Формирование кадровых документов в дела и организация их текущего хранения

Формирование кадровых документов в дела и организация их текущего хранения Кадровое делопроизводство и документы

Видео:Урок 21. Текущее хранение документов. Формирование и индексация дел. Разработка номенклатуры дел.Скачать

Урок 21. Текущее хранение документов. Формирование и индексация дел. Разработка номенклатуры дел.

Текущее хранение документов: порядок формирования дел

При работе с документами, вышедшими из оперативной работы, в первую очередь встает вопрос правильной их систематизации. Правильная классификация документов для размещения их в делах позволит в дальнейшем существенно сократить время на их поиск. Рассказываем, как «1С:Документооборот» помогает при организации текущего хранения документов.

Правила и сроки хранения документов

Правила хранения документов закреплены на государственном уровне в Правилах организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях, утвержденных приказом Министерства культуры Российской Федерации от 31 марта 2015 г. № 526.

По срокам хранения документы можно разделить на 3 группы:

  • постоянного хранения,
  • временного хранения свыше 10 лет,
  • временного хранения до 10 лет.

Сроки хранения документов следует смотреть в типовых перечнях. Основным, использующимся в любой организации, является Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности государственных организаций, органов местного самоуправления и организациях, с указанием сроков их хранения, утвержденный приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558.

Для того чтобы организовать хранение большого объема документов, в организациях создается архив – самостоятельное структурное подразделение, обеспечивающее сохранность документов длительных сроков хранения.

При этом дела, имеющие срок хранения свыше 10 лет, передаются в архив не раньше, чем через год, и не позже, чем через 3 года после их завершения.

Документы временного срока хранения до 10 лет в архив не передаются и хранятся в структурных подразделениях, в которых они были созданы.

Если организация не имеет возможности хранить документы по месту своего расположения, то она может заключить договор на депозитарное хранение с профильными организациями, которые будут самостоятельно следить за сохранностью документов и вовремя их уничтожать.

Сформированные и законченные дела до передачи их в архив организации хранятся в структурных подразделениях, которые должны обеспечить сохранность документов, защиту от негативного воздействия света и пыли. 

Порядок формирования дел

Формированием дел называется группировка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел и их систематизация внутри дела.

Если организация небольшая, то эту работу выполняет секретарь. Если в организации есть структурные подразделения, то дела формируют их сотрудники самостоятельно.

Существуют правила формирования дел, которых следует придерживаться:

  • помещать в дело только исполненные, правильно оформленные документы в соответствии с заголовками дел;
  • помещать вместе все документы, относящиеся к разрешению одного вопроса;
  • помещать приложения вместе с основными документами;
  • группировать в одно дело документы одного календарного года, за исключением переходящих дел;
  • группировать в отдельные дела документы разных сроков хранения.

Указанные признаки могут быть дополнены и сочетаться между собой.

В дело включается лишь один экземпляр каждого документа. Черновые экземпляры и копии уничтожаются.

Одно дело должно быть объемом не более 250 листов при толщине не более 4 см. Такие размеры дел позволяют легко брать, носить дела и пользоваться ими впоследствии.

Формирование дел с помощью 1С:Документооборота

Формирование дел легко обеспечивается средствами «1С:Документооборота» с помощью справочника «Дела (тома)» в строгом соответствии с утвержденной в организации номенклатурой дел. В карточку дела автоматически переносится информация из номенклатуры дел организации.

https://www.youtube.com/watch?v=VZpgEoCVjCs

Электронная карточка дела содержит следующие сведения:

  • наименование по номенклатуре дел;
  • номер тома;
  • период, за который собраны документы, хранящиеся в деле;
  • количество листов;
  • место хранения.

Дата начала дела заполняется автоматически датой первого документа, отнесенного к делу.

Поле «Место хранения» содержит информацию о территории и кабинете, в котором хранится бумажный экземпляр дела.

После исполнения документов и окончания работы с ними бумажные документы, подлежащие архивному хранению, помещаются в твердые обложки или папки-регистраторы для обеспечения их физической сохранности, а электронные документы и карточки документов списываются в дела непосредственно в «1С:Документообороте».

Документы внутри бумажного дела обычно располагаются в хронологической последовательности и по тематическому или корреспондентскому признаку. Например, переписка группируется за календарный год по хронологии решения вопроса: документ-ответ помещается за документом-запросом.

Также документы могут размещаться по хронологии и по видам. Так, распорядительные документы группируются с относящимися к ним приложениями.

Локальные нормативные акты подшиваются в дела вместе с приказами, которыми они вводятся в действие. Приказы по основной деятельности группируются отдельно от приказов по личному составу.

Протоколы формируются в дела по видам заседаний, совещаний, собраний (по каждому виду отдельно) и по хронологии.

Организационные документы и локальные нормативные акты, утвержденные распорядительными документами, подшиваются в дела вместе с ними. При их утверждении в качестве самостоятельных документов они группируются в самостоятельные дела.

Документы в личных делах располагаются в хронологическом порядке по мере их поступления.

К началу календарного года на все дела, перечисленные в номенклатуре дел, готовятся папки. На обложках указываются:

  • наименование организации (полное и краткое);
  • наименование структурного подразделения;
  • индекс дела по номенклатуре дел;
  • заголовок дела в полном соответствии с номенклатурой дел;
  • срок хранения дела.

Обложка дела формируется автоматически из карточки дела в «1С:Документообороте» по унифицированной форме.

Дела располагаются на полках вертикально. На корешке каждого дела указывается его индекс по номенклатуре.

В конце каждого года в «1С:Документообороте» дела закрываются, если они не являются переходящими, и программа запрещает списание в них документов.

Если одному из сотрудников организации понадобился документ из уже сформированного дела, то на место документа, выдаваемого сотруднику, помещается лист-заместитель. В листе-заместителе указывают номер и дату документа, его краткое содержание, когда и кому он выдан. «1С:Документооборот» формирует лист-заместитель по унифицированной форме.

Выдача дел другим подразделениям производится с разрешения руководителя подразделения, в котором находится на текущем хранении документ. В «Журнале передачи»  (рис. 1) в «1С:Документоообороте» указывается факт передачи конкретных документов, находящихся в деле. Это позволяет отслеживать возврат документов и дел в дальнейшем. 

Рис. 1

На выданное дело заводится карта-заместитель, помещаемая на место выданного дела. Карта-заместитель также формируется автоматически из карточки дела (рис. 2).

Рис. 2

Дела выдаются во временное пользование сотрудникам структурных подразделений не более чем на один месяц и после его истечения подлежат возврату.

Изъятие документов из дел постоянного хранения возможно только в исключительных случаях с разрешения руководителя организации с оставлением в деле заверенной копии документа и акта о причинах выдачи подлинника.

Для обеспечения сохранности и учета документов и дел, доступа к ним следует проводить комплекс работ:

  • создание оптимальных технических (физических) условий хранения документов и дел;
  • размещение дел;
  • проверка наличия и состояния документов и дел;
  • соблюдение порядка выдачи дел.

Дела, находящиеся на текущем хранении, следует систематически проверять на наличие и состояние документов в них. Такая проверка обеспечит установление фактического наличия дел и соответствие их количеству, числящемуся по номенклатуре дел.

https://www.youtube.com/watch?v=RP3u78pK9WI

Проверка наличия и состояния документов и дел также проводится при перемещении дел, при возврате дел, при смене руководителя структурного подразделения, начальника службы делопроизводства, при реорганизации и ликвидации организации или структурного подразделения.

Проверка наличия проводится путем сверки статей номенклатуры дел и карточек дел (томов) в «1С:Документообороте» с описанием дел на обложке. Физическое состояние дел определяется путем полистного просмотра. Все обнаруженные недостатки фиксируются в акте проверки наличия и состояния дел.

В случае утраты документов и дел проводится служебное расследование, по результатам которого лицо, виновное в утрате, несет ответственность в порядке, установленном законодательными, нормативно-правовыми и локальными нормативными актами.

См. по теме также статьи: Сдача документов в архив организации и Номенклатура дел: правила составления.

Видео:Порядок формирования дел - Елена А. ПономареваСкачать

Порядок формирования дел - Елена А. Пономарева

Формирование дел в организации и их текущее хранение

Формирование кадровых документов в дела и организация их текущего хранения

В начале каждого года в организации начинается формирование документов в дела. Формирование дел – это группирование исполненных документов в дело в соответствии с номенклатурой дел и систематизация документов внутри дела.

Централизованное и децентрализованное формирование дел в организации

В организациях дела формируются централизованно в службе документационного обеспечения управления (секретариат, канцелярия, отдел делопроизводства и т.п.) или децентрализованно – в структурных подразделениях. Практика показывает, что дела формируются, в основном, децентрализовано, т.е. в структурных подразделениях.

Организационно-распорядительные документы, формы их регистрации (учета), сводная текстовая и статистическая планово-отчетная документация, переписка и другие документы по вопросам основной деятельности формируются в службе документационного обеспечения управления (ДОУ).

Документы, отражающие отдельные направления деятельности организации, формируются в дела по месту их составления в соответствующих структурных подразделениях, в компетенцию которых входят те или иные вопросы согласно положению о них (например, согласно положению о планово-экономическом отделе, отделе бухгалтерского учета и отчетности, отделе кадров и т.д.).

Формированием дел в структурных подразделениях организации занимаются работники, ответственные за ведение делопроизводства. Контроль за формированием дел осуществляется службой ДОУ.

Руководитель архива организации или ответственный за архив оказывает необходимую методическую помощь работникам структурных подразделений в формировании дел, а также проводит проверки правильности формирования дел в соответствии с утвержденной номенклатурой дел.

Правила формирования дел

При формировании дел необходимо соблюдать следующие основные требования:

  • помещать в дело только исполненные, правильно оформленные документы в соответствии с заголовками дел по номенклатуре;
  • включать в дело по одному экземпляру документа;
  • помещать вместе все документы, относящиеся к разрешению одного вопроса;
  • помещать приложения вместе с основными документами;
  • группировать в одно дело документы одного календарного года, за исключением переходящих дел;
  • раздельно группировать в дела документы постоянного и временного сроков хранения.

В дело не должны помещаться документы, подлежащие возврату, лишние экземпляры, черновики.

Обратите внимание! ДЕЛО не должно превышать 250 листов при толщине корешка не более 4 см. В случае, если корешок дела превышает 4 см, документы дела разбиваются на тома. Индекс и заголовок дела проставляются на каждом томе с добавлением «том 1», «том 2» и т.д.

https://www.youtube.com/watch?v=5PSSRIzEXfE

Документы внутри дела располагаются сверху вниз в хронологической, вопросно-логической последовательности или сочетании.

Внутри дела документы должны быть расположены так, чтобы они по своему содержанию в логической последовательности освещали определенные вопросы.

Дела заводятся по хронологическому, тематическому признаку или их сочетанию. Входящие документы располагаются по датам поступления, исходящие – по датам отправления или по алфавиту авторов и корреспондентов.

Группировка в дела отдельных видов документов

Нормативные правовые и распорядительные акты группируются в дела по видам и хронологии с относящимися к ним приложениями в пределах одного календарного года.

Не допускается формировать в одно дело разные виды распорядительных документов, например приказы, распоряжения и указания.

Каждый вид распорядительного документа формируется в самостоятельное дело со своей валовой нумерацией и, соответственно, подлежит регистрации в самостоятельном журнале (книге).

Приказы по основной деятельности группируются отдельно от приказов по личному составу.

Приказы по личному составу, имеющие согласно Перечню типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения (утвержден приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558) разные сроки хранения, формируются в самостоятельные дела и имеют свою собственную регистрацию в соответствующей учетной форме (журнал, книга, картотека).

Приказы по личному составу формируются в дела в зависимости от сроков их хранения. При этом следует помнить, что запрещается группировать в одно дело документы с разными сроками хранения.

В соответствии со ст. 19б Перечня типовых управленческих архивных документов образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения приказы по личному составу имеют два срока хранения: 75 лет и 5 лет.

К приказам, имеющим 75-летний срок хранения, относятся приказы:

  • о приеме, перемещении, совмещении, переводе, увольнении;
  • аттестации, повышении квалификации, присвоении званий (чинов);
  • изменении фамилии;
  • поощрении, награждении;
  • оплате труда, премировании, различных выплатах;
  • всех видах отпусков работников с тяжелыми, вредными и опасными условиями труда, отпусках по беременностям, родам, уходу за ребенком, отпусках без сохранения содержания (заработной платы);
  • дежурствах по профилю основной деятельности;
  • длительных внутрироссийских и зарубежных командировках, командировках для работников с тяжелыми, вредными и опасными условиями труда.

К приказам, имеющим 5-летний срок хранения, относятся приказы:

  • о дисциплинарных взысканиях;
  • ежегодных оплачиваемых отпусках, учебных отпусках;
  • дежурствах;
  • краткосрочных внутрироссийских и зарубежных командировках.

Практика использования документов по личному составу показывает, что при значительных объемах приказов по личному составу, имеющих 75-летний срок хранения, целесообразнее их формировать в дела по вопросам деятельности.

Например, следует отдельно группировать в дела приказы о приеме, перемещении, совмещении, переводе и увольнении работников, т.е. связанных с их трудовым стажем, и отдельно – приказы о премировании, поощрении и других выплатах, в которых содержатся сведения о заработной плате.

При этом в каждом деле приказы должны иметь самостоятельную валовую нумерацию.

Положения, инструкции, правила, утвержденные нормативными правовыми и распорядительными актами (приказами, распоряжениями, решениями, постановлениями и т.п.), группируются вместе с указанными документами. При их утверждении в качестве самостоятельных документов они группируются в самостоятельные дела.

Протоколы в деле располагаются в хронологическом порядке по датам их составления и в порядке возрастания их номеров. Имеющиеся приложения к протоколам формируются в одно дело, т.е. вместе с протоколами. В случае большого объема приложений к протоколам приложения формируются в отдельные дела по датам протоколов и их номерам.

https://www.youtube.com/watch?v=qkpRYk40j-4

Утвержденные планы, отчеты, сметы, штатные расписания и другие документы группируются отдельно от их проектов.

Переписка группируется, как правило, за период календарного года и систематизируется в хронологической последовательности; при этом документ-ответ помещается за документом-запросом. При возобновлении переписки по определенному вопросу, начавшейся в предыдущем году, документы включаются в дело текущего года с указанием индекса дела предыдущего года.

Документы в личных делах располагаются по мере их поступления и систематизируются следующим образом:

  • внутренняя опись документов, имеющихся в личном деле;
  • анкета (личный листок по учету кадров) и дополнение к нему;
  • автобиография, резюме;
  • документы об образовании;
  • заявление о приеме на работу;
  • приказ (распоряжение) о приеме на работу;
  • трудовой договор;
  • договор о материальной ответственности (при его наличии);
  • копии приказов (распоряжений) о перемещении, совмещении, переводе, аттестации, повышении квалификации, установлении окладов, отпусках без сохранения содержания, уходу за ребенком и др.;
  • дополнительные соглашения к трудовому договору;
  • копии свидетельств о браке, документов о перемене фамилии;
  • аттестационные листы;
  • копии паспорта, ИНН, ПФР и иных личных документов работника;
  • справки о регистрации по месту жительства;
  • медицинские справки;
  • заявление об увольнении;
  • копия приказа (распоряжения) об увольнении.

Личные карточки работников (унифицированная форма № Т-2) формируются в самостоятельные дела по алфавиту фамилий отдельно от личных дел.

Лицевые счета по заработной плате работников располагаются в делах в алфавитном порядке фамилий.

Подготовка дел к передаче на хранение

Видео:Мастер-класс на тему «Подготовка и оформление дела перед передачей на постоянное хранение».Скачать

Мастер-класс на тему «Подготовка и оформление дела перед передачей на постоянное хранение».

Правила хранения кадровых документов в организации — СИЗ, нормы, инструкции

Формирование кадровых документов в дела и организация их текущего хранения

  • 1 Сроки хранения
  • 2 Условия хранения

Законодательство обязывает всех работодателей обеспечивать хранение архивных документов, которые образуются в процессе их деятельности (п. 1 ст. 17 Закона от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ).

Кроме того, обязанность организаций хранить документы закреплена в законах об акционерных обществах и ООО (ст. 50 Закона от 8 февраля 1998 г. № 14-ФЗ, ст. 89 Закона от 26 декабря 1995 г. № 208-ФЗ). К документам, обязательным для хранения, в частности, относятся:

  • документы по личному составу;
  • положения, приказы и т. п., обязательные к исполнению всеми сотрудниками организации.

ООО прописывает в уставе информацию о том, как у него будут храниться документы (п. 2 ст. 12 Закона от 8 февраля 1998 г. № 14-ФЗ). Акционерные общества хранят документы в порядке, установленном постановлением ФКЦБ России от 16 июля 2003 г. № 03-33/пс. Правила хранения можно прописать во внутренних документах организации, например в Положении об архиве.

Кадровая служба организации, как правило, ответственна за хранение документов по личному составу.

Ситуация: какие документы относятся к документам по личному составу?

К документам по личному составу относятся архивные документы, которые отражают трудовые отношения сотрудника с работодателем (п. 3 ст. 3 Закона от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ). В частности, к ним относятся:

  • приказы по личному составу (прием, перемещение, перевод, совмещение, увольнение);
  • ведомости по начислению зарплаты;
  • документы о прохождении учебы и подтверждающие полученное образование (дипломы, аттестаты, сертификаты и т. п.);
  • документы по аттестации и установлению квалификации (аттестационные и квалификационные листы, удостоверения, протоколы заседания аттестационной комиссии и т. п.);
  • документы, подтверждающие вредные условия производства;
  • списки сотрудников, имеющих право на льготную пенсию (документы: ходатайства, справки, анкеты);
  • формы учета выданных документов (журналы, книги), записи в которых могут служить основанием для подтверждения трудового стажа, образования или льгот.

Практически все разновидности документов по личному составу приведены в перечне, утвержденном приказом Минкультуры России от 25 августа 2010 г. № 558.

Сроки хранения

Сроки, в течение которых хранят документы по личному составу, указаны в статье 22.1 Закона от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ и перечне, утвержденном приказом Минкультуры России от 25 августа 2010 г.

№ 558. Началом срока хранения документов считается 1 января года, следующего за годом, в котором их составили (абз. 4 п. 1.4 перечня, утвержденного приказом Минкультуры России от 25 августа 2010 г. № 558).

Так, приказы о приеме на работу, переводе, увольнении и другие приказы по личному составу в общем случае нужно хранить не менее 75 лет, если они созданы до 2003 года. Если указанные документы созданы после 2003 года, то их нужно хранить не менее 50 лет.

https://www.youtube.com/watch?v=HjxoH6YKh34

Трудовые договоры, личные карточки и личные дела сотрудников также нужно хранить в течение 75 лет, если они созданы до 2003 года, или в течение 50 лет, если они созданы после 2003 года. При этом любые документы по личному составу, которые образовались в период госслужбы, не являющейся государственной гражданской службой, нужно хранить 75 лет независимо от даты их создания.

Таковы требования статьи 22.1 Закона от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ.

Срок, в течение которого нужно хранить документы, подтверждающие, что сотрудник получил образование за счет организации, обусловлен требованиями налогового законодательства.

Дело в том, что пунктом 3 статьи 264 Налогового кодекса РФ установлено, что для списания данных затрат в уменьшение налогооблагаемой прибыли организация должна хранить все подтверждающие обучение документы (договор с образовательным учреждением, приказ руководителя о направлении сотрудника на обучение, акт об оказании услуг, диплом, аттестат, сертификат и т. п.). Их срок хранения ограничивается сроком действия договора обучения и одним годом работы сотрудника, но не менее четырех лет.

В перечне, утвержденном приказом Минкультуры России от 25 августа 2010 г. № 558, кроме документов по личному составу, поименованы и прочие документы. Они сгруппированы в разделы в зависимости от сферы их применения.

Так, Правила трудового распорядка храните даже после замены их новыми. Срок хранения – один год. Годичный срок хранения установлен и для графиков отпусков.

Табели учета рабочего времени храните пять лет. А при тяжелых, вредных и опасных условиях труда – 75 лет.

Условия хранения

Для хранения документов организации нужно оборудовать специальные помещения (сейфы или шкафы). Tребования к устройству таких хранилищ приведены в Правилах, утвержденных приказом Минкультуры России от 31 марта 2015 г. № 526.

Коммерческим организациям соблюдать все требования к оборудованию специальных помещений для хранения документов необязательно (п. 1.4 Правил, утвержденных приказом Минкультуры России от 31 марта 2015 г. № 526).

Единственное обязательное требование по хранению документов в акционерных обществах заключается в том, что организации должны хранить документы в запирающихся шкафах, обеспечивающих сохранность документов и предохраняющих документы от пыли и света (п. 3.6 Положения, утвержденного постановлением ФКЦБ России от 16 июля 2003 г. № 03-33/пс). ООО особенности хранения должно прописать в своем уставе (п. 2 ст.

 12 Закона от 8 февраля 1998 г. № 14-ФЗ). Логично, если ООО также включит в свои учредительные документы требование о хранении документации организации в запирающихся шкафах или помещениях.

Ситуация: может ли коммерческая организация не создавать собственный архив?

Да, может.

В пункте 2 статьи 13 Закона «Об архивном деле в Российской Федерации» от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ сказано, что организации вправе (а не обязаны) создавать архивы в целях хранения образовавшихся в процессе их деятельности архивных документов.

Кроме того, организации вправе передавать свои документы на постоянное хранение в госархив (п. 4 ст. 18 Закона от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ).

Если организация хранит документы в электронном виде, то необходимо обеспечить такой режим хранения, который исключает утрату, уничтожение или искажение информации.

Кроме того, в процессе хранения таких документов необходимо проводить их перезапись на новые носители (по мере устаревания прежних носителей). Об этом говорится в пункте 2.

32 Правил, утвержденных приказом Минкультуры России от 31 марта 2015 г. № 526.

С целью обеспечения эффективного хранения документов организация может создать свой собственный архив (п. 2 ст. 13 Закона от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ, п. 1.3–1.4 Правил, утвержденных приказом Минкультуры России от 31 марта 2015 г. № 526). Документы с истекшим сроком хранения подлежат уничтожению (п. 4.11 Правил, утвержденных приказом Минкультуры России от 31 марта 2015 г. № 526).

Cовет: приказы по личному составу, имеющие различные сроки хранения, формируйте в разные дела, иначе у организации могут быть проблемы с передачей таких «смешанных» дел на архивное хранение.

https://www.youtube.com/watch?v=1qPta2HUtuo

С самого начала присваивайте документам с разными сроками хранения различные номера. При помощи кодировки можно отделить приказы, которые нужно хранить 75 лет (о приеме на работу, переводах, перемещении, премировании и т. п.), от приказов с пятилетним сроком хранения (о командировках и т. п.). Это облегчит их подшивку в разные дела.

Ситуация: можно ли выдавать сотрудникам по их запросам документы по личному составу?

Да, можно.

Порядок выдачи таких документов во временное пользование закрепите или в Положении об архиве организации, или в Положении о работе с персональными данными.

Остальные сотрудники к документам по личному составу права доступа не имеют. Выдача дел из архива производится только под расписку сотрудника, которому выдается дело, в журнале или картотеке учета выдаваемых дел».

Акционерные общества могут выдавать своим сотрудникам документы на срок, не превышающий месяца (п. 3.8 Положения, утвержденного постановлением ФКЦБ России от 16 июля 2003 г. № 03-33/пс). ООО также могут закрепить в своих внутренних документах (в уставе и Положении об архиве) предельный срок, на который документы по личному составу могут выдаваться сотрудникам.

За нарушение правил хранения, комплектования, учета или использования архивных документов предусмотрена административная ответственность (ст. 13.20 КоАП РФ).

Меры ответственности – предупреждение или административный штраф в размере:

  • от 100 до 300 руб. – для граждан;
  • от 300 до 500 руб. – для должностных лиц (например, руководителя организации).

Ситуация: куда направлять документы по личному составу после ликвидации организации?

Документы передавайте в государственный или муниципальный архив (п. 8, 10 ст. 23 Закона от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ).

Видео:Памятка по подготовке и передаче документов в архивСкачать

Памятка по подготовке и передаче документов в архив

Формирование кадровых документов в дела и организация их текущего хранения

Формирование кадровых документов в дела и организация их текущего хранения

Документы по личному составу, создаваемыекадровой службой, имеют особое значение,ведь они содержат персональные данныеработников, подтверждают их трудовойстаж со всеми его особенностями.

Учитываябольшую ценность содержащихся в такихдокументах сведений, они должны хранитьсяв условиях, которые бы обеспечивали ихзащиту от вредных воздействий окружающейсреды, повреждений и утраты.

При этомкадровые документы хранятся в соответствиис определенной системой, сформированныев дела. О том, как организовать хранениекадровых документов, и пойдет речь.

Все документы, образующиеся в деятельностиорганизации, формируются в дела. Идокументы кадровой службы не исключение.Документы по личному составу должныбыть сформированы в дела и хранитьсянадлежащим образом. Более того: в ч. 1ст. 17 Федерального закона от 22.10.

2004 №125-ФЗ «Об архивном деле в РоссийскойФедерации» (далее — Закон об архивномделе) документы по личному составу особовыделены в числе тех архивных документов,сохранность которых обязаны обеспечиватьгосударственные органы, органы местногосамоуправления, организации и граждане,занимающиеся предпринимательскойдеятельностью без образования юридическоголица. Сохранность документов обеспечиваетсяв течение предусмотренных сроковхранения.

Толковый словарь

Документы по личному составу– архивные документы, отражающие трудовые отношения работника с работодателем (п. 3 ч. 1 ст. 3 Закона об архивном деле).

Дело– совокупность документов (или документ), относящихся к одному вопросу или участку деятельности, помещенных в отдельную обложку (ГОСТ Р

51141 98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения»).

Формирование дела– группирование исполненных документов в дело в соответствии с номенклатурой дел и систематизация документов внутри дела (ГОСТ Р 51141 98).

Основные правила формирования дел

С наступлением нового календарногогода каждая организация начинаетформировать свои документы в дела всоответствии с утвержденной номенклатуройдел. Как правило, это происходитдецентрализованно, т. е.

не в целом поорганизации, а в отдельных структурныхподразделениях. Так, кадровая службасамостоятельно формирует в дела кадровыедокументы. При этом в службе может бытьработник, ответственный за формированиедел.

Зачем необходимо формировать документыв дела?

В первую очередь эта процедураобеспечивает в дальнейшем быстрый поискдокументов и их использование.Согласитесь: гораздо легче найтидокумент, который подшит в хронологическомпорядке в папку с определенным заголовком,чем если бы этот же документ годамихранился в большом массиве со всемиостальными бумагами, созданными посамым разным вопросам.

https://www.youtube.com/watch?v=lLIyC9MUHZQ

Кроме того, грамотное оформление делдля текущего хранения облегчаетбудущую работу по подготовке документовдля передачи в архив.

Документы поличному составу, как правило, имеютдлительный срок хранения — 75 лет, азначит, в определенный момент наступитнеобходимость готовить их к архивномухранению.

И чем лучше будет проведенаработа по оформлению текущих дел, темменьше времени будет затрачено в будущемна их подготовку к длительному хранению.

СоветДля того чтобы при передаче в архивне приходилось переформировывать ипереоформлять дела, формируйте их поустановленным правилам уже вделопроизводстве

Итак, кадровые документы формируютсяв дела уже на стадии делопроизводства.При формировании дел кадровой службыи организации их хранения необходиморуководствоваться Основными правиламиработы архивов организаций (одобренырешением Коллегии Росархива 06.02.2002).

Однако этот документ не являетсянормативным актом, обязательным дляприменения. Кроме того, в Основныхправилах недостаточно полно отраженаспецифика формирования кадровыхдокументов в дела.

Поэтому, рассматриваятехнологию работы именно с кадровымидокументами, во многом приходитсяопираться на те приемы, которые сложилисьв практике работы с документами, в т. ч.в архивах, хранящих документы по личномусоставу.

Документы, образующиеся в деятельностикадровой службы, хранятся в делах, ввиде журналов (книг), в виде картотек.Можно выделить несколько правилформирования дел.

Правило 1.Документы формируются вдела строго в соответствии с номенклатуройдел организации.

Напомним: при составлении номенклатурыдел и включении в нее заголовков дел,можно руководствоваться разнымикритериями*. Некоторые из них представленыв таблице 1.

Независимо от того, каким образомперечень дел закреплен в номенклатуре,дела должны формироваться строго всоответствии с номенклатурой. Включатьдокументы в дела иным образом запрещается.

Правило 2.Дело считается заведеннымс момента подшивки в него хотя бы одногодокумента.

Правило 3.Одновременно с включениемв дело документов оформляется егообложка.

Таблица 1

О снования для группировки документовв дела

Оформление обложки дела состоит внанесении на нее определенной информации:•наименование организации;• наименованиеструктурного подразделения;• индекс(номер) дела;• заголовок дела;•срок хранения документов дела. Наименованиеорганизации и наименование структурногоподразделения указываются в точномсоответствии с официально установленнымназванием.

В начале осени организация смениланаименование. В текущем делопроизводственаходится множество дел, в т. ч. оформленыдела с документами по личному составу.При этом на всех обложках указано прежнеенаименование организации. Требуетсяли переоформлять все дела (менять обложкидел), имеющиеся в делопроизводствеорганизации?

В рассматриваемой ситуации не требуетсяпереоформлять обложки дел. При изменениинаименования организации в течениепериода, охватываемого документамидела, на обложке дела указывается новоенаименование этой организации, а прежнеенаименование заключается в скобки.

Индекс дела переносится на обложку изноменклатуры дел. Заголовок записываетсяна обложке дела в точном соответствиис номенклатурой дел службы кадров.

Срок хранения документов также указываетсяв соответствии с номенклатурой дел.

Правило 4. В дела помещаются толькоисполненные, правильно оформленныедокументы, содержащие все необходимыереквизиты.

Правило 5.В дело включается по одномуэкземпляру каждого документа.

Правило 6.В дела включаются подлинникидокументов, за исключением некоторыхслучаев.

Дело может содержать копию документатогда, когда подлинник отсылается вдругую организацию (или гражданину), ау автора остается второй экземпляр(копия). В основном это касается переписки.

Если в организации ведутся личные делаработников, то в них помещаются копииследующих документов:• приказы поличному составу (о приеме, переводах,увольнении, поощрении и др.);• документыоб образовании, повышении квалификации,присвоении разряда или второй профессиии др.

https://www.youtube.com/watch?v=0Yz3ya82pks

Большинство кадровых документов хранитсяименно в подлинниках: приказы по личномусоставу и другие распорядительныедокументы, локальные нормативные акты(правила, положения, инструкции и др.),личные карточки работников, учетные ирегистрационные книги, журналы, служебныезаписки, трудовые договоры и др.

Правило 7.Не помещаются в делапроекты документов, дублетные экземпляры,а также документы, подлежащие возврату.

Правило 8.Некоторые виды документовнеобходимо группировать в дела отдельно.

Раздельно группируются:• документыпостоянного и временного хранения;•разные виды распорядительных документов;•подлинники и копии документов;•годовые, квартальные и месячные планыи отчеты;• утвержденные документы иих проекты.

Правило 9.В дело помещаются документыодного календарного года.

Исключение из этого правила составляют:переходящие дела, личные дела, которыеформируются в течение всего периодаработы конкретного сотрудника, документыкомиссий, которые группируются в делов период их деятельности, и некоторыедругие документы.

Правило 10.В дело помещается не более250 листов (толщина дела при этом составляетне более 4 см).

При большем количестве документовформируются тома (части) дел.

Правило 11.Внутри дела документырасполагаются в определенном порядке.

Документы в делах группируются похронологическому или тематическомупризнаку либо их сочетанию (табл. 2).

Таблица 2

Правила группировки документов в дела

Правило 12.Приложения к документам,независимо от даты их утверждения илисоставления, присоединяются к документам,к которым они относятся; в отдельныйтом (часть) выделяются приложения объемомсвыше 250 листов.

Рассмотрим особенности формированияв дела отдельных видов кадровыхдокументов.

🎦 Видео

Оформление дел на хранение. Фрагмент семинара - Елена А. ПономареваСкачать

Оформление дел на хранение. Фрагмент семинара - Елена А. Пономарева

Кадровые документы в организации Основной переченьСкачать

Кадровые документы в организации  Основной перечень

Особенности оформления кадровых документовСкачать

Особенности оформления кадровых документов

ПРАВИЛА ХРАНЕНИЯ КАДРОВЫХ ДОКУМЕНТОВ КОМПАНИИ. Как хранить документы компании. Компания КонсенсусСкачать

ПРАВИЛА ХРАНЕНИЯ КАДРОВЫХ ДОКУМЕНТОВ КОМПАНИИ. Как хранить документы компании. Компания Консенсус

1 часть: Архивное хранение документов - НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ (новая, с новыми примерами)Скачать

1 часть: Архивное хранение документов - НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ (новая, с новыми примерами)

Урок 22. Текущее хранение документов. Проведение экспертизы ценности бумажных документов.Скачать

Урок 22. Текущее хранение документов. Проведение экспертизы ценности бумажных документов.

Организация хранения кадровых документовСкачать

Организация хранения кадровых документов

Особые отметки сроков хранения документов - Елена А. ПономареваСкачать

Особые отметки сроков хранения документов - Елена А. Пономарева

Семинар: "Кадровое делопроизводство для начинающих" Дмитрищук С.А.Скачать

Семинар: "Кадровое делопроизводство для начинающих" Дмитрищук С.А.

Личное дело работника - Елена А. ПономареваСкачать

Личное дело работника - Елена А. Пономарева

Организация кадрового делопроизводства | Елена Боровкова. РУНОСкачать

Организация кадрового делопроизводства | Елена Боровкова. РУНО

Обязательные кадровые документыСкачать

Обязательные кадровые документы

Номенклатура дел кадровой службыСкачать

Номенклатура дел кадровой службы

Номенклатура дел. Часть 1 - Елена ПономареваСкачать

Номенклатура дел. Часть 1 - Елена Пономарева

Если не в личном деле, то где хранить документы по работнику? – Елена А. ПономареваСкачать

Если не в личном деле, то где хранить документы по работнику? – Елена А. Пономарева

Мастер-класс Оформление документов по личному составу и формирование их в дело.Скачать

Мастер-класс Оформление документов по личному составу и формирование их в дело.
Поделиться или сохранить к себе: