой кодекс не содержит прямых норм, регулирующих передачу полномочий руководителя организации по подписанию трудовых договоров и иных кадровых документов другим лицам, однако неоднократно упоминает саму возможность такой передачи.

Так, в статье 20 ТК РФ определено, что права и обязанности работодателя в трудовых отношениях могут осуществляться, в том числе, уполномоченными лицами.

При этом сказано, что полномочия таких лиц оформляются в порядке, установленном учредительными документами организации и локальными нормативными актами.

А в статье 57 ТК РФ отмечено, что одним из обязательных условий трудового договора являются сведения о представителе работодателя, который подписал трудовой договор, и основание, в силу которого этот представитель наделен соответствующими полномочиями. При этом какой-либо конкретизации порядка делегирования полномочий эта статья не содержит.

На возможность подписания приказов и других локальных нормативных актов по кадровой тематике не только руководителем организации, но и иным уполномоченным лицом, указывают и подзаконные акты, которые регулируют порядок заполнения первичной учетной кадровой документации. Например, в Указаниях по применению и заполнению форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты (утв.

постановлением Госкомстата России от 05.01.04 № 1; далее — Указания по заполнению унифицированных форм) сказано, что приказ о приеме на работу (форма № Т-1) может быть подписан не только руководителем, но и уполномоченным лицом. Однако в этих Указаниях не оговаривается, как оформить полномочия такого лица, и какие изменения нужно внести в форму № Т-1, если ее подписывает уполномоченное лицо.

Бесплатно оформить и распечатать приказ по форме № Т‑1

К сожалению, Пленум Верховного суда РФ в постановлении от 17.03.04 № 2 «О применении судами Российской Федерации Трудового кодекса Российской Федерации» также не дал ответа на вопрос о том, как оформить делегирование права подписи кадровых документов.

В пункте 12 этого постановления сказано лишь о том, что представителем работодателя является лицо, которое в соответствии с учредительными документами юридического лица либо локальными нормативными актами или в силу заключенного с этим лицом трудового договора наделено соответствующими полномочиями.

Другими словами, для того, чтобы передать право подписи кадровых документов, нужно предусмотреть порядок такой передачи в локальном нормативном акте организации или сделать соответствующую оговорку в трудовом договоре, заключенном с уполномоченным лицом.

Однако судьи ВС РФ не уточнили, какими конкретно документами можно подтвердить временную передачу полномочий руководителя, и частности, нужно ли оформлять доверенность на уполномоченное лицо.

https://www.youtube.com/watch?v=H60Xv1WkNj0

Формальных оснований для выдачи доверенности в данном случае нет, поскольку трудовое законодательство не содержит такого требования. Нормы статьи 185 ГК РФ о том, что для делегирования полномочий руководителя издается доверенность, не являются обязательными при передаче полномочий по подписанию кадровых документов.

Ведь в силу положений статьи 5 ТК РФ трудовые отношения регулируются трудовым законодательством, которое состоит из Трудового кодекса, иных федеральных законов и законов субъектов РФ, содержащих нормы трудового права.

То есть Гражданский кодекс, содержащий нормы гражданского (а не трудового) права, не является нормативным правовым актом, регулирующим трудовые отношения.

Однако суды не всегда признают, что для передачи полномочий руководителя по подписанию кадровых документов достаточно издать соответствующий локальный нормативный акт (например, приказ). Зачастую арбитры требуют, чтобы в этом случае на уполномоченное лицо была дополнительно оформлена доверенность (см.

постановление ФАС Московского округа от 09.01.04 № КГ-А41/10211-03). Хотя иногда организациям все же удается отстоять в суде кадровые решения, принятые уполномоченным лицом, которое действовало только на основании приказа (см. постановление ФАС Восточно-Сибирского округа от 12.03.

09 № А19-7218/07-57-5-52-Ф02-826/09).

Сделаем вывод. Чтобы избежать оспаривания и признания незаконными кадровых решений, принятых уполномоченным лицом, лучше все же оформить на него доверенность. Тем более что это не противоречит законодательству.

Ведь понятно, что уполномоченное лицо, подписывая трудовые договоры, локальные акты и прочие кадровые документы, действует не от своего имени, а представляет интересы организации-работодателя. А законодательное регулирование вопроса представительства интересов юридического лица перед третьими лицами предусмотрено лишь нормами Гражданского кодекса.

Поэтому если организация, чтобы избежать рисков, решит оформить доверенность на подписание кадровых документов, то при ее составлении надо учитывать положения ГК РФ о доверенности.

В доверенности, выданной уполномоченному лицу, нужно указать, какие именно действия по «кадровой части» от имени организации оно вправе совершать, и установить срок полномочий.

Также целесообразно отметить, что уполномоченное лицо действует от имени организации не как физическое лицо, а как работник организации, занимающий определенную должность.

Это не позволит ему злоупотреблять предоставленными правами в случае увольнения, а также ограничит сферу деятельности доверенности «территорией» организации, поскольку для подтверждения его полномочий будет необходима информация из штатного расписания компании.

Формулировка доверенности в данном случае может быть такой:

Общество с ограниченной ответственностью «Лазурит-ФС» в лице директора Николаева Дмитрия Анатольевича, действующего на основании Устава, настоящей доверенностью уполномочивает Петрова Ивана Дмитриевича (указываются паспортные данные, дата и место рождения, место жительства и т.д.), занимающего должность руководителя отдела кадров Общества с ограниченной ответственностью «Лазурит-ФС»,…

Подытожим. Трудовое законодательство предусматривает возможность передачи полномочий руководителя по подписанию кадровых документов третьим лицам.

При этом ТК РФ не дает четкого ответа на вопрос о том, как оформить делегирование полномочий руководителя организации, требуя, лишь, чтобы порядок такого делегирования был зафиксирован в локальных нормативных актах или учредительных документах. Судебная практика зачастую требует дополнительного оформления доверенности.

Поскольку уполномоченное лицо в рассматриваемой ситуации представляет интересы юридического лица, а порядок оформления такого представительства зафиксирован в Гражданском кодексе, то в случае делегирования полномочий по подписанию кадровых документов доверенность оформляется по правилам, предусмотренным этим кодексом.

Бесплатно вести кадровый учет в веб‑сервисе

Как оформляется подпись уполномоченного лица

Отдельно остановимся на особенностях оформления самих документов, завизированных уполномоченным лицом.

https://www.youtube.com/watch?v=MAbrw5Q5PH4

Когда представитель действует по доверенности, то «шапка» гражданско-правового договора составляется следующим образом. В качестве стороны по договору указывается организация-доверитель, а дальше оговаривается, что от ее лица действует представитель по доверенности. При этом в текст договора вносятся реквизиты доверенности (дата, номер, если есть).

Подробные сведения об уполномоченном лице (дата, место рождения, место жительства и т.п.) в договоре можно не указывать. Но иногда это лучше сделать. Например, если речь идет о крупных сделках, либо сделках с недвижимостью, которые подлежат регистрации.

Сведения об уполномоченном лице вписываются в договор в точном соответствии с тем, как они указаны в доверенности.

«Шапка» договора, заключенного доверенным лицом от имени организации, может выглядеть так:

Общество с ограниченной ответственностью «Лазурит-ФС» в лице Николаева Дмитрия Анатольевича (при необходимости указываются его паспортные данные, дата и место рождения и т.д.), действующего на основании доверенности от 16.09.2021 года…

Несколько иначе оформляется представительство, когда уполномоченное лицо подписывает от имени доверителя односторонние документы, например, заявления, претензии и т.п. В этой ситуации непосредственно рядом с подписью делается надпись «представитель по доверенности» и отображаются реквизиты доверенности.

Что касается кадровой документации, то и здесь порядок оформления подписи доверенного лица зависит от вида документа. Так, при составлении трудовых договоров применяется точно такой же подход, как и при оформлении гражданско-правовых договоров.

То есть в «шапке» трудового договора указывается, что он заключен юрлицом, от лица которого действует уполномоченный представитель. А для подписания уполномоченным лицом иных кадровых документов (например, приказов) можно внести соответствующие изменения в реквизит «подпись» издаваемого документа.

То есть в таком приказе будет указано не «Руководитель организации», а «Уполномоченное лицо», а также добавлены поля для отражения реквизитов доверенности.

Но можно пойти и другим путем. Как уже отмечалось, Указания по заполнению унифицированных форм прямо предусматривают возможность подписания таких форм не руководителем, а уполномоченным лицом. Но при этом никаких оговорок о том, что в этом случае надо изменить реквизит «подпись» самой формы в Указаниях нет.

Поэтому можно сделать следующий вывод: уполномоченное лицо вправе поставить свою подпись в соответствующей графе вместо подписи руководителя. То есть никаких изменений в форму вносить не нужно. А полномочия подписанта в случае необходимости (по запросу работника, трудинспекции, суда и т.д.

) будут подтверждены приказом и доверенностью.

💥 Видео