Инструмент для управления эффективностью бизнеса

Управление эффективностью персонала – одна из функций менеджмента и важнейший фактор успеха в бизнесе. При хорошем планировании и реализации система управления эффективностью превращается в действенный способ достижения результата.

Но что конкретно подразумевается под этим и как работает? В этой статье мы максимально кратко расскажем, что такое контроль эффективности персонала и почему он должен вестись в каждой современной организации.

Что такое управление эффективностью?

Управление эффективностью компании – это список процессов, которые помогают разработать и реализовать бизнес-стратегию, анализировать процессы, отслеживать результаты, принимать взвешенные решения и делать правильные выводы. задача данных процессов – контролировать работу сотрудников, таким образом, чтобы индивидуальный вклад помогал в достижении общих целей компании.

Индивидуальные усилия должны согласовываться с общими задачами организации: нужно связать индивидуальную активность с общей бизнес-целью, установить метрики продуктивности, помочь сотрудникам понять, насколько успешно они действуют.

Для этого используются такие инструменты и стимулы, как поощрение, системы бонусов и оценки, планы личного роста и обсуждение ключевых показателей.

Для достижения этой цели задействуются также аналитические инструменты, такие как учет рабочего времени, анализ продуктивности и оценка ключевых показателей.

Среди прочего, применяются такие инструменты и техники, как KPI, стратегическое планирование, бюджетное планирование и прогнозирование, бенчмаркинг, модели эффективного ведения бизнеса, концепция управления «Шесть сигм», управление проектами, управление отчетностью, бюджетное планирование и прогнозирование.

Системы и процессы управления эффективностью

Чаще всего организации в той или иной форме применяют технологические решения, которые позволяют управлять, отслеживать и автоматизировать различные процессы, в т.ч. отчеты. В качестве примера можно привести СУРВ (систему учета рабочего времени), механизм начисления заработной платы на основе результатов, различные системы стимулирования и вознаграждения.

За счет аналитических инструментов показатели эффективности превращаются в ценные данные, и на их основе принимаются важные решения. Инструменты для визуализации данных (чарты и панели управления) позволяют донести нужную информацию.

Использование подходящих инструментов для управления продуктивностью часто становится тем фактором, который отличает успешные компании от остальных.

Культура высокой продуктивности

Организациям, независимо от масштаба и сферы деятельности, необходимо развивать, реализовывать и улучшать процессы управления эффективностью – это важно, как для стартапов, так и для транснациональных корпораций, некоммерческих организаций и правительственных ведомств.

В каком бы секторе или индустрии вы ни работали, по мере роста конкуренции в бизнесе управление эффективностью становится все более важным.

Необходимо развивать высокопродуктивную культуру на каждом уровне управления компанией, чтобы каждый отдельный сотрудник понимал, каким образом его индивидуальные усилия соотносятся с общей стратегией организации, а руководство, в свою очередь, должно знать, что избранная стратегия приносит результат. Без этого даже самые впечатляющие системы управления эффективностью и процессы окажутся бесполезными.

KPI и метрики

Это способ измерить результаты компании, общекомандные взаимодействия и успешность отдельных проектов. Но, главным образом, KPI позволяют обсудить результаты и принять верное решение.

Простой подсчет всех изменений создает не более чем иллюзию контроля эффективности. Поэтому стоит задаваться вопросами о том, какую пользу приносит та или иная метрика (какую цель помогает достичь и какие проблемы решить). 

Продуманная система показателей эффективности (KPI) превращается в важный инструмент, чтобы составить полную картину текущего уровня продуктивности, узнать, на каком уровне сейчас находится бизнес и что нужно сделать еще.

Оценка эффективности персонала

Наряду с KPI, система поощрений и оценки эффективности персонала представляется, пожалуй, одним из самых популярных инструментов в арсенале компаний.

При должном подходе это может быть мощный инструмент, который свяжет индивидуальные достижения со стратегическими целями компании.

Чтобы извлечь максимальную пользу из этого инструмента, сотрудникам необходимо ощущение того, что это беспрерывный честный и конструктивный способ двустороннего диалога. Без этого, любые «поощрения» будут мощным демотиватором и приведут лишь к снижению продуктивности.

Метод 360 градусов

Основная польза от такого метода в том, что он позволяет выяснить, насколько хорошо люди выполняют свою работу.

https://www.youtube.com/watch?v=heI_9kg6pg4

Это комплексная оценка персонала со стороны коллег, руководства, клиентов, поставщиков и т.д. В расчет также принимаются отчеты.

Метод 360 градусов, как правило, используется для обучения сотрудников и позволяет демократизировать процесс проверки, т.к. учитывается мнение нескольких человек, а не только линейного менеджера.

Управление по целям

Основная идея в том, что каждая индивидуальная цель достигается поочередно, это поднимает моральный дух и мотивацию. Здесь необходимо определить уровень продуктивности каждого сотрудника и сравнить результаты с установленными стандартами.

Способы оценки персонала

Один из самых популярных методов управления эффективностью – сбалансированная система показателей (Balanced Scorecard (BSC).

По мнению авторов Harvard Business Review, это одна из самых популярных и эффективных бизнес-идей, которая в последние 20 лет получила широкое распространение.

Это инструмент реализации стратегий, который помогает компаниям:

• Очертить стратегию и разъяснить сотрудникам приоритеты и цели;
• Отслеживать прогресс с помощью подсчета того, насколько успешно выполняются цели и соблюдаются приоритеты; 
• Разработать и выполнить план действий.      

Когда сотрудники видят, что хорошая работа не вознаграждается, снижается мотивация, и они отклоняются от общих целей компании. Программы по вознаграждению и признанию, таким образом, становятся важной составляющей любой системы управления эффективностью. Это способ отметить работу высокопродуктивных сотрудников, распределить финансовые вознаграждения и бонусы.

Планы личного развития

Планы по индивидуальному развитию зачастую применяются, чтобы узнать, какая именно подготовка нужна сотруднику, создается план достижения этих целей (специальные курсы подготовки).

Так персонал сможет понять, в каком направлении следует развиваться, и что конкретно нужно делать. Люди понимают свою роль в общем успехе, а конкретные шаги служат стимулом для индивидуальной работы в будущем.

Инвестиции в инструменты для управления продуктивностью, специальные техники, или их разработку – важная составляющая создания высокопродуктивной команды. Высокая продуктивность на каждом уровне организации – это то, что нужно каждому бизнесу, независимо от размаха деятельности и конкретной индустрии.

Как наша программа Kickidler может помочь в управлении эффективностью?

Система учета рабочего времени и контроля сотрудников Kickidler обладает рядом мощных аналитических инструментов, позволяющих автоматизировать контроль эффективности персонала.

Анализ продуктивности сотрудников за компьютером

Данная функция позволяет оценить, насколько продуктивно сотрудник работал за компьютером в течение рабочего дня.

Программа позволяет настроить список сайтов и приложений, необходимых сотрудником для работы, а также на основе анализа поведения сотрудника создать список непродуктивных сайтов и приложений.

Итоговые данные позволяют оценить общую продуктивность отдельно взятого сотрудника, сравнить эти показатели с данными по другим работникам и т.д.

Учет рабочего времени

Учет рабочего времени позволит с максимальной точностью зафиксировать сколько реальных часов сотрудник присутствовал на рабочем месте. Программа отмечает опоздания, отлучки с рабочего места, ранние уходы и переработки.

Динамика продуктивности персонала

Данный инструмент – наша уникальная разработка. С его помощью можно оценить спады и подъемы продуктивности персонала в различные временные отрезки.

Kickidler: Система учета рабочего времени Программа мониторинга сотрудников

Видео:Система управления эффективностью - инструмент повышения эффективности организацииСкачать

19 инструментов для эффективного управления проектами

Планирование контента, разработка проектов, взаимодействие с клиентами, обмен файлами между отделами… Любой бизнес легко может быть погребён под грудой противоречивой информации.

Неудивительно, что на рынке существует множество инструментов оптимизации задач и проектов. Созданы сотни платформ по упрощению, управлению и упорядочиванию рабочих процессов, но как решить, какую выбрать?

Компании нуждаются в цельных, многозадачных помощниках, к которым могут обращаться все отделы и работники. Для рационального и эффективного сотрудничества в команде должны реализовываться потребности в удобном обмене документами, планировании, управлении задачами. В противном случае производительность будет серьёзно затруднена.

В статье собран список из 19 лучших инструментов управления проектами. Все они разделены по категориям:

• Инструменты управления для работы с клиентами
• Инструменты управления рабочими процессами
• Инструменты управления персональными проектами
• Инструменты управления проектированием и разработкой
• Инструменты управления контентом
• Инструменты управления социальными сетями

Инструменты управления для работы с клиентами

Если вам нужно работать с клиентами, взаимодействовать с удалёнными сотрудниками, обмениваться документами с разными командами компании, используйте мощные современные платформы для этого. Проблема большинства агентств заключается в ограниченном инструментарии, что, в свою очередь, понижает эффективность и производительность.

https://www.youtube.com/watch?v=jCGYvO8f7W0

Для клиентского отдела время играет решающую роль, и наличие правильного инструмента может иметь принципиальное значение. Следующим приложениям доверяют многие крупные бренды.

1. Active Collab

Основные возможности: управление задачами, сотрудничество команд, отслеживание времени, выставление счетов.

Также отлично подходит для: управления рабочими процессами, проектированием и разработкой.

Рассматриваемый инструмент мощный, но при этом простой. Он интегрируется с несколькими сторонними инструментами и обеспечивает управление производством. Непрерывный рабочий процесс позволяет пользователям ставить задачи и не тратить время на организационные моменты.

Прайс

2. Asana

Основные функции: управление задачами и рабочими процессами, шаблоны проектов, вложения, командные страницы, информационные панели.

Также отлично подходит для: управления рабочими процессами, личного планирования, проектирования и разработки.

Для руководителей проектов важно иметь возможность быстро оценить прогресс с помощью визуализации процессов. Asana является одним из наиболее популярных инструментов управления проектами благодаря интеграции с мощными сторонними инструментами.

Если вам нужно облачное хранилище для совместного использования файлов, общий почтовый сервис для рассылки или хостинг, то Asana будет подходящей платформой. Это обширное приложение разбивает крупные проекты на мелкие задачи, которые затем можно назначить разным членам команды. Для каждой цели можно добавить даты и отслеживать прогресс, что очень удобно для всех заинтересованных сторон.

Прайс

3. Redbooth

Основные функции: управление задачами, назначение задач, шаблоны проектов, диаграммы Ганта, электронная почта и другие интегрируемые приложения.

Также отлично подходит для: управления рабочими процессами, личного планирования, проектирования и разработки.

Redbooth — это инструмент управления проектами, который помогает командам любого размера выполнять работу совместно, общаясь в режиме реального времени.

Приложение позволяет использовать диаграммы Ганта, чтобы помочь организовать проекты. Это также отличный инструмент для агентств, которые должны взаимодействовать сразу со многими клиентами одновременно. Для каждого проекта легко установить свой дедлайн, а приложение уведомит всех подключённых лиц о подходе срока.

Прайс

Инструменты управления рабочими процессами

Когда дело доходит до увеличения производительности и сотрудничества между командами, инструменты управления рабочими процессами становятся крайне необходимыми. Хотя большинство рассматриваемых инструментов можно отнести к категории управления рабочими процессами, есть некоторые отличия именно для такого типа.

Целью любой оптимизации при командной работе является уменьшение сопротивления и увеличение возможностей для совместного использования нужных материалов. Кроме того, необходимо быстро и часто информировать пользователей о текущем этапе проекта. Наиболее удобные инструменты для этих целей рассмотрены ниже.

4. Trello

Основные возможности: обзорная доска, календарь, интеграция.

Также отлично подходит для: личного планирования, проектирования и разработки, создания контента.

Простой дизайн этого русифицированого инструмента делает организацию и коллективное использование интуитивно понятным. Главное преимущество Trello — возможность быстрого обзора всего проекта. Это позволяет понять, кто над чем работает. Площадка отлично подходит для взаимодействия с командами или фрилансерами.

Прайс

5. Harvest

Основные возможности: отслеживание времени и расходов, обзор команды, визуализированные отчёты, управление счетами.

Также отлично подходит для: личного планирования.

Если вашей главной задачей в управлении является контроль над временем, познакомьтесь с Harvest. У этого инструмента есть специальные таймеры, которые помогут команде справиться со списком дел. Легко распределяйте часы работы над проектом или конкретными задачами для оценки эффективности процесса.

Harvest также обеспечивает отслеживание расходов. Этот инструмент идеально подходит для формулы «время=деньги». Если проект слишком дорогостоящий или продолжительный, приложение поможет визуализировать прогресс, установить критерии, добавить описания, увидеть полезную информацию о расходах.

Прайс

6. ProofHub

Основные возможности: отслеживание сроков, корректировка, групповой чат, многоязычные настройки, отчёты и др.

Также отлично подходит для: работы с клиентами, личного планирования, проектирования и разработки.

https://www.youtube.com/watch?v=pueGS0VvLOs

Хотя ProofHub вполне можно было бы отнести к инструментам для работы с клиентами, это приложение позволяет командам любого размера сотрудничать более эффективно.

Его структура создана для того, чтобы помочь командам стать продуктивнее и активно сотрудничать, сохраняя файлы и документы в одном месте. Кроме того, площадка даёт возможность обозначать роль участника процесса, что позволяет регулировать уровни доступа к материалам.

Прайс

Инструменты управления персональными проектами

Выше уже упоминались некоторые приложения для личного использования. Однако существуют более удобные инструменты, если речь идёт о персональных проектах.

Большие и всеобъемлющие платформы подходят для команд, но если вы ищете что-то, соответствующее вашим потребностям, воспользуйтесь перечисленными ниже приложениями.

7. Evernote

Основные возможности: организация заметок, совместное использование записей, мобильное рабочее пространство.

Также отлично подходит для: работы с клиентами, организации рабочих процессов, проектирования и разработки, создания контента, управления социальными сетями.

Если вам нужно создавать списки задач, иметь совместное рабочее пространство, делать заметки прямо на ходу, Evernote позволит все это с лёгкостью. Этот инструмент пригодится тем, кто хочет иметь широкие возможности на всех устройствах — рабочем столе, смартфоне, планшете.

Простой дизайн позволяет легко создавать заметки и обмениваться ими с другими, оставаясь в курсе всех этапов проекта. В то время как крупные платформы обеспечивают аналогичные функции для всей команды, многим важна возможность иметь личное пространство для планирования. Для многих дополнительным преимуществом будет русский язык приложения.

Прайс

8. Wunderlist

Основные функции: организация заметок, комментирование, общие списки, напоминания, мобильное рабочее пространство, теги, сроки, почтовая и веб-интеграция.

Также отлично подходит для: работы с клиентами, организации рабочих процессов, проектирования и разработки, создания контента.

Ещё один русифицированный инструмент для персонального планирования – Wunderlist. Приложение идеально подходит для создания списков дел и получения напоминаний об актуальных задачах. Возможность обмена списками и совместной работы в офисе или в пути сделала приложение одним из лидеров в этой области.

Видео:Как управлять сотрудниками и тратить минимум времени — 4 инструмента для руководителяСкачать

Что такое CPM-система и зачем она нужна финансовому директору

CPM-системы – это системы для управления эффективностью бизнеса. В зарубежных компаниях эти системы – востребованный инструмент среди финансистов. Стоит ли перенимать их опыт российским финансовым директорам.

Используйте пошаговые руководства:

Профессиональная деятельность финансового директора сегодня немыслима без информационных технологий. Последние два-три года одна из популярнейших тем в публикациях по ИТ-проблематике – бизнес-аналитика. Что скрывается за этими двумя словами, почему они так популярны и, самое главное, чем они могут быть полезны финансовому департаменту?

Понятие бизнес-аналитика используется для обозначения отдельного класса ПО. Термин был придуман зарубежными исследовательскими компаниями и в оригинале звучит как business analytics.

Существует достаточно много определений, что такое бизнес-аналитика, но, по сути, все они сводятся к следующему: это аналитические ИТ-инструменты, которые позволяют преобразовать исходные, «сырые», данные в значимую для бизнеса информацию, на основе которой можно принимать обоснованные управленческие решения, направленные на повышение эффективности бизнеса. См. также, чем может помочь финансистам методология Agile.

Бизнес-аналитика – достаточно широкий сегмент ПО, он представлен ИТ-инструментами, различающимися как по своим возможностям, так и стоимости.

На одном его полюсе – применительно к сфере деятельности финансовых менеджеров — находятся электронные таблицы Excel, а на другом – более сложные решения, такие как системы класса CPM (Corporate/Business Performance Management — системы для управления эффективностью корпорации/бизнеса). Если достоинства и ограничения электронных таблиц хорошо известны, то о CPM-продуктах стоит сказать чуть подробнее.

https://www.youtube.com/watch?v=Q_egFgTLngI

Отличительная их особенность – наличие в их составе централизованного источника данных, говоря профессиональным языком, хранилища данных. Хранилище обеспечивает сбор, выверку и консолидацию первичной финансовой информации, поступающей из различных источников – учетных систем, ERP-систем и даже отдельных Excel-файлов.

В этом смысле хранилище служит источником выверенной и непротиворечивой информации.

На ее основе с помощью специализированных приложений можно автоматизировать различные задачи, такие как финансовое планирование и бюджетирование, подготовку разнообразной отчетности: финансовой (МСФО), управленческой отчетности, аналитической и пр.

В зарубежных компаниях CPM-системы — востребованный инструмент у финансистов.

Например, согласно опросу финансовых директоров, который ежегодно проводит исследовательская компания Gartner, эти приложения занимают верхнюю строчку в списке приоритетных ИТ-направлений для инвестирования.

По данным другой аналитической организации – PBM Partners, их применение позволяет компаниям упростить доступ к информации, сократить сроки подготовки планов, уменьшить количество ошибок в данных (см. рис. 1).

Рисунок 1. выгод от внедрения CPM-систем в иностранных компаниях (результаты опроса BPM Pulse 2021 компании BPM Partners, июль 2021 г.)

Если обратиться к российскому рынку, то, как показывает анализ данных открытых источников, CPM-системы пока развертывались преимущественно в крупнейших компаниях, а в отраслевом разрезе – в банках, предприятиях ТЭК и торговых сетях. Преимущества этих ИТ-решений для бизнеса компаний в целом схожи с теми выгодами, о которых говорили представители западных организаций в опросе PBM Partners (см. рис. 2).

Рисунок 2. выгод от внедрения CPM-систем в российских компаниях (результаты анализа данных открытых источников компании Intersoft Lab, июль 2021 г.)

Чем CPM-система поможет финансовому директору

Теперь, когда выгоды для бизнеса очевидны, а причины популярности этих систем понятны, попробуем разобраться, как они могут помочь финансовым директорам справиться со сложностями и вызовами, которые их ожидают в ближайшие годы. Чтобы ответ не показался излишне абстрактным, обратимся к рейтингу вызовов-2021, стоящих перед финансовыми руководителями (см. рис. 3).

Рисунок 3. Наибольшие вызовы для финансового директора в ближайшие 1-2 года (результаты опроса DNA of a Finance Director компании Hays)

Рассмотрим каждый из этих вызовов подробнее.

Увеличение объемов работы по подготовке внутренней отчетности на фоне сокращения штата

Делать большее меньшими силами — лейтмотив сегодняшнего дня. Применение CPM-систем может снять нагрузку с сотрудников финансового департамента по формированию финансовой, управленческой и риск-отчетности, которую в сегодняшних условиях требуется готовить чаще и детальнее.

Как правило, основные трудозатраты при подготовке различных видов внутренней отчетности связаны со сбором, выверкой, консолидацией и обработкой первичных данных. По разным оценкам, при использовании электронных таблиц на эти рутинные операции может уходить до 80% усилий по подготовке отчетности.

В зависимости от величины компании отчетный период может составлять от нескольких недель до полутора месяцев.

Основная экономия достигается за счет перевода указанных задач в автоматизированный режим: данные автоматически выгружаются из бухгалтерских и учетных систем в хранилище, где выполняются сверочные процедуры для контроля их качества и исправления выявленных несоответствий и ошибок, а также консолидация.

Благодаря этому полностью устраняются нестыковки и пробелы в данных, порожденные человеческим фактором, вызванные ошибками в работе учетных систем и прочими факторами, а сроки подготовки данных многократно сокращаются и составляют от нескольких часов до пары дней.

Частая смена рыночного курса компании

В условиях турбулентной экономики компаниям приходится оперативно реагировать на меняющиеся бизнес-условия. Со своей стороны, финансовая служба должна быстро формировать и корректировать финансовые планы, в которых будет отражено изменение рыночного курса компании.

Для этого потребуется собрать реалистичные планы продаж, хозяйственную смету и другие бюджеты, свести их в единый финансовый план, оценить показатели эффективности (KPI) и ожидаемую прибыльность продуктов, клиентских сегментов, каналов продаж и пр.

В идеале — просчитать несколько вариантов планов с учетом различных сценариев развития экономической ситуации, в том числе для разных курсов валют, закупочных цен и других рыночных индикаторов.

Как и в случае с подготовкой управленческой отчетности, такое перепланирование, если оно требует вовлечения разных служб и подразделений организации и при этом выполняется «вручную», например, с помощью электронных таблиц, достаточно трудоемкий процесс, который может занимать далеко не одну неделю.

https://www.youtube.com/watch?v=PO3Z2jk8LMI

Задействовав CPM-систему с поддержкой функций коллективного и многосценарного планирования, с возможностью прогнозирования плановых показателей прибыльности и рентабельности, с учетом рисков, можно сократить процесс создания версии плана до 5-7 дней.

Необходимость оптимизации штата

Оценить вклад каждого подразделения и отдельного сотрудника в общий финансовый результат организации, чтобы определить, насколько он «ценен» – достаточно нетривиальная задача.

Во-первых, необходимо, чтобы первичные учетные данные имели требуемые аналитические признаки: ЦФО, клиентский/продуктовый менеджер и пр.

Во-вторых, придется решить ряд непростых организационно-методических вопросов, таких как, например как устранение конфликтов и разногласий при учете в прибыльности подразделений их косвенных расходов: на рекламу, на аренду, ИТ-поддержку и пр.

CPM-системы предоставляют возможность рассчитывать финансовый результат с требуемой степенью детализации: в разрезе бизнес-направлений, центров прибыли, точек продаж, вплоть до отдельных сотрудников. Это достигается за счет возможности автоматической «раскраски» первичных данных аналитическими признаками, которые могут отсутствовать в исходной системе, например, ЦФО, менеджер и др.

Применительно к вопросу оценки результативности подразделений с учетом всех понесенных затрат CPM- инструменты, во-первых, позволяют настраивать произвольные многоступенчатые алгоритмы разнесения косвенных расходов, а во-вторых, могут выполнить обратную трассировку расчета и показать, как перераспределялись расходы на каждом шаге разнесения. Другими словами, обеспечивается прозрачность расчетов и переносов сумм между центрами ответственности, и подразделения легко могут увидеть, из чего сложилась та или иная цифра, каковы «их» прямые и отнесенные расходы.

В результате, финансовые руководители получают детальную и объективную картину формирования прибыли компании, что позволяет им взвешенно подходить к оптимизационным мероприятиям как в отношении бизнес-отделов, так и в части сети продаж и конкретных персоналий.

Операционная поддержка развития бизнеса

Быстрый рост либо модернизация бизнеса, как правило, сопровождается резким ростом расходов, что может потребовать усиления функций планирования и централизованного контроля за расходами.

Применение специализированных программных продуктов для автоматизации хозяйственного бюджетирования, которые также относятся к CPM-системам, позволяет, с одной стороны, не увеличивая штат, справится с многократным увеличением количества платежей, а с другой – исключить возможность нецелевого расходования средств.

Это обеспечивает за счет наличия функционала для реализации централизованного контроля платежей по смете, а также поддержки необходимой детализации смет, что помогает оптимально планировать расходы подразделений.

Продвижение по карьерной лестнице

Согласно данным исследования, проведенного в 2013 году по заказу американского института сертифицированных бухгалтеров, одним из нефинансовых ключевых показателей эффективности, влияющих на размер оплаты финансового директора, является уровень его компетентности в области ИТ.

Это неудивительно, если вспомнить, что развертывание CPM-систем сегодня занимает первое место в списке наиболее важных направлений корпоративной автоматизации у западных финансовых директоров.

С учетом той пользы, которые эти системы приносят бизнесу, можно утверждать, что опыт работы с ними может повысить рыночную капитализацию финансового руководителя.

CPM-системы не являются серебряной пулей, способной раз и навсегда разрешить все проблемы финансового директора.

Их внедрению должен предшествовать тщательный анализ возможностей ПО, достигаемых результатов и получаемой экономии, с учетом не только всех прямых и сопутствующих расходов, но и потенциальных выгод.

Оценка эффективности использования CPM обязательно должна быть количественной, особенно если учесть, что основным заказчиком является финансовый менеджмент.

Видео:Система управления эффективностью: принципы и инструментыСкачать

8 инструментов, которые повысят эффективность вашего бизнеса

Быстрый рост компании – это то, что радует любого владельца бизнеса. Однако, вместе с быстрым ростом начинаются управленческие проблемы, которые негативно влияют на клиентоориентированность, затраты и скорость реакции на запросы рынка. Какие управленческие практики важно внедрять, чтобы поддержать рост компании?

1. Стандартизация действий сотрудников

Во многих компаниях изобретение велосипеда повторяется вновь и вновь. Текучка сотрудников приводит к тому, что лучшие практики исполнения операций теряются с увольнением опытных специалистов. А когда бизнес активно растет и самые квалифицированные люди уходят на повышение, теряется качество исполнения операций.

Отсутствие в компании системы стандартизации операций приводит к критичным ошибкам при ротации или замене персонала, а также к длительному обучению новых сотрудников, когда они вынуждены просить «старослужащих» посвятить их в специфические особенности необходимых действий. Есть множество примеров, когда компания теряла серьезные суммы лишь из-за того, что сотрудник не получил при передаче дел от своего предшественника необходимых знаний для исполнения той или иной операции.

Для поддержания необходимого уровня качества выполнения операций и минимизации операционных рисков при росте и развитии компании, руководителю нужно формировать систему стандартизации операций, создавая операционные или должностные инструкции.

Формат данных инструкций может быть разнообразным, начиная от классических документов, содержащих краткое описание действий того или иного сотрудника, и заканчивая видеороликами, которые содержат записи наиболее эффективных способов выполнения той или иной операции.

https://www.youtube.com/watch?v=EvTPHkIGwX8

Система стандартизации операций формируется силами сотрудников. Главное здесь изначально задать формат и шаблон сбора информации, а также обеспечить мотивацию исполнителей в подразделениях для создания операционных инструкций.

После того, как ключевые операции подразделений описаны, на регулярной основе необходимо силами тех же сотрудников актуализировать созданные инструкции, для того, чтобы лучший опыт не терялся и был доступен вновь приходящим.

2. Синхронизация деятельности подразделений

Не секрет, что во многих компаниях существуют конфликты между функциональными подразделениями, которые вызваны различиями в их целях, а также внутренними противоречиями.

Быстрый рост компании приводит к еще большему усилению вертикальных барьеров в компании, люди из разных подразделений перестают общаться между собой, что затрудняет их коммуникацию при выполнении того или иного бизнес-процесса.

Для синхронизации работы функциональных подразделений и минимизации количества конфликтных ситуаций в будущем наиболее эффективно описать и стандартизовать кросс-функциональные бизнес-процессы, в которых чаще всего и происходят нестыковки.

Чем больше в бизнес-процессах участников, тем вероятнее, что при передаче задач между ними возникнет конфликт, и поэтому именно там нужно вмешаться и настроить «горизонтальное» взаимодействие между сотрудниками различных функциональных подразделений.

В случае возникновения конфликта на стыке подразделений руководитель должен инициировать совещание со всеми заинтересованными сторонами, чтобы для исключения данного конфликта в будущем выработать системное решение, описывающее все процедуры и форматы взаимодействия между подразделениями. Форматом закрепления договоренностей чаще всего является регламент кросс-функционального бизнес-процесса, который утверждается на верхнем уровне управления.

Если в организации недостаточно закрепления договоренностей в формате регламента для их исполнения, то тогда необходимо автоматизировать кросс-функциональный бизнес-процесс. Это позволит внедрить и закрепить все договоренности на уровне информационной системы, а значит контролировать их соблюдение уже в автоматизированном режиме.

3. Делегирование полномочий сотрудникам

Часто можно увидеть, что руководители компаний трудятся с утра до вечера, не жалея себя, и чем больше становится компания, тем напряженнее становится их график.

При этом детальный анализ задач руководителя часто показывает: часть из них вполне могла быть делегирована на нижний этаж управления.

Ведь если логика принятия решения определена, то для принятия данного решения уже не нужно привлечение высшего управленческого ресурса в компании, и с данной задачей вполне смогут справиться подчиненные.

Вертикальное сжатие бизнес-процессов подразумевает исключение руководителя из рутинных бизнес-процессов и его переход от оперативного управления к управлению по показателям.

Если этого не происходит, то вышестоящий руководитель может стать бутылочным горлышком для ключевых бизнес-процессов компании.

И при этом нижестоящие руководители, могут потерять всякую мотивацию самостоятельного принятия решения, они становятся лишь маршрутизаторами и контролерами задач между уровнями управления.

На практике, чтобы делегировать полномочия, руководитель должен максимальным образом формализовывать логику принимаемых решений.

Это позволит их передать ответственность за них своим подчиненным, сократив в результате время исполнения бизнес-процессов и оптимизировав их по стоимости.

При этом решения подчиненных должны документироваться: для того, чтобы руководитель мог их выборочно их проверить на соответствие формализованной логике.

4. Непрерывное совершенствование

В рутине ежедневной деятельности у рядовых сотрудников часто появляются идеи, как улучшить тот или иной бизнес-процесс, повысить клиентоориентированность или сократить затраты. И если не иметь системного инструмента фиксации и внедрения этих идей в практику деятельности компании, то компания будет терять эти полезные идеи, что снизит ее скорость развития.

https://www.youtube.com/watch?v=IBQHMyPVwSI

Компания должна иметь банк идей, внести свою лепту в который может любой сотрудник. Его создание с отладкой обработки и внедрения предложений позволит развить заинтересованность персонала в части непрерывного совершенствования бизнеса и может вовлечь в генерацию идей не только сотрудников, но и клиентов компании.

Создать банк нетрудно. Это требует лишь простейшей формы для сбора предложений и выстроенного процесса выбора из поданных предложений наиболее интересных с точки зрения внедрения.

Но для того, чтобы банк идей заработал в полную силу, одной формы приема идей и бизнес-процесса их обработки мало.

Необходимо внедрить дополнительную мотивацию для рядовых сотрудников, которая позволит им получить премию за поданное и внедренное в практику предложение.

5. Повышение клиентоориентированности

Российский бизнес часто не развернут к клиенту лицом. На практике можно увидеть, что власть в компании перераспределена в сторону производственных подразделений, которые не очень заинтересованы в предоставлении клиенту качественной услуги или продукта. Такое отношение к клиенту приводит к низкой конверсии в продажах, отсутствию повторных продаж и серьезному оттоку клиентской базы.

Именно поэтому для многих компаний важно задуматься о передаче власти из производственных подразделений в подразделения, которые работают с рынком, чтобы голос клиента был услышан во всей компании.

Владельцами ключевых бизнес-процессов все чаще и чаще назначаются руководители подразделений продаж. И это понятно.

Именно они транслируют в производственные подразделения потребности потенциального потребителя, учитывать которые важно, чтобы обеспечить максимальное соответствие запросу рынка продуктов компании.

Попробуйте посмотреть на свои бизнес-процессы глазами своих клиентов, проанкетировав их или получив отзывы с помощью «тайных покупателей». Именно таким способом можно определить, что в существующем бизнес-процессе, услуги или продукте надо изменить для повышения удовлетворенности и лояльности покупателей и заказчиков.

6. Ускорение бизнес-процессов

Сейчас на многих рынках, где усилилась конкуренция, ключевым преимуществом для компании является сокращение времени, которое требуется для удовлетворения запроса клиента.

Длительность отправки коммерческого предложения, продолжительность принятия решения по кредиту, сроки разработки нового продукта и доставки товара покупателю, – все это требует регулярного пересмотра в сторону сокращения временных затрат.

Ведь если конкурент сделает то же самое быстрее, то клиент скорее всего уйдет к нему. Именно поэтому ускорение бизнес-процессов, которые предусматривает взаимодействие с клиентом, стало необходимостью для многих компаний.

Инструментом оптимизации в этом случае является горизонтальное сжатие процесса, то есть исключение из него всех операций и сотрудников, без которых в данном случае можно обойтись.

Излишнее количество исполнителей и контролеров в процессе приводит к большому числу переходов ответственности, росту времени ожидания необходимого ресурса, возникновению очередей и длительным процедурам согласования результата.

При этом время выполнения бизнес-процесса увеличивается в разы, а качество процесса фактически не улучшается.

В рамках сокращения времени выполнения бизнес-процесса можно объединять несколько операций в одну, убирая из процесса лишних исполнителей. Можно добиваться минимизации времени ожидания ресурсов. Можно сбалансировать загрузку исполнителей по процессу. И все это позволит ускорить процесс в разы при незначительной потере качества.

7. Оптимизация затрат

Отсутствие серьезной конкуренции в большинстве российских отраслей привело к тому, когда большинство менеджеров не задумывались о стоимости тех или иных операций.

Поэтому сейчас, когда пришло время оптимизации затрат, можно с легкостью найти простейшие рутинные действия, которые выполняют высокооплачиваемые сотрудники, располагающиеся в шикарных офисах, и все это часто делает данные операции неоправданно дорогими.

https://www.youtube.com/watch?v=PDPHkt7fEMo

Понимание стоимости отдельных операций и бизнес-процессов в целом, позволяет определить места излишних затрат, финансирование которых можно сократить. Помимо этого, анализ стоимости бизнес-процессов позволяет оценить правильность существующего ценообразования и увидеть те процессы, продукты или услуги, которые приносят компании убыток.

Классическим способом снижения затрат без потери качества является перевод операций, не требующих высокой квалификации, в регионы, где ниже зарплаты сотрудников и стоимостью аренды офисных площадей. Другой такой способ – замена высококвалифицированных, а следовательно наиболее дорогих исполнителей, на исполнителей меньшей квалификации с одновременной стандартизацией всех действий.

В рамках оптимизации затрат можно анализировать фактическую загрузку сотрудников всех подразделений, определять насколько они загружены текущей работой, и требует ли исполняемая ими работа существующей компетенции.

Далее на основании полученных выводов можно принимать решения о снижении заработной платы или даже замене отдельных сотрудников на сотрудников с меньшей заработной платой.

Типовые процессы сегодня также часто передают на аутсорсинг или переносят их в центры обслуживания, расположенные в регионах.

8. Автоматизация рутины

Множество бизнес-процессов включают рутинные операции, которые не требуют профессиональных навыков для исполнения.

Где-то нужно передать информацию о клиенте, где-то дозвониться по телефону, где-то собрать данные и подготовить отчет, где-то рассчитать стоимость услуги для коммерческого предложения с использованием типового алгоритма.

Все эти простые повторяющиеся операции отнимают у сотрудников немало времени, и при этом там, где много рутины, обычно начинаются ошибки и усиливается текучка персонала.

С учетом развития информационных технологий многие из рутинных операций можно автоматизировать. Алгоритмические расчеты, отчетность, сбор данных, – все это может работать с минимальным участием человека.

Если какая-то операция в бизнес-процессе регулярно повторяется и не требует специальной квалификации – подумайте, как ее можно оцифровать.

Например, если специалист по персоналу сообщает каждому соискателю одинаковую информацию о компании – запишите видеоролик, и высылайте его претенденту на позицию заранее. Это сэкономит время вашего рекрутера.

Сейчас существует множество простых и главное недорогих IT-инструментов, которые позволяют не только автоматизировать отдельные операции, но и перевести многих сотрудников на удаленную работу. Это снизит затраты на аренду офиса и одновременно сделает работу сотрудников комфортнее. Пришло время активно эти инструменты использовать.

🔥 Видео

5 способов контролировать сотрудников / Управление персоналом 16+Скачать

Управление эффективностью бизнеса с помощью "1С:Управление по целям и KPI"Скачать

Эти 3 навыка сделают из вас хорошего руководителя. Управление персоналомСкачать

16 ключевых финансовых показателей бизнеса. За чем следить в первую очередь? @predprinimatel22Скачать

Как повысить продуктивность сотрудников в 2 раза / Управление персоналом 16+Скачать

7 золотых правил тайм менеджмента и личной эффективности для руководителя в бизнесеСкачать

7 Cамых Эффективных Инструментов Управления ПроектамиСкачать

Управление эффективностью бизнеса секреты подготовки и экзаменационная техникаСкачать

Система управления эффективностью деятельностиСкачать

Бакалаврская программа «Предпринимательство и управление эффективностью бизнеса»Скачать

5 принципов создания сильной команды / Управление персоналом 16+Скачать

Инструменты повышения эффективности бизнеса, рекламы и управления командойСкачать

3 лучших способа контролировать выполнение задач сотрудникамиСкачать

Ошибки при внедрении системы управления эффективностьюСкачать

УПРАВЛЕНИЕ ПЕРСОНАЛОМ. Три главные ошибки руководителя || Михаил МоскотинСкачать

11 ключевых финансовых показателей в бизнесе || Финансовое планированиеСкачать

Десять ГЛАВНЫХ Инструментов Руководителя (Управление Персоналом )Скачать