Нет сведений о работнике

Начать поэтапный переход на электронные трудовые книжки (ЭТК) планируется с 2021 года. Для работодателей вводится новый отчет в ПФР — сведения о трудовой деятельности застрахованных лиц. Отчитаться за январь 2021 года следует не позднее 15 февраля 2021 года.

В статье эксперты 1С рассказывают о ЭТК с точки зрения работника, работодателя, ПФР и о поддержке изменений в 1С.

На рассмотрении в Государственной думе находятся законопроекты №№ 748684-7 и 748744-7 по поэтапному переходу со следующего года от бумажных трудовых книжек к электронным.

Поправки вносятся в Трудовой кодекс РФ, в Федеральный закон от 01.04.1996 № 27-ФЗ «О персонифицированном учете», в КоАП РФ.

Переход к ЭТК — это начало перевода всего кадрового документооборота в электронный вид. Для работодателя вводится новый вид отчетности в ПФР — сведения о трудовой деятельности каждого работающего у него застрахованного лица.

ПФР утверждает форму представления работодателем таких сведений в информационную систему.

На момент подготовки статьи предполагается, что проект новой формы отчета в Пенсионный фонд РФ начнет действовать с 01.01.2021. Первая отчетная кампания по трудовым книжкам намечена на февраль 2021 года.

Уже в январе отдельным работодателям может потребоваться отправить электронные отчеты о трудовой деятельности, например в случае ликвидации организации или при увольнении сотрудников.

Представлять сведения об увольняющемся в январе необходимо, если работник не заявит о своем желании сохранить бумажную трудовую книжку.

Такое заявление предусматривается поправками в законодательство. Если работодатель получит от работника заявление о сохранении бумажной трудовой книжки, то сведения об увольнении он представит в рамках общей отчетности в феврале 2021 года.

В решениях системы «1С:Предприятие» изменения в отчетности и возможность представления в электронном виде с помощью сервиса 1С-Отчетность будут поддержаны после официального опубликования нормативных правовых актов.

Узнать подробнее о сроках реализации можно в «Мониторинге изменений законодательства».

За непредставление в установленный срок либо за представление неполных и (или) недостоверных сведений о трудовой деятельности работодатель (его должностное лицо) несет административную ответственность по КоАП РФ. О том, что нужно сделать работодателям в 2021 году, читайте в статье «Что будет с трудовыми книжками в 2021 году».

Электронные трудовые книжки с точки зрения Пенсионного фонда

Пенсионный фонд РФ собирается создать федеральную базу данных о трудовой деятельности всех работников нашей страны. Это отвечает цели создания базы данных для автоматизированного назначения пенсий.

Единая база сведений позволит избежать зависимости фонда от представления макета пенсионного дела будущего пенсионера работодателем и исключит потребность личного приема будущих пенсионеров в офисах ПФР.

Кроме того, другие государственные сервисы могут базироваться на информации о трудовой деятельности работников.

Другой целью ПФР ставит повышение защищенности работников от недобросовестных работодателей. Независимое хранение данных освободит работников от проблем получении трудовой книжки у работодателей, местоположение которых может быть далеко или неизвестно.

Сегодня утрата бумажной трудовой книжки влечет сложное восстановление записей. Прогнозируется, что в целом по стране снизятся издержки на персонал по всем работодателям и уменьшатся затраты на предоставление различных госуслуг.

Безопасность и сохранность информации о трудовой деятельности перейдет на другой качественный уровень и будет гарантирована государством.

Электронные трудовые книжки с точки зрения работника

Работник получает гарантированный постоянный доступ к информации о своей трудовой деятельности без участия работодателя. 

К примеру, сведения из трудовой книжки необходимы при оформлении загранпаспорта. Хранение электронной трудовой книжки в Пенсионном фонде решает вопрос дистанционного трудоустройства.

Электронные трудовые книжки с точки зрения работодателя

Для работодателей электронные трудовые книжки работников — это снижение трудоемкости на приобретение, ведение и хранение бумажных трудовых книжек, упрощение некоторых процессов. К таким трудоемким и сложным ситуациям можно отнести, например, переименование или реорганизацию компании.

Электронные трудовые книжки с технической точки зрения

Состав сведений электронной трудовой книжки повторяет содержимое бумажного документа:

• приемы на работу:
• место работы (подразделение);
• должность (специальность, профессия);
• квалификация (разряд, класс, категория, уровень квалификации);
• переводы:
• место работы (подразделение);
• должность (специальность, профессия);
• квалификация (разряд, класс, категория, уровень квалификации);
• увольнения:
• основания прекращения трудового договора;
• переименования организации.

На стороне ПФР ведутся работы по организации документооборота. Он аналогичен документообороту СЗВ-М.

В программах «1С» разрабатываются отчетные формы:

• форма СЗИ-ТД — для выдачи работникам;
• форма СЗВ-ТД — для передачи в ПФ РФ.

В настоящее время ПФР проводит пилотные проекты с использованием проектов форм и форматов. Фирма «1С» участвует в этом проекте.

https://www.youtube.com/watch?v=qAtcSjcgcto

Новый документ в журнале Документы персучета — Сведения о трудовой деятельности работников, СЗВ-ТД (рис. 1) аналогичен документам СЗВ-М.

Рис. 1. Форма для подготовки сведений о трудовой деятельности

Предполагается, что кадровые мероприятия (прием, увольнение, перевод), передаваемые в ЭТК, будут доступны для просмотра и редактирования в специальной форме Мероприятия (рис. 2).

Рис. 2. Кадровые мероприятия

И, конечно же, в сервисе 1С:Отчетность можно подготовить, проверить, выгрузить и отправить в ПФР файл сведений (рис. 3).

Рис. 3. Образец выгружаемого файла

Обратите внимание, на рисунках 1-3 представлены предварительные проекты форм. После окончательного утверждения нормативных правовых актов они будут своевременно реализованы в актуальных версиях программ 1С и могут претерпеть некоторые внешние изменения.

Высокий уровень автоматизации «зарплатно-кадрового» учета в программах 1С позволит пользователям минимизировать трудоемкость перехода на кадровый электронный документооборот. 

От редакции. В 1С:Лектории 17.10.2021 состоялась лекция «Готовимся к переходу на электронные трудовые книжки» с участием Н.А. Белянцевой (ПФР) и экспертов 1С. запись доступна для просмотра на сайте 1С:ИТС на странице 1С:Лектория.

Видео:Как вносятся сведения в электронную трудовую книжку при трудоустройстве и увольнении?Скачать

Переход на электронные трудовые книжки и новая ежемесячная отчетность в ПФР по форме СЗВ-ТД

С 2021 года планируется ведение электронных трудовых книжек. Для этого сведения о трудовой деятельности сотрудников работодатели будут передавать в информационную систему ПФР по форме СЗВ-ТД, проект которой был опубликован на сайте ведомства еще в 2021 году. Рассмотрим подробнее возможные изменения и расскажем, какую работу в связи с ними, вероятно, придется провести работодателям.

На рассмотрение в Госдуму вынесено сразу три законопроекта. Они предполагают внесение изменений в ТК РФ, Федеральный закон от 01.04.1996 в„– 27-ФЗ и КоАП. В пояснительных записках к проектам сказано, что введение данных поправок позволит повысить уровень сохранности сведений о трудовой деятельности, упростит процедуру трудоустройства для сотрудников и снизит издержки работодателя.

Сейчас законопроекты находятся на стадии сбора отзывов и предложений, их предварительное рассмотрение советом Госдумы запланировано на 15 августа 2021 года. Ожидается, что в сентябре проекты рассмотрят в первом чтении, а до конца года законы будут приняты и опубликованы, тогда поправки вступят в силу уже с 1 января 2021 года.

Поправки в ТК РФ

Сейчас основным документом, в котором отражаются сведения о деятельности и стаже работника, является трудовая книжка (ст. 66 ТК РФ). Законопроект от 08.07.2021 в„– 748684-7 дополняет ТК РФ новой статьей. Если поправки примут, то согласно, новой ст. 66.

1 ТК РФ, всю основную информацию о трудовой деятельности и стаже сотрудников работодатели будут представлять непосредственно в информационную систему ПФР: сведения о работнике, выполняемой им работе, приеме, увольнении и переводе, а также об основаниях прекращения трудового договора.

Планируется, что уже с 2021 года работодатели будут вести на бумажном носителе трудовые книжки только тех сотрудников, которые до конца 2021 года подадут об этом письменные заявления.

Сведения о трудовой деятельности всех остальных сотрудников будут фиксироваться только в электронном виде, а работодатель должен будет раздать таким работникам трудовые книжки, поскольку больше не будет нести ответственности за их хранение.

Тем, кто в 2021 году будет впервые устраиваться на работу, трудовые книжки на бумажном носителе заводиться не будут.

Работодатели должны будут по запросу сотрудника предоставлять ему сведения о трудовой деятельности за период работы в этой организации. Утвердить форму, по которой такие сведения будут выдаваться сотрудникам, а также порядок ее заполнения должен Роструд. Пока нет даже проектов этих документов.

Способы и форматы получения сотрудниками сведений о своей трудовой деятельности

* КЭП —  квалифицированная электронная подпись.

Поправки в 27-ФЗ

Законопроект от 08.07.2021 в„– 748744-7 предполагает внесение изменений в Федеральный закон от 01.04.1996 в„– 27-ФЗ.

В соответствии с этими поправками индивидуальный лицевой счет дополнится разделом «Сведения о трудовой деятельности».

В нем будут отражаться данные о приеме, переводе и увольнении, о профессии с указанием разряда, класса, категории, уровня квалификации, если таковые есть, а также реквизиты соответствующих приказов или распоряжений.

Планируется, что с 2021 года работодатели будут представлять сведения о трудовой деятельности в ПФР ежемесячно не позднее 15-го числа месяца, следующего за отчетным, а начиная с 2021 года —  сведения о приеме и увольнении не позднее рабочего дня, следующего за днем издания соответствующего приказа. Таким образом, в случае своевременного принятия законопроекта сведения о трудовой деятельности сотрудников впервые нужно будет подать 15 февраля 2021 года.

https://www.youtube.com/watch?v=GTzasaTLzZI

На данный момент в законопроекте сохраняется порядок, в соответствии с которым отчитываться в форме электронного документа, подписанного усиленной квалифицированной электронной подписью, обязаны страхователи с численностью работников 25 и более. Однако мы не исключаем, что минимальная численность работников в этом случае может быть сокращена до 10 человек по аналогии с планируемыми изменениями по отчетности, которая сдается в ФНС.

Видео:Неофициальное трудоустройство / Чем грозит работа без договора?Скачать

Электронные трудовые книжки: как это будет

Часто обращение работника в ПФР о назначении ему пенсии превращается в квест. Выясняется, что какой-то работодатель давным-давно не внёс нужные сведения в трудовую книжку, потерял их или ошибся.

Сотруднику приходится обращаться за информацией на прежнее место работы, но там пожимают плечами: архивы в 1991 году сгорели, а потом утонули.

В результате законный запрос о назначении пенсии становится бесконечной чередой обращений в разные инстанции, а всё из-за того, что данные потерялись.

Чтобы сохранить и сделать доступнее информацию о стаже, в России решили внедрить электронные трудовые книжки (ЭТК). 3 декабря 2021 года закон о них принят в третьем чтении.

Сведения о трудовой деятельности

Нововведение потребует масштабных поправок в законодательстве: придётся менять ТК РФ, КоАП и федеральные законы. Например, вместо понятия «трудовая книжка» появится новое — «сведения о трудовой деятельности» (ст. 66.1 ТК РФ в новой редакции).

В ЭТК будут фиксировать все изменения в трудовых отношениях конкретного человека после 31 декабря 2021 года. Это приём на работу, перевод, увольнение, обучение по время работы и многое другое. Кроме того, в ЭТК будут вносить работу по совместительству. Раньше такую информацию вносили в трудовые книжки только по просьбе работника.

Собирать эти сведения и передавать их в ПФР организации будут самостоятельно. Информация обо всех местах, где человек работал с 01.01.2021, будет храниться на индивидуальных лицевых счетах в Пенсионном фонде. Получить её можно будет в личном кабинете на сайте ПФР или на портале «Госуслуги».

Преимущества ЭТК

Электронные трудовые книжки выигрывают перед бумажными.

1. Сведения о трудовой деятельности — это часть индивидуального лицевого счёта человека, поэтому они будут храниться в ПФР в течение всей его жизни.
2. Сотрудник в любой момент сможет получить сведения из информационной системы ПФР, а затем обратиться к работодателю, если обнаружит несоответствия. 
3. Дистанционные работники смогут представить сведения о предыдущей деятельности в электронном виде. Это даст им дополнительные возможности для трудоустройства.

Что делать с бумажными трудовыми

Те, кто уже работает, до конца 2021 года смогут выбрать, сохранить бумажную трудовую книжку или перейти на электронную. Если сотрудник окажется в это время на больничном или в длительном отпуске, он сможет «выбрать» трудовую до 2021 года.

Если сотрудник предпочтёт бумажную трудовую, работодатель всё равно обязан вести сведения о его трудовой деятельности в электронном виде и передавать их в ПФР. При этом сотрудники могут в любой момент написать заявление и отказаться от бумажной трудовой книжки. А вот если он сразу выбрал электронную трудовую, то вернуться к старой форме уже не сможет.

У тех, кто заключит первый в жизни трудовой договор после 31 декабря 2021 года, бумажных трудовых книжек уже не будет.

Как получить сведения о своей трудовой деятельности

Работник сможет получить сведения о своём стаже тремя способами.

1. У работодателя по последнему месту работы

Если у сотрудника нет бумажной трудовой, работодатель должен будет выдать ему заверенные сведения о трудовой деятельности в бумажном или электронном виде.

Сделать это нужно будет в течение трёх рабочих дней после подачи заявления или в день прекращения трудового договора.

Если  в день увольнения сотрудник за сведениями не пришёл, их нужно будет направить ему в бумажном виде заказным письмом с уведомлением.

https://www.youtube.com/watch?v=4f-9REDLyZE

Работодатель может сообщить данные только за тот период, когда сотрудник работал у него.

Выдать сведения о трудовой деятельности могут как на бумаге, так и в электронном виде — с усиленной квалифицированной электронной подписью. 

1. В МФЦ или на портале «Госуслуги»

МФЦ будет выдавать сведения только на бумаге, «Госуслуги» — только в электронном виде.

Новый вид отчётности — форма СЗВ-ТД

Чтобы ПФР регулярно получал новые сведения о стаже работников, появляется новый вид отчётности по форме СЗВ-ТД. Заполнять её нужно на всех официально трудоустроенных или уволенных работников, а также фиксировать там другие кадровые изменения и отражать информацию о поданном заявлении о выбранном формате трудовой. 

На бумаге отчёт СЗВ-ТД  смогут сдавать только те компании, у которых 25 и менее застрахованных сотрудников. Все остальные должны будут представлять эти сведения в электронном виде с усиленной квалифицированной электронной подписью.

Новый отчёт СЗВ-ТД работодатели должны будут сдавать уже с 1 января 2021 года. Порядок сдачи у него такой же, как у СЗВ-М, — до 15-го числа каждого месяца.

Если учитывать выходные, то первый отчёт СЗВ-ТД за январь нужно будет сдать до 17 февраля 2021 года. При первичной подаче сведений о работнике работодатель должен будет внести в форму последнюю запись из его трудовой книжки по состоянию на 01 января 2021 года.

С 2021 года в компаниях с большой текучкой сдача СЗВ-ТД может стать ежедневной.

Требования к заполнению формы

Бланки заполняются чернилами, шариковой ручкой печатными буквами или при помощи средств вычислительной техники без помарок и исправлений.

При этом можно использовать любые цвета, кроме красного и зелёного.
Документ по форме СЗВ-ТД заверяется подписью руководителя или доверенного лица и печатью организации.

Работодатель, который не является юрлицом, заверяет документы личной подписью. 

Сведения о работниках, о страхователе, об отчётном периоде (для формы СЗВ-ТД при ежемесячном представлении), а также сведения о трудовой деятельности работников заполнять обязательно. «Нулевая» форма не представляется.

В графе 1 таблицы формы СЗВ-ТД нумерация сквозная. Номера должны указываться в порядке возрастания и не повторяться. 

Значения в графах «Дата (число, месяц, год) приёма, перевода, приостановления, увольнения» и «Дата» в подразделе «Основание» указываются в формате ДД.ММ.ГГГГ. При ежемесячном представлении формы СЗВ-ТД они должны находиться в пределах отчётного периода, который указан в поле «Отчётный период».

Реквизиты работодателя

В поле «Регистрационный номер в ПФР» нужно будет указать номер, присвоенный страхователю при регистрации. Он должен состоять из 12 цифр по следующему формату: XXX-XXX-XXXXXX.

В поле «Наименование организации / индивидуального предпринимателя» следует указать то же название компании, что и в учредительных документах, название ОП или филиала иностранной компании, которая работает в России. Если такие сведения представляют ИП, адвокат или нотариус, то они должны будут полностью указать фамилию, имя и отчество — как в паспорте. 

В поле «ИНН» указывается ИНН работодателя — организации (10 символов) или физлица (12 символов).

Значение в поле «КПП» должно состоять из 9 цифр или отсутствовать.

Сведения о работнике

Фамилию, имя и отчество работника нужно будет заполнить русскими буквами в именительном падеже. Кроме того, обязательно введите номер СНИЛС. Сведения о сотрудниках должны совпадать с теми, что указаны в страховом свидетельстве или в форме АДИ-РЕГ.

Сведения о поданном заявлении

Здесь нужно указать, какой способ ведения трудовой книжки выбрал работник — бумажный или электронный, а также дату подачи заявления.

Обратите внимание: заявление, в котором сотрудник выбирает предпочтительную форму трудовой книжки, — это уже основание для подачи СЗВ-ТД.

Сведения об отчётном периоде

Поле «Отчётный период» заполняется при ежемесячном представлении формы. Номер месяца указывается в формате ММ. Также в этом разделе нужно указать год в формате ГГГГ, к которому относится отчётный месяц. Он должен быть больше или равен «2021».

Сведения о трудовой деятельности работника

В графе «Дата (число, месяц, год) приёма, перевода, приостановления, увольнения» нужно указать дату кадрового мероприятия в формате ДД.ММ.ГГГГ. В отдельной графе также следует указать вид кадрового мероприятия:

1 — приём на работу; 2 — перевод; 3 — увольнение; 4 — переименование работодателя; 5 — обучение во время работы (повышение квалификации, переквалификация); 6 — установление второй и последующих профессий или разряда;

7 — запрет занимать должность.

Заполнение подраздела «Наименование»

Графу «Должность, специальность, профессия, квалификация» нужно заполнять по штатному расписанию. Для некоторых должностей предусмотрены льготы или ограничения, поэтому их надо называть так, как требуют квалификационные справочники.

https://www.youtube.com/watch?v=hR-1QGMK75c

В графе «Структурное подразделение» нужно указать наименование структурного подразделения организации по штатному расписанию. При приёме на работу заполняется обязательно. 

В графе «Наименование документа» указывается вид документа (приказ, распоряжение, иное решение работодателя), а в графах «Дата» и «Номер документа» — дата и номер приказа или распоряжения, по которому сотрудник принят на работу (переведён, уволен и т.д.).  

Дата указывается в формате ДД.ММ.ГГГГ, а номер документа — без указания знака «№». 

Если за время работы наименование организации меняется, то в графе «Вид мероприятия» раздела «Сведения о трудовой деятельности работника» отдельной строкой нужно указать «Переименование».

В графах подраздела «Основание» проставляются данные документа,  на основании которого компанию переименовали, а в графе «Должность, профессия, специальность, квалификация, структурное подразделение» указывается, что «старое наименование страхователя» с конкретного числа переименовано в «новое наименование страхователя».

Если нужно отменить запись о трудовой деятельности по зарегистрированному лицу, страхователь представляет форму СЗВ-ТД, заполненная в полном соответствии с первоначальными сведениями, которые требуется отменить, при этом  в графе «Признак отмены мероприятия» проставляется знак «X».

Ответственность за непредставление СЗВ-ТД

Если страхователь не представит сведения по форме СЗВ-ТД, представит их не вовремя или с ошибками, то ПФР сообщит об этом в трудовые инспекции. За неоднократные нарушения при сдаче отчётности должностным лицам будет грозить административная ответственность: предупреждение для должностных лиц (ст. 5.27 КоАП). А ещё это может привести к внеплановой проверке инспекции.

Что должен сделать работодатель

Чтобы переход на систему электронных трудовых книжек прошёл без проблем, организации должны в течение 2021 года предпринять ряд несложных действий.

1. Подготовить, принять или изменить локальные нормативные акты, а при необходимости внести изменения в соглашения и коллективные договоры.
2. Подготовиться к тому, чтобы передавать сведения в ПФР через интернет, если не делали этого раньше. Подойдёт любая система электронной отчётности.
3. До 1 июля 2021 года письменно сообщить работникам об изменениях в законодательстве и праве работников выбрать бумажную или электронную трудовую книжку.

Кроме того, мы рекомендуем назначить ответственных за уведомление работников, за ведение сведений о трудовой деятельности в электронном виде, за выдачу этих сведений по заявлению работников и за сдачу отчётности СЗВ-ТД в ПФР.

Елена Кулакова, эксперт Контур.Экстерна
Вячеслав Шинкарёв, эксперт Контур.Зарплаты

📽️ Видео

#Работодатель не оформил работника. Какие последствия для обеих сторон?Скачать

Как Подтвердить Стаж для Пенсии если работодатель не передал сведения в архивСкачать

Топ-2 причины, почему сильные сотрудники увольняются | Александр ВысоцкийСкачать

Как убрать запись о судимости из базы данных МВДСкачать

Что делать если работника нет в день увольнения - Елена А. ПономареваСкачать

ТОП-7 трудовых прав, о которых вы НЕ ЗНАЕТЕСкачать

Какие периоды сейчас не засчитывают в стаж для пенсии и почемуСкачать

Как доказать, что ты работник, если нет трудового договора - Елена А. ПономареваСкачать

🍀ИДЕНТИФИКАЦИЯ : а не мошенники ли пишут от имени ПФУ? Ответы на ваши вопросы 05.03.2024Скачать

Снова плохое государство?!🤡Но☝Денег надо много🤣Деревенскийдневникоченьмногодетноймамы/матьгероиняСкачать

УК не подаст в СУД за ДОЛГИ I Почему? ответ в видео.Скачать

1С:Лекторий 05.03.24 Социальный электронный документооборот (СЭДО) с СФР в 1С:ЗУП, ред. 3 (часть 2)Скачать

Когда гражданин не обязан предоставлять копию своего паспорта, даже если в организации ее требуютСкачать

Нет трудовой книжки или данных в нейСкачать

Что теперь может сделать гражданин, если от него требуют копию паспорта: разбираем новый законСкачать

НЕ УСТРАИВАЙСЯ НА РАБОТУ ЧЕРЕЗ АВИТО! (пока не посмотришь это видео)Скачать

Белая смерть в Красном море: почему выцветают кораллыСкачать

Права на отпуск - о чем молчит работодатель?Скачать